كيفية الفرز في Excel (حسب الصف والعمود واللون والتاريخ والرقم)

يعد فرز البيانات في Excel أمرًا سهلاً مع جميع الخيارات المضمنة.

يمكنك بسهولة فرز البيانات أبجديًا استنادًا إلى القيمة الموجودة في الخلية أو الخلية ولون الخط.

يمكنك أيضًا إجراء فرز أعمدة متعدد المستويات (على سبيل المثال ، العمود A ، ثم العمود B) وفرز الصفوف (من اليسار إلى اليمين).

إذا لم يكن ذلك كافيًا ، يتيح لك Excel أيضًا إنشاء قائمتك المخصصة والفرز وفقًا لها (وهو أمر رائع جدًا).لذا يمكنك فرز البيانات حسب حجم القميص (XL ، L ، M ، S) أو الاستجابة (موافق بشدة ، موافق ، غير موافق) أو الكثافة (عالية ، متوسطة ، منخفضة)

خلاصة القول - هناك العديد من خيارات الفرز تحت تصرفك عند استخدام Excel.

في هذا البرنامج التعليمي الضخم المتعمق ، سأعرض لك كل خيارات الفرز هذه جنبًا إلى جنب مع بعض الأمثلة الرائعة المفيدة.

نظرًا لأن هذا برنامج تعليمي كبير يحتوي على العديد من الموضوعات ، فقد قمت بتضمين جدول محتويات أدناه.يمكنك النقر فوق أي موضوع وسيأخذك إلى هناك على الفور.

الوصول إلى خيارات الفرز في Excel

نظرًا لأن الفرز أمر شائع يجب القيام به عند العمل مع البيانات ، يمنحك Excel عدة طرق للوصول إلى خيارات الفرز.

فرز الأزرار في الشريط

أسرع طريقة للوصول إلى خيارات الفرز هي استخدام زر الفرز في الشريط.

عند النقر فوق علامة التبويب البيانات في الشريط ، سترى خيارات الفرز والتصفية.تُستخدم الأزرار الثلاثة الموجودة على يسار هذه المجموعة لفرز البيانات.

يسمح لك هذان الزران الصغيران بفرز بياناتك بمجرد النقر عليها.

على سبيل المثال ، إذا كانت لديك مجموعة بيانات بالأسماء ، فيمكنك فرز البيانات ببساطة عن طريق تحديد مجموعة البيانات بأكملها والنقر فوق أي من الزرين.تقوم الأزرار من الألف إلى الياء بفرز البيانات أبجديًا من الأقل إلى الأعلى ، وتقوم الأزرار من Z إلى A بفرز البيانات أبجديًا من الأعلى إلى الأقل.

يعمل هذا الزر أيضًا مع الأرقام أو التواريخ أو الأوقات.

أنا شخصياً لا أستخدم هذه الأزرار أبدًا بسبب وظائفها المحدودة وفرصة ارتكاب الأخطاء عند استخدامها.ولكن إذا كنت بحاجة إلى فرز سريع (لا توجد خلايا فارغة في مجموعة البيانات) ، فقد تكون هذه طريقة سريعة.

فرز الحوار

في علامة تبويب البيانات في الشريط ، توجد أيقونة زر فرز أخرى في مجموعة الفرز.

عند النقر فوق رمز زر الفرز هذا ، فإنه يفتح مربع حوار الفرز (الموضح أدناه).

يعتبر Sort Dialog هو حل الفرز الأكثر اكتمالا في Excel.يمكن الوصول إلى جميع الخيارات المتعلقة بالفرز من خلال هذا الحوار.

جميع الطرق الأخرى لاستخدام خيارات الفرز محدودة ولا توفر وظائف كاملة.

لهذا السبب أفضل دائمًا استخدام الحوارات عندما يتعين علي الفرز في Excel.

أحد الأسباب الرئيسية لتفضيلي هو أن هناك فرصة ضئيلة جدًا لوقوع أخطاء عند استخدام مربعات الحوار.يتم تنظيم كل شيء وتسميته (على عكس الأزرار الموجودة في الشريط ، قد تشعر بالارتباك بشأن الزر الذي يجب استخدامه).

خلال هذا البرنامج التعليمي ، ستجد أنني في الغالب أستخدم مربعات الحوار لفرز البيانات.هذا أيضًا لأن بعض الأشياء التي أغطيها في بعض الفصول (مثل الفرز متعدد المستويات أو الفرز من اليسار إلى اليمين) لا يمكن إجراؤها إلا باستخدام مربعات الحوار.

اختصارات لوحة المفاتيح- إذا كنت تحتاج بشكل متكرر إلى فرز البيانات في Excel ، فإنني أوصي بتعلم اختصارات لوحة المفاتيح التي تفتح مربع حوار الفرز.هذا هوالبديل + أ + س + س

خيارات الفرز في قائمة التصفية

يمكنك أيضًا العثور على خيارات الفرز بالإضافة إلى خيارات التصفية إذا قمت بتطبيق مرشح على مجموعة البيانات.يمكن تطبيق عوامل التصفية بتحديد أي خلية في مجموعة البيانات ، والنقر فوق علامة التبويب "البيانات" والنقر فوق رمز "عامل التصفية".

افترض أن لديك مجموعة بيانات كما هو موضح أدناه وقم بتطبيق عامل تصفية.

