![Cách hợp nhất tên trong Excel [4 cách dễ dàng]](https://oktechmasters.org/wp-content/uploads/2022/01/Excel%E5%A7%93%E5%90%8D%E5%90%88%E4%BD%B5-scaled.jpg)
Excel là một công cụ tuyệt vời để lưu trữ và phân tích dữ liệu.Nhiều khi bạn sẽ phải xử lý các kiểu dữ liệu văn bản như tên, khu vực, phòng ban hoặc tên sản phẩm.
Trong trường hợp này, tốt hơn hết bạn nên biết cách thao tác với dữ liệu văn bản và nhận được kết quả mong muốn.
Một trong những tác vụ phổ biến nhất mà hầu hết người dùng Excel phải làm là làm việc với các tập dữ liệu được đặt tên.Thông thường, bạn sẽ tìm thấy họ và tên trong các cột riêng biệt, và bạn có thể muốn kết hợp các họ và tên này và đặt chúng trong một ô làm tên kết hợp.
Trong hướng dẫn Excel này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách khác nhau để kết hợp họ và tên trong Excel.
Bạn có thể làm điều này dễ dàng bằng cách sử dụng các công thức đơn giản như Concatenate hoặc TextJoin và các tính năng như Flash Fill và Power Query
Nội dung
trong Excelhợp nhất4 cách gọi tên và họ
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như sau và bạn muốn kết hợp các tên trong cột A với các họ trong cột B.
Hãy xem một số cách để làm điều này.
Sử dụng hàm CONCATENATE (hoặc dấu và)
Rất dễ dàng kết hợp các chuỗi văn bản khác nhau từ các ô khác nhau trong Excel.Có một công thức nối tích hợp trong Excel chỉ dành cho mục đích này.
Đây là công thức để kết hợp họ và tên (phân tách bằng ký tự khoảng trắng):
= CONCAT (A2, "", B2)
CONCAT là một hàm mới được giới thiệu trong Excel 2016 thay thế cho hàm CONCATENATE.Nhưng hiện tại, cả hai chức năng vẫn khả dụng và bạn có thể sử dụng một trong hai chức năng đó.
Nếu bạn muốn sử dụng công thức CONCATENATE sau đây:
= CONCATENATE (A2, "", B2)
Công thức trên chỉ lấy họ và tên và kết hợp chúng.Vì tôi muốn chúng được phân tách bằng ký tự khoảng trắng, tôi sử dụng "" (dấu cách trong dấu ngoặc kép) làm tham số thứ hai.
Bạn cũng có thể sử dụng toán tử & để nối.
Giả sử bạn có cùng một tập dữ liệu, bạn có thể sử dụng công thức sau để kết hợp họ và tên:
= A2 & "" & B2
Toán tử dấu và kết hợp văn bản trước và sau nó.Trong ví dụ trên, tôi đã kết hợp ba phần - tên, ký tự khoảng trắng và họ.
Bây giờ bạn đã hiểu khái niệm, bạn có thể kết hợp các định dạng tên khác nhau nếu cần.Ví dụ: bạn có thể muốn họ trước, sau đó đến tên hoặc sử dụng dấu phẩy thay vì dấu cách giữa các tên.
Nếu bạn chỉ muốn tên kết hợp và muốn loại bỏ họ và tên, trước tiên bạn nên chuyển đổi giá trị công thức thành giá trị tĩnh.Sau khi hoàn tất, bạn có thể xóa / bỏ họ và tên.
Sử dụng hàm TEXTJOIN
TEXTJOIN là một hàm có sẵn trong Excel 2019 và Office 365.
Nếu bạn có quyền truy cập vào tính năng này, tốt nhất bạn nên sử dụng nó để kết hợp các ô và cột (vì nó tốt hơn nhiều so với các phương thức CONCATENATE và ký hiệu và được mô tả ở trên).
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và bạn muốn kết hợp họ và tên.
Đây là công thức để làm điều này:
= TEXTJOIN ("", TRUE, A2: B2)
Hàm TEXTJOIN ở trên chấp nhận ba tham số:
- dấu phân cách, trong ví dụ này là ký tự khoảng trắng trong dấu ngoặc kép (vì chúng tôi muốn họ và tên được phân tách bằng ký tự khoảng trắng)
- Một giá trị boolean, trong đó TRUE có nghĩa là nếu có bất kỳ ô trống nào, công thức sẽ bỏ qua nó
- phạm vi chứa các ô được kết hợp
Việc tạo và quản lý nhanh hơn, dễ dàng hơn so với các công thức nối thông thường.Vì vậy, nếu bạn có quyền truy cập vào hàm TEXTJOIN trong Excel, thì tốt hơn nên sử dụng nó hơn bất kỳ công thức nào khác.
Lấp lánh
Flash Fill là một chức năng thông minh cố gắng hiểu mẫu và cung cấp cho bạn kết quả.
Hãy để tôi giải thích nó hoạt động như thế nào.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới và bạn muốn kết hợp họ và tên.
Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện để thực hiện việc này với Flash Fill
- Trong ô C2, nhập kết quả mong muốn.Trong ví dụ của chúng tôi, nó sẽ là "Bobby Baker"
- Trong ô C3, bắt đầu nhập kết quả mong đợi.Bạn sẽ nhận thấy rằng Excel hiển thị kết quả mong đợi (bằng văn bản màu xám nhạt) trong tất cả các ô.Đây là Flash Fill in action
- nhấn Enter
Các bước trên sẽ điền vào tất cả các ô có tên đã hợp nhất cùng một lúc.
