So sortieren Sie in Excel (nach Zeile, Spalte, Farbe, Datum und Nummer)

Das Sortieren von Daten in Excel ist mit allen integrierten Optionen einfach.

Sie können Daten einfach alphabetisch sortieren, basierend auf dem Wert in der Zelle oder der Zelle und der Schriftfarbe.

Sie können auch eine mehrstufige Spaltensortierung (dh Spalte A, dann Spalte B) und eine Zeilensortierung (von links nach rechts) durchführen.

Wenn das nicht genug ist, können Sie mit Excel auch Ihre eigene benutzerdefinierte Liste erstellen und danach sortieren (was ziemlich cool ist).So können Sie die Daten nach Hemdgröße (XL, L, M, S) oder Antwort (stimme voll und ganz zu, stimme zu, stimme nicht zu) oder Intensität (hoch, mittel, niedrig) sortieren

Fazit: Bei der Verwendung von Excel stehen Ihnen so viele Sortieroptionen zur Verfügung.

In diesem riesigen, ausführlichen Tutorial zeige ich Ihnen all diese Sortieroptionen zusammen mit einigen nützlichen coolen Beispielen.

Da dies ein umfangreiches Tutorial mit vielen Themen ist, habe ich unten ein Inhaltsverzeichnis eingefügt.Sie können auf ein beliebiges Thema klicken und werden sofort dorthin weitergeleitet.

Greifen Sie auf Sortieroptionen in Excel zu

Da das Sortieren bei der Arbeit mit Daten üblich ist, bietet Ihnen Excel mehrere Möglichkeiten, auf die Sortieroptionen zuzugreifen.

Schaltflächen im Menüband sortieren

Der schnellste Weg, um auf die Sortieroptionen zuzugreifen, ist die Verwendung der Schaltfläche „Sortieren“ in der Multifunktionsleiste.

Wenn Sie im Menüband auf die Registerkarte Daten klicken, sehen Sie die Sortier- und Filteroptionen.Die drei Schaltflächen links von dieser Gruppe dienen zum Sortieren der Daten.

Mit diesen beiden kleinen Schaltflächen können Sie Ihre Daten sortieren, sobald Sie darauf klicken.

Wenn Sie beispielsweise einen Datensatz mit Namen haben, können Sie die Daten sortieren, indem Sie einfach den gesamten Datensatz auswählen und auf eine der beiden Schaltflächen klicken.Die Schaltflächen A bis Z sortieren die Daten alphabetisch von niedrig nach hoch, und die Schaltflächen Z bis A sortieren die Daten alphabetisch von hoch nach niedrig.

Diese Schaltfläche funktioniert auch mit Zahlen, Datumsangaben oder Uhrzeiten.

Ich persönlich verwende diese Schaltflächen aufgrund ihrer eingeschränkten Funktionalität und der größeren Wahrscheinlichkeit, bei der Verwendung Fehler zu machen, nie.Wenn Sie jedoch eine schnelle Sortierung benötigen (keine leeren Zellen im Datensatz), ist dies möglicherweise eine schnelle Möglichkeit.

Dialogfeld „Sortieren“.

Auf der Registerkarte „Daten“ des Menübands befindet sich in der Gruppe „Sortieren“ ein weiteres Symbol für die Schaltfläche „Sortieren“.

Wenn Sie auf dieses Sortierschaltflächensymbol klicken, wird das Sortierdialogfeld geöffnet (siehe unten).

Der Sortierdialog ist die umfassendste Sortierlösung in Excel.Alle sortierungsbezogenen Optionen können über diesen Dialog aufgerufen werden.

Alle anderen Methoden zur Verwendung von Sortieroptionen sind eingeschränkt und bieten nicht die volle Funktionalität.

Deshalb verwende ich immer lieber Dialoge, wenn ich in Excel sortieren muss.

Einer der Hauptgründe für meine Präferenz ist, dass es bei der Verwendung von Dialogen sehr wenig Fehlermöglichkeiten gibt.Alles ist organisiert und beschriftet (im Gegensatz zu den Schaltflächen in der Multifunktionsleiste können Sie verwirrt sein, welche Schaltfläche Sie verwenden sollen).

In diesem Tutorial werden Sie feststellen, dass ich hauptsächlich Dialoge verwende, um Daten zu sortieren.Dies liegt auch daran, dass einige der Dinge, die ich in einigen Kapiteln behandle (wie das Sortieren auf mehreren Ebenen oder das Sortieren von links nach rechts), nur über Dialoge ausgeführt werden können.

Tastatürkürzel– Wenn Sie Daten in Excel häufig sortieren müssen, empfehle ich, die Tastaturkürzel zu lernen, die den Sortierdialog öffnen.das istALT + A + S + S

Sortieroptionen im Filtermenü

Sie finden auch Sortieroptionen sowie Filteroptionen, wenn Sie einen Filter auf den Datensatz angewendet haben.Filter können angewendet werden, indem Sie eine beliebige Zelle im Datensatz auswählen, auf die Registerkarte Daten und dann auf das Filtersymbol klicken.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und wenden einen Filter an.