عند النقر فوق رمز مرشح أي عمود (وهو رمز المثلث الصغير الذي يشير لأسفل على يمين خلية رأس العمود) ، سترى أيضًا بعض خيارات الفرز هناك.

لاحظ أن خيارات الفرز هذه تتغير بناءً على البيانات الموجودة في العمود.لذلك إذا كان لديك نص ، فسيظهر خيار الفرز من الألف إلى الياء أو من ي إلى أ ، ولكن إذا كان لديك أرقام ، فسيظهر خيار الفرز من الأكبر إلى الأصغر أو الأصغر إلى الأكبر.

انقر بزر الماوس الأيمن فوق خيارات

إلى جانب استخدام مربعات الحوار ، يعد استخدام النقر بزر الماوس الأيمن طريقة أخرى أستخدمها أحيانًا (إنها أيضًا سريعة جدًا ، فقط نقرتان).

عندما يكون لديك مجموعة بيانات لفرزها ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي خلية وستظهر خيارات الفرز.

لاحظ أنك سترى بعض الخيارات التي لن تراها في الشريط أو خيارات التصفية.بينما يوجد الترتيب المعتاد حسب القيمة وخيارات الفرز المخصصة (يفتح مربع حوار الفرز) ، يمكنك أيضًا رؤية الخيارات في الأعلى مثل وضع لون الخلية / لون الخط / رمز التنسيق في الأعلى.

أجد هذا الخيار مفيدًا جدًا لأنه يتيح لي وضع جميع الخلايا الملونة (أو الخلايا ذات ألوان الخطوط المختلفة) بسرعة في الأعلى.غالبًا ما يكون لدي بيانات المصروفات التي أتحقق منها شهريًا وأبرز بعض الخلايا يدويًا.ثم يمكنني استخدام هذا الخيار لوضع كل هذه الخلايا في المقدمة بسرعة.

الآن بعد أن قمت بتغطية جميع الطرق للوصول إلى خيارات الفرز في Excel ، دعنا نرى كيفية استخدام هذه الطرق لفرز البيانات في سيناريوهات مختلفة.

فرز البيانات في Excel (نص ، أرقام ، تواريخ)

警告: في معظم الحالات ، سيعمل الفرز حتى إذا حددت خلية واحدة في مجموعة البيانات.ولكن في بعض الحالات ، قد تواجه مشكلات (عندما يكون لديك خلايا / صفوف / أعمدة فارغة في مجموعة البيانات الخاصة بك).عند فرز البيانات ، من الأفضل تحديد مجموعة البيانات بأكملها ثم فرزها - لتجنب أي مشاكل.

اعتمادًا على نوع البيانات المتوفرة لديك ، يمكنك استخدام خيارات الفرز في Excel.

فرز حسب النص

افترض أن لديك مجموعة بيانات كما هو موضح أدناه وتريد فرز كل هذه السجلات أبجديًا بناءً على اسم الطالب.

فيما يلي خطوات فرز هذه البيانات النصية أبجديًا:

1. حدد مجموعة البيانات بأكملها
2. انقر فوق علامة التبويب البيانات
3. انقر فوق رمز الفرز.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز.
4. في مربع حوار الفرز ، تأكد من تحديد My Data Has Header.يمكنك إلغاء تحديد هذا إذا كانت بياناتك لا تحتوي على رؤوس.
5. في القائمة المنسدلة فرز حسب ، حدد الاسم
6. في القائمة المنسدلة "فرز حسب" ، تأكد من تحديد "قيمة الخلية"
7. في القائمة المنسدلة للطلب ، حدد AZ
8. انقر فوق موافق.

ستعمل الخطوات المذكورة أعلاه على فرز مجموعة البيانات بالكامل وإعطاء النتائج الموضحة أدناه.

لماذا لا تستخدم الأزرار الموجودة في الشريط فقط؟

قد تبدو الطريقة المذكورة أعلاه لفرز البيانات في Excel مثل الكثير من الخطوات مقارنة بمجرد النقر فوق رمز الفرز في الشريط.

هذا حقيقي.

الطريقة المذكورة أعلاه أطول ، ولكنلا يوجد احتمال للخطأ.

يمكن أن تظهر بعض المشكلات عند استخدام زر الفرز في الشريط (قد يكون من الصعب تحديد ذلك عندما يكون لديك مجموعات بيانات كبيرة.

أثناء مناقشتي للجوانب السلبية لاستخدام الأزرار لاحقًا في هذا البرنامج التعليمي ، اسمح لي أن أوضح لك سريعًا ما يمكن أن يحدث.

في المثال أدناه ، نظرًا لأن Excel لا يتعرف على وجود صف الرأس ، فإنه يقوم بفرز مجموعة البيانات بأكملها ، بما في ذلك الرأس.

يؤدي استخدام مربع حوار الفرز إلى تجنب هذه المشكلة ، حيث يمنحك صراحة خيار تحديد ما إذا كانت البيانات تحتوي على رأس أم لا.

نظرًا لأن استخدام مربع حوار الفرز يلغي احتمال حدوث أخطاء ، فإنني أوصيك باستخدامه بدلاً من جميع طرق الفرز الأخرى في Excel

فرز بالأرقام

في الوقت الحالي ، أفترض أن لديك فهمًا لكيفية عمل فرز النص (تم تناوله أعلاه في هذا القسم).

