Hoe te sorteren in Excel (op rij, kolom, kleur, datum en nummer)

Het sorteren van gegevens in Excel is eenvoudig met alle ingebouwde opties.

U kunt gegevens eenvoudig alfabetisch sorteren op basis van de waarde in de cel of de cel- en letterkleur.

U kunt ook kolommen sorteren op meerdere niveaus (dwz kolom A en vervolgens kolom B) en rijen sorteren (van links naar rechts).

Als dat niet genoeg is, kun je met Excel ook je eigen aangepaste lijst maken en erop sorteren (wat best cool is).U kunt de gegevens dus sorteren op shirtmaat (XL, L, M, S) of antwoord (helemaal mee eens, mee eens, niet mee eens) of intensiteit (hoog, gemiddeld, laag)

Bottom line - er zijn zoveel sorteeropties tot uw beschikking wanneer u Excel gebruikt.

In deze enorme diepgaande tutorial ga ik je al deze sorteeropties laten zien, samen met enkele handige coole voorbeelden.

Aangezien dit een grote tutorial is met veel onderwerpen, heb ik hieronder een inhoudsopgave opgenomen.U kunt op elk onderwerp klikken en u komt er meteen.

Toegang tot sorteeropties in Excel

Aangezien sorteren gebruikelijk is bij het werken met gegevens, biedt Excel u verschillende manieren om toegang te krijgen tot sorteeropties.

Sorteerknoppen in het lint

De snelste manier om toegang te krijgen tot sorteeropties is door de knop Sorteren in het lint te gebruiken.

Wanneer u op het tabblad Gegevens in het lint klikt, ziet u de opties Sorteren en Filteren.De drie knoppen links van deze groep worden gebruikt om de gegevens te sorteren.

Met deze twee kleine knoppen kunt u uw gegevens sorteren zodra u erop klikt.

Als u bijvoorbeeld een gegevensset met namen hebt, kunt u de gegevens sorteren door simpelweg de hele gegevensset te selecteren en op een van de twee knoppen te klikken.De A tot Z-knoppen sorteren de gegevens alfabetisch van laag naar hoog, en de Z tot A-knoppen sorteren de gegevens alfabetisch van hoog naar laag.

Deze knop werkt ook met getallen, datums of tijden.

Persoonlijk gebruik ik deze knoppen nooit vanwege hun beperkte functionaliteit en de grotere kans op fouten bij het gebruik ervan.Maar als u snel wilt sorteren (geen lege cellen in de gegevensset), kan dit een snelle manier zijn.

Dialoogvenster Sorteren

Op het tabblad Gegevens van het lint is er nog een sorteerknoppictogram in de groep Sorteren.

Wanneer u op dit sorteerknoppictogram klikt, wordt het sorteervenster geopend (hieronder weergegeven).

De Sort Dialog is de meest complete sorteeroplossing in Excel.Alle sorteergerelateerde opties zijn toegankelijk via dit dialoogvenster.

Alle andere methoden voor het gebruik van sorteeropties zijn beperkt en bieden geen volledige functionaliteit.

Daarom gebruik ik altijd liever dialogen als ik in Excel moet sorteren.

Een van de belangrijkste redenen voor mijn voorkeur is dat er zeer weinig kans op fouten is bij het gebruik van dialoogvensters.Alles is georganiseerd en gelabeld (in tegenstelling tot de knoppen in het lint, kun je in de war raken over welke knop je moet gebruiken).

In deze tutorial zul je merken dat ik meestal dialoogvensters gebruik om gegevens te sorteren.Dit komt ook omdat sommige dingen die ik in sommige hoofdstukken behandel (zoals sorteren op meerdere niveaus of sorteren van links naar rechts) alleen kunnen worden gedaan met behulp van dialoogvensters.

Toetsenbord sneltoetsen– Als u regelmatig gegevens in Excel moet sorteren, raad ik u aan de sneltoetsen te leren die het sorteervenster openen.dit isALT + A + S + S

Sorteeropties in het filtermenu

U kunt ook sorteeropties en filteropties vinden als u een filter op de dataset hebt toegepast.Filters kunnen worden toegepast door een cel in de gegevensset te selecteren, op het tabblad Gegevens te klikken en op het pictogram Filter te klikken.

Stel je hebt een dataset zoals hieronder weergegeven en pas een filter toe.

Wanneer u op het filterpictogram van een kolom klikt (dit is het kleine naar beneden wijzende driehoekje rechts van de kolomkopcel), ziet u daar ook enkele sorteeropties.

