Sắp xếp dữ liệu trong Excel thật dễ dàng với tất cả các tùy chọn được tích hợp sẵn.
Bạn có thể dễ dàng sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên giá trị trong ô hoặc ô và màu phông chữ.
Bạn cũng có thể thực hiện sắp xếp cột nhiều cấp (tức là cột A, sau đó đến cột B) và sắp xếp hàng (từ trái sang phải).
Nếu điều đó là chưa đủ, Excel cũng cho phép bạn tạo danh sách tùy chỉnh của riêng mình và sắp xếp theo danh sách đó (điều này khá thú vị).Vì vậy, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo cỡ áo (XL, L, M, S) hoặc phản ứng (hoàn toàn đồng ý, đồng ý, không đồng ý) hoặc cường độ (cao, trung bình, thấp)
Điểm mấu chốt - có rất nhiều tùy chọn sắp xếp theo ý của bạn khi sử dụng Excel.
Trong hướng dẫn chuyên sâu khổng lồ này, tôi sẽ chỉ cho bạn tất cả các tùy chọn sắp xếp này cùng với một số ví dụ thú vị hữu ích.
Vì đây là một hướng dẫn lớn với nhiều chủ đề, tôi đã bao gồm một mục lục bên dưới.Bạn có thể nhấp vào bất kỳ chủ đề nào và nó sẽ đưa bạn đến đó ngay lập tức.
Nội dung
- 1 Truy cập các tùy chọn sắp xếp trong Excel
- 2 Sắp xếp dữ liệu trong Excel (văn bản, số, ngày tháng)
- 3 Sắp xếp theo màu ô / màu phông chữ
- 4 Sắp xếp dữ liệu đa cấp
- 5 Sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh
- 6 Sắp xếp từ trái sang phải
- 7 Sắp xếp phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel
- 8 Nhận thứ tự sắp xếp ban đầu
- 9 Một số sự cố thường gặp khi sắp xếp dữ liệu trong Excel
- 10 Phân loại từng phần (dựa trên họ)
- 11 Các ví dụ sắp xếp khác (sử dụng công thức và VBA)
- 12 Ồ, xin chào, rất vui được làm quen với bạn.
Truy cập các tùy chọn sắp xếp trong Excel
Vì sắp xếp là việc thường làm khi làm việc với dữ liệu, nên Excel cung cấp cho bạn một số cách để truy cập các tùy chọn sắp xếp.
Sắp xếp các nút trong ruy-băng
Cách nhanh nhất để truy cập các tùy chọn sắp xếp là sử dụng nút Sắp xếp trong Ruy-băng.
Khi bạn nhấp vào tab Dữ liệu trong Ruy-băng, bạn sẽ thấy các tùy chọn Sắp xếp và Bộ lọc.Ba nút ở bên trái của nhóm này được sử dụng để sắp xếp dữ liệu.
Hai nút nhỏ này cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình ngay khi bạn nhấp vào chúng.
Ví dụ: nếu bạn có tập dữ liệu tên, bạn có thể sắp xếp dữ liệu bằng cách chỉ cần chọn toàn bộ tập dữ liệu và nhấp vào một trong hai nút.Các nút A đến Z sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái từ thấp đến cao và các nút Z đến A sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái từ cao xuống thấp.
Nút này cũng hoạt động với số, ngày tháng hoặc thời gian.
Cá nhân tôi không bao giờ sử dụng các nút này vì chức năng hạn chế của chúng và khả năng mắc lỗi cao hơn khi sử dụng chúng.Nhưng nếu bạn cần sắp xếp nhanh (không có ô trống trong tập dữ liệu), đây có thể là một cách nhanh chóng.
Hộp thoại sắp xếp
Trong tab Dữ liệu của Ruy-băng, có một biểu tượng nút sắp xếp khác trong nhóm Sắp xếp.