ستستخدم أنواع الفرز الأخرى (على سبيل المثال استنادًا إلى الأرقام أو التواريخ أو الألوان) نفس الخطوات تقريبًا ، مع اختلافات طفيفة.

افترض أن لديك مجموعة بيانات كما هو موضح أدناه ، وتريد فرز البيانات وفقًا لدرجة كل طالب.

فيما يلي خطوات فرز هذه البيانات عدديًا:

1. حدد مجموعة البيانات بأكملها
2. انقر فوق علامة التبويب البيانات
3. انقر فوق رمز الفرز.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز.
4. في مربع حوار الفرز ، تأكد من تحديد My Data Has Header.يمكنك إلغاء تحديد هذا إذا كانت بياناتك لا تحتوي على رؤوس.
5. في القائمة المنسدلة فرز حسب ، حدد الاسم
6. في القائمة المنسدلة "فرز حسب" ، تأكد من تحديد "قيمة الخلية"
7. في القائمة المنسدلة للطلب ، حدد "كبير إلى صغير"
8. انقر فوق موافق.

ستعمل الخطوات المذكورة أعلاه على فرز مجموعة البيانات بالكامل وإعطاء النتائج الموضحة أدناه.

فرز حسب التاريخ / الوقت

بينما قد تبدو التواريخ والأوقات مختلفة ، إلا أنها ليست أكثر من أرقام.

على سبيل المثال ، في Excel ، سيكون الرقم 44196 هو قيمة التاريخ 2020 ديسمبر 12.يمكنك تنسيق هذا الرقم كتاريخ ، ولكن في خلفية Excel ، لا يزال رقمًا.

يسمح لك هذا أيضًا بمعاملة التواريخ كأرقام.لذلك يمكنك إضافة 10 إلى خلية بها تاريخ وستعطيك رقم التاريخ بعد 10 أيام.

الشيء نفسه ينطبق على الوقت في Excel.

على سبيل المثال ، الرقم 44196.125 يمثل يوم 2020 ديسمبر 12 الساعة 31 صباحًا.بينما يمثل الجزء الصحيح من الرقم اليوم بأكمله ، يمثل الجزء الكسري الوقت.

نظرًا لأن التواريخ والأوقات أرقام ، يمكنك فرز هذه الأرقام.

لنفترض أن لديك مجموعة بيانات مثل المجموعة أدناه ، وتريد فرز تلك البيانات بناءً على تاريخ الالتزام بالمشروع.

فيما يلي خطوات فرز هذه البيانات بناءً على التاريخ:

1. حدد مجموعة البيانات بأكملها
2. انقر فوق علامة التبويب البيانات
3. انقر فوق رمز الفرز.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز.
4. في مربع حوار الفرز ، تأكد من تحديد My Data Has Header.يمكنك إلغاء تحديد هذا إذا كانت بياناتك لا تحتوي على رؤوس.
5. في القائمة المنسدلة Sort By ، حدد Commit Date
6. في القائمة المنسدلة "فرز حسب" ، تأكد من تحديد "قيمة الخلية"
7. في القائمة المنسدلة للطلب ، حدد "قديم إلى جديد"
8. انقر فوق موافق.

ستعمل الخطوات المذكورة أعلاه على فرز مجموعة البيانات بالكامل وإعطاء النتائج الموضحة أدناه.

لاحظ أنه على الرغم من أن التواريخ والأوقات هي أرقام ، إلا أن Excel لا يزال يدرك أنه يتم عرضها بشكل مختلف.لذلك عندما تقوم بالفرز حسب التاريخ ، فإنه يعرض معايير الفرز من "الأقدم إلى الأحدث" و "من الأحدث إلى الأقدم" ، ولكن عند استخدام الأرقام ، فإنه يقول "كبير إلى صغير" أو "صغير إلى كبير".أشياء صغيرة كهذه تجعل من Excel أداة جداول بيانات رائعة (ملاحظة: لا تعرض جداول بيانات Google الكثير من التفاصيل ، فقط فرز لطيف حسب AZ أو ZA)

فرز حسب لون الخلية / لون الخط

هذا الخيار رائع ، أستخدمه طوال الوقت (ربما كثيرًا جدًا).

غالبًا ما يكون لدي مجموعات بيانات أقوم بتحليلها يدويًا وتمييز الخلايا كما أفعل.على سبيل المثال ، قمت بالاطلاع على قائمة المقالات في هذه المدونة (لدي ورقة Excel) وقمت بتسليط الضوء على المقالات التي أحتاج إلى تحسينها.

بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنني فرز هذه البيانات بسرعة بناءً على لون الخلية.يساعدني هذا في وضع كل هذه الخلايا / الصفوف المميزة في المقدمة.

لمزيد من الإثارة ، يمكنك الفرز حسب ألوان متعددة.لذلك إذا قمت بتمييز الخلايا التي تحتوي على أسماء مقالات تحتاج إلى اهتمام فوري باللون الأحمر وبعض الخلايا التي يمكن معالجتها لاحقًا باللون الأصفر ، فيمكنني فرز البيانات لإظهار جميع الصفوف الحمراء أولاً ، ثم الصفوف الصفراء.

إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد ، فقد كتبت مؤخرًا هذه المقالة حول الفرز بناءً على ألوان متعددة.في هذا القسم ، سأوضح لك بسرعة كيفية الفرز بناءً على لون واحد فقط

لنفترض أن لديك مجموعة بيانات كما هو موضح أدناه وتريد الفرز حسب اللون والحصول على جميع الخلايا الحمراء في الأعلى.

