Rendezés az Excelben (sor, oszlop, szín, dátum és szám szerint)

Az adatok rendezése az Excelben egyszerű az összes beépített opcióval.

Az adatokat egyszerűen ábécé sorrendbe rendezheti a cellában lévő érték vagy a cella és a betűtípus színe alapján.

Többszintű oszloprendezést (azaz A oszlopot, majd B oszlopot) és sorrendezést (balról jobbra) is végezhet.

Ha ez nem elég, az Excel lehetővé teszi saját egyéni lista létrehozását és a szerint történő rendezést (ami nagyon klassz).Így az adatokat ingméret (XL, L, M, S) vagy válasz (teljesen egyetértek, egyetértek, nem értek egyet) vagy intenzitás (magas, közepes, alacsony) szerint rendezheti.

A lényeg – az Excel használata során rengeteg rendezési lehetőség áll rendelkezésére.

Ebben a hatalmas, mélyreható oktatóanyagban bemutatom ezeket a rendezési lehetőségeket néhány hasznos, remek példával együtt.

Mivel ez egy nagy oktatóanyag sok témával, alább mellékeltem egy tartalomjegyzéket.Bármelyik témára rákattinthat, és azonnal oda vezet.

A rendezési lehetőségek elérése az Excelben

Mivel a rendezés gyakori dolog az adatokkal való munka során, az Excel többféle módot kínál a rendezési beállítások elérésére.

Rendezés gombok a szalagon

A rendezési beállítások leggyorsabb módja a szalagon található Rendezés gomb használatával érhető el.

Amikor az Adatok fülre kattint a szalagon, látni fogja a Rendezési és Szűrési beállításokat.A csoporttól balra található három gomb az adatok rendezésére szolgál.

Ez a két kis gomb lehetővé teszi az adatok rendezését, amint rájuk kattint.

Ha például rendelkezik egy névből álló adatkészlettel, akkor az adatokat úgy rendezheti, hogy egyszerűen kijelöli a teljes adatkészletet, és rákattint a két gomb valamelyikére.Az A-tól Z-ig gombok ábécé sorrendben rendezik az adatokat az alacsonytól a magasig, a Z-tól A-ig gombok pedig a magastól az alacsonyig.

Ez a gomb számokkal, dátumokkal vagy időpontokkal is működik.

Személy szerint soha nem használom ezeket a gombokat, mert korlátozott a funkcionalitásuk, és nagyobb az esélye annak, hogy hibáznak használatuk során.De ha gyors rendezésre van szüksége (nincs üres cella az adatkészletben), akkor ez egy gyors módszer lehet.

Rendezés párbeszédpanel

A Szalag Adatok lapján található egy másik rendezés gomb ikon a Rendezés csoportban.

Ha erre a rendezési gomb ikonjára kattint, megnyílik a rendezési párbeszédpanel (lásd lent).

A Rendezés párbeszédpanel a legteljesebb rendezési megoldás az Excelben.Ezen a párbeszédablakon keresztül elérhető az összes rendezéssel kapcsolatos opció.

A rendezési lehetőségek használatának minden egyéb módja korlátozott, és nem biztosítja a teljes funkcionalitást.

Ezért mindig szívesebben használok párbeszédpaneleket, amikor Excelben kell rendeznem.

A választásom egyik fő oka az, hogy a párbeszédpanelek használatakor nagyon kicsi a hibalehetőség.Minden rendszerezett és fel van címkézve (a szalag gombjaival ellentétben, összezavarodhat, hogy melyik gombot használja).

Ebben az oktatóanyagban azt tapasztalhatja, hogy többnyire párbeszédpaneleket használok az adatok rendezésére.Ez azért is van így, mert néhány dolog, amivel néhány fejezetben foglalkozom (például a többszintű rendezés vagy a balról jobbra történő rendezés) csak párbeszédpanelek segítségével végezhető el.

Gyorsbillentyűket– Ha gyakran kell rendeznie az adatokat Excelben, javasoljuk, hogy tanulja meg a rendezési párbeszédpanelt megnyitó billentyűparancsokat.ezALT+A+S+S

Rendezési lehetőségek a szűrőmenüben

Rendezési és szűrési beállításokat is találhat, ha szűrőt alkalmazott az adatkészletre.A szűrőket az adatkészlet bármely cellájának kijelölésével, az Adatok fülre és a Szűrő ikonra kattintva lehet alkalmazni.

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete az alábbiak szerint, és alkalmaz egy szűrőt.