Wenn Sie auf das Filtersymbol einer beliebigen Spalte klicken (das kleine nach unten zeigende Dreieck rechts neben der Zelle der Spaltenüberschrift), sehen Sie dort auch einige Sortieroptionen.

Beachten Sie, dass sich diese Sortieroptionen basierend auf den Daten in der Spalte ändern.Wenn Sie also Text haben, wird die Option zum Sortieren von A bis Z oder Z bis A angezeigt, aber wenn Sie Zahlen haben, wird die Option angezeigt, vom größten zum kleinsten oder vom kleinsten zum größten zu sortieren.

Rechtsklick-Optionen

Neben der Verwendung von Dialogen ist die Verwendung der rechten Maustaste eine weitere Methode, die ich manchmal verwende (es ist auch sehr schnell, nur zwei Klicks).

Wenn Sie einen Datensatz zu sortieren haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle und es werden Sortieroptionen angezeigt.

Beachten Sie, dass einige Optionen angezeigt werden, die Sie im Menüband oder in den Filteroptionen nicht sehen.Während es die üblichen Optionen zum Sortieren nach Wert und zum benutzerdefinierten Sortieren gibt (öffnet den Sortierdialog), können Sie oben auch Optionen sehen, z. B. Symbol für ausgewählte Zellenfarbe/Schriftfarbe/Format oben platzieren.

Ich finde diese Option sehr nützlich, da ich damit schnell alle farbigen Zellen (oder Zellen mit unterschiedlichen Schriftfarben) oben platzieren kann.Ich habe oft Spesendaten, die ich monatlich überprüfe und einige Zellen manuell hervorhebe.Dann kann ich diese Option verwenden, um all diese Zellen schnell oben zu platzieren.

Nachdem ich nun alle Möglichkeiten zum Zugreifen auf Sortieroptionen in Excel behandelt habe, sehen wir uns an, wie diese Methoden zum Sortieren von Daten in verschiedenen Szenarien verwendet werden.

Datensortierung in Excel (Text, Zahlen, Datum)

警告: In den meisten Fällen funktioniert die Sortierung auch dann, wenn Sie eine einzelne Zelle im Datensatz auswählen.In einigen Fällen können jedoch Probleme auftreten (wenn Ihr Datensatz leere Zellen/Zeilen/Spalten enthält).Beim Sortieren von Daten ist es am besten, den gesamten Datensatz auszuwählen und dann zu sortieren - um Probleme zu vermeiden.

Abhängig von der Art Ihrer Daten können Sie die Sortieroptionen in Excel verwenden.

Nach Text sortieren

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und möchten alle diese Datensätze alphabetisch nach Schülernamen sortieren.

Hier sind die Schritte zum alphabetischen Sortieren dieser Textdaten:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol.Dies öffnet den Sortierdialog.
4. Stellen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ sicher, dass „Meine Daten haben Kopfzeile“ ausgewählt ist.Sie können dies deaktivieren, wenn Ihre Daten keine Kopfzeilen haben.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sortieren nach die Option Name aus
6. Vergewissern Sie sich, dass im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ „Zellenwert“ ausgewählt ist
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü für die Bestellung AZ aus
8. OK klicken.

Die obigen Schritte sortieren den gesamten Datensatz und liefern die unten gezeigten Ergebnisse.

Warum nicht einfach die Schaltflächen im Menüband verwenden?

Die obige Methode zum Sortieren von Daten in Excel scheint im Vergleich zum einfachen Klicken auf das Sortiersymbol in der Multifunktionsleiste viele Schritte zu sein.

Das ist echt.

Die obige Methode ist länger, aberEs gibt keine Fehlermöglichkeit.

Einige Probleme können auftreten, wenn Sie die Schaltfläche „Sortieren“ im Menüband verwenden (dies kann bei großen Datensätzen schwer zu erkennen sein.

Während ich später in diesem Tutorial die Nachteile der Verwendung von Schaltflächen bespreche, möchte ich Ihnen kurz zeigen, was schief gehen kann.

Im folgenden Beispiel sortiert Excel das gesamte Dataset, einschließlich der Kopfzeile, da es nicht erkennt, dass die Kopfzeile vorhanden ist.

Die Verwendung des Sortierdialogs vermeidet dieses Problem, da Sie explizit die Möglichkeit haben, anzugeben, ob die Daten einen Header haben oder nicht.

Da die Verwendung des Sortierdialogs die Möglichkeit von Fehlern ausschließt, empfehle ich, dass Sie ihn anstelle aller anderen Sortiermethoden in Excel verwenden

Nach Zahlen sortieren

Im Moment gehe ich davon aus, dass Sie wissen, wie die Textsortierung funktioniert (siehe oben in diesem Abschnitt).

