Come ordinare in Excel (per riga, colonna, colore, data e numero)

Ordinare i dati in Excel è facile con tutte le opzioni integrate.

Puoi facilmente ordinare i dati in ordine alfabetico in base al valore nella cella o alla cella e al colore del carattere.

Puoi anche eseguire l'ordinamento delle colonne a più livelli (ad esempio, la colonna A, quindi la colonna B) e l'ordinamento delle righe (da sinistra a destra).

Se ciò non bastasse, Excel ti consente anche di creare il tuo elenco personalizzato e ordinarlo in base a esso (il che è piuttosto interessante).Quindi puoi ordinare i dati per taglia della maglietta (XL, L, M, S) o risposta (fortemente d'accordo, d'accordo, in disaccordo) o intensità (alta, media, bassa)

In conclusione: ci sono così tante opzioni di ordinamento a tua disposizione quando usi Excel.

In questo enorme tutorial approfondito, ti mostrerò tutte queste opzioni di ordinamento insieme ad alcuni utili esempi interessanti.

Poiché questo è un grande tutorial con molti argomenti, ho incluso un sommario di seguito.Puoi fare clic su qualsiasi argomento e ti porterà immediatamente lì.

Accedi alle opzioni di ordinamento in Excel

Poiché l'ordinamento è una cosa comune da fare quando si lavora con i dati, Excel offre diversi modi per accedere alle opzioni di ordinamento.

Ordina i pulsanti nella barra multifunzione

Il modo più rapido per accedere alle opzioni di ordinamento è utilizzare il pulsante Ordina nella barra multifunzione.

Quando fai clic sulla scheda Dati nella barra multifunzione, vedrai le opzioni Ordina e Filtra.I tre pulsanti a sinistra di questo gruppo vengono utilizzati per ordinare i dati.

Questi due piccoli pulsanti ti consentono di ordinare i tuoi dati non appena fai clic su di essi.

Ad esempio, se si dispone di un set di dati di nomi, è possibile ordinare i dati semplicemente selezionando l'intero set di dati e facendo clic su uno dei due pulsanti.I pulsanti dalla A alla Z ordinano i dati in ordine alfabetico dal basso verso l'alto e i pulsanti dalla Z alla A ordinano i dati in ordine alfabetico dall'alto verso il basso.

Questo pulsante funziona anche con numeri, date o orari.

Personalmente, non utilizzo mai questi pulsanti a causa della loro funzionalità limitata e della maggiore possibilità di commettere errori durante l'utilizzo.Ma se hai bisogno di un ordinamento rapido (nessuna cella vuota nel set di dati), questi potrebbero essere un modo rapido.

Finestra di dialogo di ordinamento

Nella scheda Dati della barra multifunzione, è presente un'altra icona del pulsante di ordinamento nel gruppo Ordina.

Quando si fa clic sull'icona del pulsante di ordinamento, si apre la finestra di dialogo di ordinamento (mostrata di seguito).

La finestra di dialogo Ordina è la soluzione di ordinamento più completa in Excel.Tutte le opzioni relative all'ordinamento sono accessibili tramite questa finestra di dialogo.

Tutti gli altri metodi di utilizzo delle opzioni di ordinamento sono limitati e non forniscono funzionalità complete.

Ecco perché preferisco sempre usare le finestre di dialogo quando devo ordinare in Excel.

Uno dei motivi principali della mia preferenza è che ci sono pochissime possibilità di errori quando si utilizzano le finestre di dialogo.Tutto è organizzato ed etichettato (a differenza dei pulsanti nella barra multifunzione, puoi confonderti su quale pulsante utilizzare).

Durante questo tutorial, scoprirai che utilizzo principalmente le finestre di dialogo per ordinare i dati.Questo anche perché alcune delle cose che tratterò in alcuni capitoli (come l'ordinamento multilivello o l'ordinamento da sinistra a destra) possono essere eseguite solo utilizzando le finestre di dialogo.

Tasti rapidi– Se hai bisogno di ordinare frequentemente i dati in Excel, ti consiglio di imparare le scorciatoie da tastiera che aprono la finestra di dialogo di ordinamento.questo èALT+A+S+S

Opzioni di ordinamento nel menu dei filtri

Puoi anche trovare opzioni di ordinamento e opzioni di filtro se hai applicato un filtro al set di dati.I filtri possono essere applicati selezionando qualsiasi cella nel set di dati, facendo clic sulla scheda Dati e facendo clic sull'icona Filtro.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di applicare un filtro.