Ha bármelyik oszlop szűrőikonjára kattint (ez a kis lefelé mutató háromszög ikon az oszlopfejléccellától jobbra), ott is látni fog néhány rendezési lehetőséget.

Vegye figyelembe, hogy ezek a rendezési beállítások az oszlopban lévő adatok alapján változnak.Tehát ha van szövege, akkor megjelenik az A-tól Z-ig vagy Z-től A-ig történő rendezés lehetősége, de ha vannak számok, akkor megjelenik a legnagyobbtól a legkisebbig vagy a legkisebbtől a legnagyobbig történő rendezés lehetősége.

Jobb klikk opciók

A párbeszédpanelek mellett a jobb kattintás egy másik módszer, amit néha használok (ez is nagyon gyors, csak két kattintás).

Ha van egy rendezendő adatkészlet, kattintson jobb gombbal bármelyik cellára, és megjelenik a rendezési lehetőségek.

Ne feledje, hogy látni fog néhány lehetőséget, amelyet nem fog látni a szalag- vagy szűrőbeállításokban.Míg vannak a szokásos érték szerinti rendezés és egyéni rendezési lehetőségek (megnyitja a rendezési párbeszédpanelt), a tetején olyan opciókat is láthat, mint például a kiválasztott cellaszín/betűtípus-szín/formátum ikon felülre helyezése.

Nagyon hasznosnak találom ezt a lehetőséget, mivel lehetővé teszi, hogy gyorsan a tetejére helyezzem az összes színes cellát (vagy különböző betűszínnel rendelkező cellákat).Gyakran vannak költségadataim, amelyeket havonta ellenőrizek, és manuálisan kiemelek néhány cellát.Ezután ezzel a lehetőséggel gyorsan feltehetem az összes cellát a tetejére.

Most, hogy bemutattam az Excel rendezési beállításai elérésének összes módját, nézzük meg, hogyan lehet ezeket a módszereket használni az adatok különböző forgatókönyvek szerinti rendezésére.

Adatok rendezése Excelben (szöveg, számok, dátumok)

警告: A legtöbb esetben a rendezés akkor is működik, ha egyetlen cellát választ ki az adatkészletben.De bizonyos esetekben problémákba ütközhet (ha üres cellák/sorok/oszlopok vannak az adatkészletben).Az adatok rendezésekor célszerű a teljes adatkészletet kijelölni, majd rendezni – a problémák elkerülése érdekében.

Az adatok típusától függően használhatja az Excel rendezési beállításait.

Rendezés szöveg szerint

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete az alábbiak szerint, és ezeket a rekordokat ábécé sorrendbe szeretné rendezni a tanuló neve alapján.

A szöveges adatok ábécé szerinti rendezésének lépései a következők:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a rendezés ikonra.Ezzel megnyílik a rendezési párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az Adataim fejléce van-e kiválasztva.Ezt a jelölést törölheti, ha az adatoknak nincs fejléce.
5. A Rendezés alapja legördülő menüben válassza a Név lehetőséget
6. A "Rendezés" legördülő menüben ellenőrizze, hogy a "Cell értéke" van-e kiválasztva
7. A rendelés legördülő menüjében válassza az AZ lehetőséget
8. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések a teljes adatkészletet rendezik, és az alábbiakban látható eredményeket adják.

Miért nem csak a szalag gombjait használja?

Az adatok Excelben való rendezésének fenti módszere sok lépésnek tűnhet ahhoz képest, hogy csak a szalagon található rendezés ikonra kattint.

Ez valódi.

A fenti módszer hosszabb, deNincs hibalehetőség.

Bizonyos problémák merülhetnek fel, ha a szalagon található rendezés gombot használja (ezt nehéz észrevenni, ha nagy adatkészletei vannak.

Ahogy a későbbiekben ebben az oktatóanyagban a gombok használatának hátrányait tárgyalom, hadd mutassam meg gyorsan, mi hibázhat.

Az alábbi példában az Excel rendezi a teljes adatkészletet, beleértve a fejlécet is, mivel nem ismeri fel a fejlécsor jelenlétét.

A rendezési párbeszédpanel használatával elkerülhető ez a probléma, mivel kifejezetten lehetőséget ad annak meghatározására, hogy az adatoknak van-e fejléce vagy sem.

Mivel a Rendezés párbeszédpanel használata kiküszöböli a hibák lehetőségét, javaslom, hogy ezt használja az összes többi rendezési módszer helyett az Excelben.

Rendezés számok szerint

Egyelőre feltételezem, hogy tisztában van a szövegrendezés működésével (ebben a részben fentebb).

