כיצד למיין באקסל (לפי שורה, עמודה, צבע, תאריך ומספר)

מיון נתונים באקסל קל עם כל האפשרויות המובנות.

אתה יכול בקלות למיין נתונים בסדר אלפביתי על סמך הערך בתא או צבע התא והגופן.

אתה יכול גם לבצע מיון עמודות רב-רמות (כלומר, עמודה A, ולאחר מכן עמודה B) ומיון שורות (משמאל לימין).

אם זה לא מספיק, Excel גם מאפשר לך ליצור רשימה מותאמת אישית משלך ולמיין לפי זה (וזה די מגניב).אז אתה יכול למיין את הנתונים לפי מידת חולצה (XL, L, M, S) או תגובה (מסכים מאוד, מסכים, לא מסכים) או עוצמה (גבוה, בינוני, נמוך)

בשורה התחתונה - יש כל כך הרבה אפשרויות מיון שעומדות לרשותכם בעת שימוש באקסל.

במדריך הענק המעמיק הזה, אני הולך להראות לך את כל אפשרויות המיון הללו יחד עם כמה דוגמאות מגניבות שימושיות.

מכיוון שמדובר במדריך גדול עם הרבה נושאים, צירפתי למטה תוכן עניינים.אתה יכול ללחוץ על כל נושא וזה יוביל אותך לשם מיד.

גישה לאפשרויות מיון באקסל

מכיוון שמיון הוא דבר נפוץ בעבודה עם נתונים, Excel נותן לך מספר דרכים לגשת לאפשרויות המיון.

מיון כפתורים בסרט

הדרך המהירה ביותר לגשת לאפשרויות המיון היא להשתמש בלחצן מיון ברצועת הכלים.

כאשר תלחץ על הכרטיסייה נתונים ברצועת הכלים, תראה את האפשרויות מיון וסינון.שלושת הכפתורים משמאל לקבוצה זו משמשים למיון הנתונים.

שני הכפתורים הקטנים האלה מאפשרים לך למיין את הנתונים שלך ברגע שאתה לוחץ עליהם.

לדוגמה, אם יש לך מערך נתונים של שמות, אתה יכול למיין את הנתונים פשוט על ידי בחירת מערך הנתונים כולו ולחיצה על אחד משני הלחצנים.הלחצנים A עד Z ממיינים את הנתונים בסדר אלפביתי מנמוך לגבוה, וכפתורי Z עד A ממיינים את הנתונים בסדר אלפביתי מגבוה לנמוך.

כפתור זה עובד גם עם מספרים, תאריכים או שעות.

באופן אישי, אני אף פעם לא משתמש בכפתורים האלה בגלל הפונקציונליות המוגבלת שלהם והסיכוי הגדול יותר לעשות טעויות בעת השימוש בהם.אבל אם אתה צריך מיון מהיר (ללא תאים ריקים במערך הנתונים), זה עשוי להיות דרך מהירה.

דו-שיח מיון

בלשונית הנתונים של רצועת הכלים, יש סמל לחצן מיון נוסף בקבוצת המיון.

כאשר אתה לוחץ על סמל לחצן המיון הזה, הוא פותח את תיבת הדו-שיח של המיון (מוצג להלן).

דיאלוג המיון הוא פתרון המיון השלם ביותר באקסל.ניתן לגשת לכל האפשרויות הקשורות למיון דרך דו-שיח זה.

כל שאר שיטות השימוש באפשרויות המיון מוגבלות ואינן מספקות פונקציונליות מלאה.

לכן אני תמיד מעדיף להשתמש בדיאלוגים כשאני צריך למיין באקסל.

אחת הסיבות העיקריות להעדפה שלי היא שיש סיכוי קטן מאוד לשגיאות בעת שימוש בדיאלוגים.הכל מאורגן ומתויג (בניגוד לכפתורים בסרט, אפשר להתבלבל באיזה כפתור להשתמש).

לאורך המדריך הזה, תגלו שאני משתמש בעיקר בדיאלוגים כדי למיין נתונים.זה גם בגלל שחלק מהדברים שאני מכסה בחלק מהפרקים (כגון מיון רב רמות או מיון משמאל לימין) יכולים להיעשות רק באמצעות דיאלוגים.

קיצורי דרך במקלדת– אם אתה צריך למיין נתונים באקסל לעתים קרובות, אני ממליץ ללמוד את קיצורי המקלדת שפותחים את תיבת הדו-שיח המיון.זהALT + A + S + S

אפשרויות מיון בתפריט הסינון

אתה יכול גם למצוא אפשרויות מיון כמו גם אפשרויות סינון אם החלת מסנן על מערך הנתונים.ניתן להחיל מסננים על ידי בחירת כל תא במערך הנתונים, לחיצה על הכרטיסייה נתונים ולחיצה על סמל המסנן.

נניח שיש לך מערך נתונים כמוצג למטה והחל מסנן.

