วิธีจัดเรียงใน Excel (ตามแถว คอลัมน์ สี วันที่ และตัวเลข)

การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel เป็นเรื่องง่ายด้วยตัวเลือกที่มีอยู่แล้วภายในทั้งหมด

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรตามค่าในเซลล์หรือเซลล์และสีฟอนต์ได้อย่างง่ายดาย

คุณยังสามารถทำการเรียงลำดับคอลัมน์แบบหลายระดับได้ (เช่น คอลัมน์ A จากนั้นคอลัมน์ B) และการเรียงลำดับแถว (จากซ้ายไปขวา)

หากยังไม่พอ Excel ยังให้คุณสร้างรายการที่กำหนดเองและจัดเรียงตามนั้นได้ (ซึ่งดีมาก)เพื่อให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลตามขนาดเสื้อ (XL, L, M, S) หรือการตอบสนอง (เห็นด้วยอย่างยิ่ง เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย) หรือความเข้ม (สูง กลาง ต่ำ)

บรรทัดล่าง - มีตัวเลือกการเรียงลำดับมากมายให้คุณใช้เมื่อคุณใช้ Excel

ในบทช่วยสอนเชิงลึกขนาดใหญ่นี้ ฉันจะแสดงตัวเลือกการจัดเรียงเหล่านี้ทั้งหมดพร้อมกับตัวอย่างเจ๋งๆ ที่มีประโยชน์

เนื่องจากนี่เป็นบทช่วยสอนขนาดใหญ่ที่มีหัวข้อมากมาย ฉันจึงได้รวมสารบัญไว้ด้านล่างคุณสามารถคลิกที่หัวข้อใดก็ได้และจะพาคุณไปที่นั่นทันที

เข้าถึงตัวเลือกการเรียงลำดับใน Excel

เนื่องจากการเรียงลำดับเป็นเรื่องปกติที่ต้องทำเมื่อทำงานกับข้อมูล Excel จึงมีหลายวิธีในการเข้าถึงตัวเลือกการเรียงลำดับ

ปุ่มจัดเรียงใน Ribbon

วิธีที่เร็วที่สุดในการเข้าถึงตัวเลือกการเรียงลำดับคือการใช้ปุ่มเรียงลำดับใน Ribbon

เมื่อคุณคลิกแท็บข้อมูลใน Ribbon คุณจะเห็นตัวเลือกการเรียงลำดับและตัวกรองปุ่มสามปุ่มทางด้านซ้ายของกลุ่มนี้ใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูล

ปุ่มเล็กๆ สองปุ่มนี้ช่วยให้คุณจัดเรียงข้อมูลได้ทันทีที่คลิก

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีชุดข้อมูลของชื่อ คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลโดยเพียงแค่เลือกชุดข้อมูลทั้งหมดแล้วคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งจากสองปุ่มปุ่ม A ถึง Z จะจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวอักษรจากต่ำไปสูง และปุ่ม Z ถึง A จะจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวอักษรจากสูงไปต่ำ

ปุ่มนี้ยังใช้งานได้กับตัวเลข วันที่ หรือเวลา

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันไม่เคยใช้ปุ่มเหล่านี้เพราะว่ามีฟังก์ชันที่จำกัดและมีโอกาสผิดพลาดมากขึ้นเมื่อใช้งานแต่ถ้าคุณต้องการการเรียงลำดับอย่างรวดเร็ว (ไม่มีเซลล์ว่างในชุดข้อมูล) สิ่งเหล่านี้อาจเป็นวิธีที่รวดเร็ว

เรียงโต้ตอบ

ในแท็บข้อมูลของ Ribbon จะมีไอคอนปุ่มเรียงลำดับอื่นในกลุ่มการเรียงลำดับ

เมื่อคุณคลิกไอคอนปุ่มจัดเรียง กล่องโต้ตอบการจัดเรียงจะเปิดขึ้น (แสดงอยู่ด้านล่าง)

กล่องโต้ตอบการเรียงลำดับคือโซลูชันการเรียงลำดับที่สมบูรณ์แบบที่สุดใน Excelตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับการเรียงลำดับทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ผ่านกล่องโต้ตอบนี้

วิธีอื่นๆ ทั้งหมดในการใช้ตัวเลือกการจัดเรียงมีจำกัดและไม่ได้ให้ฟังก์ชันการทำงานที่สมบูรณ์

นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันชอบใช้กล่องโต้ตอบเสมอเมื่อต้องจัดเรียงใน Excel

สาเหตุหลักประการหนึ่งสำหรับการตั้งค่าของฉันคือมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยมากเมื่อใช้กล่องโต้ตอบทุกอย่างถูกจัดระเบียบและติดป้ายกำกับ (ไม่เหมือนกับปุ่มใน Ribbon คุณอาจสับสนว่าจะใช้ปุ่มใด)

ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะพบว่าส่วนใหญ่ฉันใช้กล่องโต้ตอบเพื่อจัดเรียงข้อมูลนี่เป็นเพราะบางสิ่งที่ฉันกล่าวถึงในบางบท (เช่น การเรียงลำดับหลายระดับหรือการเรียงลำดับจากซ้ายไปขวา) สามารถทำได้โดยใช้กล่องโต้ตอบเท่านั้น

快捷 鍵– หากคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลใน Excel บ่อยๆ ฉันขอแนะนำให้เรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดที่เปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับนี่คือALT + A + S + S

จัดเรียงตัวเลือกในเมนูตัวกรอง

คุณยังค้นหาตัวเลือกการจัดเรียงและตัวเลือกตัวกรองได้หากคุณใช้ตัวกรองกับชุดข้อมูลสามารถใช้ตัวกรองได้โดยการเลือกเซลล์ใดๆ ในชุดข้อมูล คลิกแท็บข้อมูล แล้วคลิกไอคอนตัวกรอง

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลดังที่แสดงด้านล่างและใช้ตัวกรอง

