Ako triediť v Exceli (podľa riadka, stĺpca, farby, dátumu a čísla)

Triedenie údajov v Exceli je jednoduché so všetkými vstavanými možnosťami.

Údaje môžete jednoducho zoradiť podľa abecedy podľa hodnoty v bunke alebo bunky a farby písma.

Môžete tiež vykonať viacúrovňové triedenie podľa stĺpcov (tj stĺpec A, potom stĺpec B) a triedenie podľa riadkov (zľava doprava).

Ak to nestačí, Excel vám tiež umožní vytvoriť si vlastný zoznam a zoradiť ho podľa neho (čo je celkom fajn).Údaje si teda môžete zoradiť podľa veľkosti trička (XL, L, M, S) alebo odpovede (úplne súhlasím, súhlasím, nesúhlasím) alebo intenzity (vysoká, stredná, nízka)

Zrátané a podčiarknuté – pri používaní Excelu máte k dispozícii toľko možností triedenia.

V tomto obrovskom hĺbkovom návode vám ukážem všetky tieto možnosti triedenia spolu s niekoľkými užitočnými skvelými príkladmi.

Keďže ide o rozsiahly tutoriál s mnohými témami, nižšie uvádzam obsah.Môžete kliknúť na akúkoľvek tému a okamžite vás tam prenesie.

Prístup k možnostiam triedenia v Exceli

Keďže triedenie je pri práci s údajmi bežná vec, Excel vám ponúka niekoľko spôsobov prístupu k možnostiam triedenia.

Zoradiť tlačidlá na páse s nástrojmi

Najrýchlejší spôsob prístupu k možnostiam zoradenia je použitie tlačidla Zoradiť na páse s nástrojmi.

Keď kliknete na kartu Údaje na páse s nástrojmi, zobrazia sa možnosti Zoradiť a Filtrovať.Tri tlačidlá naľavo od tejto skupiny slúžia na triedenie údajov.

Tieto dve malé tlačidlá vám umožňujú triediť údaje hneď, ako na ne kliknete.

Ak máte napríklad množinu údajov s názvami, môžete údaje zoradiť jednoduchým výberom celej množiny údajov a kliknutím na jedno z dvoch tlačidiel.Tlačidlá A až Z zoradia údaje abecedne od najnižšej po najvyššiu a tlačidlá Z po A zoradia údaje podľa abecedy od najvyššej po najnižšiu.

Toto tlačidlo funguje aj s číslami, dátumami alebo časmi.

Osobne tieto tlačidlá nikdy nepoužívam z dôvodu ich obmedzenej funkčnosti a väčšej možnosti pomýliť sa pri ich používaní.Ak však potrebujete rýchle triedenie (žiadne prázdne bunky v množine údajov), môže to byť rýchly spôsob.

Dialógové okno zoradenia

Na karte Údaje na páse s nástrojmi sa v skupine Zoradiť nachádza ďalšia ikona tlačidla zoradenia.

Keď kliknete na túto ikonu tlačidla triedenia, otvorí sa dialógové okno triedenia (zobrazené nižšie).

Dialógové okno Sort je najkompletnejším riešením triedenia v Exceli.Všetky možnosti súvisiace s triedením sú dostupné prostredníctvom tohto dialógového okna.

Všetky ostatné spôsoby využitia možností triedenia sú obmedzené a neposkytujú plnú funkčnosť.

Preto vždy radšej používam dialógy, keď musím triediť v Exceli.

Jedným z hlavných dôvodov mojej preferencie je, že pri používaní dialógových okien je veľmi malá pravdepodobnosť chýb.Všetko je usporiadané a označené (na rozdiel od tlačidiel na páse s nástrojmi sa môžete zmiasť, ktoré tlačidlo použiť).

V tomto návode zistíte, že na triedenie údajov väčšinou používam dialógové okná.Je to aj preto, že niektoré veci, ktorým sa venujem v niektorých kapitolách (napríklad viacúrovňové triedenie alebo triedenie zľava doprava), sa dajú robiť iba pomocou dialógových okien.

klávesové skratky– Ak potrebujete často triediť dáta v Exceli, odporúčam naučiť sa klávesové skratky, ktoré otvárajú dialógové okno triedenia.Toto jeALT + A + S + S

Možnosti zoradenia v ponuke filtra

Môžete tiež nájsť možnosti triedenia, ako aj možnosti filtrovania, ak ste na množinu údajov použili filter.Filtre možno použiť výberom ľubovoľnej bunky v množine údajov, kliknutím na kartu Údaje a kliknutím na ikonu Filter.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a použite filter.