Merk op dat deze sorteeropties veranderen op basis van de gegevens in de kolom.Dus als je tekst hebt, wordt de optie weergegeven om van A tot Z of Z tot A te sorteren, maar als je getallen hebt, wordt de optie weergegeven om van groot naar klein of van klein naar groot te sorteren.

Opties voor rechtsklikken

Naast het gebruik van het dialoogvenster, is het gebruik van de rechtermuisknop een andere methode die ik soms gebruik (het is ook erg snel, slechts twee klikken).

Als u een dataset heeft om te sorteren, klikt u met de rechtermuisknop op een cel en u krijgt sorteeropties te zien.

Houd er rekening mee dat u enkele opties ziet die u niet ziet in de lint- of filteropties.Hoewel er de gebruikelijke sorteeropties op waarde en aangepaste sorteeropties zijn (opent het sorteervenster), kunt u bovenaan ook opties zien, zoals het pictogram voor de geselecteerde celkleur/letterkleur/opmaak bovenaan.

Ik vind deze optie erg handig omdat ik er snel alle gekleurde cellen (of cellen met verschillende lettertypekleuren) bovenop kan plaatsen.Ik heb vaak onkostengegevens die ik maandelijks controleer en sommige cellen handmatig markeer.Dan kan ik deze optie gebruiken om al die cellen er snel bovenop te zetten.

Nu ik alle manieren heb behandeld om toegang te krijgen tot sorteeropties in Excel, laten we eens kijken hoe we deze methoden kunnen gebruiken om gegevens in verschillende scenario's te sorteren.

Gegevens sorteren in Excel (tekst, getallen, datums)

警告: In de meeste gevallen werkt sorteren zelfs als u een enkele cel in de gegevensset selecteert.Maar in sommige gevallen kun je problemen tegenkomen (wanneer je lege cellen/rijen/kolommen in je dataset hebt).Bij het sorteren van gegevens kunt u het beste de hele gegevensset selecteren en deze vervolgens sorteren - om problemen te voorkomen.

Afhankelijk van het type gegevens dat je hebt, kun je de sorteeropties in Excel gebruiken.

Sorteren op tekst

Stel je hebt een dataset zoals hieronder weergegeven en je wilt al deze records alfabetisch sorteren op leerlingnaam.

Hier zijn de stappen om deze tekstgegevens alfabetisch te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het sorteerpictogram.Dit opent het sorteervenster.
4. Controleer in het dialoogvenster Sorteren of Mijn gegevens hebben koptekst is geselecteerd.U kunt dit uitvinken als uw gegevens geen headers hebben.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sorteren op Naam
6. Zorg ervoor dat in het vervolgkeuzemenu "Sorteren op" "Celwaarde" is geselecteerd
7. Selecteer AZ . in het vervolgkeuzemenu van de bestelling
8. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren de volledige dataset en geven de hieronder getoonde resultaten.

Waarom niet gewoon de knoppen in het lint gebruiken?

De bovenstaande methode voor het sorteren van gegevens in Excel lijkt misschien veel stappen in vergelijking met alleen klikken op het sorteerpictogram in het lint.

Dit is echt.

De bovenstaande methode is langer, maarEr is geen kans op fouten.

Sommige problemen kunnen optreden wanneer u de sorteerknop in het lint gebruikt (dit kan moeilijk te herkennen zijn als u grote datasets hebt.

Terwijl ik de nadelen van het gebruik van knoppen later in deze tutorial bespreek, zal ik je snel laten zien wat er mis kan gaan.

In het onderstaande voorbeeld sorteert Excel de volledige gegevensset, inclusief de koptekst, omdat het niet herkent dat de koptekstrij aanwezig is.

Het gebruik van de sorteerdialoog vermijdt dit probleem, omdat het u expliciet de mogelijkheid geeft om aan te geven of de gegevens een koptekst hebben of niet.

Aangezien het gebruik van het dialoogvenster Sorteren de kans op fouten elimineert, raad ik u aan dit te gebruiken in plaats van alle andere sorteermethoden in Excel

Sorteren op nummer

Voor nu ga ik ervan uit dat je begrijpt hoe tekst sorteren werkt (hierboven in dit gedeelte behandeld).

Andere soorten sortering (zoals op basis van aantallen of datums of kleuren) zullen bijna dezelfde stappen gebruiken, met kleine variaties.