Khi bạn nhấp vào biểu tượng nút sắp xếp này, nó sẽ mở ra hộp thoại sắp xếp (hiển thị bên dưới).
Hộp thoại Sắp xếp là giải pháp sắp xếp hoàn chỉnh nhất trong Excel.Tất cả các tùy chọn liên quan đến sắp xếp có thể được truy cập thông qua hộp thoại này.
Tất cả các phương pháp sử dụng tùy chọn sắp xếp khác đều bị hạn chế và không cung cấp đầy đủ chức năng.
Đó là lý do tại sao tôi luôn thích sử dụng hộp thoại khi phải sắp xếp trong Excel.
Một trong những lý do chính cho sự ưa thích của tôi là có rất ít khả năng xảy ra lỗi khi sử dụng hộp thoại.Mọi thứ đều được sắp xếp và gắn nhãn (không giống như các nút trong ruy-băng, bạn có thể nhầm lẫn về việc sử dụng nút nào).
Trong suốt hướng dẫn này, bạn sẽ thấy rằng tôi chủ yếu sử dụng các hộp thoại để sắp xếp dữ liệu.Điều này cũng là do một số điều tôi đề cập trong một số chương (chẳng hạn như sắp xếp nhiều cấp hoặc sắp xếp từ trái sang phải) chỉ có thể được thực hiện bằng cách sử dụng hộp thoại.
Các phím tắt bàn phím- Nếu bạn cần sắp xếp dữ liệu trong Excel thường xuyên, tôi khuyên bạn nên học các phím tắt mở hộp thoại sắp xếp.đây làALT + A + S + S
Sắp xếp các tùy chọn trong menu bộ lọc
Bạn cũng có thể tìm thấy các tùy chọn sắp xếp cũng như các tùy chọn bộ lọc nếu bạn đã áp dụng bộ lọc cho tập dữ liệu.Bộ lọc có thể được áp dụng bằng cách chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu, nhấp vào tab Dữ liệu và nhấp vào biểu tượng Bộ lọc.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và áp dụng một bộ lọc.
Khi bạn nhấp vào biểu tượng bộ lọc của bất kỳ cột nào (đó là biểu tượng hình tam giác nhỏ trỏ xuống ở bên phải của ô tiêu đề cột), bạn cũng sẽ thấy một số tùy chọn sắp xếp ở đó.
Lưu ý rằng các tùy chọn sắp xếp này thay đổi dựa trên dữ liệu trong cột.Vì vậy, nếu bạn có văn bản, nó sẽ hiển thị tùy chọn sắp xếp từ A đến Z hoặc Z thành A, nhưng nếu bạn có số, nó sẽ hiển thị tùy chọn sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất hoặc nhỏ nhất đến lớn nhất.
Tùy chọn nhấp chuột phải
Bên cạnh việc sử dụng hộp thoại, sử dụng nhấp chuột phải là một phương pháp khác mà đôi khi tôi sử dụng (nó cũng rất nhanh, chỉ cần hai lần nhấp chuột).
Khi bạn có một tập dữ liệu để sắp xếp, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào và nó sẽ hiển thị các tùy chọn sắp xếp.
Lưu ý rằng bạn sẽ thấy một số tùy chọn mà bạn sẽ không thấy trong các tùy chọn ruy-băng hoặc bộ lọc.Mặc dù có các tùy chọn sắp xếp theo giá trị và sắp xếp tùy chỉnh thông thường (mở hộp thoại sắp xếp), bạn cũng có thể thấy các tùy chọn ở trên cùng như đặt biểu tượng màu / phông chữ / định dạng ô đã chọn ở trên cùng.
Tôi thấy tùy chọn này rất hữu ích vì nó cho phép tôi nhanh chóng đặt tất cả các ô màu (hoặc các ô có màu phông chữ khác nhau) lên trên cùng.Tôi thường có dữ liệu chi phí mà tôi kiểm tra hàng tháng và đánh dấu một số ô theo cách thủ công.Sau đó, tôi có thể sử dụng tùy chọn này để nhanh chóng đặt tất cả các ô đó lên trên cùng.
