Cara mengisih dalam Excel (mengikut baris, lajur, warna, tarikh dan nombor)

Mengisih data dalam Excel adalah mudah dengan semua pilihan terbina dalam.

Anda boleh mengisih data dengan mudah mengikut abjad berdasarkan nilai dalam sel atau sel dan warna fon.

Anda juga boleh melakukan pengisihan lajur berbilang peringkat (iaitu, lajur A, kemudian lajur B) dan pengisihan baris (kiri ke kanan).

Jika itu tidak mencukupi, Excel juga membenarkan anda membuat senarai tersuai anda sendiri dan mengisih mengikutnya (yang cukup menarik).Jadi anda boleh mengisih data mengikut saiz baju (XL, L, M, S) atau respons (sangat setuju, setuju, tidak setuju) atau intensiti (tinggi, sederhana, rendah)

Intinya - terdapat begitu banyak pilihan pengisihan yang boleh anda gunakan apabila menggunakan Excel.

Dalam tutorial mendalam yang besar ini, saya akan menunjukkan kepada anda semua pilihan pengisihan ini bersama beberapa contoh hebat yang berguna.

Memandangkan ini adalah tutorial besar dengan banyak topik, saya telah menyertakan jadual kandungan di bawah.Anda boleh mengklik mana-mana topik dan ia akan membawa anda ke sana serta-merta.

Akses pilihan pengisihan dalam Excel

Memandangkan pengisihan adalah perkara biasa yang perlu dilakukan apabila bekerja dengan data, Excel memberi anda beberapa cara untuk mengakses pilihan pengisihan.

Isih butang dalam reben

Cara terpantas untuk mengakses pilihan pengisihan ialah menggunakan butang Isih dalam Reben.

Apabila anda mengklik tab Data dalam Reben, anda akan melihat pilihan Isih dan Penapis.Tiga butang di sebelah kiri kumpulan ini digunakan untuk mengisih data.

Kedua-dua butang kecil ini membolehkan anda mengisih data anda sebaik sahaja anda mengkliknya.

Contohnya, jika anda mempunyai set data nama, anda boleh mengisih data dengan hanya memilih keseluruhan set data dan mengklik salah satu daripada dua butang.Butang A hingga Z mengisih data mengikut abjad dari rendah ke tinggi, dan butang Z ke A mengisih data mengikut abjad dari tinggi ke rendah.

Butang ini juga berfungsi dengan nombor, tarikh atau masa.

Secara peribadi, saya tidak pernah menggunakan butang ini kerana fungsinya yang terhad dan peluang yang lebih besar untuk membuat kesilapan semasa menggunakannya.Tetapi jika anda memerlukan isihan pantas (tiada sel kosong dalam set data), ini mungkin cara yang cepat.

Isih dialog

Dalam tab Data pada Reben, terdapat satu lagi ikon butang isihan dalam kumpulan Isih.

Apabila anda mengklik ikon butang isihan ini, ia membuka dialog isihan (ditunjukkan di bawah).

Dialog Isih ialah penyelesaian pengisihan paling lengkap dalam Excel.Semua pilihan berkaitan pengisihan boleh diakses melalui dialog ini.

Semua kaedah lain untuk menggunakan pilihan pengisihan adalah terhad dan tidak menyediakan kefungsian penuh.

Itulah sebabnya saya selalu lebih suka menggunakan dialog apabila saya perlu mengisih dalam Excel.

Salah satu sebab utama keutamaan saya ialah terdapat sedikit kemungkinan ralat apabila menggunakan dialog.Semuanya diatur dan dilabel (tidak seperti butang dalam reben, anda boleh keliru tentang butang yang hendak digunakan).

Sepanjang tutorial ini, anda akan mendapati bahawa saya kebanyakannya menggunakan dialog untuk mengisih data.Ini juga kerana beberapa perkara yang saya bincangkan dalam beberapa bab (seperti pengisihan berbilang peringkat atau pengisihan dari kiri ke kanan) hanya boleh dilakukan menggunakan dialog.

Pintasan papan kekunci– Jika anda perlu mengisih data dalam Excel dengan kerap, saya mengesyorkan mempelajari pintasan papan kekunci yang membuka dialog isihan.ini adalahALT + A + S + S

Isih pilihan dalam menu penapis

Anda juga boleh mencari pilihan pengisihan serta pilihan penapis jika anda telah menggunakan penapis pada set data.Penapis boleh digunakan dengan memilih mana-mana sel dalam set data, mengklik tab Data dan mengklik ikon Penapis.

Katakan anda mempunyai set data seperti yang ditunjukkan di bawah dan gunakan penapis.

Apabila anda mengklik pada mana-mana ikon penapis lajur (ia adalah ikon segitiga kecil yang menghala ke bawah di sebelah kanan sel pengepala lajur), anda juga akan melihat beberapa pilihan pengisihan di sana.

