Ako vytvoriť vlastný zoznam v Exceli (Jednoduchá príručka krok za krokom)

Excel má niekoľko užitočných funkcií, ktoré vám umožňujú ušetriť čas a zvýšiť produktivitu vašej každodennej práce.

vynikaťUžitočná (a menej známa) funkcia vo vlastnom zozname v .

Teraz, skôr ako uvidím, ako vytvoriť a používať vlastný zoznam, dovoľte mi vysvetliť jeho výhody.

Predpokladajme, že musíte do stĺpca zadať počet názvov mesiacov od januára do decembra.čo budeš robiť?Nie, manuálne ovládanie nie je možné.

Jedným z najrýchlejších spôsobov je vložiť január do jednej bunky a február do susednej bunky, potom potiahnuť pomocou rukoväte výplne a nechať Excel, aby zvyšok vyplnil automaticky.Excel je dostatočne inteligentný na to, aby si uvedomil, že počas nasledujúceho mesiaca chcete vyplniť každú bunku, o ktorú potiahnete rukoväť výplne.

Názov mesiaca je taký všeobecný, že je štandardne dostupný v Exceli.

Ale čo keď máte zoznam názvov oddelení (alebo mien zamestnancov či produktov) a chcete to urobiť.Keď používate rukoväte výplne, chcete, aby sa zobrazovali magicky, namiesto toho, aby ste ich písali ručne alebo ich kopírovali a prilepovali (napríklad názvy mesiacov).

prejsťPoužite vlastné zoznamy v ExceliMôžete tiež.

V tomto návode vám ukážem, ako vytvoriť vlastné zoznamy v Exceli a ako ich použiť, aby ste ušetrili čas.

Ako vytvoriť vlastné zoznamy v Exceli

V predvolenom nastavení má Excel už niekoľko vopred napísaných vlastných zoznamov, ktoré môžete použiť na úsporu času.

Ak napríklad zadáte „pondelok“ do jednej zo susedných buniek, môžete použiť rukoväť na vyplnenie na vyplnenie zostávajúcich dní.Ak výber rozšírite, ťahajte ďalej a bude sa opakovať a znova vám dá názov dňa.

Nižšie sú uvedené vlastné zoznamy, ktoré sú už zabudované do Excelu.Ako vidíte, ide väčšinou o názvy dní a mesiacov, pretože sú pevné a nemenia sa.

Teraz povedzme, že chcete vytvoriť zoznam oddelení, ktoré často potrebujete v Exceli, môžete preň vytvoriť vlastný zoznam.Keď budete nabudúce potrebovať mať všetky názvy oddelení na jednom mieste, nebudete sa musieť hrabať v starých spisoch.Všetko, čo musíte urobiť, je zadať prvé dve do zoznamu a potiahnuť.

Tu sú kroky na vytvorenie vlastného zoznamu v Exceli:

1. Kliknite na kartu Súbor
2. Kliknite na položku Možnosti.Tým sa otvorí dialógové okno Možnosti programu Excel
3. Kliknite na položku Rozšírené možnosti na ľavej table
4. Vo všeobecných možnostiach kliknite na tlačidlo Upraviť vlastný zoznam (možno budete musieť prejsť nadol, aby ste sa dostali k tejto možnosti)
5. V dialógovom okne Prispôsobiť zoznam importujte zoznam výberom rozsahu buniek, ktorý obsahuje zoznam.Prípadne môžete mená zadať ručne do poľa Zoznam položiek (oddeľte ich čiarkami alebo zalomte jednotlivé mená)
6. Kliknutím pridáte

Po kliknutí na Pridať si všimnete, že váš zoznam je teraz súčasťou vášho vlastného zoznamu.

Ak máte veľký zoznam na pridanie do Excelu, môžete tiež použiť možnosť Importovať v dialógovom okne.