Stel dat je een dataset hebt zoals hieronder weergegeven, en je wilt de data sorteren op de score van elke leerling.

Hier zijn de stappen om deze gegevens numeriek te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het sorteerpictogram.Dit opent het sorteervenster.
4. Controleer in het dialoogvenster Sorteren of Mijn gegevens hebben koptekst is geselecteerd.U kunt dit uitvinken als uw gegevens geen headers hebben.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sorteren op Naam
6. Zorg ervoor dat in het vervolgkeuzemenu "Sorteren op" "Celwaarde" is geselecteerd
7. Selecteer in het vervolgkeuzemenu van de bestelling "Groot naar klein"
8. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren de volledige dataset en geven de hieronder getoonde resultaten.

Sorteren op datum/tijd

Hoewel datums en tijden er anders uit kunnen zien, zijn het niets meer dan cijfers.

In Excel zou het nummer 44196 bijvoorbeeld de datumwaarde zijn op 2020 december 12.U kunt dit getal opmaken als een datum, maar in de backend van Excel is het nog steeds een getal.

Dit stelt u ook in staat om datums als getallen te behandelen.Dus je kunt 10 toevoegen aan een cel met een datum en het geeft je het nummer van de datum na 10 dagen.

Hetzelfde geldt voor tijd in Excel.

Het nummer 44196.125 staat bijvoorbeeld voor 2020 december 12 om 31 uur 's nachts.Terwijl het gehele deel van het getal de hele dag vertegenwoordigt, vertegenwoordigt het fractionele deel de tijd.

Aangezien datums en tijden getallen zijn, kunt u die getallen sorteren.

Stel dat je een dataset hebt zoals die hieronder, en je wilt deze data sorteren op basis van de projectcommit-datum.

Dit zijn de stappen om deze gegevens op datum te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het sorteerpictogram.Dit opent het sorteervenster.
4. Controleer in het dialoogvenster Sorteren of Mijn gegevens hebben koptekst is geselecteerd.U kunt dit uitvinken als uw gegevens geen headers hebben.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sorteren op Vastleggingsdatum
6. Zorg ervoor dat in het vervolgkeuzemenu "Sorteren op" "Celwaarde" is geselecteerd
7. Selecteer in het vervolgkeuzemenu van de bestelling "Oud naar nieuw"
8. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren de volledige dataset en geven de hieronder getoonde resultaten.

Merk op dat hoewel datums en tijden getallen zijn, Excel nog steeds herkent dat ze anders worden weergegeven.Dus als u op datum sorteert, worden de sorteercriteria "van oud naar nieuw" en "nieuwst naar oud" weergegeven, maar als u getallen gebruikt, staat er "groot naar klein" of "klein naar groot".Kleine dingen zoals deze maken Excel tot een geweldige spreadsheet-tool (PS: Google Spreadsheets laat niet veel details zien, alleen een flauwe sortering op AZ of ZA)

Sorteren op celkleur/letterkleur

Deze optie is fantastisch, ik gebruik het de hele tijd (misschien een beetje te veel).

Ik heb vaak datasets die ik handmatig analyseer en cellen markeer terwijl ik dat doe.Ik heb bijvoorbeeld de lijst met artikelen op deze blog doorgenomen (ik heb een Excel-sheet) en ik heb de artikelen gemarkeerd die ik moest verbeteren.

Als ik klaar ben, kan ik deze gegevens snel sorteren op basis van celkleur.Dit helpt me om al deze gemarkeerde cellen/rijen bovenaan te plaatsen.

Voor extra opwinding kunt u sorteren op meerdere kleuren.Dus als ik cellen met artikelnamen die onmiddellijke aandacht nodig hebben, in rood markeer en sommige cellen die later in geel kunnen worden verwerkt, kan ik de gegevens sorteren om eerst alle rode rijen te tonen en daarna de gele rijen.

Als je meer wilt weten, heb ik onlangs dit artikel geschreven over sorteren op basis van meerdere kleuren.In deze sectie laat ik je snel zien hoe je kunt sorteren op basis van slechts één kleur

Stel dat je een dataset hebt zoals hieronder en je wilt sorteren op kleur en alle rode cellen bovenaan krijgen.

