Comment trier dans Excel (par ligne, colonne, couleur, date et nombre)

Le tri des données dans Excel est facile avec toutes les options intégrées.

Vous pouvez facilement trier les données par ordre alphabétique en fonction de la valeur de la cellule ou de la couleur de la cellule et de la police.

Vous pouvez également effectuer un tri de colonnes à plusieurs niveaux (c'est-à-dire, colonne A, puis colonne B) et un tri de lignes (de gauche à droite).

Si cela ne suffit pas, Excel vous permet également de créer votre propre liste personnalisée et de la trier (ce qui est plutôt cool).Ainsi, vous pouvez trier les données par taille de chemise (XL, L, M, S) ou réponse (tout à fait d'accord, d'accord, pas d'accord) ou intensité (élevée, moyenne, faible)

En bout de ligne - il y a tellement d'options de tri à votre disposition lorsque vous utilisez Excel.

Dans cet énorme didacticiel approfondi, je vais vous montrer toutes ces options de tri ainsi que quelques exemples sympas et utiles.

Comme il s'agit d'un gros tutoriel avec de nombreux sujets, j'ai inclus une table des matières ci-dessous.Vous pouvez cliquer sur n'importe quel sujet et cela vous y conduira immédiatement.

Accéder aux options de tri dans Excel

Étant donné que le tri est une opération courante lorsque vous travaillez avec des données, Excel vous propose plusieurs façons d'accéder aux options de tri.

Trier les boutons dans le ruban

Le moyen le plus rapide d'accéder aux options de tri consiste à utiliser le bouton Trier dans le ruban.

Lorsque vous cliquez sur l'onglet Données dans le ruban, vous verrez les options Trier et Filtrer.Les trois boutons à gauche de ce groupe sont utilisés pour trier les données.

Ces deux petits boutons vous permettent de trier vos données dès que vous cliquez dessus.

Par exemple, si vous avez un ensemble de données de noms, vous pouvez trier les données en sélectionnant simplement l'ensemble de données entier et en cliquant sur l'un des deux boutons.Les boutons A à Z trient les données par ordre alphabétique de bas en haut, et les boutons Z à A trient les données par ordre alphabétique de haut en bas.

Ce bouton fonctionne également avec des nombres, des dates ou des heures.

Personnellement, je n'utilise jamais ces boutons en raison de leur fonctionnalité limitée et du plus grand risque de faire des erreurs lors de leur utilisation.Mais si vous avez besoin d'un tri rapide (pas de cellules vides dans l'ensemble de données), cela peut être un moyen rapide.

Boîte de dialogue Trier

Dans l'onglet Données du ruban, il existe une autre icône de bouton de tri dans le groupe Trier.

Lorsque vous cliquez sur cette icône de bouton de tri, cela ouvre la boîte de dialogue de tri (illustrée ci-dessous).

La boîte de dialogue de tri est la solution de tri la plus complète dans Excel.Toutes les options liées au tri sont accessibles via cette boîte de dialogue.

Toutes les autres méthodes d'utilisation des options de tri sont limitées et ne fournissent pas toutes les fonctionnalités.

C'est pourquoi je préfère toujours utiliser les boîtes de dialogue lorsque je dois trier dans Excel.

L'une des principales raisons de ma préférence est qu'il y a très peu de risques d'erreurs lors de l'utilisation des boîtes de dialogue.Tout est organisé et étiqueté (contrairement aux boutons du ruban, vous pouvez ne pas savoir quel bouton utiliser).

Tout au long de ce didacticiel, vous constaterez que j'utilise principalement des boîtes de dialogue pour trier les données.C'est aussi parce que certaines des choses que je couvre dans certains chapitres (comme le tri à plusieurs niveaux ou le tri de gauche à droite) ne peuvent être effectuées qu'à l'aide de boîtes de dialogue.

Raccourcis clavier– Si vous devez fréquemment trier des données dans Excel, je vous recommande d'apprendre les raccourcis clavier qui ouvrent la boîte de dialogue de tri.c'estALT + A + S + S

Options de tri dans le menu des filtres

Vous pouvez également trouver des options de tri ainsi que des options de filtrage si vous avez appliqué un filtre au jeu de données.Les filtres peuvent être appliqués en sélectionnant n'importe quelle cellule dans l'ensemble de données, en cliquant sur l'onglet Données et en cliquant sur l'icône Filtrer.

