100+ Ερωτήσεις και απαντήσεις συνέντευξης στο Excel για να σας προετοιμάσουν για τη δουλειά

Σχεδόν κάθε μεγάλος οργανισμός και εκατομμύρια μικρές επιχειρήσεις, ελεύθεροι επαγγελματίες και επιχειρηματίες χρησιμοποιούν εφαρμογές της Microsoft όπως Word, Excel, PowerPoint.

Για κάτι τόσο δημοφιλές, είναι λογικό να γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτές τις εφαρμογές αποτελεσματικά.Σε ορισμένους ρόλους εργασίας, ένα σημαντικό μέρος της εργασίας περιλαμβάνει τη χρήση αυτών των εφαρμογών σε καθημερινή βάση.

Έχω συμμετάσχει σε πολλά πάνελ συνεντεύξεων και έχω δει υποψηφίους να αναφέρουν το Excel ως μία από τις δεξιότητες στις οποίες είναι καλοί, αλλά όταν γίνονται μερικές ερωτήσεις σχετικά με αυτό, η εξειδίκευση εξαφανίζεται.

Εάν προετοιμάζεστε για την επόμενη συνέντευξή σας και αναφέρετε το Excel ως μία από τις δεξιότητές σας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να λύσετε αυτές τις συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης στο Excel.

Προσπάθησα να καλύψω όλες τις δημοφιλείς ερωτήσεις συνεντεύξεων στο Excel που έχω δει, καθώς και κάποιες που νομίζω ότι μπορεί να γίνουν κατανοητές.

Οι ερευνητές που θέλουν να αξιολογήσουν τις δεξιότητες του υποψηφίου στο Excel κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν αυτόν τον οδηγό.

Σημείωση: Θα συνεχίσω να προσθέτω νέες ερωτήσεις σε αυτόν τον οδηγό.Μπορείτε να το προσθέσετε σελιδοδείκτη για να το ελέγξετε ξανά αργότερα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον Οδηγό ερωτήσεων συνέντευξης του Excel

• Εάν έχετε χρόνο, συμπληρώστε κάθε ερώτηση του Excel.
• Εάν θέλετε να μάθετε για ένα συγκεκριμένο θέμα, κάντε κλικ στο όνομα του θέματος στον πίνακα περιεχομένων.Στη συνέχεια, μπορείτε να συμπληρώσετε όλες τις ερωτήσεις του Excel για αυτό το θέμα.
• Στις περισσότερες ερωτήσεις, συνιστάται περαιτέρω ανάγνωση και σύνδεσμοι σε σχετικά εκπαιδευτικά προγράμματα.Μπορείτε να διαβάσετε αυτά τα σεμινάρια για μια βαθύτερη κατανόηση του θέματος.
• Εάν θέλετε απλώς να μάθετε τα βασικά, συμπληρώστε όλες τις ερωτήσεις εκτός από αυτές στο πλαίσιο που επισημαίνονται με μπλε χρώμα.Οι ερωτήσεις του Excel σε μπλε πλαίσια είναι σύνθετες ερωτήσεις.

Θέματα ερωτήσεων για συνέντευξη στο Excel

Ζητήματα μορφοποίησης Excel

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης Excel μορφοποίησης.

Ποιες είναι οι διαφορετικές μορφές δεδομένων στο Excel;

Οι ακόλουθες μορφές είναι διαθέσιμες στο Excel:

• μορφή κειμένου- Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει κείμενο καθώς και αλφαριθμητικές συμβολοσειρές (π.χ. ABC123).Οι συμβολοσειρές κειμένου μπορούν επίσης να περιέχουν σημεία στίξης και σύμβολα.
• μορφή αριθμού- Ακόμα και σε αριθμούς υπάρχουν διαφορετικές μορφές.Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε δεκαδικά, κλάσματα, διαχωριστικά χιλιάδων κ.λπ.Ανεξάρτητα από τη μορφή που εφαρμόζεται, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς σε υπολογισμούς όπως πρόσθεση, αφαίρεση, διαίρεση και πολλαπλασιασμό.
• μορφή ημερομηνίας– Το πιο σημαντικό σημείο σχετικά με τις ημερομηνίες είναι ότι οι ημερομηνίες αποθηκεύονται ως αριθμοί στο Excel.Ωστόσο, μπορείτε να το μορφοποιήσετε ώστε να εμφανίζεται ως ημερομηνία.Για παράδειγμα, η 01-01-2019 θα αποθηκευτεί στο Excel ως 43466, που είναι ο αριθμός για τη δεδομένη ημερομηνία.Στο Excel, μπορείτε να εμφανίσετε ημερομηνίες σε διαφορετικές μορφές, όπως π.χμεγάλη ημερομηνία(2019 Ιανουαρίου 1),σύντομη ημερομηνία(01-01-2019) κ.ά.
• Λογιστική/Νόμισμα μορφή– Όταν εφαρμόζετε τη μορφοποίηση λογιστικής/νομίσματος σε αριθμούς, το Excel προσθέτει το σύμβολο νομίσματος και δύο δεκαδικά ψηφία.
• μορφή ποσοστού - Μπορείτε να μορφοποιήσετε αριθμούς ώστε να εμφανίζονται ως ποσοστά.Για παράδειγμα, όταν εφαρμόζετε ποσοστιαία μορφοποίηση, μπορείτε να κάνετε το 0.1 να εμφανίζεται ως 10%.

Πώς να τυλίξετε γραμμές στο Excel;

Η αναδίπλωση κειμένου στο Excel αποτρέπει την υπερχείλιση κειμένου από το κελί.Εφαρμόζοντας την επιλογή αναδίπλωσης κειμένου, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλο το κείμενο ταιριάζει όμορφα σε ένα κελί (αν και αυτό μπορεί να αλλάξει το ύψος του).

Για αναδίπλωση, επιλέξτε το κελί, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Αναδίπλωση στην ομάδα Στοίχιση.Σημειώστε ότι αυτό είναι ένα κουμπί εναλλαγής, που σημαίνει ότι εάν κάνετε ξανά κλικ, θα επεκτείνει το κείμενο.

Πώς να συγχωνεύσω κελιά στο Excel;

Για να συγχωνεύσετε κελιά, πρέπει πρώτα να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να συγχωνεύσετε και, στη συνέχεια, να μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και να κάνετε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση και Κέντρο στην ομάδα Στοίχιση.

Σημειώστε ότι ενώ η χρήση της "συγχώνευσης και κεντραρίσματος" θα ολοκληρώσει τη δουλειά, δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος.Το πρόβλημα με τη χρήση Συγχώνευσης και Κέντρου είναι ότι τα κελιά που προκύπτουν δεν ταξινομούνται σωστά.Ο σωστός τρόπος συγχώνευσης κελιών είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Κέντρο σε όλη την επιλογή".

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τη συγχώνευση κελιών με τον σωστό τρόπο εδώ.

Τι κάνει το "Format Painter";

Το Format Painter σάς επιτρέπει να αντιγράψετε τη μορφοποίηση από ένα κελί και να την εφαρμόσετε σε άλλο κελί (ή περιοχή κελιών).

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το Format Painter εδώ.

Πώς μπορώ να διαγράψω όλες τις μορφοποιήσεις χωρίς να καταργήσω το περιεχόμενο κελιών;

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να καταργήσετε όλες τις μορφοποιήσεις (χρώματα, περιγράμματα, στυλ γραμματοσειράς κ.λπ.) και να διατηρήσετε μόνο απλά δεδομένα.Μπορείτε να το κάνετε αυτό εκκαθαρίζοντας όλες τις μορφοποιήσεις στο Excel.

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Εκκαθάριση μορφοποίησης", την οποία μπορείτε να βρείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" της ομάδας επεξεργασίας.Γίνεται ορατό όταν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Εκκαθάριση".

Σημειώστε ότι υπάρχουν και άλλες επιλογές - όπως Εκκαθάριση περιεχομένου, Εκκαθάριση σχολίων και Εκκαθάριση υπερσυνδέσμων.Εάν θέλετε να διαγράψετε τα πάντα - χρησιμοποιήστε την επιλογή "Εκκαθάριση όλων".

Τι είναι η μορφοποίηση υπό όρους;

Η μορφοποίηση υπό όρους σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε κελιά με βάση τις τιμές στα κελιά.Για παράδειγμα, εάν θέλετε να επισημάνετε όλα τα κελιά με τιμή μικρότερη από 30 με κόκκινο χρώμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να το κάνετε.

Πώς θα τονίζατε κελιά με αρνητικές τιμές σε αυτά;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να το κάνετε αυτό.Εδώ είναι τα βήματα:

• Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να επισημάνετε κελιά με αρνητικές τιμές.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους.
• Μεταβείτε στον κανόνα επισήμανσης κελιών και κάντε κλικ στην επιλογή "λιγότερο από".
• Στο πλαίσιο διαλόγου Λιγότερο από, καθορίστε μια τιμή 0 και μια μορφή.

Πώς θα τονίζατε κελιά με διπλότυπες τιμές σε αυτά;

Μπορείτε να το κάνετε εύκολα με μορφοποίηση υπό όρους.Εδώ είναι τα βήματα:

• Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να επισημάνετε τα διπλά κελιά.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους.
• Μεταβείτε στην επιλογή Επισήμανση κανόνων κελιών και κάντε κλικ στην επιλογή Διπλότυπες τιμές.

Πώς θα τονίζατε κελιά με σφάλματα;

Μπορεί να υπάρχουν διαφορετικοί τύποι σφαλμάτων στο Excel, όπως #N/A, #DIV/0!, #VALUE!, #REF!, #NAME και #NUM.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε όλα τα κελιά που περιέχουν οποιοδήποτε από αυτά τα σφάλματα.

Ακολουθούν τα βήματα για να επισημάνετε κελιά με σφάλματα:

• Επιλέξτε τα δεδομένα για να επισημάνετε τα κελιά με σφάλματα.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους.
• Κάντε κλικ στο "Νέος κανόνας".
• Στο παράθυρο διαλόγου Νέος κανόνας μορφοποίησης, επιλέξτε την επιλογή Χρήση τύπου για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν.
• Στο πεδίο τύπου, πληκτρολογήστε= ISERROR (Α1), όπου το A1 είναι το ενεργό κελί της επιλογής.
• Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση και καθορίστε το χρώμα των κελιών που θέλετε να επισημάνετε.
• Κάντε κλικ στο OK.

Πώς να κάνετε το κείμενο αόρατο στο Excel;

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να γίνει αυτό:

• Μπορείτε απλά να ορίσετε τη γραμματοσειρά σε λευκό και θα φαίνεται σαν να είναι αόρατη.
• [Καλύτερος τρόπος] Μπορείτε να αλλάξετε το να γίνει το κείμενο αόρατο αλλάζοντας προσαρμοσμένη μορφοποίηση.Εδώ είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό.Επιλέξτε το κελί, πατήστε Control + 1 (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε 1).Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών.Στην επιλογή Προσαρμογή, πληκτρολογήστε·; στο πεδίο προσαρμοσμένων επιλογών.Αυτό θα κάνει το κείμενο αόρατο (αλλά θα εξακολουθεί να υπάρχει).

Πρόβλημα τύπου Excel

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις τύπου Excel για συνέντευξη.

Ποια είναι η σειρά των πράξεων που χρησιμοποιούνται κατά τον υπολογισμό τύπων στο Excel;

Ακολουθεί η σειρά προτεραιότητας στους τύπους του Excel:

• Pαρένθεση (Bρακέτες)
• Exponentiation (^)
• Mπολλαπλασιασμός ή Division – Και τα δύο έχουν την ίδια προτεραιότητα και αξιολογούνται με βάση και τα δύο
• Aπαράθεση ή Sαφαίρεση – και τα δύο έχουν την ίδια προτεραιότητα και και τα δύο αξιολογούνται πρώτα

Ένας εύκολος τρόπος να το θυμάστε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε ακρωνύμιαΠΕΜΔΑΣ——Είναι το πρώτο γράμμα κάθε χειριστή.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ συναρτήσεων και τύπων στο Excel;

Ένας τύπος είναι μια έκφραση που ορίζεται από το χρήστη που υπολογίζει μια τιμή.Οι συναρτήσεις είναι προκαθορισμένες ενσωματωμένες λειτουργίες που μπορούν να λάβουν έναν καθορισμένο αριθμό ορισμάτων.Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν σύνθετους τύπους και μπορούν να περιλαμβάνουν πολλαπλές συναρτήσεις σε αυτές.