Hier zijn de stappen gesorteerd op kleur:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het sorteerpictogram.Dit opent het sorteervenster.
4. Controleer in het dialoogvenster Sorteren of Mijn gegevens hebben koptekst is geselecteerd.U kunt dit uitvinken als uw gegevens geen headers hebben.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu "Sorteren op" "Inleverdatum" (of welke kolom u ook gekleurde cellen heeft).Aangezien we in dit voorbeeld gekleurde cellen in alle kolommen hebben, kunt u er een kiezen.
6. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sorteren op Celkleur.
7. Selecteer in het vervolgkeuzemenu "Bestelling" de kleur waarop u wilt sorteren.Als er meerdere celkleuren in de dataset zijn, worden ze hier allemaal weergegeven
8. Selecteer in het laatste vervolgkeuzemenu "Bovenaan".Hier kunt u aangeven of u de gekleurde cellen boven of onder aan de dataset wilt hebben.
9. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren de dataset op kleur en u krijgt het resultaat zoals hieronder weergegeven.

Net zoals we deze gegevens sorteren op celkleur, kunt u ook sorteren op lettertypekleur en voorwaardelijke opmaakpictogrammen.

Gegevens sorteren op meerdere niveaus

In de praktijk zijn datasets zelden zo eenvoudig als degene die ik in deze tutorial gebruik.

De jouwe kan uitbreiden tot duizenden rijen en honderden kolommen.

Als je zo'n grote dataset hebt, zijn er meer dataschijfjes en dobbelstenen nodig.Het sorteren van gegevens op meerdere niveaus is een van de dingen die u mogelijk nodig hebt als u grote gegevenssets hebt.

Datasortering op meerdere niveaus houdt in dat u een dataset kunt sorteren op basis van de waarden in de ene kolom en deze vervolgens opnieuw kunt sorteren op basis van de waarden in een andere kolom.

Stel dat u een gegevensset heeft zoals de volgende, en u wilt deze gegevens sorteren op basis van twee criteria:

1. Regio
2. Verkoop

De gesorteerde uitvoer op basis van de bovenstaande twee criteria geeft u de onderstaande dataset.

In het bovenstaande voorbeeld hebben we de gegevens eerst per regio gesorteerd en vervolgens binnen elke regio zijn de gegevens verder gesorteerd op verkoop.

Hierdoor kunnen we snel zien welke vertegenwoordigers het goed doen en welke het slecht doen in elke regio.

Dit zijn de stappen om gegevens te sorteren op basis van meerdere kolommen:

1. Selecteer de volledige dataset die moet worden gesorteerd.
2. Klik op het tabblad Gegevens.
3. Klik op het sorteerpictogram (hieronder weergegeven).Dit opent het sorteervenster.
4. Controleer in het dialoogvenster Sorteren of Mijn gegevens hebben koptekst is geselecteerd.U kunt dit uitvinken als uw gegevens geen headers hebben.
5. Maak in het dialoogvenster Sorteren de volgende selecties:
   • Sorteer op (kolom): Regio (dit is het eerste sorteerniveau)
   • Sorteren op: celwaarde
   • Bestelling: A tot Z
6. Klik op Niveau toevoegen (hierdoor wordt een ander niveau van sorteeropties toegevoegd).
7. Maak op het tweede sorteerniveau de volgende selecties:
   • Vervolgens door (kolom): Verkoop
   • Sorteren op: Waarde
   • Bestelling: Grootste naar Kleinste
8. Klik OK

Professionele tips: Het sorteervenster heeft een functie "kopieerniveau".Hiermee kopieert u snel het geselecteerde sorteerniveau, dat u vervolgens eenvoudig kunt wijzigen.Het is goed om de functie te kennen, het kan u uiteindelijk tijd besparen als u op meerdere kolommen moet sorteren.

Sorteren op aangepaste lijst

Hoewel Excel al een aantal algemene sorteercriteria heeft (zoals alfabetisch met tekst, van klein naar groot of van groot naar klein numeriek, oudste naar nieuwste of nieuwste naar oudste datum), is dit misschien niet genoeg.

Laten we als voorbeeld zeggen dat ik de volgende dataset heb:

Als ik het nu alfabetisch op regio sorteer, heb ik twee opties: A tot Z of Z tot A.Dit is wat ik krijg als ik deze gegevens alfabetisch van A tot Z sorteer met behulp van de bereikkolom.

Maar wat als ik wil dat deze sorteervolgorde Oost, West, Noord, Zuid is?

Natuurlijk kunt u de gegevens na het sorteren opnieuw rangschikken, maar dat is geen efficiënte manier om dit te doen.

De juiste manier is om een ​​aangepaste lijst te gebruiken.