Ambil perhatian bahawa pilihan pengisihan ini berubah berdasarkan data dalam lajur.Jadi jika anda mempunyai teks, ia akan menunjukkan pilihan untuk mengisih dari A ke Z atau Z ke A, tetapi jika anda mempunyai nombor ia akan menunjukkan pilihan untuk mengisih daripada terbesar kepada terkecil atau terkecil kepada terbesar.

Pilihan klik kanan

Selain menggunakan dialog, menggunakan klik kanan adalah kaedah lain yang kadangkala saya gunakan (ia juga sangat pantas, hanya dua klik).

Apabila anda mempunyai set data untuk diisih, klik kanan pada mana-mana sel dan ia akan menunjukkan pilihan pengisihan.

Ambil perhatian bahawa anda akan melihat beberapa pilihan yang anda tidak akan lihat dalam pilihan reben atau penapis.Walaupun terdapat pilihan isihan mengikut nilai dan pilihan tersuai (membuka dialog isihan), anda juga boleh melihat pilihan di bahagian atas seperti meletakkan ikon warna/warna fon/format sel yang dipilih di atas.

Saya dapati pilihan ini sangat berguna kerana ia membolehkan saya meletakkan semua sel berwarna (atau sel dengan warna fon berbeza) dengan cepat di atas.Saya sering mempunyai data perbelanjaan yang saya semak setiap bulan dan menyerlahkan beberapa sel secara manual.Kemudian saya boleh menggunakan pilihan ini untuk meletakkan semua sel tersebut dengan cepat di atas.

Memandangkan saya telah membincangkan semua cara untuk mengakses pilihan pengisihan dalam Excel, mari lihat cara menggunakan kaedah ini untuk mengisih data dalam senario yang berbeza.

Pengisihan data dalam Excel (teks, nombor, tarikh)

警告: Dalam kebanyakan kes, pengisihan akan berfungsi walaupun anda memilih satu sel dalam set data.Tetapi dalam beberapa kes, anda mungkin menghadapi masalah (apabila anda mempunyai sel/baris/lajur kosong dalam set data anda).Apabila mengisih data, sebaiknya pilih keseluruhan set data dan kemudian mengisihnya - untuk mengelakkan sebarang masalah.

Bergantung pada jenis data yang anda miliki, anda boleh menggunakan pilihan pengisihan dalam Excel.

Isih mengikut teks

Katakan anda mempunyai set data seperti yang ditunjukkan di bawah dan anda ingin mengisih semua rekod ini mengikut abjad berdasarkan nama pelajar.

Berikut ialah langkah untuk mengisih data teks ini mengikut abjad:

1. Pilih keseluruhan set data
2. Klik tab Data
3. Klik ikon isihan.Ini akan membuka dialog isihan.
4. Dalam dialog Isih, pastikan Data Saya Mempunyai Pengepala dipilih.Anda boleh menyahtanda ini jika data anda tidak mempunyai pengepala.
5. Dalam menu lungsur Isih Mengikut, pilih Nama
6. Dalam menu lungsur turun "Isih Mengikut", pastikan "Nilai Sel" dipilih
7. Dalam menu lungsur turun pesanan, pilih AZ
8. Klik OK.

Langkah di atas akan mengisih keseluruhan set data dan memberikan hasil yang ditunjukkan di bawah.

Mengapa tidak hanya menggunakan butang dalam reben?

Kaedah pengisihan data di atas dalam Excel mungkin kelihatan seperti banyak langkah berbanding dengan hanya mengklik ikon isihan dalam reben.

Ini adalah benar.

Kaedah di atas lebih panjang, tetapiTidak ada kemungkinan kesilapan.

Sesetengah isu boleh timbul apabila anda menggunakan butang isih dalam reben (ini mungkin sukar dikesan apabila anda mempunyai set data yang besar.

Semasa saya membincangkan kelemahan menggunakan butang kemudian dalam tutorial ini, izinkan saya menunjukkan kepada anda perkara yang boleh berlaku dengan cepat.

Dalam contoh di bawah, Excel mengisih keseluruhan set data, termasuk pengepala, kerana ia tidak mengenali baris pengepala hadir.

Menggunakan dialog isihan mengelakkan masalah ini, kerana ia secara jelas memberi anda pilihan untuk menentukan sama ada data mempunyai pengepala atau tidak.

Memandangkan menggunakan dialog Isih menghapuskan kemungkinan ralat, saya mengesyorkan agar anda menggunakannya dan bukannya semua kaedah pengisihan lain dalam Excel

Isih mengikut nombor

Buat masa ini, saya mengandaikan anda mempunyai pemahaman tentang cara pengisihan teks berfungsi (dibincangkan di atas dalam bahagian ini).