Supposons que vous disposiez d'un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et appliquez un filtre.

Lorsque vous cliquez sur l'icône de filtre de n'importe quelle colonne (il s'agit de la petite icône en forme de triangle pointant vers le bas à droite de la cellule d'en-tête de colonne), vous y verrez également des options de tri.

Notez que ces options de tri changent en fonction des données de la colonne.Donc, si vous avez du texte, il affichera l'option de trier de A à Z ou de Z à A, mais si vous avez des nombres, il affichera l'option de trier du plus grand au plus petit ou du plus petit au plus grand.

Options du clic droit

Outre l'utilisation des boîtes de dialogue, l'utilisation du clic droit est une autre méthode que j'utilise parfois (c'est aussi très rapide, juste deux clics).

Lorsque vous avez un ensemble de données à trier, faites un clic droit sur n'importe quelle cellule et les options de tri s'afficheront.

Notez que vous verrez certaines options que vous ne verrez pas dans les options de ruban ou de filtre.Bien qu'il existe les options habituelles de tri par valeur et de tri personnalisé (ouvre la boîte de dialogue de tri), vous pouvez également voir des options en haut comme placer l'icône de couleur de cellule/couleur de police/format sélectionnée en haut.

Je trouve cette option très utile car elle me permet de mettre rapidement toutes les cellules colorées (ou les cellules avec des couleurs de police différentes) en haut.J'ai souvent des données de dépenses que je vérifie mensuellement et mets en surbrillance manuellement certaines cellules.Ensuite, je peux utiliser cette option pour placer rapidement toutes ces cellules au-dessus.

Maintenant que j'ai couvert toutes les façons d'accéder aux options de tri dans Excel, voyons comment utiliser ces méthodes pour trier les données dans différents scénarios.

Tri des données dans Excel (texte, nombres, dates)

警告: Dans la plupart des cas, le tri fonctionnera même si vous sélectionnez une seule cellule dans l'ensemble de données.Mais dans certains cas, vous pouvez rencontrer des problèmes (lorsque vous avez des cellules/lignes/colonnes vides dans votre ensemble de données).Lors du tri des données, il est préférable de sélectionner l'ensemble de données complet, puis de le trier - pour éviter tout problème.

Selon le type de données dont vous disposez, vous pouvez utiliser les options de tri d'Excel.

Trier par texte

Supposons que vous disposiez d'un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez trier tous ces enregistrements par ordre alphabétique en fonction du nom de l'étudiant.

Voici les étapes pour trier ces données textuelles par ordre alphabétique :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône de tri.Cela ouvrira la boîte de dialogue de tri.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que Mes données ont un en-tête est sélectionné.Vous pouvez décocher cette option si vos données n'ont pas d'en-tête.
5. Dans le menu déroulant Trier par, sélectionnez Nom
6. Dans le menu déroulant "Trier par", assurez-vous que "Valeur de cellule" est sélectionné
7. Dans le menu déroulant de la commande, sélectionnez AZ
8. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieront l'ensemble de données complet et donneront les résultats indiqués ci-dessous.

Pourquoi ne pas simplement utiliser les boutons du ruban ?

La méthode ci-dessus de tri des données dans Excel peut sembler beaucoup d'étapes par rapport à un simple clic sur l'icône de tri dans le ruban.

C'est réel.

La méthode ci-dessus est plus longue, maisIl n'y a aucune possibilité d'erreur.

Certains problèmes peuvent survenir lorsque vous utilisez le bouton de tri dans le ruban (cela peut être difficile à repérer lorsque vous avez de grands ensembles de données.

Comme je discute des inconvénients de l'utilisation des boutons plus loin dans ce didacticiel, laissez-moi vous montrer rapidement ce qui peut mal tourner.

Dans l'exemple ci-dessous, Excel trie l'intégralité du jeu de données, y compris l'en-tête, car il ne reconnaît pas la présence de la ligne d'en-tête.

L'utilisation de la boîte de dialogue de tri évite ce problème, car elle vous donne explicitement la possibilité de spécifier si les données ont un en-tête ou non.

Étant donné que l'utilisation de la boîte de dialogue Trier élimine les risques d'erreurs, je vous recommande de l'utiliser à la place de toutes les autres méthodes de tri dans Excel

Trier par numéros

Pour l'instant, je suppose que vous comprenez comment fonctionne le tri de texte (traité ci-dessus dans cette section).