Bây giờ tôi đã trình bày tất cả các cách để truy cập các tùy chọn sắp xếp trong Excel, hãy xem cách sử dụng các phương pháp này để sắp xếp dữ liệu trong các tình huống khác nhau.
Sắp xếp dữ liệu trong Excel (văn bản, số, ngày tháng)
警告: Trong hầu hết các trường hợp, sắp xếp sẽ hoạt động ngay cả khi bạn chọn một ô trong tập dữ liệu.Nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể gặp sự cố (khi bạn có các ô / hàng / cột trống trong tập dữ liệu của mình).Khi sắp xếp dữ liệu, tốt nhất nên chọn toàn bộ tập dữ liệu và sau đó sắp xếp nó - để tránh bất kỳ vấn đề nào.
Tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn có, bạn có thể sử dụng các tùy chọn sắp xếp trong Excel.
Sắp xếp theo văn bản
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn sắp xếp tất cả các bản ghi này theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên tên sinh viên.
Dưới đây là các bước để sắp xếp dữ liệu văn bản này theo thứ tự bảng chữ cái:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào biểu tượng sắp xếp.Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy đảm bảo Dữ liệu của Tôi Có Tiêu đề được chọn.Bạn có thể bỏ chọn mục này nếu dữ liệu của bạn không có tiêu đề.
- Trong menu thả xuống Sắp xếp theo, hãy chọn Tên
- Trong menu thả xuống "Sắp xếp theo", hãy đảm bảo rằng "Giá trị ô" được chọn
- Trong menu thả xuống đơn hàng, hãy chọn AZ
- Bấm OK.
Các bước trên sẽ sắp xếp toàn bộ tập dữ liệu và đưa ra kết quả như hình bên dưới.
Tại sao không chỉ sử dụng các nút trong dải băng?
Phương pháp sắp xếp dữ liệu trong Excel ở trên có vẻ giống rất nhiều bước so với việc chỉ bấm vào biểu tượng sắp xếp trong ruy-băng.
Đây là thực.
Phương pháp trên dài hơn, nhưngKhông có khả năng xảy ra lỗi.
Một số vấn đề có thể phát sinh khi bạn sử dụng nút sắp xếp trong ruy-băng (điều này có thể khó phát hiện khi bạn có tập dữ liệu lớn.
Khi tôi thảo luận về những mặt trái của việc sử dụng các nút ở phần sau của hướng dẫn này, hãy để tôi nhanh chóng chỉ ra cho bạn những điều có thể xảy ra.
Trong ví dụ dưới đây, Excel sắp xếp toàn bộ tập dữ liệu, bao gồm cả tiêu đề, bởi vì nó không nhận ra hàng tiêu đề hiện diện.
Sử dụng hộp thoại sắp xếp sẽ tránh được vấn đề này, vì nó cung cấp cho bạn tùy chọn rõ ràng để chỉ định dữ liệu có tiêu đề hay không.
Vì việc sử dụng hộp thoại Sắp xếp loại bỏ khả năng xảy ra lỗi, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó thay vì tất cả các phương pháp sắp xếp khác trong Excel
Sắp xếp theo số
Hiện tại, tôi cho rằng bạn đã nắm được cách sắp xếp văn bản hoạt động (được đề cập ở trên trong phần này).
Các kiểu sắp xếp khác (chẳng hạn như dựa trên số hoặc ngày tháng hoặc màu sắc) sẽ sử dụng các bước gần như tương tự, với các thay đổi nhỏ.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo điểm của từng học sinh.
Dưới đây là các bước để sắp xếp dữ liệu này theo số:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào biểu tượng sắp xếp.Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy đảm bảo Dữ liệu của Tôi Có Tiêu đề được chọn.Bạn có thể bỏ chọn mục này nếu dữ liệu của bạn không có tiêu đề.