כאשר תלחץ על סמל הסינון של כל עמודה (זהו סמל המשולש הקטן שמצביע כלפי מטה מימין לתא כותרת העמודה), תראה שם גם כמה אפשרויות מיון.

שימו לב שאפשרויות המיון הללו משתנות בהתאם לנתונים בעמודה.אז אם יש לך טקסט זה יראה את האפשרות למיין מ-A עד ת' או ת' ל-A אבל אם יש לך מספרים זה יראה את האפשרות למיין מהגדול לקטן ביותר או מהקטן לגדול ביותר.

אפשרויות קליק ימני

מלבד השימוש בדיאלוג, שימוש בלחיצה ימנית היא שיטה נוספת שאני משתמש בה לפעמים (היא גם מהירה מאוד, רק שתי לחיצות).

כאשר יש לך מערך נתונים למיין, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל תא והוא יציג אפשרויות מיון.

שים לב שתראה כמה אפשרויות שלא תראה ברצועת הכלים או באפשרויות הסינון.אמנם יש את אפשרויות המיון הרגילות לפי ערך ואפשרויות המיון המותאמות אישית (פותח את תיבת הדו-שיח של המיון), אתה יכול גם לראות אפשרויות בחלק העליון כגון הצבת סמל הצבע/צבע הגופן/פורמט של התא שנבחר למעלה.

אני מוצא אפשרות זו שימושית מאוד מכיוון שהיא מאפשרת לי לשים במהירות את כל התאים הצבעוניים (או תאים עם צבעי גופן שונים) למעלה.לעתים קרובות יש לי נתוני הוצאות שאני בודק מדי חודש ומדגיש ידנית כמה תאים.אז אני יכול להשתמש באפשרות הזו כדי לשים במהירות את כל התאים האלה למעלה.

כעת, לאחר שכיסיתי את כל הדרכים לגישה לאפשרויות מיון ב- Excel, בואו נראה כיצד להשתמש בשיטות אלו כדי למיין נתונים בתרחישים שונים.

מיון נתונים באקסל (טקסט, מספרים, תאריכים)

警告: ברוב המקרים, המיון יעבוד גם אם תבחר תא בודד במערך הנתונים.אבל במקרים מסוימים אתה עלול להיתקל בבעיות (כאשר יש לך תאים/שורות/עמודות ריקים במערך הנתונים שלך).בעת מיון נתונים, עדיף לבחור את כל מערך הנתונים ולאחר מכן למיין אותו - כדי למנוע בעיות.

בהתאם לסוג הנתונים שברשותך, תוכל להשתמש באפשרויות המיון באקסל.

מיין לפי טקסט

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן וברצונך למיין את כל הרשומות הללו בסדר אלפביתי לפי שם התלמיד.

להלן השלבים למיון נתוני טקסט אלו לפי אלפביתי:

1. בחר את כל מערך הנתונים
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון.פעולה זו תפתח את תיבת המיון.
4. בתיבת הדו-שיח מיון, ודא שהנתונים שלי כוללים כותרת מסומנת.אתה יכול לבטל את הסימון הזה אם לנתונים שלך אין כותרות.
5. בתפריט הנפתח מיין לפי, בחר שם
6. בתפריט הנפתח "מיין לפי", ודא ש"ערך תא" נבחר
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר AZ
8. לחץ על אישור.

השלבים לעיל ימינו את מערך הנתונים כולו ויתנו את התוצאות המוצגות להלן.

למה לא פשוט להשתמש בכפתורים בסרט?

שיטת מיון הנתונים לעיל ב-Excel עשויה להיראות כמו שלבים רבים בהשוואה ללחיצה על סמל המיון ברצועת הכלים.

זה אמיתי.

השיטה לעיל ארוכה יותר, אבלאין אפשרות לטעות.

בעיות מסוימות יכולות להתעורר כאשר אתה משתמש בלחצן המיון ברצועת הכלים (זה יכול להיות קשה לזהות כאשר יש לך מערכי נתונים גדולים.

כשאני מדבר על החסרונות של שימוש בלחצנים מאוחר יותר במדריך זה, הרשו לי להראות לכם במהירות מה יכול להשתבש.

בדוגמה למטה, מכיוון ש-Excel אינו מזהה את קיומה של שורת כותרת, הוא ממיין את כל מערך הנתונים, כולל הכותרת.

שימוש בתיבת המיון מונעת בעיה זו, מכיוון שהיא נותנת לך במפורש את האפשרות לציין אם לנתונים יש כותרת או לא.

מכיוון שהשימוש בתיבת המיון מבטל את האפשרות לשגיאות, אני ממליץ להשתמש בה במקום בכל שיטות המיון האחרות באקסל

מיין לפי מספרים

לעת עתה, אני מניח שיש לך מושג איך מיון טקסט עובד (מכוסה למעלה בסעיף זה).

סוגים אחרים של מיון (כגון מבוסס על מספרים או תאריכים או צבעים) ישתמשו כמעט באותם שלבים, עם שינויים קלים.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן, ואתה רוצה למיין את הנתונים לפי הציון של כל תלמיד.