D'autres types de tri (tels que ceux basés sur des nombres, des dates ou des couleurs) utiliseront presque les mêmes étapes, avec de légères variations.

Supposons que vous disposiez d'un ensemble de données tel qu'illustré ci-dessous et que vous souhaitiez trier les données en fonction du score de chaque élève.

Voici les étapes pour trier ces données numériquement :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône de tri.Cela ouvrira la boîte de dialogue de tri.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que Mes données ont un en-tête est sélectionné.Vous pouvez décocher cette option si vos données n'ont pas d'en-tête.
5. Dans le menu déroulant Trier par, sélectionnez Nom
6. Dans le menu déroulant "Trier par", assurez-vous que "Valeur de cellule" est sélectionné
7. Dans le menu déroulant de la commande, sélectionnez "Grand à petit"
8. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieront l'ensemble de données complet et donneront les résultats indiqués ci-dessous.

Trier par date/heure

Bien que les dates et les heures puissent sembler différentes, ce ne sont rien de plus que des chiffres.

Par exemple, dans Excel, le nombre 44196 serait la valeur de date du 2020 décembre 12.Vous pouvez formater ce nombre comme une date, mais dans le backend d'Excel, c'est toujours un nombre.

Cela vous permet également de traiter les dates comme des nombres.Vous pouvez donc ajouter 10 à une cellule avec une date et cela vous donnera le numéro de la date après 10 jours.

Il en va de même pour le temps dans Excel.

Par exemple, le nombre 44196.125 représente le 2020 décembre 12 à 31 heures du matin.Alors que la partie entière du nombre représente la journée entière, la partie fractionnaire représente le temps.

Puisque les dates et les heures sont des nombres, vous pouvez trier ces nombres.

Supposons que vous disposiez d'un ensemble de données comme celui ci-dessous et que vous souhaitiez trier ces données en fonction de la date de validation du projet.

Voici les étapes pour trier ces données en fonction de la date :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône de tri.Cela ouvrira la boîte de dialogue de tri.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que Mes données ont un en-tête est sélectionné.Vous pouvez décocher cette option si vos données n'ont pas d'en-tête.
5. Dans le menu déroulant Trier par, sélectionnez Date de validation
6. Dans le menu déroulant "Trier par", assurez-vous que "Valeur de cellule" est sélectionné
7. Dans le menu déroulant de la commande, sélectionnez "Ancien à nouveau"
8. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieront l'ensemble de données complet et donneront les résultats indiqués ci-dessous.

Notez que bien que les dates et les heures soient des nombres, Excel reconnaît toujours qu'elles sont affichées différemment.Ainsi, lorsque vous triez par date, il affiche les critères de tri "du plus ancien au plus récent" et du "plus récent à l'ancien", mais lorsque vous utilisez des nombres, il indique "grand à petit" ou "petit à grand".De petites choses comme celle-ci font d'Excel un excellent outil de feuille de calcul (PS : Google Sheets ne montre pas beaucoup de détails, juste un tri fade par AZ ou ZA)

Trier par couleur de cellule/couleur de police

Cette option est fantastique, je l'utilise tout le temps (peut-être un peu trop).

J'ai souvent des ensembles de données que j'analyse manuellement et mets en surbrillance des cellules comme je le fais.Par exemple, j'ai parcouru la liste des articles de ce blog (j'ai une feuille Excel) et j'ai mis en évidence ceux que je devais améliorer.

Une fois cela fait, je peux trier rapidement ces données en fonction de la couleur des cellules.Cela m'aide à mettre toutes ces cellules/lignes en surbrillance en haut.

Pour plus d'excitation, vous pouvez trier par plusieurs couleurs.Donc, si je mets en surbrillance des cellules avec des noms d'articles qui nécessitent une attention immédiate en rouge et certaines cellules qui peuvent être traitées plus tard en jaune, je peux trier les données pour afficher d'abord toutes les lignes rouges, puis les lignes jaunes.

Si vous souhaitez en savoir plus, j'ai récemment écrit cet article sur le tri basé sur plusieurs couleurs.Dans cette section, je vais vous montrer rapidement comment trier en fonction d'une seule couleur

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme ci-dessous et que vous souhaitiez trier par couleur et obtenir toutes les cellules rouges en haut.