- Trong menu thả xuống Sắp xếp theo, hãy chọn Tên
- Trong menu thả xuống "Sắp xếp theo", hãy đảm bảo rằng "Giá trị ô" được chọn
- Trong menu thả xuống theo thứ tự, hãy chọn "Lớn đến Nhỏ"
- Bấm OK.
Các bước trên sẽ sắp xếp toàn bộ tập dữ liệu và đưa ra kết quả như hình bên dưới.
Sắp xếp theo ngày / giờ
Mặc dù ngày và giờ có thể trông khác nhau, nhưng chúng không khác gì những con số.
Ví dụ: trong Excel, số 44196 sẽ là giá trị ngày 2020 tháng 12 năm 31.Bạn có thể định dạng số này dưới dạng ngày tháng, nhưng trong phần phụ trợ của Excel, nó vẫn là một số.
Điều này cũng cho phép bạn coi ngày là số.Vì vậy, bạn có thể thêm 10 vào ô có ngày và nó sẽ cung cấp cho bạn số ngày sau 10 ngày.
Tương tự với thời gian trong Excel.
Ví dụ: số 44196.125 đại diện cho ngày 2020 tháng 12 năm 31 lúc 3 giờ sáng.Trong khi phần nguyên của số đại diện cho cả ngày, phần thập phân đại diện cho thời gian.
Vì ngày và giờ là số nên bạn có thể sắp xếp các số đó.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn sắp xếp dữ liệu đó dựa trên ngày cam kết của dự án.
Dưới đây là các bước để sắp xếp dữ liệu này dựa trên ngày:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào biểu tượng sắp xếp.Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy đảm bảo Dữ liệu của Tôi Có Tiêu đề được chọn.Bạn có thể bỏ chọn mục này nếu dữ liệu của bạn không có tiêu đề.
- Trong trình đơn thả xuống Sắp xếp theo, hãy chọn Ngày cam kết
- Trong menu thả xuống "Sắp xếp theo", hãy đảm bảo rằng "Giá trị ô" được chọn
- Trong menu thả xuống theo thứ tự, hãy chọn "Cũ đến Mới"
- Bấm OK.
Các bước trên sẽ sắp xếp toàn bộ tập dữ liệu và đưa ra kết quả như hình bên dưới.
Lưu ý rằng mặc dù ngày và giờ là số, nhưng Excel vẫn nhận ra rằng chúng được hiển thị khác nhau.Vì vậy, khi bạn sắp xếp theo ngày, nó hiển thị tiêu chí sắp xếp "cũ nhất đến mới nhất" và "mới nhất đến cũ", nhưng khi bạn sử dụng số, nó hiển thị "lớn đến nhỏ" hoặc "nhỏ đến lớn".Những điều nhỏ nhặt như thế này làm cho Excel trở thành một công cụ bảng tính tuyệt vời (Tái bút: Google Trang tính không hiển thị nhiều chi tiết, chỉ là sự sắp xếp nhạt nhẽo theo AZ hoặc ZA)
Sắp xếp theo màu ô / màu phông chữ
Tùy chọn này thật tuyệt vời, tôi sử dụng nó mọi lúc (có thể hơi nhiều).
Tôi thường có các bộ dữ liệu mà tôi phân tích theo cách thủ công và đánh dấu các ô khi tôi làm.Ví dụ: tôi đã xem qua danh sách các bài viết trên blog này (tôi có một trang tính Excel) và tôi đã đánh dấu những bài tôi cần cải thiện.
Sau khi hoàn tất, tôi có thể nhanh chóng sắp xếp dữ liệu này dựa trên màu ô.Điều này giúp tôi đặt tất cả các ô / hàng được đánh dấu này lên trên cùng.
