Το Excel διαθέτει ορισμένες χρήσιμες λειτουργίες που σας επιτρέπουν να εξοικονομήσετε χρόνο και να αυξήσετε την παραγωγικότητα στην καθημερινή σας εργασία.
ExcelΜια χρήσιμη (και λιγότερο γνωστή) δυνατότητα στην προσαρμοσμένη λίστα στο .
Τώρα, προτού δω πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, επιτρέψτε μου να εξηγήσω τα πλεονεκτήματά της.
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να εισαγάγετε τον αριθμό των ονομάτων των μηνών από τον Ιανουάριο έως τον Δεκέμβριο στη στήλη.τι θα κάνεις?Όχι, η χειροκίνητη λειτουργία δεν αποτελεί επιλογή.
Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους είναι να βάλετε τον Ιανουάριο σε ένα κελί και τον Φεβρουάριο σε ένα διπλανό κελί, μετά να σύρετε με τη λαβή γεμίσματος και να αφήσετε το Excel να συμπληρώσει αυτόματα τα υπόλοιπα.Το Excel είναι αρκετά έξυπνο για να συνειδητοποιήσει ότι θέλετε να γεμίσετε κάθε κελί που σύρετε τη λαβή πλήρωσης τον επόμενο μήνα.
Το όνομα του μήνα είναι τόσο γενικό που είναι διαθέσιμο στο Excel από προεπιλογή.
Αλλά τι γίνεται αν έχετε μια λίστα με ονόματα τμημάτων (ή ονόματα υπαλλήλων ή ονόματα προϊόντων) και θέλετε να το κάνετε αυτό.Όταν χρησιμοποιείτε λαβές συμπλήρωσης, θέλετε να εμφανίζονται μαγικά, αντί να τις πληκτρολογείτε με μη αυτόματο τρόπο ή να τις επικολλάτε (όπως ονόματα μηνών).
μεΧρησιμοποιήστε προσαρμοσμένες λίστες στο ExcelΜπορείτε επίσης.
Σε αυτό το σεμινάριο, θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες λίστες στο Excel και πώς να τις χρησιμοποιήσετε για να εξοικονομήσετε χρόνο.
Περιεχόμενα
Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες στο Excel
Από προεπιλογή, το Excel διαθέτει ήδη ορισμένες προ-πληκτρολογημένες προσαρμοσμένες λίστες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εξοικονομήσετε χρόνο.
Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε "Δευτέρα" σε ένα από τα διπλανά κελιά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λαβή πλήρωσης για να συμπληρώσετε τις υπόλοιπες ημέρες.Εάν επεκτείνετε την επιλογή, συνεχίστε να σύρετε και θα επαναληφθεί και θα σας δώσει ξανά το όνομα της ημέρας.
Ακολουθούν προσαρμοσμένες λίστες που είναι ήδη ενσωματωμένες στο Excel.Όπως μπορείτε να δείτε, αυτά είναι ως επί το πλείστον ονόματα ημερών και μηνών, καθώς είναι σταθερά και δεν αλλάζουν.
Τώρα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα τμημάτων που χρειάζεστε συχνά στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για αυτό.Με αυτόν τον τρόπο, την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να συγκεντρώσετε όλα τα ονόματα των τμημάτων σας σε ένα μέρος, δεν θα χρειαστεί να ψάξετε σε παλιά αρχεία.Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε τα δύο πρώτα στη λίστα και να σύρετε.
Ακολουθούν τα βήματα για να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη λίστα στο Excel:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο
- Κάντε κλικ στο Επιλογές.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel
- Κάντε κλικ στο Advanced Options στο αριστερό παράθυρο
- Στις Γενικές επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία προσαρμοσμένης λίστας (ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση προς τα κάτω για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν την επιλογή)
- Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή λίστας, εισαγάγετε τη λίστα επιλέγοντας την περιοχή των κελιών που έχει τη λίστα.Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα τα ονόματα στο πλαίσιο Καταχωρήσεις λίστας (διαχωρίστε με κόμμα ή αναδιπλώστε κάθε όνομα)
- Κάντε κλικ για προσθήκη
Αφού κάνετε κλικ στην Προσθήκη, θα παρατηρήσετε ότι η λίστα σας είναι πλέον μέρος της προσαρμοσμένης λίστας σας.
Εάν έχετε μια μεγάλη λίστα για προσθήκη στο Excel, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Εισαγωγή στο παράθυρο διαλόγου.
