Como ordenar no Excel (por linha, coluna, cor, data e número)

A classificação de dados no Excel é fácil com todas as opções integradas.

Você pode classificar facilmente os dados em ordem alfabética com base no valor na célula ou na célula e na cor da fonte.

Você também pode fazer a classificação de colunas em vários níveis (ou seja, coluna A, depois coluna B) e classificação de linhas (da esquerda para a direita).

Se isso não for suficiente, o Excel também permite que você crie sua própria lista personalizada e classifique por ela (o que é muito legal).Assim, você pode classificar os dados por tamanho da camisa (XL, L, M, S) ou resposta (concordo totalmente, concordo, discordo) ou intensidade (alta, média, baixa)

Bottom line - há tantas opções de classificação à sua disposição ao usar o Excel.

Neste enorme tutorial aprofundado, mostrarei todas essas opções de classificação junto com alguns exemplos interessantes e úteis.

Como este é um tutorial grande com muitos tópicos, incluí um índice abaixo.Você pode clicar em qualquer tópico e ele o levará imediatamente.

Acesse as opções de classificação no Excel

Como a classificação é uma coisa comum de se fazer ao trabalhar com dados, o Excel oferece várias maneiras de acessar as opções de classificação.

Botões de classificação na faixa de opções

A maneira mais rápida de acessar as opções de classificação é usar o botão Classificar na Faixa de Opções.

Ao clicar na guia Dados na Faixa de Opções, você verá as opções Classificar e Filtrar.Os três botões à esquerda deste grupo são usados ​​para classificar os dados.

Esses dois pequenos botões permitem que você classifique seus dados assim que você clicar neles.

Por exemplo, se você tiver um conjunto de dados de nomes, poderá classificar os dados simplesmente selecionando todo o conjunto de dados e clicando em um dos dois botões.Os botões de A a Z classificam os dados em ordem alfabética de baixo a alto e os botões de Z a A classificam os dados em ordem alfabética de alto a baixo.

Este botão também funciona com números, datas ou horas.

Pessoalmente, nunca uso esses botões por causa de sua funcionalidade limitada e da maior chance de cometer erros ao usá-los.Mas se você precisar de uma classificação rápida (sem células em branco no conjunto de dados), essa pode ser uma maneira rápida.

Caixa de diálogo Classificar

Na guia Dados da Faixa de Opções, há outro ícone de botão de classificação no grupo Classificar.

Quando você clica neste ícone de botão de classificação, ele abre a caixa de diálogo de classificação (mostrada abaixo).

A caixa de diálogo de classificação é a solução de classificação mais completa do Excel.Todas as opções relacionadas à classificação podem ser acessadas através desta caixa de diálogo.

Todos os outros métodos de uso de opções de classificação são limitados e não fornecem funcionalidade completa.

É por isso que sempre prefiro usar caixas de diálogo quando preciso classificar no Excel.

Uma das principais razões da minha preferência é que há muito pouca chance de erros ao usar diálogos.Tudo está organizado e rotulado (ao contrário dos botões na faixa de opções, você pode ficar confuso sobre qual botão usar).

Ao longo deste tutorial, você descobrirá que uso principalmente diálogos para classificar dados.Isso também ocorre porque algumas das coisas que abordo em alguns capítulos (como classificação em vários níveis ou classificação da esquerda para a direita) só podem ser feitas usando diálogos.

Atalhos do teclado– Se você precisar classificar dados no Excel com frequência, recomendo aprender os atalhos de teclado que abrem a caixa de diálogo de classificação.isto éALT + A + S + S

Opções de classificação no menu de filtro

Você também pode encontrar opções de classificação e opções de filtro se tiver aplicado um filtro ao conjunto de dados.Os filtros podem ser aplicados selecionando qualquer célula no conjunto de dados, clicando na guia Dados e clicando no ícone Filtro.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e aplique um filtro.