เมื่อคุณคลิกที่ไอคอนตัวกรองของคอลัมน์ใดๆ (ไอคอนรูปสามเหลี่ยมชี้ลงทางขวาของเซลล์ส่วนหัวของคอลัมน์) คุณจะเห็นตัวเลือกการจัดเรียงบางอย่างที่นั่นด้วย

โปรดทราบว่าตัวเลือกการเรียงลำดับเหล่านี้จะเปลี่ยนแปลงตามข้อมูลในคอลัมน์ดังนั้นหากคุณมีข้อความ ระบบจะแสดงตัวเลือกในการจัดเรียงจาก A ถึง Z หรือ Z ถึง A แต่หากคุณมีตัวเลข ระบบจะแสดงตัวเลือกในการจัดเรียงจากมากไปหาน้อยหรือน้อยที่สุดไปมากที่สุด

คลิกขวาตัวเลือก

นอกจากการใช้ไดอะล็อกแล้ว การคลิกขวาก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ฉันใช้เป็นบางครั้งด้วย (ซึ่งเร็วมากเช่นกัน แค่คลิกสองครั้ง)

เมื่อคุณมีชุดข้อมูลที่จะจัดเรียง ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ จากนั้นระบบจะแสดงตัวเลือกการจัดเรียง

โปรดทราบว่าคุณจะเห็นตัวเลือกบางอย่างที่คุณจะไม่เห็นในตัวเลือก Ribbon หรือตัวกรองแม้ว่าจะมีการจัดเรียงตามปกติตามค่าและตัวเลือกการจัดเรียงแบบกำหนดเอง (เปิดกล่องโต้ตอบการจัดเรียง) คุณยังสามารถดูตัวเลือกที่ด้านบนได้ เช่น การวางไอคอนสี/สีแบบอักษร/รูปแบบของเซลล์ที่เลือกไว้ด้านบน

ฉันพบว่าตัวเลือกนี้มีประโยชน์มากเพราะช่วยให้ฉันสามารถใส่เซลล์สีทั้งหมด (หรือเซลล์ที่มีสีแบบอักษรต่างกัน) ไว้ด้านบนได้อย่างรวดเร็วฉันมักจะมีข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ฉันตรวจสอบเป็นรายเดือนและไฮไลต์บางเซลล์ด้วยตนเองจากนั้นฉันก็สามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อวางเซลล์เหล่านั้นไว้ด้านบนอย่างรวดเร็ว

เมื่อฉันได้ครอบคลุมทุกวิธีในการเข้าถึงตัวเลือกการเรียงลำดับใน Excel แล้ว เรามาดูวิธีการใช้วิธีการเหล่านี้เพื่อจัดเรียงข้อมูลในสถานการณ์ต่างๆ

การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel (ข้อความ ตัวเลข วันที่)

การเตือน: ในกรณีส่วนใหญ่ การเรียงลำดับจะทำงานแม้ว่าคุณจะเลือกเซลล์เดียวในชุดข้อมูลแต่ในบางกรณี คุณอาจประสบปัญหา (เมื่อคุณมีเซลล์/แถว/คอลัมน์ว่างในชุดข้อมูลของคุณ)เมื่อทำการเรียงลำดับข้อมูล จะเป็นการดีที่สุดที่จะเลือกชุดข้อมูลทั้งหมดแล้วจัดเรียง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ

คุณสามารถใช้ตัวเลือกการเรียงลำดับใน Excel ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่คุณมี

เรียงตามข้อความ

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลแบบเดียวกับด้านล่าง และคุณต้องการจัดเรียงระเบียนทั้งหมดตามตัวอักษรตามชื่อนักเรียน

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดเรียงข้อมูลข้อความตามตัวอักษร:

1. เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
2. คลิกแท็บข้อมูล
3. คลิกไอคอนจัดเรียงซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
4. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกข้อมูลของฉันมีส่วนหัวคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้ได้หากข้อมูลของคุณไม่มีส่วนหัว
5. ในเมนูดรอปดาวน์เรียงตาม เลือกชื่อ
6. ในเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ค่าเซลล์" แล้ว
7. ในเมนูแบบเลื่อนลงคำสั่งซื้อ ให้เลือก AZ
8. คลิกตกลง

ขั้นตอนข้างต้นจะจัดเรียงชุดข้อมูลทั้งหมดและให้ผลลัพธ์ที่แสดงด้านล่าง

ทำไมไม่ใช้แค่ปุ่มในริบบอนล่ะ?

วิธีการจัดเรียงข้อมูลใน Excel ด้านบนอาจดูเหมือนมีหลายขั้นตอนเมื่อเทียบกับการคลิกไอคอนจัดเรียงในริบบิ้น

นี่เป็นเรื่องจริง

วิธีข้างต้นนั้นยาวกว่า แต่ไม่มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาด

ปัญหาบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้เมื่อคุณใช้ปุ่มจัดเรียงใน Ribbon (ซึ่งอาจสังเกตได้ยากเมื่อคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่

ในขณะที่ฉันพูดถึงข้อเสียของการใช้ปุ่มต่างๆ ในบทช่วยสอนนี้ ให้ฉันแสดงให้คุณเห็นอย่างรวดเร็วว่ามีอะไรผิดพลาดบ้าง

ในตัวอย่างด้านล่าง Excel จะจัดเรียงชุดข้อมูลทั้งหมด รวมถึงส่วนหัว เนื่องจากไม่รู้จักแถวส่วนหัวที่มีอยู่

การใช้ไดอะล็อกการเรียงลำดับช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานี้ เนื่องจากมีตัวเลือกให้ระบุอย่างชัดเจนว่าข้อมูลมีส่วนหัวหรือไม่

เนื่องจากการใช้กล่องโต้ตอบการเรียงลำดับช่วยขจัดความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาด เราขอแนะนำให้คุณใช้แทนวิธีการจัดเรียงอื่นๆ ทั้งหมดใน Excel

เรียงตามตัวเลข

สำหรับตอนนี้ ฉันคิดว่าคุณคงเข้าใจแล้วว่าการจัดเรียงข้อความทำงานอย่างไร (กล่าวถึงข้างต้นในหัวข้อนี้)