Trong một số trường hợp, bạn có thể không thấy điền nhanh khi nhập vào ô thứ hai.
Đừng lo lắng, nó xảy ra đôi khi.
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các bước bổ sung sau để làm cho Flash Fill hoạt động:
- Trong ô C2, nhập kết quả mong muốn.Trong ví dụ của chúng tôi, nó sẽ là "Bobby Baker"
- chọn chọn C3
- Nhấp vào tab Trang chủ
- Trong nhóm Chỉnh sửa, hãy nhấp vào biểu tượng điền
- Nhấp vào Điền nhanh
Các bước trên sẽ ngay lập tức chọn lược đồ từ ô ở trên và điền tên được hợp nhất vào toàn bộ cột.
Nếu Flash fill không chọn đúng mẫu và cho kết quả không chính xác, hãy điền cả hai ô theo cách thủ công, sau đó làm theo các bước ở trên.
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắtKiểm soát + EĐiền vào với lấp đầy Flash.
Kết hợp họ và tên (thậm chí cả họ, tên đệm và họ) là một thao tác đơn giản mà Flash Fill có thể xử lý một cách dễ dàng.
Hãy nhớ rằng Flash Fill không hoàn hảo.Nó hoạt động bằng cách nhận dạng các mẫu và điền tất cả các ô vào một cột có cùng một mẫu.Mặc dù rất có thể nó sẽ hoạt động như mong đợi, nhưng tốt nhất bạn nên kiểm tra lại kết quả của Flash Fill.
Sử dụng Power Query
Power Query là một công cụ tuyệt vời để trích xuất và chuyển đổi dữ liệu.
Bạn cũng có thể sử dụng nó để nhanh chóng hợp nhất các cột và kết hợp họ và tên.
Để Power Query hoạt động, dữ liệu của bạn cần phải nằm trong bảng Excel (hoặc ít nhất là trong một phạm vi được đặt tên).
Với mục đích của hướng dẫn này, tôi sẽ chuyển đổi tập dữ liệu có họ và tên thành một bảng Excel.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như dưới đây và bạn muốn kết hợp hai cột để có được tên đầy đủ.
Dưới đây là các bước để chuyển đổi dữ liệu thành bảng Excel:
- Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu
- Nhấp vào tab Chèn
- Nhấp vào biểu tượng bảng
- Trong hộp thoại Tạo bảng, hãy đảm bảo phạm vi chính xác
- Bấm OK
Các bước trên sẽ chuyển đổi phạm vi dữ liệu sang bảng Excel.
Bây giờ chúng ta hãy xem cách kết hợp họ và tên bằng cách sử dụng Power Query:
- Chọn bất kỳ ô nào trong bảng
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Trong nhóm Lấy và Biến đổi Dữ liệu, hãy bấm vào tùy chọn Từ Trang tính.Thao tác này sẽ mở trình chỉnh sửa Power Query
- Trong Power Query Editor, hãy đảm bảo rằng bảng bên phải được chọn trong ngăn bên trái.Nếu bạn chỉ có một bảng, bạn sẽ chỉ thấy một tùy chọn trong ngăn bên trái
- Chọn các cột bạn muốn hợp nhất (giữ phím Control và nhấp vào tiêu đề cột để chọn các cột)
- Nhấp chuột phải và nhấp vào tùy chọn Hợp nhất Cột
- Trong hộp thoại Hợp nhất các cột mở ra, hãy chọn Dấu cách làm dấu phân cách (từ danh sách thả xuống)
- Nhập tên cho cột được hợp nhất mới.Tôi sẽ chọn "tên đầy đủ"
- Bấm OK.Thao tác này sẽ xóa hai cột chúng ta đã có và thay thế chúng bằng các cột mới có tên đầy đủ.
- Bấm vào tab Tệp, sau đó bấm Đóng và Tải.
Các bước trên sẽ chèn một trang tính mới trong sổ làm việc với một bảng có cột tên đầy đủ.
Nếu bạn muốn cột ban đầu và cột mới có tên đầy đủ, thay vì chọn cột và hợp nhất chúng, trước tiên hãy chọn tab Thêm cột trong Power Query Editor, sau đó chọn cột, sau đó nhấp vào Hợp nhất cột.Thao tác này sẽ thêm một cột mới với tên đầy đủ.
So với các phương thức công thức và Flash Fill, Power Query chắc chắn dài hơn.
Nhưng lợi ích của việc sử dụng phương pháp này là nếu dữ liệu ban đầu của bạn thay đổi, bạn có thể nhanh chóng làm mới truy vấn và dữ liệu kết quả sẽ được cập nhật tự động.
Ngoài ra, Power Query được sử dụng rộng rãi để kết hợp các bảng và dữ liệu khác nhau từ nhiều trang tính và sổ làm việc.Vì vậy, nếu bạn có dữ liệu tên mà bạn muốn kết hợp, đây là một bước trong quy trình công việc truy vấn nguồn hiện có của bạn.
Trong hướng dẫn này, tôi mô tả cáchKết hợp họ và tên trong Excel.Tuy nhiên, nếu bạn có họ, tên đệm và họ, bạn có thể thực hiện theo cách tương tự.
Tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích.