Andere Arten der Sortierung (z. B. basierend auf Zahlen oder Daten oder Farben) verwenden fast die gleichen Schritte, mit geringfügigen Abweichungen.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und möchten die Daten nach der Punktzahl jedes Schülers sortieren.

Hier sind die Schritte, um diese Daten numerisch zu sortieren:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol.Dies öffnet den Sortierdialog.
4. Stellen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ sicher, dass „Meine Daten haben Kopfzeile“ ausgewählt ist.Sie können dies deaktivieren, wenn Ihre Daten keine Kopfzeilen haben.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sortieren nach die Option Name aus
6. Vergewissern Sie sich, dass im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ „Zellenwert“ ausgewählt ist
7. Wählen Sie im Bestell-Dropdown-Menü "Large to Small" aus.
8. OK klicken.

Die obigen Schritte sortieren den gesamten Datensatz und liefern die unten gezeigten Ergebnisse.

Nach Datum/Uhrzeit sortieren

Auch wenn Daten und Uhrzeiten unterschiedlich aussehen können, sind sie nichts anderes als Zahlen.

In Excel wäre die Zahl 44196 beispielsweise der Datumswert 2020. Dezember 12.Sie können diese Zahl als Datum formatieren, aber im Backend von Excel ist es immer noch eine Zahl.

Auf diese Weise können Sie auch Datumsangaben als Zahlen behandeln.Sie können also 10 zu einer Zelle mit einem Datum hinzufügen und erhalten nach 10 Tagen die Nummer des Datums.

Dasselbe gilt für die Uhrzeit in Excel.

Beispielsweise steht die Zahl 44196.125 für den 2020. Dezember 12 um 31 Uhr morgens.Während der ganzzahlige Teil der Zahl den ganzen Tag darstellt, repräsentiert der Bruchteil die Zeit.

Da Datum und Uhrzeit Zahlen sind, können Sie diese Zahlen sortieren.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie den folgenden und möchten diese Daten basierend auf dem Commit-Datum des Projekts sortieren.

Hier sind die Schritte zum Sortieren dieser Daten nach Datum:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol.Dies öffnet den Sortierdialog.
4. Stellen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ sicher, dass „Meine Daten haben Kopfzeile“ ausgewählt ist.Sie können dies deaktivieren, wenn Ihre Daten keine Kopfzeilen haben.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ die Option „Bestätigungsdatum“ aus
6. Vergewissern Sie sich, dass im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ „Zellenwert“ ausgewählt ist
7. Wählen Sie im Bestell-Dropdown-Menü „Alt zu Neu“ aus.
8. OK klicken.

Die obigen Schritte sortieren den gesamten Datensatz und liefern die unten gezeigten Ergebnisse.

Beachten Sie, dass Datums- und Uhrzeitangaben zwar Zahlen sind, Excel jedoch erkennt, dass sie anders angezeigt werden.Wenn Sie also nach Datum sortieren, werden die Sortierkriterien "Älteste nach neueste" und "Neueste nach alt" angezeigt, aber wenn Sie Zahlen verwenden, heißt es "groß nach klein" oder "klein nach groß".Kleine Dinge wie diese machen Excel zu einem großartigen Tabellenkalkulationstool (PS: Google Sheets zeigt nicht viele Details, nur eine langweilige Sortierung nach AZ oder ZA)

Sortieren nach Zellenfarbe/Schriftfarbe

Diese Option ist fantastisch, ich benutze sie die ganze Zeit (vielleicht ein bisschen zu viel).

Ich habe oft Datensätze, die ich manuell analysiere und dabei Zellen hervorhebe.Zum Beispiel bin ich die Liste der Artikel in diesem Blog durchgegangen (ich habe eine Excel-Tabelle) und ich habe diejenigen hervorgehoben, die ich verbessern musste.

Sobald dies erledigt ist, kann ich diese Daten schnell anhand der Zellenfarbe sortieren.Dies hilft mir, all diese hervorgehobenen Zellen/Zeilen oben zu platzieren.

Für zusätzliche Spannung können Sie nach mehreren Farben sortieren.Wenn ich also Zellen mit Artikelnamen, die sofort bearbeitet werden müssen, in Rot und einige Zellen, die später verarbeitet werden können, in Gelb hervorhebe, kann ich die Daten so sortieren, dass zuerst alle roten Zeilen und dann die gelben Zeilen angezeigt werden.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, habe ich kürzlich diesen Artikel über das Sortieren nach mehreren Farben geschrieben.In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen kurz, wie Sie nach nur einer Farbe sortieren können

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten und möchten nach Farbe sortieren und alle roten Zellen ganz oben erhalten.