להלן השלבים למיין נתונים מספריים:

1. בחר את כל מערך הנתונים
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון.פעולה זו תפתח את תיבת המיון.
4. בתיבת הדו-שיח מיון, ודא שהנתונים שלי כוללים כותרת מסומנת.אתה יכול לבטל את הסימון הזה אם לנתונים שלך אין כותרות.
5. בתפריט הנפתח מיין לפי, בחר שם
6. בתפריט הנפתח "מיין לפי", ודא ש"ערך תא" נבחר
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר "מגדול לקטן"
8. לחץ על אישור.

השלבים לעיל ימינו את מערך הנתונים כולו ויתנו את התוצאות המוצגות להלן.

מיין לפי תאריך/שעה

אמנם תאריכים ושעות עשויים להיראות שונים, אבל הם לא יותר ממספרים.

לדוגמה, ב-Excel, המספר 44196 יהיה ערך התאריך 2020 בדצמבר 12.אתה יכול לעצב את המספר הזה כתאריך, אבל בקצה האחורי של Excel, זה עדיין מספר.

זה גם מאפשר לך להתייחס לתאריכים כאל מספרים.אז אתה יכול להוסיף 10 לתא עם תאריך וזה ייתן לך את מספר התאריך לאחר 10 ימים.

אותו דבר לגבי זמן באקסל.

לדוגמה, המספר 44196.125 מייצג את 2020 בדצמבר 12 בשעה 31 לפנות בוקר.בעוד שהחלק השלם של המספר מייצג את כל היום, החלק השברי מייצג את הזמן.

מכיוון שתאריכים ושעות הם מספרים, אתה יכול למיין את המספרים האלה.

נניח שיש לך מערך נתונים כמו זה למטה, ואתה רוצה למיין את הנתונים האלה על סמך תאריך ההתחייבות של הפרויקט.

להלן השלבים למיין נתונים אלה על סמך תאריך:

1. בחר את כל מערך הנתונים
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון.פעולה זו תפתח את תיבת המיון.
4. בתיבת הדו-שיח מיון, ודא שהנתונים שלי כוללים כותרת מסומנת.אתה יכול לבטל את הסימון הזה אם לנתונים שלך אין כותרות.
5. בתפריט הנפתח מיין לפי, בחר תאריך התחייבות
6. בתפריט הנפתח "מיין לפי", ודא ש"ערך תא" נבחר
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר "ישן לחדש"
8. לחץ על אישור.

השלבים לעיל ימינו את מערך הנתונים כולו ויתנו את התוצאות המוצגות להלן.

שים לב שלמרות שתאריכים ושעות הם מספרים, Excel עדיין מזהה שהם מוצגים בצורה שונה.אז כשאתה ממיין לפי תאריך הוא מציג קריטריוני מיון "מהישן ביותר לחדש" ו"החדש לישן", אבל כשאתה משתמש במספרים זה אומר "גדול לקטן" או "קטן לגדול".דברים קטנים כמו זה הופכים את Excel לכלי גיליון אלקטרוני נהדר (נ.ב: Google Sheets לא מציג הרבה פרטים, רק מיון סתמי לפי AZ או ZA)

מיין לפי צבע תא/צבע גופן

האפשרות הזו פנטסטית, אני משתמש בה כל הזמן (אולי קצת יותר מדי).

לעתים קרובות יש לי מערכי נתונים שאני מנתח באופן ידני ומדגיש תאים כמוני.למשל, עברתי על רשימת המאמרים בבלוג הזה (יש לי גיליון אקסל) והדגשתי את אלו שעלי לשפר.

לאחר שסיימתי, אני יכול למיין את הנתונים האלה במהירות על סמך צבע התא.זה עוזר לי לשים את כל התאים/שורות המודגשות האלה למעלה.

לתוספת התרגשות, אתה יכול למיין לפי מספר צבעים.אז אם אני מדגיש תאים עם שמות מאמרים הזקוקים לטיפול מיידי באדום וכמה תאים שניתן לעבד מאוחר יותר בצהוב, אני יכול למיין את הנתונים כדי להציג את כל השורות האדומות תחילה, ולאחר מכן את השורות הצהובות.

אם אתה מעוניין ללמוד עוד, לאחרונה כתבתי מאמר זה על מיון על סמך מספר צבעים.בחלק זה אראה לך במהירות כיצד למיין על סמך צבע אחד בלבד

נניח שיש לך מערך נתונים כמו למטה ואתה רוצה למיין לפי צבע ולקבל את כל התאים האדומים בחלק העליון.