فيما يلي الخطوات مرتبة حسب اللون:

1. حدد مجموعة البيانات بأكملها
2. انقر فوق علامة التبويب البيانات
3. انقر فوق رمز الفرز.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز.
4. في مربع حوار الفرز ، تأكد من تحديد My Data Has Header.يمكنك إلغاء تحديد هذا إذا كانت بياناتك لا تحتوي على رؤوس.
5. في القائمة المنسدلة "فرز حسب" ، حدد "تاريخ الإرسال" (أو أي عمود لديك خلايا ملونة).نظرًا لأن لدينا في هذا المثال خلايا ملونة في جميع الأعمدة ، يمكنك اختيار أي واحدة.
6. في القائمة المنسدلة Sort By ، حدد Cell Color.
7. في القائمة المنسدلة "ترتيب" ، حدد اللون الذي تريد الترتيب وفقًا له.إذا كانت هناك ألوان متعددة للخلايا في مجموعة البيانات ، فستعرضها جميعًا هنا
8. في القائمة المنسدلة الأخيرة ، حدد "في الأعلى".هنا يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد أن تكون الخلايا الملونة في أعلى أو أسفل مجموعة البيانات.
9. انقر فوق موافق.

ستعمل الخطوات المذكورة أعلاه على فرز مجموعة البيانات حسب اللون وستحصل على النتيجة كما هو موضح أدناه.

مثلما نقوم بفرز هذه البيانات حسب لون الخلية ، يمكنك أيضًا الفرز حسب لون الخط وأيقونات التنسيق الشرطي.

فرز البيانات متعدد المستويات

من الناحية العملية ، نادرًا ما تكون مجموعات البيانات بسيطة مثل تلك التي أستخدمها في هذا البرنامج التعليمي.

قد يتوسع كتابك إلى آلاف الصفوف ومئات الأعمدة.

عندما يكون لديك مثل هذه المجموعة الكبيرة من البيانات ، يلزم المزيد من شرائح البيانات والزهر.يعد فرز البيانات متعدد المستويات أحد الأشياء التي قد تحتاجها عندما يكون لديك مجموعات بيانات كبيرة.

يعني فرز البيانات متعدد المستويات أنه يمكنك فرز مجموعة بيانات استنادًا إلى القيم الموجودة في عمود واحد ، ثم فرزها مرة أخرى بناءً على القيم الموجودة في عمود آخر.

على سبيل المثال ، افترض أن لديك مجموعة بيانات مثل التالية ، وتريد فرز هذه البيانات وفقًا لمعيارين:

1. بلد المنشأ
2. المبيعات

سيعطيك المخرجات المصنفة بناءً على المعيارين المذكورين أعلاه مجموعة البيانات الموضحة أدناه.

في المثال أعلاه ، قمنا أولاً بفرز البيانات حسب المنطقة ، ثم داخل كل منطقة ، تم فرز البيانات بشكل أكبر حسب المبيعات.

يتيح لنا ذلك التعرف بسرعة على المندوبين الذين يقومون بعمل جيد وأيهم يقومون بعمل ضعيف في كل منطقة.

فيما يلي خطوات فرز البيانات استنادًا إلى أعمدة متعددة:

1. حدد مجموعة البيانات بأكملها ليتم فرزها.
2. انقر فوق علامة التبويب البيانات.
3. انقر فوق رمز الفرز (الموضح أدناه).سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز.
4. في مربع حوار الفرز ، تأكد من تحديد My Data Has Header.يمكنك إلغاء تحديد هذا إذا كانت بياناتك لا تحتوي على رؤوس.
5. في مربع الحوار "فرز" ، قم بإجراء التحديدات التالية
   • فرز حسب (عمود): المنطقة (هذا هو المستوى الأول من الفرز)
   • فرز حسب: قيمة الخلية
   • الترتيب: من الألف إلى الياء
6. انقر فوق إضافة مستوى (سيضيف هذا مستوى آخر من خيارات الفرز).
7. في المستوى الثاني من الفرز ، قم بإجراء التحديدات التالية:
   • ثم حسب (العمود): المبيعات
   • فرز حسب: القيمة
   • الترتيب: من الأكبر إلى الأصغر
8. انقر فوق موافق

نصائح احترافية: يحتوي مربع حوار الفرز على ميزة "مستوى النسخ".يؤدي هذا إلى نسخ مستوى الفرز المحدد بسرعة ، والذي يمكنك تعديله بسهولة بعد ذلك.من الجيد معرفة الوظيفة ، فقد ينتهي بك الأمر إلى توفير الوقت إذا كان عليك الفرز بناءً على أعمدة متعددة.

فرز حسب القائمة المخصصة

بينما يحتوي Excel بالفعل على بعض معايير الفرز الشائعة (مثل أبجديًا مع النص ، عدديًا من الأصغر إلى الأكبر أو الأكبر إلى الأصغر ، من الأقدم إلى الأحدث ، أو من الأحدث إلى الأقدم) ، قد لا يكون هذا كافيًا.

على سبيل المثال ، لنفترض أن لدي مجموعة البيانات التالية:

الآن ، إذا قمت بفرزها أبجديًا حسب المنطقة ، فلدي خياران - أ إلى ي أو ي إلى أ.هذا ما أحصل عليه عندما أقوم بفرز هذه البيانات أبجديًا من الألف إلى الياء باستخدام عمود النطاق.