Ao clicar no ícone de filtro de qualquer coluna (é o pequeno ícone de triângulo apontando para baixo à direita da célula do cabeçalho da coluna), você também verá algumas opções de classificação.

Observe que essas opções de classificação mudam com base nos dados da coluna.Portanto, se você tiver texto, ele mostrará a opção de classificar de A a Z ou Z a A, mas se tiver números, mostrará a opção de classificar do maior para o menor ou do menor para o maior.

Opções do botão direito

Além de usar caixas de diálogo, usar o botão direito do mouse é outro método que às vezes uso (também é muito rápido, apenas dois cliques).

Quando você tiver um conjunto de dados para classificar, clique com o botão direito do mouse em qualquer célula e ele mostrará as opções de classificação.

Observe que você verá algumas opções que não verá na faixa de opções ou nas opções de filtro.Embora existam as opções usuais de classificação por valor e de classificação personalizada (abre a caixa de diálogo de classificação), você também pode ver opções na parte superior, como colocar a cor da célula selecionada/cor da fonte/ícone de formato na parte superior.

Acho essa opção muito útil, pois me permite colocar rapidamente todas as células coloridas (ou células com cores de fonte diferentes) no topo.Muitas vezes tenho dados de despesas que verifico mensalmente e destaco manualmente algumas células.Então eu posso usar esta opção para colocar rapidamente todas essas células no topo.

Agora que abordei todas as maneiras de acessar as opções de classificação no Excel, vamos ver como usar esses métodos para classificar dados em diferentes cenários.

Classificação de dados no Excel (texto, números, datas)

警告: na maioria dos casos, a classificação funcionará mesmo se você selecionar uma única célula no conjunto de dados.Mas em alguns casos você pode ter problemas (quando você tem células/linhas/colunas em branco em seu conjunto de dados).Ao classificar dados, é melhor selecionar todo o conjunto de dados e classificá-lo - para evitar problemas.

Dependendo do tipo de dados que você possui, você pode usar as opções de classificação no Excel.

Classificar por texto

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e queira classificar todos esses registros em ordem alfabética com base no nome do aluno.

Aqui estão as etapas para classificar esses dados de texto em ordem alfabética:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone de classificação.Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que Meu cabeçalho de dados está selecionado.Você pode desmarcar isso se seus dados não tiverem cabeçalhos.
5. No menu suspenso Classificar por, selecione Nome
6. No menu suspenso "Classificar por", verifique se "Valor da célula" está selecionado
7. No menu suspenso do pedido, selecione AZ
8. Clique OK.

As etapas acima classificarão todo o conjunto de dados e fornecerão os resultados mostrados abaixo.

Por que não usar apenas os botões na faixa de opções?

O método acima de classificação de dados no Excel pode parecer muitas etapas em comparação com apenas clicar no ícone de classificação na faixa de opções.

Isso é real.

O método acima é mais longo, masNão há possibilidade de erro.

Alguns problemas podem surgir quando você usa o botão de classificação na faixa de opções (isso pode ser difícil de detectar quando você tem grandes conjuntos de dados.

Enquanto discuto as desvantagens do uso de botões posteriormente neste tutorial, deixe-me mostrar rapidamente o que pode dar errado.

No exemplo abaixo, o Excel classifica todo o conjunto de dados, incluindo o cabeçalho, porque não reconhece que a linha do cabeçalho está presente.

O uso da caixa de diálogo de classificação evita esse problema, pois oferece explicitamente a opção de especificar se os dados têm um cabeçalho ou não.

Como o uso da caixa de diálogo Classificar elimina a possibilidade de erros, recomendo que você a use em vez de todos os outros métodos de classificação no Excel

Ordenar por números

Por enquanto, suponho que você tenha uma noção de como a classificação de texto funciona (abordada acima nesta seção).

Outros tipos de classificação (como com base em números, datas ou cores) usarão quase as mesmas etapas, com pequenas variações.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e queira classificar os dados de acordo com a pontuação de cada aluno.

