Để có được tổng của toàn bộ cột là điều mà hầu hết chúng ta làm thường xuyên.
Ví dụ: nếu bạn có dữ liệu bán hàng cho đến nay, bạn có thể muốn nhanh chóng biết tổng trong cột đó và giá trị bán hàng cho đến nay.
Bạn có thể muốn nhanh chóng xem tổng là gì hoặc bạn có thể muốn nó ở dạng công thức trong một ô riêng biệt.
Hướng dẫn Excel này sẽ giới thiệu một số cách nhanh chóng để tính tổng các cột trong Excel.
Nội dung
- 1 Chọn trên thanh trạng thái và nhận tổng số cột
- 2 Nhận tổng của một cột bằng cách sử dụng AutoSum (nhấp chuột / phím tắt)
- 3 Tính tổng theo cách thủ công bằng hàm SUM
- 4 Chỉ tính tổng các ô hiển thị trong một cột
- 5 Chuyển đổi dữ liệu dạng bảng sang bảng Excel để lấy tổng các cột
- 6 Nhận tổng của một cột dựa trên một điều kiện
- 7 Ồ, xin chào, rất vui được làm quen với bạn.
Chọn trên thanh trạng thái và nhận tổng số cột
Excel có thanh trạng thái (ở góc dưới bên phải của màn hình Excel) hiển thị một số thống kê hữu ích về dữ liệu đã chọn, chẳng hạn như trung bình, số và tổng.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu giống như tập dữ liệu bên dưới và bạn muốn nhanh chóng biết được tổng doanh số bán hàng trong một tuần nhất định.
Để thực hiện việc này, hãy chọn toàn bộ cột B (bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào chữ B ở đầu cột).
Khi toàn bộ cột được chọn, bạn sẽ nhận thấy rằng thanh trạng thái hiển thị tổng của cột.
Đây là một cách rất nhanh chóng và dễ dàng để lấy tổng của toàn bộ cột.
Lợi ích của việc sử dụng thanh trạng thái để lấy tổng cột là nó bỏ qua các ô chứa văn bản và chỉ xem xét các số.Trong ví dụ của chúng tôi, tiêu đề văn bản cho ô B1 bị bỏ qua và tổng cột được hiển thị trên thanh trạng thái.
Nếu bạn muốn lấy tổng của nhiều cột, bạn có thể thực hiện một lựa chọn và nó sẽ hiển thị giá trị tổng của tất cả các cột đã chọn.
Nếu bạn không muốn chọn toàn bộ cột, bạn có thể thực hiện chọn phạm vi và thanh trạng thái sẽ chỉ hiển thị tổng các ô đã chọn.
Một bất lợi của việc sử dụng thanh trạng thái để lấy tổng là bạn không thể sao chép giá trị này.
Nếu cần, bạn có thể tùy chỉnh thanh trạng thái và lấy thêm dữ liệu từ lựa chọn, chẳng hạn như tối đa hoặc tối thiểu.Để làm điều này, hãy nhấp chuột phải vào thanh trạng thái và tùy chỉnh nó.
Nhận tổng của một cột bằng cách sử dụng AutoSum (nhấp chuột / phím tắt)
Autosum là một công cụ tuyệt vời cho phép bạn nhanh chóng lấy tổng của toàn bộ cột chỉ với một cú nhấp chuột.
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn lấy tổng các giá trị trong cột B.
Dưới đây là các bước để lấy tổng cột:
- Chọn ô ngay bên dưới ô cuối cùng trong cột bạn muốn tính tổng
- Nhấp vào tab Công thức
- Trong nhóm Thư viện, hãy bấm vào tùy chọn Tổng số tự động
Các bước trên sẽ ngay lập tức cung cấp cho bạn tổng của toàn bộ cột trong các ô đã chọn.
Bạn cũng có thể sử dụng Tính tổng tự động bằng cách chọn cột có giá trị và nhấp vào tùy chọn Tính tổng tự động trong tab Công thức.Khi bạn làm điều này, nó sẽ cung cấp cho bạn autosum trong các ô bên dưới vùng chọn.
注意: Autosum tự động phát hiện phạm vi và bao gồm tất cả các ô trong công thức SUM.Nếu bạn chọn ô có tổng và nhìn vào công thức trong đó, bạn sẽ nhận thấy rằng nó tham chiếu đến tất cả các ô phía trên nó trong cột.
Một vấn đề nhỏ khi sử dụng Autosum là nó sẽ không nhận ra phạm vi chính xác nếu có bất kỳ ô trống nào trong phạm vi hoặc nếu bất kỳ ô nào có giá trị văn bản.Trong trường hợp ô trống (hoặc giá trị văn bản), phạm vi giá trị tự động sẽ bắt đầu bên dưới ô đó.