Aangepaste lijsten zijn lijsten die u in Excel kunt maken en gebruiken, net als ingebouwde lijsten (zoals maandnamen of weekdagnamen).Nadat u een aangepaste lijst hebt gemaakt, kunt u deze gebruiken in functies zoals het sorteren van gegevens of het invullen van handvatten.

Enkele voorbeelden van waar aangepaste lijsten nuttig kunnen zijn, zijn:

• Sorteer gegevens op naam van regio/stad
• Gesorteerd op T-shirtmaat - Small, Medium, Large, Extra Large
• Sorteer op enquêtereacties – helemaal mee eens, mee eens, neutraal, mee oneens
• Sorteren op waarschijnlijkheid - hoog, gemiddeld, laag

De eerste stap bij het sorteren op aangepaste criteria is het maken van een aangepaste lijst.

Stappen om een ​​aangepaste lijst in Excel te maken:

1. Klik op het tabblad Bestand
2. klik op optie
3. Selecteer in het dialoogvenster Excel-opties Geavanceerd in de lijst in het linkerdeelvenster.
4. Blader in de geselecteerde Geavanceerd naar beneden en selecteer Aangepaste lijst bewerken.
5. Typ in het dialoogvenster Aangepaste lijst uw criteria in het vak met de titel Lijstvermeldingen.Typ door komma's gescheiden criteria (oost, west, noord, zuid)[Als u uw voorwaarden vermeldt, kunt u ook uw voorwaarden importeren].
6. Klik om toe te voegen
7. Klik OK

Na het voltooien van de bovenstaande stappen, zal Excel een aangepaste lijst maken en opslaan die u kunt gebruiken om de gegevens te sorteren.

Houd er rekening mee dat de volgorde van items in een aangepaste lijst bepaalt hoe de lijst wordt gesorteerd.

Wanneer u een aangepaste lijst in één Excel-werkmap maakt, is de lijst beschikbaar voor alle werkmappen in het systeem.U hoeft het dus maar één keer te maken en opnieuw te gebruiken in alle werkmappen.

Sorteren met een aangepaste lijst

Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven en u wilt deze sorteren op regio (sorteervolgorde is Oost, West, Noord en Zuid)

Omdat we een aangepaste lijst hebben gemaakt, kunnen we deze gebruiken om onze gegevens te sorteren.

Dit zijn de stappen om een ​​gegevensset te sorteren met behulp van een aangepaste lijst:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het sorteerpictogram.Dit opent het sorteervenster.
4. Controleer in het dialoogvenster Sorteren of Mijn gegevens hebben koptekst is geselecteerd.U kunt dit uitvinken als uw gegevens geen headers hebben.
5. Selecteer in het vervolgkeuzemenu "Sorteren op" "Gebied" (of welke kolom u ook gekleurde cellen hebt)
6. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sorteren op Celwaarde.
7. Selecteer in het vervolgkeuzemenu voor bestellingen de optie Aangepaste lijst.Zodra u erop klikt, wordt het dialoogvenster Aangepaste lijst geopend.
8. Selecteer in het dialoogvenster Aangepaste lijst de aangepaste lijst die u hebt gemaakt in het linkerdeelvenster.
9. Klik OK.Nadat u dit hebt gedaan, ziet u de aangepaste sorteercriteria in het vervolgkeuzeveld voor de sorteervolgorde
10. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren uw dataset volgens aangepaste sorteercriteria.

Opmerking: u hoeft niet van tevoren een aangepaste lijst te maken om de gegevens daarop te sorteren.U kunt het ook maken in het dialoogvenster Sorteren.Wanneer u op Aangepaste lijst klikt (in stap 7 hierboven), wordt het dialoogvenster Aangepaste lijst geopend.U kunt daar ook aangepaste lijsten maken.

Aangepaste lijsten zijn niet hoofdlettergevoelig.Zie dit voorbeeld als u hoofdlettergevoelig wilt sorteren.

Sorteer van links naar rechts

Hoewel u in de meeste gevallen waarschijnlijk op kolomwaarde sorteert, wilt u soms ook op rijwaarde sorteren.

In de onderstaande dataset wil ik deze bijvoorbeeld sorteren op basis van de waarden in de rij Regio.

Hoewel dit type gegevensstructuur niet zo gebruikelijk is als kolomgegevens, zie ik nog steeds veel mensen het gebruiken.

Excel heeft ingebouwde functionaliteit waarmee u van links naar rechts kunt sorteren.

