Πώς να ταξινομήσετε στο Excel (κατά σειρά, στήλη, χρώμα, ημερομηνία και αριθμό)

Η ταξινόμηση δεδομένων στο Excel είναι εύκολη με όλες τις ενσωματωμένες επιλογές.

Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε τα δεδομένα αλφαβητικά με βάση την τιμή στο κελί ή το κελί και το χρώμα της γραμματοσειράς.

Μπορείτε επίσης να κάνετε ταξινόμηση στηλών πολλαπλών επιπέδων (δηλαδή, στήλη Α, μετά στήλη Β) και ταξινόμηση σειρών (από αριστερά προς τα δεξιά).

Αν αυτό δεν είναι αρκετό, το Excel σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη λίστα και να την ταξινομήσετε (κάτι που είναι πολύ ωραίο).Έτσι, μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα κατά μέγεθος πουκάμισου (XL, L, M, S) ή απόκριση (συμφωνώ απόλυτα, συμφωνώ, διαφωνώ) ή ένταση (υψηλό, μεσαίο, χαμηλό)

Κατώτατη γραμμή - υπάρχουν τόσες πολλές επιλογές ταξινόμησης στη διάθεσή σας όταν χρησιμοποιείτε το Excel.

Σε αυτό το τεράστιο σε βάθος σεμινάριο, θα σας δείξω όλες αυτές τις επιλογές ταξινόμησης μαζί με μερικά χρήσιμα δροσερά παραδείγματα.

Επειδή πρόκειται για ένα μεγάλο σεμινάριο με πολλά θέματα, έχω συμπεριλάβει έναν πίνακα περιεχομένων παρακάτω.Μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε θέμα και θα σας μεταφέρει αμέσως εκεί.

Πρόσβαση στις επιλογές ταξινόμησης στο Excel

Δεδομένου ότι η ταξινόμηση είναι μια συνηθισμένη διαδικασία κατά την εργασία με δεδομένα, το Excel σάς παρέχει διάφορους τρόπους πρόσβασης στις επιλογές ταξινόμησης.

Ταξινόμηση κουμπιών στην κορδέλα

Ο πιο γρήγορος τρόπος πρόσβασης στις επιλογές ταξινόμησης είναι να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Ταξινόμηση στην Κορδέλα.

Όταν κάνετε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα στην Κορδέλα, θα δείτε τις επιλογές Ταξινόμηση και Φίλτρο.Τα τρία κουμπιά στα αριστερά αυτής της ομάδας χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση των δεδομένων.

Αυτά τα δύο μικρά κουμπιά σάς επιτρέπουν να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας μόλις κάνετε κλικ σε αυτά.

Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα σύνολο δεδομένων ονομάτων, μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα επιλέγοντας απλώς ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και κάνοντας κλικ σε ένα από τα δύο κουμπιά.Τα κουμπιά Α έως Ω ταξινομούν τα δεδομένα αλφαβητικά από χαμηλή προς υψηλή και τα κουμπιά Ω σε Α ταξινομούν αλφαβητικά τα δεδομένα από υψηλή σε χαμηλή.

Αυτό το κουμπί λειτουργεί επίσης με αριθμούς, ημερομηνίες ή ώρες.

Προσωπικά, δεν χρησιμοποιώ ποτέ αυτά τα κουμπιά λόγω της περιορισμένης λειτουργικότητάς τους και της μεγαλύτερης πιθανότητας να κάνω λάθη κατά τη χρήση τους.Αλλά αν χρειάζεστε μια γρήγορη ταξινόμηση (χωρίς κενά κελιά στο σύνολο δεδομένων), αυτός μπορεί να είναι ένας γρήγορος τρόπος.

Διάλογος ταξινόμησης

Στην καρτέλα Δεδομένα της Κορδέλας, υπάρχει ένα άλλο εικονίδιο κουμπιού ταξινόμησης στην ομάδα Ταξινόμηση.

Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο του κουμπιού ταξινόμησης, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης (εμφανίζεται παρακάτω).

Ο διάλογος ταξινόμησης είναι η πιο ολοκληρωμένη λύση ταξινόμησης στο Excel.Όλες οι σχετικές επιλογές ταξινόμησης είναι προσβάσιμες μέσω αυτού του διαλόγου.

Όλες οι άλλες μέθοδοι χρήσης επιλογών ταξινόμησης είναι περιορισμένες και δεν παρέχουν πλήρη λειτουργικότητα.

Γι' αυτό προτιμώ πάντα να χρησιμοποιώ διαλόγους όταν πρέπει να κάνω ταξινόμηση στο Excel.

Ένας από τους κύριους λόγους για την προτίμησή μου είναι ότι υπάρχει πολύ μικρή πιθανότητα σφαλμάτων κατά τη χρήση διαλόγων.Τα πάντα είναι οργανωμένα και με ετικέτα (σε αντίθεση με τα κουμπιά στην κορδέλα, μπορεί να μπερδευτείτε σχετικά με το κουμπί που θα χρησιμοποιήσετε).

Σε όλο αυτό το σεμινάριο, θα διαπιστώσετε ότι χρησιμοποιώ κυρίως παράθυρα διαλόγου για την ταξινόμηση δεδομένων.Αυτό συμβαίνει επίσης επειδή ορισμένα από τα πράγματα που καλύπτω σε ορισμένα κεφάλαια (όπως η ταξινόμηση σε πολλά επίπεδα ή η ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά) μπορούν να γίνουν μόνο με τη χρήση διαλόγων.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου– Εάν χρειάζεται να ταξινομείτε συχνά δεδομένα στο Excel, σας προτείνω να μάθετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου που ανοίγουν το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.αυτό είναιALT + A + S + S

Επιλογές ταξινόμησης στο μενού φίλτρων

Μπορείτε επίσης να βρείτε επιλογές ταξινόμησης καθώς και επιλογές φίλτρου εάν έχετε εφαρμόσει ένα φίλτρο στο σύνολο δεδομένων.Τα φίλτρα μπορούν να εφαρμοστούν επιλέγοντας οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Δεδομένα και κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Φίλτρο.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και εφαρμόστε ένα φίλτρο.