การจัดเรียงประเภทอื่นๆ (เช่น ตามตัวเลข หรือวันที่หรือสี) จะใช้ขั้นตอนเดียวกันเกือบทั้งหมด โดยมีความแตกต่างเล็กน้อย

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลดังที่แสดงด้านล่าง และคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตามคะแนนของนักเรียนแต่ละคน

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดเรียงข้อมูลนี้เป็นตัวเลข:

1. เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
2. คลิกแท็บข้อมูล
3. คลิกไอคอนจัดเรียงซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
4. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกข้อมูลของฉันมีส่วนหัวคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้ได้หากข้อมูลของคุณไม่มีส่วนหัว
5. ในเมนูดรอปดาวน์เรียงตาม เลือกชื่อ
6. ในเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ค่าเซลล์" แล้ว
7. ในเมนูคำสั่งแบบเลื่อนลง ให้เลือก "ใหญ่ไปเล็ก"
8. คลิกตกลง

ขั้นตอนข้างต้นจะจัดเรียงชุดข้อมูลทั้งหมดและให้ผลลัพธ์ที่แสดงด้านล่าง

เรียงตามวันที่/เวลา

แม้ว่าวันที่และเวลาอาจดูแตกต่างออกไป แต่ก็ไม่มีอะไรมากไปกว่าตัวเลข

ตัวอย่างเช่น ใน Excel ตัวเลข 44196 จะเป็นค่าวันที่ 2020 ธันวาคม 12คุณสามารถจัดรูปแบบตัวเลขนี้เป็นวันที่ แต่ในแบ็กเอนด์ของ Excel ยังคงเป็นตัวเลข

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถปฏิบัติต่อวันที่เป็นตัวเลขได้ดังนั้นคุณสามารถเพิ่ม 10 ลงในเซลล์ที่มีวันที่และจะให้หมายเลขวันที่หลังจาก 10 วัน

เช่นเดียวกับเวลาใน Excel

ตัวอย่างเช่น หมายเลข 44196.125 หมายถึงวันที่ 2020 ธันวาคม 12 เวลา 31 น.ในขณะที่ส่วนจำนวนเต็มของตัวเลขแสดงถึงทั้งวัน ส่วนที่เป็นเศษส่วนแสดงถึงเวลา

เนื่องจากวันที่และเวลาเป็นตัวเลข คุณจึงสามารถจัดเรียงตัวเลขเหล่านั้นได้

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลดังรูปด้านล่าง และคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตามวันที่ส่งมอบโครงการ

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดเรียงข้อมูลตามวันที่:

1. เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
2. คลิกแท็บข้อมูล
3. คลิกไอคอนจัดเรียงซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
4. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกข้อมูลของฉันมีส่วนหัวคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้ได้หากข้อมูลของคุณไม่มีส่วนหัว
5. ในเมนูดรอปดาวน์เรียงตาม ให้เลือกวันที่ตกลง
6. ในเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ค่าเซลล์" แล้ว
7. ในเมนูคำสั่งแบบเลื่อนลง ให้เลือก "เก่าถึงใหม่"
8. คลิกตกลง

ขั้นตอนข้างต้นจะจัดเรียงชุดข้อมูลทั้งหมดและให้ผลลัพธ์ที่แสดงด้านล่าง

โปรดทราบว่าแม้ว่าวันที่และเวลาจะเป็นตัวเลข แต่ Excel ยังคงรับรู้ว่ามีการแสดงผลต่างกันดังนั้น เมื่อคุณจัดเรียงตามวันที่ ระบบจะแสดงเกณฑ์การจัดเรียง "เก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุด" และ "ใหม่ที่สุดไปเก่า" แต่เมื่อคุณใช้ตัวเลข ระบบจะแสดงข้อความว่า "ใหญ่ไปหาเล็ก" หรือ "เล็กไปใหญ่"สิ่งเล็กน้อยเช่นนี้ทำให้ Excel เป็นเครื่องมือสเปรดชีตที่ยอดเยี่ยม (PS: Google ชีตไม่ได้แสดงรายละเอียดมากนัก แค่เรียงลำดับเล็กน้อยตาม AZ หรือ ZA)

เรียงตามสีของเซลล์/สีแบบอักษร

ตัวเลือกนี้ยอดเยี่ยมมาก ฉันใช้มันตลอดเวลา (อาจจะมากไปหน่อย)

ฉันมักจะมีชุดข้อมูลที่ฉันวิเคราะห์ด้วยตนเองและเน้นเซลล์เหมือนที่ฉันทำตัวอย่างเช่น ฉันอ่านรายชื่อบทความในบล็อกนี้ (ฉันมีแผ่นงาน Excel) และไฮไลต์บทความที่ฉันต้องปรับปรุง

เมื่อเสร็จแล้ว ฉันสามารถจัดเรียงข้อมูลนี้ตามสีของเซลล์ได้อย่างรวดเร็วซึ่งช่วยให้ฉันสามารถใส่เซลล์/แถวที่ไฮไลต์ไว้ด้านบน

เพื่อเพิ่มความตื่นเต้น คุณสามารถจัดเรียงตามสีต่างๆดังนั้น ถ้าฉันเน้นเซลล์ที่มีชื่อบทความที่ต้องให้ความสนใจทันทีเป็นสีแดง และบางเซลล์สามารถประมวลผลได้ในภายหลังด้วยสีเหลือง ฉันสามารถจัดเรียงข้อมูลเพื่อแสดงแถวสีแดงทั้งหมดก่อน ตามด้วยแถวสีเหลือง

หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติม ฉันเพิ่งเขียนบทความนี้เกี่ยวกับการจัดเรียงตามหลายสีในส่วนนี้ ฉันจะแสดงวิธีจัดเรียงตามสีเดียวอย่างรวดเร็ว

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลดังรูปด้านล่าง และคุณต้องการจัดเรียงตามสีและให้เซลล์สีแดงทั้งหมดอยู่ด้านบนสุด

นี่คือขั้นตอนที่จัดเรียงตามสี:

1. เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
2. คลิกแท็บข้อมูล
3. คลิกไอคอนจัดเรียงซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
4. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกข้อมูลของฉันมีส่วนหัวคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้ได้หากข้อมูลของคุณไม่มีส่วนหัว
5. ในเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ให้เลือก "วันที่ส่ง" (หรือคอลัมน์ใดก็ตามที่คุณมีเซลล์สี)เนื่องจากในตัวอย่างนี้ เรามีเซลล์สีในทุกคอลัมน์ คุณจึงเลือกเซลล์ใดก็ได้
6. ในเมนูแบบเลื่อนลง Sort By ให้เลือก Cell Color
7. ในเมนูแบบเลื่อนลง "คำสั่งซื้อ" ให้เลือกสีที่คุณต้องการจัดเรียงหากมีเซลล์สีหลายสีในชุดข้อมูล จะแสดงสีทั้งหมดที่นี่
8. ในเมนูแบบเลื่อนลงสุดท้าย ให้เลือก "ด้านบน"ที่นี่ คุณสามารถระบุว่าคุณต้องการให้เซลล์สีอยู่ที่ด้านบนหรือด้านล่างของชุดข้อมูล
9. คลิกตกลง

ขั้นตอนข้างต้นจะจัดเรียงชุดข้อมูลตามสีและคุณจะได้ผลลัพธ์ดังที่แสดงด้านล่าง

ขณะที่เราจัดเรียงข้อมูลนี้ตามสีของเซลล์ คุณยังสามารถจัดเรียงตามสีแบบอักษรและไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้อีกด้วย

การเรียงลำดับข้อมูลหลายระดับ

ในทางปฏิบัติ ชุดข้อมูลมักจะไม่ง่ายเหมือนชุดที่ฉันใช้ในบทช่วยสอนนี้

ของคุณอาจขยายเป็นหลายพันแถวและหลายร้อยคอลัมน์

เมื่อคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่ จำเป็นต้องมีข้อมูลและลูกเต๋ามากขึ้นการเรียงลำดับข้อมูลหลายระดับเป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณอาจต้องการเมื่อคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่

การเรียงลำดับข้อมูลหลายระดับหมายความว่าคุณสามารถเรียงลำดับชุดข้อมูลตามค่าในคอลัมน์หนึ่ง แล้วจัดเรียงอีกครั้งตามค่าในอีกคอลัมน์หนึ่ง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลดังต่อไปนี้ และคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลนี้ตามเกณฑ์สองข้อ:

1. ภูมิภาค
2. การขาย

ผลลัพธ์ที่จัดเรียงตามเกณฑ์สองข้อข้างต้นจะให้ชุดข้อมูลที่แสดงด้านล่าง

ในตัวอย่างข้างต้น ก่อนอื่นเราจัดเรียงข้อมูลตามภูมิภาค จากนั้นภายในแต่ละภูมิภาค ข้อมูลจะถูกจัดเรียงเพิ่มเติมตามยอดขาย

ซึ่งช่วยให้เราทราบได้อย่างรวดเร็วว่าตัวแทนรายใดทำได้ดีและรายใดทำได้ไม่ดีในแต่ละภูมิภาค

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดเรียงข้อมูลตามหลายคอลัมน์:

1. เลือกชุดข้อมูลทั้งหมดเพื่อจัดเรียง
2. คลิกแท็บข้อมูล
3. คลิกไอคอนจัดเรียง (แสดงด้านล่าง)ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
4. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกข้อมูลของฉันมีส่วนหัวคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้ได้หากข้อมูลของคุณไม่มีส่วนหัว
5. ในไดอะล็อกบ็อกซ์ Sort ให้เลือกดังนี้
   • เรียงตาม (คอลัมน์): ภูมิภาค (นี่คือการเรียงลำดับระดับแรก)
   • จัดเรียงโดย: ค่าของเซลล์
   • คำสั่ง: A ถึง Z
6. คลิก เพิ่มระดับ (จะเป็นการเพิ่มตัวเลือกการจัดเรียงอีกระดับหนึ่ง)
7. ในระดับที่สองของการเรียงลำดับ ทำการเลือกต่อไปนี้:
   • จากนั้นโดย (คอลัมน์): Sales
   • เรียงตาม: ความคุ้มค่า
   • ลำดับ: มากไปหาน้อย
8. คลิกตกลง

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: กล่องโต้ตอบการเรียงลำดับมีคุณลักษณะ "ระดับการคัดลอก"การดำเนินการนี้จะคัดลอกระดับการจัดเรียงที่เลือกอย่างรวดเร็ว ซึ่งคุณสามารถแก้ไขได้ง่ายเป็นเรื่องดีที่จะทราบฟังก์ชัน เนื่องจากอาจช่วยประหยัดเวลาได้หากคุณต้องจัดเรียงตามหลายคอลัมน์

เรียงตามรายการกำหนดเอง

แม้ว่า Excel จะมีเกณฑ์การจัดเรียงทั่วไปอยู่แล้ว (เช่น เรียงตามตัวอักษรด้วยข้อความ ตั้งแต่เล็กที่สุดไปหาใหญ่ที่สุด หรือมากที่สุดไปหาน้อยที่สุดจากตัวเลข เก่าแก่ไปหาใหม่ที่สุด หรือใหม่สุดไปจนถึงวันที่เก่าที่สุด) สิ่งนี้อาจไม่เพียงพอ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าฉันมีชุดข้อมูลต่อไปนี้:

ตอนนี้ ถ้าฉันจัดเรียงตามตัวอักษรตามภูมิภาค ฉันมีสองตัวเลือก - A ถึง Z หรือ Z ถึง Aนี่คือสิ่งที่ฉันได้รับเมื่อจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรจาก A ถึง Z โดยใช้คอลัมน์ช่วง

แต่ถ้าฉันต้องการเรียงลำดับนี้เป็นตะวันออก ตะวันตก เหนือ ใต้?