Más típusú rendezés (például számok, dátumok vagy színek alapján) majdnem ugyanazokat a lépéseket használja, kis eltérésekkel.

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete az alábbiak szerint, és az adatokat az egyes tanulók pontszámai szerint szeretné rendezni.

Íme az adatok számszerű rendezésének lépései:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a rendezés ikonra.Ezzel megnyílik a rendezési párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az Adataim fejléce van-e kiválasztva.Ezt a jelölést törölheti, ha az adatoknak nincs fejléce.
5. A Rendezés alapja legördülő menüben válassza a Név lehetőséget
6. A "Rendezés" legördülő menüben ellenőrizze, hogy a "Cell értéke" van-e kiválasztva
7. A megrendelés legördülő menüjében válassza a "Nagytól kicsiig" lehetőséget.
8. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések a teljes adatkészletet rendezik, és az alábbiakban látható eredményeket adják.

Rendezés dátum/idő szerint

Noha a dátumok és időpontok eltérőek lehetnek, ezek nem mások, mint számok.

Például az Excelben a 44196 szám a dátum értéke 2020. december 12.Ezt a számot dátumként is formázhatja, de az Excel háttérprogramjában ez továbbra is szám.

Ez azt is lehetővé teszi, hogy a dátumokat számként kezelje.Tehát hozzáadhat 10-et egy dátummal rendelkező cellához, és 10 nap után megadja a dátum számát.

Ugyanez vonatkozik az időre az Excelben.

Például a 44196.125 szám 2020. december 12-ét jelöli, hajnali 31 órakor.Míg a szám egész része az egész napot, a tört része az időt jelenti.

Mivel a dátumok és időpontok számok, ezeket a számokat rendezheti.

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete, mint az alábbi, és ezeket az adatokat a projekt véglegesítési dátuma alapján szeretné rendezni.

Íme az adatok dátum szerinti rendezésének lépései:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a rendezés ikonra.Ezzel megnyílik a rendezési párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az Adataim fejléce van-e kiválasztva.Ezt a jelölést törölheti, ha az adatoknak nincs fejléce.
5. A Rendezés alapja legördülő menüben válassza a Kötelezettség dátuma lehetőséget
6. A "Rendezés" legördülő menüben ellenőrizze, hogy a "Cell értéke" van-e kiválasztva
7. A megrendelés legördülő menüjében válassza ki a "Régitől újig" lehetőséget.
8. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések a teljes adatkészletet rendezik, és az alábbiakban látható eredményeket adják.

Vegye figyelembe, hogy bár a dátumok és időpontok számok, az Excel mégis felismeri, hogy ezek eltérően jelennek meg.Tehát amikor dátum szerint rendez, akkor a "legrégebbitől a legújabbig" és a "legújabbtól a régiig" rendezési feltételeket jeleníti meg, de ha számokat használ, akkor azt írja, hogy "nagytól kicsiig" vagy "kicsitől nagyig".Az ehhez hasonló apróságok nagyszerű táblázatkezelő eszközzé teszik az Excelt (PS: a Google Táblázatok nem jelenítenek meg sok részletet, csak egy unalmas rendezést AZ vagy ZA szerint)

Rendezés cellaszín/betűtípus szerint

Ez az opció fantasztikus, mindig használom (talán kicsit túl sokat).

Gyakran vannak adatkészleteim, amelyeket manuálisan elemzek, és ugyanúgy kiemelek cellákat.Például átnéztem a blogon található cikkek listáját (van egy Excel lapom), és kiemeltem azokat, amelyeken javítani kell.

Ha elkészült, gyorsan rendezhetem ezeket az adatokat a cella színe alapján.Ez segít abban, hogy ezeket a kiemelt cellákat/sorokat a tetejére helyezzem.

A további izgalom érdekében több szín szerint is rendezheti.Tehát ha pirossal kiemelem az azonnali figyelmet igénylő cikknevű cellákat, és sárgával néhány, később feldolgozható cellát, akkor rendezhetem az adatokat úgy, hogy először az összes piros sor, majd a sárga sorok jelenjenek meg.

Ha többet szeretne megtudni, nemrég írtam ezt a cikket a több szín alapján történő rendezésről.Ebben a részben gyorsan megmutatom, hogyan kell válogatni egyetlen szín alapján

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete, mint az alábbi, és szeretne szín szerint rendezni, és az összes vörös cellát a tetején látni.