Για παράδειγμα, =A1+A2 είναι ένας τύπος και =SUM(A1:A10) είναι μια συνάρτηση.

Ποιες πιστεύετε ότι είναι οι 5 κορυφαίες συναρτήσεις στο Excel;

Αυτή η ερώτηση τίθεται συχνά για να κατανοήσουμε το επίπεδο άνεσης ενός υποψηφίου με τις δυνατότητες του Excel.Ενώ υπάρχουν περισσότερες από 450 συναρτήσεις στο Excel και δεν υπάρχουν καθορισμένα κριτήρια για την επιλογή των κορυφαίων πέντε, εδώ είναι αυτές που πιστεύω ότι αξίζουν:

• VLOOKUP
• COUNTIF
• SUMIF
• ΑΦΑΝΙΣΤΗΡΙΟ
• ΕΥΡΕΤΗΣ / ΑΓΩΝΑΣ

Επέλεξα τις παραπάνω συναρτήσεις γιατί δεν είναι πολύ βασικές και είναι πολύ χρήσιμες για άτομα που κάνουν ανάλυση στο Excel.Μπορείτε επίσης να εξετάσετε τις ακόλουθες λειτουργίες – SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN/LEFT/RIGHT/MID.

Και πάλι, δεν υπάρχει σωστή ή λάθος απάντηση σε αυτό.Απλώς βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τη λειτουργία που αναφέρετε.

Μπορείτε να βρείτε αναλυτικές περιγραφές των πιο δημοφιλών συναρτήσεων του Excel εδώ.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της απόλυτης αναφοράς κελιού και της σχετικής αναφοράς κελιού;

Στο Excel, μια αναφορά είναι μια αναφορά κελιού—όπως A1 ή μια αναφορά εύρους—όπως A1:A10.

Σχετικές αναφορές: Αυτές οι αναφορές κελιών αλλάζουν όταν αντιγράφετε και επικολλάτε τύπους που έχουν αναφορές.Ως απλό παράδειγμα, εάν βάλετε =A10 στο κελί A1 και στη συνέχεια αντιγράψετε και επικολλήσετε το κελί A1 στο κελί A2, η αναφορά θα αλλάξει σε A11.Αυτό συμβαίνει επειδή αυτή είναι μια σχετική αναφορά κελιού και αλλάζει σε σχέση με το κελί από το οποίο αντιγράφηκε.

Απόλυτες αναφορές: Πρόκειται για αναφορές που παραμένουν αμετάβλητες και δεν αλλάζουν τους τύπους αντιγραφής και επικόλλησης με αναφορές.Για παράδειγμα, εάν βάλετε =$A$10 στο κελί A1 και, στη συνέχεια, αντιγράψετε και επικολλήσετε το κελί A1 στο κελί A2, η αναφορά θα εξακολουθεί να είναι $10$.Το σύμβολο $ πριν από το γράμμα της στήλης και τον αριθμό σειράς το καθιστά απόλυτη τιμή.

Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι σφαλμάτων που αντιμετωπίζετε στο Excel;

Όταν χρησιμοποιείτε το Excel, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε τους ακόλουθους έξι τύπους σφαλμάτων:

1. #N/A Σφάλμα: Αυτό ονομάζεται σφάλμα "η τιμή δεν είναι διαθέσιμη".Το βλέπετε όταν χρησιμοποιείτε έναν τύπο αναζήτησης και η τιμή δεν βρίσκεται (και επομένως δεν είναι διαθέσιμη).
2. #DIV/0!Σφάλμα:Μπορεί να δείτε αυτό το σφάλμα όταν ένας αριθμός διαιρεθεί με το 0.Αυτό ονομάζεται σφάλμα διαίρεσης.
3. #VALUE! Σφάλμα: Παρουσιάζεται σφάλμα τιμής όταν χρησιμοποιείτε λανθασμένο τύπο δεδομένων σε έναν τύπο.
4. #REF! Σφάλμα: Αυτό ονομάζεται σφάλμα αναφοράς και βλέπετε αυτό το σφάλμα όταν μια αναφορά σε έναν τύπο δεν είναι πλέον έγκυρη.Αυτό μπορεί να συμβεί όταν ένας τύπος αναφέρεται σε μια αναφορά κελιού και αυτή η αναφορά κελιού δεν υπάρχει (συμβαίνει όταν διαγράφετε μια γραμμή/στήλη ή φύλλο εργασίας που αναφέρεται στον τύπο).
5. ΣΦΑΛΜΑ #NAME:Αυτό το σφάλμα μπορεί να οφείλεται σε ορθογραφικό λάθος της συνάρτησης.
6. #NUM ΣΦΑΛΜΑ : Ενδέχεται να προκύψουν αριθμητικά σφάλματα εάν προσπαθήσετε να υπολογίσετε μια πολύ μεγάλη τιμή στο Excel.Για παράδειγμα, το =194^643 θα επιστρέψει ένα αριθμητικό σφάλμα.

Πώς να επιλύσετε σφάλματα κατά τη χρήση τύπων Excel;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι επίλυσης σφαλμάτων στο Excel:

1. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε σφάλματα.Αυτό απαιτεί τη χρήση της συνάρτησης ISERROR σε μορφοποίηση υπό όρους.
2. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IFERROR στο Excel για να λάβετε μια συγκεκριμένη τιμή σε περίπτωση που ένας τύπος εμφανίσει σφάλμα.
3. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ISERROR για να λάβετε TRUE εάν υπάρχει σφάλμα και FALSE εάν δεν υπάρχει σφάλμα.
4. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IFNA για την επίλυση σφαλμάτων #N/A.

Ποια συνάρτηση θα χρησιμοποιούσατε για να λάβετε την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα στο Excel;

Οι ακόλουθες λειτουργίες είναι διαθέσιμες:

• TODAY() – Αυτή η συνάρτηση δεν δέχεται ορίσματα και θα επιστρέψει την τρέχουσα τιμή ημερομηνίας.
• NOW() – Αυτή η συνάρτηση δεν δέχεται ορίσματα και θα επιστρέψει την τρέχουσα τιμή ημερομηνίας και ώρας.

Να θυμάστε ότι οι ημερομηνίες και οι ώρες αποθηκεύονται ως αριθμοί στο Excel.Έτσι, μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως πρόσθεση/αφαίρεση σε αυτές τις ημερομηνίες.

Πώς να συνδυάσετε κείμενο από πολλά κελιά χρησιμοποιώντας τύπο;

Για να συνδυάσετε κείμενο από διαφορετικά κελιά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες τρεις μεθόδους:

1. Λειτουργία TEXTJOIN – Εάν χρησιμοποιείτε συνδρομή στο Office 365, η συνάρτηση TEXTJOIN είναι διαθέσιμη στην έκδοσή σας.Κάντε κλικ εδώ για να διαβάσετε πώς λειτουργεί.
2. Συνάρτηση CONCATENATE – Εάν θέλετε να συνδυάσετε τις τιμές στα κελιά A1 και A2, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο =CONCATENATE(A1,A2)
3. Τελεστή συμπερασμάτων (&): Αυτό λειτουργεί όπως και η συνάρτηση CONCATENATE.Για να συνδυάσετε συμβολοσειρές κειμένου στα κελιά A1 και A2, χρησιμοποιήστε τον τύπο =A1&A2

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τη σύνδεση συμβολοσειρών στο Excel εδώ.

Τι τύπο θα χρησιμοποιούσατε για να βρείτε το μήκος μιας συμβολοσειράς κειμένου σε ένα κελί;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση LEN για να βρείτε το μήκος μιας συμβολοσειράς σε ένα κελί.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μάθετε το μήκος της συμβολοσειράς στο κελί A1, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο =LEN(A1)

Ποια είναι η σύνταξη της συνάρτησης VLOOKUP;

Το VLOOKUP είναι σίγουρα μια από τις πιο δημοφιλείς συναρτήσεις του Excel.Αυτή είναι επίσης μια από τις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις του Excel που βλέπω σε συνεντεύξεις.

Αυτή είναι η σύνταξη VLOOKUP:

=VLOOKUP(τιμή_αναζήτησης, πίνακας_πίνακας, αριθμός_ευρετηρίου, [αναζήτηση_περιοχής])

• αναζήτηση_τιμής – Αυτή είναι η τιμή αναζήτησης που προσπαθείτε να βρείτε στην πιο αριστερή στήλη του πίνακα.Μπορεί να είναι μια τιμή, μια αναφορά κελιού ή μια συμβολοσειρά κειμένου.Στο παράδειγμα του φύλλου αποτελεσμάτων, αυτό θα ήταν το όνομά σας.
• πίνακα_συστοιχίας - Αυτός είναι ο πίνακας των πινάκων στους οποίους αναζητάτε τιμές.Αυτό μπορεί να είναι μια αναφορά σε μια περιοχή κελιών ή μια περιοχή με όνομα.Στο παράδειγμα του πίνακα βαθμολογίας, αυτός θα ήταν ολόκληρος ο πίνακας που θα περιέχει τις βαθμολογίες όλων για κάθε θέμα
• col_index - Αυτός είναι ο αριθμός ευρετηρίου στήλης από τον οποίο θέλετε να λάβετε τιμές που ταιριάζουν.Στο παράδειγμα του πίνακα κλασμάτων, εάν θέλετε το κλάσμα των μαθηματικών (που είναι η πρώτη στήλη στον πίνακα που περιέχει το κλάσμα), μπορείτε να δείτε τη στήλη 1.Εάν θέλετε μια φυσική βαθμολογία, μπορείτε να δείτε τις στήλες 1 και 2.
• [range_lookup] - Εδώ μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε μια ακριβή αντιστοίχιση ή μια κατά προσέγγιση αντιστοίχιση.Εάν παραλειφθεί, η προεπιλογή είναι TRUE - κατά προσέγγιση αντιστοίχιση.

Αν έχετε χρόνο, σας συνιστώ να διαβάσετε αυτόν τον οδηγό χαρακτηριστικών VLOOKUP που δημιούργησα με 10 πρακτικά παραδείγματα.

Πώς θα απαλλαγείτε από τα κύρια/υστερούντα/διπλά κενά στο κείμενο του Excel;

Για να αφαιρέσετε τα προπορευόμενα, τα πίσω και τα διπλά κενά, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία TRIM.

Για παράδειγμα, εάν έχετε μια συμβολοσειρά κειμένου στο κελί A1 και θέλετε να αφαιρέσετε κενά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο:

= TRIM (A1)

Σημειώστε ότι δεν αφαιρεί μεμονωμένα κενά μεταξύ των λέξεων.

Η συνάρτηση Excel TRIM κάνει καλή δουλειά στην κατάργηση διαστημάτων στο Excel, ωστόσο, αποτυγχάνει όταν έχετε χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται (όπως αλλαγές γραμμής) στο σύνολο δεδομένων σας.Για να αφαιρέσετε χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες TRIM και CLEAN μαζί.

Εάν υπάρχει κάποιο κείμενο στο κελί A1 για να αφαιρέσετε κενά, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

=TRIM(CLEAN(A1))

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για αυτό εδώ.

Ποιοι είναι οι γνωστοί περιορισμοί της συνάρτησης VLOOKUP;

Η συνάρτηση VLOOKUP είναι πολύ χρήσιμη, αλλά έχει επίσης ορισμένους περιορισμούς:

• Δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν η τιμή αναζήτησης βρίσκεται στα δεξιά.Για να λειτουργήσει το VLOOKUP, η τιμή αναζήτησης πρέπει πάντα να βρίσκεται στην αριστερή στήλη.Αυτός ο περιορισμός μπορεί τώρα να ξεπεραστεί χρησιμοποιώντας τον με άλλους τύπους, οι οποίοι τείνουν να περιπλέκουν τον τύπο.
• Εάν προσθέσετε/αφαιρέσετε νέες στήλες στα δεδομένα, το VLOOKUP θα δώσει λανθασμένα αποτελέσματα (επειδή η τιμή του αριθμού στήλης αναφέρεται πλέον σε λάθος στήλη). Μπορείτε να κάνετε τους αριθμούς στηλών δυναμικούς, αλλά εάν σκοπεύετε να συνδυάσετε δύο ή περισσότερες συναρτήσεις, γιατί να μην χρησιμοποιήσετε το INDEX/MATCH εξαρχής.
• Μπορεί να επιβραδύνει το βιβλίο εργασίας σας όταν χρησιμοποιείται σε μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Μπορείτε να διαβάσετε τη σύγκριση του VLOOKUP με το VLOOKUP.Ευρετήριο/αγώνα εδώ.