Keď kliknete na ikonu filtra ľubovoľného stĺpca (je to ikona malého trojuholníka smerujúceho nadol napravo od bunky hlavičky stĺpca), uvidíte tam aj niektoré možnosti zoradenia.

Upozorňujeme, že tieto možnosti zoradenia sa menia na základe údajov v stĺpci.Takže ak máte text, zobrazí sa možnosť zoradiť od A po Z alebo Z po A, ale ak máte čísla, zobrazí sa možnosť zoradiť od najväčšieho po najmenšie alebo od najmenšieho po najväčšie.

Možnosti kliknutia pravým tlačidlom myši

Okrem dialógov je použitie pravého kliknutia ďalšou metódou, ktorú niekedy používam (je tiež veľmi rýchla, stačí dve kliknutia).

Keď máte súbor údajov na triedenie, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku a zobrazia sa možnosti triedenia.

Všimnite si, že uvidíte niektoré možnosti, ktoré neuvidíte na páse s nástrojmi alebo možnostiach filtra.Aj keď existujú obvyklé možnosti zoradenia podľa hodnoty a vlastné možnosti zoradenia (otvorí dialógové okno zoradenia), môžete tiež vidieť možnosti v hornej časti, napríklad umiestniť ikonu vybranej farby bunky / farby písma / formátu hore.

Túto možnosť považujem za veľmi užitočnú, pretože mi umožňuje rýchlo umiestniť všetky farebné bunky (alebo bunky s rôznymi farbami písma) na vrch.Často mám údaje o výdavkoch, ktoré kontrolujem mesačne a ručne zvýrazňujem niektoré bunky.Potom môžem použiť túto možnosť na rýchle umiestnenie všetkých týchto buniek na vrch.

Teraz, keď som prebral všetky spôsoby prístupu k možnostiam triedenia v Exceli, pozrime sa, ako tieto metódy použiť na triedenie údajov v rôznych scenároch.

Triedenie dát v Exceli (text, čísla, dátumy)

警告: Vo väčšine prípadov bude zoraďovanie fungovať, aj keď vyberiete jednu bunku v množine údajov.V niektorých prípadoch však môžete naraziť na problémy (keď máte v množine údajov prázdne bunky/riadky/stĺpce).Pri triedení údajov je najlepšie vybrať celý súbor údajov a následne ho zoradiť – aby ste sa vyhli problémom.

V závislosti od typu údajov, ktoré máte, môžete použiť možnosti zoradenia v Exceli.

Zoradiť podľa textu

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je tá nižšie, a chcete všetky tieto záznamy zoradiť abecedne podľa mena študenta.

Tu sú kroky na zoradenie týchto textových údajov podľa abecedy:

1. Vyberte celý súbor údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu zoradenia.Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či je vybratá možnosť Moje údaje majú hlavičku.Toto začiarknutie môžete zrušiť, ak vaše údaje nemajú hlavičky.
5. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa vyberte položku Názov
6. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ skontrolujte, či je vybratá možnosť „Hodnota bunky“.
7. V rozbaľovacej ponuke objednávky vyberte možnosť AZ
8. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky zoradia celý súbor údajov a poskytnú výsledky uvedené nižšie.

Prečo nepoužívať iba tlačidlá na páse s nástrojmi?

Vyššie uvedený spôsob triedenia údajov v Exceli sa môže zdať ako veľa krokov v porovnaní s jednoduchým kliknutím na ikonu zoradenia na páse s nástrojmi.

Toto je skutočné.

Vyššie uvedená metóda je dlhšia, aleNeexistuje žiadna možnosť chyby.

Niektoré problémy môžu nastať, keď použijete tlačidlo zoradiť na páse s nástrojmi (to môže byť ťažké zistiť, keď máte veľké množiny údajov.

Keď neskôr v tomto návode rozoberiem nevýhody používania tlačidiel, dovoľte mi rýchlo vám ukázať, čo sa môže pokaziť.

V nižšie uvedenom príklade Excel triedi celú množinu údajov vrátane hlavičky, pretože nerozpozná prítomnosť riadka hlavičky.

Použitím dialógového okna zoradenia sa tomuto problému vyhnete, pretože vám explicitne dáva možnosť určiť, či majú údaje hlavičku alebo nie.

Keďže dialógové okno Zoradiť eliminuje možnosť chýb, odporúčam vám ho použiť namiesto všetkých ostatných spôsobov triedenia v Exceli

Triediť podľa čísel

Zatiaľ predpokladám, že máte prehľad o tom, ako funguje triedenie textu (popísané vyššie v tejto časti).