ولكن ماذا لو أردت أن يكون هذا الترتيب هو الشرق ، الغرب ، الشمال ، الجنوب؟

بالطبع ، يمكنك إعادة ترتيب البيانات بعد الفرز ، لكن هذه ليست طريقة فعالة للقيام بذلك.

الطريقة الصحيحة هي استخدام قائمة مخصصة.

القوائم المخصصة هي قوائم يسمح لك Excel بإنشائها ثم استخدامها ، تمامًا مثل القوائم المضمنة (مثل أسماء الأشهر أو أسماء أيام الأسبوع).بعد إنشاء قائمة مخصصة ، يمكنك استخدامها في وظائف مثل فرز البيانات أو تعبئة المقابض.

تتضمن بعض الأمثلة على الأماكن التي قد تكون فيها القوائم المخصصة مفيدة ما يلي:

• فرز البيانات حسب المنطقة / اسم المدينة
• مرتبة حسب حجم التي شيرت - صغير ، متوسط ​​، كبير ، كبير جدًا
• فرز حسب ردود الاستطلاع - موافق بشدة ، موافق ، محايد ، غير موافق
• الفرز على أساس الاحتمال - مرتفع ، متوسط ​​، منخفض

تتمثل الخطوة الأولى في محاولة الفرز حسب المعايير المخصصة في إنشاء قائمة مخصصة.

خطوات إنشاء قائمة مخصصة في Excel:

1. انقر فوق علامة التبويب ملف
2. انقر فوق الخيار
3. في مربع الحوار خيارات Excel ، حدد خيارات متقدمة من القائمة الموجودة في الجزء الأيمن.
4. في الخيارات المتقدمة المحددة ، قم بالتمرير لأسفل وحدد تحرير قائمة مخصصة.
5. في مربع الحوار قائمة مخصصة ، اكتب المعايير الخاصة بك في المربع بعنوان إدخالات القائمة.اكتب معايير مفصولة بفواصل (شرق ، غرب ، شمال ، جنوب)[إذا أدرجت شروطك ، يمكنك أيضًا استيراد شروطك].
6. انقر للإضافة
7. انقر فوق موافق

بعد الانتهاء من الخطوات المذكورة أعلاه ، سيقوم Excel بإنشاء وتخزين قائمة مخصصة يمكنك استخدامها لفرز البيانات.

لاحظ أن ترتيب العناصر في قائمة مخصصة يحدد كيفية فرز القائمة.

عند إنشاء قائمة مخصصة في مصنف Excel واحد ، تكون القائمة متاحة لجميع المصنفات في النظام.لذلك ما عليك سوى إنشائه مرة واحدة وإعادة استخدامه في كافة المصنفات.

للفرز مع قائمة مخصصة

لنفترض أن لديك مجموعة بيانات كما هو موضح أدناه وتريد فرزها بناءً على المنطقة (ترتيب الفرز هو الشرق والغرب والشمال والجنوب)

نظرًا لأننا أنشأنا قائمة مخصصة ، يمكننا استخدامها لفرز بياناتنا.

فيما يلي خطوات فرز مجموعة بيانات باستخدام قائمة مخصصة:

1. حدد مجموعة البيانات بأكملها
2. انقر فوق علامة التبويب البيانات
3. انقر فوق رمز الفرز.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز.
4. في مربع حوار الفرز ، تأكد من تحديد My Data Has Header.يمكنك إلغاء تحديد هذا إذا كانت بياناتك لا تحتوي على رؤوس.
5. في القائمة المنسدلة "فرز حسب" ، حدد "المنطقة" (أو أي عمود لديك خلايا ملونة له)
6. في القائمة المنسدلة فرز حسب ، حدد قيمة الخلية.
7. في القائمة المنسدلة للطلب ، حدد قائمة مخصصة.بمجرد النقر فوقه ، سيتم فتح مربع حوار قائمة مخصصة.
8. في مربع الحوار قائمة مخصصة ، حدد القائمة المخصصة التي قمت بإنشائها من الجزء الأيمن.
9. انقر فوق موافق.بعد القيام بذلك ، سترى معايير الفرز المخصص في حقل القائمة المنسدلة لترتيب الفرز
10. انقر فوق موافق.

ستعمل الخطوات المذكورة أعلاه على فرز مجموعة البيانات الخاصة بك وفقًا لمعايير الفرز المخصصة.

ملاحظة: ليس عليك إنشاء قائمة مخصصة مسبقًا لفرز البيانات بناءً عليها.يمكنك أيضًا إنشائه في مربع الحوار "فرز".عند النقر فوق قائمة مخصصة (في الخطوة 7 أعلاه) ، يتم فتح مربع حوار القائمة المخصصة.يمكنك أيضًا إنشاء قوائم مخصصة هناك.

القوائم المخصصة ليست حساسة لحالة الأحرف.إذا كنت تريد فرزًا حساسًا لحالة الأحرف ، فراجع هذا المثال.

فرز من اليسار إلى اليمين

بينما في معظم الحالات من المحتمل أن تقوم بالفرز حسب قيمة العمود ، قد ترغب في بعض الأحيان أيضًا في الفرز حسب قيمة الصف.