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα χρήσης συνδυασμών INDEX MATCH στο Excel.

Πότε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUBTOTAL;

Όταν εργάζεστε με δεδομένα σε πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ΥΠΟΣΥΝΟΛΟ για να λάβετε διάφορα υποσύνολα—για παράδειγμα, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Ένα από τα κυριότερα σημεία της συνάρτησης SUBTOTAL είναι ότι σας επιτρέπει να αγνοήσετε τα κρυφά/φιλτραρισμένα κελιά.Επομένως, εάν έχετε ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων και το φιλτράρετε με βάση κριτήρια ή αποκρύψετε ορισμένες σειρές, η συνάρτηση SUBTOTAL θα ενημερωθεί αυτόματα για να σας δώσει αποτελέσματα μόνο από ορατά κελιά.

Φυσικά, εάν δεν θέλετε να αγνοηθούν τα φιλτραρισμένα/κρυμμένα δεδομένα κελιών, μπορείτε να το κάνετε και αυτό.

Τι είναι μια πτητική συνάρτηση;Μπορείτε να αναφέρετε μερικά;

Η πτητική συνάρτηση υπολογίζει ξανά τον τύπο ξανά και ξανά (εφόσον υπάρχει οποιαδήποτε αλλαγή στο φύλλο εργασίας).Αυτό επιβραδύνει σημαντικά το βιβλίο εργασίας.

Ένα πολύ απλό παράδειγμα πτητικής συνάρτησης είναι η συνάρτηση NOW() (για να λάβετε την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα σε ένα κελί).Ο επανυπολογισμός πραγματοποιείται κάθε φορά που επεξεργάζεστε οποιοδήποτε κελί στο φύλλο εργασίας.Αυτό είναι καλό εάν έχετε ένα μικρό σύνολο δεδομένων με μικρό αριθμό τύπων, αλλά όταν έχετε μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, αυτό μπορεί να επιβραδύνει σημαντικά την επεξεργασία.

Ακολουθεί μια λίστα με πτητικούς τύπους:

• Εξαιρετικά ευμετάβλητο: RAND(), NOW(), TODAY()
• Σχεδόν πτητικό: OFFSET(), CELL(), INDIRECT(), INFO()

Extra Tips: Η μορφοποίηση υπό όρους είναι επίσης ασταθής.Θα πρέπει να το χρησιμοποιείτε μόνο στα κελιά που χρειάζεστε.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης του Excel σχετικά με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου που μπορεί να σας ζητηθούν κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης (κάντε κλικ στην ερώτηση για να δείτε τις απαντήσεις).

Ποια είναι η πιο χρήσιμη συντόμευση πληκτρολογίου που χρησιμοποιείτε;

Υπάρχουν εκατοντάδες συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel.Έχω παραθέσει τις πέντε κορυφαίες συντομεύσεις μου, αλλά αν έχετε τις δικές σας, μη διστάσετε να τις χρησιμοποιήσετε.

1. έλεγχος ΔΣυμπληρώστε το περιεχόμενο από τα παραπάνω κελιά.
2. SHIFT SpacebarΕπιλέξτε ολόκληρη τη σειρά (ή CONTROL + Spacebar για να επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη).
3. ΕΛΕΓΧΟΣ -Διαγραφή κελιών/γραμμών/στήλων.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου διαγραφής όπου μπορείτε να επιλέξετε τι να διαγράψετε.
4. έλεγχος ; Εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία (CONTROL SHIFT, εισαγάγετε την τρέχουσα ώρα).
5. Έλεγχος PAGEUP/PAGEDOWNΚυκλοφορήστε τα φύλλα εργασίας.

Ποια είναι η συντόμευση για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση

• ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΤ – Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση με επιλεγμένη την καρτέλα Εύρεση.
• ΕΛΕΓΧΟΣ Η – Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση με επιλεγμένη την καρτέλα Αντικατάσταση.

Ποια είναι η συντόμευση για τον ορθογραφικό έλεγχο;

F7 - Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ορθογραφικού ελέγχου.

Ποια είναι η συντόμευση για γρήγορη αυτόματη άθροιση σειρών/στηλών;

ALT=

Εάν έχετε αριθμούς σε στήλη/σειρά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συντόμευση πληκτρολογίου του Excel για να λάβετε γρήγορα το άθροισμα.

Ποια είναι η συντόμευση για το άνοιγμα ενός νέου βιβλίου εργασίας του Excel;

Ctrl + N

Αυτό λειτουργεί μόνο όταν έχετε ανοιχτή την εφαρμογή Excel.

Πώς να επιλέξετε όλα τα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας

μπορείτε να το χρησιμοποιήσετεΕΛΕΓΧΟΣ AA – Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε το πλήκτρο A δύο φορές.

Εάν δεν έχετε δεδομένα γύρω από το ενεργό κελί, πατώντας το πλήκτρο A μία φορά θα επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο.Αλλά εάν υπάρχουν δεδομένα, πατήστε το πλήκτρο A για να επιλέξετε όλα τα δεδομένα ταυτόχρονα και πατήστε τα ξανά και, στη συνέχεια, επιλέξτε όλα τα κελιά στο φύλλο εργασίας.

Πώς να εισαγάγετε μια νέα σειρά στο ίδιο κελί;

Για να εισαγάγετε μια νέα σειρά στο ίδιο κελί, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο συντόμευσηςALT Enter – Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT και πατήστε Enter.

Ποια είναι η συντόμευση για την εισαγωγή σχολίων στο Excel;

Shift F2

Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να προσθέσετε ένα σχόλιο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT και πατήστε το πλήκτρο F2.

Εάν έχετε επιλέξει μια περιοχή κελιών, θα εισαγάγει μόνο το σχόλιο στο ενεργό κελί.

Προβλήματα Συγκεντρωτικού Πίνακα του Excel

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης Excel σχετικά με τους συγκεντρωτικούς πίνακες που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη (κάντε κλικ στις ερωτήσεις για να δείτε τις απαντήσεις).

Τι είναι ο Συγκεντρωτικός Πίνακας και πότε χρησιμοποιείται;

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι μια δυνατότητα στο Microsoft Excel που σας επιτρέπει να συνοψίζετε γρήγορα μεγάλα σύνολα δεδομένων (με λίγα μόνο κλικ).

Ακόμα κι αν είστε νέοι στον κόσμο του Excel, οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι εύκολοι στη χρήση.Είναι τόσο εύκολο όσο το να σύρετε και να αποθέσετε κεφαλίδες σειρών/στηλών για να δημιουργήσετε αναφορές.

Για παράδειγμα, εάν έχετε 10,000 σειρές δεδομένων πωλήσεων από τέσσερις διαφορετικές περιοχές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για να βρείτε άμεσα τις συνολικές πωλήσεις για κάθε περιοχή.Εάν θέλετε να εμβαθύνετε περαιτέρω στις πωλήσεις κάθε προϊόντος σε κάθε περιοχή, μπορείτε να το κάνετε εύκολα (στην πραγματικότητα τόσο απλό όσο να σύρετε τα σημεία δεδομένων στο πλαίσιο).

Ποιες είναι οι ενότητες σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα;

Ένας συγκεντρωτικός πίνακας αποτελείται από τέσσερα διακριτά μέρη:

• περιοχή αξίας: Αυτή είναι η περιοχή όπου αναφέρεται η τιμή.

• περιοχή σειράς: Η επικεφαλίδα στα αριστερά της περιοχής τιμών αποτελεί την περιοχή της γραμμής.

• περιοχή στήλης: Η κεφαλίδα στο επάνω μέρος της περιοχής τιμών σχηματίζει την περιοχή της στήλης.

• περιοχή φίλτρου: Αυτό είναι ένα προαιρετικό φίλτρο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διερευνήσετε περαιτέρω το σύνολο δεδομένων.

Τι είναι το Slicer;

Το Slicer εισήχθη στους Συγκεντρωτικούς Πίνακες στην έκδοση 2010 του Excel.

Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες σάς δίνουν τη δυνατότητα να φιλτράρετε δεδομένα όταν επιλέγονται μία ή περισσότερες επιλογές στο πλαίσιο Slicer (δείτε παρακάτω).

Τι είναι το Συγκεντρωτικό Γράφημα

Όταν δημιουργείτε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, λαμβάνετε μια σύνοψη των δεδομένων σας.Μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε αυτήν τη σύνοψη σε ένα γράφημα συνδεδεμένο με τα δεδομένα.

Αυτό το γράφημα ονομάζεται γράφημα περιστροφής.

Ένα από τα σπουδαία πράγματα σχετικά με τη χρήση ενός Συγκεντρωτικού Γραφήματος είναι ότι ενημερώνεται όταν αλλάζετε τη διάταξη του Συγκεντρωτικού Πίνακα.Για παράδειγμα, εάν έχετε συνολικές πωλήσεις ανά περιοχή και ενημερώσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα για να εμφανίζει δεδομένα πωλήσεων για κάθε προϊόν στην περιοχή, το συγκεντρωτικό γράφημα θα ενημερωθεί ανάλογα.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός γραφήματος περιστροφής και ενός κανονικού γραφήματος;

Αν και τα συγκεντρωτικά γραφήματα είναι εξαιρετικά και έχουν τη δυνατότητα να ενημερώνονται όταν ενημερώνεται ο συγκεντρωτικός πίνακας, δεν είναι τόσο ευέλικτοι όσο τα κανονικά γραφήματα.

Γενικά, μπορείτε να κάνετε πολλές προσαρμογές σε κανονικά γραφήματα του Excel, αλλά όχι σε γραφήματα περιστροφής.Επίσης, εάν προσαρμόσετε το Συγκεντρωτικό γράφημα και στη συνέχεια ενημερώσετε τον Συγκεντρωτικό Πίνακα, ενδέχεται να χάσετε τις προσαρμογές.

Παρά αυτούς τους περιορισμούς, τα Συγκεντρωτικά Γραφήματα είναι χρήσιμα για τη δημιουργία γρήγορων προβολών από Συγκεντρωτικούς Πίνακες.

Πώς να ανανεώσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα;

Για να ανανεώσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί του Συγκεντρωτικού Πίνακα, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Ανανέωση.

Ένας άλλος τρόπος για να ανανεώσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα είναι να επιλέξετε οποιοδήποτε κελί στον συγκεντρωτικό πίνακα.Θα ενεργοποιήσει την καρτέλα εργαλείων συγκεντρωτικού πίνακα.Στην καρτέλα Ανάλυση, κάντε κλικ στην Ανανέωση.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την ανανέωση συγκεντρωτικών πινάκων εδώ.

Μπορείτε να ομαδοποιήσετε ημερομηνίες σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα;

Εάν έχετε εγγραφές σοφών ημερομηνιών, μπορείτε εύκολα να τις ομαδοποιήσετε στις ακόλουθες ενότητες:

• 年
• κοιτώνας
• μήνες
• 週
• Ημέρα
• Λεπτά και δευτερόλεπτα

Οι επιλογές για την ομαδοποίηση δεδομένων σε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα βρίσκονται στην καρτέλα Ανάλυση, η οποία γίνεται ορατή όταν επιλέγετε ένα κελί στον Συγκεντρωτικό Πίνακα στην περιοχή Γραμμές.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την ομαδοποίηση ημερομηνιών σε συγκεντρωτικούς πίνακες εδώ.

