Как создать пользовательский список в Excel (простое пошаговое руководство)

В Excel есть несколько полезных функций, позволяющих сэкономить время и повысить производительность в повседневной работе.

ExcelПолезная (и менее известная) функция пользовательского списка в .

Теперь, прежде чем я узнаю, как создать и использовать собственный список, позвольте мне объяснить его преимущества.

Предположим, вам нужно ввести в столбец количество названий месяцев с января по декабрь.Что вы будете делать?Нет, ручное управление не вариант.

Один из самых быстрых способов — поместить январь в одну ячейку, а февраль — в соседнюю, затем перетащить маркер заполнения и позволить Excel автоматически заполнить остальные.Excel достаточно умен, чтобы понять, что вы хотите заполнить каждую ячейку, которую вы перетаскиваете маркером заполнения в течение следующего месяца.

Название месяца настолько общее, что оно доступно в Excel по умолчанию.

Но что, если у вас есть список названий отделов (или имен сотрудников, или названий продуктов), и вы хотите это сделать.Когда вы используете маркеры заполнения, вы хотите, чтобы они отображались волшебным образом, а не вводились вручную или копировались (например, названия месяцев).

отИспользуйте настраиваемые списки в ExcelВы тоже можете.

В этом уроке я покажу вам, как создавать собственные настраиваемые списки в Excel и как их использовать для экономии времени.

Как создавать пользовательские списки в Excel

По умолчанию в Excel уже есть несколько готовых настраиваемых списков, которые можно использовать для экономии времени.

Например, если вы введете «понедельник» в одну из соседних ячеек, вы можете использовать маркер заполнения, чтобы заполнить оставшиеся дни.Если вы расширите выбор, продолжайте перетаскивать, и он повторится и снова даст вам название дня.

Ниже представлены настраиваемые списки, уже встроенные в Excel.Как видите, это в основном названия дней и месяцев, поскольку они фиксированы и не меняются.

Теперь, допустим, вы хотите создать список отделов, которые вам часто нужны в Excel, вы можете создать для него настраиваемый список.Таким образом, в следующий раз, когда вам понадобится собрать все названия отделов в одном месте, вам не придется рыться в старых файлах.Все, что вам нужно сделать, это ввести первые два в списке и перетащить.

Вот шаги для создания собственного пользовательского списка в Excel:

1. Перейдите на вкладку «Файл»
2. Щелкните Параметры.Откроется диалоговое окно «Параметры Excel».
3. Нажмите «Дополнительные параметры» на левой панели.
4. В общих параметрах нажмите кнопку «Редактировать пользовательский список» (вам может потребоваться прокрутить вниз, чтобы получить доступ к этому параметру).
5. В диалоговом окне «Настроить список» импортируйте список, выбрав диапазон ячеек, содержащий список.Кроме того, вы можете вручную ввести имена в поле «Записи списка» (разделяя запятыми или перенося каждое имя)
6. Нажмите, чтобы добавить

После того, как вы нажмете «Добавить», вы заметите, что ваш список теперь является частью вашего пользовательского списка.

Если у вас есть большой список для добавления в Excel, вы также можете использовать параметр «Импорт» в диалоговом окне.

Советы профессионалов: вы также можете создать именованный диапазон и использовать этот именованный диапазон для создания настраиваемых списков.Для этого введите имя именованного диапазона в поле «Импортировать список из ячеек» и нажмите «ОК».Преимущество этого заключается в том, что вы можете изменить или расширить именованный диапазон, и он автоматически подстроится под пользовательский список.

Теперь, когда у вас есть список в бэкенде Excel, вы можете использовать его как число или название месяца с автозаполнением (показано ниже).

Хотя иметь возможность быстро получить эти настраиваемые имена источников света в Excel с помощью простой операции перетаскивания — это здорово, вы можете делать еще больше с помощью настраиваемых списков (это то, что рассматривается в следующем разделе).

Создайте свои собственные критерии сортировки с помощью настраиваемых списков

Одна из замечательных особенностей пользовательского списка заключается в том, что вы можете использовать его для создания собственных критериев сортировки.Например, предположим, что у вас есть набор данных, подобный приведенному ниже, и вы хотите отсортировать его по высокому, среднему и низкому уровню.

Вы не можете сделать это!

Если вы отсортируете по алфавиту, он сделает это в алфавитном порядке (он даст вам высокий, низкий и средний вместо высокого, среднего и низкого).

Вот где настраиваемые списки действительно хороши.

Вы можете создавать свои собственные списки элементов и использовать их для сортировки данных.Таким образом, вы получите все высокие значения вверху, затем средние и низкие значения.

Первый шаг — использовать предыдущий раздел («Как создавать пользовательские списки в Excel»), чтобы создать собственный список (высокий, средний, низкий).

После создания пользовательского списка вы можете использовать следующие шаги для его сортировки:

1. Выберите весь набор данных (включая заголовок)
2. Перейдите на вкладку Данные
3. В группе «Сортировка и фильтр» щелкните значок «Сортировка».Это откроет диалог сортировки
4. В диалоговом окне «Сортировка» выберите следующие параметры:
   • Сортировка по столбцу: приоритет
   • Сортировать по: значению ячейки
   • Заказы: Пользовательский список.Когда откроется диалоговое окно, выберите критерии сортировки, которые вы хотите использовать, и нажмите OK.
5. Нажмите ОК

Вышеупомянутые шаги немедленно отсортируют данные, используя список, который вы создаете и используете в качестве критерия при сортировке (в данном случае высокий, средний, низкий).

Обратите внимание, что вам не обязательно создавать собственный список, прежде чем вы сможете использовать его для сортировки.Вы можете использовать описанные выше шаги, где на шаге 4 открывается диалоговое окно, в котором вы можете создать список.

Несколько примеров использования настраиваемых списков

Вот несколько ситуаций, когда создание и использование настраиваемых списков может сэкономить ваше время:

1. Если у вас есть список, который необходимо ввести вручную (или скопировать и вставить из другого источника), вы можете создать собственный список и использовать его.Например, это может быть название отдела, название продукта или регион/страна в вашей организации.
2. Если вы учитель, вы можете создать список имен учеников.Таким образом, в следующий раз, когда вы будете их оценивать, вам не придется беспокоиться о ручном вводе имен учащихся или копировании и вставке из других форм.Это также гарантирует меньшую вероятность ошибки.
3. Когда вам нужно отсортировать данные на основе критериев, не встроенных в Excel.Как описано в предыдущем разделе, вы можете использовать собственные критерии сортировки, создавая настраиваемые списки в Excel.

Вот что вам нужно знать оСоздание пользовательских списков в Excelвесь контент.

Я надеюсь, что вы найдете это полезным.