Nội dung
Gửi tài liệu cho khách hàng
Ngày nay, làm việc trong bất kỳ ngành nào cũng có nhiều thách thức, một số thách thức trong số đó là đặc thù của ngành, nhưng chúng ta có thể nói rằng hầu hết mọi công việc đều liên quan đến việc làm việc với một số tài liệu và tệp nhất định và một số khác nữa.Chúng tôi thường cần gửi tài liệu cho khách hàng của mình qua mạng.USB và ổ cứng gắn ngoài đã là dĩ vãng, chúng cồng kềnh và yêu cầu chuyển dữ liệu thực tế.Gửi tệp qua mạng ngày càng nhanh hơn.
Nhưng web có thể là một nơi phức tạp.Ngay cả các công ty liên quan đến việc truyền dữ liệu cũng đã trải qua nhiều vụ vi phạm bảo mật khác nhau trong nhiều năm.Vậy làm thế nào để chuyển các tập tin một cách an toàn và dễ dàngGì?Chắc chắn không phải qua email.
câu hỏi qua email
An ninh và sự riêng tư
Mặc dù các nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến thường quan tâm đến tính bảo mật của email và tệp đính kèm của bạn, nhưng điều này không giống như quyền riêng tư.Ví dụ: GmailSử dụng TLSVângtrên đường vận chuyển文件leo lênMã hóavà được bảo vệ bằng mã hóa 128-bittệp tĩnh.
Mặc dù điều này cung cấp khả năng bảo vệ đầy đủ khỏi tin tặc, nhưng không có gì ngăn được Google đọc email của bạn.vàĐó là những gì họ bị bắt vì.Kể từ đó, họ ngừng đọc chúng theo cách thủ công vàMột bot AI đã được thuê để quét email và tệp đính kèm của chúng tôi.Ngay sau đó, họ cũng cấp cho các đối tác toàn quyền truy cập vào email của người dùng.Điều này dẫn đến việc con người thực (chứ không phải bot) đọc email của mọi người mà họ không biết.
Không cần phải nói, trừ khi chúng tôi thực hiện các biện pháp bổ sung như mã hóa ứng dụng email của mình, chúng tôi sẽ không đạt được quyền riêng tư thực sự với các dịch vụ email như vậy.
Kích thước tập tin
Tùy thuộc vào dịch vụ email bạn sử dụng (Gmail, Microsoft, v.v.), bạn sẽ phải đối mặt với các giới hạn về kích thước tệp.Và những dịch vụ này dường như không thể theo kịp với kích thước tệp ngày càng tăng.Ví dụ: Gmail tự động đặt25 MBHạn mức.Microsoft và các tài khoản Hotmail của nó bị giới hạn ở10 MB.Nó làm cho email trở nên vô dụng, vì một hình ảnh duy nhất có thể dễ dàng chạy nhanh hơn nó, chưa kể đến các tài liệu và loại tệp khác.
Bạn có thể có một hệ thống email nội bộ tại nơi làm việc cho phép thực hiện một số điều chỉnh về kích thước tệp, nhưng điều đó đòi hỏi kiến thức kỹ thuật từ quản trị viên máy chủ và sự sẵn lòng của họ để tăng giới hạn kích thước tệp.
hạn chế loại tệp
Các dịch vụ email phổ biến rộng rãi cũng hạn chế các loại tệp khác nhau, điều này càng làm hạn chế tính hữu dụng của chúng.Ví dụ: Hotmail hạn chế tất cả các tệp kết thúc bằng phần mở rộng tệp - .ade, .adp, .app, .asp, .bas, .bat, .cer, .chm, .cmd, .cnt, .cpl, .exe ,. .crt và hơn thế nữa.Vì lý do an toàn,Gmail cũng sẽChặn tất cả các tệp thực thihoặc một số liên kết.
Phần mềm quản lý dự án?
Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án không phải là hiếm trong giới kinh doanh.Nó cung cấp tổ chức rất cần thiết cho các công ty lớn và nhỏ trên khắp thế giới.Một số nhà cung cấp PMS cũng cho phépđược liệt kê trong dự ángắn liền với nhiệm vụ của文件, là một tính năng tiện lợi, nhưng tương tự như email: chúng thường đưa ra giới hạn kích thước tệp (có thể tăng lên với các gói trả phí), hãy lưu ý mức độ an toàn và riêng tư của các tệp này.
Lưu trữ đám mây như một giải pháp?
Nhìn chung, lưu trữ đám mây đã trở nên dễ tiếp cận và phổ biến hơn trong 20 năm qua.Nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đến, bùng nổ trong một vài năm, và sau đó ngừng hoạt động.Nhưng một số nhà cung cấp mạnh vẫn tồn tại vàđầu tư hợp lý提供Dịch vụ chất lượng.
Lưu trữ đám mây có một số ưu điểm, chẳng hạn như tiết kiệm không gian lưu trữ cục bộ, đồng bộ hóa tệp giữa các máy tính và thiết bị khác nhau, cung cấp bảo mật và dự phòng cho tệp, cung cấp hệ thống kiểm soát phiên bản và thu gom rác, v.v.Phần "Thêm" bao gồm một lợi thế rất lớn -Chia sẻ tệp theo nhiều cách khác nhau.