Τι είναι η Pivot Cache;

Η συγκεντρωτική προσωρινή μνήμη δημιουργείται αυτόματα όταν δημιουργείτε έναν συγκεντρωτικό πίνακα.Είναι ένα αντικείμενο που περιέχει ένα αντίγραφο της πηγής δεδομένων.Αν και δεν μπορείτε να το δείτε, είναι μέρος του βιβλίου εργασίας και συνδέεται με τον συγκεντρωτικό πίνακα.Όταν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στον συγκεντρωτικό πίνακα δεν χρησιμοποιεί την προέλευση δεδομένων αλλά τη συγκεντρωτική μνήμη cache.Ο λόγος για τον οποίο δημιουργείται η συγκεντρωτική κρυφή μνήμη είναι η βελτιστοποίηση της λειτουργικότητας του συγκεντρωτικού πίνακα.Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι πολύ γρήγοροι στη σύνοψη δεδομένων, ακόμη κι αν έχετε χιλιάδες σειρές δεδομένων.Μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε στοιχεία στο πλαίσιο γραμμής/στήλης/τιμής/φίλτρου και θα ενημερώσει αμέσως τα αποτελέσματα. Το Pivot Cache κάνει τους συγκεντρωτικούς πίνακες να εκτελούνται γρήγορα.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα από πολλούς πίνακες;

Ναι, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα από πολλούς διαφορετικούς πίνακες.Ωστόσο, πρέπει να υπάρχει μια ένωση σε αυτούς τους πίνακες.

Για παράδειγμα, εάν έχετε δύο πίνακες, έναν με Ημερομηνία, Αναγνωριστικό προϊόντος και Αξία πωλήσεων και τον άλλο με Αναγνωριστικό προϊόντος και Όνομα προϊόντος, μπορείτε να τους συνδυάσετε ως κοινή στήλη στο Αναγνωριστικό προϊόντος.

Αφού ενώσετε αυτούς τους πίνακες, μπορείτε να δημιουργήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες από αυτούς τους πίνακες.

Ένα από τα βασικά μέρη είναι η ρύθμιση σχέσεων πίνακα (όπου καθορίζετε τη σχέση μεταξύ 2 πινάκων).

Τι είναι ένα Υπολογιζόμενο Πεδίο σε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα;

Τα υπολογισμένα πεδία σάς επιτρέπουν να προσθέσετε μια στήλη στα δεδομένα Συγκεντρωτικού Πίνακα όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα στήλη για να εκτελέσετε ορισμένους υπολογισμούς.

Επιτρέψτε μου να σας δώσω ένα απλό παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων από πωλητές λιανικής και δημιουργείτε έναν συγκεντρωτικό πίνακα όπως αυτός:

Ο συγκεντρωτικός πίνακας παραπάνω συνοψίζει τις πωλήσεις και τις αξίες κέρδους του λιανοπωλητή.

Τώρα, τι γίνεται αν θέλετε επίσης να μάθετε ποια είναι τα περιθώρια κέρδους αυτών των λιανοπωλητών (το περιθώριο κέρδους διαιρείται με το "κέρδος" με τις "πωλήσεις");

Έχετε πολλές επιλογές:

• Μπορείτε να επιστρέψετε στο αρχικό σύνολο δεδομένων και να προσθέσετε αυτήν τη νέα στήλη.Αυτό λειτουργεί αλλά δεν είναι η καλύτερη λύση γιατί αλλάζει το αρχικό σύνολο δεδομένων και αυξάνει το μέγεθος του αρχείου.
• Μπορείτε να κάνετε αυτόν τον υπολογισμό εκτός ενός συγκεντρωτικού πίνακα.Δεν πειράζει εάν ο συγκεντρωτικός πίνακας είναι στατικός, αλλά εάν ενημερώσετε τον πίνακα ή αλλάξετε τη διάταξη, θα χρειαστεί να κάνετε ξανά τον υπολογισμό.
• Προσθέτετε ένα υπολογισμένο πεδίο.

Σκεφτείτε τα υπολογισμένα πεδία ως εικονικές στήλες που προσθέτετε χρησιμοποιώντας υπάρχουσες στήλες στον συγκεντρωτικό πίνακα.

Η χρήση των υπολογισμένων πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα έχει πολλά πλεονεκτήματα:

• Δεν απαιτεί από εσάς να εργαστείτε με τύπους ή να ενημερώσετε τα δεδομένα προέλευσης.
• Είναι επεκτάσιμο γιατί λαμβάνει αυτόματα υπόψη τυχόν νέα δεδομένα που μπορείτε να προσθέσετε στον συγκεντρωτικό πίνακα.Αφού προσθέσετε ένα υπολογισμένο πεδίο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όπως οποιοδήποτε άλλο πεδίο σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα.
• Είναι εύκολο να ενημερώσετε και να διαχειριστείτε.Για παράδειγμα, εάν αλλάξει μια μέτρηση ή πρέπει να αλλάξετε έναν υπολογισμό, μπορείτε να το κάνετε εύκολα από τον ίδιο τον συγκεντρωτικό πίνακα.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τα υπολογισμένα πεδία του Συγκεντρωτικού Πίνακα εδώ.

Ζητήματα γραφήματος Excel

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης του Excel σχετικά με γραφήματα που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη.

Τι είναι το γράφημα στηλών;

Ένα γράφημα στηλών αποτελείται από κάθετες ράβδους που συγκρίνουν τιμές με την πάροδο του χρόνου ή δύο συγκρίσιμες τιμές σε διαφορετικές κατηγορίες.

Για παράδειγμα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δείτε πωλήσεις με τα χρόνια.Ή μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συγκρίνετε ποια κατηγορία προϊόντων έχει καλύτερες πωλήσεις.Εφόσον μπορείτε να δείτε όλες τις κάθετες ράβδους ταυτόχρονα, είναι πιο εύκολο να οπτικοποιήσετε και να συγκρίνετε.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα γράφημα ομαδοποιημένων στηλών όπου μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές στήλες για την ίδια κατηγορία ή έτος (εμφανίζεται παρακάτω).

Τι είναι ένα ραβδωτό γράφημα;

Ένα γράφημα ράβδων αποτελείται από οριζόντιες ράβδους που συγκρίνουν τιμές σε διαφορετικές κατηγορίες.

Για παράδειγμα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συγκρίνετε ποια κατηγορία προϊόντων πουλάει καλύτερα.Ή ποια είναι η απάντηση της έρευνας.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε γραφήματα ράβδων συμπλέγματος, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά γραφήματα ράβδων για την ίδια κατηγορία (φαίνεται παρακάτω).

Τι είναι το γραμμικό διάγραμμα;

Τα γραμμικά γραφήματα είναι χρήσιμα όταν θέλετε να εμφανίσετε τάσεις για πολλά χρόνια (ή άλλες χρονικές περιόδους, όπως εβδομάδες, μήνες ή τρίμηνα).

Μπορεί να υπάρχουν πολλές γραμμές σε ένα γράφημα γραμμών.Αυτό θα σας επιτρέψει να συγκρίνετε διαφορετικές κατηγορίες (που εμφανίζονται παρακάτω) μέσα στην ίδια χρονική περίοδο.

Τι είναι η πλοκή διασποράς;

Τα διαγράμματα διασποράς χρησιμοποιούνται για τη σύγκριση δύο συνόλων τιμών.Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε δεδομένα για διαφορετικά προϊόντα σε δύο KPI και μπορείτε να σχεδιάσετε τα δεδομένα σε ένα διάγραμμα διασποράς (που φαίνεται παρακάτω).

Αυτό σας επιτρέπει να δείτε ποια προϊόντα έχουν καλή απόδοση σε δύο KPI (επάνω δεξί τεταρτημόριο) ή χαμηλή απόδοση σε δύο KPI (κάτω αριστερό τεταρτημόριο).

Μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα σχεδίασης διασποράς σε έναν πίνακα εργαλείων KPI εδώ.

Είναι καλά τα γραφήματα πίτας;Πρέπει να χρησιμοποιείται σε αναφορές/πίνακες ελέγχου;

Υπάρχουν δύο σχολές σκέψης.

Μερικοί άνθρωποι μισούν εντελώς τα γραφήματα πίτας και συνιστούν να μην τα χρησιμοποιείτε ποτέ (π.χ.αυτό το άρθρο).Άλλοι πάλι (συμπεριλαμβανομένου και του εαυτού μου) μερικές φορές χρησιμοποιούν γραφήματα πίτας στους πίνακες εργαλείων αναφοράς.

Υπάρχουν πολλοί μάνατζερ που είναι ευχαριστημένοι με τα γραφήματα πίτας και τα βρίσκουν εύκολα στην ανάγνωση.Επομένως, εάν θέλετε να εμφανίσετε την ανάλυση των εσόδων ανά τμήμα (μόνο λίγα), τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα πίτας.

Επιτρέψτε μου να είμαι σαφής.Τα γραφήματα πίτας μπορούν να αντικατασταθούν πλήρως από γραφήματα ράβδων.Δεν υπάρχει επιπλέον όφελος από τη χρήση του.Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα γράφημα πίτας είναι μια καλή ιστορία (για παράδειγμα, που δείχνει ότι ένα τμήμα φέρνει περίπου το 75% των εσόδων, όπως φαίνεται παρακάτω).

Θα πρέπει να αποφύγετε τη χρήση γραφημάτων πίτας:

• Σε περίπτωση που η αριθμητική διαφορά δεν είναι σημαντική.Ένα γράφημα ράβδων μπορεί να δείξει καλύτερα τη διαφορά.
• Εάν υπάρχουν πάρα πολλά μέρη στο γράφημα πίτας.Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να φαίνεται ακατάστατο.

Τι είναι ο χάρτης καταρράκτη;Πότε θα το χρησιμοποιήσετε;

Ένα γράφημα καταρράκτη δείχνει τις διαφορετικές τιμές (θετικές και αρνητικές) που οδηγούν στην τιμή του τελικού αποτελέσματος.Για παράδειγμα, εάν αναλύετε το καθαρό εισόδημα μιας εταιρείας, μπορείτε να εμφανίσετε όλα τα στοιχεία κόστους σε ένα διάγραμμα καταρράκτη.

Αυτό θα σας βοηθήσει να οπτικοποιήσετε πώς να μεταφέρετε την αξία από το εισόδημα στο καθαρό εισόδημα αφού αφαιρεθούν όλα τα έξοδα.

Τι είναι ένα σύνθετο γράφημα;

Ένα συνδυαστικό γράφημα είναι αυτό όπου συνδυάζετε πολλούς τύπους γραφημάτων.Ένα δημοφιλές παράδειγμα είναι η εμφάνιση ενός γραφήματος ράβδων με ένα γράφημα γραμμών.

Τα συνδυαστικά γραφήματα σάς επιτρέπουν να παρουσιάζετε και να συγκρίνετε δύο διαφορετικά σύνολα δεδομένων που σχετίζονται μεταξύ τους.Για παράδειγμα, μπορεί να σας ενδιαφέρει να σχεδιάσετε τα δεδομένα εσόδων μιας εταιρείας, ενώ μπορείτε επίσης να δείξετε πώς έχουν αλλάξει τα περιθώρια κέρδους.Τα συνδυαστικά διαγράμματα (που παρουσιάζονται παρακάτω) είναι μια κατάλληλη προσέγγιση.

Τι είναι ένας δευτερεύων άξονας σε ένα γράφημα;

Στο γράφημα, υπάρχει ένας άξονας Υ όπου μπορείτε να εμφανίσετε την κλίμακα στην οποία μπορεί να μετρηθεί το γράφημα (μπορεί να είναι ένα γράφημα ράβδων ή γραμμών ή οτιδήποτε άλλο).

Εάν έχετε δύο σύνολα δεδομένων που εμφανίζουν δύο διαφορετικούς τύπους με σημαντικά διαφορετικές τιμές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν δευτερεύοντα άξονα.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε έσοδα και περιθώριο καθαρού κέρδους στο ίδιο γράφημα, πρέπει να εμφανίσετε δύο διαφορετικούς άξονες.Αυτό συμβαίνει επειδή οι αριθμοί εσόδων μπορεί να είναι σε χιλιάδες ή εκατομμύρια, αλλά το περιθώριο καθαρού κέρδους εκφράζεται ως ποσοστό και είναι πάντα μικρότερο από 100%.Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να έχετε δύο άξονες, ο ένας να δείχνει το ποσοστό εσόδων και ο άλλος να δείχνει το καθαρό περιθώριο εσόδων.