Hier sind die Schritte nach Farben sortiert:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol.Dies öffnet den Sortierdialog.
4. Stellen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ sicher, dass „Meine Daten haben Kopfzeile“ ausgewählt ist.Sie können dies deaktivieren, wenn Ihre Daten keine Kopfzeilen haben.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ die Option „Einreichungsdatum“ (oder die Spalte, in der Sie farbige Zellen haben).Da wir in diesem Beispiel farbige Zellen in allen Spalten haben, können Sie eine beliebige auswählen.
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sortieren nach die Option Zellenfarbe aus.
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Reihenfolge" die Farbe aus, nach der Sie sortieren möchten.Wenn der Datensatz mehrere Zellenfarben enthält, werden alle hier angezeigt
8. Wählen Sie im letzten Dropdown-Menü „Oben“ aus.Hier können Sie festlegen, ob sich die farbigen Zellen oben oder unten im Datensatz befinden sollen.
9. OK klicken.

Die obigen Schritte sortieren den Datensatz nach Farbe und Sie erhalten das unten gezeigte Ergebnis.

So wie wir diese Daten nach Zellenfarbe sortieren, können Sie auch nach Schriftfarbe und Symbolen für bedingte Formatierung sortieren.

Datensortierung auf mehreren Ebenen

In der Praxis sind Datensätze selten so einfach wie die, die ich in diesem Tutorial verwende.

Ihre kann auf Tausende von Zeilen und Hunderte von Spalten erweitert werden.

Wenn Sie über einen so großen Datensatz verfügen, sind mehr Datenscheiben und Würfel erforderlich.Das Sortieren von Daten auf mehreren Ebenen ist eines der Dinge, die Sie möglicherweise benötigen, wenn Sie große Datasets haben.

Datensortierung auf mehreren Ebenen bedeutet, dass Sie einen Datensatz basierend auf den Werten in einer Spalte sortieren und ihn dann erneut basierend auf den Werten in einer anderen Spalte sortieren können.

Angenommen, Sie haben ein Dataset wie das folgende und möchten diese Daten nach zwei Kriterien sortieren:

1. Region
2. Sales

Die sortierte Ausgabe basierend auf den beiden oben genannten Kriterien ergibt den unten gezeigten Datensatz.

Im obigen Beispiel haben wir die Daten zuerst nach Region sortiert und dann innerhalb jeder Region weiter nach Umsatz sortiert.

Auf diese Weise können wir schnell erkennen, welche Vertriebsmitarbeiter in jeder Region gut und welche schlecht abschneiden.

Hier sind die Schritte zum Sortieren von Daten basierend auf mehreren Spalten:

1. Wählen Sie den gesamten zu sortierenden Datensatz aus.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol (siehe unten).Dies öffnet den Sortierdialog.
4. Stellen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ sicher, dass „Meine Daten haben Kopfzeile“ ausgewählt ist.Sie können dies deaktivieren, wenn Ihre Daten keine Kopfzeilen haben.
5. Treffen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ die folgende Auswahl
   • Sortieren nach (Spalte): Region (das ist die erste Sortierebene)
   • Sortieren nach: Zellenwert
   • Reihenfolge: A bis Z
6. Klicken Sie auf Ebene hinzufügen (dadurch wird eine weitere Ebene mit Sortieroptionen hinzugefügt).
7. Treffen Sie in der zweiten Sortierebene folgende Auswahl:
   • Dann nach (Spalte): Vertrieb
   • Sortieren nach: Wert
   • Reihenfolge: Vom Größten zum Kleinsten
8. OK klicken

Profi-Tipps: Der Sortierdialog hat eine "Kopierebene"-Funktion.Dies kopiert schnell die ausgewählte Sortierebene, die Sie dann einfach ändern können.Es ist gut, die Funktion zu kennen, es kann Ihnen am Ende Zeit sparen, wenn Sie nach mehreren Spalten sortieren müssen.

Nach benutzerdefinierter Liste sortieren

Während Excel bereits einige gängige Sortierkriterien hat (z. B. alphabetisch mit Text, numerisch vom kleinsten zum größten oder größten zum kleinsten, ältesten zum neuesten oder neuesten zum ältesten Datum), reicht dies möglicherweise nicht aus.

Nehmen wir als Beispiel an, ich habe den folgenden Datensatz:

Wenn ich es jetzt alphabetisch nach Region sortiere, habe ich zwei Möglichkeiten - A bis Z oder Z bis A.Folgendes erhalte ich, wenn ich diese Daten mithilfe der Bereichsspalte alphabetisch von A bis Z sortiere.

Aber was ist, wenn ich möchte, dass diese Sortierreihenfolge Ost, West, Nord, Süd ist?

Natürlich können Sie die Daten nach dem Sortieren neu anordnen, aber das ist keine effiziente Methode.

Der richtige Weg ist die Verwendung einer benutzerdefinierten Liste.