להלן השלבים הממוינים לפי צבע:

1. בחר את כל מערך הנתונים
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון.פעולה זו תפתח את תיבת המיון.
4. בתיבת הדו-שיח מיון, ודא שהנתונים שלי כוללים כותרת מסומנת.אתה יכול לבטל את הסימון הזה אם לנתונים שלך אין כותרות.
5. בתפריט הנפתח "מיין לפי", בחר "תאריך הגשה" (או כל עמודה שבה יש לך תאים צבעוניים).מכיוון שבדוגמה זו יש לנו תאים צבעוניים בכל העמודות, אתה יכול לבחור כל אחד מהם.
6. בתפריט הנפתח מיין לפי, בחר צבע תא.
7. בתפריט הנפתח "הזמנה", בחר את הצבע לפי רצונך למיין.אם יש מספר צבעי תאים במערך הנתונים, הוא יציג את כולם כאן
8. בתפריט הנפתח האחרון, בחר "למעלה".כאן אתה יכול לציין אם אתה רוצה שהתאים הצבעוניים יהיו בחלק העליון או התחתון של מערך הנתונים.
9. לחץ על אישור.

השלבים שלמעלה ימינו את מערך הנתונים לפי צבע ותקבלו את התוצאה כפי שמוצג להלן.

בדיוק כפי שאנו ממיינים נתונים אלה לפי צבע תא, אתה יכול גם למיין לפי צבע גופן וסמלי עיצוב מותנה.

מיון נתונים רב רמות

בפועל, מערכי נתונים הם לעתים רחוקות פשוטים כמו אלה שבהם אני משתמש במדריך זה.

שלך עשוי להתרחב לאלפי שורות ומאות עמודות.

כאשר יש לך מערך נתונים כל כך גדול, נדרשות יותר פרוסות נתונים וקוביות.מיון נתונים רב-שכבתי הוא אחד הדברים שאתה עשוי להזדקק לו כאשר יש לך מערכי נתונים גדולים.

מיון נתונים רב-שכבתי אומר שאתה יכול למיין מערך נתונים על סמך הערכים בעמודה אחת, ואז למיין אותו שוב על סמך הערכים בעמודה אחרת.

לדוגמה, נניח שיש לך מערך נתונים כמו הבא, ואתה רוצה למיין נתונים אלה לפי שני קריטריונים:

1. אזור
2. מבצעים

הפלט הממוין על סמך שני הקריטריונים לעיל יעניק לך את מערך הנתונים המוצג להלן.

בדוגמה שלמעלה, מיינו תחילה את הנתונים לפי אזור, ולאחר מכן בתוך כל אזור, הנתונים מוינו עוד יותר לפי מכירות.

זה מאפשר לנו לראות במהירות אילו נציגים מצליחים ומי לא מצליחים בכל אזור.

להלן השלבים למיון נתונים על סמך עמודות מרובות:

1. בחר את כל מערך הנתונים למיון.
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים.
3. לחץ על סמל המיון (מוצג למטה).פעולה זו תפתח את תיבת המיון.
4. בתיבת הדו-שיח מיון, ודא שהנתונים שלי כוללים כותרת מסומנת.אתה יכול לבטל את הסימון הזה אם לנתונים שלך אין כותרות.
5. בתיבת הדו-שיח מיון, בצע את הבחירות הבאות
   • מיין לפי (עמודה): אזור (זו הרמה הראשונה של המיון)
   • מיין לפי: ערך תא
   • סדר: א' עד ת'
6. לחץ על הוסף רמה (זה יוסיף רמה נוספת של אפשרויות מיון).
7. ברמת המיון השנייה, בצע את הבחירות הבאות:
   • ואז לפי (עמודה): מכירות
   • מיין לפי: ערך
   • הזמנה: מהגדול עד הקטן ביותר
8. לחץ על אישור

טיפים למקצוענים: תיבת הדו-שיח המיון כוללת תכונה של "רמת העתקה".זה מעתיק במהירות את רמת המיון שנבחרה, שאותה תוכל לשנות בקלות.זה טוב להכיר את הפונקציה, זה עלול בסופו של דבר לחסוך לך זמן אם אתה צריך למיין על סמך עמודות מרובות.

מיין לפי רשימה מותאמת אישית

אמנם ל-Excel יש כבר כמה קריטריוני מיון נפוצים (כגון לפי אלפביתי עם טקסט, מהקטן לגדול או מהגדול לקטן ביותר מבחינה מספרית, מהישן לחדש או מהחדש לתאריך הישן ביותר), ייתכן שזה לא מספיק.

כדוגמה, נניח שיש לי את מערך הנתונים הבא:

עכשיו, אם אני ממיין את זה לפי אזור לפי אזור, יש לי שתי אפשרויות - א' עד ת' או ת' עד א'.הנה מה שאני מקבל כשאני ממיין את הנתונים האלה בסדר אלפביתי מ-A עד ת' באמצעות עמודת הטווח.

אבל מה אם אני רוצה שסדר המיון הזה יהיה מזרח, מערב, צפון, דרום?

כמובן, אתה יכול לסדר מחדש את הנתונים לאחר המיון, אבל זו לא דרך יעילה לעשות זאת.