Όταν κάνετε κλικ στο εικονίδιο φίλτρου οποιασδήποτε στήλης (είναι το μικρό εικονίδιο τριγώνου που δείχνει προς τα κάτω στα δεξιά του κελιού της κεφαλίδας της στήλης), θα δείτε επίσης ορισμένες επιλογές ταξινόμησης εκεί.

Σημειώστε ότι αυτές οι επιλογές ταξινόμησης αλλάζουν με βάση τα δεδομένα στη στήλη.Έτσι, εάν έχετε κείμενο, θα εμφανίσει την επιλογή ταξινόμησης από το Α στο Ω ή το Ω στο Α, αλλά αν έχετε αριθμούς θα εμφανίσει την επιλογή ταξινόμησης από το μεγαλύτερο στο μικρότερο ή το μικρότερο στο μεγαλύτερο.

Επιλογές δεξί κλικ

Εκτός από τη χρήση διαλόγων, η χρήση δεξιού κλικ είναι μια άλλη μέθοδος που χρησιμοποιώ μερικές φορές (είναι επίσης πολύ γρήγορη, μόνο δύο κλικ).

Όταν έχετε ένα σύνολο δεδομένων για ταξινόμηση, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί και θα εμφανιστούν επιλογές ταξινόμησης.

Σημειώστε ότι θα δείτε ορισμένες επιλογές που δεν θα δείτε στην κορδέλα ή τις επιλογές φίλτρου.Ενώ υπάρχουν οι συνήθεις επιλογές ταξινόμησης κατά τιμή και προσαρμοσμένης ταξινόμησης (ανοίγει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης), μπορείτε επίσης να δείτε επιλογές στο επάνω μέρος όπως το να τοποθετήσετε επιλεγμένο χρώμα κελιού/χρώμα γραμματοσειράς/εικονίδιο μορφής στην κορυφή.

Θεωρώ ότι αυτή η επιλογή είναι πολύ χρήσιμη, καθώς μου επιτρέπει να τοποθετώ γρήγορα όλα τα χρωματιστά κελιά (ή τα κελιά με διαφορετικά χρώματα γραμματοσειράς) από πάνω.Συχνά έχω δεδομένα εξόδων τα οποία ελέγχω κάθε μήνα και επισημαίνω χειροκίνητα ορισμένα κελιά.Στη συνέχεια, μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτήν την επιλογή για να τοποθετήσω γρήγορα όλα αυτά τα κελιά από πάνω.

Τώρα που έχω καλύψει όλους τους τρόπους πρόσβασης στις επιλογές ταξινόμησης στο Excel, ας δούμε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις μεθόδους για την ταξινόμηση δεδομένων σε διαφορετικά σενάρια.

Ταξινόμηση δεδομένων στο Excel (κείμενο, αριθμοί, ημερομηνίες)

警告: Στις περισσότερες περιπτώσεις, η ταξινόμηση θα λειτουργήσει ακόμα κι αν επιλέξετε ένα μεμονωμένο κελί στο σύνολο δεδομένων.Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να αντιμετωπίσετε προβλήματα (όταν έχετε κενά κελιά/γραμμές/στήλες στο σύνολο δεδομένων σας).Κατά την ταξινόμηση δεδομένων, είναι καλύτερο να επιλέξετε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και, στη συνέχεια, να το ταξινομήσετε - για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα.

Ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων που έχετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές ταξινόμησης στο Excel.

Ταξινόμηση κατά κείμενο

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως το παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε όλες αυτές τις εγγραφές αλφαβητικά με βάση το όνομα του μαθητή.

Ακολουθούν τα βήματα για την αλφαβητική ταξινόμηση αυτών των δεδομένων κειμένου:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδα.Μπορείτε να αποεπιλέξετε αυτό εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Όνομα
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά", βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η "Τιμή κελιού".
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού παραγγελίας, επιλέξτε Α-Ω
8. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και θα δώσουν τα αποτελέσματα που φαίνονται παρακάτω.

Γιατί να μην χρησιμοποιήσετε απλώς τα κουμπιά στην κορδέλα;

Η παραπάνω μέθοδος ταξινόμησης δεδομένων στο Excel μπορεί να φαίνεται σαν πολλά βήματα σε σύγκριση με το απλό κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης στην κορδέλα.

Αυτό είναι αληθινό.

Η παραπάνω μέθοδος είναι μεγαλύτερη, αλλάΔεν υπάρχει πιθανότητα λάθους.

Μερικά ζητήματα μπορεί να προκύψουν όταν χρησιμοποιείτε το κουμπί ταξινόμησης στην κορδέλα (αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστεί όταν έχετε μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Καθώς θα συζητήσω τα μειονεκτήματα της χρήσης κουμπιών αργότερα σε αυτό το σεμινάριο, επιτρέψτε μου να σας δείξω γρήγορα τι μπορεί να πάει στραβά.

Στο παρακάτω παράδειγμα, επειδή το Excel δεν αναγνωρίζει την ύπαρξη μιας σειράς κεφαλίδας, ταξινομεί ολόκληρο το σύνολο δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της κεφαλίδας.

Η χρήση του διαλόγου ταξινόμησης αποφεύγει αυτό το πρόβλημα, καθώς σας δίνει ρητά την επιλογή να καθορίσετε εάν τα δεδομένα έχουν κεφαλίδα ή όχι.

