يحتوي برنامج Excel على بعض الميزات المفيدة التي تتيح لك توفير الوقت وزيادة الإنتاجية في عملك اليومي.
Excelميزة مفيدة (وأقل شهرة) في القائمة المخصصة في.
الآن ، قبل أن أرى كيفية إنشاء قائمة مخصصة واستخدامها ، اسمحوا لي أن أوضح مزاياها.
لنفترض أنه يتعين عليك إدخال عدد أسماء الأشهر من يناير إلى ديسمبر في العمود.ماذا ستفعل؟لا ، التشغيل اليدوي ليس خيارًا.
تتمثل إحدى أسرع الطرق في وضع يناير في خلية واحدة وفبراير في خلية مجاورة ، ثم السحب بمقبض التعبئة والسماح لبرنامج Excel بملء الباقي تلقائيًا.يعتبر Excel ذكيًا بما يكفي لإدراك أنك تريد ملء كل خلية تسحب مقبض التعبئة خلال الشهر التالي.
اسم الشهر عام لدرجة أنه متاح في Excel افتراضيًا.
ولكن ماذا لو كان لديك قائمة بأسماء الأقسام (أو أسماء الموظفين أو أسماء المنتجات) وتريد القيام بذلك.عند استخدام مقابض التعبئة ، فأنت تريد أن تظهر بشكل سحري ، بدلاً من كتابتها يدويًا أو نسخها ولصقها (مثل أسماء الأشهر).
بواسطةاستخدم القوائم المخصصة في Excelانت تستطيع ايضا.
في هذا البرنامج التعليمي ، سأوضح لك كيفية إنشاء قوائمك المخصصة في Excel وكيفية استخدامها لتوفير الوقت.
المحتويات
كيفية إنشاء قوائم مخصصة في Excel
بشكل افتراضي ، يحتوي Excel بالفعل على بعض القوائم المخصصة المكتوبة مسبقًا والتي يمكنك استخدامها لتوفير الوقت.
على سبيل المثال ، إذا قمت بإدخال "الاثنين" في إحدى الخلايا المجاورة ، يمكنك استخدام مقبض التعبئة لملء الأيام المتبقية.إذا قمت بتوسيع التحديد ، استمر في السحب وسيتكرر ويعطيك اسم اليوم مرة أخرى.
فيما يلي قوائم مخصصة مضمنة بالفعل في Excel.كما ترى ، غالبًا ما تكون أسماء الأيام والشهور لأنها ثابتة ولا تتغير.
الآن ، لنفترض أنك تريد إنشاء قائمة بالأقسام التي تحتاجها غالبًا في Excel ، يمكنك إنشاء قائمة مخصصة لها.بهذه الطريقة ، في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى الحصول على جميع أسماء الأقسام الخاصة بك في مكان واحد ، لن تضطر إلى البحث في الملفات القديمة.كل ما عليك فعله هو كتابة الأولين في القائمة والسحب.
فيما يلي خطوات إنشاء قائمة مخصصة خاصة بك في Excel:
- انقر فوق علامة التبويب ملف
- انقر فوق خيارات.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار خيارات Excel
- انقر فوق خيارات متقدمة في الجزء الأيمن
- في الخيارات العامة ، انقر فوق الزر تحرير قائمة مخصصة (قد تحتاج إلى التمرير لأسفل للوصول إلى هذا الخيار)
- في مربع الحوار تخصيص القائمة ، قم باستيراد القائمة عن طريق تحديد نطاق الخلايا الذي يحتوي على القائمة.بدلاً من ذلك ، يمكنك إدخال الأسماء يدويًا في مربع List Entries (منفصلة بفاصلات أو لف كل اسم)
- انقر للإضافة
بعد النقر فوق إضافة ، ستلاحظ أن قائمتك أصبحت الآن جزءًا من قائمتك المخصصة.
إذا كانت لديك قائمة كبيرة لإضافتها إلى Excel ، فيمكنك أيضًا استخدام خيار الاستيراد في مربع الحوار.
نصائح احترافية: يمكنك أيضًا إنشاء نطاق مسمى واستخدام هذا النطاق المسمى لإنشاء قوائم مخصصة.للقيام بذلك ، أدخل اسم النطاق المسمى في حقل قائمة الاستيراد من الخلايا وانقر فوق موافق.ميزة هذا هو أنه يمكنك تغيير أو توسيع النطاق المسمى وسيتم ضبطه تلقائيًا على قائمة مخصصة
الآن بعد أن أصبحت لديك القائمة في واجهة Excel الخلفية ، يمكنك استخدامها كرقم أو اسم شهر مع الملء التلقائي (كما هو موضح أدناه).