הדרך הנכונה היא להשתמש ברשימה מותאמת אישית.

רשימות מותאמות אישית הן רשימות ש-Excel מאפשר לך ליצור ולאחר מכן להשתמש בהן, בדיוק כמו רשימות מובנות (כגון שמות חודשים או שמות ימי חול).לאחר יצירת רשימה מותאמת אישית, תוכל להשתמש בה בפונקציות כגון מיון נתונים או איכלוס של נקודות אחיזה.

כמה דוגמאות למקומות שבהם רשימות מותאמות אישית עשויות להיות שימושיות כוללות:

• מיין נתונים לפי שם אזור/עיר
• ממוין לפי גודל חולצת טריקו - קטן, בינוני, גדול, גדול במיוחד
• מיין לפי תשובות לסקר - מסכים מאוד, מסכים, ניטרלי, לא מסכים
• מיון לפי הסתברות - גבוה, בינוני, נמוך

הצעד הראשון בניסיון למיין לפי קריטריונים מותאמים אישית הוא יצירת רשימה מותאמת אישית.

שלבים ליצירת רשימה מותאמת אישית ב-Excel:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ
2. אפשרות לחיצה
3. בתיבת הדו-שיח אפשרויות Excel, בחר מתקדם מהרשימה בחלונית השמאלית.
4. במתקדם שנבחר, גלול מטה ובחר ערוך רשימה מותאמת אישית.
5. בתיבת הדו-שיח רשימה מותאמת אישית, הקלד את הקריטריונים שלך בתיבה שכותרתה רשימה רשומות.הקלד קריטריונים מופרדים בפסיקים (מזרח, מערב, צפון, דרום)[אם תפרט את התנאים שלך, תוכל גם לייבא את התנאים שלך].
6. לחץ כדי להוסיף
7. לחץ על אישור

לאחר השלמת השלבים לעיל, Excel יצור ויאחסן רשימה מותאמת אישית שניתן להשתמש בה כדי למיין את הנתונים.

שים לב שסדר הפריטים ברשימה מותאמת אישית קובע כיצד הרשימה ממוינת.

כאשר אתה יוצר רשימה מותאמת אישית בחוברת עבודה אחת של Excel, הרשימה זמינה לכל חוברות העבודה במערכת.אז אתה צריך רק ליצור אותו פעם אחת ולהשתמש בו מחדש בכל חוברות העבודה.

כדי למיין עם רשימה מותאמת אישית

נניח שיש לך מערך נתונים כמוצג למטה ואתה רוצה למיין אותו לפי אזור (סדר המיון הוא מזרח, מערב, צפון ודרום)

מכיוון שיצרנו רשימה מותאמת אישית, אנו יכולים להשתמש בה כדי למיין את הנתונים שלנו.

להלן השלבים למיון מערך נתונים באמצעות רשימה מותאמת אישית:

1. בחר את כל מערך הנתונים
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון.פעולה זו תפתח את תיבת המיון.
4. בתיבת הדו-שיח מיון, ודא שהנתונים שלי כוללים כותרת מסומנת.אתה יכול לבטל את הסימון הזה אם לנתונים שלך אין כותרות.
5. בתפריט הנפתח "מיין לפי", בחר "אזור" (או כל עמודה שעבורה יש לך תאים צבעוניים)
6. בתפריט הנפתח מיין לפי, בחר ערך תא.
7. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר רשימה מותאמת אישית.לאחר שתלחץ עליו, זה יפתח את תיבת הדו-שיח 'רשימה מותאמת אישית'.
8. בתיבת הדו-שיח 'רשימה מותאמת אישית', בחר את הרשימה המותאמת אישית שיצרת מהחלונית השמאלית.
9. לחץ על אישור.לאחר שתעשה זאת, תראה את קריטריוני המיון המותאמים אישית בשדה הנפתח סדר המיון
10. לחץ על אישור.

השלבים שלמעלה ימינו את מערך הנתונים שלך לפי קריטריוני מיון מותאמים אישית.

הערה: אין צורך ליצור רשימה מותאמת אישית מראש כדי למיין את הנתונים על פיה.אתה יכול גם ליצור אותו בתיבת הדו-שיח מיון.כאשר אתה לוחץ על רשימה מותאמת אישית (בשלב 7 למעלה), הוא פותח את תיבת הדו-שיח 'רשימה מותאמת אישית'.אתה יכול גם ליצור רשימות מותאמות אישית שם.

רשימות מותאמות אישית אינן תלויות רישיות.אם אתה רוצה מיון תלוי רישיות, ראה דוגמה זו.

מיין משמאל לימין

בעוד שברוב המקרים סביר להניח שתמיין לפי ערך עמודה, לפעמים ייתכן שתרצה גם למיין לפי ערך שורה.

לדוגמה, במערך הנתונים למטה, אני רוצה למיין אותו על סמך הערכים בשורת האזור.

למרות שמבנה נתונים מסוג זה אינו נפוץ כמו נתוני עמודות, אני עדיין רואה שהרבה אנשים משתמשים בו.