Íme a lépések szín szerint rendezve:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a rendezés ikonra.Ezzel megnyílik a rendezési párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az Adataim fejléce van-e kiválasztva.Ezt a jelölést törölheti, ha az adatoknak nincs fejléce.
5. A "Rendezés" legördülő menüben válassza a "Beküldés dátuma" lehetőséget (vagy bármelyik oszlopot, ahol színes cellák vannak).Mivel ebben a példában minden oszlopban színes cellák vannak, bármelyiket kiválaszthatja.
6. A Rendezés alapja legördülő menüben válassza a Cell Color lehetőséget.
7. A „Rendelés” legördülő menüben válassza ki a rendezni kívánt színt.Ha több cellaszín is van az adatkészletben, akkor itt mindegyiket megjeleníti
8. Az utolsó legördülő menüben válassza a "Felül" lehetőséget.Itt adhatja meg, hogy a színes cellák az adatkészlet tetején vagy alján legyenek.
9. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések az adatkészletet szín szerint rendezik, és a lent látható eredményt kapja.

Csakúgy, ahogy ezeket az adatokat cellaszín szerint rendezzük, a betűszín és a feltételes formázási ikonok szerint is rendezheti.

Többszintű adatrendezés

A gyakorlatban az adatkészletek ritkán olyan egyszerűek, mint az oktatóanyagban használtak.

Az Öné több ezer sorra és több száz oszlopra bővülhet.

Ha ilyen nagy adatkészlettel rendelkezik, több adatszeletre és -kockára van szükség.A többszintű adatrendezés az egyik olyan dolog, amire szüksége lehet nagy adatkészletek esetén.

A többszintű adatrendezés azt jelenti, hogy az egyik oszlopban lévő értékek alapján rendezheti az adatkészletet, majd egy másik oszlopban lévő értékek alapján újra rendezheti.

Tegyük fel például, hogy van egy ilyen adatkészlete, és két feltétel szerint szeretné rendezni ezeket az adatokat:

1. Vidék
2. Értékesítés

A fenti két kritérium alapján rendezett kimenet az alább látható adatkészletet adja.

A fenti példában először régiók szerint rendeztük az adatokat, majd az egyes régiókon belül értékesítések szerint tovább rendeztük az adatokat.

Ez lehetővé teszi számunkra, hogy gyorsan megnézzük, melyik ismétlés teljesít jól és melyik rosszul teljesít az egyes régiókban.

Íme az adatok több oszlop alapján történő rendezésének lépései:

1. Válassza ki a rendezni kívánt teljes adatkészletet.
2. Kattintson az Adatok fülre.
3. Kattintson a rendezés ikonra (lent látható).Ezzel megnyílik a rendezési párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az Adataim fejléce van-e kiválasztva.Ezt a jelölést törölheti, ha az adatoknak nincs fejléce.
5. A Rendezés párbeszédpanelen végezze el a következő beállításokat
   • Rendezés alapja (oszlop): Régió (ez a rendezés első szintje)
   • Rendezés: Cellaérték
   • Sorrend: A-tól Z-ig
6. Kattintson a Szint hozzáadása lehetőségre (ezzel újabb rendezési lehetőségeket ad hozzá).
7. A rendezés második szintjén végezze el a következő kijelöléseket:
   • Ezután (oszlop): Értékesítés
   • Rendezés: Érték
   • Rendezés: a legnagyobbtól a legkisebbig
8. Kattintson az OK gombra

Profi tippek: A rendezési párbeszédpanel rendelkezik "másolási szint" funkcióval.Ez gyorsan átmásolja a kiválasztott rendezési szintet, amelyet aztán könnyen módosíthat.Jó, ha ismeri a függvényt, végül időt takaríthat meg, ha több oszlop alapján kell rendeznie.

Rendezés egyéni lista szerint

Bár az Excel már rendelkezik néhány általános rendezési feltétellel (például betűrendben szöveggel, a legkisebbtől a legnagyobbig vagy a legnagyobbtól a legkisebbig számszerűen, a legrégebbitől a legújabbig vagy a legújabbtól a legrégebbi dátumig), ez nem biztos, hogy elég.

Tegyük fel például, hogy a következő adatkészlettel rendelkezem:

Ha régiók szerint ábécé sorrendben rendezem, két lehetőségem van – A-tól Z-ig vagy Z-től A-ig.Ezt kapom, amikor ezeket az adatokat A-tól Z-ig ábécé sorrendbe rendezem a tartomány oszlop használatával.

De mi van, ha azt akarom, hogy ez a fajta sorrend kelet, nyugat, észak, dél legyen?

Természetesen a rendezés után átrendezheti az adatokat, de ez nem hatékony módja ennek.