Aqui estão as etapas para classificar esses dados numericamente:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone de classificação.Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que Meu cabeçalho de dados está selecionado.Você pode desmarcar isso se seus dados não tiverem cabeçalhos.
5. No menu suspenso Classificar por, selecione Nome
6. No menu suspenso "Classificar por", verifique se "Valor da célula" está selecionado
7. No menu suspenso do pedido, selecione "Grande para pequeno"
8. Clique OK.

As etapas acima classificarão todo o conjunto de dados e fornecerão os resultados mostrados abaixo.

Classificar por data/hora

Embora as datas e os horários possam parecer diferentes, eles nada mais são do que números.

Por exemplo, no Excel, o número 44196 seria o valor da data 2020 de dezembro de 12.Você pode formatar esse número como uma data, mas no back-end do Excel, ainda é um número.

Isso também permite que você trate datas como números.Assim, você pode adicionar 10 à célula com a data e ela fornecerá o número da data após 10 dias.

O mesmo vale para o tempo no Excel.

Por exemplo, o número 44196.125 representa 2020 de dezembro de 12 às 31h.Enquanto a parte inteira do número representa o dia inteiro, a parte fracionária representa a hora.

Como datas e horas são números, você pode classificar esses números.

Suponha que você tenha um conjunto de dados como o abaixo e queira classificar esses dados com base na data de confirmação do projeto.

Aqui estão as etapas para classificar esses dados com base na data:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone de classificação.Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que Meu cabeçalho de dados está selecionado.Você pode desmarcar isso se seus dados não tiverem cabeçalhos.
5. No menu suspenso Classificar por, selecione Data de confirmação
6. No menu suspenso "Classificar por", verifique se "Valor da célula" está selecionado
7. No menu suspenso do pedido, selecione "Antigo para novo"
8. Clique OK.

As etapas acima classificarão todo o conjunto de dados e fornecerão os resultados mostrados abaixo.

Observe que, embora datas e horas sejam números, o Excel ainda reconhece que elas são exibidas de forma diferente.Portanto, quando você classifica por data, ele mostra os critérios de classificação "mais antigo para o mais novo" e "mais novo para o antigo", mas quando você usa números, ele diz "grande para pequeno" ou "pequeno para grande".Pequenas coisas como essa fazem do Excel uma ótima ferramenta de planilha (PS: o Planilhas Google não mostra muitos detalhes, apenas uma classificação branda por AZ ou ZA)

Classificar por cor da célula/cor da fonte

Essa opção é fantástica, eu uso sempre (talvez um pouco demais).

Muitas vezes tenho conjuntos de dados que analiso manualmente e realço células como faço.Por exemplo, dei uma olhada na lista de artigos deste blog (tenho uma planilha do Excel) e destaquei os que precisava melhorar.

Uma vez feito, posso classificar rapidamente esses dados com base na cor da célula.Isso me ajuda a colocar todas essas células/linhas destacadas no topo.

Para maior emoção, você pode classificar por várias cores.Portanto, se eu destacar células com nomes de artigos que precisam de atenção imediata em vermelho e algumas células que podem ser processadas posteriormente em amarelo, posso classificar os dados para mostrar primeiro todas as linhas vermelhas e depois as linhas amarelas.

Se você estiver interessado em aprender mais, recentemente escrevi este artigo sobre classificação com base em várias cores.Nesta seção, mostrarei rapidamente como classificar com base em apenas uma cor

Suponha que você tenha um conjunto de dados como abaixo e queira classificar por cor e obter todas as células vermelhas no topo.

Aqui estão as etapas classificadas por cor:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone de classificação.Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que Meu cabeçalho de dados está selecionado.Você pode desmarcar isso se seus dados não tiverem cabeçalhos.
5. No menu suspenso "Classificar por", selecione "Data de envio" (ou qualquer coluna em que você tenha células coloridas).Como neste exemplo temos células coloridas em todas as colunas, você pode escolher qualquer uma.
6. No menu suspenso Classificar por, selecione Cor da célula.
7. No menu suspenso "Ordem", selecione a cor pela qual você deseja classificar.Se houver várias cores de células no conjunto de dados, ele mostrará todas elas aqui
8. No último menu suspenso, selecione "No topo".Aqui você pode especificar se deseja que as células coloridas fiquem na parte superior ou inferior do conjunto de dados.
9. Clique OK.