Jenis pengisihan lain (seperti berdasarkan nombor atau tarikh atau warna) akan menggunakan langkah yang hampir sama, dengan sedikit variasi.

Katakan anda mempunyai set data seperti yang ditunjukkan di bawah dan anda ingin mengisih data mengikut markah setiap pelajar.

Berikut ialah langkah-langkah untuk mengisih data ini secara berangka:

1. Pilih keseluruhan set data
2. Klik tab Data
3. Klik ikon isihan.Ini akan membuka dialog isihan.
4. Dalam dialog Isih, pastikan Data Saya Mempunyai Pengepala dipilih.Anda boleh menyahtanda ini jika data anda tidak mempunyai pengepala.
5. Dalam menu lungsur Isih Mengikut, pilih Nama
6. Dalam menu lungsur turun "Isih Mengikut", pastikan "Nilai Sel" dipilih
7. Dalam menu lungsur turun pesanan, pilih "Besar ke Kecil"
8. Klik OK.

Langkah di atas akan mengisih keseluruhan set data dan memberikan hasil yang ditunjukkan di bawah.

Isih mengikut tarikh/masa

Walaupun tarikh dan masa mungkin kelihatan berbeza, ia tidak lebih daripada angka.

Contohnya, dalam Excel, nombor 44196 ialah nilai tarikh 2020 Disember 12.Anda boleh memformat nombor ini sebagai tarikh, tetapi dalam bahagian belakang Excel, ia masih nombor.

Ini juga membolehkan anda menganggap tarikh sebagai nombor.Jadi anda boleh menambah 10 pada sel dengan tarikh dan ia akan memberikan anda nombor tarikh selepas 10 hari.

Perkara yang sama berlaku untuk masa dalam Excel.

Sebagai contoh, nombor 44196.125 mewakili 2020 Disember 12 pada 31 PG.Walaupun bahagian integer nombor mewakili sepanjang hari, bahagian pecahan mewakili masa.

Oleh kerana tarikh dan masa adalah nombor, anda boleh mengisih nombor tersebut.

Katakan anda mempunyai set data seperti di bawah dan anda ingin mengisih data ini berdasarkan tarikh komit projek.

Berikut ialah langkah untuk mengisih data ini berdasarkan tarikh:

1. Pilih keseluruhan set data
2. Klik tab Data
3. Klik ikon isihan.Ini akan membuka dialog isihan.
4. Dalam dialog Isih, pastikan Data Saya Mempunyai Pengepala dipilih.Anda boleh menyahtanda ini jika data anda tidak mempunyai pengepala.
5. Dalam menu lungsur Isih Mengikut, pilih Tarikh Komit
6. Dalam menu lungsur turun "Isih Mengikut", pastikan "Nilai Sel" dipilih
7. Dalam menu lungsur turun pesanan, pilih "Lama ke Baharu"
8. Klik OK.

Langkah di atas akan mengisih keseluruhan set data dan memberikan hasil yang ditunjukkan di bawah.

Ambil perhatian bahawa walaupun tarikh dan masa adalah nombor, Excel masih menyedari bahawa ia dipaparkan secara berbeza.Oleh itu, apabila anda mengisih mengikut tarikh ia menunjukkan kriteria isihan "paling lama kepada terbaharu" dan "terbaru kepada lama", tetapi apabila anda menggunakan nombor, ia berkata "besar ke kecil" atau "kecil ke besar".Perkara kecil seperti ini menjadikan Excel alat hamparan yang hebat (PS: Helaian Google tidak menunjukkan banyak butiran, hanya isihan hambar mengikut AZ atau ZA)

Isih mengikut warna sel/warna fon

Pilihan ini hebat, saya menggunakannya sepanjang masa (mungkin terlalu banyak).

Saya sering mempunyai set data yang saya analisis secara manual dan menyerlahkan sel seperti yang saya lakukan.Sebagai contoh, saya melihat senarai artikel di blog ini (saya mempunyai helaian Excel) dan saya menyerlahkan yang perlu saya perbaiki.

Setelah selesai, saya boleh mengisih data ini dengan cepat berdasarkan warna sel.Ini membantu saya meletakkan semua sel/baris yang diserlahkan ini di atas.

Untuk keseronokan tambahan, anda boleh mengisih mengikut berbilang warna.Jadi jika saya menyerlahkan sel dengan nama artikel yang memerlukan perhatian segera dalam warna merah dan beberapa sel yang boleh diproses kemudian dalam warna kuning, saya boleh mengisih data untuk menunjukkan semua baris merah dahulu, diikuti dengan baris kuning.

Jika anda berminat untuk mengetahui lebih lanjut, saya baru-baru ini menulis artikel ini tentang pengisihan berdasarkan berbilang warna.Dalam bahagian ini saya akan cepat menunjukkan kepada anda cara mengisih berdasarkan hanya satu warna

Katakan anda mempunyai set data seperti di bawah dan anda ingin mengisih mengikut warna dan mendapatkan semua sel merah di bahagian atas.