Quando fai clic sull'icona del filtro di qualsiasi colonna (è la piccola icona del triangolo rivolto verso il basso a destra della cella dell'intestazione della colonna), vedrai anche alcune opzioni di ordinamento lì.

Tieni presente che queste opzioni di ordinamento cambiano in base ai dati nella colonna.Quindi, se hai del testo, mostrerà l'opzione per ordinare dalla A alla Z o dalla Z alla A, ma se hai numeri mostrerà l'opzione per ordinare dal più grande al più piccolo o dal più piccolo al più grande.

Opzioni del tasto destro del mouse

Oltre all'utilizzo delle finestre di dialogo, l'uso del clic con il pulsante destro del mouse è un altro metodo che utilizzo a volte (è anche molto veloce, solo due clic).

Quando hai un set di dati da ordinare, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cella e mostrerà le opzioni di ordinamento.

Nota che vedrai alcune opzioni che non vedrai nella barra multifunzione o nelle opzioni del filtro.Sebbene ci siano le solite opzioni di ordinamento per valore e ordinamento personalizzato (apre la finestra di dialogo di ordinamento), puoi anche vedere le opzioni in alto come posizionare l'icona del colore della cella/colore del carattere/formato selezionata in alto.

Trovo questa opzione molto utile in quanto mi consente di mettere rapidamente tutte le celle colorate (o le celle con colori di carattere diversi) in cima.Ho spesso dati sulle spese che controllo mensilmente ed evidenzi manualmente alcune celle.Quindi posso usare questa opzione per mettere rapidamente tutte quelle celle in cima.

Ora che ho illustrato tutti i modi per accedere alle opzioni di ordinamento in Excel, vediamo come utilizzare questi metodi per ordinare i dati in diversi scenari.

Ordinamento dei dati in Excel (testo, numeri, date)

警告: Nella maggior parte dei casi, l'ordinamento funzionerà anche se selezioni una singola cella nel set di dati.Ma in alcuni casi potresti riscontrare problemi (quando hai celle/righe/colonne vuote nel tuo set di dati).Quando si ordinano i dati, è meglio selezionare l'intero set di dati e quindi ordinarlo, per evitare problemi.

A seconda del tipo di dati che hai, puoi utilizzare le opzioni di ordinamento in Excel.

Ordina per testo

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare tutti questi record in ordine alfabetico in base al nome dello studente.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare questi dati di testo in ordine alfabetico:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona di ordinamento.Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati hanno intestazione sia selezionata.Puoi deselezionare questo se i tuoi dati non hanno intestazioni.
5. Nel menu a discesa Ordina per, seleziona Nome
6. Nel menu a discesa "Ordina per", assicurati che "Cell Value" sia selezionato
7. Nel menu a discesa dell'ordine, seleziona AZ
8. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno l'intero set di dati e forniranno i risultati mostrati di seguito.

Perché non usare semplicemente i pulsanti nella barra multifunzione?

Il metodo sopra per ordinare i dati in Excel può sembrare un sacco di passaggi rispetto al semplice clic sull'icona di ordinamento nella barra multifunzione.

Questo è vero.

Il metodo sopra è più lungo, maNon c'è possibilità di errore.

Alcuni problemi possono sorgere quando si utilizza il pulsante di ordinamento nella barra multifunzione (questo può essere difficile da individuare quando si dispone di set di dati di grandi dimensioni.

Mentre discuto gli svantaggi dell'utilizzo dei pulsanti più avanti in questo tutorial, lascia che ti mostri rapidamente cosa può andare storto.

Nell'esempio seguente, Excel ordina l'intero set di dati, inclusa l'intestazione, perché non riconosce la presenza della riga di intestazione.

L'uso della finestra di dialogo di ordinamento evita questo problema, poiché offre esplicitamente la possibilità di specificare se i dati hanno un'intestazione o meno.

