Khi tôi nhận tệp dữ liệu từ khách hàng / đồng nghiệp hoặc tải xuống tệp dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, tôi sẽ thực hiện một số kiểm tra cơ bản đối với dữ liệu.Tôi làm điều này để đảm bảo không có điểm dữ liệu bị thiếu, lỗi hoặc trùng lặp có thể gây ra sự cố sau này.
Một trong những cách kiểm tra là tìm và đánh dấu các ô trống trong Excel.
Có nhiều lý do cho các ô trống trong tập dữ liệu:
- Dữ liệu không có sẵn.
- Các điểm dữ liệu đã vô tình bị xóa.
- Công thức trả về một chuỗi trống, dẫn đến một ô trống.
Mặc dù các ô trống này rất dễ phát hiện trong các tập dữ liệu nhỏ, nhưng nếu bạn có một ô lớn với hàng trăm hàng và cột, thì việc làm này theo cách thủ công sẽ rất kém hiệu quả và dễ xảy ra lỗi.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn nhiều cách khác nhau để tìm và đánh dấu các ô trống trong Excel.
Nội dung
Đánh dấu các ô trống với định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện là một cách tuyệt vời để đánh dấu các ô dựa trên giá trị của chúng khi một điều kiện nhất định được đáp ứng.
Tôi sẽ hiển thị những ví dụ này với một tập dữ liệu nhỏ.Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật tương tự này cho các tập dữ liệu lớn.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu giống như sau:
Bạn có thể thấy rằng có các ô trống trong tập dữ liệu này.
Dưới đây là các bước để đánh dấu các ô trống trong Excel (sử dụng định dạng có điều kiện):
Thao tác này sẽ đánh dấu tất cả các ô trống trong tập dữ liệu.
Lưu ý rằng định dạng có điều kiện là định dạng động.Điều này có nghĩa là nếu định dạng có điều kiện được áp dụng và bạn xóa một điểm dữ liệu, ô sẽ tự động được đánh dấu.
Đồng thời, hành vi năng động này đi kèm với chi phí gián tiếp.Định dạng có điều kiện không ổn định và có thể làm chậm sổ làm việc của bạn nếu được sử dụng với bộ dữ liệu lớn.
Chọn và đánh dấu các ô trống trong Excel
Nếu bạn muốn nhanh chóng chọn và đánh dấu các ô trống, bạn có thể sử dụng kỹ thuật "Chuyển đến Đặc biệt".
Sau đây là các bước để chọn và đánh dấu các ô trống trong Excel:
Như đã đề cập trước đó, phương pháp này hữu ích khi bạn muốn nhanh chóng chọn tất cả các ô trống và đánh dấu chúng.Bạn cũng có thể sử dụng các bước tương tự để chọn tất cả các ô trống và điền chúng bằng 0 hoặc NA hoặc bất kỳ văn bản có liên quan nào khác.
Lưu ý rằng không giống như định dạng có điều kiện, phương pháp này không động.Nếu bạn thực hiện việc này một lần và sau đó xóa nhầm một điểm dữ liệu, thì điểm dữ liệu đó sẽ không được đánh dấu.
Đánh dấu các ô trống trong Excel với VBA
Bạn cũng có thể sử dụng mã VBA ngắn để đánh dấu các ô trống trong tập dữ liệu đã chọn.
Phương pháp này phù hợp hơn khi bạn cần thường xuyên tìm và đánh dấu các ô trống trong tập dữ liệu.Bạn có thể dễ dàng sử dụng mã bên dưới và tạo một bổ trợ hoặc lưu nó vàoSổ làm việc Macro Cá nhân.
Đây là mã VBA sẽ đánh dấu các ô trống trong tập dữ liệu đã chọn:
Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Dưới đây là các bước để đặt mã VBA này trong phần phụ trợ và sau đó sử dụng nó để đánh dấu các ô trống trong Excel:
Làm thế nào để chạy mã VBA (macro)?
Sau khi bạn sao chép và dán macro này, bạn có thể sử dụng nó theo một số cách.
Sử dụng Hộp thoại Macro
Dưới đây là các bước để chạy macro này bằng cách sử dụng hộp thoại Macro:
- Chọn dữ liệu.
- Chuyển đến tab nhà phát triển và nhấp vào Macro.
- Trong hộp thoại Macro, chọn macro HighlightBlankCells và bấm Chạy.
Sử dụng trình soạn thảo VB
Dưới đây là các bước để chạy macro này bằng trình soạn thảo VB:
- Chọn dữ liệu.
- Chuyển đến tab nhà phát triển và nhấp vào Visual Basic.
- Trong trình soạn thảo VB, bấm vào bất kỳ đâu trong mã.
- Nhấp vào nút hình tam giác màu xanh lá cây trên thanh công cụ (hoặc nhấn F5).
Như tôi đã đề cập, nếu bạn cần làm điều này thường xuyên, sử dụng macro VBA để đánh dấu các ô trống là một cách để thực hiện.
Ngoài các cách chạy macro được hiển thị ở trên, bạn cũng có thể tạo phần bổ trợ hoặc lưu mã trong sổ làm việc macro cá nhân.
Điều này sẽ cho phép bạn truy cập mã này từ bất kỳ sổ làm việc nào trên hệ thống của bạn.
Bạn cũng có thể thích các hướng dẫn Excel sau:
- Cách tìm các liên kết và tham chiếu bên ngoài trong Excel.
- Cách nhanh chóng tìm và xóa siêu liên kết trong Excel.
- Đánh dấu từng hàng trong Excel.
- Hướng dẫn cuối cùng để tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel.
- Sử dụng hàm InStr trong Excel VBA.