Berikut ialah langkah-langkah yang disusun mengikut warna:

1. Pilih keseluruhan set data
2. Klik tab Data
3. Klik ikon isihan.Ini akan membuka dialog isihan.
4. Dalam dialog Isih, pastikan Data Saya Mempunyai Pengepala dipilih.Anda boleh menyahtanda ini jika data anda tidak mempunyai pengepala.
5. Dalam menu lungsur turun "Isih Mengikut", pilih "Tarikh Penyerahan" (atau apa-apa lajur yang anda telah warnakan sel).Oleh kerana dalam contoh ini kami mempunyai sel berwarna dalam semua lajur, anda boleh memilih mana-mana satu.
6. Dalam menu lungsur Isih Mengikut, pilih Warna Sel.
7. Dalam menu lungsur turun "Pesanan", pilih warna yang ingin diisih mengikut.Jika terdapat berbilang warna sel dalam set data, ia akan menunjukkan kesemuanya di sini
8. Dalam menu lungsur terakhir, pilih "Di atas".Di sini anda boleh menentukan sama ada anda mahu sel berwarna berada di bahagian atas atau bawah set data.
9. Klik OK.

Langkah di atas akan mengisih set data mengikut warna dan anda akan mendapat keputusan seperti yang ditunjukkan di bawah.

Sama seperti kami mengisih data ini mengikut warna sel, anda juga boleh mengisih mengikut warna fon dan ikon pemformatan bersyarat.

Pengisihan data berbilang peringkat

Dalam amalan, set data jarang semudah yang saya gunakan dalam tutorial ini.

Lajur anda boleh berkembang kepada beribu-ribu baris dan beratus-ratus lajur.

Apabila anda mempunyai set data yang begitu besar, lebih banyak kepingan data dan dadu diperlukan.Pengisihan data berbilang peringkat ialah salah satu perkara yang mungkin anda perlukan apabila anda mempunyai set data yang besar.

Pengisihan data berbilang peringkat bermakna anda boleh mengisih set data berdasarkan nilai dalam satu lajur, dan kemudian mengisihnya semula berdasarkan nilai dalam lajur lain.

Sebagai contoh, katakan anda mempunyai set data seperti berikut dan anda ingin mengisih data ini mengikut dua kriteria:

1. rantau
2. Jualan

Output yang diisih berdasarkan dua kriteria di atas akan memberikan anda set data yang ditunjukkan di bawah.

Dalam contoh di atas, kami mula-mula mengisih data mengikut wilayah, dan kemudian dalam setiap wilayah, data itu diisih selanjutnya mengikut jualan.

Ini membolehkan kami melihat dengan cepat wakil mana yang berprestasi baik dan mana yang menunjukkan prestasi buruk di setiap wilayah.

Berikut ialah langkah untuk mengisih data berdasarkan berbilang lajur:

1. Pilih keseluruhan set data untuk diisih.
2. Klik tab Data.
3. Klik ikon isihan (ditunjukkan di bawah).Ini akan membuka dialog isihan.
4. Dalam dialog Isih, pastikan Data Saya Mempunyai Pengepala dipilih.Anda boleh menyahtanda ini jika data anda tidak mempunyai pengepala.
5. Dalam kotak dialog Isih, buat pilihan berikut
   • Isih mengikut (lajur): Wilayah (ini ialah peringkat pertama pengisihan)
   • Isih Mengikut: Nilai Sel
   • Pesanan: A hingga Z
6. Klik Tambah Tahap (ini akan menambah satu lagi tahap pilihan pengisihan).
7. Dalam peringkat kedua pengisihan, buat pilihan berikut:
   • Kemudian oleh (lajur): Jualan
   • Isih Mengikut: Nilai
   • Susunan: Terbesar kepada Terkecil
8. Klik OK

Petua Pro: Dialog isihan mempunyai ciri "tahap salinan".Ini dengan cepat menyalin tahap pengisihan yang dipilih, yang kemudiannya boleh anda ubah suai dengan mudah.Adalah baik untuk mengetahui fungsi itu, ia mungkin menjimatkan masa anda jika anda perlu mengisih berdasarkan berbilang lajur.

Isih mengikut senarai tersuai

Walaupun Excel sudah mempunyai beberapa kriteria pengisihan biasa (seperti mengikut abjad dengan teks, dari segi berangka daripada terkecil kepada terbesar atau terbesar kepada terkecil, tertua kepada terbaru atau terkini kepada tarikh tertua), ini mungkin tidak mencukupi.

Sebagai contoh, katakan saya mempunyai set data berikut:

Sekarang, jika saya menyusunnya mengikut abjad mengikut wilayah, saya mempunyai dua pilihan - A hingga Z atau Z ke A.Inilah yang saya dapat apabila saya mengisih data ini mengikut abjad dari A hingga Z menggunakan lajur julat.