As etapas acima classificarão o conjunto de dados por cor e você obterá o resultado conforme mostrado abaixo.

Assim como classificamos esses dados por cor de célula, você também pode classificar por cor de fonte e ícones de formatação condicional.

Classificação de dados em vários níveis

Na prática, os conjuntos de dados raramente são tão simples quanto os que uso neste tutorial.

O seu pode se expandir para milhares de linhas e centenas de colunas.

Quando você tem um conjunto de dados tão grande, mais fatias de dados e dados são necessários.A classificação de dados multinível é uma das coisas que você pode precisar quando tiver grandes conjuntos de dados.

A classificação de dados multinível significa que você pode classificar um conjunto de dados com base nos valores de uma coluna e depois classificá-lo novamente com base nos valores de outra coluna.

Por exemplo, suponha que você tenha um conjunto de dados como o seguinte e queira classificar esses dados de acordo com dois critérios:

1. Região
2. Vendas

A saída classificada com base nos dois critérios acima fornecerá o conjunto de dados mostrado abaixo.

No exemplo acima, primeiro classificamos os dados por região e, em cada região, os dados foram classificados por vendas.

Isso nos permite ver rapidamente quais representantes estão indo bem e quais estão indo mal em cada região.

Aqui estão as etapas para classificar dados com base em várias colunas:

1. Selecione todo o conjunto de dados a ser classificado.
2. Clique na guia Dados.
3. Clique no ícone de classificação (mostrado abaixo).Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que Meu cabeçalho de dados está selecionado.Você pode desmarcar isso se seus dados não tiverem cabeçalhos.
5. Na caixa de diálogo Classificar, faça as seguintes seleções
   • Classificar por (coluna): Região (este é o primeiro nível de classificação)
   • Classificar por: valor da célula
   • Ordem: A a Z
6. Clique em Adicionar nível (isso adicionará outro nível de opções de classificação).
7. No segundo nível de classificação, faça as seguintes seleções:
   • Então por (coluna): Vendas
   • Classificar por: valor
   • Ordem: Do maior para o menor
8. Clique OK

Dicas profissionais: A caixa de diálogo de classificação possui um recurso de "nível de cópia".Isso copia rapidamente o nível de classificação selecionado, que você pode modificar facilmente.É bom conhecer a função, pode acabar economizando seu tempo se tiver que ordenar com base em várias colunas.

Classificar por lista personalizada

Embora o Excel já tenha alguns critérios de classificação comuns (como em ordem alfabética com texto, do menor para o maior ou do maior para o menor numericamente, do mais antigo para o mais recente ou do mais recente para o mais antigo), isso pode não ser suficiente.

Como exemplo, digamos que eu tenha o seguinte conjunto de dados:

Agora, se eu classificar em ordem alfabética por região, tenho duas opções - A a Z ou Z a A.Aqui está o que recebo quando classifico esses dados em ordem alfabética de A a Z usando a coluna de intervalo.

Mas e se eu quiser que essa ordem de classificação seja Leste, Oeste, Norte, Sul?

Claro, você pode reorganizar os dados após a classificação, mas essa não é uma maneira eficiente de fazer isso.

A maneira correta é usar uma lista personalizada.

Listas personalizadas são listas que o Excel permite que você crie e use, assim como listas internas (como nomes de meses ou nomes de dias da semana).Depois de criar uma lista personalizada, você pode usá-la em funções como classificar dados ou preencher identificadores.