Benutzerdefinierte Listen sind Listen, die Sie in Excel erstellen und dann verwenden können, genau wie integrierte Listen (z. B. Monatsnamen oder Wochentagsnamen).Nachdem Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellt haben, können Sie sie in Funktionen wie dem Sortieren von Daten oder dem Füllen von Handles verwenden.

Einige Beispiele dafür, wo benutzerdefinierte Listen nützlich sein könnten, sind:

• Daten nach Region/Stadtnamen sortieren
• Sortiert nach T-Shirt-Größe – klein, mittel, groß, extra groß
• Nach Umfrageantworten sortieren – stimme voll und ganz zu, stimme zu, neutral, stimme nicht zu
• Sortierung nach Wahrscheinlichkeit – hoch, mittel, niedrig

Der erste Schritt beim Versuch, nach benutzerdefinierten Kriterien zu sortieren, besteht darin, eine benutzerdefinierte Liste zu erstellen.

Schritte zum Erstellen einer benutzerdefinierten Liste in Excel:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
2. Option anklicken
3. Wählen Sie im Dialogfeld Excel-Optionen in der Liste im linken Bereich die Option Erweitert aus.
4. Scrollen Sie im ausgewählten Erweitert nach unten und wählen Sie Benutzerdefinierte Liste bearbeiten.
5. Geben Sie im Dialogfeld „Benutzerdefinierte Liste“ Ihre Kriterien in das Feld „Listeneinträge“ ein.Geben Sie durch Kommas getrennte Kriterien ein (Osten, Westen, Norden, Süden)[Wenn Sie Ihre Bedingungen auflisten, können Sie Ihre Bedingungen auch importieren].
6. Zum Hinzufügen klicken
7. OK klicken

Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, erstellt und speichert Excel eine benutzerdefinierte Liste, die Sie zum Sortieren der Daten verwenden können.

Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Elemente in einer benutzerdefinierten Liste bestimmt, wie die Liste sortiert wird.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste in einer Excel-Arbeitsmappe erstellen, steht die Liste allen Arbeitsmappen im System zur Verfügung.Sie müssen es also nur einmal erstellen und in allen Arbeitsmappen wiederverwenden.

Zum Sortieren mit einer benutzerdefinierten Liste

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt und möchten ihn nach Region sortieren (Sortierreihenfolge ist Ost, West, Nord und Süd).

Da wir eine benutzerdefinierte Liste erstellt haben, können wir sie zum Sortieren unserer Daten verwenden.

Hier sind die Schritte zum Sortieren eines Datensatzes mithilfe einer benutzerdefinierten Liste:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol.Dies öffnet den Sortierdialog.
4. Stellen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ sicher, dass „Meine Daten haben Kopfzeile“ ausgewählt ist.Sie können dies deaktivieren, wenn Ihre Daten keine Kopfzeilen haben.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ „Bereich“ (oder die Spalte, für die Sie farbige Zellen haben)
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sortieren nach die Option Zellenwert aus.
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Bestellung“ die Option „Benutzerdefinierte Liste“ aus.Sobald Sie darauf klicken, wird das Dialogfeld Benutzerdefinierte Liste geöffnet.
8. Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Liste im linken Bereich die benutzerdefinierte Liste aus, die Sie erstellt haben.
9. OK klicken.Danach sehen Sie die benutzerdefinierten Sortierkriterien im Dropdown-Feld Sortierreihenfolge
10. OK klicken.

Die obigen Schritte sortieren Ihren Datensatz nach benutzerdefinierten Sortierkriterien.

Hinweis: Sie müssen keine benutzerdefinierte Liste im Voraus erstellen, um die Daten darauf basierend zu sortieren.Sie können es auch im Dialogfeld „Sortieren“ erstellen.Wenn Sie auf „Benutzerdefinierte Liste“ (in Schritt 7 oben) klicken, wird das Dialogfeld „Benutzerdefinierte Liste“ geöffnet.Sie können dort auch benutzerdefinierte Listen erstellen.

Bei benutzerdefinierten Listen wird die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet.Wenn Sie Groß- und Kleinschreibung beachten möchten, sehen Sie sich dieses Beispiel an.

Sortieren Sie von links nach rechts

Während Sie in den meisten Fällen wahrscheinlich nach Spaltenwert sortieren werden, möchten Sie vielleicht manchmal auch nach Zeilenwert sortieren.

Im folgenden Datensatz möchte ich ihn beispielsweise basierend auf den Werten in der Zeile „Region“ sortieren.

Obwohl diese Art von Datenstruktur nicht so verbreitet ist wie Spaltendaten, sehe ich immer noch viele Leute, die sie verwenden.

Excel verfügt über eine integrierte Funktion, mit der Sie von links nach rechts sortieren können.