Poiché l'utilizzo della finestra di dialogo Ordina elimina la possibilità di errori, ti consiglio di utilizzarla al posto di tutti gli altri metodi di ordinamento in Excel

Ordina per numeri

Per ora, presumo che tu abbia una conoscenza di come funziona l'ordinamento del testo (trattato sopra in questa sezione).

Altri tipi di ordinamento (ad esempio in base a numeri, date o colori) utilizzeranno quasi gli stessi passaggi, con lievi variazioni.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di voler ordinare i dati in base al punteggio di ogni studente.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare numericamente questi dati:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona di ordinamento.Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati hanno intestazione sia selezionata.Puoi deselezionare questo se i tuoi dati non hanno intestazioni.
5. Nel menu a discesa Ordina per, seleziona Nome
6. Nel menu a discesa "Ordina per", assicurati che "Cell Value" sia selezionato
7. Nel menu a discesa dell'ordine, seleziona "Da grande a piccolo"
8. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno l'intero set di dati e forniranno i risultati mostrati di seguito.

Ordina per data/ora

Sebbene le date e gli orari possano sembrare diversi, non sono altro che numeri.

Ad esempio, in Excel, il numero 44196 sarebbe il valore della data 2020 dicembre 12.Puoi formattare questo numero come una data, ma nel back-end di Excel è ancora un numero.

Ciò consente anche di trattare le date come numeri.Quindi puoi aggiungere 10 a una cella con una data e ti darà il numero della data dopo 10 giorni.

Lo stesso vale per il tempo in Excel.

Ad esempio, il numero 44196.125 rappresenta il 2020 dicembre 12 alle 31 del mattino.Mentre la parte intera del numero rappresenta l'intera giornata, la parte frazionaria rappresenta l'ora.

Poiché le date e gli orari sono numeri, puoi ordinare quei numeri.

Supponiamo di avere un set di dati come quello di seguito e di voler ordinare questi dati in base alla data di commit del progetto.

Ecco i passaggi per ordinare questi dati in base alla data:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona di ordinamento.Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati hanno intestazione sia selezionata.Puoi deselezionare questo se i tuoi dati non hanno intestazioni.
5. Nel menu a discesa Ordina per, seleziona Data commit
6. Nel menu a discesa "Ordina per", assicurati che "Cell Value" sia selezionato
7. Nel menu a discesa dell'ordine, seleziona "Da vecchio a nuovo"
8. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno l'intero set di dati e forniranno i risultati mostrati di seguito.

Tieni presente che sebbene le date e le ore siano numeri, Excel riconosce comunque che vengono visualizzate in modo diverso.Quindi, quando si ordina per data, vengono visualizzati i criteri di ordinamento "dal più vecchio al più recente" e "dal più recente al vecchio", ma quando si utilizzano i numeri si dice "da grande a piccolo" o "da piccolo a grande".Piccole cose come questa rendono Excel un ottimo strumento per fogli di calcolo (PS: Fogli Google non mostra molti dettagli, solo un ordinamento blando per AZ o ZA)

Ordina per colore della cella/colore del carattere

Questa opzione è fantastica, la uso sempre (forse un po' troppo).

Ho spesso set di dati che analizzo manualmente ed evidenzi le celle come faccio io.Ad esempio, ho sfogliato l'elenco degli articoli di questo blog (ho un foglio Excel) e ho evidenziato quelli che dovevo migliorare.

Una volta terminato, posso ordinare rapidamente questi dati in base al colore della cella.Questo mi aiuta a mettere tutte queste celle/righe evidenziate in cima.

Per una maggiore eccitazione, puoi ordinare per più colori.Quindi, se evidenzierò le celle con i nomi degli articoli che richiedono attenzione immediata in rosso e alcune celle che possono essere elaborate successivamente in giallo, posso ordinare i dati per mostrare prima tutte le righe rosse, quindi le righe gialle.

Se sei interessato a saperne di più, di recente ho scritto questo articolo sull'ordinamento in base a più colori.In questa sezione ti mostrerò rapidamente come ordinare in base a un solo colore

Supponiamo di avere un set di dati come di seguito e di voler ordinare per colore e ottenere tutti i globuli rossi in alto.