Tetapi bagaimana jika saya mahu susunan seperti ini menjadi Timur, Barat, Utara, Selatan?

Sudah tentu, anda boleh menyusun semula data selepas mengisih, tetapi itu bukan cara yang cekap untuk melakukan ini.

Cara yang betul ialah menggunakan senarai tersuai.

Senarai tersuai ialah senarai yang Excel benarkan anda buat dan kemudian gunakan, sama seperti senarai terbina dalam (seperti nama bulan atau nama hari bekerja).Selepas anda membuat senarai tersuai, anda boleh menggunakannya dalam fungsi seperti mengisih data atau mengisi pemegang.

Beberapa contoh senarai tersuai mungkin berguna termasuk:

• Isih data mengikut nama wilayah/bandar
• Diisih mengikut Saiz T-Shirt - Kecil, Sederhana, Besar, Lebih Besar
• Isih mengikut respons tinjauan - sangat setuju, setuju, neutral, tidak setuju
• Isih berdasarkan kebarangkalian - tinggi, sederhana, rendah

Langkah pertama dalam cuba mengisih mengikut kriteria tersuai ialah membuat senarai tersuai.

Langkah-langkah untuk membuat senarai tersuai dalam Excel:

1. Klik tab Fail
2. pilihan klik
3. Dalam kotak dialog Excel Options, pilih Advanced daripada senarai dalam anak tetingkap kiri.
4. Dalam Lanjutan yang dipilih, tatal ke bawah dan pilih Edit Senarai Tersuai.
5. Dalam kotak dialog Senarai Tersuai, taip kriteria anda dalam kotak bertajuk Senarai Entri.Jenis kriteria dipisahkan koma (timur, barat, utara, selatan)[Jika anda menyenaraikan syarat anda, anda juga boleh mengimport syarat anda].
6. Klik untuk menambah
7. Klik OK

Selepas melengkapkan langkah di atas, Excel akan membuat dan menyimpan senarai tersuai yang boleh digunakan untuk mengisih data.

Ambil perhatian bahawa susunan item dalam senarai tersuai menentukan cara senarai itu diisih.

Apabila anda membuat senarai tersuai dalam satu buku kerja Excel, senarai itu tersedia untuk semua buku kerja dalam sistem.Jadi anda hanya perlu menciptanya sekali dan menggunakannya semula dalam semua buku kerja.

Untuk mengisih dengan senarai tersuai

Katakan anda mempunyai set data seperti yang ditunjukkan di bawah dan anda ingin mengisih berdasarkan wilayah (urutan isihan ialah Timur, Barat, Utara dan Selatan)

Memandangkan kami telah membuat senarai tersuai, kami boleh menggunakannya untuk mengisih data kami.

Berikut ialah langkah untuk mengisih set data menggunakan senarai tersuai:

1. Pilih keseluruhan set data
2. Klik tab Data
3. Klik ikon isihan.Ini akan membuka dialog isihan.
4. Dalam dialog Isih, pastikan Data Saya Mempunyai Pengepala dipilih.Anda boleh menyahtanda ini jika data anda tidak mempunyai pengepala.
5. Dalam menu lungsur turun "Isih Mengikut", pilih "Kawasan" (atau mana-mana lajur anda mempunyai sel berwarna)
6. Dalam menu lungsur Isih Mengikut, pilih Nilai Sel.
7. Dalam menu lungsur turun pesanan, pilih Senarai Tersuai.Sebaik sahaja anda mengkliknya, ia akan membuka dialog Senarai Tersuai.
8. Dalam kotak dialog Senarai Tersuai, pilih senarai tersuai yang telah anda buat dari anak tetingkap kiri.
9. Klik OK.Selepas melakukan ini, anda akan melihat kriteria isihan tersuai dalam medan lungsur turun tertib isihan
10. Klik OK.

Langkah di atas akan mengisih set data anda mengikut kriteria pengisihan tersuai.

Nota: Anda tidak perlu membuat senarai tersuai terlebih dahulu untuk mengisih data berdasarkannya.Anda juga boleh menciptanya dalam dialog Isih.Apabila anda mengklik Senarai Tersuai (dalam langkah 7 di atas), ia membuka dialog Senarai Tersuai.Anda juga boleh membuat senarai tersuai di sana.

Senarai tersuai tidak sensitif huruf besar-besaran.Jika anda mahu pengisihan sensitif huruf besar-besaran, lihat contoh ini.

Isih dari kiri ke kanan

Walaupun dalam kebanyakan kes anda mungkin akan mengisih mengikut nilai lajur, kadangkala anda juga mungkin mahu mengisih mengikut nilai baris.

Sebagai contoh, dalam set data di bawah, saya ingin menyusunnya berdasarkan nilai dalam baris Wilayah.