Έτσι, όταν προσθέτετε έναν άλλο άξονα ονομάζεται δευτερεύων άξονας.Στην παρακάτω εικόνα, ο άξονας στα δεξιά είναι ο δευτερεύων άξονας.

Τι είναι το διάγραμμα με κουκκίδες;Πότε πρέπει να το χρησιμοποιήσουμε;

Το γράφημα με κουκκίδες σχεδιάστηκε από τον ειδικό στον πίνακα εργαλείων Stephen Few και από τότε έγινε ευρέως αποδεκτό ως μία από τις καλύτερες αναπαραστάσεις γραφημάτων που πρέπει να δείχνουν απόδοση έναντι του στόχου.

Ένα από τα καλύτερα πράγματα για ένα γράφημα κουκκίδων είναι ότι περιέχει πολλές πληροφορίες και καταλαμβάνει πολύ λίγο χώρο στις αναφορές ή τους πίνακες εργαλείων σας.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα γραφήματος με κουκκίδες:

Σημειώστε ότι τα γραφήματα με κουκκίδες δεν είναι ο προεπιλεγμένος τύπος γραφήματος στο Excel και πρέπει να χρησιμοποιήσετε πολλά βήματα για να δημιουργήσετε αυτά τα γραφήματα.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τα διαγράμματα κουκκίδων εδώ.

Ερωτήσεις ανάλυσης δεδομένων Excel

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης Excel σχετικά με την ανάλυση δεδομένων που μπορεί να σας ζητηθούν κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης (κάντε κλικ στις ερωτήσεις για να δείτε τις απαντήσεις).

Πώς να αντικαταστήσετε μια τιμή με μια άλλη τιμή στο Excel;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Εύρεση και αντικατάσταση στο Excel για να αντικαταστήσετε μια τιμή με μια άλλη.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το σύνολο δεδομένων και χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου – CONTROL H (πατήστε παρατεταμένα το πλήκτρο ελέγχου και μετά πατήστε H).Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.

Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορείτε να καθορίσετε την τιμή που θέλετε να αλλάξετε και την τιμή αντικατάστασης.

Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα για την Εύρεση και Αντικατάσταση, κάντε κλικ εδώ.

Τι τύποι φίλτρων δεδομένων είναι διαθέσιμα στο Excel;

Στο Excel, μπορείτε να φιλτράρετε σύνολα δεδομένων με βάση τον τύπο δεδομένων.

Οι ακόλουθοι τύποι φίλτρων δεδομένων είναι διαθέσιμοι στο Excel:

• φίλτρο κειμένου
• φίλτρο αριθμών
• φίλτρο ημερομηνίας

Μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα σε σύνολα δεδομένων επιλέγοντας τα δεδομένα, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάνοντας κλικ στο εικονίδιο φίλτρου.

Όταν έχετε δεδομένα σε πίνακα και εφαρμόζετε φίλτρα, το Excel θα σας εμφανίσει τα σχετικά φίλτρα με βάση τα δεδομένα στις στήλες.Για παράδειγμα, εάν έχετε δεδομένα κειμένου, θα σας εμφανίσει τα φίλτρα που σχετίζονται με το κείμενο (όπως το κείμενο περιέχει, αρχίζει με, τελειώνει με κ.λπ.).

εσείς γ

Πώς να ταξινομήσετε δεδομένα στο Excel;

Υπάρχει μια δυνατότητα ταξινόμησης στο Excel που μπορεί να ταξινομήσει δεδομένα με βάση κείμενο, αριθμούς ή χρώματα.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι ταξινόμησης δεδομένων στο Excel:

• Επιλέξτε τα δεδομένα και κάντε κλικ σε ένα από τα δύο εικονίδια ταξινόμησης στην καρτέλα Δεδομένα.
• Επιλέξτε τα δεδομένα και κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης.Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης όπου μπορείτε να καθορίσετε τη στήλη προς ταξινόμηση και τα κριτήρια (αύξουσα/φθίνουσα).
• Εφαρμόστε ένα φίλτρο δεδομένων και κάντε κλικ στο Φίλτρο.Εκτός από τις επιλογές φίλτρου, εμφανίζει επίσης επιλογές ταξινόμησης δεδομένων.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την ταξινόμηση δεδομένων εδώ.

Τι είναι η επικύρωση δεδομένων;

Η επικύρωση δεδομένων σάς επιτρέπει να εισάγετε αυτά τα δεδομένα μόνο σε κελιά που πληρούν μια συνθήκη.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εισάγετε μόνο αριθμούς στα κελιά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων για να το κάνετε.Εάν κάποιος εισάγει κάτι διαφορετικό από έναν αριθμό, το Excel εμφανίζει ένα σφάλμα και δεν το επιτρέπει.

Οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Δεδομένα.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την επικύρωση δεδομένων εδώ.

Η επικύρωση δεδομένων είναι χρήσιμη κατά τη δημιουργία φορμών στο Excel.Για παράδειγμα, εάν θέλετε οι χρήστες να εισάγουν μόνο την ηλικία τους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων για να διασφαλίσετε ότι τα κελιά δέχονται μόνο αριθμητικές τιμές.

Πώς να μεταφέρετε ένα σύνολο δεδομένων στο Excel;

Υπάρχουν δύο δημοφιλείς τρόποι μεταφοράς δεδομένων στο Excel:

• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ειδική επικόλληση.
• Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία μεταφοράς.

Χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου "Ειδική επικόλληση", πρέπει πρώτα να αντιγράψετε τα δεδομένα που θέλετε να μεταφέρετε, να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να επικολλήσετε, να κάνετε δεξί κλικ και να μεταβείτε στο "Ειδική επικόλληση" και μετά να επιλέξετε την επιλογή "Μεταφορά" (όπως φαίνεται στο εικόνα παρακάτω) ).

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τη μεταφορά δεδομένων στο Excel εδώ.

Πώς να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά στο Excel;

Εάν εργάζεστε με ένα σύνολο δεδομένων που περιέχει κενά κελιά, μπορείτε εύκολα να επιλέξετε αυτά τα κελιά στο Excel.Αφού επιλέξετε, μπορείτε να επιλέξετε να τα επισημάνετε, να τα διαγράψετε ή να προσθέσετε κάποια τιμή σε αυτά (π.χ. 0 ή NA).

Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου "Μετάβαση στο Ειδικό" στο Excel.

Ακολουθούν τα βήματα για να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά στο Excel:

• Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (συμπεριλαμβανομένων των κενών κελιών)
• Πατήστε F5 (αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε)
• Κάντε κλικ στο κουμπί "Ειδικό" (αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Μετάβαση στο Ειδικό")
• Επιλέξτε Κενό και κάντε κλικ στο OK (αυτό θα επιλέξει όλα τα κενά κελιά στο σύνολο δεδομένων)

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την επιλογή κενών κελιών στο Excel εδώ.

Πώς να αφαιρέσετε τα διπλότυπα από το σύνολο δεδομένων;

Το Excel διαθέτει μια ενσωματωμένη δυνατότητα που σας επιτρέπει να διαγράψετε διπλότυπα κελιά/σειρές στο Excel.

Μπορείτε να βρείτε την επιλογή κατάργησης διπλότυπων στην καρτέλα Δεδομένα.

Ακολουθούν τα βήματα για την κατάργηση των διπλότυπων στο Excel:

• Επιλέξτε δεδομένα.
• Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση διπλότυπων.
• Στο παράθυρο διαλόγου Κατάργηση διπλότυπων, εάν τα δεδομένα σας έχουν κεφαλίδες, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες".Επιλέξτε τη στήλη από την οποία θα αφαιρέσετε τα διπλότυπα.
• Κάντε κλικ στο OK

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την κατάργηση των διπλότυπων στο Excel εδώ.

Τι είναι τα προηγμένα φίλτρα στο Excel;

Τα προηγμένα φίλτρα του Excel - όπως υποδηλώνει το όνομα - είναι μια προηγμένη έκδοση των κανονικών φίλτρων.Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε όταν χρειάζεται να φιλτράρετε ένα σύνολο δεδομένων χρησιμοποιώντας πιο περίπλοκα κριτήρια.

Ακολουθούν ορισμένες διαφορές μεταξύ κανονικών και προηγμένων φίλτρων:

• Ενώ τα κανονικά φίλτρα δεδομένων θα φιλτράρουν υπάρχοντα σύνολα δεδομένων, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα σύνθετα φίλτρα του Excel για να εξαγάγετε σύνολα δεδομένων σε άλλες τοποθεσίες.
• Τα σύνθετα φίλτρα του Excel σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε πολύπλοκα κριτήρια.Για παράδειγμα, εάν έχετε δεδομένα πωλήσεων, μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα εάν ο αντιπρόσωπος πωλήσεων είναι ο Bob και η περιοχή είναι Βόρεια ή Νότια.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τα προηγμένα φίλτρα του Excel εδώ.

Μπορείτε να ταξινομήσετε σε πολλές στήλες ταυτόχρονα;

Ναι, μπορείτε να ταξινομήσετε πολλές στήλες στο Excel.

Για πολλαπλές ταξινομήσεις, η ιδέα είναι να ταξινομήσετε πρώτα τη μία στήλη και μετά την άλλη, διατηρώντας παράλληλα την πρώτη στήλη αμετάβλητη.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα ταξινόμησης πολλαπλών επιπέδων στο Excel.

Σημειώστε ότι σε αυτήν την περίπτωση η στήλη Α ταξινομείται πρώτα και μετά η στήλη Β.Το τελικό αποτέλεσμα ταξινομεί τις τιμές στη στήλη Α και η στήλη Β ταξινομεί κάθε στοιχείο στη στήλη Α.

Για ταξινόμηση πολλαπλών επιπέδων, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης.Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομήσετε, κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση.

Στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, μπορείτε να καθορίσετε λεπτομέρειες ταξινόμησης για μια στήλη και, στη συνέχεια, για να ταξινομήσετε μια άλλη στήλη, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου.Αυτό θα σας επιτρέψει να ταξινομήσετε με βάση πολλές στήλες.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την ταξινόμηση δεδομένων πολλών στηλών εδώ.

Τι είναι ένας μονομεταβλητός πίνακας δεδομένων;

Ένας πίνακας δεδομένων μεταβλητών στο Excel είναι ο καλύτερος για περιπτώσεις όπου θέλετε να δείτε πώς αλλάζει το τελικό αποτέλεσμα όταν αλλάζετε μία από τις μεταβλητές εισόδου.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μάθετε πόσο αλλάζει η μηνιαία δόση καθώς αυξάνετε/μειώνετε τον αριθμό των μηνών, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν μονομεταβλητό πίνακα δεδομένων για αυτήν.Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να διατηρήσετε τις μηνιαίες πληρωμές σας κάτω από 500 $ και να γνωρίζετε ποιες επιλογές έχετε (6 μήνες, 9 μήνες, 12 μήνες κ.λπ.)

Οι επιλογές για τη ρύθμιση ενός μονομεταβλητού πίνακα δεδομένων βρίσκονται στο αναπτυσσόμενο μενού ανάλυσης What-If στην καρτέλα Δεδομένα.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τους μονομεταβλητούς πίνακες δεδομένων εδώ.

Τι είναι ένας δυαδικός πίνακας δεδομένων;

Δύο πίνακες δεδομένων μεταβλητών στο Excel είναι οι καλύτεροι για καταστάσεις όπου θέλετε να δείτε πώς αλλάζει το τελικό αποτέλεσμα όταν αλλάζετε δύο μεταβλητές εισόδου.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να μάθετε πώς αλλάζουν οι μηνιαίες δόσεις όταν αυξάνετε/μειώνετε τον αριθμό των μηνών και τα επιτόκια.

Μπορείτε να το ρυθμίσετε με έναν πίνακα δεδομένων με δύο μεταβλητές που θα σας δείχνει τις τελικές μηνιαίες δόσεις με βάση διαφορετικούς συνδυασμούς επιτοκίου και αριθμού μηνών.Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να διατηρήσετε τις μηνιαίες πληρωμές σας κάτω από 500 $ και να κατανοήσετε όλες τις επιλογές που έχετε.