Επειδή η χρήση του διαλόγου Ταξινόμηση εξαλείφει την πιθανότητα σφαλμάτων, σας συνιστώ να το χρησιμοποιήσετε αντί για όλες τις άλλες μεθόδους ταξινόμησης στο Excel

Ταξινόμηση κατά αριθμούς

Προς το παρόν, υποθέτω ότι καταλαβαίνετε πώς λειτουργεί η ταξινόμηση κειμένου (που καλύπτεται παραπάνω σε αυτήν την ενότητα).

Άλλοι τύποι ταξινόμησης (όπως με βάση αριθμούς ή ημερομηνίες ή χρώματα) θα χρησιμοποιούν σχεδόν τα ίδια βήματα, με μικρές παραλλαγές.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σύμφωνα με τη βαθμολογία κάθε μαθητή.

Ακολουθούν τα βήματα για την αριθμητική ταξινόμηση αυτών των δεδομένων:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδα.Μπορείτε να αποεπιλέξετε αυτό εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Όνομα
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά", βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η "Τιμή κελιού".
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού παραγγελίας, επιλέξτε "Μεγάλο σε Μικρό"
8. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και θα δώσουν τα αποτελέσματα που φαίνονται παρακάτω.

Ταξινόμηση κατά ημερομηνία/ώρα

Ενώ οι ημερομηνίες και οι ώρες μπορεί να φαίνονται διαφορετικές, δεν είναι τίποτα άλλο από αριθμοί.

Για παράδειγμα, στο Excel, ο αριθμός 44196 θα είναι η τιμή ημερομηνίας 2020 Δεκεμβρίου 12.Μπορείτε να μορφοποιήσετε αυτόν τον αριθμό ως ημερομηνία, αλλά στο backend του Excel, εξακολουθεί να είναι αριθμός.

Αυτό σας επιτρέπει επίσης να αντιμετωπίζετε τις ημερομηνίες ως αριθμούς.Έτσι, μπορείτε να προσθέσετε 10 σε ένα κελί με ημερομηνία και θα σας δώσει τον αριθμό της ημερομηνίας μετά από 10 ημέρες.

Το ίδιο ισχύει και για το χρόνο στο Excel.

Για παράδειγμα, ο αριθμός 44196.125 αντιπροσωπεύει την 2020η Δεκεμβρίου 12 στις 31 π.μ.Ενώ το ακέραιο μέρος του αριθμού αντιπροσωπεύει ολόκληρη την ημέρα, το κλασματικό μέρος αντιπροσωπεύει την ώρα.

Επειδή οι ημερομηνίες και οι ώρες είναι αριθμοί, μπορείτε να ταξινομήσετε αυτούς τους αριθμούς.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως το παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα με βάση την ημερομηνία δέσμευσης έργου.

Ακολουθούν τα βήματα για την ταξινόμηση αυτών των δεδομένων με βάση την ημερομηνία:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδα.Μπορείτε να αποεπιλέξετε αυτό εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Ημερομηνία δέσμευσης
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά", βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η "Τιμή κελιού".
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού παραγγελίας, επιλέξτε "Παλιό σε Νέο"
8. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν ολόκληρο το σύνολο δεδομένων και θα δώσουν τα αποτελέσματα που φαίνονται παρακάτω.

Σημειώστε ότι παρόλο που οι ημερομηνίες και οι ώρες είναι αριθμοί, το Excel εξακολουθεί να αναγνωρίζει ότι εμφανίζονται διαφορετικά.Έτσι, όταν ταξινομείτε κατά ημερομηνία, εμφανίζει κριτήρια ταξινόμησης "παλαιότερο προς νεότερο" και "νεότερο προς παλιό", αλλά όταν χρησιμοποιείτε αριθμούς λέει "μεγάλο προς μικρό" ή "μικρό προς μεγάλο".Μικρά πράγματα όπως αυτό κάνουν το Excel ένα εξαιρετικό εργαλείο υπολογιστικών φύλλων (ΥΓ: Τα Φύλλα Google δεν δείχνουν πολλές λεπτομέρειες, απλώς μια ήπια ταξινόμηση κατά AZ ή ZA)

Ταξινόμηση ανά χρώμα κελιού/χρώμα γραμματοσειράς

Αυτή η επιλογή είναι φοβερή, τη χρησιμοποιώ όλη την ώρα (ίσως λίγο υπερβολικά).

Συχνά έχω σύνολα δεδομένων που αναλύω χειροκίνητα και επισημαίνω κελιά όπως κάνω.Για παράδειγμα, πέρασα από τη λίστα των άρθρων σε αυτό το ιστολόγιο (έχω ένα φύλλο Excel) και επεσήμανα αυτά που χρειαζόμουν να βελτιώσω.

Μόλις τελειώσω, μπορώ να ταξινομήσω γρήγορα αυτά τα δεδομένα με βάση το χρώμα του κελιού.Αυτό με βοηθά να βάλω όλα αυτά τα επισημασμένα κελιά/σειρές στην κορυφή.

Για επιπλέον ενθουσιασμό, μπορείτε να ταξινομήσετε κατά πολλά χρώματα.Επομένως, αν επισημάνω με κόκκινο κελιά με ονόματα άρθρων που χρειάζονται άμεση προσοχή και με κίτρινο ορισμένα κελιά που μπορούν να υποστούν επεξεργασία αργότερα, μπορώ να ταξινομήσω τα δεδομένα ώστε να εμφανιστούν πρώτα όλες οι κόκκινες σειρές και μετά οι κίτρινες.

Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα, έγραψα πρόσφατα αυτό το άρθρο σχετικά με την ταξινόμηση με βάση πολλά χρώματα.Σε αυτήν την ενότητα θα σας δείξω γρήγορα πώς να ταξινομείτε με βάση μόνο ένα χρώμα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε ανά χρώμα και να λάβετε όλα τα ερυθρά κελιά στην κορυφή.