Hier zijn de stappen om deze gegevens van links naar rechts te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset (behalve titel)
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het sorteerpictogram.Dit opent het sorteervenster.
4. Klik in het dialoogvenster Sorteren op Opties.
5. Selecteer in het dialoogvenster Sorteeropties de optie Van links naar rechts sorteren
6. Klik OK.
7. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Sorteren op Rij 1.Door dit te doen, specificeren we dat we moeten sorteren op basis van de waarde in rij 1
8. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sorteren op Celwaarde.
9. Selecteer AZ in het vervolgkeuzemenu Bestelling (u kunt desgewenst ook een aangepaste gesorteerde lijst gebruiken)
10. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren de gegevens van links naar rechts op basis van de waarde in rij 1.

Excel herkent (of staat u zelfs niet toe om op te geven) koppen bij het sorteren van links naar rechts.U moet er dus voor zorgen dat de koptekstcel niet is geselecteerd bij het sorteren van de gegevens.Als u ook koptekstcellen selecteert, worden die cellen gesorteerd op basis van de waarden erin.

Opmerking: Een andere manier om de gegevens van rechts naar links te sorteren, is door de gegevens te transponeren en in kolomvorm te krijgen.Als je het eenmaal hebt, kun je een van de sorteermethoden gebruiken die tot nu toe zijn beschreven.Na het sorteren kunt u de resulterende gegevens kopiëren en plakken als getransponeerde gegevens.

Hoofdlettergevoelig sorteren in Excel

In alle bovenstaande voorbeelden tot nu toe is de sortering hoofdletteronafhankelijk.

Maar wat als u de sortering hoofdlettergevoelig wilt maken.

Gelukkig kunt u met Excel aangeven of u wilt dat de sortering hoofdlettergevoelig is.

Opmerking: Hoewel u zich meestal geen zorgen hoeft te maken over hoofdlettergevoelig sorteren, kan dit handig zijn wanneer u gegevens ophaalt uit een database zoals Salesforce of handmatig gegevens verzamelt en verschillende mensen dezelfde tekst in verschillende situaties laat invoeren. .Hoofdlettergevoeligheid helpt u om alle records van dezelfde persoon/database bij elkaar te houden.

Stel dat u een dataset heeft die er als volgt uitziet, en u wilt deze gegevens sorteren op basis van de regiokolom:

Hier zijn de stappen om de gegevens alfabetisch en hoofdlettergevoelig te sorteren:

1. Selecteer de volledige dataset
2. Klik op het tabblad Gegevens
3. Klik op het sorteerpictogram.Dit opent het sorteervenster.
4. Controleer in het dialoogvenster Sorteren of Mijn gegevens hebben koptekst is geselecteerd.U kunt dit uitvinken als uw gegevens geen headers hebben.
5. Klik op de knop Opties
6. Vink in het dialoogvenster Sorteeropties de optie Hoofdlettergevoelig aan
7. Klik OK.
8. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sorteren op Regio
9. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sorteren op Celwaarde.
10. Selecteer in het vervolgkeuzemenu van de bestelling A tot Z
11. Klik OK.

De bovenstaande stappen sorteren de gegevens niet alleen alfabetisch op regio, maar ook hoofdlettergevoelig.

U krijgt resultaatgegevens als volgt:

Bij het sorteren van A tot Z staat kleine tekst boven hoofdletters.

Verkrijg de originele sorteervolgorde

Wanneer u gegevens in Excel sorteert, wilt u vaak teruggaan naar een eerdere of oorspronkelijke sorteervolgorde en opnieuw beginnen,

Hoewel u de functie Ongedaan maken in Excel (met Control Z) kunt gebruiken om stap voor stap terug te gaan, kan het verwarrend zijn als u al meerdere bewerkingen hebt uitgevoerd nadat u de gegevens hebt gesorteerd.

Ongedaan maken werkt ook alleen totdat u de werkmap opent, maar wanneer u deze opslaat en sluit en later opent, kunt u niet teruggaan naar de oorspronkelijke sorteervolgorde.