Οι επιλογές για τη ρύθμιση ενός πίνακα δεδομένων δύο μεταβλητών βρίσκονται στο αναπτυσσόμενο μενού "What-If" στην καρτέλα "Δεδομένα".

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τους πίνακες δεδομένων διμεταβλητών εδώ.

Τι είναι ο διευθυντής σκηνής;

Το Scene Manager στο Excel μπορεί να είναι το εργαλείο επιλογής όταν έχετε πολλές μεταβλητές και θέλετε να δείτε τον αντίκτυπο στο τελικό αποτέλεσμα όταν αλλάξουν αυτές οι μεταβλητές.Εάν έχετε μόνο μία ή δύο μεταβλητές που αλλάζουν, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ή δύο πίνακα δεδομένων μεταβλητών-μεταβλητών.Ωστόσο, εάν έχετε 3 ή περισσότερες μεταβλητές που μπορείτε να αλλάξετε, τότε ο διαχειριστής σκηνής είναι ο καλύτερος τρόπος.

Για παράδειγμα, εάν είστε υπεύθυνος τοπικών πωλήσεων και έχετε τέσσερις τομείς κάτω από αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον διαχειριστή σεναρίων για να δημιουργήσετε διαφορετικά σενάρια (για παράδειγμα):

• Καμία από τις περιφέρειες δεν σημείωσε αύξηση στις πωλήσεις.
• Η Ζώνη Α αυξήθηκε κατά 10%, αλλά οι άλλες 3 όχι.
• Οι ζώνες Α και Β αυξήθηκαν κατά 10%, αλλά οι άλλες δύο όχι.

Καταλαβαίνετε... σωστά;

Χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση Σεναρίων στο Excel, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε σενάρια και να τα αναλύσετε ένα προς ένα ή ως σύνοψη όλων των σεναρίων.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τον διευθυντή σκηνής εδώ.

Τι είναι η στοχευμένη αναζήτηση;

Όπως υποδηλώνει το όνομα, η αναζήτηση στόχου στο Excel σάς βοηθά να επιτύχετε μια τιμή (στόχο) αλλάζοντας εξαρτημένες τιμές.

Για παράδειγμα, εάν αγοράζετε ένα αυτοκίνητο και θέλετε να μάθετε πόσες μηνιαίες δόσεις θα πρέπει να επιλέξετε για να διατηρήσετε τις μηνιαίες πληρωμές σας κάτω των 500 $, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Goal Search για να το κάνετε αυτό.

Τι είναι το Solver;

Το Solver στο Excel είναι ένα πρόσθετο που σας επιτρέπει να λαμβάνετε την καλύτερη λύση όταν υπάρχουν πολλές μεταβλητές και περιορισμοί.Μπορείτε να το σκεφτείτε ως μια premium έκδοση του Goal Seek.

Χρησιμοποιώντας το Solver, μπορείτε να καθορίσετε ποιοι είναι οι περιορισμοί και τι πρέπει να επιτύχετε.Κάνει υπολογισμούς στο backend για να σας δώσει πιθανές λύσεις.

Πρόβλημα Excel VBA

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις συνέντευξης Excel για VBA που μπορεί να σας ζητηθούν κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης.

Τι είναι το VBA;

Το VBA σημαίνει Visual Basic για εφαρμογές.Είναι μια γλώσσα προγραμματισμού που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αυτοματοποίηση εργασιών στο Excel.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης VBA στο Excel;

Ενώ το Excel έχει πολλές εκπληκτικές δυνατότητες και λειτουργίες, μπορεί να μην έχει όλα όσα χρειάζεστε.

Το VBA σάς επιτρέπει να βελτιώσετε τις δυνατότητες του Excel δημιουργώντας κώδικα που αυτοματοποιεί τις εργασίες στο Excel.Εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε με αυτό το VBA:

• Αυτοματοποιήστε ένα σύνολο εργασιών και εξοικονομήστε χρόνο.
• Δημιουργήστε τις δικές σας συναρτήσεις Excel (σε περίπτωση που οι υπάρχουσες συναρτήσεις δεν επαρκούν).
• Δημιουργήστε και μοιραστείτε τον κώδικά σας με άλλους, ώστε να μπορούν επίσης να αυτοματοποιήσουν τις εργασίες και να εξοικονομήσουν χρόνο.
• Δημιουργήστε προσαρμοσμένες εφαρμογές.

Τι είναι οι μακροεντολές στο Excel;

Μια μακροεντολή είναι ένα σύνολο οδηγιών γραμμένων στη γλώσσα VBA που μπορεί να κατανοήσει και να εκτελέσει το Excel.Μια μακροεντολή μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια γραμμή ή χιλιάδες γραμμές.

Σε πολλές περιπτώσεις, οι άνθρωποι τείνουν να χρησιμοποιούν τον κώδικα VBA και τις μακροεντολές εναλλακτικά.

Πώς να εγγράψετε μακροεντολές στο Excel;

Ακόμα κι αν δεν γνωρίζετε τίποτα για το VBA, μπορείτε να δημιουργήσετε μερικές μακροεντολές και να αυτοματοποιήσετε την εργασία σας.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό καταγράφοντας μια μακροεντολή.

Όταν εγγράφετε μια μακροεντολή, το Excel δίνει μεγάλη προσοχή στα βήματα που κάνετε και την καταγράφει σε γλώσσα που κατανοεί (π.χ. VBA).

Τώρα, όταν σταματήσετε την εγγραφή, αποθηκεύσετε τη μακροεντολή και την εκτελέσετε, το Excel απλώς επιστρέφει στον κώδικα VBA που δημιούργησε και ακολουθεί τα ίδια ακριβώς βήματα.

Αυτό σημαίνει ότι ακόμα κι αν δεν γνωρίζετε τίποτα για το VBA, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ορισμένες εργασίες, ζητώντας από το Excel να καταγράψει τα βήματά σας μία φορά και στη συνέχεια να τα επαναχρησιμοποιήσετε αργότερα.

Μπορείτε να εγγράψετε μακροεντολές χρησιμοποιώντας την επιλογή Εγγραφή μακροεντολών στην καρτέλα Προγραμματιστής της κορδέλας.

Αφού εγγράψετε μια μακροεντολή, το Excel την αποθηκεύει με το όνομα που έχετε καθορίσει και μπορείτε εύκολα να την επαναχρησιμοποιήσετε πολλές φορές.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την εγγραφή μακροεντολών εδώ.

Ποιοι είναι οι περιορισμοί της εγγραφής μακροεντολών στο Excel;

Ενώ η εγγραφή μακροεντολών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για γρήγορη δημιουργία κώδικα, έχει τους ακόλουθους περιορισμούς:

• Δεν μπορείτε να εκτελέσετε κώδικα χωρίς να επιλέξετε ένα αντικείμενο.Εάν θέλετε η συσκευή εγγραφής μακροεντολών να μεταβεί στο επόμενο φύλλο και να επισημάνει όλα τα γεμάτα κελιά στη στήλη Α χωρίς να φύγει από το τρέχον φύλλο, δεν θα μπορεί να το κάνει.Αυτό συμβαίνει γιατί αν σας το ζητήσω, ούτε εσείς δεν μπορείτε να το κάνετε (χωρίς να αφήσετε το τρέχον φύλλο).Εάν δεν μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας, πώς θα καταγράψει η συσκευή εγγραφής μακροεντολών τις κινήσεις σας.Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να δημιουργήσετε/επεξεργαστείτε τον κώδικα με μη αυτόματο τρόπο.
• Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λειτουργίες χρησιμοποιώντας τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών.Χρησιμοποιώντας το VBA, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες συναρτήσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε φύλλα εργασίας ως κανονικές συναρτήσεις.Μπορείτε να το δημιουργήσετε γράφοντας κώδικα χειροκίνητα.
• Δεν μπορείτε να εκτελέσετε κώδικα βάσει συμβάντων.Στο VBA, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλά συμβάντα—όπως άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας, προσθήκη φύλλου εργασίας, διπλό κλικ σε ένα κελί και ούτω καθεξής—για να εκτελέσετε τον κώδικα που σχετίζεται με αυτό το συμβάν.Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών για να το κάνετε αυτό.
• Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε βρόχους με τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών.Όταν εισάγετε κώδικα με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη δύναμη των βρόχων στο VBA (π.χ. Για Επόμενο, Για Κάθε Επόμενο, Κάνετε Ενώ, Κάνετε μέχρι).Αλλά δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό κατά την εγγραφή μιας μακροεντολής.
• Δεν μπορείτε να αναλύσετε τις συνθήκες:Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών για να ελέγξετε τις συνθήκες στον κώδικά σας.Εάν γράφετε κώδικα VBA με το χέρι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πρόταση IF Then Else για να αναλύσετε μια συνθήκη και να εκτελέσετε κώδικα εάν είναι αληθής (και έναν άλλο κωδικό εάν είναι ψευδής).

Τι είναι το UDF στο Excel VBA;

Τα UDF είναι συναρτήσεις που ορίζονται από το χρήστη στο VBA.Αυτές ονομάζονται επίσης προσαρμοσμένες συναρτήσεις.

Χρησιμοποιώντας το VBA, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες συναρτήσεις (UDF) που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε φύλλα εργασίας όπως και οι κανονικές συναρτήσεις.

Αυτές οι συναρτήσεις είναι χρήσιμες όταν οι υπάρχουσες συναρτήσεις του Excel δεν επαρκούν.Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας προσαρμοσμένο UDF για να καλύψετε τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τις λειτουργίες που καθορίζονται από τον χρήστη εδώ.

Τι είναι ένα συμβάν στο VBA;

Στο Excel VBA, ένα συμβάν είναι μια ενέργεια που μπορεί να ενεργοποιήσει την εκτέλεση μιας καθορισμένης μακροεντολής.

Για παράδειγμα, είναι ένα συμβάν όταν ανοίγετε ένα νέο βιβλίο εργασίας.Είναι ένα συμβάν όταν εισάγετε ένα νέο φύλλο.Είναι ένα συμβάν όταν κάνετε διπλό κλικ σε ένα κελί.

Υπάρχουν πολλά τέτοια συμβάντα στο VBA για τα οποία μπορείτε να δημιουργήσετε κώδικα.Αυτό σημαίνει ότι μόλις συμβεί ένα συμβάν και έχετε εκχωρήσει κώδικα σε αυτό το συμβάν, ο κώδικας θα εκτελεστεί αμέσως.

Το Excel το κάνει αυτόματα μόλις ανακαλυφθεί το συμβάν.Επομένως, χρειάζεται απλώς να γράψετε τον κώδικα και να τον τοποθετήσετε στη σωστή υπορουτίνα συμβάντων.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τις εκδηλώσεις του Excel VBA εδώ.

Ποιοι είναι μερικοί χρήσιμοι βρόχοι στο VBA;

Υπάρχει ο ακόλουθος βρόχος στο Excel VBA:

• για τον επόμενο κύκλο
• Εκτέλεση ενώ βρόχος
• κάνει μέχρι βρόχου
• για κάθε επόμενο βρόχο

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τους βρόχους Excel VBA εδώ.

Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τρόποι εκτέλεσης μακροεντολών στο Excel;

Μπορείτε να εκτελέσετε μακροεντολές στο Excel χρησιμοποιώντας:

• Αντιστοιχίστε μακροεντολές σε σχήματα
• Αντιστοίχιση μακροεντολής στο κουμπί
• Εκτέλεση μακροεντολών από την κορδέλα (καρτέλα προγραμματιστή)
• Εκτελέστε μια μακροεντολή από το πρόγραμμα επεξεργασίας VB
• Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου για την εκτέλεση μακροεντολών
• Κλήση μακροεντολής από άλλη μακροεντολή

Τι είναι η φόρμα χρήστη;

Τα UserForms είναι παράθυρα διαλόγου που μπορείτε να σχεδιάσετε και να δημιουργήσετε στο Excel VBA.