Profesionálne tipy: Môžete tiež vytvoriť pomenovaný rozsah a použiť tento pomenovaný rozsah na vytvorenie vlastných zoznamov.Ak to chcete urobiť, zadajte názov pomenovaného rozsahu do poľa Importovať zoznam z buniek a kliknite na tlačidlo OK.Výhodou je, že pomenovaný rozsah môžete zmeniť alebo rozšíriť a automaticky sa prispôsobí vlastnému zoznamu

Teraz, keď máte zoznam v backende Excelu, môžete ho použiť ako číslo alebo názov mesiaca s automatickým dopĺňaním (zobrazené nižšie).

Aj keď je skvelé, že môžete rýchlo získať tieto vlastné názvy svetiel v Exceli jednoduchou operáciou presunutia myšou, s vlastnými zoznamami môžete robiť ešte lepšie veci (to je to, čomu sa venuje nasledujúca časť).

Vytvorte si vlastné kritériá triedenia pomocou vlastných zoznamov

Jednou zo skvelých vecí na vlastnom zozname je, že ho môžete použiť na vytvorenie vlastných kritérií triedenia.Predpokladajme napríklad, že máte množinu údajov, ako je tá nižšie, a chcete ju zoradiť podľa vysokej, strednej a nízkej.

Toto nemôžeš!

Ak zoradíte podľa abecedy, urobí to podľa abecedy (namiesto vysokej, strednej a nízkej vám dá vysoké, nízke a stredné).

To je miesto, kde vlastné zoznamy skutočne žiaria.

Môžete si vytvoriť vlastné zoznamy položiek a použiť ich na triedenie údajov.Týmto spôsobom získate všetky vysoké hodnoty hore, potom stredné a nízke hodnoty.

Prvým krokom je použitie predchádzajúcej časti ("Ako vytvoriť vlastné zoznamy v Exceli”) na vytvorenie vlastného zoznamu (vysoký, stredný, nízky).

Po vytvorení vlastného zoznamu ho môžete zoradiť podľa nasledujúcich krokov:

1. Vyberte celý súbor údajov (vrátane názvu)
2. Kliknite na kartu Údaje
3. V skupine Zoradiť a filtrovať kliknite na ikonu Zoradiť.Tým sa otvorí dialógové okno zoradenia
4. V dialógovom okne Zoradiť vykonajte nasledujúce výbery:
   • Zoradiť podľa stĺpca: Priorita
   • Zoradiť podľa: Hodnota bunky
   • Objednávky: Vlastný zoznam.Keď sa otvorí dialógové okno, vyberte kritériá triedenia, ktoré chcete použiť, a kliknite na tlačidlo OK.
5. Kliknite na tlačidlo OK

Vyššie uvedené kroky okamžite zoradia údaje pomocou zoznamu, ktorý vytvoríte a použijete ako kritérium pri triedení (v tomto prípade vysoké, stredné, nízke).

Upozorňujeme, že pred použitím na triedenie nemusíte nevyhnutne vytvoriť vlastný zoznam.Môžete použiť vyššie uvedené kroky, kde sa v kroku 4 otvorí dialógové okno, môžete vytvoriť zoznam.

Niekoľko príkladov, kde možno použiť vlastné zoznamy

Tu je niekoľko situácií, v ktorých vám vytváranie a používanie vlastných zoznamov môže ušetriť čas:

1. Ak máte zoznam, ktorý je potrebné zadať ručne (alebo skopírovať a vložiť z iného zdroja), môžete si vytvoriť vlastný zoznam a použiť ho.Môže to byť napríklad názov oddelenia, názov produktu alebo oblasť/krajina vo vašej organizácii.
2. Ak ste učiteľ, môžete vytvoriť zoznam mien študentov.Keď ich budete nabudúce známkovať, nebudete sa musieť obávať manuálneho zadávania mien študentov alebo kopírovania z iných formulárov.To tiež zabezpečuje menšiu pravdepodobnosť chyby.
3. Keď potrebujete zoradiť údaje na základe kritérií, ktoré nie sú zabudované do Excelu.Ako je popísané v predchádzajúcej časti, môžete použiť svoje vlastné kritériá triedenia vytvorením vlastných zoznamov v Exceli.

Tu je to, o čom potrebujete vedieťVytvárajte vlastné zoznamy v Excelivšetok obsah.

Dúfam, že to považujete za užitočné.