Alguns exemplos de onde as listas personalizadas podem ser úteis incluem:

• Classificar dados por nome de região/cidade
• Ordenado por tamanho de camiseta - pequeno, médio, grande, extra grande
• Classifique pelas respostas da pesquisa – concordo totalmente, concordo, neutro, discordo
• Classificação com base na probabilidade - alta, média, baixa

A primeira etapa para tentar classificar por critérios personalizados é criar uma lista personalizada.

Etapas para criar uma lista personalizada no Excel:

1. Clique na guia Arquivo
2. clique na opção
3. Na caixa de diálogo Opções do Excel, selecione Avançado na lista no painel esquerdo.
4. No Avançado selecionado, role para baixo e selecione Editar lista personalizada.
5. Na caixa de diálogo Lista Personalizada, digite seus critérios na caixa intitulada Listar Entradas.Tipo de critérios separados por vírgulas (leste, oeste, norte, sul)[Se você listar suas condições, também poderá importar suas condições].
6. Clique para adicionar
7. Clique OK

Depois de concluir as etapas acima, o Excel criará e armazenará uma lista personalizada que você pode usar para classificar os dados.

Observe que a ordem dos itens em uma lista personalizada determina como a lista é classificada.

Quando você cria uma lista personalizada em uma pasta de trabalho do Excel, a lista fica disponível para todas as pastas de trabalho do sistema.Portanto, você só precisa criá-lo uma vez e reutilizá-lo em todas as pastas de trabalho.

Para classificar com uma lista personalizada

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo e queira classificá-lo com base na região (a ordem de classificação é leste, oeste, norte e sul)

Como criamos uma lista personalizada, podemos usá-la para classificar nossos dados.

Aqui estão as etapas para classificar um conjunto de dados usando uma lista personalizada:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone de classificação.Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que Meu cabeçalho de dados está selecionado.Você pode desmarcar isso se seus dados não tiverem cabeçalhos.
5. No menu suspenso "Classificar por", selecione "Área" (ou qualquer coluna para a qual você tenha células coloridas)
6. No menu suspenso Classificar por, selecione Valor da célula.
7. No menu suspenso do pedido, selecione Lista personalizada.Depois de clicar nele, ele abrirá a caixa de diálogo Lista Personalizada.
8. Na caixa de diálogo Lista personalizada, selecione a lista personalizada que você criou no painel esquerdo.
9. Clique OK.Depois de fazer isso, você verá os critérios de classificação personalizados no campo suspenso de ordem de classificação
10. Clique OK.

As etapas acima classificarão seu conjunto de dados de acordo com critérios de classificação personalizados.

Observação: você não precisa criar uma lista personalizada antecipadamente para classificar os dados com base nela.Você também pode criá-lo na caixa de diálogo Classificar.Quando você clica em Lista Personalizada (na etapa 7 acima), abre a caixa de diálogo Lista Personalizada.Você também pode criar listas personalizadas lá.

As listas personalizadas não diferenciam maiúsculas de minúsculas.Se você deseja classificação com distinção entre maiúsculas e minúsculas, consulte este exemplo.

Ordenar da esquerda para a direita

Enquanto na maioria dos casos você provavelmente irá classificar por valor de coluna, às vezes você também pode querer classificar por valor de linha.

Por exemplo, no conjunto de dados abaixo, quero classificá-lo com base nos valores da linha Região.

Embora esse tipo de estrutura de dados não seja tão comum quanto os dados de coluna, ainda vejo muitas pessoas usando.

O Excel possui uma funcionalidade interna que permite classificar da esquerda para a direita.

Aqui estão as etapas para classificar esses dados da esquerda para a direita:

1. Selecione todo o conjunto de dados (exceto título)
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone de classificação.Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação.
4. Na caixa de diálogo Classificar, clique em Opções.
5. Na caixa de diálogo Opções de classificação, selecione Classificar da esquerda para a direita
6. Clique OK.
7. Na lista suspensa Classificar por, selecione Linha 1.Ao fazer isso, especificamos que precisamos classificar com base no valor na linha 1
8. No menu suspenso Classificar por, selecione Valor da célula.
9. No menu suspenso Ordem, selecione AZ (você também pode usar uma lista de classificação personalizada, se desejar)
10. Clique OK.