Voici les étapes triées par couleur :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône de tri.Cela ouvrira la boîte de dialogue de tri.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que Mes données ont un en-tête est sélectionné.Vous pouvez décocher cette option si vos données n'ont pas d'en-tête.
5. Dans le menu déroulant "Trier par", sélectionnez "Date de soumission" (ou la colonne dans laquelle vous avez des cellules colorées).Étant donné que dans cet exemple, nous avons des cellules colorées dans toutes les colonnes, vous pouvez en choisir une.
6. Dans le menu déroulant Trier par, sélectionnez Couleur de la cellule.
7. Dans le menu déroulant "Ordre", sélectionnez la couleur par laquelle vous souhaitez trier.S'il y a plusieurs couleurs de cellule dans le jeu de données, il les affichera toutes ici
8. Dans le dernier menu déroulant, sélectionnez "En haut".Ici, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que les cellules colorées soient en haut ou en bas de l'ensemble de données.
9. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieront le jeu de données par couleur et vous obtiendrez le résultat comme indiqué ci-dessous.

Tout comme nous trions ces données par couleur de cellule, vous pouvez également trier par couleur de police et icônes de mise en forme conditionnelle.

Tri des données à plusieurs niveaux

En pratique, les jeux de données sont rarement aussi simples que ceux que j'utilise dans ce tutoriel.

Le vôtre peut s'étendre à des milliers de lignes et des centaines de colonnes.

Lorsque vous disposez d'un ensemble de données aussi volumineux, davantage de tranches de données et de dés sont nécessaires.Le tri de données à plusieurs niveaux est l'une des choses dont vous pourriez avoir besoin lorsque vous avez de grands ensembles de données.

Le tri de données à plusieurs niveaux signifie que vous pouvez trier un ensemble de données en fonction des valeurs d'une colonne, puis le trier à nouveau en fonction des valeurs d'une autre colonne.

Par exemple, supposons que vous disposiez d'un ensemble de données comme celui-ci et que vous souhaitiez trier ces données selon deux critères :

1. Région
2. Ventes

La sortie triée en fonction des deux critères ci-dessus vous donnera l'ensemble de données ci-dessous.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons d'abord trié les données par région, puis dans chaque région, les données ont ensuite été triées par ventes.

Cela nous permet de voir rapidement quels représentants s'en sortent bien et lesquels s'en sortent mal dans chaque région.

Voici les étapes pour trier les données en fonction de plusieurs colonnes :

1. Sélectionnez l'ensemble de données à trier.
2. Cliquez sur l'onglet Données.
3. Cliquez sur l'icône de tri (illustrée ci-dessous).Cela ouvrira la boîte de dialogue de tri.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que Mes données ont un en-tête est sélectionné.Vous pouvez décocher cette option si vos données n'ont pas d'en-tête.
5. Dans la boîte de dialogue Trier, effectuez les sélections suivantes
   • Trier par (colonne) : Région (c'est le premier niveau de tri)
   • Trier par : valeur de la cellule
   • Commande : A à Z
6. Cliquez sur Ajouter un niveau (cela ajoutera un autre niveau d'options de tri).
7. Au deuxième niveau de tri, effectuez les sélections suivantes :
   • Puis par (colonne) : Ventes
   • Trier par : Valeur
   • Ordre : du plus grand au plus petit
8. Cliquez sur OK

Conseils de pro: La boîte de dialogue de tri a une fonctionnalité "niveau de copie".Cela copie rapidement le niveau de tri sélectionné, que vous pouvez ensuite facilement modifier.Il est bon de connaître la fonction, cela peut finir par vous faire gagner du temps si vous devez trier en fonction de plusieurs colonnes.

Trier par liste personnalisée

Bien qu'Excel dispose déjà de certains critères de tri communs (par exemple, par ordre alphabétique avec du texte, du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit numériquement, du plus ancien au plus récent ou du plus récent au plus ancien), cela peut ne pas suffire.

A titre d'exemple, disons que j'ai le jeu de données suivant:

Maintenant, si je le trie alphabétiquement par région, j'ai deux options - A à Z ou Z à A.Voici ce que j'obtiens lorsque je trie ces données par ordre alphabétique de A à Z en utilisant la colonne de plage.

Mais que se passe-t-il si je veux que cet ordre de tri soit Est, Ouest, Nord, Sud ?

Bien sûr, vous pouvez réorganiser les données après le tri, mais ce n'est pas un moyen efficace de le faire.