Επαγγελματικές συμβουλές: Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα εύρος με όνομα και να χρησιμοποιήσετε αυτό το εύρος με όνομα για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες.Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε το όνομα της περιοχής με το όνομα στο πεδίο Εισαγωγή λίστας από κελιά και κάντε κλικ στο OK.Το πλεονέκτημα αυτού είναι ότι μπορείτε να αλλάξετε ή να επεκτείνετε το εύρος με το όνομα και θα προσαρμοστεί αυτόματα σε μια προσαρμοσμένη λίστα
Τώρα που έχετε τη λίστα στο backend του Excel, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε σαν όνομα αριθμού ή μήνα με αυτόματη συμπλήρωση (εμφανίζεται παρακάτω).
Αν και είναι υπέροχο να μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα αυτά τα προσαρμοσμένα ονόματα φωτός στο Excel με μια απλή λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης, μπορείτε να κάνετε ακόμα καλύτερα πράγματα με προσαρμοσμένες λίστες (αυτό καλύπτει η επόμενη ενότητα).
Δημιουργήστε τα δικά σας κριτήρια ταξινόμησης με προσαρμοσμένες λίστες
Ένα από τα σπουδαία πράγματα για μια προσαρμοσμένη λίστα είναι ότι μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε τα δικά σας κριτήρια ταξινόμησης.Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων όπως το παρακάτω και θέλετε να το ταξινομήσετε κατά High, Medium και Low.
Δεν μπορείς να το κάνεις αυτό!
Εάν ταξινομήσετε αλφαβητικά, θα το κάνει αλφαβητικά (θα σας δώσει υψηλή, χαμηλή και μεσαία αντί για υψηλή, μεσαία και χαμηλή).
Αυτό είναι όπου οι προσαρμοσμένες λίστες λάμπουν πραγματικά.
Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας λίστες στοιχείων και να τις χρησιμοποιήσετε για να ταξινομήσετε τα δεδομένα.Με αυτόν τον τρόπο θα λάβετε όλες τις υψηλές τιμές στην κορυφή, μετά τις μεσαίες και τις χαμηλές τιμές.
Το πρώτο βήμα είναι να χρησιμοποιήσετε την προηγούμενη ενότητα ("Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες λίστες στο Excel”) για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα (υψηλή, μεσαία, χαμηλή).
Αφού δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να την ταξινομήσετε:
- Επιλέξτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων (συμπεριλαμβανομένου του τίτλου)
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
- Στην ομάδα Ταξινόμηση και φίλτρο, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση.Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου ταξινόμησης
- Στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση, κάντε τις ακόλουθες επιλογές:
- Ταξινόμηση κατά στήλη: Προτεραιότητα
- Ταξινόμηση κατά: Τιμή κελιού
- Παραγγελίες: Προσαρμοσμένη λίστα.Όταν ανοίξει το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε τα κριτήρια ταξινόμησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ στο OK.
- Κάντε κλικ στο OK
Τα παραπάνω βήματα θα ταξινομήσουν αμέσως τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τη λίστα που δημιουργείτε και χρησιμοποιείτε ως κριτήριο κατά την ταξινόμηση (υψηλή, μεσαία, χαμηλή σε αυτήν την περίπτωση).
Σημειώστε ότι δεν χρειάζεται απαραίτητα να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα για να μπορέσετε να τη χρησιμοποιήσετε στην ταξινόμηση.Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα παραπάνω βήματα, όπου στο βήμα 4 ανοίγει το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα.
Μερικά παραδείγματα όπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν προσαρμοσμένες λίστες
Ακολουθούν ορισμένες περιπτώσεις όπου η δημιουργία και η χρήση προσαρμοσμένων λιστών μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο:
- Εάν έχετε μια λίστα που πρέπει να εισαχθεί με μη αυτόματο τρόπο (ή να αντιγραφεί και να επικολληθεί από άλλη πηγή), μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα και να τη χρησιμοποιήσετε.Για παράδειγμα, αυτό μπορεί να είναι ένα όνομα τμήματος, όνομα προϊόντος ή περιοχή/χώρα στον οργανισμό σας.
- Εάν είστε δάσκαλος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με ονόματα μαθητών.Με αυτόν τον τρόπο, την επόμενη φορά που θα τα βαθμολογήσετε, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη μη αυτόματη εισαγωγή ονομάτων μαθητών ή την αντιγραφή-επικόλληση από άλλες φόρμες.Αυτό εξασφαλίζει επίσης λιγότερες πιθανότητες λάθους.
- Όταν χρειάζεται να ταξινομήσετε δεδομένα με βάση κριτήρια που δεν είναι ενσωματωμένα στο Excel.Όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δικά σας κριτήρια ταξινόμησης δημιουργώντας προσαρμοσμένες λίστες στο Excel.
Εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετεΔημιουργήστε προσαρμοσμένες λίστες στο Excelόλο το περιεχόμενο.
Ελπίζω να σας φανεί χρήσιμο.