A helyes módszer az egyéni lista használata.

Az egyéni listák olyan listák, amelyek létrehozását és használatát az Excel lehetővé teszi, akárcsak a beépített listák (például hónapok vagy hétköznapok nevei).Egyéni lista létrehozása után használhatja azt olyan funkciókban, mint például az adatok rendezése vagy a fogantyúk feltöltése.

Néhány példa arra, ahol az egyéni listák hasznosak lehetnek:

• Az adatok rendezése régió/város neve szerint
• Pólóméret szerint rendezve – kicsi, közepes, nagy, extra nagy
• Rendezés felmérési válaszok szerint – teljes mértékben egyetértek, egyetértek, semlegesek, nem értek egyet
• Valószínűség szerinti rendezés - magas, közepes, alacsony

Az egyéni kritériumok szerinti rendezés első lépése egy egyéni lista létrehozása.

Egyéni lista létrehozásának lépései Excelben:

1. Kattintson a Fájl fülre
2. kattintson az opcióra
3. Az Excel beállításai párbeszédpanelen válassza a Speciális lehetőséget a bal oldali ablaktáblában található listából.
4. A kiválasztott Speciális területen görgessen le, és válassza az Egyéni lista szerkesztése lehetőséget.
5. Az Egyéni lista párbeszédpanelen írja be a feltételeket a Listabejegyzés mezőbe.Típus vesszővel elválasztott kritériumok (kelet, nyugat, észak, dél)[Ha felsorolja a feltételeket, importálhatja is a feltételeket].
6. Kattintson a hozzáadáshoz
7. Kattintson az OK gombra

A fenti lépések végrehajtása után az Excel létrehoz és tárol egy egyéni listát, amely az adatok rendezésére használható.

Vegye figyelembe, hogy az egyéni listában lévő elemek sorrendje határozza meg a lista rendezési módját.

Amikor egyéni listát hoz létre egy Excel-munkafüzetben, a lista a rendszer összes munkafüzetében elérhető.Tehát csak egyszer kell létrehoznia, és újra fel kell használnia az összes munkafüzetben.

Rendezés egyéni listával

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete az alábbiak szerint, és régiók szerint szeretné rendezni (a rendezési sorrend kelet, nyugat, észak és dél)

Mivel egyéni listát hoztunk létre, felhasználhatjuk adataink rendezésére.

Az alábbi lépések alapján rendezheti az adatkészletet egyéni lista használatával:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a rendezés ikonra.Ezzel megnyílik a rendezési párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az Adataim fejléce van-e kiválasztva.Ezt a jelölést törölheti, ha az adatoknak nincs fejléce.
5. A "Rendezés" legördülő menüben válassza a "Terület" lehetőséget (vagy bármelyik oszlopot, amelyhez színes cellákat használ).
6. A Rendezés szerint legördülő menüben válassza a Cell Value lehetőséget.
7. A rendelés legördülő menüjében válassza az Egyéni lista lehetőséget.Ha rákattint, megnyílik az Egyéni lista párbeszédpanel.
8. Az Egyéni lista párbeszédpanelen válassza ki a létrehozott egyéni listát a bal oldali ablaktáblából.
9. Kattintson az OK gombra.Ezt követően a rendezési sorrend legördülő mezőben látni fogja az egyéni rendezési feltételeket
10. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések az adatkészletet egyéni rendezési feltételek szerint rendezik.

Megjegyzés: Nem kell előzetesen egyéni listát létrehoznia ahhoz, hogy az alapján rendezze az adatokat.A Rendezés párbeszédpanelen is létrehozhatja.Ha az Egyéni lista elemre kattint (a fenti 7. lépésben), megnyílik az Egyéni lista párbeszédpanel.Ott egyéni listákat is létrehozhat.

Az egyéni listák nem különböztetik meg a kis- és nagybetűket.Ha a kis- és nagybetűket megkülönböztető rendezést szeretne, tekintse meg ezt a példát.

Rendezés balról jobbra

Míg a legtöbb esetben valószínűleg oszlopérték szerint kell rendezni, néha sorérték szerint is érdemes rendezni.

Például az alábbi adatkészletben a Régió sorban lévő értékek alapján szeretném rendezni.

Bár ez a fajta adatstruktúra nem olyan elterjedt, mint az oszlopadatok, még mindig azt látom, hogy sokan használják.

Az Excel beépített funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi a balról jobbra történő rendezést.