Walaupun jenis struktur data ini tidak lazim seperti data lajur, saya masih melihat ramai orang menggunakannya.

Excel mempunyai fungsi terbina dalam yang membolehkan anda mengisih dari kiri ke kanan.

Berikut ialah langkah-langkah untuk mengisih data ini dari kiri ke kanan:

1. Pilih keseluruhan set data (kecuali tajuk)
2. Klik tab Data
3. Klik ikon isihan.Ini akan membuka dialog isihan.
4. Dalam kotak dialog Isih, klik Pilihan.
5. Dalam kotak dialog Isih Pilihan, pilih Isih Kiri ke Kanan
6. Klik OK.
7. Dalam senarai juntai bawah Isih Mengikut, pilih Baris 1.Dengan melakukan ini, kami menentukan bahawa kami perlu mengisih berdasarkan nilai dalam baris 1
8. Dalam menu lungsur Isih Mengikut, pilih Nilai Sel.
9. Dalam menu lungsur turun Pesanan, pilih AZ (anda juga boleh menggunakan senarai disusun tersuai jika mahu)
10. Klik OK.

Langkah di atas akan mengisih data dari kiri ke kanan berdasarkan nilai dalam baris 1.

Excel tidak mengecam (atau membenarkan anda menentukan) tajuk apabila mengisih dari kiri ke kanan.Oleh itu, anda perlu memastikan bahawa sel pengepala tidak dipilih semasa mengisih data.Jika anda juga memilih sel pengepala, sel tersebut akan diisih berdasarkan nilai di dalamnya.

Nota: Satu lagi cara untuk mengisih data dari kanan ke kiri ialah menukar data dan mendapatkannya dalam bentuk kolumnar.Sebaik sahaja anda memilikinya, anda boleh menggunakan mana-mana kaedah pengisihan yang diterangkan setakat ini.Selepas pengisihan selesai, anda boleh menyalin data yang terhasil dan menampalnya sebagai data transposed.

Pengisihan sensitif huruf besar-besaran dalam Excel

Dalam semua contoh di atas setakat ini, pengisihan adalah bebas kes.

Tetapi bagaimana jika anda ingin menjadikan jenis huruf sensitif.

Syukurlah, Excel membolehkan anda menentukan sama ada anda mahu jenis itu sensitif huruf besar-besaran.

Nota: Walaupun kebanyakan masa anda tidak perlu risau tentang pengisihan sensitif huruf besar-besaran, ini boleh membantu apabila anda mengambil data daripada pangkalan data seperti Salesforce atau mengumpul data secara manual dan meminta orang yang berbeza memasukkan teks yang sama dalam situasi yang berbeza .Kepekaan kes membantu anda menyimpan semua rekod orang/pangkalan data yang sama bersama-sama.

Katakan anda mempunyai set data yang kelihatan seperti ini dan anda ingin mengisih data ini berdasarkan lajur wilayah:

Berikut ialah langkah-langkah untuk mengisih data mengikut abjad dan sensitif huruf besar:

1. Pilih keseluruhan set data
2. Klik tab Data
3. Klik ikon isihan.Ini akan membuka dialog isihan.
4. Dalam dialog Isih, pastikan Data Saya Mempunyai Pengepala dipilih.Anda boleh menyahtanda ini jika data anda tidak mempunyai pengepala.
5. Klik butang Pilihan
6. Dalam kotak dialog Pilihan Isih, tandakan pilihan Sensitif Huruf
7. Klik OK.
8. Dalam menu lungsur Isih Mengikut, pilih Wilayah
9. Dalam menu lungsur Isih Mengikut, pilih Nilai Sel.
10. Dalam menu lungsur turun pesanan, pilih A hingga Z
11. Klik OK.

Langkah-langkah di atas bukan sahaja akan mengisih data mengikut abjad mengikut wilayah, tetapi juga sensitif huruf besar-besaran.

Anda akan mendapat data hasil seperti ini:

Apabila mengisih dari A hingga Z, teks huruf kecil berada di atas teks huruf besar.

Dapatkan susunan isihan asal

Selalunya apabila mengisih data dalam Excel, anda mungkin ingin kembali kepada susunan isihan yang lebih awal atau asal dan mulakan semula,

Walaupun anda boleh menggunakan ciri Buat asal dalam Excel (menggunakan Control Z) untuk kembali satu langkah pada satu masa, ia boleh mengelirukan jika anda telah melakukan beberapa operasi selepas mengisih data.

Selain itu, Buat asal hanya berfungsi sehingga anda membuka buku kerja, tetapi apabila anda menyimpan dan menutupnya dan membukanya kemudian, anda tidak akan dapat kembali ke susunan isihan asal.