As etapas acima classificarão os dados da esquerda para a direita com base no valor na linha 1.

O Excel não reconhece (ou mesmo permite que você especifique) títulos ao classificar da esquerda para a direita.Portanto, você precisa garantir que a célula de cabeçalho não esteja selecionada ao classificar os dados.Se você também selecionar células de cabeçalho, essas células serão classificadas com base nos valores nelas.

Nota: Outra forma de ordenar os dados da direita para a esquerda é transpor os dados e obtê-los na forma colunar.Depois de tê-lo, você pode usar qualquer um dos métodos de classificação descritos até agora.Após a conclusão da classificação, você pode copiar os dados resultantes e colá-los como dados transpostos.

Classificação sensível a maiúsculas e minúsculas no Excel

Em todos os exemplos acima até agora, a classificação é independente de maiúsculas e minúsculas.

Mas e se você quiser tornar a classificação sensível a maiúsculas e minúsculas.

Felizmente, o Excel permite que você especifique se deseja que a classificação faça distinção entre maiúsculas e minúsculas.

Observação: embora na maioria das vezes você não precise se preocupar com a classificação que diferencia maiúsculas de minúsculas, isso pode ser útil ao buscar dados de bancos de dados como o Salesforce ou agrupar dados manualmente e fazer com que pessoas diferentes insiram o mesmo texto em situações diferentes .A diferenciação de maiúsculas e minúsculas ajuda a manter todos os registros da mesma pessoa/banco de dados juntos.

Suponha que você tenha um conjunto de dados parecido com este e queira classificar esses dados com base na coluna da região:

Aqui estão as etapas para classificar os dados em ordem alfabética e com distinção entre maiúsculas e minúsculas:

1. Selecione todo o conjunto de dados
2. Clique na guia Dados
3. Clique no ícone de classificação.Isso abrirá a caixa de diálogo de classificação.
4. Na caixa de diálogo Classificar, certifique-se de que Meu cabeçalho de dados está selecionado.Você pode desmarcar isso se seus dados não tiverem cabeçalhos.
5. Clique no botão Opções
6. Na caixa de diálogo Opções de classificação, marque a opção Diferenciar maiúsculas e minúsculas
7. Clique OK.
8. No menu suspenso Classificar por, selecione Região
9. No menu suspenso Classificar por, selecione Valor da célula.
10. No menu suspenso do pedido, selecione A a Z
11. Clique OK.

As etapas acima não apenas classificarão os dados em ordem alfabética por região, mas também farão distinção entre maiúsculas e minúsculas.

Você obterá dados de resultados como este:

Ao classificar de A a Z, o texto em minúsculas fica acima do texto em maiúsculas.

Obter a ordem de classificação original

Muitas vezes, ao classificar dados no Excel, você pode querer voltar para uma ordem de classificação anterior ou original e começar de novo,

Embora você possa usar o recurso Desfazer no Excel (usando Control Z) para voltar uma etapa de cada vez, pode ser confuso se você já tiver feito várias operações depois de classificar os dados.

Além disso, desfazer só funciona até você abrir a pasta de trabalho, mas ao salvá-la, fechá-la e abri-la mais tarde, não será possível voltar à ordem de classificação original.

Aqui estão duas maneiras fáceis de garantir que você não perca a ordem de classificação original e recupere-a mesmo depois de classificar os dados:

1. Faça uma cópia do conjunto de dados original.Eu recomendo isso mesmo se você não precisar da ordem de classificação original.Você pode ter uma pasta de trabalho com todos os dados, basta criar uma cópia da pasta de trabalho e trabalhar nessa cópia.Quando trabalho em um conjunto de dados de chave, faço uma cópia todos os dias (com a data ou o número da versão como parte do nome da pasta de trabalho).
2. Adicione uma coluna com uma série de números.Quando você classifica os dados, essa série de números se mistura, mas se você quiser voltar aos dados originais, poderá classificar por essa série de números.