Iné typy triedenia (napríklad na základe čísel, dátumov alebo farieb) budú používať takmer rovnaké kroky s malými odchýlkami.

Predpokladajme, že máte súbor údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete údaje zoradiť podľa skóre každého študenta.

Tu sú kroky na číselné zoradenie týchto údajov:

1. Vyberte celý súbor údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu zoradenia.Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či je vybratá možnosť Moje údaje majú hlavičku.Toto začiarknutie môžete zrušiť, ak vaše údaje nemajú hlavičky.
5. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa vyberte položku Názov
6. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ skontrolujte, či je vybratá možnosť „Hodnota bunky“.
7. V rozbaľovacej ponuke objednávky vyberte možnosť „Veľké po malé“
8. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky zoradia celý súbor údajov a poskytnú výsledky uvedené nižšie.

Zoradiť podľa dátumu/času

Hoci dátumy a časy môžu vyzerať odlišne, nie sú to nič iné ako čísla.

Napríklad v Exceli by číslo 44196 bolo hodnotou dátumu 2020. decembra 12.Toto číslo môžete naformátovať ako dátum, ale v backende Excelu je to stále číslo.

To vám tiež umožňuje považovať dátumy za čísla.Do bunky s dátumom teda môžete pridať 10 a po 10 dňoch vám dá číslo dátumu.

To isté platí pre čas v Exceli.

Napríklad číslo 44196.125 predstavuje 2020. december 12 o 31:3.Kým celočíselná časť čísla predstavuje celý deň, zlomková časť predstavuje čas.

Keďže dátumy a časy sú čísla, môžete ich zoradiť.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je tá nižšie, a chcete tieto údaje zoradiť podľa dátumu odovzdania projektu.

Tu sú kroky na zoradenie týchto údajov podľa dátumu:

1. Vyberte celý súbor údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu zoradenia.Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či je vybratá možnosť Moje údaje majú hlavičku.Toto začiarknutie môžete zrušiť, ak vaše údaje nemajú hlavičky.
5. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa vyberte Dátum odovzdania
6. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ skontrolujte, či je vybratá možnosť „Hodnota bunky“.
7. V rozbaľovacej ponuke objednávky vyberte možnosť „od starého k novému“
8. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky zoradia celý súbor údajov a poskytnú výsledky uvedené nižšie.

Upozorňujeme, že hoci dátumy a časy sú čísla, Excel stále rozpoznáva, že sa zobrazujú inak.Takže keď zoradíte podľa dátumu, zobrazí sa kritériá zoradenia „od najstarších po najnovšie“ a „od najnovších po staré“, ale keď použijete čísla, hovorí sa „od veľkého po malé“ alebo od „od malého po veľké“.Malé veci, ako je táto, robia z Excelu skvelý tabuľkový nástroj (PS: Tabuľky Google nezobrazujú veľa detailov, len nevýrazné zoradenie podľa AZ alebo ZA)

Zoradiť podľa farby bunky/farby písma

Táto možnosť je fantastická, používam ju stále (možno trochu príliš).

Často mám súbory údajov, ktoré ručne analyzujem a zvýrazňujem bunky tak, ako to robím.Prešiel som si napríklad zoznam článkov na tomto blogu (mám excelovský list) a zvýraznil som tie, ktoré som potreboval zlepšiť.

Po dokončení môžem tieto údaje rýchlo triediť podľa farby bunky.To mi pomáha umiestniť všetky tieto zvýraznené bunky/riadky navrch.

Pre väčšie vzrušenie môžete triediť podľa viacerých farieb.Ak teda zvýrazním bunky s názvami článkov, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, červenou farbou a niektoré bunky, ktoré je možné spracovať neskôr, žltou farbou, môžem údaje zoradiť tak, aby sa najskôr zobrazili všetky červené a potom žlté riadky.

Ak máte záujem dozvedieť sa viac, nedávno som napísal tento článok o triedení na základe viacerých farieb.V tejto časti vám rýchlo ukážem, ako triediť len podľa jednej farby

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete triediť podľa farby a získať všetky červené krvinky navrchu.