Ecco i passaggi ordinati per colore:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona di ordinamento.Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati hanno intestazione sia selezionata.Puoi deselezionare questo se i tuoi dati non hanno intestazioni.
5. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Data di invio" (o qualsiasi colonna in cui hai le celle colorate).Poiché in questo esempio abbiamo celle colorate in tutte le colonne, puoi sceglierne una qualsiasi.
6. Nel menu a discesa Ordina per, seleziona Colore cella.
7. Nel menu a discesa "Ordine", seleziona il colore in base al quale desideri ordinare.Se sono presenti più colori di cella nel set di dati, li mostrerà tutti qui
8. Nell'ultimo menu a tendina, seleziona "In alto".Qui puoi specificare se vuoi che le celle colorate si trovino nella parte superiore o inferiore del set di dati.
9. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno il set di dati per colore e otterrai il risultato come mostrato di seguito.

Proprio come ordiniamo questi dati in base al colore della cella, puoi anche ordinare in base al colore del carattere e alle icone di formattazione condizionale.

Ordinamento dei dati a più livelli

In pratica, i set di dati sono raramente semplici come quelli che uso in questo tutorial.

Il tuo può espandersi a migliaia di righe e centinaia di colonne.

Quando si dispone di un set di dati così grande, sono necessarie più sezioni di dati e dadi.L'ordinamento dei dati multilivello è una delle cose di cui potresti aver bisogno quando disponi di set di dati di grandi dimensioni.

L'ordinamento dei dati multilivello significa che puoi ordinare un set di dati in base ai valori in una colonna, quindi ordinarlo nuovamente in base ai valori in un'altra colonna.

Ad esempio, supponiamo di avere un set di dati come il seguente e di voler ordinare questi dati in base a due criteri:

1. Regione
2. Vendite

L'output ordinato in base ai due criteri precedenti ti darà il set di dati mostrato di seguito.

Nell'esempio precedente, abbiamo prima ordinato i dati per regione, quindi all'interno di ciascuna regione, i dati sono stati ulteriormente ordinati in base alle vendite.

Questo ci permette di vedere rapidamente quali rappresentanti stanno andando bene e quali stanno andando male in ogni regione.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare i dati in base a più colonne:

1. Selezionare l'intero set di dati da ordinare.
2. Fare clic sulla scheda Dati.
3. Fare clic sull'icona di ordinamento (mostrata di seguito).Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati hanno intestazione sia selezionata.Puoi deselezionare questo se i tuoi dati non hanno intestazioni.
5. Nella finestra di dialogo Ordina, effettuare le seguenti selezioni
   • Ordina per (colonna): Regione (questo è il primo livello di ordinamento)
   • Ordina per: valore cella
   • Ordine: dalla A alla Z
6. Fare clic su Aggiungi livello (questo aggiungerà un altro livello di opzioni di ordinamento).
7. Nel secondo livello di ordinamento, effettuare le seguenti selezioni:
   • Poi da (colonna): Sales
   • Ordina per: valore
   • Ordine: dal più grande al più piccolo
8. Fare clic su OK

Suggerimenti per professionisti: La finestra di dialogo di ordinamento ha una funzione di "livello di copia".Questo copia rapidamente il livello di ordinamento selezionato, che puoi quindi modificare facilmente.È bene conoscere la funzione, potrebbe farti risparmiare tempo se devi ordinare in base a più colonne.

Ordina per elenco personalizzato

Sebbene Excel abbia già alcuni criteri di ordinamento comuni (ad esempio in ordine alfabetico con il testo, numericamente dal più piccolo al più grande o dal più grande al più piccolo, dal meno recente al più recente o dal più recente al meno recente), ciò potrebbe non essere sufficiente.

Ad esempio, supponiamo di avere il seguente set di dati:

Ora, se lo ordino in ordine alfabetico per regione, ho due opzioni: dalla A alla Z o dalla Z alla A.Ecco cosa ottengo quando ordino questi dati in ordine alfabetico dalla A alla Z utilizzando la colonna dell'intervallo.

Ma cosa succede se voglio che questo ordinamento sia Est, Ovest, Nord, Sud?

Ovviamente, puoi riorganizzare i dati dopo l'ordinamento, ma non è un modo efficiente per farlo.

Il modo corretto è utilizzare un elenco personalizzato.