Nesta seção, deixe-me mostrar rapidamente o que significa adicionar uma série e usá-la para obter a ordem de classificação original.

Suponha que você tenha um conjunto de dados parecido com este:

Para garantir que você tenha uma maneira de recuperar esses dados após a classificação, adicione uma coluna auxiliar com uma série de números (mostrado abaixo).

Quando você tiver uma coluna auxiliar pronta, inclua-a ao classificar esse conjunto de dados.

Suponha que eu classifique esses dados com base na região e acabe com dados como este:

Agora, se eu quiser voltar ao conjunto de dados original, posso simplesmente classificar esses dados novamente, mas com base em uma coluna secundária (baixa para alta).

Simples. .não é?

Se não quiser mostrar a coluna de ajuda, você pode ocultá-la ou criar um backup e excluí-lo.

Alguns problemas comuns ao classificar dados no Excel

No início deste artigo, mostrei as diferentes maneiras de classificar dados no Excel (incluindo o botão de classificação na faixa de opções, opções de clique com o botão direito do mouse, opções de filtro e a caixa de diálogo de classificação).

Para reiterar, usar a caixa de diálogo de classificação minimiza a chance de quaisquer problemas ou bugs que possam surgir.

Agora, deixe-me mostrar os problemas que podem surgir ao usar o botão de classificação na faixa de opções (mostrado abaixo)

cabeçalhos de coluna não reconhecidos

Suponha que você tenha um conjunto de dados parecido com este:

Parece um conjunto de dados bem formado com cabeçalhos claramente formatados com cor de célula e negrito.

Portanto, ao classificar esses dados por nome (usando o botão de classificação na faixa de opções), você desejará que o título permaneça no topo e o restante dos dados seja classificado.

Mas o que acontece quando você faz isso - os cabeçalhos também são tratados como dados normais e classificados (mostrado abaixo).

Embora o Excel seja inteligente o suficiente para reconhecer o cabeçalho, neste exemplo não o faz.Ao usar o botão do ícone de classificação na faixa de opções, você não pode especificar manualmente que esses dados tenham um cabeçalho.

Observação: esse problema ocorre quando tenho o conjunto de dados e adiciono e formato cabeçalhos e os classifico.Muitas vezes, o Excel será inteligente o suficiente para reconhecer que existem cabeçalhos no conjunto de dados (especialmente se o tipo de dados dos cabeçalhos e os dados nas colunas forem diferentes).Mas neste caso, quando eu adiciono o título e classifico imediatamente, ele não faz isso.Se eu salvar esta pasta de trabalho, fechá-la e reabri-la, o Excel de alguma forma consegue reconhecer a primeira linha e o cabeçalho.

Embora isso provavelmente não seja um problema na maioria dos casos, ainda há uma chance quando você usa o ícone de classificação na faixa de opções, usar uma caixa de diálogo pode eliminar esse problema porque você pode especificar que tem um título.

Linha/coluna em branco não reconhecida

Esse problema de classificação é um pouco mais complicado - e mais comum do que você imagina.

Suponha que você tenha um conjunto de dados conforme mostrado abaixo.Observe que a linha 6 está oculta (é uma linha em branco).

Agora, se eu selecionar qualquer célula nas primeiras quatro linhas dos dados (aquelas acima das linhas em branco ocultas) e usar o botão do ícone de classificação para classificar esses dados, ele classificará apenas os quatro primeiros registros no conjunto de dados (linhas 2 a 5) XNUMX).Da mesma forma, se eu optar por ocultar qualquer célula no conjunto de dados abaixo das linhas em branco, ele classificará apenas as últimas sete linhas.

A menos que você esteja procurando especificamente por ele, é provável que você perca esse bug horrível.