Hier zijn twee eenvoudige manieren om ervoor te zorgen dat u de oorspronkelijke sorteervolgorde niet verliest en deze terugkrijgt, zelfs nadat u de gegevens hebt gesorteerd:

1. Maak een kopie van de originele dataset.Ik raad dit aan, zelfs als je de originele sorteervolgorde niet nodig hebt.U kunt een werkmap hebben met alle gegevens, vervolgens een kopie van de werkmap maken en aan die kopie werken.Als ik aan een belangrijke dataset werk, maak ik elke dag een kopie (met de datum of het versienummer als onderdeel van de naam van de werkmap).
2. Voeg een kolom toe met een reeks getallen.Wanneer u de gegevens sorteert, wordt deze reeks getallen door elkaar gehaald, maar als u terug wilt naar de oorspronkelijke gegevens, kunt u op deze reeks getallen sorteren.

In dit gedeelte zal ik u snel laten zien wat het betekent om een ​​reeks toe te voegen en deze te gebruiken om de oorspronkelijke sorteervolgorde te krijgen.

Stel dat u een dataset heeft die er als volgt uitziet:

Om er zeker van te zijn dat u deze gegevens na het sorteren terug kunt krijgen, voegt u een hulpkolom toe met een reeks getallen erin (hieronder weergegeven).

Als u een hulpkolom bij de hand heeft, zorg er dan voor dat u deze opneemt bij het sorteren van deze dataset.

Stel dat ik deze gegevens sorteer op basis van regio en ik eindig met gegevens zoals deze:

Als ik nu terug wil naar de oorspronkelijke dataset, kan ik deze gegevens gewoon opnieuw sorteren, maar dan op basis van een secundaire kolom (van laag naar hoog).

Gemakkelijk. .is het niet?

Als u de helpkolom niet wilt weergeven, kunt u deze verbergen of een back-up maken en deze verwijderen.

Enkele veelvoorkomende problemen bij het sorteren van gegevens in Excel

Aan het begin van dit artikel heb ik je de verschillende manieren laten zien om gegevens in Excel te sorteren (inclusief de sorteerknop in het lint, rechtsklikopties, filteropties en het sorteervenster).

Nogmaals, het gebruik van de sorteerdialoog minimaliseert de kans op problemen of bugs die zich kunnen voordoen.

Laat me u nu de problemen laten zien die kunnen optreden bij het gebruik van de sorteerknop in het lint (hieronder weergegeven)

kolomkoppen niet herkend

Stel dat u een dataset heeft die er als volgt uitziet:

Dit ziet eruit als een goed gevormde dataset met koppen die duidelijk zijn opgemaakt met celkleur en vetgedrukt.

Dus als u deze gegevens op naam sorteert (met behulp van de sorteerknop in het lint), wilt u dat de titel bovenaan blijft staan ​​en dat de rest van de gegevens wordt gesorteerd.

Maar wat gebeurt er als u dit doet - headers worden ook als normale gegevens behandeld en gesorteerd (hieronder weergegeven).

Hoewel Excel slim genoeg is om de koptekst te herkennen, doet het dit in dit voorbeeld niet.Wanneer u de sorteerpictogramknop in het lint gebruikt, kunt u niet handmatig specificeren dat deze gegevens een koptekst hebben.

Opmerking: dit probleem doet zich voor wanneer ik de dataset heb en headers toevoeg, opmaak en sorteer.Meestal is Excel slim genoeg om te herkennen dat er headers in de dataset zijn (vooral als het datatype van de headers en de data in de kolommen verschillend zijn).Maar in dit geval, als ik de titel toevoeg en meteen sorteer, gebeurt dat niet.Als ik deze werkmap opsla, sluit en opnieuw open, slaagt Excel er op de een of andere manier in om de eerste rij en koptekst te herkennen.

Hoewel dit in de meeste gevallen waarschijnlijk geen probleem is, is er nog steeds een kans dat wanneer u het sorteerpictogram in het lint gebruikt, het gebruik van een dialoogvenster dit probleem kan oplossen omdat u kunt specificeren dat u een titel hebt.

Lege rij/kolom niet herkend

Dit sorteerprobleem is iets gecompliceerder - en komt vaker voor dan je zou denken.

Stel dat u een dataset heeft zoals hieronder weergegeven.Merk op dat regel 6 verborgen is (het is een lege regel).

Als ik nu een cel in de eerste vier rijen van de gegevens selecteer (die boven de verborgen lege rijen) en de sorteerpictogramknop gebruik om deze gegevens te sorteren, worden alleen de eerste vier records in de gegevensset gesorteerd (rijen 2 tot 5) XNUMX).Evenzo, als ik ervoor kies om cellen in de gegevensset onder de lege rijen te verbergen, worden alleen de laatste zeven rijen gesorteerd.