Gli elenchi personalizzati sono elenchi che Excel consente di creare e quindi utilizzare, proprio come gli elenchi integrati (come i nomi dei mesi o dei giorni della settimana).Dopo aver creato un elenco personalizzato, puoi usarlo in funzioni come l'ordinamento dei dati o il popolamento degli handle.

Alcuni esempi di dove gli elenchi personalizzati potrebbero essere utili includono:

• Ordina i dati per regione/nome della città
• Ordinati per dimensione della maglietta: Small, Medium, Large, Extra Large
• Ordina per risposte al sondaggio: assolutamente d'accordo, d'accordo, neutrale, in disaccordo
• Ordinamento in base alla probabilità: alto, medio, basso

Il primo passaggio per provare a ordinare in base a criteri personalizzati consiste nel creare un elenco personalizzato.

Passaggi per creare un elenco personalizzato in Excel:

1. Fare clic sulla scheda File
2. fare clic sull'opzione
3. Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, selezionare Avanzate dall'elenco nel riquadro di sinistra.
4. In Avanzate selezionato, scorri verso il basso e seleziona Modifica elenco personalizzato.
5. Nella finestra di dialogo Elenco personalizzato, digitare i criteri nella casella intitolata Voci elenco.Digitare criteri separati da virgole (est, ovest, nord, sud)[Se elenchi le tue condizioni, puoi anche importare le tue condizioni].
6. Fare clic per aggiungere
7. Fare clic su OK

Dopo aver completato i passaggi precedenti, Excel creerà e memorizzerà un elenco personalizzato che puoi utilizzare per ordinare i dati.

Si noti che l'ordine degli elementi in un elenco personalizzato determina la modalità di ordinamento dell'elenco.

Quando crei un elenco personalizzato in una cartella di lavoro di Excel, l'elenco è disponibile per tutte le cartelle di lavoro nel sistema.Quindi devi solo crearlo una volta e riutilizzarlo in tutte le cartelle di lavoro.

Per ordinare con un elenco personalizzato

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito e di volerlo ordinare in base alla regione (l'ordine di ordinamento è est, ovest, nord e sud)

Poiché abbiamo creato un elenco personalizzato, possiamo usarlo per ordinare i nostri dati.

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare un set di dati utilizzando un elenco personalizzato:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona di ordinamento.Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati hanno intestazione sia selezionata.Puoi deselezionare questo se i tuoi dati non hanno intestazioni.
5. Nel menu a discesa "Ordina per", seleziona "Area" (o qualsiasi colonna per cui hai le celle colorate)
6. Nel menu a discesa Ordina per, seleziona Valore cella.
7. Nel menu a discesa dell'ordine, seleziona Elenco personalizzato.Dopo aver fatto clic su di esso, si aprirà la finestra di dialogo Elenco personalizzato.
8. Nella finestra di dialogo Elenco personalizzato, seleziona l'elenco personalizzato che hai creato dal riquadro di sinistra.
9. Fare clic su OK.Dopo aver fatto ciò, vedrai i criteri di ordinamento personalizzati nel campo a discesa dell'ordinamento
10. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordineranno il tuo set di dati in base a criteri di ordinamento personalizzati.

Nota: non è necessario creare un elenco personalizzato in anticipo per ordinare i dati in base ad esso.Puoi anche crearlo nella finestra di dialogo Ordina.Quando si fa clic su Elenco personalizzato (al passaggio 7 sopra), si apre la finestra di dialogo Elenco personalizzato.Puoi anche creare elenchi personalizzati lì.

Gli elenchi personalizzati non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.Se si desidera l'ordinamento con distinzione tra maiuscole e minuscole, vedere questo esempio.

Ordina da sinistra a destra

Mentre nella maggior parte dei casi probabilmente ordinerai per valore di colonna, a volte potresti anche voler ordinare per valore di riga.

Ad esempio, nel set di dati di seguito, voglio ordinarlo in base ai valori nella riga Regione.

Sebbene questo tipo di struttura dei dati non sia comune come i dati delle colonne, vedo ancora molte persone che lo usano.

Excel ha funzionalità integrate che ti consentono di ordinare da sinistra a destra.