Tu sú kroky zoradené podľa farby:

1. Vyberte celý súbor údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu zoradenia.Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či je vybratá možnosť Moje údaje majú hlavičku.Toto začiarknutie môžete zrušiť, ak vaše údaje nemajú hlavičky.
5. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte „Dátum odoslania“ (alebo ktorýkoľvek stĺpec, pre ktorý máte farebné bunky).Keďže v tomto príklade máme farebné bunky vo všetkých stĺpcoch, môžete si vybrať ľubovoľný.
6. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa vyberte položku Farba bunky.
7. V rozbaľovacej ponuke "Objednať" vyberte farbu, podľa ktorej chcete zoradiť.Ak je v množine údajov viacero farieb buniek, zobrazia sa tu všetky
8. V poslednej rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Navrchu“.Tu môžete určiť, či chcete, aby boli farebné bunky v hornej alebo dolnej časti množiny údajov.
9. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky zoradia súbor údajov podľa farby a dostanete výsledok, ako je uvedené nižšie.

Rovnako ako tieto údaje triedime podľa farby bunky, môžete ich triediť aj podľa farby písma a ikon podmieneného formátovania.

Viacúrovňové triedenie údajov

V praxi sú množiny údajov zriedka také jednoduché ako tie, ktoré používam v tomto návode.

Vaše sa môžu rozbaliť na tisíce riadkov a stovky stĺpcov.

Keď máte taký veľký súbor údajov, je potrebných viac údajových segmentov a kociek.Viacúrovňové triedenie údajov je jednou z vecí, ktoré môžete potrebovať, keď máte veľké súbory údajov.

Viacúrovňové triedenie údajov znamená, že môžete zoradiť množinu údajov na základe hodnôt v jednom stĺpci a potom ju znova zoradiť na základe hodnôt v inom stĺpci.

Predpokladajme napríklad, že máte množinu údajov, ako je táto, a chcete tieto údaje zoradiť podľa dvoch kritérií:

1. Kraj
2. Predaj

Zoradený výstup na základe dvoch vyššie uvedených kritérií vám poskytne množinu údajov zobrazenú nižšie.

Vo vyššie uvedenom príklade sme najprv zoradili údaje podľa regiónu a potom v rámci každého regiónu boli údaje ďalej zoradené podľa predaja.

To nám umožňuje rýchlo zistiť, ktorým zástupcom sa v jednotlivých regiónoch darí dobre a ktorým sa darí slabo.

Tu sú kroky na zoradenie údajov na základe viacerých stĺpcov:

1. Vyberte celý súbor údajov, ktorý chcete zoradiť.
2. Kliknite na kartu Údaje.
3. Kliknite na ikonu zoradenia (zobrazená nižšie).Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či je vybratá možnosť Moje údaje majú hlavičku.Toto začiarknutie môžete zrušiť, ak vaše údaje nemajú hlavičky.
5. V dialógovom okne Zoradiť vykonajte nasledujúce výbery
   • Zoradiť podľa (stĺpec): Región (toto je prvá úroveň zoradenia)
   • Zoradiť podľa: Hodnota bunky
   • Poradie: A až Z
6. Kliknite na Pridať úroveň (tým pridáte ďalšiu úroveň možností zoradenia).
7. V druhej úrovni triedenia vykonajte nasledujúce výbery:
   • Potom podľa (stĺpec): Predaj
   • Zoradiť podľa: Hodnota
   • Poradie: od najväčšieho po najmenšie
8. Kliknite na tlačidlo OK

Profesionálne tipy: Dialógové okno triedenia má funkciu „úrovne kopírovania“.Takto rýchlo skopírujete zvolenú úroveň triedenia, ktorú potom môžete jednoducho upraviť.Je dobré poznať funkciu, môže vám to ušetriť čas, ak budete musieť triediť na základe viacerých stĺpcov.

Zoradiť podľa vlastného zoznamu

Hoci Excel už má niektoré bežné kritériá triedenia (napríklad abecedne s textom, od najmenšieho po najväčší alebo od najväčšieho po najmenšie číselne, od najstarších po najnovšie alebo od najnovšieho po najstarší), nemusí to stačiť.

Povedzme napríklad, že mám nasledujúci súbor údajov:

Teraz, ak si to zoradím abecedne podľa kraja, mám dve možnosti - od A po Z alebo od Z po A.Tu je to, čo dostanem, keď tieto údaje zoradím abecedne od A do Z pomocou stĺpca rozsahu.

Ale čo ak chcem, aby toto poradie bolo východ, západ, sever, juh?

Samozrejme, po zoradení môžete zmeniť usporiadanie údajov, ale to nie je efektívny spôsob, ako to urobiť.

Správny spôsob je použiť vlastný zoznam.