Berikut ialah dua cara mudah untuk memastikan anda tidak kehilangan susunan isihan asal dan mendapatkannya semula walaupun selepas mengisih data:

1. Buat salinan set data asal.Saya mengesyorkan ini walaupun anda tidak memerlukan susunan isihan asal.Anda boleh mempunyai buku kerja dengan semua data, kemudian buat salinan buku kerja dan kerjakan salinan itu.Apabila saya bekerja pada set data utama, saya membuat salinan setiap hari (dengan tarikh atau nombor versi sebagai sebahagian daripada nama buku kerja).
2. Tambah lajur dengan siri nombor.Apabila anda mengisih data, siri nombor ini akan bercampur aduk, tetapi jika anda ingin kembali kepada data asal, anda boleh mengisih mengikut siri nombor ini.

Dalam bahagian ini, izinkan saya menunjukkan kepada anda dengan cepat maksud menambah siri dan menggunakannya untuk mendapatkan susunan isihan asal.

Katakan anda mempunyai set data yang kelihatan seperti ini:

Untuk memastikan anda mempunyai cara untuk mendapatkan semula data ini selepas mengisih, tambahkan lajur pembantu dengan siri nombor di dalamnya (ditunjukkan di bawah).

Apabila anda mempunyai lajur pembantu sedia, pastikan anda memasukkannya semasa mengisih set data ini.

Katakan saya mengisih data ini berdasarkan wilayah dan saya berakhir dengan data seperti ini:

Sekarang, jika saya ingin kembali ke set data asal, saya boleh mengisih data ini sekali lagi, tetapi berdasarkan lajur kedua (rendah ke tinggi).

Mudah. .bukan?

Jika anda tidak mahu menunjukkan lajur bantuan, anda boleh menyembunyikannya atau membuat sandaran dan memadamkannya.

Beberapa masalah biasa semasa mengisih data dalam Excel

Pada permulaan artikel ini, saya menunjukkan kepada anda cara yang berbeza untuk mengisih data dalam Excel (termasuk butang isih dalam reben, pilihan klik kanan, pilihan penapis dan dialog isihan).

Untuk mengulangi, menggunakan dialog isihan meminimumkan peluang atau sebarang isu atau pepijat yang mungkin timbul.

Sekarang izinkan saya menunjukkan kepada anda masalah yang boleh timbul apabila menggunakan butang isihan dalam reben (ditunjukkan di bawah)

pengepala lajur tidak dikenali

Katakan anda mempunyai set data yang kelihatan seperti ini:

Ini kelihatan seperti set data yang terbentuk dengan baik dengan pengepala diformat dengan jelas dengan warna sel dan tebal.

Oleh itu, apabila anda mengisih data ini mengikut nama (menggunakan butang isih dalam reben), anda mahu tajuk itu kekal di atas dan data yang lain diisih.

Tetapi apa yang berlaku apabila anda melakukan ini - pengepala juga dianggap sebagai data biasa dan diisih (ditunjukkan di bawah).

Walaupun Excel cukup pintar untuk mengenali pengepala, dalam contoh ini ia gagal melakukannya.Apabila menggunakan butang ikon isihan dalam reben, anda tidak boleh menentukan secara manual bahawa data ini mempunyai pengepala.

Nota: Masalah ini berlaku apabila saya mempunyai set data dan menambah serta memformat pengepala dan mengisihnya.Biasanya, Excel akan cukup bijak untuk mengenali bahawa terdapat pengepala dalam set data (terutamanya jika jenis data pengepala dan data dalam lajur adalah berbeza).Tetapi dalam kes ini, apabila saya menambah tajuk dan menyusun serta-merta, ia tidak melakukannya.Jika saya menyimpan buku kerja ini, menutupnya dan membukanya semula, Excel entah bagaimana berjaya mengecam baris dan pengepala pertama.

Walaupun ini mungkin bukan masalah dalam kebanyakan kes, masih terdapat peluang apabila anda menggunakan ikon isihan dalam reben, menggunakan dialog boleh menghapuskan masalah ini kerana anda boleh menentukan bahawa anda mempunyai tajuk.

Baris/lajur kosong tidak dikenali

Masalah pengisihan ini agak rumit - dan lebih biasa daripada yang anda fikirkan.

Katakan anda mempunyai set data seperti yang ditunjukkan di bawah.Perhatikan bahawa baris 6 tersembunyi (ia adalah satu baris kosong).

Sekarang, jika saya memilih mana-mana sel dalam empat baris pertama data (yang berada di atas baris kosong tersembunyi) dan menggunakan butang ikon isihan untuk mengisih data ini, ia hanya mengisih empat rekod pertama pada set data (baris 2 hingga 5) XNUMX).Begitu juga, jika saya memilih untuk menyembunyikan mana-mana sel dalam set data di bawah baris kosong, ia hanya mengisih tujuh baris terakhir.