في حين أنه من الرائع أن تكون قادرًا على الحصول بسرعة على هذه الأسماء الخفيفة المخصصة في Excel من خلال عملية سحب وإفلات بسيطة ، إلا أنه يمكنك القيام بأشياء أفضل باستخدام القوائم المخصصة (هذا ما يغطيه القسم التالي).
قم بإنشاء معايير الفرز الخاصة بك باستخدام قوائم مخصصة
أحد الأشياء الرائعة في القائمة المخصصة هو أنه يمكنك استخدامها لإنشاء معايير الفرز الخاصة بك.على سبيل المثال ، افترض أن لديك مجموعة بيانات مثل المجموعة أدناه ، وتريد تصنيفها حسب "عالية" و "متوسطة" و "منخفضة".
لا يمكنك فعل هذا!
إذا قمت بالفرز أبجديًا ، فسيتم إجراء ذلك أبجديًا (سيعطيك مرتفعًا ومنخفضًا ومتوسطًا بدلاً من مرتفع ومتوسط ومنخفض).
هذا هو المكان الذي تتألق فيه القوائم المخصصة حقًا.
يمكنك إنشاء قوائم العناصر الخاصة بك واستخدامها لفرز البيانات.بهذه الطريقة ستحصل على جميع القيم العليا في الأعلى ، ثم القيم المتوسطة والمنخفضة.
تتمثل الخطوة الأولى في استخدام القسم السابق ("كيفية إنشاء قوائم مخصصة في Excel”) لإنشاء قائمة مخصصة (عالية ، متوسطة ، منخفضة).
بعد إنشاء قائمة مخصصة ، يمكنك اتباع الخطوات التالية لفرزها:
- حدد مجموعة البيانات بأكملها (بما في ذلك العنوان)
- انقر فوق علامة التبويب البيانات
- في مجموعة الفرز والتصفية ، انقر فوق رمز الفرز.سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار الفرز
- في مربع الحوار "فرز" ، قم بإجراء التحديدات التالية:
- فرز حسب العمود: الأولوية
- فرز حسب: قيمة الخلية
- الطلبات: قائمة مخصصة.عند فتح مربع الحوار ، حدد معايير الفرز التي تريد استخدامها وانقر فوق "موافق".
- انقر فوق موافق
ستعمل الخطوات المذكورة أعلاه على فرز البيانات فورًا باستخدام القائمة التي تنشئها وتستخدمها كمعيار عند الفرز (مرتفع ، متوسط ، منخفض في هذه الحالة).
لاحظ أنك لست بحاجة بالضرورة إلى إنشاء قائمة مخصصة قبل أن تتمكن من استخدامها في الفرز.يمكنك استخدام الخطوات أعلاه ، حيث في الخطوة 4 يفتح مربع الحوار ، يمكنك إنشاء قائمة.
بعض الأمثلة حيث يمكن استخدام القوائم المخصصة
فيما يلي بعض المواقف التي يمكن أن يوفر لك فيها إنشاء قوائم مخصصة واستخدامها:
- إذا كانت لديك قائمة تحتاج إلى إدخالها يدويًا (أو نسخها ولصقها من مصدر آخر) ، فيمكنك إنشاء قائمة مخصصة واستخدامها.على سبيل المثال ، قد يكون هذا اسم القسم أو اسم المنتج أو المنطقة / البلد في مؤسستك.
- إذا كنت مدرسًا ، فيمكنك إنشاء قائمة بأسماء الطلاب.بهذه الطريقة ، في المرة التالية التي تقوم فيها بتقديرهم ، لا داعي للقلق بشأن إدخال أسماء الطلاب يدويًا أو نسخها ولصقها من نماذج أخرى.هذا يضمن أيضا فرصة أقل للخطأ.
- عندما تحتاج إلى فرز البيانات بناءً على معايير غير مضمنة في Excel.كما هو موضح في القسم السابق ، يمكنك استخدام معايير الفرز الخاصة بك عن طريق إنشاء قوائم مخصصة في Excel.
إليك ما تحتاج إلى معرفتهإنشاء قوائم مخصصة في Excelكل المحتوى.
أتمنى أن تجد هذا مفيدًا.