La bonne méthode consiste à utiliser une liste personnalisée.

Les listes personnalisées sont des listes qu'Excel vous permet de créer puis d'utiliser, tout comme les listes intégrées (telles que les noms de mois ou les noms de jours de la semaine).Après avoir créé une liste personnalisée, vous pouvez l'utiliser dans des fonctions telles que le tri des données ou le remplissage des poignées.

Voici quelques exemples d'endroits où les listes personnalisées peuvent être utiles :

• Trier les données par nom de région/ville
• Trié par taille de t-shirt – petit, moyen, grand, très grand
• Trier par réponses au sondage – tout à fait d'accord, d'accord, neutre, pas d'accord
• Tri basé sur la probabilité - élevée, moyenne, faible

La première étape pour essayer de trier selon des critères personnalisés consiste à créer une liste personnalisée.

Étapes pour créer une liste personnalisée dans Excel :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier
2. cliquez sur l'option
3. Dans la boîte de dialogue Options Excel, sélectionnez Avancé dans la liste du volet de gauche.
4. Dans Avancé sélectionné, faites défiler vers le bas et sélectionnez Modifier la liste personnalisée.
5. Dans la boîte de dialogue Liste personnalisée, saisissez vos critères dans la zone intitulée Entrées de liste.Tapez les critères séparés par des virgules (est, ouest, nord, sud)[Si vous listez vos conditions, vous pouvez également importer vos conditions].
6. Cliquez pour ajouter
7. Cliquez sur OK

Après avoir terminé les étapes ci-dessus, Excel créera et stockera une liste personnalisée que vous pourrez utiliser pour trier les données.

Notez que l'ordre des éléments dans une liste personnalisée détermine la façon dont la liste est triée.

Lorsque vous créez une liste personnalisée dans un classeur Excel, la liste est disponible pour tous les classeurs du système.Vous n'avez donc qu'à le créer une seule fois et à le réutiliser dans tous les classeurs.

Pour trier avec une liste personnalisée

Supposons que vous ayez un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez le trier en fonction de la région (l'ordre de tri est Est, Ouest, Nord et Sud)

Puisque nous avons créé une liste personnalisée, nous pouvons l'utiliser pour trier nos données.

Voici les étapes pour trier un ensemble de données à l'aide d'une liste personnalisée :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône de tri.Cela ouvrira la boîte de dialogue de tri.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que Mes données ont un en-tête est sélectionné.Vous pouvez décocher cette option si vos données n'ont pas d'en-tête.
5. Dans le menu déroulant "Trier par", sélectionnez "Zone" (ou la colonne pour laquelle vous avez des cellules colorées)
6. Dans le menu déroulant Trier par, sélectionnez Valeur de la cellule.
7. Dans le menu déroulant de la commande, sélectionnez Liste personnalisée.Une fois que vous avez cliqué dessus, la boîte de dialogue Liste personnalisée s'ouvre.
8. Dans la boîte de dialogue Liste personnalisée, sélectionnez la liste personnalisée que vous avez créée dans le volet de gauche.
9. Cliquez sur OK.Après cela, vous verrez les critères de tri personnalisés dans le champ déroulant de l'ordre de tri
10. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieront votre ensemble de données selon des critères de tri personnalisés.

Remarque : Vous n'avez pas besoin de créer une liste personnalisée à l'avance pour trier les données en fonction de celle-ci.Vous pouvez également le créer dans la boîte de dialogue Trier.Lorsque vous cliquez sur Liste personnalisée (à l'étape 7 ci-dessus), la boîte de dialogue Liste personnalisée s'ouvre.Vous pouvez également y créer des listes personnalisées.

Les listes personnalisées ne sont pas sensibles à la casse.Si vous souhaitez un tri sensible à la casse, consultez cet exemple.

Trier de gauche à droite

Alors que dans la plupart des cas, vous trierez probablement par valeur de colonne, parfois vous souhaiterez peut-être également trier par valeur de ligne.

Par exemple, dans l'ensemble de données ci-dessous, je souhaite le trier en fonction des valeurs de la ligne Region.

Bien que ce type de structure de données ne soit pas aussi courant que les données de colonne, je vois encore beaucoup de gens l'utiliser.

Excel a une fonctionnalité intégrée qui vous permet de trier de gauche à droite.