Az alábbi lépések szerint rendezheti ezeket az adatokat balról jobbra:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet (a cím kivételével)
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a rendezés ikonra.Ezzel megnyílik a rendezési párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen kattintson a Beállítások elemre.
5. A Rendezési beállítások párbeszédpanelen válassza a Rendezés balról jobbra lehetőséget
6. Kattintson az OK gombra.
7. A Rendezés alapja legördülő listában válassza az 1. sort.Ezzel megadjuk, hogy az 1. sorban lévő érték alapján kell rendeznünk
8. A Rendezés szerint legördülő menüben válassza a Cell Value lehetőséget.
9. A Rendelés legördülő menüben válassza az AZ-t (ha kívánja, egyéni rendezett listát is használhat)
10. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések balról jobbra rendezik az adatokat az 1. sorban lévő érték alapján.

Az Excel nem ismeri fel (sőt, nem is engedi megadni) a fejléceket, amikor balról jobbra rendez.Tehát ügyelni kell arra, hogy az adatok rendezésekor ne legyen kiválasztva a fejléccella.Ha fejléccellákat is kiválaszt, akkor ezek a cellák a bennük lévő értékek alapján lesznek rendezve.

Megjegyzés: Az adatok jobbról balra történő rendezésének másik módja az adatok transzponálása és oszlopos formában történő lekérése.Ha megvan, használhatja az eddig leírt válogatási módszerek bármelyikét.A rendezés befejezése után a kapott adatokat átmásolhatja és beillesztheti transzponált adatként.

Kis- és nagybetűk megkülönböztetése Excelben

Eddig a fenti példák mindegyikében a rendezés kis- és nagybetűtől független.

De mi van akkor, ha a kis- és nagybetűk megkülönböztetését szeretné tenni.

Szerencsére az Excel lehetővé teszi annak megadását, hogy a rendezésben a kis- és nagybetűket érzékenynek kell-e tenni.

Megjegyzés: Bár a legtöbbször nem kell aggódnia a kis- és nagybetűk megkülönböztetése miatt, ez hasznos lehet, ha adatokat kér le egy adatbázisból, például a Salesforce-ból, vagy manuálisan válogatja össze az adatokat, és különböző helyzetekben különböző emberek írják be ugyanazt a szöveget. .A kis- és nagybetűk megkülönböztetése segít ugyanarra a személyre/adatbázisra vonatkozó összes rekord egyben tartásában.

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete, amely így néz ki, és ezeket az adatokat a régió oszlop alapján szeretné rendezni:

Íme az adatok ábécé- és kis- és nagybetűk szerinti rendezésének lépései:

1. Válassza ki a teljes adatkészletet
2. Kattintson az Adatok fülre
3. Kattintson a rendezés ikonra.Ezzel megnyílik a rendezési párbeszédpanel.
4. A Rendezés párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az Adataim fejléce van-e kiválasztva.Ezt a jelölést törölheti, ha az adatoknak nincs fejléce.
5. Kattintson a Beállítások gombra
6. A Rendezési beállítások párbeszédpanelen jelölje be a Kis- és nagybetűk megkülönböztetése lehetőséget
7. Kattintson az OK gombra.
8. A Rendezés alapja legördülő menüben válassza a Régió lehetőséget
9. A Rendezés szerint legördülő menüben válassza a Cell Value lehetőséget.
10. A rendelés legördülő menüjében válassza az A-tól Z-ig lehetőséget
11. Kattintson az OK gombra.

A fenti lépések nem csak régiók szerint rendezik az adatokat ábécé szerint, hanem megkülönböztetik a kis- és nagybetűket is.

Ilyen eredményadatokat fog kapni:

A-tól Z-ig történő rendezéskor a kisbetűs szöveg a nagybetűs szöveg felett van.

Szerezze meg az eredeti rendezési sorrendet

Amikor az adatokat Excelben rendezi, gyakran előfordulhat, hogy vissza kell térnie egy korábbi vagy eredeti rendezési sorrendhez, és újra kell kezdenie,

Míg az Excel Visszavonás funkciójával (a Control Z segítségével) lépésről lépésre visszaléphet, zavaró lehet, ha az adatok rendezése után már több műveletet is végrehajtott.

Ezenkívül a visszavonás csak addig működik, amíg meg nem nyitja a munkafüzetet, de ha elmenti és bezárja, majd később nyitja meg, akkor nem tud visszatérni az eredeti rendezési sorrendhez.