Ecco i passaggi per ordinare questi dati da sinistra a destra:

1. Seleziona l'intero set di dati (tranne il titolo)
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona di ordinamento.Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, fare clic su Opzioni.
5. Nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, selezionare Ordina da sinistra a destra
6. Fare clic su OK.
7. Nell'elenco a discesa Ordina per, selezionare Riga 1.In questo modo, specifichiamo che dobbiamo ordinare in base al valore nella riga 1
8. Nel menu a discesa Ordina per, seleziona Valore cella.
9. Nel menu a discesa Ordine, seleziona AZ (puoi anche utilizzare un elenco ordinato personalizzato, se lo desideri)
10. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti ordinano i dati da sinistra a destra in base al valore nella riga 1.

Excel non riconosce (o addirittura ti consente di specificare) le intestazioni durante l'ordinamento da sinistra a destra.Quindi è necessario assicurarsi che la cella dell'intestazione non sia selezionata durante l'ordinamento dei dati.Se selezioni anche le celle di intestazione, quelle celle verranno ordinate in base ai valori in esse contenuti.

Nota: un altro modo per ordinare i dati da destra a sinistra è trasporre i dati e ottenerli sotto forma di colonne.Una volta ottenuto, puoi utilizzare uno qualsiasi dei metodi di ordinamento descritti finora.Al termine dell'ordinamento, è possibile copiare i dati risultanti e incollarli come dati trasposti.

Ordinamento con distinzione tra maiuscole e minuscole in Excel

In tutti gli esempi precedenti finora, l'ordinamento è indipendente da maiuscole e minuscole.

Ma cosa succede se si desidera fare distinzione tra maiuscole e minuscole.

Per fortuna, Excel ti consente di specificare se desideri che l'ordinamento faccia distinzione tra maiuscole e minuscole.

Nota: sebbene la maggior parte delle volte non sia necessario preoccuparsi dell'ordinamento con distinzione tra maiuscole e minuscole, questo può essere utile quando si recuperano dati da un database come Salesforce o si raggruppano manualmente i dati e persone diverse inseriscono lo stesso testo in situazioni diverse .La distinzione tra maiuscole e minuscole ti aiuta a tenere insieme tutti i record della stessa persona/database.

Supponiamo di avere un set di dati simile a questo e di voler ordinare questi dati in base alla colonna della regione:

Di seguito sono riportati i passaggi per ordinare i dati in ordine alfabetico e con distinzione tra maiuscole e minuscole:

1. Seleziona l'intero set di dati
2. Fare clic sulla scheda Dati
3. Fare clic sull'icona di ordinamento.Si aprirà la finestra di dialogo di ordinamento.
4. Nella finestra di dialogo Ordina, assicurati che i miei dati hanno intestazione sia selezionata.Puoi deselezionare questo se i tuoi dati non hanno intestazioni.
5. Fare clic sul pulsante Opzioni
6. Nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, seleziona l'opzione Maiuscole/minuscole
7. Fare clic su OK.
8. Nel menu a discesa Ordina per, seleziona Regione
9. Nel menu a discesa Ordina per, seleziona Valore cella.
10. Nel menu a discesa dell'ordine, seleziona dalla A alla Z
11. Fare clic su OK.

I passaggi precedenti non solo ordineranno i dati in ordine alfabetico per regione, ma faranno anche distinzione tra maiuscole e minuscole.

Otterrai dati sui risultati in questo modo:

Quando si ordina dalla A alla Z, il testo minuscolo è sopra il testo maiuscolo.

Ottieni l'ordinamento originale

Spesso durante l'ordinamento dei dati in Excel, potresti voler tornare a un ordinamento precedente o originale e ricominciare da capo,

Sebbene tu possa utilizzare la funzione Annulla in Excel (usando Control Z) per tornare indietro di un passaggio alla volta, può creare confusione se hai già eseguito più operazioni dopo aver ordinato i dati.

Inoltre, Annulla funziona solo finché non apri la cartella di lavoro, ma quando la salvi, la chiudi e la apri in un secondo momento, non potrai tornare all'ordinamento originale.