Nhưng ngay cả các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cũng có thể phức tạp như phần còn lại của mạng.Từ quan điểm bảo mật vật lý và các biện pháp phần mềm để ngăn chặn lạm dụng, một số không quan tâm đến quyền riêng tư của bạn hoặc hiếm khi đảm bảo lưu trữ an toàn cho các tệp của bạn.
Mặt khác, một số người tự hào về việc đảm bảo rằng các tệp của họ được lưu trữ an toàn và tránh xa bất kỳ con mắt nào muốn cao điểm.Bạn nên tìm kiếm mã hóa end-to-end trong bộ nhớ đám mây an toàn.điều này có nghĩa làngoại trừ bạn, khácKhông ai có thể truy cập tệp của bạn, ngay cả quản trị viên lưu trữ đám mây cũng không thể truy cập chúng.Sync.com là một trong những nhà cung cấp như vậy.
Cách gửi tệp bằng Sync.com
1. Tạo một tài khoản.
- Đi đếnSync.com.
- Chọn gói phù hợp nhất với bạn (họ cũng có gói miễn phí).
- Nhập email và mật khẩu của bạn.
- Nếu bạn có xu hướng quên mật khẩu của mình, hãy đảm bảo "Bật thiết lập lại mật khẩu do quên dựa trên email".
2. Tải tệp lên.
- Tìm và nhấp vàoBên phải của giao diện người dùngcủa "tải lên"Cái nút.
- Kéo hoặc chọn tệp / thư mục để chia sẻ với người khác.
- Chờ quá trình chuyển hoàn tất, sau đó đóng màn hình chuyển.
3. Chọn một phương pháp để chia sẻ tệp.
Sync.com có các phương pháp chia sẻ tệp khác nhau, mỗi phương pháp có thể có giá trị trong các tình huống khác nhau.
- Chia sẻ các thư mục bằng liên kết- Tuyệt vời để chia sẻ nhiều tệp cùng một lúc.
- thông qua liên kếtChia sẻ một tệp duy nhất - Tuyệt vời để chia sẻ một tệp duy nhất.
- Tạo một thư mục chia sẻ- Tuyệt vời để cộng tác lâu hơn với những người khác.
a) Chia sẻ thư mục qua liên kết.
Chia sẻ thư mục theo liên kết có thể cung cấp các cấp truy cập khác nhau cho những người nhận được liên kết, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
- Bấm vàobên cạnh thư mụccủa "chia sẻ"Cái nút.
- Nhấp chuột "chia sẻ dưới dạng liên kết".
- Sao chép liên kết và chia sẻ nó với những người khác hoặc nhấp vào "cài đặt liên kết”Để có thêm nhiều lựa chọn.
- Trong Cài đặt liên kết, bạn có thể đặt mật khẩu, thẻ, ngày hết hạn, quyền tải lên, quyền xem trước, thông báo qua email và quyền riêng tư nâng cao (lưu ý rằng một số cài đặt này không có sẵn trên cấp miễn phí).
nâng cao quyền riêng tưCho phép mã hóa đầu cuối cho các liên kết được chia sẻ mà chúng tôi đã đề cập trước đó.Vô hiệu hóa tùy chọn này không quá tệ, các liên kết vẫn được mã hóa khi truyền bằng SSL, mang lại mức độ tương thích cao nhất về mặt hỗ trợ trình duyệt.Tuy nhiên, việc kích hoạt nó có một số hạn chế: thiết bị di động Safari, trình duyệt web cũ hơn và các tệp trên 500 MB không được hỗ trợ đầy đủ.
b) Chia sẻ tệp qua liên kết.
So với các thư mục được chia sẻ, chia sẻ một tệp đơn lẻ hoạt động gần giống như cách ẩn một số "cài đặt liên kết", điều này không có ý nghĩa gì ở đây - chẳng hạn như quyền tải lên.Tuy nhiên, bạn có thể đặtGiới hạn tải xuống.
Chỉ cần làm theo các bước tương tự như trên, nhưng lưu tệp.
c) Tạo một thư mục dùng chung.
Tạo thư mục chia sẻ là một cách tuyệt vời để cộng tác lâu dài với khách hàng, không chỉ là một sự kiện diễn ra một lần.Cả bạn và khách hàng sẽ cần một tài khoản Sync.com.Sau khi thiết lập, bạn có thể mời họ vào thư mục chia sẻ của mình và cung cấp cho họ cácmức độ quyền hạn:
- Có thể xem và chỉnh sửa
- 只讀
Điều này đặc biệt hữu ích cho việc cộng tác trên các tài liệu và dự án khác nhau thường xuyên được trao đổi qua lại.
Kết luận
Chúng tôi là người hâm mộ lưu trữ đám mây, nhưng không phải tất cả các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đều đủ an toàn hoặc riêng tư.Sync.com là một trong nhữngđể vượt ra ngoài, khi nói đến mã hóa các tệp của bạn, trong khi vẫn giữ cho dịch vụ của nó dễ sử dụng và hoạt động.Hãy tự tiết kiệm cho mình những rắc rối khi gửi các tệp qua email và làm những gì chúng ta có thể làm - sử dụng lưu trữ đám mây cho hầu hết mọi thứ!