Tenzij je er specifiek naar op zoek bent, is de kans groot dat je deze vreselijke bug mist.

Hoe zorg je ervoor dat je deze sorteerfout niet maakt?

Om ervoor te zorgen dat u niet in dit probleem terechtkomt, moet u de dataset controleren voordat u deze sorteert.

Selecteer de volledige gegevensset voordat u de gegevens sorteert.

U kunt dit doen door een cel in de gegevensset te selecteren en vervolgens de sneltoets te gebruiken - Control + A.

Als er lege rijen/kolommen in de dataset zijn, wordt niet de hele dataset geselecteerd.U kunt dit herkennen door snel de omtrek van de selectie te scannen.

Als u gegevens ziet die buiten de selectie vallen, kunt u deze handmatig selecteren.

Om dit probleem te voorkomen, kunt u het beste eerst alle verborgen rijen en kolommen zichtbaar maken en vervolgens de gegevens sorteren door de volledige gegevensset te selecteren of eerst lege rijen te verwijderen.

Gedeeltelijke sortering (op achternaam)

Soms heb je een dataset die je wilt sorteren op basis van gedeeltelijke tekst.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat ik een dataset heb zoals hieronder, en ik wil deze data sorteren op achternaam.

Hiervoor moet ik deze gegevens scheiden, zodat er in één kolom alleen de achternaam staat.Als ik het heb, kan ik die kolom gebruiken om de gegevens te sorteren.

Hier is een formule die me mijn achternaam zou geven:

=RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(" ",B2))

Dit geeft u het onderstaande resultaat.

Nu kunt u deze gegevens sorteren met behulp van de kolom Achternaam.

Als u klaar bent, kunt u de kolom Achternaam verwijderen of verbergen.

Merk op dat de bovenstaande formule werkt wanneer uw naam alleen de voor- en achternaam bevat en er geen dubbele spaties tussen staan.Als uw naamgegevens afwijken, moet u de formule aanpassen.U kunt Tekst naar kolom ook gebruiken om snel namen te splitsen op basis van het spatieteken als scheidingsteken.

Dit is slechts een voorbeeld van sorteren op basis van gedeeltelijke gegevens.Andere voorbeelden zijn sorteren op plaats in adres of werknemer-ID op afdelingscode.

Als de tekst die u moet sorteren aan het begin van de tekst staat, kunt u ook alleen de normale sorteerfunctie gebruiken.

Andere sorteervoorbeelden (met formules en VBA)

Tot dusverre heb ik in deze zelfstudie ons voorbeeld besproken van het gebruik van de ingebouwde sorteerfunctionaliteit in Excel.

Automatisch sorteren met formules

Wanneer u de ingebouwde sorteerfunctie gebruikt en vervolgens wijzigingen aanbrengt in de dataset, moet u deze opnieuw sorteren.De sorteerfunctie is niet dynamisch.

Als u een dataset wilt hebben die automatisch wordt gesorteerd wanneer er een wijziging is, kunt u een formule gebruiken om dat te doen.

Houd er rekening mee dat u hiervoor de originele en gesorteerde datasets moet scheiden (zoals hieronder weergegeven)

Ik heb een gedetailleerde tutorial over het gebruik van formules om alfabetisch te sorteren.Het laat twee manieren zien om dit te doen - met behulp van een helperkolom en met behulp van een matrixformule.

Excel heeft ook dynamische matrixformules SORTEREN geïntroduceerd, wat het gemakkelijk maakt om dit te doen (geen hulpkolommen of complexe matrixformules vereist).Maar aangezien dit vrij nieuw is, hebt u er mogelijk geen toegang toe in uw versie van Excel.

Sorteren met VBA

Als u ten slotte alle sorteerdialogen of andere sorteeropties wilt omzeilen, kunt u VBA gebruiken om de gegevens te sorteren.

In het onderstaande voorbeeld heb ik een dataset die de gegevens sorteert wanneer ik dubbelklik op een kolomkop.Dit maakt sorteren eenvoudig en kan in het dashboard worden gebruikt om het gebruiksvriendelijker te maken.

Hier is een gedetailleerde zelfstudie over het gebruik van VBA om gegevens te sorteren en zoiets als hierboven te maken.

Ik heb geprobeerd veel voorbeelden te geven om u de verschillende manieren te laten zien om gegevens in Excel te sorteren en alle dingen die u in gedachten moet houden wanneer u dit doet.

Ik hoop dat je deze tutorial nuttig vond.