Voici les étapes pour trier ces données de gauche à droite :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet (sauf titre)
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône de tri.Cela ouvrira la boîte de dialogue de tri.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, cliquez sur Options.
5. Dans la boîte de dialogue Options de tri, sélectionnez Trier de gauche à droite
6. Cliquez sur OK.
7. Dans la liste déroulante Trier par, sélectionnez Ligne 1.En faisant cela, nous spécifions que nous devons trier en fonction de la valeur de la ligne 1
8. Dans le menu déroulant Trier par, sélectionnez Valeur de la cellule.
9. Dans le menu déroulant Ordre, sélectionnez AZ (vous pouvez également utiliser une liste triée personnalisée si vous le souhaitez)
10. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieront les données de gauche à droite en fonction de la valeur de la ligne 1.

Excel ne reconnaît pas (ou même ne vous permet pas de spécifier) ​​les en-têtes lors du tri de gauche à droite.Vous devez donc vous assurer que la cellule d'en-tête n'est pas sélectionnée lors du tri des données.Si vous sélectionnez également des cellules d'en-tête, ces cellules seront triées en fonction des valeurs qu'elles contiennent.

Remarque : Une autre façon de trier les données de droite à gauche consiste à transposer les données et à les obtenir sous forme de colonnes.Une fois que vous l'avez, vous pouvez utiliser l'une des méthodes de tri décrites jusqu'à présent.Une fois le tri terminé, vous pouvez copier les données résultantes et les coller en tant que données transposées.

Tri sensible à la casse dans Excel

Dans tous les exemples ci-dessus jusqu'à présent, le tri est indépendant de la casse.

Mais que se passe-t-il si vous voulez rendre le tri sensible à la casse.

Heureusement, Excel vous permet de spécifier si vous souhaitez que le tri soit sensible à la casse.

Remarque : Bien que la plupart du temps, vous n'ayez pas à vous soucier du tri sensible à la casse, cela peut être utile lorsque vous récupérez des données à partir d'une base de données telle que Salesforce ou que vous collectez manuellement des données et que différentes personnes saisissent le même texte dans différentes situations. .La sensibilité à la casse vous aide à conserver tous les enregistrements de la même personne/base de données ensemble.

Supposons que vous disposiez d'un ensemble de données qui ressemble à ceci et que vous souhaitiez trier ces données en fonction de la colonne de région :

Voici les étapes pour trier les données par ordre alphabétique et sensible à la casse :

1. Sélectionnez l'ensemble de données complet
2. Cliquez sur l'onglet Données
3. Cliquez sur l'icône de tri.Cela ouvrira la boîte de dialogue de tri.
4. Dans la boîte de dialogue Trier, assurez-vous que Mes données ont un en-tête est sélectionné.Vous pouvez décocher cette option si vos données n'ont pas d'en-tête.
5. Cliquez sur le bouton Options
6. Dans la boîte de dialogue Options de tri, cochez l'option Sensible à la casse
7. Cliquez sur OK.
8. Dans le menu déroulant Trier par, sélectionnez Région
9. Dans le menu déroulant Trier par, sélectionnez Valeur de la cellule.
10. Dans le menu déroulant de la commande, sélectionnez A à Z
11. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus trieront non seulement les données par ordre alphabétique par région, mais également sensibles à la casse.

Vous obtiendrez des données de résultat comme ceci :

Lors du tri de A à Z, le texte en minuscules est au-dessus du texte en majuscules.

Obtenir l'ordre de tri d'origine

Souvent, lors du tri de données dans Excel, vous souhaiterez peut-être revenir à un ordre de tri antérieur ou d'origine et recommencer,

Bien que vous puissiez utiliser la fonction Annuler d'Excel (à l'aide de Control Z) pour revenir en arrière une étape à la fois, cela peut être déroutant si vous avez déjà fait plus d'une chose après avoir trié les données.

En outre, Annuler ne fonctionne que jusqu'à ce que vous ouvriez le classeur, mais lorsque vous l'enregistrez, le fermez et l'ouvrez ultérieurement, vous ne pourrez pas revenir à l'ordre de tri d'origine.