לאקסל יש פונקציונליות מובנית המאפשרת לך למיין משמאל לימין.

להלן השלבים למיין נתונים אלה משמאל לימין:

1. בחר את כל מערך הנתונים (חוץ מהכותרת)
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון.פעולה זו תפתח את תיבת המיון.
4. בתיבת הדו-שיח מיון, לחץ על אפשרויות.
5. בתיבת הדו-שיח אפשרויות מיון, בחר מיון משמאל לימין
6. לחץ על אישור.
7. ברשימה הנפתחת מיין לפי, בחר שורה 1.על ידי כך, אנו מציינים שעלינו למיין על סמך הערך בשורה 1
8. בתפריט הנפתח מיין לפי, בחר ערך תא.
9. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר AZ (תוכל גם להשתמש ברשימה ממוינת מותאמת אישית אם תרצה)
10. לחץ על אישור.

השלבים שלמעלה ימינו את הנתונים משמאל לימין על סמך הערך בשורה 1.

Excel אינו מזהה (או אפילו מאפשר לך לציין) כותרות בעת מיון משמאל לימין.אז אתה צריך לוודא שתא הכותרת לא נבחר בעת מיון הנתונים.אם תבחר גם בתאי כותרת, התאים האלה ימוינו על סמך הערכים שבהם.

הערה: דרך נוספת למיין את הנתונים מימין לשמאל היא להעביר את הנתונים ולקבל אותם בצורה עמודת.ברגע שיש לך את זה, אתה יכול להשתמש בכל אחת משיטות המיון שתוארו עד כה.לאחר השלמת המיון, תוכל להעתיק את הנתונים שהתקבלו ולהדביק אותם כנתונים שהועברו.

מיון תלוי רישיות באקסל

בכל הדוגמאות לעיל עד כה, המיון אינו תלוי מקרה.

אבל מה אם אתה רוצה להפוך את המיון לרגיש לאותיות גדולות.

למרבה המזל, Excel מאפשר לך לציין אם אתה רוצה שהמיון יהיה תלוי רישיות.

הערה: למרות שברוב הזמן אינך צריך לדאוג למיון תלוי-רישיות, זה יכול להיות מועיל כאשר אתה מביא נתונים ממסד נתונים כמו Salesforce או אוסף נתונים באופן ידני וגורם לאנשים שונים להזין את אותו טקסט במצבים שונים .רגישות רישיות עוזרת לך לשמור את כל הרשומות של אותו אדם/בסיס נתונים ביחד.

נניח שיש לך מערך נתונים שנראה כך, ואתה רוצה למיין את הנתונים האלה על סמך עמודת האזור:

להלן השלבים למיון הנתונים בסדר אלפביתי ותלוי רישיות:

1. בחר את כל מערך הנתונים
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. לחץ על סמל המיון.פעולה זו תפתח את תיבת המיון.
4. בתיבת הדו-שיח מיון, ודא שהנתונים שלי כוללים כותרת מסומנת.אתה יכול לבטל את הסימון הזה אם לנתונים שלך אין כותרות.
5. לחץ על כפתור האפשרויות
6. בתיבת הדו-שיח אפשרויות מיון, סמן את האפשרות רגיש לאותיות גדולות
7. לחץ על אישור.
8. בתפריט הנפתח מיין לפי, בחר אזור
9. בתפריט הנפתח מיין לפי, בחר ערך תא.
10. בתפריט הנפתח הזמנה, בחר מא' עד ת'
11. לחץ על אישור.

השלבים שלעיל לא רק ימינו את הנתונים בסדר אלפביתי לפי אזור, אלא גם רגישים לאותיות גדולות.

תקבלו נתוני תוצאות כך:

בעת מיון מא' עד ת', טקסט קטן נמצא מעל טקסט גדול.

קבל את סדר המיון המקורי

לעתים קרובות בעת מיון נתונים ב- Excel, ייתכן שתרצה לחזור לסדר מיון קודם או מקורי ולהתחיל מחדש,

אמנם אתה יכול להשתמש בתכונת ביטול ב-Excel (באמצעות Control Z) כדי לחזור צעד אחד בכל פעם, זה יכול להיות מבלבל אם כבר ביצעת מספר פעולות לאחר מיון הנתונים.

כמו כן, בטל פועל רק עד שתפתח את חוברת העבודה, אך כאשר אתה שומר וסגור אותה ופותח אותה מאוחר יותר, לא תוכל לחזור לסדר המיון המקורי.