على سبيل المثال ، في مجموعة البيانات أدناه ، أريد فرزها بناءً على القيم الموجودة في صف المنطقة.

على الرغم من أن هذا النوع من بنية البيانات ليس شائعًا مثل بيانات العمود ، ما زلت أرى الكثير من الأشخاص يستخدمونه.

يحتوي Excel على وظائف مضمنة تسمح لك بالفرز من اليسار إلى اليمين.

فيما يلي خطوات فرز هذه البيانات من اليسار إلى اليمين:

1. حدد مجموعة البيانات بأكملها (باستثناء العنوان)
2. انقر فوق علامة التبويب البيانات
3. انقر فوق رمز الفرز.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز.
4. في مربع الحوار "فرز" ، انقر فوق "خيارات".
5. في مربع الحوار Sort Options ، حدد Sort Left to Right
6. انقر فوق موافق.
7. في القائمة المنسدلة فرز حسب ، حدد الصف 1.من خلال القيام بذلك ، نحدد أننا بحاجة إلى الفرز بناءً على القيمة الموجودة في الصف 1
8. في القائمة المنسدلة فرز حسب ، حدد قيمة الخلية.
9. في القائمة المنسدلة الترتيب ، حدد AZ (يمكنك أيضًا استخدام قائمة مرتبة حسب الطلب إذا رغبت في ذلك)
10. انقر فوق موافق.

ستعمل الخطوات المذكورة أعلاه على فرز البيانات من اليسار إلى اليمين بناءً على القيمة الموجودة في الصف 1.

لا يتعرف Excel (أو حتى يسمح لك بتحديد) العناوين عند الفرز من اليسار إلى اليمين.لذلك تحتاج إلى التأكد من عدم تحديد خلية الرأس عند فرز البيانات.إذا قمت أيضًا بتحديد خلايا الرأس ، فسيتم فرز هذه الخلايا بناءً على القيم الموجودة فيها.

ملاحظة: هناك طريقة أخرى لفرز البيانات من اليمين إلى اليسار وهي نقل البيانات والحصول عليها في شكل عمودي.بمجرد الحصول عليه ، يمكنك استخدام أي من طرق الفرز الموضحة حتى الآن.بعد اكتمال الفرز ، يمكنك نسخ البيانات الناتجة ولصقها كبيانات منقولة.

فرز حساس لحالة الأحرف في Excel

في جميع الأمثلة أعلاه حتى الآن ، يكون الفرز مستقلاً عن حالة الأحرف.

ولكن ماذا لو كنت تريد أن تجعل حالة الفرز حساسة.

لحسن الحظ ، يسمح لك Excel بتحديد ما إذا كنت تريد أن يكون الفرز حساسًا لحالة الأحرف.

ملاحظة: بينما لا داعي للقلق في معظم الأوقات بشأن الفرز الحساس لحالة الأحرف ، فقد يكون ذلك مفيدًا عند جلب البيانات من قاعدة بيانات مثل Salesforce أو تجميع البيانات يدويًا وإدخال أشخاص مختلفين للنص نفسه في مواقف مختلفة .تساعدك حساسية حالة الأحرف على الاحتفاظ بجميع سجلات نفس الشخص / قاعدة البيانات معًا.

لنفترض أن لديك مجموعة بيانات تبدو كالتالي ، وتريد فرز تلك البيانات بناءً على عمود المنطقة:

فيما يلي خطوات فرز البيانات أبجديًا وحساسية حالة الأحرف:

1. حدد مجموعة البيانات بأكملها
2. انقر فوق علامة التبويب البيانات
3. انقر فوق رمز الفرز.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز.
4. في مربع حوار الفرز ، تأكد من تحديد My Data Has Header.يمكنك إلغاء تحديد هذا إذا كانت بياناتك لا تحتوي على رؤوس.
5. انقر فوق الزر "خيارات"
6. في مربع الحوار Sort Options ، حدد الخيار Case Sensitive
7. انقر فوق موافق.
8. في القائمة المنسدلة فرز حسب ، حدد المنطقة
9. في القائمة المنسدلة فرز حسب ، حدد قيمة الخلية.
10. في القائمة المنسدلة للطلب ، حدد من الألف إلى الياء
11. انقر فوق موافق.

لن تقوم الخطوات المذكورة أعلاه فقط بفرز البيانات أبجديًا حسب المنطقة ، ولكن أيضًا حساسة لحالة الأحرف.

سوف تحصل على بيانات النتائج مثل هذا:

عند الفرز من الألف إلى الياء ، يكون النص الصغير أعلى النص الكبير.

احصل على ترتيب الفرز الأصلي

غالبًا عند فرز البيانات في Excel ، قد ترغب في الرجوع إلى ترتيب فرز سابق أو أصلي والبدء من جديد ،

بينما يمكنك استخدام ميزة التراجع في Excel (باستخدام Control Z) للرجوع خطوة واحدة في كل مرة ، فقد يكون الأمر محيرًا إذا كنت قد قمت بالفعل بعمليات متعددة بعد فرز البيانات.

أيضًا ، يعمل التراجع فقط حتى تفتح المصنف ، ولكن عند حفظه وإغلاقه وفتحه لاحقًا ، لن تتمكن من الرجوع إلى ترتيب الفرز الأصلي.