Ακολουθούν τα βήματα ταξινομημένα ανά χρώμα:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδα.Μπορείτε να αποεπιλέξετε αυτό εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά", επιλέξτε "Ημερομηνία υποβολής" (ή οποιαδήποτε στήλη για την οποία έχετε χρωματιστά κελιά).Επειδή σε αυτό το παράδειγμα έχουμε χρωματιστά κελιά σε όλες τις στήλες, μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε.
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Χρώμα κελιού.
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Παραγγελία", επιλέξτε το χρώμα που θέλετε να ταξινομήσετε.Εάν υπάρχουν πολλά χρώματα κελιών στο σύνολο δεδομένων, θα εμφανιστούν όλα εδώ
8. Στο τελευταίο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε "Στην κορυφή".Εδώ μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε τα χρωματιστά κελιά να βρίσκονται στο επάνω ή στο κάτω μέρος του συνόλου δεδομένων.
9. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν το σύνολο δεδομένων ανά χρώμα και θα λάβετε το αποτέλεσμα όπως φαίνεται παρακάτω.

Ακριβώς όπως ταξινομούμε αυτά τα δεδομένα κατά χρώμα κελιού, μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε κατά χρώμα γραμματοσειράς και εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους.

Ταξινόμηση δεδομένων πολλαπλών επιπέδων

Στην πράξη, τα σύνολα δεδομένων σπάνια είναι τόσο απλά όσο αυτά που χρησιμοποιώ σε αυτό το σεμινάριο.

Το δικό σας μπορεί να επεκταθεί σε χιλιάδες σειρές και εκατοντάδες στήλες.

Όταν έχετε ένα τόσο μεγάλο σύνολο δεδομένων, απαιτούνται περισσότερα κομμάτια δεδομένων και ζάρια.Η πολυεπίπεδη ταξινόμηση δεδομένων είναι ένα από τα πράγματα που μπορεί να χρειαστείτε όταν έχετε μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Η πολυεπίπεδη ταξινόμηση δεδομένων σημαίνει ότι μπορείτε να ταξινομήσετε ένα σύνολο δεδομένων με βάση τις τιμές σε μια στήλη και, στη συνέχεια, να το ταξινομήσετε ξανά με βάση τις τιμές σε μια άλλη στήλη.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως το παρακάτω και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα σύμφωνα με δύο κριτήρια:

1. Περιοχή
2. ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ

Η ταξινομημένη έξοδος με βάση τα παραπάνω δύο κριτήρια θα σας δώσει το σύνολο δεδομένων που φαίνεται παρακάτω.

Στο παραπάνω παράδειγμα, πρώτα ταξινομήσαμε τα δεδομένα ανά περιοχή και, στη συνέχεια, σε κάθε περιοχή, τα δεδομένα ταξινομήθηκαν περαιτέρω κατά πωλήσεις.

Αυτό μας επιτρέπει να δούμε γρήγορα ποιες επαναλήψεις τα πάνε καλά και ποιες κακώς σε κάθε περιοχή.

Ακολουθούν τα βήματα για την ταξινόμηση δεδομένων με βάση πολλές στήλες:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων προς ταξινόμηση.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης (εμφανίζεται παρακάτω).Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδα.Μπορείτε να αποεπιλέξετε αυτό εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες.
5. Στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, κάντε τις ακόλουθες επιλογές
   • Ταξινόμηση κατά (στήλη): Περιοχή (αυτό είναι το πρώτο επίπεδο ταξινόμησης)
   • Ταξινόμηση κατά: Τιμή κελιού
   • Σειρά: Α έως Ω
6. Κάντε κλικ στην Προσθήκη επιπέδου (αυτό θα προσθέσει ένα άλλο επίπεδο επιλογών ταξινόμησης).
7. Στο δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης, κάντε τις ακόλουθες επιλογές:
   • Στη συνέχεια από (στήλη): Πωλήσεις
   • Ταξινόμηση κατά: Τιμή
   • Παραγγελία: Από το μεγαλύτερο έως το μικρότερο
8. Κάντε κλικ στο OK

Επαγγελματικές συμβουλές: Το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης έχει μια δυνατότητα "επίπεδο αντιγραφής".Αυτό αντιγράφει γρήγορα το επιλεγμένο επίπεδο ταξινόμησης, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να τροποποιήσετε εύκολα.Είναι καλό να γνωρίζετε τη συνάρτηση, μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο εάν πρέπει να κάνετε ταξινόμηση με βάση πολλές στήλες.

Ταξινόμηση κατά προσαρμοσμένη λίστα

Ενώ το Excel έχει ήδη κάποια κοινά κριτήρια ταξινόμησης (όπως αλφαβητικά με κείμενο, από μικρότερο προς μεγαλύτερο ή μεγαλύτερο προς μικρότερο αριθμητικά, από παλαιότερη προς νεότερη ή από νεότερη προς παλαιότερη ημερομηνία), αυτό μπορεί να μην είναι αρκετό.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχω το ακόλουθο σύνολο δεδομένων:

Τώρα, αν το ταξινομήσω αλφαβητικά ανά περιοχή, έχω δύο επιλογές - Α έως Ω ή Ω σε Α.Να τι λαμβάνω όταν ταξινομώ αυτά τα δεδομένα αλφαβητικά από το Α στο Ω χρησιμοποιώντας τη στήλη εύρους.

Αλλά τι γίνεται αν θέλω αυτή η σειρά ταξινόμησης να είναι Ανατολή, Δύση, Βορράς, Νότος;

Φυσικά, μπορείτε να αναδιατάξετε τα δεδομένα μετά την ταξινόμηση, αλλά αυτός δεν είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να το κάνετε αυτό.

Ο σωστός τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα.

Οι προσαρμοσμένες λίστες είναι λίστες που το Excel σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε, όπως ακριβώς και οι ενσωματωμένες λίστες (όπως ονόματα μηνών ή ονόματα ημερών της εβδομάδας).Αφού δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε σε λειτουργίες όπως η ταξινόμηση δεδομένων ή η συμπλήρωση λαβών.