הנה שתי דרכים קלות לוודא שלא תאבד את סדר המיון המקורי ותחזיר אותו גם לאחר מיון הנתונים:

1. צור עותק של מערך הנתונים המקורי.אני ממליץ על זה גם אם אתה לא צריך את סדר המיון המקורי.אתה יכול לקבל חוברת עבודה עם כל הנתונים, ואז פשוט צור עותק של חוברת העבודה ועבוד על העותק הזה.כשאני עובד על מערך נתונים מרכזי, אני יוצר עותק כל יום (עם התאריך או מספר הגרסה כחלק מהשם של חוברת העבודה).
2. הוסף עמודה עם סדרה של מספרים.כאשר אתה ממיין את הנתונים, סדרת המספרים הזו מתערבבת, אבל אם אתה רוצה לחזור לנתונים המקוריים, אתה יכול למיין לפי סדרת המספרים הזו.

בחלק זה, הרשו לי להראות לכם במהירות מה המשמעות של הוספת סדרה ולהשתמש בה כדי לקבל את סדר המיון המקורי.

נניח שיש לך מערך נתונים שנראה כך:

כדי לוודא שיש לך דרך להחזיר את הנתונים האלה לאחר המיון, הוסף עמודת עוזר עם סדרה של מספרים בתוכה (מוצג להלן).

כאשר יש לך עמודת מסייעת מוכנה, הקפד לכלול אותה בעת מיון מערך הנתונים.

נניח שאני ממיין את הנתונים האלה לפי אזור ובסופו של דבר אני מקבל נתונים כך:

כעת, אם אני רוצה לחזור למערך הנתונים המקורי, אני יכול פשוט למיין את הנתונים האלה שוב, אבל על סמך עמודה משנית (נמוך עד גבוה).

פָּשׁוּט. .נכון?

אם אינך רוצה להציג את עמודת העזרה, תוכל להסתיר אותה או ליצור גיבוי ולמחוק אותה.

כמה בעיות נפוצות בעת מיון נתונים ב- Excel

בתחילת מאמר זה, הראיתי לך את הדרכים השונות למיון נתונים ב-Excel (כולל כפתור המיון ברצועת הכלים, אפשרויות לחיצה ימנית, אפשרויות סינון ודיאלוג המיון).

כדי לחזור ולומר, שימוש בתיבת הדו-שיח המיון ממזער את הסיכוי או בעיות או באגים שעלולים להתעורר.

כעת הרשו לי להראות לכם את הבעיות שעלולות להתעורר בעת שימוש בלחצן המיון בסרט (מוצג להלן)

כותרות העמודות לא זוהו

נניח שיש לך מערך נתונים שנראה כך:

זה נראה כמו מערך נתונים מעוצב היטב עם כותרות מעוצבות בבירור עם צבע תא ומודגש.

אז כאשר אתה ממיין את הנתונים האלה לפי שם (באמצעות כפתור המיון ברצועת הכלים), תרצה שהכותרת תישאר בראש ושאר הנתונים ימוינו.

אבל מה קורה כשאתה עושה את זה - כותרות מטופלות גם כאל נתונים רגילים וממוינות (מוצג להלן).

בעוד ש-Excel חכם מספיק כדי לזהות את הכותרת, בדוגמה זו היא לא מצליחה לעשות זאת.בעת שימוש בלחצן סמל המיון ברצועת הכלים, אינך יכול לציין ידנית שלנתונים אלה יש כותרת.

הערה: בעיה זו מתרחשת כאשר יש לי את מערך הנתונים ואני מוסיף ומעצב כותרות וממיין אותן.בדרך כלל, Excel יהיה חכם מספיק כדי לזהות שיש כותרות במערך הנתונים (במיוחד אם סוג הנתונים של הכותרות והנתונים בעמודות שונים).אבל במקרה הזה, כשאני מוסיף את הכותרת וממיין מיד, זה לא עושה את זה.אם אני שומר חוברת עבודה זו, סוגר אותה ופותח אותה מחדש, Excel יצליח איכשהו לזהות את השורה והכותרת הראשונה.

למרות שזו כנראה לא בעיה ברוב המקרים, עדיין יש סיכוי כשאתה משתמש בסמל המיון ברצועת הכלים, שימוש בדיאלוג יכול לבטל את הבעיה הזו מכיוון שאתה יכול לציין שיש לך כותרת.

שורה/עמודה ריקה לא זוהה

בעיית המיון הזו קצת יותר מסובכת - ונפוצה יותר ממה שנדמה לכם.

נניח שיש לך מערך נתונים כפי שמוצג להלן.שימו לב ששורה 6 מוסתרת (זו שורה ריקה).

כעת, אם אני בוחר תא כלשהו בארבע השורות הראשונות של הנתונים (אלה שמעל השורות הריקות המוסתרות) וממיין נתונים אלה באמצעות לחצן סמל המיון, הוא ממיין רק את ארבע הרשומות הראשונות במערך הנתונים (שורות 2 עד 5) XNUMX ).באופן דומה, אם אני בוחר להסתיר תאים כלשהם במערך הנתונים מתחת לשורות הריקות, הוא ממיין רק את שבע השורות האחרונות.

אלא אם כן אתה מחפש אותו במיוחד, סביר להניח שתפספס את הבאג הנורא הזה.

איך אתה יכול לוודא שלא תעשה בסופו של דבר את טעות המיון הזו?