Ecco due semplici modi per assicurarti di non perdere l'ordinamento originale e recuperarlo anche dopo aver ordinato i dati:

1. Fai una copia del set di dati originale.Lo consiglio anche se non è necessario l'ordinamento originale.Puoi avere una cartella di lavoro con tutti i dati, quindi creare semplicemente una copia della cartella di lavoro e lavorare su quella copia.Quando lavoro su un set di dati chiave, ne faccio una copia ogni giorno (con la data o il numero di versione come parte del nome della cartella di lavoro).
2. Aggiungi una colonna con una serie di numeri.Quando si ordinano i dati, questa serie di numeri viene confusa, ma se si desidera tornare ai dati originali, è possibile ordinare in base a questa serie di numeri.

In questa sezione, lascia che ti mostri rapidamente cosa significa aggiungere una serie e usarla per ottenere l'ordinamento originale.

Supponiamo di avere un set di dati simile a questo:

Per assicurarti di avere un modo per recuperare questi dati dopo l'ordinamento, aggiungi una colonna di supporto con una serie di numeri (mostrata di seguito).

Quando hai una colonna di supporto pronta, assicurati di includerla quando ordini questo set di dati.

Supponiamo che io ordini questi dati in base alla regione e finisca con dati come questo:

Ora, se voglio tornare al set di dati originale, posso semplicemente ordinare di nuovo questi dati, ma in base a una colonna secondaria (dal basso al massimo).

Semplice. .non è vero?

Se non vuoi mostrare la colonna della guida, puoi nasconderla o creare un backup ed eliminarla.

Alcuni problemi comuni durante l'ordinamento dei dati in Excel

All'inizio di questo articolo, ti ho mostrato i diversi modi per ordinare i dati in Excel (incluso il pulsante di ordinamento nella barra multifunzione, le opzioni di clic con il pulsante destro del mouse, le opzioni di filtro e la finestra di dialogo di ordinamento).

Per ribadire, l'utilizzo della finestra di dialogo di ordinamento riduce al minimo la possibilità o eventuali problemi o bug che potrebbero sorgere.

Ora lascia che ti mostri i problemi che possono sorgere quando si utilizza il pulsante di ordinamento nella barra multifunzione (mostrato di seguito)

intestazioni di colonna non riconosciute

Supponiamo di avere un set di dati simile a questo:

Sembra un set di dati ben formato con intestazioni chiaramente formattate con il colore della cella e in grassetto.

Quindi, quando ordini questi dati per nome (usando il pulsante di ordinamento nella barra multifunzione), vorrai che il titolo rimanga in primo piano e che il resto dei dati venga ordinato.

Ma cosa succede quando lo fai: anche le intestazioni vengono trattate come dati normali e ordinate (mostrato di seguito).

Sebbene Excel sia abbastanza intelligente da riconoscere l'intestazione, in questo esempio non riesce a farlo.Quando si utilizza il pulsante dell'icona di ordinamento nella barra multifunzione, non è possibile specificare manualmente che questi dati abbiano un'intestazione.

Nota: questo problema si verifica quando ho il set di dati e aggiungo e formatto le intestazioni e le ordino.Di solito, Excel sarà abbastanza intelligente da riconoscere che ci sono intestazioni nel set di dati (soprattutto se il tipo di dati delle intestazioni e i dati nelle colonne sono diversi).Ma in questo caso, quando aggiungo il titolo e ordino immediatamente, non lo fa.Se salvo questa cartella di lavoro, la chiudo e la riapro, Excel riesce in qualche modo a riconoscere la prima riga e l'intestazione.

Anche se questo potrebbe non essere un problema nella maggior parte dei casi, c'è ancora la possibilità che quando usi l'icona di ordinamento nella barra multifunzione, l'uso di una finestra di dialogo può eliminare questo problema perché puoi specificare di avere un titolo.

Riga/colonna vuota non riconosciuta

Questo problema di smistamento è un po' più complicato e più comune di quanto si possa pensare.

Supponiamo di avere un set di dati come mostrato di seguito.Nota che la riga 6 è nascosta (è una riga vuota).

Ora, se seleziono una cella nelle prime quattro righe dei dati (quelle sopra le righe vuote nascoste) e utilizzo il pulsante dell'icona di ordinamento per ordinare questi dati, ordina solo i primi quattro record sul set di dati (righe da 2 a 5) XNUMX).Allo stesso modo, se scelgo di nascondere le celle nel set di dati sotto le righe vuote, ordina solo le ultime sette righe.