Vlastné zoznamy sú zoznamy, ktoré vám Excel umožňuje vytvárať a potom používať, rovnako ako vstavané zoznamy (napríklad názvy mesiacov alebo názvy dní v týždni).Po vytvorení vlastného zoznamu ho môžete použiť vo funkciách, ako je triedenie údajov alebo vypĺňanie úchytov.

Niektoré príklady, kde môžu byť vlastné zoznamy užitočné, zahŕňajú:

• Zoraďte údaje podľa názvu regiónu/mesta
• Triedené podľa veľkosti trička – malé, stredné, veľké, extra veľké
• Zoradiť podľa odpovedí prieskumu – rozhodne súhlasím, súhlasím, neutrálne, nesúhlasím
• Triedenie na základe pravdepodobnosti – vysoká, stredná, nízka

Prvým krokom pri pokuse o triedenie podľa vlastných kritérií je vytvorenie vlastného zoznamu.

Kroky na vytvorenie vlastného zoznamu v Exceli:

1. Kliknite na kartu Súbor
2. možnosť kliknutia
3. V dialógovom okne Možnosti programu Excel vyberte v zozname na ľavej table položku Rozšírené.
4. Vo vybratom Rozšírené sa posuňte nadol a vyberte Upraviť vlastný zoznam.
5. V dialógovom okne Vlastný zoznam zadajte svoje kritériá do poľa s názvom Položky zoznamu.Zadajte kritériá oddelené čiarkami (východ, západ, sever, juh)[Ak uvediete svoje podmienky, môžete ich aj importovať].
6. Kliknutím pridáte
7. Kliknite na tlačidlo OK

Po dokončení vyššie uvedených krokov Excel vytvorí a uloží vlastný zoznam, ktorý môžete použiť na triedenie údajov.

Všimnite si, že poradie položiek vo vlastnom zozname určuje, ako je zoznam zoradený.

Keď vytvoríte vlastný zoznam v jednom excelovom zošite, zoznam bude dostupný pre všetky zošity v systéme.Stačí ho teda vytvoriť iba raz a znova použiť vo všetkých zošitoch.

Na zoradenie podľa vlastného zoznamu

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie, a chcete ju zoradiť podľa regiónu (poradie zoradenia je východ, západ, sever a juh)

Keďže sme vytvorili vlastný zoznam, môžeme ho použiť na triedenie údajov.

Tu sú kroky na zoradenie množiny údajov pomocou vlastného zoznamu:

1. Vyberte celý súbor údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu zoradenia.Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či je vybratá možnosť Moje údaje majú hlavičku.Toto začiarknutie môžete zrušiť, ak vaše údaje nemajú hlavičky.
5. V rozbaľovacej ponuke „Zoradiť podľa“ vyberte „Oblasť“ (alebo ktorýkoľvek stĺpec, pre ktorý máte farebné bunky)
6. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa vyberte položku Hodnota bunky.
7. V rozbaľovacej ponuke objednávky vyberte možnosť Vlastný zoznam.Po kliknutí naň sa otvorí dialógové okno Vlastný zoznam.
8. V dialógovom okne Vlastný zoznam vyberte v ľavom paneli vlastný zoznam, ktorý ste vytvorili.
9. Kliknite na tlačidlo OK.Keď to urobíte, v rozbaľovacom poli poradia zoradenia uvidíte vlastné kritériá zoradenia
10. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky zoradia vašu množinu údajov podľa vlastných kritérií triedenia.

Poznámka: Ak chcete zoradiť údaje podľa neho, nemusíte si vopred vytvárať vlastný zoznam.Môžete ho vytvoriť aj v dialógovom okne Zoradiť.Keď kliknete na Vlastný zoznam (v kroku 7 vyššie), otvorí sa dialógové okno Vlastný zoznam.Môžete si tam vytvoriť aj vlastné zoznamy.

Vlastné zoznamy nerozlišujú veľké a malé písmená.Ak chcete triediť podľa veľkosti písmen, pozrite si tento príklad.

Zoradiť zľava doprava

Zatiaľ čo vo väčšine prípadov budete pravdepodobne zoraďovať podľa hodnoty stĺpca, niekedy možno budete chcieť zoradiť aj podľa hodnoty riadka.

Napríklad v množine údajov nižšie ich chcem zoradiť na základe hodnôt v riadku Región.

Hoci tento typ dátovej štruktúry nie je taký bežný ako stĺpcové dáta, stále vidím, že ho veľa ľudí používa.

Excel má vstavanú funkciu, ktorá vám umožňuje triediť zľava doprava.