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể sử dụng autosum để lấy tổng của cột và hàng.Nếu dữ liệu của bạn nằm trong một hàng, chỉ cần chọn ô sau dữ liệu (trong cùng một hàng) và nhấp vào phím Autosum.
Phím tắt AutoSum
Mặc dù việc sử dụng tùy chọn AutoSum trong tab Formulas đủ nhanh, nhưng bạn có thể sử dụng phím tắt để tải SUM nhanh hơn nữa.
Để sử dụng phím tắt, hãy chọn ô cần tổng cột và sử dụng phím tắt sau:
giá trị thay thế =(Giữ phím ALT và nhấn phím bằng)
Tính tổng theo cách thủ công bằng hàm SUM
Mặc dù tùy chọn tính tổng tự động nhanh và hiệu quả, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể cần tính tổng các cột (hoặc hàng) theo cách thủ công.
Một lý do để làm điều này có thể là khi bạn không muốn tổng của toàn bộ cột mà chỉ muốn tổng của các ô nhất định trong cột.
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm SUM và chỉ định phạm vi mà bạn muốn tính tổng theo cách thủ công.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu giống như thế này và bạn muốn tổng các giá trị trong cột B:
Dưới đây là các bước để sử dụng hàm SUM theo cách thủ công:
- Chọn ô để lấy tổng của ô / phạm vi
- Nhập thông tin sau: = SUM (
- Chọn các ô được tính tổng.Bạn có thể sử dụng chuột hoặc các phím mũi tên (sử dụng các phím mũi tên, giữ phím shift, sau đó sử dụng các phím mũi tên để chọn một phạm vi ô).
- Nhấn Enter.
Các bước trên sẽ cung cấp cho bạn tổng các ô được chọn trong cột.
Bạn cũng có thể tạo và sử dụng các phạm vi đã đặt tên trong hàm SUM để nhận giá trị tổng nhanh chóng.Điều này có thể hữu ích khi bạn có dữ liệu nằm rải rác trên một bảng tính lớn và muốn nhanh chóng nhận được tổng của một cột hoặc phạm vi.Trước tiên, bạn cần tạo một dải ô đã đặt tên, sau đó bạn có thể sử dụng tên dải ô đó để lấy tổng.
Dưới đây là một ví dụ, tôi đặt tên cho phạm vi là - Bán hàng.Công thức dưới đây cũng cung cấp cho tôi tổng của cột doanh số:
= SUM (Doanh số)
Lưu ý rằng khi bạn sử dụng hàm SUM để lấy tổng của một cột, nó cũng sẽ bao gồm các ô được lọc hoặc ẩn.
Nếu bạn muốn tính tổng một cột mà không bao gồm các ô ẩn, bạn cần sử dụng các hàm SUBTOTAL hoặc AGGREGATE (sẽ được đề cập ở phần sau của hướng dẫn này).
Chỉ tính tổng các ô hiển thị trong một cột
Bạn không thể sử dụng hàm SUM nếu bạn có tập dữ liệu với các ô được lọc hoặc ẩn.
Dưới đây là một ví dụ về những gì có thể xảy ra sai:
Trong ví dụ trên khi tôi tính tổng các ô hiển thị, nó cho tôi 2549,trong khi kết quả thực tế của tổng ô hiển thị là 2190.
Lý do chúng ta nhận được kết quả sai là hàm SUM cũng lấy các ô đã lọc / ẩn khi tính tổng của cột.
Nếu bạn chỉ muốn lấy tổng các ô hiển thị, bạn không thể sử dụng hàm SUM.Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng hàm AGGREGATE hoặc SUBTOTAL.
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 trở lên, bạn có thể sử dụng hàm AGGREGATE.Nó thực hiện mọi thứ mà chức năng SUBTOTAL làm và hơn thế nữa.Nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, bạn có thể sử dụng hàm SUBTOTAL để chỉ lấy tổng các ô hiển thị (tức là nó bỏ qua các ô đã lọc / ẩn).
Sau đây là một công thức có thể được sử dụng để lấy tổng của các ô chỉ hiển thị trong một cột:
= AGGREGATE (9,3, B2: B6)
Các hàm tổng hợp nhận các tham số sau:
- hàm_num: Đây là một con số cho biết hàm AGGREGATE cần thực hiện phép tính nào.Trong ví dụ này, tôi đã sử dụng 9 làm tổng mà tôi muốn.