Hier sind die Schritte zum Sortieren dieser Daten von links nach rechts:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz (außer Titel)
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol.Dies öffnet den Sortierdialog.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Sortieren auf Optionen.
5. Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieroptionen“ die Option „Von links nach rechts sortieren“.
6. OK klicken.
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Sortieren nach Zeile 1 aus.Dadurch geben wir an, dass wir basierend auf dem Wert in Zeile 1 sortieren müssen
8. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sortieren nach die Option Zellenwert aus.
9. Wählen Sie im Dropdown-Menü Reihenfolge die Option AZ aus (Sie können bei Bedarf auch eine benutzerdefinierte sortierte Liste verwenden).
10. OK klicken.

Die obigen Schritte sortieren die Daten basierend auf dem Wert in Zeile 1 von links nach rechts.

Excel erkennt keine Überschriften (oder erlaubt es Ihnen nicht einmal, sie anzugeben), wenn Sie von links nach rechts sortieren.Sie müssen also sicherstellen, dass die Kopfzeile beim Sortieren der Daten nicht ausgewählt ist.Wenn Sie auch Kopfzellen auswählen, werden diese Zellen basierend auf den darin enthaltenen Werten sortiert.

Hinweis: Eine andere Möglichkeit, die Daten von rechts nach links zu sortieren, besteht darin, die Daten zu transponieren und sie in Spaltenform zu erhalten.Sobald Sie es haben, können Sie jede der bisher beschriebenen Sortiermethoden verwenden.Nachdem das Sortieren abgeschlossen ist, können Sie die resultierenden Daten kopieren und als transponierte Daten einfügen.

Groß- und Kleinschreibung beim Sortieren in Excel

In allen bisherigen Beispielen ist die Sortierung case-unabhängig.

Aber was ist, wenn Sie die Groß-/Kleinschreibung beachten möchten?

Glücklicherweise können Sie in Excel angeben, ob bei der Sortierung zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll.

Hinweis: Während Sie sich meistens nicht um die Sortierung mit Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung kümmern müssen, kann dies hilfreich sein, wenn Sie Daten aus Datenbanken wie Salesforce abrufen oder Daten manuell zusammenstellen und verschiedene Personen denselben Text in verschiedenen Situationen eingeben müssen .Die Groß-/Kleinschreibung hilft Ihnen, alle Aufzeichnungen derselben Person/Datenbank zusammenzuhalten.

Angenommen, Sie haben ein Dataset, das wie folgt aussieht, und Sie möchten diese Daten basierend auf der Regionsspalte sortieren:

Hier sind die Schritte, um die Daten alphabetisch und unter Berücksichtigung der Groß- und Kleinschreibung zu sortieren:

1. Wählen Sie den gesamten Datensatz aus
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten
3. Klicken Sie auf das Sortiersymbol.Dies öffnet den Sortierdialog.
4. Stellen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ sicher, dass „Meine Daten haben Kopfzeile“ ausgewählt ist.Sie können dies deaktivieren, wenn Ihre Daten keine Kopfzeilen haben.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen
6. Aktivieren Sie im Dialogfeld Sortieroptionen die Option Groß-/Kleinschreibung
7. OK klicken.
8. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sortieren nach die Option Region aus
9. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sortieren nach die Option Zellenwert aus.
10. Wählen Sie im Dropdown-Menü für die Bestellung A bis Z aus
11. OK klicken.

Die obigen Schritte sortieren die Daten nicht nur alphabetisch nach Region, sondern auch zwischen Groß- und Kleinschreibung.

Sie erhalten folgende Ergebnisdaten:

Beim Sortieren von A bis Z stehen Kleinbuchstaben über Großbuchstaben.

Holen Sie sich die ursprüngliche Sortierreihenfolge

Oft möchten Sie beim Sortieren von Daten in Excel zu einer früheren oder ursprünglichen Sortierreihenfolge zurückkehren und von vorne beginnen.

Während Sie die Rückgängig-Funktion in Excel (mit Control Z) verwenden können, um jeweils einen Schritt zurückzugehen, kann es verwirrend sein, wenn Sie nach dem Sortieren der Daten bereits mehr als eine Sache getan haben.

Außerdem funktioniert Rückgängig nur, bis Sie die Arbeitsmappe öffnen, aber wenn Sie sie speichern und schließen und später öffnen, können Sie nicht zur ursprünglichen Sortierreihenfolge zurückkehren.

Hier sind zwei einfache Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie die ursprüngliche Sortierreihenfolge nicht verlieren und sie auch nach dem Sortieren der Daten wiederherstellen:

1. Erstellen Sie eine Kopie des ursprünglichen Datensatzes.Ich empfehle dies auch dann, wenn Sie die ursprüngliche Sortierreihenfolge nicht benötigen.Sie können eine Arbeitsmappe mit allen Daten erstellen, dann einfach eine Kopie der Arbeitsmappe erstellen und an dieser Kopie arbeiten.Wenn ich an einem Schlüsseldatensatz arbeite, erstelle ich jeden Tag eine Kopie (mit dem Datum oder der Versionsnummer als Teil des Arbeitsmappennamens).
2. Fügen Sie eine Spalte mit einer Reihe von Zahlen hinzu.Wenn Sie die Daten sortieren, gerät diese Zahlenreihe durcheinander, aber wenn Sie zu den ursprünglichen Daten zurückkehren möchten, können Sie nach dieser Zahlenreihe sortieren.