Tu sú kroky na zoradenie týchto údajov zľava doprava:

1. Vyberte celý súbor údajov (okrem titulu)
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu zoradenia.Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia.
4. V dialógovom okne Zoradiť kliknite na položku Možnosti.
5. V dialógovom okne Možnosti zoradenia vyberte položku Zoradiť zľava doprava
6. Kliknite na tlačidlo OK.
7. V rozbaľovacom zozname Zoradiť podľa vyberte Riadok 1.Týmto určíme, že musíme zoradiť na základe hodnoty v riadku 1
8. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa vyberte položku Hodnota bunky.
9. V rozbaľovacej ponuke Objednávka vyberte AZ (ak chcete, môžete použiť aj vlastný zoradený zoznam)
10. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky zoradia údaje zľava doprava na základe hodnoty v riadku 1.

Excel nerozpoznáva (alebo vám dokonca neumožňuje špecifikovať) nadpisy pri zoraďovaní zľava doprava.Musíte sa teda uistiť, že pri triedení údajov nie je vybratá bunka hlavičky.Ak vyberiete aj bunky hlavičky, tieto bunky sa zoradia podľa hodnôt v nich.

Poznámka: Ďalším spôsobom, ako zoradiť údaje sprava doľava, je transponovať údaje a získať ich v stĺpcovom tvare.Keď ho máte, môžete použiť ktorýkoľvek z doteraz opísaných spôsobov triedenia.Po zoradení môžete výsledné údaje skopírovať a vložiť ako transponované údaje.

Triedenie v Exceli rozlišuje malé a veľké písmená

Vo všetkých doteraz uvedených príkladoch je triedenie nezávislé na veľkostiach písmen.

Ale čo ak chcete rozlišovať veľké a malé písmená.

Našťastie vám Excel umožňuje určiť, či chcete, aby sa pri triedení rozlišovali malé a veľké písmená.

Poznámka: Aj keď si väčšinou nemusíte robiť starosti s triedením, v ktorom sa rozlišujú malé a veľké písmená, môže to byť užitočné, keď získavate údaje z databázy, ako je Salesforce, alebo manuálne porovnávate údaje a rôzni ľudia zadávajú rovnaký text v rôznych situáciách. .Rozlišovanie malých a veľkých písmen vám pomáha uchovávať všetky záznamy o tej istej osobe/databáze spolu.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ktorá vyzerá takto, a chcete tieto údaje zoradiť podľa stĺpca regiónu:

Tu sú kroky na zoradenie údajov podľa abecedy a rozlišovania malých a veľkých písmen:

1. Vyberte celý súbor údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Kliknite na ikonu zoradenia.Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia.
4. V dialógovom okne Zoradiť skontrolujte, či je vybratá možnosť Moje údaje majú hlavičku.Toto začiarknutie môžete zrušiť, ak vaše údaje nemajú hlavičky.
5. Kliknite na tlačidlo Možnosti
6. V dialógovom okne Možnosti zoradenia začiarknite možnosť Rozlišovať malé a veľké písmená
7. Kliknite na tlačidlo OK.
8. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa vyberte položku Oblasť
9. V rozbaľovacej ponuke Zoradiť podľa vyberte položku Hodnota bunky.
10. V rozbaľovacej ponuke objednávky vyberte možnosť A až Z
11. Kliknite na tlačidlo OK.

Vyššie uvedené kroky zoradia údaje nielen abecedne podľa regiónu, ale aj rozlišujú malé a veľké písmená.

Získate údaje o výsledku takto:

Pri triedení od A do Z je text s malými písmenami nad textom s veľkými písmenami.

Získajte pôvodné poradie zoradenia

Pri triedení údajov v Exceli sa často možno budete chcieť vrátiť k predchádzajúcemu alebo pôvodnému zoradeniu a začať odznova,

Aj keď môžete použiť funkciu Späť v Exceli (pomocou ovládacieho prvku Z) na návrat o jeden krok späť, môže to byť mätúce, ak ste po zoradení údajov už urobili viac ako jednu vec.

Funkcia Späť funguje len dovtedy, kým zošit neotvoríte, ale keď ho uložíte a zavriete a otvoríte neskôr, nebudete sa môcť vrátiť k pôvodnému zoradeniu.

Tu sú dva jednoduché spôsoby, ako zabezpečiť, aby ste nestratili pôvodné poradie zoradenia a získali ho späť aj po zoradení údajov:

1. Vytvorte kópiu pôvodného súboru údajov.Odporúčam to, aj keď nepotrebujete pôvodné poradie.Môžete mať zošit so všetkými údajmi, potom stačí vytvoriť kópiu zošita a pracovať na tejto kópii.Keď pracujem na množine kľúčových údajov, každý deň vytváram kópiu (s dátumom alebo číslom verzie ako súčasť názvu zošita).
2. Pridajte stĺpec s radom čísel.Keď zoradíte údaje, tento rad čísel sa pomieša, ale ak sa chcete vrátiť k pôvodným údajom, môžete zoradiť podľa tohto radu čísel.