Íme két egyszerű módszer annak biztosítására, hogy ne veszítse el az eredeti rendezési sorrendet, és még az adatok rendezése után se kapja vissza azt:

1. Készítsen másolatot az eredeti adatkészletről.Ezt akkor is ajánlom, ha nincs szüksége az eredeti rendezési sorrendre.Készíthet egy munkafüzetet az összes adattal, majd csak készítsen másolatot a munkafüzetről, és dolgozzon a másolaton.Amikor egy kulcsadatkészleten dolgozom, minden nap készítek másolatot (a munkafüzet nevének részeként a dátumot vagy a verziószámot).
2. Adjon hozzá egy oszlopot számsorokkal.Az adatok rendezésekor ez a számsor összekeveredik, de ha vissza akarunk térni az eredeti adatokhoz, akkor e számsor szerint rendezhetjük.

Ebben a részben hadd mutassam meg gyorsan, mit jelent egy sorozat hozzáadása és az eredeti rendezési sorrend lekérése.

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete, amely így néz ki:

Annak érdekében, hogy a rendezés után visszanyerje ezeket az adatokat, adjon hozzá egy segédoszlopot számsorokkal (lásd alább).

Ha készen áll egy segédoszlop, mindenképpen vegye fel az adatkészlet rendezésekor.

Tegyük fel, hogy régiók alapján rendezem ezeket az adatokat, és a következőhöz hasonló adatokat kapok:

Most, ha vissza akarok térni az eredeti adatkészlethez, egyszerűen újra rendezhetem ezeket az adatokat, de egy másodlagos oszlop alapján (alacsonytól magasig).

Egyszerű. .nem igaz?

Ha nem szeretné megjeleníteni a súgó oszlopot, elrejtheti, vagy biztonsági másolatot készíthet, majd törölheti.

Néhány gyakori probléma az adatok Excelben történő rendezésekor

A cikk elején bemutattam az adatok Excelben való rendezésének különböző módjait (beleértve a szalagon található rendezés gombot, a jobb gombbal kattintva, a szűrési beállításokat és a rendezési párbeszédpanelt).

Ismétlem, a rendezési párbeszédpanel használata minimálisra csökkenti az esetleges problémákat vagy hibákat.

Most pedig hadd mutassam meg azokat a problémákat, amelyek a szalagon található rendezés gomb használatakor merülhetnek fel (lent látható)

oszlopfejlécek nem ismerhetők fel

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete, amely így néz ki:

Ez egy jól formázott adatkészletnek tűnik, amelynek fejlécei egyértelműen cellaszínnel és félkövérrel vannak formázva.

Tehát amikor ezeket az adatokat név szerint rendezi (a szalagon található rendezés gomb használatával), akkor azt szeretné, hogy a cím felül maradjon, a többi adat pedig rendezve legyen.

De mi történik, ha ezt megteszi – a fejléceket is normál adatként kezeli és rendezi (lásd alább).

Bár az Excel elég okos ahhoz, hogy felismerje a fejlécet, ebben a példában ez nem sikerül.A szalagon található rendezésikon gomb használatakor nem lehet manuálisan megadni, hogy ezeknek az adatoknak legyen fejléce.

Megjegyzés: Ez a probléma akkor jelentkezik, ha rendelkezik az adatkészlettel, hozzáadom és formázom a fejléceket, és rendezem őket.Általában az Excel elég okos ahhoz, hogy felismerje, hogy vannak fejlécek az adatkészletben (különösen, ha a fejlécek adattípusa és az oszlopokban lévő adatok eltérőek).De ebben az esetben, amikor hozzáadom a címet és azonnal rendezem, akkor ez nem történik meg.Ha elmentem ezt a munkafüzetet, bezárom és újra megnyitom, az Excel valahogy felismeri az első sort és a fejlécet.

Bár ez a legtöbb esetben valószínűleg nem jelent problémát, a szalag rendezési ikonjának használatakor még mindig van esély, a párbeszédpanel használatával ez a probléma kiküszöbölhető, mivel megadhatja, hogy legyen címe.

Üres sor/oszlop nem ismerhető fel

Ez a rendezési probléma egy kicsit bonyolultabb – és gyakoribb, mint gondolnád.

Tegyük fel, hogy van egy adatkészlete az alábbiak szerint.Vegye figyelembe, hogy a 6. sor rejtett (ez egy üres sor).

Most, ha kijelölök egy cellát az adatok első négy sorában (a rejtett üres sorok feletti sorokban), és a rendezés ikon gombbal rendezem ezeket az adatokat, akkor csak az adatkészlet első négy rekordját rendezi (2-5. sor). XNUMX).Hasonlóképpen, ha úgy döntök, hogy az üres sorok alatt elrejtem az adatkészletben lévő cellákat, akkor csak az utolsó hét sort rendezi.