Αφού δημιουργηθούν, μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην περιοχή του φύλλου εργασίας του Excel με διάφορους τρόπους:

• Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να λάβετε στοιχεία χρήστη.
• Μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες και να εγγράψετε καταχωρήσεις στο Excel.
• Μπορείτε να προσθέσετε κουμπιά στις φόρμες χρήστη και να παρέχετε επιλογές στον χρήστη.Μπορείτε επίσης να κωδικοποιήσετε αυτά τα κουμπιά έτσι ώστε κάθε φορά που ο χρήστης κάνει κλικ στο κουμπί, να εκτελείται μια συγκεκριμένη μακροεντολή.

Τι είναι ένα πρόσθετο;

Τα πρόσθετα είναι αρχεία που μπορείτε να φορτώσετε κατά την εκκίνηση του Excel.

Όταν δημιουργείτε ένα πρόσθετο και το εγκαθιστάτε στο Excel, ανοίγει όταν ανοίξει η εφαρμογή Excel.Μπορείτε να έχετε πολλές διαφορετικές μακροεντολές σε ένα πρόσθετο και αυτοί οι κωδικοί είναι διαθέσιμοι κάθε φορά που ανοίγει το Excel.

Αυτό είναι χρήσιμο επειδή μπορείτε να δημιουργήσετε πρόσθετα και να τα κάνετε διαθέσιμα σε όλα τα βιβλία εργασίας.Επομένως, εάν χρειάζεται να εκτελείτε συχνά ορισμένες εργασίες, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτές τις εργασίες γράφοντας μακροεντολές και στη συνέχεια αποθηκεύοντάς τις ως πρόσθετα.Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές ανεξάρτητα από το Excel που έχετε ανοιχτό.

Ένα άλλο πλεονέκτημα των πρόσθετων είναι ότι μπορείτε επίσης να μοιράζεστε αρχεία πρόσθετων με άλλους.Το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να το εγκαταστήσουν μία φορά και μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν την ίδια μακροεντολή

Ζητήματα πίνακα ελέγχου του Excel

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις συνεντεύξεων του Excel σχετικά με τους πίνακες εργαλείων που μπορεί να σας ζητηθούν σε μια συνέντευξη.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός πίνακα ελέγχου και μιας αναφοράς;

Η έκθεση στοχεύει στην παροχή σχετικών δεδομένων.Μπορεί να είναι μια αναφορά με όλα τα δεδομένα ή κάποια γραφήματα/οπτικοποιήσεις.Παραδείγματα αναφορών θα μπορούσαν να είναι δεδομένα συναλλαγών πωλήσεων ή δεδομένα έρευνας εργαζομένων.

Οι πίνακες ελέγχου έχουν σχεδιαστεί για να απαντούν σε ερωτήσεις χρησιμοποιώντας δεδομένα.Θα μπορούσε να δείχνει ποιες περιοχές τα πηγαίνουν καλύτερα όσον αφορά τις πωλήσεις ή ποιες περιοχές υστερούν όσον αφορά τα σχόλια των εργαζομένων.Αυτοί οι πίνακες εργαλείων μπορεί να είναι στατικοί ή διαδραστικοί (όπου ο χρήστης μπορεί να κάνει επιλογές και να αλλάξει προβολές και τα δεδομένα θα ενημερώνονται δυναμικά).

Ποιες ερωτήσεις πρέπει να κάνετε στους πελάτες/ενδιαφερομένους σας πριν δημιουργήσετε έναν πίνακα ελέγχου;

Αν και αυτές οι ερωτήσεις εξαρτώνται από την κατάσταση, υπάρχουν πολύ λίγες σύνθετες ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε κατά τη δημιουργία ενός πίνακα εργαλείων στο Excel.

• Ποιος είναι ο σκοπός ενός ταμπλό;
• Ποιες είναι οι πηγές δεδομένων;
• Ποιος θα χρησιμοποιήσει αυτόν τον πίνακα εργαλείων του Excel;
• Πόσο συχνά χρειάζεται να ενημερώνονται οι πίνακες εργαλείων του Excel;
• Ποια έκδοση του Office χρησιμοποιούν οι πελάτες/ενδιαφερόμενοι;

Μπορεί να υπάρχουν πολλές τέτοιες ερωτήσεις.Ο σκοπός εδώ είναι να διευκρινιστεί τι πρέπει να είναι το ταμπλό και σε τι χρησιμεύει.

Ποια διαδραστικά στοιχεία ελέγχου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε έναν πίνακα εργαλείων;

Το Excel διαθέτει πολλά διαδραστικά εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε πίνακες εργαλείων:

• αναπτυσσόμενη λίστα
• πλαίσιο ελέγχου
• γραμμή κύλισης
• μονό κουμπί

Εκτός από αυτά τα κανονικά διαδραστικά εργαλεία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VBA για να προσθέσετε περισσότερη λειτουργικότητα στους πίνακες εργαλείων σας.

Ποιοι είναι μερικοί χρήσιμοι τύποι γραφημάτων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στους πίνακες εργαλείων σας;

Μία από τις ανάγκες κατά τη δημιουργία ενός πίνακα εργαλείων είναι η εμφάνιση σχετικών δεδομένων μέσω οπτικών εφέ.Τα διαγράμματα που μπορούν να πουν μια καλή ιστορία και να παρουσιάζουν σχετικές πληροφορίες είναι καλύτερα για πίνακες εργαλείων.

Δεδομένου ότι οι πίνακες εργαλείων αναμένεται συχνά να χωρούν σε μια ενιαία οθόνη, υπάρχει περιορισμένος χώρος για δεδομένα και γραφικά.Σε αυτήν την περίπτωση, ένα σύνθετο γράφημα είναι χρήσιμο.

Τα ακόλουθα γραφήματα μπορεί να είναι χρήσιμα κατά τη δημιουργία πινάκων εργαλείων:

• Combo Chart
• Διάγραμμα διασποράς
• διάγραμμα κουκκίδων
• γράφημα καταρράκτη
• χάρτης θερμότητας

Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές κατά τη δημιουργία πινάκων εργαλείων στο Excel;

Ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές κατά τη δημιουργία πινάκων εργαλείων στο Excel:

• Μετατροπή δεδομένων πίνακα σε πίνακα Excel: Είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε πίνακες εργαλείων χρησιμοποιώντας έναν πίνακα Excel ως πηγή δεδομένων.Εκτός αν έχετε μια πολύ ισχυρή αντίρρηση, μετατρέπετε πάντα τα δεδομένα υποστήριξης σε πίνακες Excel.
• Αριθμήστε τα διαγράμματα/ενότητες σας:Αυτό βοηθά όταν παρουσιάζετε πίνακες εργαλείων και αναφέρετε διαφορετικά γραφήματα/πίνακες.Είναι πιο εύκολο να κάνετε τους ανθρώπους να εστιάσουν στο γράφημα με αριθμό 2, αντί να πείτε ένα γράφημα γραμμής ή ράβδων στην επάνω αριστερή γωνία.
• Περιορίστε την κίνηση στην περιοχή του ταμπλό: Αν και το φύλλο εργασίας του Excel είναι μεγάλο, είναι καλύτερο να διαγράψετε όλες τις σειρές/στήλες εκτός από αυτές με πίνακες εργαλείων.
• Παγώστε σημαντικές σειρές/στήλες: Εάν θέλετε ορισμένες σειρές/στήλες να είναι πάντα ορατές, μπορείτε να τις παγώσετε.
• Δημιουργήστε ραβδιά σχήματος/γραφήματος: Ο χρήστης μπορεί να καταλήξει να αλλάξει το πλάτος της γραμμής/στήλης.Δεν θέλετε τα σχήματα και τα διαγράμματα να μην ευθυγραμμίζονται σωστά και να μετακινούνται από την αρχική τους θέση.Οπότε καλύτερα να τους αφήσουμε να μείνουν στις αναρτήσεις τους.
• Παρέχετε τον οδηγό χρήσης: Είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε έναν ξεχωριστό πίνακα με λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο χρήσης του ταμπλό.Αυτό γίνεται ακόμη πιο χρήσιμο όταν έχετε διαδραστικά χειριστήρια στον πίνακα εργαλείων.
• Εξοικονομήστε χώρο με συνδυαστικά γραφήματα: Λόγω του περιορισμένου χώρου στο ταμπλό (καθώς πρέπει να το τοποθετήσετε σε μία οθόνη), η χρήση ενός συνδυαστικού γραφήματος εξοικονομεί χώρο.
• Χρήση συμβόλων και μορφοποίησης υπό όρους: Μπορείτε να κάνετε τον πίνακα εργαλείων πιο διαισθητικό και πιο ευανάγνωστο χρησιμοποιώντας σύμβολα και μορφοποίηση υπό όρους.Για παράδειγμα, όταν ο πίνακας επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα, είναι ευκολότερο να δείτε τη μικρότερη τιμή στον πίνακα αντί να δείτε όλες τις τιμές μία προς μία.
• Χρησιμοποιήστε το χρώμα με σύνεση για να δείξετε αντίθεση:Όταν θέλετε να επισημάνετε ένα σημείο δεδομένων σε έναν πίνακα ή μια γραμμή σε ένα γράφημα, είναι καλύτερο να το επισημάνετε με ένα εντυπωσιακό χρώμα.

Άλλες ερωτήσεις του Excel

Αυτά είναι ερωτήματα που δεν μπορώ να ανήκω σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες.Οπότε τα έβαλα όλα αυτά μαζί.

Τι είναι ένα φύλλο Excel;

Οι πίνακες του Excel είναι μια δυνατότητα στο Excel.Αυτό είναι διαφορετικό από τα δεδομένα πίνακα.

Όταν μετατρέπετε δεδομένα σε πίνακα σε πίνακα Excel, προστίθενται ορισμένες πολύ χρήσιμες πρόσθετες λειτουργίες.

Σύμφωνα με τον ιστότοπο βοήθειας της Microsoft - "Οι πίνακες συνήθως περιέχουν σχετικά δεδομένα σε μια σειρά από σειρές και στήλες φύλλου εργασίας που έχουν μορφοποιηθεί ως πίνακας.Χρησιμοποιώντας συναρτήσεις πίνακα, μπορείτε να διαχειριστείτε δεδομένα σε σειρές και στήλες πίνακα ανεξάρτητα από δεδομένα σε άλλες σειρές και στήλες στο φύλλο εργασίας. "

Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση υπολογιστικών φύλλων του Excel;

Όταν μετατρέπετε δεδομένα πίνακα σε πίνακα Excel, οι ακόλουθες δυνατότητες προστίθενται αυτόματα στα δεδομένα:

• Μπορείτε να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τα εικονίδια φίλτρου σε κάθε κεφαλίδα στήλης.
• Μπορείτε εύκολα να εφαρμόσετε στυλ και να μορφοποιήσετε πίνακες.Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλά ενσωματωμένα στυλ με ένα μόνο κλικ.
• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ονόματα πινάκων και στηλών αντί για αναφορές κελιών σε τύπους.
• Όταν προσθέτετε νέες σειρές/στήλες σε δεδομένα πίνακα, ο πίνακας του Excel επεκτείνεται αυτόματα για να καλύψει τις νέες σειρές/στήλες ως μέρος του.Και δεδομένου ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ονόματα πινάκων/στηλών σε τύπους, δεν υπάρχει ανάγκη ενημέρωσης τύπων όταν προστίθενται νέες σειρές/στήλες.Το φύλλο Excel το λαμβάνει αυτόματα υπόψη.

Τι είναι μια δομημένη αναφορά;

Όταν εργάζεστε με πίνακες Excel, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε αναφορές κελιών.Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ονόματα πινάκων ή στηλών.Αυτές οι αναφορές ονομάζονται δομημένες αναφορές.