فيما يلي طريقتان سهلتان للتأكد من عدم فقد ترتيب الفرز الأصلي واستعادته حتى بعد فرز البيانات:

1. قم بعمل نسخة من مجموعة البيانات الأصلية.أوصي بهذا حتى إذا لم تكن بحاجة إلى ترتيب الفرز الأصلي.يمكنك الحصول على مصنف يحتوي على جميع البيانات ، ثم إنشاء نسخة من المصنف والعمل على تلك النسخة.عندما أعمل على مجموعة بيانات رئيسية ، أقوم بعمل نسخة كل يوم (مع التاريخ أو رقم الإصدار كجزء من اسم المصنف).
2. أضف عمودًا به سلسلة من الأرقام.عندما تقوم بفرز البيانات ، يتم خلط هذه السلسلة من الأرقام ، ولكن إذا كنت تريد العودة إلى البيانات الأصلية ، فيمكنك الفرز حسب هذه السلسلة من الأرقام.

في هذا القسم ، دعني أوضح لك بسرعة معنى إضافة سلسلة واستخدامها للحصول على ترتيب الفرز الأصلي.

افترض أن لديك مجموعة بيانات تبدو كالتالي:

للتأكد من أن لديك طريقة لاستعادة هذه البيانات بعد الفرز ، أضف عمودًا مساعدًا به سلسلة من الأرقام (كما هو موضح أدناه).

عندما يكون لديك عمود مساعد جاهزًا ، تأكد من تضمينه عند فرز مجموعة البيانات هذه.

لنفترض أنني قمت بفرز هذه البيانات بناءً على المنطقة وانتهى بي الأمر ببيانات مثل هذه:

الآن ، إذا أردت العودة إلى مجموعة البيانات الأصلية ، يمكنني ببساطة فرز هذه البيانات مرة أخرى ، ولكن استنادًا إلى عمود ثانوي (منخفض إلى مرتفع).

بسيط. .أليس كذلك؟

إذا كنت لا تريد إظهار عمود التعليمات ، فيمكنك إخفاؤه أو إنشاء نسخة احتياطية وحذفه.

بعض المشاكل الشائعة عند فرز البيانات في Excel

في بداية هذه المقالة ، أوضحت لك الطرق المختلفة لفرز البيانات في Excel (بما في ذلك زر الفرز في الشريط وخيارات النقر بزر الماوس الأيمن وخيارات التصفية ومربع حوار الفرز).

للتكرار ، يؤدي استخدام مربع حوار الفرز إلى تقليل الفرصة أو أي مشكلات أو أخطاء قد تظهر.

الآن دعني أوضح لك المشاكل التي يمكن أن تنشأ عند استخدام زر الفرز في الشريط (كما هو موضح أدناه)

رؤوس الأعمدة غير معروفة

افترض أن لديك مجموعة بيانات تبدو كالتالي:

يبدو هذا كمجموعة بيانات جيدة التكوين برؤوس منسقة بوضوح بلون الخلية وجريء.

لذلك عندما تقوم بفرز هذه البيانات حسب الاسم (باستخدام زر الفرز في الشريط) ، سترغب في أن يظل العنوان في المقدمة ويتم فرز باقي البيانات.

ولكن ماذا يحدث عند القيام بذلك - يتم أيضًا التعامل مع الرؤوس على أنها بيانات عادية وفرزها (كما هو موضح أدناه).

في حين أن Excel ذكي بما يكفي للتعرف على العنوان ، فإنه يفشل في هذا المثال في القيام بذلك.عند استخدام زر رمز الفرز في الشريط ، لا يمكنك تحديد أن هذه البيانات لها رأس يدويًا.

ملاحظة: تحدث هذه المشكلة عندما يكون لدي مجموعة البيانات وأضيف وتنسيق الرؤوس وفرزها.غالبًا ما يكون Excel ذكيًا بما يكفي للتعرف على وجود رؤوس في مجموعة البيانات (خاصةً إذا كان نوع بيانات الرؤوس والبيانات الموجودة في الأعمدة مختلفًا).لكن في هذه الحالة ، عندما أقوم بإضافة العنوان والفرز على الفور ، فإنه لا يفعل ذلك.إذا قمت بحفظ هذا المصنف ، وأغلقه وأعد فتحه ، فسيتمكن Excel بطريقة ما من التعرف على الصف الأول والرأس.

على الرغم من أن هذا قد لا يمثل مشكلة في معظم الحالات ، لا تزال هناك فرصة عند استخدام رمز الفرز في الشريط ، يمكن أن يؤدي استخدام مربع حوار إلى التخلص من هذه المشكلة لأنه يمكنك تحديد أن لديك عنوانًا.

لم يتم التعرف على صف / عمود فارغ

مشكلة الفرز هذه أكثر تعقيدًا بعض الشيء - وهي أكثر شيوعًا مما قد تعتقد.

افترض أن لديك مجموعة بيانات كما هو موضح أدناه.لاحظ أن السطر 6 مخفي (إنه سطر فارغ).

الآن ، إذا قمت بتحديد أي خلية في الصفوف الأربعة الأولى من البيانات (تلك الموجودة فوق الصفوف الفارغة المخفية) واستخدمت زر رمز الفرز لفرز هذه البيانات ، فإنه يقوم فقط بفرز السجلات الأربعة الأولى في مجموعة البيانات (الصفوف 2 إلى 5) XNUMX).وبالمثل ، إذا اخترت إخفاء أي خلايا في مجموعة البيانات أسفل الصفوف الفارغة ، فسيتم فرز الصفوف السبعة الأخيرة فقط.