V tejto časti vám rýchlo ukážem, čo znamená pridať sériu a použiť ju na získanie pôvodného poradia zoradenia.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ktorá vyzerá takto:

Aby ste sa uistili, že máte spôsob, ako tieto údaje po zoradení získať späť, pridajte pomocný stĺpec so sériou čísel (zobrazené nižšie).

Keď máte pripravený pomocný stĺpec, nezabudnite ho zahrnúť pri zoraďovaní tejto množiny údajov.

Predpokladajme, že tieto údaje zoradím podľa regiónu a skončím s údajmi, ako sú tieto:

Ak sa teraz chcem vrátiť k pôvodnému súboru údajov, môžem tieto údaje jednoducho znova zoradiť, ale na základe sekundárneho stĺpca (od najnižšieho k najvyššiemu).

Jednoduché. .nie?

Ak stĺpec pomocníka nechcete zobrazovať, môžete ho skryť alebo vytvoriť zálohu a odstrániť ju.

Niektoré bežné problémy pri triedení údajov v Exceli

Na začiatku tohto článku som vám ukázal rôzne spôsoby triedenia údajov v Exceli (vrátane tlačidla zoradenia na páse s nástrojmi, možností kliknutia pravým tlačidlom myši, možností filtrovania a dialógového okna zoradenia).

Pre zopakovanie, použitie dialógového okna triedenia minimalizuje možnosť alebo akékoľvek problémy alebo chyby, ktoré by sa mohli vyskytnúť.

Teraz mi dovoľte ukázať vám problémy, ktoré môžu nastať pri použití tlačidla zoradiť na páse s nástrojmi (zobrazené nižšie)

hlavičky stĺpcov neboli rozpoznané

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ktorá vyzerá takto:

Vyzerá to ako dobre vytvorená množina údajov s hlavičkami jasne naformátovanými s farbou buniek a tučným písmom.

Keď teda zoradíte tieto údaje podľa názvu (pomocou tlačidla zoradiť na páse s nástrojmi), budete chcieť, aby nadpis zostal navrchu a zvyšok údajov sa zoradil.

Čo sa však stane, keď to urobíte - hlavičky sa tiež považujú za normálne údaje a triedia sa (zobrazené nižšie).

Hoci je Excel dostatočne inteligentný na to, aby rozpoznal hlavičku, v tomto príklade to nedokáže.Pri použití tlačidla ikony zoradenia na páse s nástrojmi nemôžete manuálne určiť, že tieto údaje majú hlavičku.

Poznámka: Tento problém sa vyskytuje, keď mám množinu údajov a pridávam a formátujem hlavičky a triedim ich.Excel bude zvyčajne dostatočne inteligentný na to, aby rozpoznal, že v množine údajov sú hlavičky (najmä ak sa typ údajov hlavičiek a údajov v stĺpcoch líši).Ale v tomto prípade, keď pridám názov a okamžite zoradím, neurobí to.Ak tento zošit uložím, zatvorím a znova otvorím, Excel nejako dokáže rozpoznať prvý riadok a hlavičku.

Aj keď to vo väčšine prípadov pravdepodobne nie je problém, stále existuje šanca, keď použijete ikonu zoradenia na páse s nástrojmi, pomocou dialógového okna môžete tento problém odstrániť, pretože môžete určiť, že máte názov.

Prázdny riadok/stĺpec nebol rozpoznaný

Tento problém triedenia je o niečo komplikovanejší – a bežnejší, než by ste si mysleli.

Predpokladajme, že máte množinu údajov, ako je uvedené nižšie.Všimnite si, že riadok 6 je skrytý (je to prázdny riadok).

Ak teraz vyberiem ľubovoľnú bunku v prvých štyroch riadkoch údajov (nad skrytými prázdnymi riadkami) a použijem tlačidlo ikony zoradenia na zoradenie týchto údajov, zoradí sa iba prvé štyri záznamy v množine údajov (riadky 2 až 5) XNUMX).Podobne, ak sa rozhodnem skryť akékoľvek bunky v množine údajov pod prázdnymi riadkami, zoradí sa iba posledných sedem riadkov.