แน่นอน คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลใหม่หลังจากการเรียงลำดับได้ แต่นั่นไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำเช่นนี้

วิธีที่ถูกต้องคือการใช้รายการแบบกำหนดเอง

รายการแบบกำหนดเองคือรายการที่ Excel อนุญาตให้คุณสร้างและใช้งาน เช่นเดียวกับรายการที่มีอยู่แล้วภายใน (เช่น ชื่อเดือนหรือชื่อวันในสัปดาห์)หลังจากที่คุณสร้างรายการแบบกำหนดเอง คุณสามารถใช้รายการดังกล่าวในฟังก์ชันต่างๆ เช่น การเรียงลำดับข้อมูลหรือการเติมแฮนเดิล

ตัวอย่างบางส่วนที่รายการที่กำหนดเองอาจมีประโยชน์ ได้แก่:

• จัดเรียงข้อมูลตามชื่อภูมิภาค/เมือง
• เรียงตามขนาดเสื้อยืด – เล็ก กลาง ใหญ่ ใหญ่พิเศษ
• เรียงตามการตอบแบบสำรวจ – เห็นด้วยอย่างยิ่ง เห็นด้วย เป็นกลาง ไม่เห็นด้วย
• เรียงตามความน่าจะเป็น - สูง กลาง ต่ำ

ขั้นตอนแรกในการพยายามเรียงลำดับตามเกณฑ์ที่กำหนดเองคือการสร้างรายการแบบกำหนดเอง

ขั้นตอนในการสร้างรายการแบบกำหนดเองใน Excel:

1. คลิกแท็บไฟล์
2. 選項
3. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ให้เลือกขั้นสูงจากรายการในบานหน้าต่างด้านซ้าย
4. ในขั้นสูงที่เลือก ให้เลื่อนลงและเลือกแก้ไขรายการที่กำหนดเอง
5. ในกล่องโต้ตอบ รายการแบบกำหนดเอง ให้พิมพ์เกณฑ์ของคุณในกล่องชื่อ รายการพิมพ์เกณฑ์ที่คั่นด้วยจุลภาค (ตะวันออก ตะวันตก เหนือ ใต้)[หากคุณระบุเงื่อนไขของคุณ คุณสามารถนำเข้าเงื่อนไขของคุณได้ด้วย]
6. คลิกเพื่อเพิ่ม
7. คลิกตกลง

หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว Excel จะสร้างและจัดเก็บรายการแบบกำหนดเองที่สามารถใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูลได้

โปรดทราบว่าลำดับของรายการในรายการแบบกำหนดเองจะเป็นตัวกำหนดวิธีการเรียงลำดับรายการ

เมื่อคุณสร้างรายการแบบกำหนดเองในสมุดงาน Excel เดียว รายการจะพร้อมใช้งานสำหรับสมุดงานทั้งหมดในระบบดังนั้นคุณจึงจำเป็นต้องสร้างเพียงครั้งเดียวและนำมาใช้ใหม่ในสมุดงานทั้งหมด

ในการเรียงลำดับด้วยรายการแบบกำหนดเอง

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลดังที่แสดงด้านล่างและคุณต้องการจัดเรียงตามภูมิภาค (ลำดับการจัดเรียงคือตะวันออก ตะวันตก เหนือ และใต้)

เนื่องจากเราได้สร้างรายการแบบกำหนดเอง เราจึงสามารถใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูลของเราได้

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดเรียงชุดข้อมูลโดยใช้รายการแบบกำหนดเอง:

1. เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
2. คลิกแท็บข้อมูล
3. คลิกไอคอนจัดเรียงซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
4. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกข้อมูลของฉันมีส่วนหัวคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้ได้หากข้อมูลของคุณไม่มีส่วนหัว
5. ในเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ให้เลือก "พื้นที่" (หรือคอลัมน์ใดก็ตามที่คุณมีเซลล์สีสำหรับ)
6. ในเมนูดรอปดาวน์ เรียงตาม ให้เลือก ค่าเซลล์
7. ในเมนูแบบเลื่อนลงคำสั่งซื้อ ให้เลือก รายการที่กำหนดเองเมื่อคุณคลิก จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบรายการที่กำหนดเอง
8. ในกล่องโต้ตอบ รายการแบบกำหนดเอง ให้เลือกรายการแบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้นจากบานหน้าต่างด้านซ้าย
9. คลิกตกลงหลังจากทำเช่นนี้ คุณจะเห็นเกณฑ์การจัดเรียงแบบกำหนดเองในฟิลด์ดรอปดาวน์ลำดับการเรียงลำดับ
10. คลิกตกลง

ขั้นตอนข้างต้นจะจัดเรียงชุดข้อมูลของคุณตามเกณฑ์การจัดเรียงแบบกำหนดเอง

หมายเหตุ: คุณไม่จำเป็นต้องสร้างรายการแบบกำหนดเองล่วงหน้าเพื่อจัดเรียงข้อมูลตามนั้นคุณยังสามารถสร้างได้ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับเมื่อคุณคลิก รายการกำหนดเอง (ในขั้นตอนที่ 7 ด้านบน) จะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบ รายการแบบกำหนดเองคุณยังสามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองได้ที่นั่น

รายการที่กำหนดเองไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์หากคุณต้องการการเรียงลำดับแบบตรงตามตัวพิมพ์ ดูตัวอย่างนี้

เรียงจากซ้ายไปขวา

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณอาจจัดเรียงตามค่าคอลัมน์ แต่บางครั้งคุณอาจต้องการจัดเรียงตามค่าแถว

ตัวอย่างเช่น ในชุดข้อมูลด้านล่าง ฉันต้องการจัดเรียงตามค่าในแถวภูมิภาค

แม้ว่าโครงสร้างข้อมูลประเภทนี้จะไม่เหมือนกับข้อมูลคอลัมน์ แต่ฉันก็ยังเห็นผู้คนจำนวนมากใช้โครงสร้างนี้

Excel มีฟังก์ชันในตัวที่ช่วยให้คุณเรียงลำดับจากซ้ายไปขวาได้

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดเรียงข้อมูลนี้จากซ้ายไปขวา:

1. เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด (ยกเว้นชื่อเรื่อง)
2. คลิกแท็บข้อมูล
3. คลิกไอคอนจัดเรียงซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
4. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ คลิกตัวเลือก
5. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกการจัดเรียง ให้เลือกเรียงจากซ้ายไปขวา
6. คลิกตกลง
7. ในรายการดรอปดาวน์เรียงตาม เลือกแถวที่ 1โดยการทำเช่นนี้ เราระบุว่าเราต้องเรียงลำดับตามค่าในแถว 1
8. ในเมนูดรอปดาวน์ เรียงตาม ให้เลือก ค่าเซลล์
9. ในเมนูแบบเลื่อนลงคำสั่งซื้อ ให้เลือก AZ (คุณยังสามารถใช้รายการที่จัดเรียงแบบกำหนดเองได้หากต้องการ)
10. คลิกตกลง

ขั้นตอนข้างต้นจะเรียงลำดับข้อมูลจากซ้ายไปขวาตามค่าในแถวที่ 1

Excel ไม่รู้จัก (หรืออนุญาตให้คุณระบุ) ส่วนหัวเมื่อเรียงลำดับจากซ้ายไปขวาดังนั้นคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกเซลล์ส่วนหัวเมื่อเรียงลำดับข้อมูลหากคุณเลือกเซลล์ส่วนหัวด้วย เซลล์เหล่านั้นจะถูกจัดเรียงตามค่าในเซลล์เหล่านั้น

หมายเหตุ: อีกวิธีหนึ่งในการจัดเรียงข้อมูลจากขวาไปซ้ายคือการย้ายข้อมูลและรับในรูปแบบคอลัมน์เมื่อคุณมีแล้ว คุณสามารถใช้วิธีการจัดเรียงตามที่อธิบายไว้จนถึงตอนนี้ได้หลังจากการเรียงลำดับเสร็จสิ้น คุณสามารถคัดลอกข้อมูลผลลัพธ์และวางเป็นข้อมูลที่ถ่ายโอนได้

การเรียงลำดับตามตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ใน Excel

จากตัวอย่างทั้งหมดข้างต้นจนถึงตอนนี้ การเรียงลำดับไม่ขึ้นกับตัวพิมพ์

แต่ถ้าคุณต้องการทำให้การเรียงลำดับมีความละเอียดอ่อน

โชคดีที่ Excel อนุญาตให้คุณระบุว่าคุณต้องการให้การเรียงลำดับตรงตามตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่หรือไม่

หมายเหตุ: แม้ว่าโดยส่วนใหญ่แล้วคุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการเรียงลำดับตามขนาดตัวพิมพ์ แต่สิ่งนี้จะมีประโยชน์เมื่อคุณดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล เช่น Salesforce หรือการจัดเรียงข้อมูลด้วยตนเอง และให้บุคคลอื่นป้อนข้อความเดียวกันในสถานการณ์ที่ต่างกัน .ความละเอียดอ่อนของตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ช่วยให้คุณเก็บบันทึกทั้งหมดของบุคคล/ฐานข้อมูลเดียวกันไว้ด้วยกัน

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลที่มีลักษณะดังนี้ และคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ภูมิภาค:

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรและตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่:

1. เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
2. คลิกแท็บข้อมูล
3. คลิกไอคอนจัดเรียงซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
4. ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกข้อมูลของฉันมีส่วนหัวคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้ได้หากข้อมูลของคุณไม่มีส่วนหัว
5. คลิกปุ่มตัวเลือก
6. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกการจัดเรียง ให้เลือกตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่
7. คลิกตกลง
8. ในเมนูดรอปดาวน์เรียงตาม เลือกภูมิภาค
9. ในเมนูดรอปดาวน์ เรียงตาม ให้เลือก ค่าเซลล์
10. ในเมนูคำสั่งแบบเลื่อนลง ให้เลือก A ถึง Z
11. คลิกตกลง

ขั้นตอนข้างต้นไม่เพียงแต่จะจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวอักษรตามภูมิภาค แต่ยังคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ด้วย

คุณจะได้รับข้อมูลผลลัพธ์ดังนี้:

เมื่อเรียงลำดับจาก A ถึง Z ข้อความตัวพิมพ์เล็กจะอยู่เหนือข้อความตัวพิมพ์ใหญ่

รับการเรียงลำดับต้นฉบับ

บ่อยครั้งเมื่อเรียงลำดับข้อมูลใน Excel คุณอาจต้องการกลับไปที่ลำดับการจัดเรียงก่อนหน้าหรือเดิมแล้วเริ่มต้นใหม่

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ฟีเจอร์เลิกทำใน Excel (โดยใช้ Control Z) เพื่อย้อนกลับไปทีละขั้นได้ แต่อาจสร้างความสับสนได้หากคุณดำเนินการหลายอย่างแล้วหลังจากจัดเรียงข้อมูลแล้ว

นอกจากนี้ การเลิกทำจะทำงานจนกว่าคุณจะเปิดเวิร์กบุ๊กเท่านั้น แต่เมื่อคุณบันทึกและปิดและเปิดในภายหลัง คุณจะไม่สามารถย้อนกลับไปยังลำดับการจัดเรียงเดิมได้

ต่อไปนี้คือวิธีง่ายๆ สองวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียลำดับการจัดเรียงเดิมและเรียกคืนแม้ว่าจะเรียงลำดับข้อมูลแล้วก็ตาม:

1. ทำสำเนาชุดข้อมูลต้นฉบับฉันขอแนะนำสิ่งนี้ แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการลำดับการจัดเรียงดั้งเดิมคุณสามารถมีเวิร์กบุ๊กที่มีข้อมูลทั้งหมดได้ จากนั้นจึงสร้างสำเนาของเวิร์กบุ๊กและทำงานกับสำเนานั้นเมื่อฉันทำงานกับชุดข้อมูลคีย์ ฉันจะทำสำเนาทุกวัน (โดยมีวันที่หรือหมายเลขเวอร์ชันเป็นส่วนหนึ่งของชื่อเวิร์กบุ๊ก)
2. เพิ่มคอลัมน์ที่มีชุดตัวเลขเมื่อคุณจัดเรียงข้อมูล ชุดของตัวเลขนี้จะปะปนกัน แต่ถ้าคุณต้องการกลับไปที่ข้อมูลเดิม คุณสามารถจัดเรียงตามชุดตัวเลขนี้ได้