Μερικά παραδείγματα όπου οι προσαρμοσμένες λίστες μπορεί να είναι χρήσιμες περιλαμβάνουν:

• Ταξινόμηση δεδομένων κατά όνομα περιοχής/πόλης
• Ταξινόμηση κατά μέγεθος T-Shirt – Small, Medium, Large, Extra Large
• Ταξινόμηση κατά απαντήσεις έρευνας – συμφωνώ απόλυτα, συμφωνώ, ουδέτερος, διαφωνώ
• Ταξινόμηση με βάση την πιθανότητα - υψηλή, μεσαία, χαμηλή

Το πρώτο βήμα στην προσπάθεια ταξινόμησης με βάση προσαρμοσμένα κριτήρια είναι να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα.

Βήματα για τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης λίστας στο Excel:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
2. επιλογή κλικ
3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel, επιλέξτε Για προχωρημένους από τη λίστα στο αριστερό παράθυρο.
4. Στο επιλεγμένο Για προχωρημένους, κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε Επεξεργασία προσαρμοσμένης λίστας.
5. Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένη λίστα, πληκτρολογήστε τα κριτήριά σας στο πλαίσιο με τίτλο Καταχώριση λίστας.Πληκτρολογήστε κριτήρια διαχωρισμένα με κόμματα (ανατολικά, δυτικά, βόρεια, νότια)[Εάν αναφέρετε τους όρους σας, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε τους όρους σας].
6. Κάντε κλικ για προσθήκη
7. Κάντε κλικ στο OK

Αφού ολοκληρώσετε τα παραπάνω βήματα, το Excel θα δημιουργήσει και θα αποθηκεύσει μια προσαρμοσμένη λίστα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την ταξινόμηση των δεδομένων.

Σημειώστε ότι η σειρά των στοιχείων σε μια προσαρμοσμένη λίστα καθορίζει τον τρόπο ταξινόμησης της λίστας.

Όταν δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη λίστα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, η λίστα είναι διαθέσιμη σε όλα τα βιβλία εργασίας του συστήματος.Επομένως, χρειάζεται να το δημιουργήσετε μόνο μία φορά και να το επαναχρησιμοποιήσετε σε όλα τα βιβλία εργασίας.

Για ταξινόμηση με προσαρμοσμένη λίστα

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω και θέλετε να το ταξινομήσετε με βάση την περιοχή (η σειρά ταξινόμησης είναι Ανατολή, Δύση, Βορράς και Νότος)

Εφόσον έχουμε δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη λίστα, μπορούμε να τη χρησιμοποιήσουμε για να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μας.

Ακολουθούν τα βήματα για την ταξινόμηση ενός συνόλου δεδομένων χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη λίστα:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδα.Μπορείτε να αποεπιλέξετε αυτό εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες.
5. Στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά", επιλέξτε "Περιοχή" (ή οποιαδήποτε στήλη για την οποία έχετε χρωματιστά κελιά)
6. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Τιμή κελιού.
7. Στο αναπτυσσόμενο μενού σειράς, επιλέξτε Προσαρμοσμένη λίστα.Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό, θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένη λίστα.
8. Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένη λίστα, επιλέξτε την προσαρμοσμένη λίστα που έχετε δημιουργήσει από το αριστερό παράθυρο.
9. Κάντε κλικ στο OK.Αφού το κάνετε αυτό, θα δείτε τα προσαρμοσμένα κριτήρια ταξινόμησης στο αναπτυσσόμενο πεδίο σειράς ταξινόμησης
10. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν το σύνολο δεδομένων σας σύμφωνα με προσαρμοσμένα κριτήρια ταξινόμησης.

Σημείωση: Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα εκ των προτέρων για να ταξινομήσετε τα δεδομένα με βάση αυτήν.Μπορείτε επίσης να το δημιουργήσετε στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.Όταν κάνετε κλικ στην Προσαρμοσμένη λίστα (στο βήμα 7 παραπάνω), ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένη λίστα.Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες εκεί.

Οι προσαρμοσμένες λίστες δεν κάνουν διάκριση πεζών-κεφαλαίων.Αν θέλετε ταξινόμηση με διάκριση πεζών-κεφαλαίων, δείτε αυτό το παράδειγμα.

Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά

Ενώ στις περισσότερες περιπτώσεις πιθανότατα θα ταξινομήσετε κατά τιμή στήλης, μερικές φορές μπορεί επίσης να θέλετε να ταξινομήσετε κατά τιμή γραμμής.

Για παράδειγμα, στο παρακάτω σύνολο δεδομένων, θέλω να το ταξινομήσω με βάση τις τιμές στη γραμμή Περιοχή.

Αν και αυτός ο τύπος δομής δεδομένων δεν είναι τόσο συνηθισμένος όσο τα δεδομένα στηλών, εξακολουθώ να βλέπω πολλούς ανθρώπους να το χρησιμοποιούν.

Το Excel διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργικότητα που σας επιτρέπει να ταξινομείτε από αριστερά προς τα δεξιά.

Ακολουθούν τα βήματα για την ταξινόμηση αυτών των δεδομένων από αριστερά προς τα δεξιά:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (εκτός από τον τίτλο)
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.
5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ταξινόμησης, επιλέξτε Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά
6. Κάντε κλικ στο OK.
7. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Σειρά 1.Κάνοντας αυτό, καθορίζουμε ότι πρέπει να κάνουμε ταξινόμηση με βάση την τιμή στη σειρά 1
8. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Τιμή κελιού.
9. Στο αναπτυσσόμενο μενού Παραγγελία, επιλέξτε Α-Ω (μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη ταξινομημένη λίστα εάν θέλετε)
10. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν τα δεδομένα από αριστερά προς τα δεξιά με βάση την τιμή στη σειρά 1.