Lassen Sie mich Ihnen in diesem Abschnitt kurz zeigen, was es bedeutet, eine Reihe hinzuzufügen und sie zu verwenden, um die ursprüngliche Sortierreihenfolge zu erhalten.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz, der so aussieht:

Um sicherzustellen, dass Sie diese Daten nach dem Sortieren wiederherstellen können, fügen Sie eine Hilfsspalte mit einer Reihe von Zahlen darin hinzu (siehe unten).

Wenn Sie eine Hilfsspalte bereit haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie beim Sortieren dieses Datasets einbeziehen.

Angenommen, ich sortiere diese Daten nach Region und erhalte am Ende Daten wie diese:

Wenn ich jetzt zum ursprünglichen Datensatz zurückkehren möchte, kann ich diese Daten einfach erneut sortieren, jedoch basierend auf einer sekundären Spalte (niedrig nach hoch).

Einfach. .nicht wahr?

Wenn Sie die Hilfespalte nicht anzeigen möchten, können Sie sie ausblenden oder ein Backup erstellen und löschen.

Einige häufige Probleme beim Sortieren von Daten in Excel

Am Anfang dieses Artikels habe ich Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zum Sortieren von Daten in Excel gezeigt (einschließlich der Schaltfläche „Sortieren“ im Menüband, Rechtsklickoptionen, Filteroptionen und des Dialogfelds „Sortieren“).

Um es noch einmal zu wiederholen, die Verwendung des Sortierdialogfelds minimiert die Wahrscheinlichkeit von Problemen oder Fehlern, die auftreten könnten.

Lassen Sie mich Ihnen nun die Probleme zeigen, die bei der Verwendung der Sortierschaltfläche in der Multifunktionsleiste (siehe unten) auftreten können.

Spaltenüberschriften nicht erkannt

Angenommen, Sie haben einen Datensatz, der so aussieht:

Dies sieht aus wie ein wohlgeformter Datensatz mit Überschriften, die klar mit Zellenfarbe und Fettdruck formatiert sind.

Wenn Sie also diese Daten nach Namen sortieren (mithilfe der Schaltfläche „Sortieren“ im Menüband), möchten Sie, dass der Titel oben bleibt und der Rest der Daten sortiert wird.

Aber was passiert, wenn Sie dies tun – Header werden auch als normale Daten behandelt und sortiert (siehe unten).

Während Excel intelligent genug ist, um die Kopfzeile zu erkennen, tut es dies in diesem Beispiel nicht.Wenn Sie die Symbolschaltfläche Sortieren im Menüband verwenden, können Sie nicht manuell angeben, dass diese Daten eine Kopfzeile haben.

Hinweis: Dieses Problem tritt auf, wenn ich das Dataset habe und Header hinzufüge, formatiere und sortiere.Normalerweise ist Excel intelligent genug, um zu erkennen, dass es Überschriften im Datensatz gibt (insbesondere wenn der Datentyp der Überschriften und die Daten in den Spalten unterschiedlich sind).Aber in diesem Fall, wenn ich den Titel hinzufüge und sofort sortiere, tut es das nicht.Wenn ich diese Arbeitsmappe speichere, schließe und wieder öffne, schafft es Excel irgendwie, die erste Zeile und Kopfzeile zu erkennen.

Obwohl dies in den meisten Fällen wahrscheinlich kein Problem darstellt, besteht immer noch eine Möglichkeit, wenn Sie das Sortiersymbol in der Multifunktionsleiste verwenden. Durch die Verwendung eines Dialogfelds kann dieses Problem jedoch behoben werden, da Sie angeben können, dass Sie einen Titel haben.

Leere Zeile/Spalte nicht erkannt

Dieses Sortierproblem ist etwas komplizierter – und häufiger, als Sie vielleicht denken.

Angenommen, Sie haben einen Datensatz wie unten gezeigt.Beachten Sie, dass Zeile 6 ausgeblendet ist (es ist eine leere Zeile).

Wenn ich nun eine Zelle in den ersten vier Zeilen der Daten auswähle (die über den ausgeblendeten leeren Zeilen) und die Schaltfläche „Sortieren“ zum Sortieren dieser Daten verwende, werden nur die ersten vier Datensätze im Datensatz sortiert (Zeilen 2 bis 5). XNUMX).Wenn ich mich entscheide, Zellen im Datensatz unter den leeren Zeilen auszublenden, werden nur die letzten sieben Zeilen sortiert.

Wenn Sie nicht speziell danach suchen, werden Sie diesen schrecklichen Fehler wahrscheinlich übersehen.