כדי לוודא שאינך נכנס לבעיה זו, עליך לבדוק את מערך הנתונים לפני מיון אותו.

בחר את כל מערך הנתונים לפני מיון הנתונים.

אתה יכול לעשות זאת על ידי בחירת כל תא במערך הנתונים ולאחר מכן באמצעות קיצור המקלדת - Control + A.

אם יש שורות/עמודות ריקות במערך הנתונים, מערך הנתונים כולו לא ייבחר.אתה יכול לזהות זאת על ידי סריקה מהירה של קווי המתאר של הבחירה.

אם אתה רואה נתונים מסוימים מעבר לבחירה, אתה יכול לבחור אותם באופן ידני.

כדי להיות בטוח להימנע מבעיה זו, עדיף תחילה לבטל את הסתרת כל השורות והעמודות המוסתרות, ולאחר מכן למיין את הנתונים על ידי בחירת מערך הנתונים כולו או הסרת שורות ריקות תחילה.

מיון חלקי (מבוסס על שם משפחה)

לפעמים, ייתכן שיש לך מערך נתונים שברצונך למיין על סמך טקסט חלקי.

לדוגמה, נניח שיש לי מערך נתונים כמו זה למטה, ואני רוצה למיין את הנתונים האלה לפי שם משפחה.

בשביל זה, אני צריך להפריד את הנתונים האלה כך שבעמודה אחת יהיה רק ​​שם משפחה.כשיש לי את זה, אני יכול להשתמש בעמודה הזו כדי למיין את הנתונים.

הנה נוסחה שתיתן לי את שם המשפחה שלי:

=RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(" ",B2))

זה ייתן לך את התוצאה המוצגת להלן.

כעת תוכל למיין נתונים אלה באמצעות העמודה שם משפחה.

לאחר שתסיים, תוכל למחוק את העמודה שם משפחה או להסתיר אותה.

שימו לב שהנוסחה שלמעלה פועלת כאשר השם שלכם מכיל רק את השם הפרטי ושם המשפחה ואין ביניהם רווחים כפולים.אם נתוני השם שלך שונים, תצטרך להתאים את הנוסחה.אתה יכול גם להשתמש בטקסט לעמוד כדי לפצל במהירות שמות על סמך תו הרווח כמפריד.

זוהי רק דוגמה למיון המבוסס על נתונים חלקיים.דוגמאות אחרות עשויות לכלול מיון על סמך עיר בכתובת או מזהה עובד על סמך קוד מחלקה.

כמו כן, אם הטקסט שאתה צריך למיין נמצא בתחילת הטקסט, אתה יכול להשתמש רק בפונקציית המיון הרגילה.

דוגמאות מיון אחרות (באמצעות נוסחאות ו-VBA)

עד כה במדריך זה, כיסיתי את הדוגמה שלנו לשימוש בפונקציונליות המיון המובנית באקסל.

מיון אוטומטי עם נוסחאות

כאשר אתה משתמש בפונקציית המיון המובנית ולאחר מכן מבצע שינויים כלשהם במערך הנתונים, עליך למיין אותו שוב.פונקציית המיון אינה דינמית.

אם אתה רוצה לקבל מערך נתונים שממוין אוטומטית כאשר יש שינוי כלשהו, ​​אתה יכול להשתמש בנוסחה כדי לעשות זאת.

שים לב שכדי לעשות זאת עליך להפריד בין מערכי הנתונים המקוריים והממוינים (כפי שמוצג להלן)

יש לי מדריך מפורט על איך להשתמש בנוסחאות כדי למיין בסדר אלפביתי.הוא מראה שתי דרכים לעשות זאת - שימוש בעמודת עוזר ושימוש בנוסחת מערך.

Excel הציגה גם נוסחאות של מערך דינמי מסוג SORT, מה שמקל לעשות זאת (לא נדרשות עמודות עוזרות או נוסחאות מערך מורכבות).אבל מכיוון שזה די חדש, ייתכן שלא תוכל לגשת אליו בגרסה שלך של Excel.

מיין עם VBA

לבסוף, אם ברצונך לעקוף את כל דיאלוגים המיון או אפשרויות מיון אחרות, אתה יכול להשתמש ב-VBA כדי למיין את הנתונים.

בדוגמה למטה, יש לי מערך נתונים שממיין את הנתונים כאשר אני לוחץ פעמיים על כותרת עמודה.זה מקל על המיון וניתן להשתמש בו בלוח המחוונים כדי להפוך אותו לידידותי יותר למשתמש.

להלן מדריך מפורט כיצד להשתמש ב-VBA כדי למיין נתונים וליצור משהו כמו זה שלמעלה.

ניסיתי לכסות הרבה דוגמאות כדי להראות לך את הדרכים השונות למיין נתונים ב-Excel ואת כל הדברים שאתה צריך לזכור בעת ביצוע זה.

מקווה שמצאת את המדריך הזה שימושי.