Το Excel δεν αναγνωρίζει (ή ακόμα και δεν σας επιτρέπει να καθορίσετε) επικεφαλίδες κατά την ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά.Επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το κελί κεφαλίδας δεν είναι επιλεγμένο κατά την ταξινόμηση των δεδομένων.Εάν επιλέξετε επίσης κελιά κεφαλίδας, αυτά τα κελιά θα ταξινομηθούν με βάση τις τιμές σε αυτά.

Σημείωση: Ένας άλλος τρόπος για να ταξινομήσετε τα δεδομένα από τα δεξιά προς τα αριστερά είναι να μεταφέρετε τα δεδομένα και να τα λάβετε σε μορφή στήλης.Μόλις το αποκτήσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις μεθόδους ταξινόμησης που περιγράφηκαν μέχρι τώρα.Μετά την ολοκλήρωση της ταξινόμησης, μπορείτε να αντιγράψετε τα δεδομένα που προκύπτουν και να τα επικολλήσετε ως δεδομένα μεταφοράς.

Ταξινόμηση με διάκριση πεζών-κεφαλαίων στο Excel

Σε όλα τα παραπάνω παραδείγματα μέχρι στιγμής, η ταξινόμηση είναι ανεξάρτητη από περιπτώσεις.

Αλλά τι γίνεται αν θέλετε να κάνετε την ταξινόμηση πεζών-κεφαλαίων ευαίσθητη.

Ευτυχώς, το Excel σάς επιτρέπει να καθορίσετε εάν θέλετε η ταξινόμηση να γίνεται με διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

Σημείωση: Αν και τις περισσότερες φορές δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την ταξινόμηση με διάκριση πεζών-κεφαλαίων, αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν λαμβάνετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων όπως το Salesforce ή συγκεντρώνετε με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα και βάζετε διαφορετικά άτομα να εισάγουν το ίδιο κείμενο σε διαφορετικές καταστάσεις .Η ευαισθησία πεζών-κεφαλαίων σάς βοηθά να διατηρείτε μαζί όλα τα αρχεία του ίδιου ατόμου/βάσης δεδομένων.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων που μοιάζει με αυτό και θέλετε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα με βάση τη στήλη περιοχής:

Ακολουθούν τα βήματα για την ταξινόμηση των δεδομένων με αλφαβητική σειρά και διάκριση πεζών-κεφαλαίων:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδα.Μπορείτε να αποεπιλέξετε αυτό εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν κεφαλίδες.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές
6. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ταξινόμησης, επιλέξτε την επιλογή Case Sensitive
7. Κάντε κλικ στο OK.
8. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Περιοχή
9. Στο αναπτυσσόμενο μενού Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Τιμή κελιού.
10. Στο αναπτυσσόμενο μενού σειράς, επιλέξτε Α έως Ω
11. Κάντε κλικ στο OK.

Τα παραπάνω βήματα δεν θα ταξινομούν μόνο τα δεδομένα αλφαβητικά ανά περιοχή, αλλά και με διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

Θα λάβετε δεδομένα αποτελεσμάτων ως εξής:

Κατά την ταξινόμηση από το Α στο Ω, το πεζό κείμενο βρίσκεται πάνω από το κεφαλαίο κείμενο.

Λάβετε την αρχική σειρά ταξινόμησης

Συχνά κατά την ταξινόμηση δεδομένων στο Excel, μπορεί να θέλετε να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη ή αρχική σειρά ταξινόμησης και να ξεκινήσετε από την αρχή,

Ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αναίρεσης στο Excel (χρησιμοποιώντας το στοιχείο ελέγχου Z) για να επιστρέψετε ένα βήμα πίσω τη φορά, μπορεί να προκαλέσει σύγχυση εάν έχετε ήδη κάνει πολλές λειτουργίες μετά την ταξινόμηση των δεδομένων.

Επίσης, η αναίρεση λειτουργεί μόνο μέχρι να ανοίξετε το βιβλίο εργασίας, αλλά όταν το αποθηκεύσετε και το κλείσετε και το ανοίξετε αργότερα, δεν θα μπορείτε να επιστρέψετε στην αρχική σειρά ταξινόμησης.

Ακολουθούν δύο εύκολοι τρόποι για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε την αρχική σειρά ταξινόμησης και θα την επαναφέρετε ακόμα και μετά την ταξινόμηση των δεδομένων:

1. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του αρχικού συνόλου δεδομένων.Το συνιστώ αυτό ακόμα κι αν δεν χρειάζεστε την αρχική σειρά ταξινόμησης.Μπορείτε να έχετε ένα βιβλίο εργασίας με όλα τα δεδομένα, στη συνέχεια απλώς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας και να εργαστείτε σε αυτό το αντίγραφο.Όταν εργάζομαι σε ένα σύνολο δεδομένων κλειδιού, κάνω ένα αντίγραφο κάθε μέρα (με την ημερομηνία ή τον αριθμό έκδοσης ως μέρος του ονόματος του βιβλίου εργασίας).
2. Προσθέστε μια στήλη με μια σειρά αριθμών.Όταν ταξινομείτε τα δεδομένα, αυτή η σειρά αριθμών μπερδεύεται, αλλά αν θέλετε να επιστρέψετε στα αρχικά δεδομένα, μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση αυτή τη σειρά αριθμών.

Σε αυτήν την ενότητα, επιτρέψτε μου να σας δείξω γρήγορα τι σημαίνει να προσθέτετε μια σειρά και να τη χρησιμοποιείτε για να λαμβάνετε την αρχική σειρά ταξινόμησης.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων που μοιάζει με αυτό:

Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν τρόπο να ανακτήσετε αυτά τα δεδομένα μετά την ταξινόμηση, προσθέστε μια βοηθητική στήλη με μια σειρά αριθμών μέσα (φαίνεται παρακάτω).

Όταν έχετε έτοιμη μια βοηθητική στήλη, φροντίστε να τη συμπεριλάβετε κατά την ταξινόμηση αυτού του συνόλου δεδομένων.