Hacsak nem kifejezetten ezt keresi, valószínűleg hiányzik ez a szörnyű hiba.

Hogyan biztosíthatod, hogy végül ne kövesd el ezt a rendezési hibát?

Annak érdekében, hogy ne kerüljön bele ebbe a problémába, ellenőriznie kell az adatkészletet a rendezés előtt.

Az adatok rendezése előtt válassza ki a teljes adatkészletet.

Ezt úgy teheti meg, hogy kijelöl egy cellát az adatkészletben, majd használja a billentyűparancsot – Control + A.

Ha az adatkészletben üres sorok/oszlopok vannak, a teljes adatkészlet nem lesz kiválasztva.Ezt a kijelölés körvonalának gyors beolvasásával azonosíthatja.

Ha a kijelölésen kívül néhány adatot lát, manuálisan is kiválaszthatja.

A probléma elkerülése érdekében a legjobb, ha először felfedi az összes rejtett sort és oszlopot, majd rendezi az adatokat a teljes adatkészlet kiválasztásával vagy az üres sorok eltávolításával.

Részleges rendezés (vezetéknév alapján)

Néha előfordulhat, hogy van egy adatkészlete, amelyet részszöveg alapján szeretne rendezni.

Tegyük fel például, hogy van egy adatkészletem, mint az alábbi, és ezeket az adatokat vezetéknév alapján szeretném rendezni.

Ehhez el kell különítenem ezeket az adatokat úgy, hogy egy oszlopban csak vezetéknév szerepeljen.Ha megvan, akkor azt az oszlopot használhatom az adatok rendezésére.

Íme egy képlet, amely megadja a vezetéknevemet:

=JOBBRA(B2,HOSSZ(B2)-KERESÉS(" ",B2))

Ezzel az alábbiakban látható eredményt kapja.

Most rendezheti ezeket az adatokat a Vezetéknév oszlopban.

Ha elkészült, törölheti vagy elrejtheti a Vezetéknév oszlopot.

Vegye figyelembe, hogy a fenti képlet akkor működik, ha a név csak a vezeték- és utónevet tartalmazza, és nincs kettős szóköz.Ha a név adatai eltérnek, módosítania kell a képletet.A Szöveg oszlopba funkciót is használhatja a nevek gyors felosztására a szóköz karakter, mint határoló alapján.

Ez csak egy példa a részadatokon alapuló rendezésre.Egyéb példák közé tartozhat a rendezés a város címén vagy az alkalmazotti azonosító osztálykód alapján.

Továbbá, ha a rendezendő szöveg a szöveg elején található, csak a normál rendezési funkciót használhatja.

Egyéb rendezési példák (képletekkel és VBA-val)

Ebben az oktatóanyagban eddig bemutattam példánkat az Excel beépített rendezési funkciójának használatára.

Automatikus rendezés képletekkel

Amikor a beépített rendezési funkciót használja, majd bármilyen módosítást végez az adatkészleten, újra kell rendeznie azt.A rendezési funkció nem dinamikus.

Ha olyan adatkészletet szeretne kapni, amely automatikusan rendeződik bármilyen változás esetén, használhat egy képletet.

Vegye figyelembe, hogy ehhez el kell különítenie az eredeti és a rendezett adatkészleteket (lásd alább)

Van egy részletes oktatóanyagom a képletek ábécé szerinti rendezéséről.Ennek két módját mutatja be – egy segédoszlop és egy tömbképlet használatával.

Az Excel a dinamikus tömbképleteket is bevezette, ami megkönnyíti ezt (nincs szükség segédoszlopokra vagy összetett tömbképletekre).De mivel ez meglehetősen új, előfordulhat, hogy nem tudja elérni az Excel verziójában.

Rendezés VBA-val

Végül, ha ki akar kerülni minden rendezési párbeszédpanelt vagy egyéb rendezési lehetőséget, akkor a VBA segítségével rendezheti az adatokat.

Az alábbi példában van egy adatkészletem, amely rendezi az adatokat, amikor duplán kattintok egy oszlopfejlécre.Ez megkönnyíti a válogatást, és az irányítópulton is használható, hogy felhasználóbarátabb legyen.

Itt található egy részletes oktatóanyag a VBA használatával az adatok rendezésére és a fentihez hasonló létrehozására.

Megpróbáltam sok példát bemutatni, hogy bemutassam az adatok Excelben való rendezésének különböző módjait, és mindazt, amit ennek során szem előtt kell tartania.

Remélem hasznosnak találta ezt az oktatóanyagot.