Melainkan anda mencarinya secara khusus, anda mungkin akan terlepas pepijat yang mengerikan ini.

Bagaimanakah anda boleh memastikan anda tidak melakukan kesilapan pengisihan ini?

Untuk memastikan anda tidak menghadapi masalah ini, anda perlu menyemak set data sebelum mengisihnya.

Pilih keseluruhan set data sebelum mengisih data.

Anda boleh melakukan ini dengan memilih mana-mana sel dalam set data dan kemudian menggunakan pintasan papan kekunci - Control + A.

Jika terdapat baris/lajur kosong dalam set data, keseluruhan set data tidak akan dipilih.Anda boleh mengenal pasti perkara ini dengan mengimbas garis besar pilihan dengan cepat.

Jika anda melihat beberapa data di luar pemilihan, anda boleh memilihnya secara manual.

Untuk memastikan untuk mengelakkan masalah ini, lebih baik untuk menyahsembunyikan semua baris dan lajur tersembunyi dahulu, dan kemudian mengisih data dengan memilih keseluruhan set data atau mengalih keluar baris kosong dahulu.

Pengisihan separa (berdasarkan nama keluarga)

Kadangkala, anda mungkin mempunyai set data yang ingin diisih berdasarkan teks separa.

Sebagai contoh, katakan saya mempunyai set data seperti di bawah dan saya ingin mengisih data ini berdasarkan nama keluarga.

Untuk ini, saya perlu memisahkan data ini supaya dalam satu lajur hanya ada nama keluarga.Apabila saya memilikinya, saya boleh menggunakan lajur itu untuk mengisih data.

Berikut ialah formula yang akan memberi saya nama keluarga saya:

=KANAN(B2,LEN(B2)-CARI(" ",B2))

Ini akan memberikan anda hasil yang ditunjukkan di bawah.

Kini anda boleh mengisih data ini menggunakan lajur Nama Akhir.

Setelah selesai, anda boleh memadamkan lajur Nama Keluarga atau menyembunyikannya.

Ambil perhatian bahawa formula di atas berfungsi apabila nama anda hanya mengandungi nama pertama dan nama akhir dan tiada ruang berganda di antaranya.Jika data nama anda berbeza, anda perlu melaraskan formula.Anda juga boleh menggunakan Teks ke Lajur untuk memisahkan nama dengan cepat berdasarkan aksara ruang sebagai pembatas.

Ini hanyalah contoh pengisihan berdasarkan data separa.Contoh lain mungkin termasuk pengisihan berdasarkan alamat bandar atau ID pekerja berdasarkan kod jabatan.

Selain itu, jika teks yang anda perlukan untuk mengisih berada di permulaan teks, anda hanya boleh menggunakan fungsi pengisihan biasa.

Contoh pengisihan lain (menggunakan formula dan VBA)

Setakat ini dalam tutorial ini, saya telah membincangkan contoh kami menggunakan fungsi pengisihan terbina dalam dalam Excel.

Isih automatik dengan formula

Apabila anda menggunakan fungsi pengisihan terbina dalam dan kemudian membuat sebarang perubahan pada set data, anda perlu mengisihnya semula.Fungsi pengisihan tidak dinamik.

Jika anda ingin mendapatkan set data yang diisih secara automatik apabila terdapat sebarang perubahan, anda boleh menggunakan formula untuk melakukannya.

Ambil perhatian bahawa untuk melakukan ini, anda perlu mengasingkan set data asal dan diisih (seperti ditunjukkan di bawah)

Saya mempunyai tutorial terperinci tentang cara menggunakan formula untuk mengisih mengikut abjad.Ia menunjukkan dua cara untuk melakukan ini - menggunakan lajur pembantu dan menggunakan formula tatasusunan.

Excel juga telah memperkenalkan formula tatasusunan dinamik SORT, yang memudahkan untuk melakukan ini (tiada lajur pembantu atau formula tatasusunan kompleks diperlukan).Tetapi kerana ini agak baharu, anda mungkin tidak dapat mengaksesnya dalam versi Excel anda.

Isih dengan VBA

Akhir sekali, jika anda ingin memintas semua dialog jenis atau pilihan pengisihan lain, anda boleh menggunakan VBA untuk mengisih data.

Dalam contoh di bawah, saya mempunyai set data yang mengisih data apabila saya mengklik dua kali pada pengepala lajur.Ini memudahkan pengisihan dan boleh digunakan dalam papan pemuka untuk menjadikannya lebih mesra pengguna.

Berikut ialah tutorial terperinci tentang cara menggunakan VBA untuk mengisih data dan mencipta sesuatu seperti di atas.

Saya telah cuba merangkumi banyak contoh untuk menunjukkan kepada anda cara yang berbeza untuk mengisih data dalam Excel dan semua perkara yang perlu anda ingat semasa berbuat demikian.

Harap anda mendapati tutorial ini berguna.