Wie können Sie sicherstellen, dass Sie diesen Sortierfehler nicht begehen?

Um sicherzustellen, dass dieses Problem nicht auftritt, müssen Sie den Datensatz überprüfen, bevor Sie ihn sortieren.

Wählen Sie den gesamten Datensatz aus, bevor Sie die Daten sortieren.

Sie können dies tun, indem Sie eine beliebige Zelle im Datensatz auswählen und dann die Tastenkombination verwenden – Strg + A.

Wenn der Datensatz leere Zeilen/Spalten enthält, wird nicht der gesamte Datensatz ausgewählt.Sie können dies erkennen, indem Sie schnell den Umriss der Auswahl scannen.

Wenn Sie einige Daten außerhalb der Auswahl sehen, können Sie sie manuell auswählen.

Um dieses Problem zu vermeiden, blenden Sie am besten zuerst alle ausgeblendeten Zeilen und Spalten ein und sortieren dann die Daten, indem Sie zuerst den gesamten Datensatz auswählen oder leere Zeilen entfernen.

Partielle Sortierung (nach Nachnamen)

Manchmal haben Sie möglicherweise einen Datensatz, den Sie basierend auf Teiltext sortieren möchten.

Nehmen wir zum Beispiel an, ich habe einen Datensatz wie den folgenden und möchte diese Daten basierend auf dem Nachnamen sortieren.

Dazu muss ich diese Daten so trennen, dass in einer Spalte nur der Nachname steht.Wenn ich es habe, kann ich diese Spalte verwenden, um die Daten zu sortieren.

Hier ist eine Formel, die mir meinen Nachnamen geben würde:

=RECHTS(B2,LÄNGE(B2)-FINDEN(" ", B2))

Dadurch erhalten Sie das unten gezeigte Ergebnis.

Jetzt können Sie diese Daten anhand der Spalte „Nachname“ sortieren.

Anschließend können Sie die Spalte „Nachname“ löschen oder ausblenden.

Beachten Sie, dass die obige Formel funktioniert, wenn Ihr Name nur den Vor- und Nachnamen enthält und keine doppelten Leerzeichen dazwischen sind.Wenn Ihre Namensdaten abweichen, müssen Sie die Formel anpassen.Sie können Text to Column auch verwenden, um Namen basierend auf dem Leerzeichen als Trennzeichen schnell aufzuteilen.

Dies ist nur ein Beispiel für das Sortieren auf der Grundlage von Teildaten.Andere Beispiele könnten das Sortieren basierend auf der Stadt in der Adresse oder der Mitarbeiter-ID basierend auf dem Abteilungscode umfassen.

Auch wenn der Text, den Sie sortieren müssen, am Anfang des Textes steht, können Sie nur die normale Sortierfunktion verwenden.

Andere Sortierbeispiele (mit Formeln und VBA)

Bisher habe ich in diesem Lernprogramm unser Beispiel zur Verwendung der integrierten Sortierfunktion in Excel behandelt.

Automatische Sortierung mit Formeln

Wenn Sie die integrierte Sortierfunktion verwenden und dann Änderungen am Datensatz vornehmen, müssen Sie ihn erneut sortieren.Die Sortierfunktion ist nicht dynamisch.

Wenn Sie einen Datensatz erhalten möchten, der bei Änderungen automatisch sortiert wird, können Sie dafür eine Formel verwenden.

Beachten Sie, dass Sie dazu die ursprünglichen und sortierten Datensätze trennen müssen (wie unten gezeigt).

Ich habe ein ausführliches Tutorial zur Verwendung von Formeln zum alphabetischen Sortieren.Es zeigt zwei Möglichkeiten, dies zu tun - mit einer Hilfsspalte und mit einer Matrixformel.

Excel hat auch dynamische SORT-Matrixformeln eingeführt, was dies vereinfacht (keine Hilfsspalten oder komplexe Matrixformeln erforderlich).Da dies jedoch ziemlich neu ist, können Sie in Ihrer Version von Excel möglicherweise nicht darauf zugreifen.

Mit VBA sortieren

Wenn Sie schließlich alle Sortierdialoge oder andere Sortieroptionen umgehen möchten, können Sie die Daten mit VBA sortieren.

Im folgenden Beispiel habe ich einen Datensatz, der die Daten sortiert, wenn ich auf eine Spaltenüberschrift doppelklicke.Dies erleichtert das Sortieren und kann im Dashboard verwendet werden, um es benutzerfreundlicher zu gestalten.

Hier ist ein ausführliches Tutorial zur Verwendung von VBA zum Sortieren von Daten und zum Erstellen von etwas wie dem obigen.

Ich habe versucht, viele Beispiele zu behandeln, um Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zum Sortieren von Daten in Excel und all die Dinge zu zeigen, die Sie dabei beachten müssen.

Ich hoffe, Sie fanden dieses Tutorial nützlich.