Pokiaľ to konkrétne nehľadáte, pravdepodobne vám tento strašný bug unikne.

Ako sa môžete uistiť, že nespravíte túto chybu pri triedení?

Aby ste sa uistili, že sa nedostanete do tohto problému, musíte skontrolovať súbor údajov pred jeho triedením.

Pred zoradením údajov vyberte celý súbor údajov.

Môžete to urobiť tak, že vyberiete ľubovoľnú bunku v množine údajov a potom použijete klávesovú skratku – Control + A.

Ak sú v množine údajov prázdne riadky/stĺpce, nevyberie sa celá množina údajov.Môžete to identifikovať rýchlym skenovaním obrysu výberu.

Ak vidíte niektoré údaje nad rámec výberu, môžete ich vybrať manuálne.

Aby ste sa vyhli tomuto problému, je najlepšie najprv odkryť všetky skryté riadky a stĺpce a potom zoradiť údaje výberom celej množiny údajov alebo odstránením prázdnych riadkov.

Čiastočné triedenie (na základe priezviska)

Niekedy môžete mať množinu údajov, ktorú chcete zoradiť na základe čiastočného textu.

Povedzme napríklad, že mám množinu údajov, ako je tá nižšie, a chcem tieto údaje zoradiť podľa priezviska.

Na tento účel musím tieto údaje oddeliť tak, aby v jednom stĺpci bolo iba priezvisko.Keď ho mám, môžem tento stĺpec použiť na triedenie údajov.

Tu je vzorec, ktorý by mi dal moje priezvisko:

=RIGHT(B2,DĹŽKA(B2)-NÁJSŤ(" ",B2))

Získate tak výsledok uvedený nižšie.

Teraz môžete tieto údaje zoradiť pomocou stĺpca Priezvisko.

Po dokončení môžete stĺpec Priezvisko odstrániť alebo ho skryť.

Všimnite si, že vyššie uvedený vzorec funguje, keď vaše meno obsahuje iba meno a priezvisko a žiadne dvojité medzery medzi nimi.Ak sa údaje o vašom mene líšia, budete musieť upraviť vzorec.Môžete tiež použiť Text do stĺpca na rýchle rozdelenie názvov na základe medzery ako oddeľovača.

Toto je len príklad triedenia na základe čiastkových údajov.Ďalšie príklady môžu zahŕňať triedenie na základe adresy mesta alebo ID zamestnanca na základe kódu oddelenia.

Ak je text, ktorý potrebujete zoradiť, na začiatku textu, môžete použiť iba funkciu normálneho triedenia.

Ďalšie príklady triedenia (pomocou vzorcov a VBA)

Doteraz som v tomto návode pokryl náš príklad použitia vstavanej funkcie triedenia v Exceli.

Automatické triedenie pomocou vzorcov

Keď použijete vstavanú funkciu triedenia a potom vykonáte akékoľvek zmeny v množine údajov, musíte ju znova zoradiť.Funkcia triedenia nie je dynamická.

Ak chcete získať množinu údajov, ktorá sa automaticky triedi pri akejkoľvek zmene, môžete na to použiť vzorec.

Upozorňujeme, že na to musíte oddeliť pôvodné a zoradené súbory údajov (ako je uvedené nižšie)

Mám podrobný návod, ako používať vzorce na triedenie podľa abecedy.Ukazuje dva spôsoby, ako to urobiť - pomocou pomocného stĺpca a pomocou vzorca poľa.

Excel zaviedol aj dynamické vzorce poľa SORT, ktoré to zjednodušujú (nie sú potrebné žiadne pomocné stĺpce ani zložité vzorce poľa).Ale keďže je to celkom nové, možno k nemu nebudete mať prístup vo svojej verzii Excelu.

Triediť pomocou VBA

Nakoniec, ak chcete obísť všetky dialógové okná triedenia alebo iné možnosti triedenia, môžete použiť VBA na triedenie údajov.

V nižšie uvedenom príklade mám množinu údajov, ktorá triedi údaje, keď dvakrát kliknem na hlavičku stĺpca.Vďaka tomu je triedenie jednoduché a dá sa použiť na palubnej doske, aby bolo užívateľsky prívetivejšie.

Tu je podrobný návod, ako použiť VBA na triedenie údajov a vytvorenie niečoho podobného tomu vyššie.

Pokúsil som sa pokryť veľa príkladov, aby som vám ukázal rôzne spôsoby triedenia údajov v Exceli a všetky veci, ktoré musíte mať pri tom na pamäti.

Dúfam, že tento návod bol pre vás užitočný.