ในส่วนนี้ ให้ฉันแสดงให้คุณเห็นอย่างรวดเร็วว่าการเพิ่มชุดข้อมูลและใช้เพื่อจัดลำดับการจัดเรียงเดิมหมายความว่าอย่างไร

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลที่มีลักษณะดังนี้:

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีการดึงข้อมูลนี้กลับคืนมาหลังจากการจัดเรียง ให้เพิ่มคอลัมน์ตัวช่วยที่มีชุดตัวเลข (แสดงอยู่ด้านล่าง)

เมื่อคุณมีคอลัมน์ผู้ช่วยพร้อมแล้ว อย่าลืมรวมไว้เมื่อจัดเรียงชุดข้อมูลนี้

สมมติว่าฉันจัดเรียงข้อมูลนี้ตามภูมิภาคและลงเอยด้วยข้อมูลดังนี้:

ตอนนี้ ถ้าฉันต้องการกลับไปที่ชุดข้อมูลเดิม ฉันสามารถจัดเรียงข้อมูลนี้อีกครั้งได้ แต่ตามคอลัมน์รอง (ต่ำไปสูง)

เรียบง่าย. .ใช่ไหม

หากคุณไม่ต้องการแสดงคอลัมน์วิธีใช้ คุณสามารถซ่อนหรือสร้างข้อมูลสำรองแล้วลบออก

ปัญหาทั่วไปบางประการในการเรียงลำดับข้อมูลใน Excel

ในตอนต้นของบทความนี้ ฉันได้แสดงวิธีต่างๆ ในการจัดเรียงข้อมูลใน Excel (รวมถึงปุ่มจัดเรียงใน Ribbon ตัวเลือกคลิกขวา ตัวเลือกตัวกรอง และกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ)

หากต้องการย้ำอีกครั้ง การใช้กล่องโต้ตอบการจัดเรียงจะลดโอกาสหรือปัญหาหรือจุดบกพร่องที่อาจเกิดขึ้น

ตอนนี้ ให้ฉันแสดงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อใช้ปุ่มจัดเรียงใน Ribbon (แสดงด้านล่าง)

ไม่รู้จักส่วนหัวของคอลัมน์

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลที่มีลักษณะดังนี้:

ดูเหมือนว่าชุดข้อมูลที่จัดรูปแบบอย่างดีโดยมีส่วนหัวที่จัดรูปแบบไว้อย่างชัดเจนด้วยสีของเซลล์และตัวหนา

ดังนั้นเมื่อคุณจัดเรียงข้อมูลนี้ตามชื่อ (โดยใช้ปุ่มจัดเรียงใน Ribbon) คุณจะต้องให้ชื่อเรื่องอยู่ด้านบนสุดและข้อมูลที่เหลือจะถูกจัดเรียง

แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณทำเช่นนี้ - ส่วนหัวจะถือว่าเป็นข้อมูลปกติและมีการจัดเรียงด้วย (แสดงด้านล่าง)

แม้ว่า Excel จะฉลาดพอที่จะรู้จักส่วนหัว แต่ในตัวอย่างนี้ไม่สามารถทำได้เมื่อใช้ปุ่มไอคอนเรียงลำดับใน Ribbon คุณไม่สามารถระบุด้วยตนเองว่าข้อมูลนี้มีส่วนหัว

หมายเหตุ: ปัญหานี้เกิดขึ้นเมื่อฉันมีชุดข้อมูลและเพิ่มและจัดรูปแบบส่วนหัวและจัดเรียงโดยปกติ Excel จะฉลาดพอที่จะรับรู้ว่ามีส่วนหัวในชุดข้อมูล (โดยเฉพาะถ้าชนิดข้อมูลของส่วนหัวและข้อมูลในคอลัมน์ต่างกัน)แต่ในกรณีนี้ เมื่อฉันเพิ่มชื่อและจัดเรียงทันที มันไม่เป็นเช่นนั้นถ้าฉันบันทึกเวิร์กบุ๊กนี้ ให้ปิดและเปิดใหม่อีกครั้ง Excel จะจดจำแถวและส่วนหัวแรกได้

แม้ว่านี่อาจไม่ใช่ปัญหาในกรณีส่วนใหญ่ แต่ก็ยังมีโอกาสที่คุณใช้ไอคอนเรียงลำดับใน Ribbon การใช้กล่องโต้ตอบสามารถขจัดปัญหานี้ได้เนื่องจากคุณสามารถระบุว่าคุณมีชื่อเรื่อง

ไม่รู้จักแถว/คอลัมน์ว่าง

ปัญหาการจัดเรียงนี้ซับซ้อนกว่าเล็กน้อย และพบบ่อยกว่าที่คุณคิด

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลดังที่แสดงด้านล่างโปรดทราบว่าบรรทัดที่ 6 ถูกซ่อนอยู่ (มันเป็นบรรทัดว่าง)

ตอนนี้ ถ้าฉันเลือกเซลล์ใดๆ ในสี่แถวแรกของข้อมูล (ที่อยู่เหนือแถวว่างที่ซ่อนอยู่) และใช้ปุ่มไอคอนเรียงลำดับเพื่อจัดเรียงข้อมูลนี้จะจัดเรียงเฉพาะสี่ระเบียนแรกในชุดข้อมูล (แถวที่ 2 ถึง 5) XNUMX).ในทำนองเดียวกัน ถ้าฉันเลือกที่จะซ่อนเซลล์ใดๆ ในชุดข้อมูลด้านล่างแถวว่าง มันจะจัดเรียงเฉพาะเจ็ดแถวสุดท้ายเท่านั้น

ยกเว้นกรณีที่คุณกำลังมองหามันโดยเฉพาะ คุณอาจพลาดข้อผิดพลาดที่น่าสยดสยองนี้

คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณจะไม่ทำผิดพลาดในการจัดเรียงนี้