Ας υποθέσουμε ότι ταξινομώ αυτά τα δεδομένα με βάση την περιοχή και καταλήγω σε δεδομένα όπως αυτό:

Τώρα, αν θέλω να επιστρέψω στο αρχικό σύνολο δεδομένων, μπορώ απλώς να ταξινομήσω ξανά αυτά τα δεδομένα, αλλά με βάση μια δευτερεύουσα στήλη (από χαμηλή σε υψηλή).

Απλός. .δεν είναι;

Εάν δεν θέλετε να εμφανιστεί η στήλη βοήθειας, μπορείτε να την αποκρύψετε ή να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας και να τη διαγράψετε.

Μερικά κοινά προβλήματα κατά την ταξινόμηση δεδομένων στο Excel

Στην αρχή αυτού του άρθρου, σας έδειξα τους διαφορετικούς τρόπους ταξινόμησης δεδομένων στο Excel (συμπεριλαμβανομένου του κουμπιού ταξινόμησης στην κορδέλα, των επιλογών με το δεξί κλικ, των επιλογών φίλτρου και του διαλόγου ταξινόμησης).

Για να επαναλάβουμε, η χρήση του διαλόγου ταξινόμησης ελαχιστοποιεί την πιθανότητα ή τυχόν προβλήματα ή σφάλματα που μπορεί να προκύψουν.

Τώρα επιτρέψτε μου να σας δείξω τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν όταν χρησιμοποιείτε το κουμπί ταξινόμησης στην κορδέλα (φαίνεται παρακάτω)

Οι κεφαλίδες στηλών δεν αναγνωρίζονται

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων που μοιάζει με αυτό:

Αυτό μοιάζει με ένα καλά διαμορφωμένο σύνολο δεδομένων με κεφαλίδες σαφώς μορφοποιημένες με χρώμα κελιού και έντονη γραφή.

Έτσι, όταν ταξινομείτε αυτά τα δεδομένα με βάση το όνομα (χρησιμοποιώντας το κουμπί ταξινόμησης στην κορδέλα), θα θέλετε ο τίτλος να παραμένει στην κορυφή και τα υπόλοιπα δεδομένα να ταξινομούνται.

Αλλά τι συμβαίνει όταν το κάνετε αυτό - οι κεφαλίδες αντιμετωπίζονται επίσης ως κανονικά δεδομένα και ταξινομούνται (φαίνεται παρακάτω).

Ενώ το Excel είναι αρκετά έξυπνο για να αναγνωρίσει την κεφαλίδα, σε αυτό το παράδειγμα αποτυγχάνει να το κάνει.Όταν χρησιμοποιείτε το κουμπί εικονιδίου ταξινόμησης στην κορδέλα, δεν μπορείτε να καθορίσετε με μη αυτόματο τρόπο ότι αυτά τα δεδομένα έχουν κεφαλίδα.

Σημείωση: Αυτό το πρόβλημα παρουσιάζεται όταν έχω το σύνολο δεδομένων και προσθέτω και μορφοποιώ κεφαλίδες και τις ταξινομώ.Συνήθως, το Excel θα είναι αρκετά έξυπνο ώστε να αναγνωρίζει ότι υπάρχουν κεφαλίδες στο σύνολο δεδομένων (ειδικά αν ο τύπος δεδομένων των κεφαλίδων και τα δεδομένα στις στήλες είναι διαφορετικοί).Αλλά σε αυτή την περίπτωση, όταν προσθέτω τον τίτλο και ταξινομώ αμέσως, δεν το κάνει αυτό.Εάν αποθηκεύσω αυτό το βιβλίο εργασίας, το κλείσω και το ανοίξω ξανά, το Excel καταφέρνει με κάποιο τρόπο να αναγνωρίσει την πρώτη σειρά και την κεφαλίδα.

Αν και αυτό πιθανότατα δεν αποτελεί πρόβλημα στις περισσότερες περιπτώσεις, υπάρχει ακόμα μια πιθανότητα όταν χρησιμοποιείτε το εικονίδιο ταξινόμησης στην κορδέλα, η χρήση ενός διαλόγου μπορεί να εξαλείψει αυτό το πρόβλημα επειδή μπορείτε να καθορίσετε ότι έχετε έναν τίτλο.

Η κενή σειρά/στήλη δεν αναγνωρίζεται

Αυτό το πρόβλημα ταξινόμησης είναι λίγο πιο περίπλοκο - και πιο συνηθισμένο από ό, τι νομίζετε.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω.Σημειώστε ότι η γραμμή 6 είναι κρυφή (είναι μια κενή γραμμή).

Τώρα, εάν επιλέξω οποιοδήποτε κελί στις τέσσερις πρώτες σειρές των δεδομένων (αυτές που βρίσκονται πάνω από τις κρυφές κενές σειρές) και χρησιμοποιήσω το κουμπί του εικονιδίου ταξινόμησης για να ταξινομήσω αυτά τα δεδομένα, ταξινομεί μόνο τις τέσσερις πρώτες εγγραφές στο σύνολο δεδομένων (σειρές 2 έως 5) XNUMX).Ομοίως, εάν επιλέξω να αποκρύψω οποιαδήποτε κελιά στο σύνολο δεδομένων κάτω από τις κενές σειρές, ταξινομεί μόνο τις τελευταίες επτά σειρές.

Αν δεν το ψάχνετε συγκεκριμένα, είναι πιθανό να χάσετε αυτό το φρικτό σφάλμα.

Πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα καταλήξετε να κάνετε αυτό το λάθος ταξινόμησης;

Για να βεβαιωθείτε ότι δεν αντιμετωπίζετε αυτό το πρόβλημα, πρέπει να ελέγξετε το σύνολο δεδομένων πριν το ταξινομήσετε.

Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων πριν ταξινομήσετε τα δεδομένα.

Μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας οποιοδήποτε κελί στο σύνολο δεδομένων και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου – Control + A.

Εάν υπάρχουν κενές σειρές/στήλες στο σύνολο δεδομένων, δεν θα επιλεγεί ολόκληρο το σύνολο δεδομένων.Μπορείτε να το αναγνωρίσετε σαρώνοντας γρήγορα το περίγραμμα της επιλογής.

Εάν δείτε κάποια δεδομένα πέρα ​​από την επιλογή, μπορείτε να τα επιλέξετε μη αυτόματα.

Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, είναι καλύτερο να αποκρύψετε πρώτα όλες τις κρυφές σειρές και στήλες και, στη συνέχεια, να ταξινομήσετε τα δεδομένα επιλέγοντας ολόκληρο το σύνολο δεδομένων ή αφαιρώντας πρώτα τις κενές σειρές.

Μερική ταξινόμηση (με βάση το επώνυμο)

Μερικές φορές, μπορεί να έχετε ένα σύνολο δεδομένων που θέλετε να ταξινομήσετε βάσει μερικού κειμένου.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχω ένα σύνολο δεδομένων όπως το παρακάτω και θέλω να ταξινομήσω αυτά τα δεδομένα με βάση το επώνυμο.

Για αυτό, πρέπει να διαχωρίσω αυτά τα δεδομένα έτσι ώστε σε μία στήλη να υπάρχει μόνο το επίθετο.Όταν το έχω, μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτήν τη στήλη για να ταξινομήσω τα δεδομένα.

Εδώ είναι ένας τύπος που θα μου δώσει το επίθετό μου:

=RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(" ",B2))

Αυτό θα σας δώσει το αποτέλεσμα που φαίνεται παρακάτω.

Τώρα μπορείτε να ταξινομήσετε αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τη στήλη Επώνυμο.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να διαγράψετε τη στήλη Επώνυμο ή να την αποκρύψετε.

Σημειώστε ότι ο παραπάνω τύπος λειτουργεί όταν το όνομά σας περιέχει μόνο ονόματα και επώνυμα και δεν υπάρχουν διπλά κενά μεταξύ τους.Εάν τα δεδομένα του ονόματός σας είναι διαφορετικά, θα πρέπει να προσαρμόσετε τον τύπο.Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Κείμενο σε στήλη για να χωρίσετε γρήγορα ονόματα με βάση τον χαρακτήρα διαστήματος ως οριοθέτη.

Αυτό είναι απλώς ένα παράδειγμα ταξινόμησης βάσει μερικών δεδομένων.Άλλα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν ταξινόμηση με βάση την πόλη στη διεύθυνση ή το αναγνωριστικό υπαλλήλου με βάση τον κωδικό τμήματος.

Επίσης, εάν το κείμενο που πρέπει να ταξινομήσετε βρίσκεται στην αρχή του κειμένου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο την κανονική λειτουργία ταξινόμησης.

Άλλα παραδείγματα ταξινόμησης (με χρήση τύπων και VBA)

Μέχρι στιγμής σε αυτό το σεμινάριο, έχω καλύψει το παράδειγμά μας σχετικά με τη χρήση της ενσωματωμένης λειτουργικότητας ταξινόμησης στο Excel.

Αυτόματη ταξινόμηση με τύπους

Όταν χρησιμοποιείτε την ενσωματωμένη συνάρτηση ταξινόμησης και μετά κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στο σύνολο δεδομένων, πρέπει να το ταξινομήσετε ξανά.Η συνάρτηση ταξινόμησης δεν είναι δυναμική.

Εάν θέλετε να λάβετε ένα σύνολο δεδομένων που ταξινομείται αυτόματα όταν υπάρχει οποιαδήποτε αλλαγή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο για να το κάνετε αυτό.

Σημειώστε ότι για να γίνει αυτό πρέπει να διαχωρίσετε τα αρχικά και τα ταξινομημένα σύνολα δεδομένων (όπως φαίνεται παρακάτω)

Έχω ένα λεπτομερές σεμινάριο σχετικά με τον τρόπο χρήσης τύπων για αλφαβητική ταξινόμηση.Δείχνει δύο τρόπους για να το κάνετε αυτό - χρησιμοποιώντας μια βοηθητική στήλη και χρησιμοποιώντας έναν τύπο πίνακα.

Το Excel εισάγει επίσης τύπους δυναμικών πινάκων SORT, οι οποίοι καθιστούν εύκολο να γίνει αυτό (δεν απαιτούνται βοηθητικές στήλες ή σύνθετοι τύποι πίνακα).Αλλά επειδή αυτό είναι αρκετά νέο, ενδέχεται να μην μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό στην έκδοση του Excel.

Ταξινόμηση με VBA

Τέλος, εάν θέλετε να παρακάμψετε όλους τους διαλόγους ταξινόμησης ή άλλες επιλογές ταξινόμησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VBA για να ταξινομήσετε τα δεδομένα.

Στο παρακάτω παράδειγμα, έχω ένα σύνολο δεδομένων που ταξινομεί τα δεδομένα όταν κάνω διπλό κλικ σε μια κεφαλίδα στήλης.Αυτό κάνει την ταξινόμηση εύκολη και μπορεί να χρησιμοποιηθεί στον πίνακα εργαλείων για να γίνει πιο φιλική προς τον χρήστη.

Ακολουθεί ένα λεπτομερές σεμινάριο σχετικά με το πώς να χρησιμοποιήσετε το VBA για να ταξινομήσετε δεδομένα και να δημιουργήσετε κάτι σαν το παραπάνω.

Προσπάθησα να καλύψω πολλά παραδείγματα για να σας δείξω τους διαφορετικούς τρόπους ταξινόμησης δεδομένων στο Excel και όλα τα πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη σας όταν το κάνετε.

Ελπίζω να βρήκατε αυτό το σεμινάριο χρήσιμο.