Ποιες είναι οι συνήθεις μορφές αρχείων στις οποίες μπορούν να αποθηκευτούν αρχεία Excel;

Μπορείτε να αποθηκεύσετε βιβλία εργασίας του Excel σε διάφορες μορφές αρχείων.Μερικά από αυτά που χρησιμοποιούνται συνήθως είναι:

• . XLS
• .XLSX
• .XLSM (όταν το αρχείο σας έχει μακροεντολές)
• .CSV
• .XLB (δυαδική μορφή)
• .XLA (για πρόσθετα)
• . PDF

Πώς μπορώ να μειώσω το μέγεθος ενός αρχείου Excel;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να μειώσετε το μέγεθος αρχείου ενός βιβλίου εργασίας του Excel:

• Διαγράψτε τα αχρησιμοποίητα δεδομένα
• Διαγράψτε τα αχρησιμοποίητα φύλλα εργασίας
• διαγράψτε τις εικόνες ή συμπιέστε τις
• Αφαιρέστε την περιττή μορφοποίηση
• Διαγράψτε τους περιττούς συγκεντρωτικούς πίνακες.Αυτό θα βοηθήσει επίσης στην εκκαθάριση της συγκεντρωτικής μνήμης cache.
• Αποθηκεύστε αρχεία σε μορφή .XLSB

Ποια βήματα μπορείτε να ακολουθήσετε για να αντιμετωπίσετε ένα αργό βιβλίο εργασίας του Excel;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τεχνικές για να χειριστείτε αργά βιβλία εργασίας του Excel:

• Αποφύγετε πτητικές λειτουργίες όπως INDIRECT, OFFSET κ.λπ.
• Χρησιμοποιήστε βοηθητικές στήλες αντί για τύπους πίνακα
• Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο (καθώς είναι επίσης πτητική).
• Χρησιμοποιήστε πίνακες Excel και επώνυμες περιοχές.
• Μετατρέψτε τους τύπους που δεν χρησιμοποιούνται σε τιμές.
• Διατηρήστε όλα τα αναφερόμενα δεδομένα σε έναν πίνακα.
• Αποφύγετε τη χρήση ολόκληρων σειρών/στήλων σε αναφορές.
• Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία χειροκίνητου υπολογισμού.

Πόσες γραμμές και στήλες υπάρχουν σε ένα φύλλο εργασίας του Excel;

Τα φύλλα εργασίας του Excel (2007 και μεταγενέστερα) έχουν:

• 16,384 στήλες
• 1,048,576 γραμμές

Πώς να προσθέσετε/διαγράψετε σειρές στο Excel;

Για να προσθέσετε μια νέα σειρά, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί όπου θέλετε να εισαγάγετε τη σειρά και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εισαγάγετε μια νέα σειρά.

Ομοίως, για να διαγράψετε κελιά/γραμμές/στήλες, επιλέξτε αυτά, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγραφή.

Πώς να κάνετε μεγέθυνση ή σμίκρυνση στο Excel;

Η γραμμή κατάστασης του Excel έχει κουμπιά μεγέθυνσης και σμίκρυνσης.Μπορείτε να κάνετε κλικ στο σύμβολο συν για μεγέθυνση και στο σύμβολο μείον για σμίκρυνση.

Μπορείτε επίσης να κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο Control και να χρησιμοποιήσετε τον τροχό κύλισης στο ποντίκι σας για μεγέθυνση και σμίκρυνση.

Επιπλέον, στην καρτέλα Προβολή, υπάρχουν επιλογές για μεγέθυνση και σμίκρυνση στο Excel.

Πώς να προστατέψετε τα φύλλα εργασίας στο Excel;

Μπορείτε να προστατεύσετε ένα φύλλο εργασίας κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προστασία φύλλου.

Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης.Μπορείτε να το αφήσετε κενό εάν δεν θέλετε να ορίσετε κωδικό πρόσβασης.

Τι είναι ένα εύρος με όνομα;Για τι είναι καλό?

Οι επώνυμες περιοχές είναι μια δυνατότητα στο Excel που σας επιτρέπει να ονομάσετε κελιά ή περιοχές κελιών.Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα αντί να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά κελιού.

Η χρήση επώνυμων περιοχών μπορεί να σας διευκολύνει να εργάζεστε με τύπους.Αυτό γίνεται ιδιαίτερα χρήσιμο όταν πρέπει να δημιουργήσετε τύπους που χρησιμοποιούν δεδομένα από πολλά φύλλα εργασίας.Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε επώνυμες περιοχές και να τις χρησιμοποιήσετε αντί για αναφορές κελιών.

Μπορείτε να δώσετε σε αυτά τα ονομασμένα εύρη περιγραφικά ονόματα - αυτό κάνει επίσης τους τύπους πιο ευανάγνωστους και κατανοητούς.Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το =SUM(SALES) αντί για το =SUM(C2:C11) και θα σας πει αμέσως τι σημαίνει ο τύπος.

Μπορείτε να διατηρήσετε τη σειρά/στήλη κεφαλίδας ορατή κατά την κύλιση;

Όταν εργάζεστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων, η γραμμή κεφαλίδας και οι στήλες εξαφανίζονται όταν κάνετε κύλιση προς τα κάτω ή προς τα δεξιά.Αυτό μπορεί μερικές φορές να δυσκολέψει την κατανόηση του τι σημαίνουν τα σημεία δεδομένων.

Χρησιμοποιώντας την επιλογή Freeze Panes στο Excel, μπορείτε να κάνετε ορατές σειρές/στήλες κεφαλίδας κατά την κύλιση σε μακρινά σημεία δεδομένων.

Η επιλογή Πάγωμα πλαισίων είναι διαθέσιμη στην καρτέλα Προβολή της κορδέλας του Excel.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το Excel Freeze Panes εδώ.

Πώς θα αναγνωρίζατε κελιά με σχόλια σε αυτά;

Τα σχολιαζόμενα κελιά επισημαίνονται με ένα μικρό κόκκινο τρίγωνο στην επάνω δεξιά γωνία του κελιού.Τα σχόλια γίνονται ορατά όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το κελί.

Πώς να αποθηκεύσετε το φύλλο εργασίας του Excel ως PDF;

Για να αποθηκεύσετε το φύλλο εργασίας ως έγγραφο PDF, μπορείτε να καθορίσετε τον τύπο αρχείου ως PDF κατά την αποθήκευση του αρχείου.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ως".

Στο πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση ως", επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπος" για να επιλέξετε PDF.Αυτό θα αποθηκεύσει ολόκληρο το φύλλο εργασίας ως έγγραφο PDF.

Πώς να δημιουργήσετε υπερσυνδέσμους στο Excel;

Για να δημιουργήσετε μια υπερ-σύνδεση, επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να δημιουργήσετε την υπερ-σύνδεση και χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίουΈλεγχος Κ(Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ελέγχου και πατήστε το πλήκτρο K).

Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης όπου μπορείτε να καθορίσετε τη διεύθυνση URL.

Έχετε επίσης την επιλογή να προσθέσετε μια υπερ-σύνδεση όταν κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί.

Πότε θα σκεφτόσασταν να αλλάξετε από τους αυτόματους σε μη αυτόματους υπολογισμούς στο Excel;

Ενώ η λειτουργία αυτόματου υπολογισμού είναι ο σωστός τρόπος στις περισσότερες περιπτώσεις, εάν έχετε ένα αρχείο με μεγάλους τύπους που χρειάζεται πολύς χρόνος για να επανυπολογιστεί κάθε φορά που αλλάζετε οτιδήποτε στο φύλλο εργασίας, μπορείτε να μεταβείτε σε μη αυτόματους υπολογισμούς.

Μετά τη μετάβαση σε μη αυτόματους υπολογισμούς, πρέπει να κάνετε ανανέωση κάθε φορά που θέλετε να υπολογίσετε ξανά το φύλλο εργασίας.

Τι είναι το γρήγορο γέμισμα;

Το Flash Fill είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο που προστέθηκε στο Excel 2013 και είναι διαθέσιμο σε όλες τις επόμενες εκδόσεις.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill στο Excel για να απλοποιήσετε την εισαγωγή δεδομένων.Είναι ένα έξυπνο εργαλείο που προσπαθεί να αναγνωρίσει μοτίβα με βάση τα δεδομένα που εισάγετε και το κάνει για εσάς.

Μερικά απλά παραδείγματα χρήσης Flash Fill μπορεί να είναι η λήψη ονομάτων από πλήρη ονόματα, η λήψη αρχικών, η μορφοποίηση αριθμών τηλεφώνου και ούτω καθεξής.

Τι είναι η λαβή πλήρωσης;

Το Fill Handle είναι ένα εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την αυτόματη συμπλήρωση λιστών στο Excel.Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εισαγάγετε τους αριθμούς 1 έως 20 στα κελιά A1:A20, αντί να εισάγετε κάθε αριθμό χειροκίνητα, μπορείτε απλώς να εισαγάγετε τους δύο πρώτους αριθμούς και να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να κάνετε τα υπόλοιπα.

Οι λαβές πλήρωσης είναι τα μικρά τετράγωνα που βλέπετε όταν επιλέγετε δύο ή περισσότερα κελιά στο Excel.

Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη λαβή πλήρωσης, ο κέρσορας αλλάζει σε εικονίδιο συν.Τώρα μπορείτε να κρατήσετε πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού και να το σύρετε για να προσθέσετε περισσότερους αριθμούς στη σειρά.

Τι είναι οι χαρακτήρες μπαλαντέρ στο Excel;

Υπάρχουν τρεις χαρακτήρες μπαλαντέρ στο Excel:

• * (αστερίσκος) - Αντιπροσωπεύει οποιοδήποτε αριθμό χαρακτήρων.Για παράδειγμα, Ex* μπορεί να σημαίνει Excel, Excels, Example, Expert και ούτω καθεξής.
• ? (ερωτηματικό) - αντιπροσωπεύει έναν μόνο χαρακτήρα.Για παράδειγμα, το Gl?ss μπορεί να είναι Glass ή Gloss.
• ~ (tilde) - Χρησιμοποιείται για την αναγνώριση χαρακτήρων μπαλαντέρ (~, *, ?) στο κείμενο.Για παράδειγμα, ας πούμε ότι θέλετε να βρείτε την ακριβή φράση Excel* σε μια λίστα.Εάν χρησιμοποιείτε το Excel* ως συμβολοσειρά αναζήτησης, θα σας δώσει οποιαδήποτε λέξη ξεκινά με Excel και ακολουθείται από οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων (π.χ. Excel, Excels, Excellent).Για να βρούμε το excel* συγκεκριμένα, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε το ~.Έτσι, η συμβολοσειρά αναζήτησής μας θα είναι excel~*.Εδώ, η παρουσία του ~ διασφαλίζει ότι το excel διαβάζει τους ακόλουθους χαρακτήρες ως έχουν, όχι ως μπαλαντέρ.

Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ είναι χρήσιμοι όταν θέλετε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ σε τύπους ή να φιλτράρετε δεδομένα.

Τι είναι η περιοχή εκτύπωσης και πώς να τη ρυθμίσετε στο Excel;

Η περιοχή εκτύπωσης είναι μια περιοχή κελιών (συνεχών ή μη) που καθορίζετε να εκτυπώνονται όταν εκτυπώνετε αυτό το φύλλο εργασίας.Για παράδειγμα, αντί να εκτυπώσω ολόκληρο το φύλλο εργασίας, αν θέλω να εκτυπώσω μόνο τις πρώτες 10 σειρές, μπορώ να ορίσω τις πρώτες 10 σειρές ως περιοχή εκτύπωσης.

Για να ορίσετε την περιοχή εκτύπωσης στο Excel:

• Επιλέξτε τα κελιά για τα οποία θέλετε να ορίσετε την περιοχή εκτύπωσης.
• Κάντε κλικ στην καρτέλα Διάταξη σελίδας.
• Κάντε κλικ στην περιοχή εκτύπωσης.
• Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός περιοχής εκτύπωσης.

Πώς να εισαγάγετε αριθμούς σελίδων στο Excel;

Μπορείτε να εισαγάγετε αριθμούς σελίδων χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας.

Εδώ είναι τα βήματα για να το κάνετε αυτό:

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Διάταξη σελίδας,
• Στην κατηγορία Διαμόρφωση σελίδας, κάντε κλικ στο εικονίδιο εκκίνησης διαλόγου (το εικονίδιο με το μικρό κεκλιμένο βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας).
• Στο παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας, κάντε κλικ στην καρτέλα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο.
• Επιλέξτε τη μορφή αριθμού σελίδας από την αναπτυσσόμενη λίστα Υποσέλιδο.

Ενώ προσπάθησα να διατηρήσω αυτόν τον οδηγό "Ερωτήσεις και απαντήσεις συνέντευξης του Excel" χωρίς σφάλματα, εάν βρείτε σφάλματα σε κάποια από τις ερωτήσεις, ενημερώστε με στα σχόλια.