- lựa chọn: Trong tham số này, bạn có thể chỉ định những gì cần bỏ qua khi thực hiện phép tính.Trong ví dụ này, tôi đã sử dụng 3, "bỏ qua các hàng ẩn, giá trị lỗi, các hàm SUBTOTAL và AGGREGATE được lồng vào nhau".Nói tóm lại, nó chỉ sử dụng các ô có thể nhìn thấy để tính toán.
- mảng: Đây là phạm vi ô có giá trị mà bạn muốn lấy.Trong ví dụ của chúng tôi, đây là B2: B6 (cũng có một số hàng ẩn / lọc trong đó)
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 trở xuống, bạn có thể sử dụng công thức Excel sau:
= SUBTOTAL (9, B2: B6)
Chuyển đổi dữ liệu dạng bảng sang bảng Excel để lấy tổng các cột
Khi bạn chuyển đổi dữ liệu dạng bảng thành bảng Excel, việc lấy tổng của một cột trở nên rất dễ dàng.
Tôi luôn khuyên bạn nên chuyển đổi dữ liệu sang bảng Excel vì nó mang lại nhiều lợi ích.Vì các công cụ mới như Power Query, Power Pivot và Power BI hoạt động rất tốt với các bảng, nên một lý do khác để sử dụng nó.
Để chuyển đổi dữ liệu thành bảng Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn dữ liệu để chuyển đổi sang bảng Excel
- Nhấp vào tab Chèn
- Nhấp vào biểu tượng bảng
- Trong hộp thoại Tạo bảng, hãy đảm bảo phạm vi chính xác.Ngoài ra, nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề, hãy chọn tùy chọn "Bảng của tôi có tiêu đề".
- Bấm OK.
Các bước trên sẽ chuyển đổi dữ liệu dạng bảng của bạn thành bảng Excel.
Phím tắt để chuyển đổi thành bảng là Control + T (giữ phím điều khiển và nhấn T)
Khi bạn có bảng, bạn có thể dễ dàng lấy tổng của tất cả các cột.
Dưới đây là các bước để lấy tổng của mỗi cột trong bảng Excel:
- Chọn bất kỳ ô nào trong bảng Excel
- Nhấp vào tab Thiết kế.Đây là một tab theo ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi bạn chọn một ô trong bảng Excel.
- Trong nhóm "Tùy chọn kiểu bảng", hãy chọn tùy chọn "Tổng hàng"
Các bước trên sẽ ngay lập tức thêm một hàng tổng ở cuối bảng và đưa ra tổng của tất cả các cột.
Một điều khác khi làm việc với bảng Excel là bạn có thể dễ dàng thay đổi các giá trị từ SUM của một cột thành giá trị trung bình, số đếm, tối thiểu / tối đa, v.v.
Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô trong hàng tổng và sử dụng menu thả xuống để chọn giá trị mong muốn.
Nhận tổng của một cột dựa trên một điều kiện
Tất cả các phương pháp được mô tả ở trên sẽ cung cấp cho bạn tổng của toàn bộ cột.
Nếu bạn chỉ muốn lấy tổng các giá trị đáp ứng tiêu chí, bạn có thể thực hiện dễ dàng bằng cách sử dụng công thức SUMIF hoặc SUMIFS.
Ví dụ: giả sử bạn có một tập dữ liệu như sau và bạn chỉ muốn nhận tổng các giá trị lớn hơn 500.
Bạn có thể dễ dàng làm điều này với công thức sau:
=SUMIF(B2:B11,">500",B2:B11)
Với công thức SUMIF, bạn có thể sử dụng các điều kiện số và văn bản.
Ví dụ: giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới và bạn muốn lấy tổng của tất cả doanh số bán hàng do Mark thực hiện.
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cột A làm phạm vi điều kiện và "Đánh dấu" làm điều kiện và công thức sẽ cung cấp cho bạn tổng tất cả các giá trị của Dấu.
Công thức sau sẽ cho bạn kết quả:
= SUMIF (A2: A11, "Đánh dấu", B2: B10)
Lưu ý: Một cách khác để lấy tổng của các cột đáp ứng điều kiện là lọc cột dựa trên điều kiện và sau đó sử dụng công thức AGGREGATE hoặc SUBTOTAL để lấy tổng chỉ các ô hiển thị.
Bạn cũng có thể thích các hướng dẫn Excel sau:
- Cách tính tổng số dương hoặc số âm trong Excel
- Cách áp dụng công thức cho toàn bộ cột trong Excel
- Cách so sánh hai cột (Khớp và Khác biệt) trong Excel
- Cách bỏ ẩn các cột trong Excel
- Cách đếm các ô màu trong Excel