Voici deux façons simples de vous assurer de ne pas perdre l'ordre de tri d'origine et de le récupérer même après avoir trié les données :

1. Faites une copie de l'ensemble de données d'origine.Je le recommande même si vous n'avez pas besoin de l'ordre de tri d'origine.Vous pouvez avoir un classeur avec toutes les données, puis créer simplement une copie du classeur et travailler sur cette copie.Lorsque je travaille sur un ensemble de données clés, j'en fais une copie tous les jours (avec la date ou le numéro de version dans le nom du classeur).
2. Ajoutez une colonne avec une série de nombres.Lorsque vous triez les données, cette série de nombres se mélange, mais si vous souhaitez revenir aux données d'origine, vous pouvez trier par cette série de nombres.

Dans cette section, permettez-moi de vous montrer rapidement ce que cela signifie d'ajouter une série et de l'utiliser pour obtenir l'ordre de tri d'origine.

Supposons que vous ayez un ensemble de données qui ressemble à ceci :

Pour vous assurer que vous disposez d'un moyen de récupérer ces données après le tri, ajoutez une colonne d'assistance contenant une série de nombres (voir ci-dessous).

Lorsque vous avez une colonne d'assistance prête, assurez-vous de l'inclure lors du tri de cet ensemble de données.

Supposons que je trie ces données en fonction de la région et que je me retrouve avec des données comme celle-ci :

Maintenant, si je veux revenir à l'ensemble de données d'origine, je peux simplement trier à nouveau ces données, mais sur la base d'une colonne secondaire (de bas en haut).

Simple. .n'est-ce pas?

Si vous ne souhaitez pas afficher la colonne d'aide, vous pouvez la masquer ou créer une sauvegarde et la supprimer.

Quelques problèmes courants lors du tri des données dans Excel

Au début de cet article, je vous ai montré les différentes façons de trier les données dans Excel (y compris le bouton de tri dans le ruban, les options du clic droit, les options de filtre et la boîte de dialogue de tri).

Pour réitérer, l'utilisation de la boîte de dialogue de tri minimise les risques de problèmes ou de bogues qui pourraient survenir.

Maintenant, laissez-moi vous montrer les problèmes qui peuvent survenir lors de l'utilisation du bouton de tri dans le ruban (illustré ci-dessous)

en-têtes de colonne non reconnus

Supposons que vous ayez un ensemble de données qui ressemble à ceci :

Cela ressemble à un ensemble de données bien formé avec des en-têtes clairement formatés avec une couleur de cellule et en gras.

Ainsi, lorsque vous triez ces données par nom (à l'aide du bouton de tri dans le ruban), vous souhaiterez que le titre reste en haut et que le reste des données soit trié.

Mais que se passe-t-il lorsque vous faites cela ? Les en-têtes sont également traités comme des données normales et triés (voir ci-dessous).

Bien qu'Excel soit suffisamment intelligent pour reconnaître l'en-tête, dans cet exemple, il ne le fait pas.Lorsque vous utilisez le bouton d'icône de tri dans le ruban, vous ne pouvez pas spécifier manuellement que ces données ont un en-tête.

Remarque : ce problème se produit lorsque j'ai l'ensemble de données et que j'ajoute et formate des en-têtes et que je les trie.Habituellement, Excel sera assez intelligent pour reconnaître qu'il y a des en-têtes dans l'ensemble de données (surtout si le type de données des en-têtes et les données des colonnes sont différents).Mais dans ce cas, lorsque j'ajoute le titre et que je trie immédiatement, cela ne se produit pas.Si j'enregistre ce classeur, le ferme et le rouvre, Excel parvient d'une manière ou d'une autre à reconnaître la première ligne et l'en-tête.

Bien que cela ne soit pas un problème dans la plupart des cas, il y a toujours une chance lorsque vous utilisez l'icône de tri dans le ruban, l'utilisation d'une boîte de dialogue peut éliminer ce problème car vous pouvez spécifier que vous avez un titre.

Ligne/colonne vide non reconnue

Ce problème de tri est un peu plus compliqué - et plus courant que vous ne le pensez.

Supposons que vous disposiez d'un ensemble de données comme indiqué ci-dessous.Notez que la ligne 6 est masquée (c'est une ligne vide).

Maintenant, si je sélectionne une cellule dans les quatre premières lignes des données (celles au-dessus des lignes vides masquées) et que j'utilise le bouton d'icône de tri pour trier ces données, il ne trie que les quatre premiers enregistrements de l'ensemble de données (lignes 2 à 5) XNUMX).De même, si je choisis de masquer toutes les cellules de l'ensemble de données sous les lignes vides, il ne trie que les sept dernières lignes.

À moins que vous ne le recherchiez spécifiquement, vous risquez de manquer cet horrible bogue.