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ประสบปัญหานี้ คุณต้องตรวจสอบชุดข้อมูลก่อนทำการจัดเรียง

เลือกชุดข้อมูลทั้งหมดก่อนจัดเรียงข้อมูล

คุณสามารถทำได้โดยเลือกเซลล์ใดก็ได้ในชุดข้อมูล จากนั้นใช้แป้นพิมพ์ลัด – Control + A

หากมีแถว/คอลัมน์ว่างในชุดข้อมูล ชุดข้อมูลทั้งหมดจะไม่ถูกเลือกคุณสามารถระบุสิ่งนี้ได้โดยการสแกนโครงร่างของส่วนที่เลือกอย่างรวดเร็ว

หากคุณเห็นข้อมูลบางอย่างนอกเหนือจากการเลือก คุณสามารถเลือกได้ด้วยตนเอง

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ วิธีที่ดีที่สุดคือการเลิกซ่อนแถวและคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดก่อน จากนั้นจึงจัดเรียงข้อมูลโดยเลือกชุดข้อมูลทั้งหมดหรือเอาแถวว่างออกก่อน

การเรียงลำดับบางส่วน (ตามนามสกุล)

บางครั้ง คุณอาจมีชุดข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับตามข้อความบางส่วน

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าฉันมีชุดข้อมูลแบบเดียวกับด้านล่าง และฉันต้องการจัดเรียงข้อมูลนี้ตามนามสกุล

สำหรับสิ่งนี้ ฉันต้องแยกข้อมูลนี้เพื่อให้มีเฉพาะนามสกุลในคอลัมน์เดียวเมื่อได้ข้อมูลแล้ว ฉันสามารถใช้คอลัมน์นั้นเพื่อจัดเรียงข้อมูลได้

นี่คือสูตรที่จะให้นามสกุลของฉัน:

=RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(" ",B2))

สิ่งนี้จะให้ผลลัพธ์ที่แสดงด้านล่าง

ตอนนี้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลนี้โดยใช้คอลัมน์นามสกุล

เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถลบคอลัมน์นามสกุลหรือซ่อนได้

โปรดทราบว่าสูตรข้างต้นใช้งานได้เมื่อชื่อของคุณมีเฉพาะชื่อและนามสกุล และไม่มีช่องว่างระหว่างสองช่องหากข้อมูลชื่อของคุณแตกต่างกัน คุณจะต้องปรับสูตรคุณยังสามารถใช้ข้อความเป็นคอลัมน์เพื่อแยกชื่อได้อย่างรวดเร็วโดยยึดตามอักขระเว้นวรรคเป็นตัวคั่น

นี่เป็นเพียงตัวอย่างการเรียงลำดับตามข้อมูลบางส่วนตัวอย่างอื่นๆ อาจรวมถึงการเรียงลำดับตามเมืองในที่อยู่หรือรหัสพนักงานตามรหัสแผนก

นอกจากนี้ หากข้อความที่คุณต้องการจัดเรียงอยู่ที่จุดเริ่มต้นของข้อความ คุณสามารถใช้ได้เฉพาะฟังก์ชันการจัดเรียงแบบปกติเท่านั้น

ตัวอย่างการจัดเรียงอื่นๆ (โดยใช้สูตรและ VBA)

ในบทช่วยสอนนี้ ฉันได้กล่าวถึงตัวอย่างการใช้ฟังก์ชันการเรียงลำดับที่มีอยู่แล้วภายใน Excel

การเรียงลำดับอัตโนมัติด้วยสูตร

เมื่อคุณใช้ฟังก์ชันการเรียงลำดับที่มีอยู่แล้วภายใน จากนั้นทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับชุดข้อมูล คุณจะต้องจัดเรียงใหม่อีกครั้งฟังก์ชันการเรียงลำดับไม่ไดนามิก

ถ้าคุณต้องการรับชุดข้อมูลที่จัดเรียงโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณสามารถใช้สูตรในการทำเช่นนั้นได้

โปรดทราบว่าในการดำเนินการนี้ คุณต้องแยกชุดข้อมูลดั้งเดิมและชุดข้อมูลที่จัดเรียง (ดังแสดงด้านล่าง)

ฉันมีการสอนโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้สูตรเพื่อจัดเรียงตามตัวอักษรมันแสดงให้เห็นสองวิธีในการทำเช่นนี้ - โดยใช้คอลัมน์ตัวช่วยและการใช้สูตรอาร์เรย์

Excel ยังได้แนะนำสูตรอาร์เรย์ไดนามิก SORT ซึ่งทำให้ง่ายต่อการทำเช่นนี้ (ไม่ต้องใช้คอลัมน์ตัวช่วยหรือสูตรอาร์เรย์ที่ซับซ้อน)แต่เนื่องจากยังค่อนข้างใหม่ คุณอาจไม่สามารถเข้าถึงได้ใน Excel เวอร์ชันของคุณ

จัดเรียงด้วย VBA

สุดท้าย ถ้าคุณต้องการข้ามกล่องโต้ตอบการจัดเรียงทั้งหมดหรือตัวเลือกการเรียงลำดับอื่นๆ คุณสามารถใช้ VBA เพื่อจัดเรียงข้อมูลได้

ในตัวอย่างด้านล่าง ฉันมีชุดข้อมูลที่จัดเรียงข้อมูลเมื่อฉันดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ทำให้การเรียงลำดับเป็นเรื่องง่ายและสามารถใช้ในแดชบอร์ดเพื่อให้ใช้งานง่ายขึ้น

ต่อไปนี้คือบทช่วยสอนโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้ VBA เพื่อจัดเรียงข้อมูลและสร้างสิ่งที่คล้ายคลึงกันด้านบน

ฉันได้พยายามครอบคลุมตัวอย่างมากมายเพื่อแสดงวิธีต่างๆ ในการจัดเรียงข้อมูลใน Excel และทุกสิ่งที่คุณต้องคำนึงถึงเมื่อทำเช่นนั้น

หวังว่าคุณพบว่าบทช่วยสอนนี้มีประโยชน์