ما لم تكن تبحث عنه على وجه التحديد ، فمن المحتمل أن تفوتك هذا الخطأ المروع.

كيف يمكنك التأكد من عدم ارتكابك لخطأ الفرز هذا؟

للتأكد من أنك لا تدخل في هذه المشكلة ، تحتاج إلى التحقق من مجموعة البيانات قبل فرزها.

حدد مجموعة البيانات بأكملها قبل فرز البيانات.

يمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد أي خلية في مجموعة البيانات ثم استخدام اختصار لوحة المفاتيح - Control + A.

إذا كانت هناك صفوف / أعمدة فارغة في مجموعة البيانات ، فلن يتم تحديد مجموعة البيانات بأكملها.يمكنك تحديد هذا عن طريق المسح السريع لمخطط التحديد.

إذا رأيت بعض البيانات خارج التحديد ، فيمكنك تحديدها يدويًا.

للتأكد من تجنب هذه المشكلة ، من الأفضل أولاً إظهار جميع الصفوف والأعمدة المخفية ، ثم فرز البيانات عن طريق تحديد مجموعة البيانات بأكملها أو إزالة الصفوف الفارغة أولاً.

الفرز الجزئي (بناءً على الاسم الأخير)

في بعض الأحيان ، قد يكون لديك مجموعة بيانات تريد فرزها بناءً على نص جزئي.

على سبيل المثال ، لنفترض أن لدي مجموعة بيانات مثل المجموعة أدناه ، وأريد فرز هذه البيانات بناءً على الاسم الأخير.

لهذا ، أحتاج إلى فصل هذه البيانات بحيث لا يوجد سوى اسم العائلة في عمود واحد.عندما أحصل عليه ، يمكنني استخدام هذا العمود لفرز البيانات.

إليك صيغة تعطيني اسم عائلتي:

= RIGHT (B2، LEN (B2) -FIND (""، B2))

هذا سوف يعطيك النتيجة المبينة أدناه.

يمكنك الآن فرز هذه البيانات باستخدام عمود الاسم الأخير.

بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك حذف عمود "الاسم الأخير" أو إخفائه.

لاحظ أن الصيغة أعلاه تعمل عندما يحتوي اسمك على الاسم الأول والاسم الأخير فقط ولا توجد مسافات مزدوجة بينهما.إذا كانت بيانات اسمك مختلفة ، فسيتعين عليك تعديل الصيغة.يمكنك أيضًا استخدام Text to Column لتقسيم الأسماء بسرعة بناءً على حرف المسافة كمحدد.

هذا مجرد مثال على الفرز بناءً على بيانات جزئية.قد تتضمن الأمثلة الأخرى الفرز بناءً على المدينة في العنوان أو معرّف الموظف بناءً على رمز القسم.

أيضًا ، إذا كان النص الذي تريد فرزه موجودًا في بداية النص ، فيمكنك فقط استخدام وظيفة الفرز العادية.

أمثلة أخرى على الفرز (باستخدام الصيغ و VBA)

حتى الآن في هذا البرنامج التعليمي ، قمت بتغطية مثالنا لاستخدام وظيفة الفرز المضمنة في Excel.

الفرز التلقائي بالصيغ

عند استخدام وظيفة الفرز المضمنة ثم إجراء أي تغييرات على مجموعة البيانات ، فأنت بحاجة إلى فرزها مرة أخرى.وظيفة الفرز ليست ديناميكية.

إذا كنت ترغب في الحصول على مجموعة بيانات يتم فرزها تلقائيًا عند حدوث أي تغيير ، يمكنك استخدام صيغة للقيام بذلك.

لاحظ أنه للقيام بذلك ، تحتاج إلى فصل مجموعات البيانات الأصلية والمفرزة (كما هو موضح أدناه)

لدي برنامج تعليمي مفصل حول كيفية استخدام الصيغ للفرز أبجديًا.يُظهر طريقتان للقيام بذلك - استخدام عمود مساعد واستخدام صيغة صفيف.

قدم Excel أيضًا صيغ صفيف ديناميكية SORT ، مما يجعل من السهل القيام بذلك (لا توجد أعمدة مساعدة أو صيغ صفيف معقدة مطلوبة).ولكن نظرًا لأن هذا جديد إلى حد ما ، فقد لا تتمكن من الوصول إليه في إصدار Excel الخاص بك.

فرز مع VBA

أخيرًا ، إذا كنت تريد تجاوز كل مربعات حوار الفرز أو خيارات الفرز الأخرى ، يمكنك استخدام VBA لفرز البيانات.

في المثال أدناه ، لدي مجموعة بيانات تقوم بفرز البيانات عندما أنقر مرتين على رأس العمود.هذا يجعل الفرز سهلاً ويمكن استخدامه في لوحة القيادة لجعلها أكثر سهولة في الاستخدام.

فيما يلي برنامج تعليمي مفصل حول كيفية استخدام VBA لفرز البيانات وإنشاء شيء مثل المذكور أعلاه.

لقد حاولت تغطية الكثير من الأمثلة لأوضح لك الطرق المختلفة لفرز البيانات في Excel وجميع الأشياء التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار عند القيام بذلك.

آمل أن تكون قد وجدت هذا البرنامج التعليمي مفيد.