Comment pouvez-vous vous assurer que vous ne finissez pas par faire cette erreur de tri ?

Pour vous assurer de ne pas entrer dans ce problème, vous devez vérifier l'ensemble de données avant de le trier.

Sélectionnez l'ensemble de données complet avant de trier les données.

Vous pouvez le faire en sélectionnant n'importe quelle cellule dans l'ensemble de données, puis en utilisant le raccourci clavier - Contrôle + A.

S'il y a des lignes/colonnes vides dans le jeu de données, le jeu de données entier ne sera pas sélectionné.Vous pouvez l'identifier en parcourant rapidement le contour de la sélection.

Si vous voyez des données au-delà de la sélection, vous pouvez les sélectionner manuellement.

Pour être sûr d'éviter ce problème, il est préférable d'afficher d'abord toutes les lignes et colonnes masquées, puis de trier les données en sélectionnant l'ensemble de données entier ou en supprimant d'abord les lignes vides.

Tri partiel (basé sur le nom de famille)

Parfois, vous pouvez avoir un jeu de données que vous souhaitez trier en fonction du texte partiel.

Par exemple, disons que j'ai un ensemble de données comme celui ci-dessous, et je veux trier ces données en fonction du nom de famille.

Pour cela, je dois séparer ces données afin que dans une colonne il n'y ait que le nom de famille.Quand je l'ai, je peux utiliser cette colonne pour trier les données.

Voici une formule qui me donnerait mon nom de famille :

=DROITE(B2,NBCAR(B2)-TROUVER(" ",B2))

Cela vous donnera le résultat indiqué ci-dessous.

Vous pouvez maintenant trier ces données à l'aide de la colonne Nom de famille.

Une fois cela fait, vous pouvez supprimer la colonne Nom de famille ou la masquer.

Notez que la formule ci-dessus fonctionne lorsque votre nom ne contient que le prénom et le nom et qu'il n'y a pas de double espace entre les deux.Si vos données de nom sont différentes, vous devrez ajuster la formule.Vous pouvez également utiliser Text to Column pour diviser rapidement les noms en fonction du caractère espace comme délimiteur.

Ceci n'est qu'un exemple de tri basé sur des données partielles.D'autres exemples peuvent inclure le tri basé sur la ville dans l'adresse ou l'ID d'employé basé sur le code de département.

De plus, si le texte que vous devez trier se trouve au début du texte, vous ne pouvez utiliser que la fonction de tri normale.

Autres exemples de tri (à l'aide de formules et de VBA)

Jusqu'à présent, dans ce didacticiel, j'ai couvert notre exemple d'utilisation de la fonctionnalité de tri intégrée dans Excel.

Tri automatique avec formules

Lorsque vous utilisez la fonction de tri intégrée, puis apportez des modifications à l'ensemble de données, vous devez le trier à nouveau.La fonction de tri n'est pas dynamique.

Si vous souhaitez obtenir un jeu de données automatiquement trié en cas de modification, vous pouvez utiliser une formule pour le faire.

Notez que pour ce faire, vous devez séparer les ensembles de données d'origine et triés (comme indiqué ci-dessous)

J'ai un tutoriel détaillé sur la façon d'utiliser des formules pour trier par ordre alphabétique.Il montre deux façons de procéder - en utilisant une colonne d'assistance et en utilisant une formule matricielle.

Excel introduit également les formules matricielles dynamiques SORT, qui facilitent cette opération (aucune colonne auxiliaire ou formule matricielle complexe n'est requise).Mais comme c'est assez nouveau, vous ne pourrez peut-être pas y accéder dans votre version d'Excel.

Trier avec VBA

Enfin, si vous souhaitez ignorer toutes les boîtes de dialogue de tri ou autres options de tri, vous pouvez utiliser VBA pour trier les données.

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai un jeu de données qui trie les données lorsque je double-clique sur un en-tête de colonne.Cela facilite le tri et peut être utilisé dans le tableau de bord pour le rendre plus convivial.

Voici un tutoriel détaillé sur la façon d'utiliser VBA pour trier les données et créer quelque chose comme celui ci-dessus.

J'ai essayé de couvrir de nombreux exemples pour vous montrer les différentes façons de trier les données dans Excel et toutes les choses que vous devez garder à l'esprit lorsque vous le faites.

J'espère que vous avez trouvé ce tutoriel utile.