Como você pode ter certeza de que não acabará cometendo esse erro de classificação?

Para garantir que você não se depare com esse problema, você precisa verificar o conjunto de dados antes de classificá-lo.

Selecione todo o conjunto de dados antes de classificar os dados.

Você pode fazer isso selecionando qualquer célula no conjunto de dados e usando o atalho de teclado – Control + A.

Se houver linhas/colunas em branco no conjunto de dados, todo o conjunto de dados não será selecionado.Você pode identificar isso digitalizando rapidamente o contorno da seleção.

Se você vir alguns dados além da seleção, poderá selecioná-los manualmente.

Para evitar esse problema, é melhor primeiro exibir todas as linhas e colunas ocultas e, em seguida, classificar os dados selecionando todo o conjunto de dados ou removendo primeiro as linhas em branco.

Classificação parcial (com base no sobrenome)

Às vezes, você pode ter um conjunto de dados que deseja classificar com base em texto parcial.

Por exemplo, digamos que eu tenha um conjunto de dados como o abaixo e queira classificar esses dados com base no sobrenome.

Para isso, preciso separar esses dados para que em uma coluna haja apenas o sobrenome.Quando eu tiver, posso usar essa coluna para classificar os dados.

Aqui está uma fórmula que me daria meu sobrenome:

=DIREITA(B2,LEN(B2)-FIND(" ",B2))

Isso lhe dará o resultado mostrado abaixo.

Agora você pode classificar esses dados usando a coluna Sobrenome.

Uma vez feito, você pode excluir a coluna Sobrenome ou ocultá-la.

Observe que a fórmula acima funciona quando seu nome contém apenas o nome e o sobrenome e não há espaços duplos entre eles.Se os dados do seu nome forem diferentes, você terá que ajustar a fórmula.Você também pode usar Texto para Coluna para dividir nomes rapidamente com base no caractere de espaço como delimitador.

Este é apenas um exemplo de classificação com base em dados parciais.Outros exemplos podem incluir a classificação com base na cidade no endereço ou no ID do funcionário com base no código do departamento.

Além disso, se o texto que você precisa classificar estiver no início do texto, você só poderá usar a função de classificação normal.

Outros exemplos de classificação (usando fórmulas e VBA)

Até agora neste tutorial, abordei nosso exemplo de uso da funcionalidade de classificação interna no Excel.

Classificação automática com fórmulas

Quando você usa a função de classificação integrada e faz alterações no conjunto de dados, precisa classificá-lo novamente.A função de classificação não é dinâmica.

Se você quiser obter um conjunto de dados que seja classificado automaticamente quando houver alguma alteração, poderá usar uma fórmula para fazer isso.

Observe que, para fazer isso, você precisa separar os conjuntos de dados originais e classificados (como mostrado abaixo)

Eu tenho um tutorial detalhado sobre como usar fórmulas para classificar em ordem alfabética.Ele mostra duas maneiras de fazer isso - usando uma coluna auxiliar e usando uma fórmula de matriz.

O Excel também introduziu fórmulas de matriz dinâmica SORT, o que facilita fazer isso (não são necessárias colunas auxiliares ou fórmulas de matriz complexas).Mas como isso é relativamente novo, talvez você não consiga acessá-lo em sua versão do Excel.

Ordenar com VBA

Por fim, se você quiser ignorar todas as caixas de diálogo de classificação ou outras opções de classificação, poderá usar o VBA para classificar os dados.

No exemplo abaixo, tenho um conjunto de dados que classifica os dados quando clico duas vezes no cabeçalho de uma coluna.Isso facilita a classificação e pode ser usado no painel para torná-lo mais amigável.

Aqui está um tutorial detalhado sobre como usar o VBA para classificar dados e criar algo como o acima.

Tentei cobrir muitos exemplos para mostrar as diferentes maneiras de classificar dados no Excel e todas as coisas que você precisa ter em mente ao fazê-lo.

Espero que você tenha achado este tutorial útil.