A meno che tu non lo stia cercando specificamente, è probabile che ti manchi questo orribile bug.

Come puoi assicurarti di non finire per fare questo errore di smistamento?

Per assicurarti di non avere questo problema, devi controllare il set di dati prima di ordinarlo.

Selezionare l'intero set di dati prima di ordinare i dati.

Puoi farlo selezionando qualsiasi cella nel set di dati e quindi utilizzando la scorciatoia da tastiera – Control + A.

Se nel set di dati sono presenti righe/colonne vuote, l'intero set di dati non verrà selezionato.Puoi identificarlo scansionando rapidamente il contorno della selezione.

Se vedi alcuni dati oltre la selezione, puoi selezionarli manualmente.

Per essere sicuri di evitare questo problema, è meglio mostrare prima tutte le righe e le colonne nascoste, quindi ordinare i dati selezionando l'intero set di dati o rimuovendo prima le righe vuote.

Ordinamento parziale (in base al cognome)

A volte, potresti avere un set di dati che desideri ordinare in base al testo parziale.

Ad esempio, supponiamo di avere un set di dati come quello di seguito e di voler ordinare questi dati in base al cognome.

Per questo, ho bisogno di separare questi dati in modo che in una colonna ci sia solo il cognome.Quando ce l'ho, posso usare quella colonna per ordinare i dati.

Ecco una formula che mi darebbe il mio cognome:

=DESTRA(B2,LUNGHEZZA(B2)-TROVA(" ",B2))

Questo ti darà il risultato mostrato di seguito.

Ora puoi ordinare questi dati usando la colonna Cognome.

Una volta terminato, puoi eliminare la colonna Cognome o nasconderla.

Nota che la formula sopra funziona quando il tuo nome contiene solo il nome e il cognome e non ci sono doppi spazi intermedi.Se i dati del tuo nome sono diversi, dovrai modificare la formula.Puoi anche utilizzare Testo in colonna per dividere rapidamente i nomi in base allo spazio come delimitatore.

Questo è solo un esempio di ordinamento basato su dati parziali.Altri esempi potrebbero includere l'ordinamento in base alla città nell'indirizzo o l'ID dipendente in base al codice dipartimento.

Inoltre, se il testo che devi ordinare si trova all'inizio del testo, puoi utilizzare solo la normale funzione di ordinamento.

Altri esempi di ordinamento (usando formule e VBA)

Finora in questo tutorial ho trattato il nostro esempio di utilizzo della funzionalità di ordinamento integrata in Excel.

Ordinamento automatico con formule

Quando si utilizza la funzione di ordinamento incorporata e quindi si apportano modifiche al set di dati, è necessario ordinarlo nuovamente.La funzione di ordinamento non è dinamica.

Se vuoi ottenere un set di dati che viene ordinato automaticamente in caso di modifiche, puoi utilizzare una formula per farlo.

Nota che per fare ciò è necessario separare i set di dati originali e ordinati (come mostrato di seguito)

Ho un tutorial dettagliato su come utilizzare le formule per ordinare in ordine alfabetico.Mostra due modi per farlo: usando una colonna helper e usando una formula di matrice.

Excel ha anche introdotto le formule di matrice dinamica ORDINA, che semplificano questa operazione (non sono necessarie colonne di supporto o formule di matrice complesse).Ma poiché questo è abbastanza nuovo, potresti non essere in grado di accedervi nella tua versione di Excel.

Ordina con VBA

Infine, se desideri ignorare tutte le finestre di dialogo di ordinamento o altre opzioni di ordinamento, puoi utilizzare VBA per ordinare i dati.

Nell'esempio seguente, ho un set di dati che ordina i dati quando faccio doppio clic sull'intestazione di una colonna.Ciò semplifica l'ordinamento e può essere utilizzato nella dashboard per renderlo più intuitivo.

Ecco un tutorial dettagliato su come utilizzare VBA per ordinare i dati e creare qualcosa di simile a quello sopra.

Ho cercato di coprire molti esempi per mostrarti i diversi modi per ordinare i dati in Excel e tutte le cose che devi tenere a mente quando lo fai.

Spero che tu abbia trovato utile questo tutorial.