Để tăng thêm hứng thú, bạn có thể sắp xếp theo nhiều màu.Vì vậy, nếu tôi đánh dấu các ô có tên bài viết cần chú ý ngay lập tức bằng màu đỏ và một số ô có thể được xử lý sau bằng màu vàng, tôi có thể sắp xếp dữ liệu để hiển thị tất cả các hàng màu đỏ trước rồi đến các hàng màu vàng.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, gần đây tôi đã viết bài viết này về việc sắp xếp dựa trên nhiều màu sắc.Trong phần này, tôi sẽ nhanh chóng chỉ cho bạn cách sắp xếp chỉ dựa trên một màu
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như bên dưới và bạn muốn sắp xếp theo màu sắc và lấy tất cả các ô màu đỏ ở trên cùng.
Dưới đây là các bước được sắp xếp theo màu sắc:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào biểu tượng sắp xếp.Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy đảm bảo Dữ liệu của Tôi Có Tiêu đề được chọn.Bạn có thể bỏ chọn mục này nếu dữ liệu của bạn không có tiêu đề.
- Trong menu thả xuống "Sắp xếp theo", hãy chọn "Ngày gửi" (hoặc bất kỳ cột nào bạn có ô màu).Vì trong ví dụ này, chúng tôi có các ô màu trong tất cả các cột, bạn có thể chọn bất kỳ ô nào.
- Trong menu thả xuống Sắp xếp Theo, chọn Màu Ô.
- Trong menu thả xuống "Đơn hàng", hãy chọn màu bạn muốn sắp xếp theo.Nếu có nhiều màu ô trong tập dữ liệu, nó sẽ hiển thị tất cả chúng ở đây
- Trong menu thả xuống cuối cùng, hãy chọn "Trên đầu".Tại đây, bạn có thể chỉ định xem bạn muốn các ô màu nằm ở đầu hay cuối của tập dữ liệu.
- Bấm OK.
Các bước trên sẽ sắp xếp tập dữ liệu theo màu sắc và bạn sẽ nhận được kết quả như hình bên dưới.
Cũng giống như chúng tôi sắp xếp dữ liệu này theo màu ô, bạn cũng có thể sắp xếp theo màu phông chữ và các biểu tượng định dạng có điều kiện.
Sắp xếp dữ liệu đa cấp
Trong thực tế, bộ dữ liệu hiếm khi đơn giản như bộ dữ liệu mà tôi sử dụng trong hướng dẫn này.
Của bạn có thể mở rộng đến hàng nghìn hàng và hàng trăm cột.
Khi bạn có một tập dữ liệu lớn như vậy, cần có nhiều lát dữ liệu và xúc xắc hơn.Sắp xếp dữ liệu đa cấp là một trong những điều bạn có thể cần khi có tập dữ liệu lớn.
Sắp xếp dữ liệu đa cấp có nghĩa là bạn có thể sắp xếp tập dữ liệu dựa trên các giá trị trong một cột, sau đó sắp xếp lại dựa trên các giá trị trong cột khác.
Ví dụ: giả sử bạn có một tập dữ liệu như sau và bạn muốn sắp xếp dữ liệu này theo hai tiêu chí:
- Khu vực
- Bán hàng
Đầu ra được sắp xếp dựa trên hai tiêu chí trên sẽ cung cấp cho bạn tập dữ liệu được hiển thị bên dưới.
Trong ví dụ trên, trước tiên chúng tôi sắp xếp dữ liệu theo khu vực, sau đó trong mỗi khu vực, dữ liệu được sắp xếp thêm theo doanh số bán hàng.
Điều này cho phép chúng tôi nhanh chóng xem đại diện nào đang làm tốt và đại diện nào kém ở từng khu vực.
Dưới đây là các bước để sắp xếp dữ liệu dựa trên nhiều cột:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu sẽ được sắp xếp.
- Nhấp vào tab Dữ liệu.
- Nhấp vào biểu tượng sắp xếp (hiển thị bên dưới).Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy đảm bảo Dữ liệu của Tôi Có Tiêu đề được chọn.Bạn có thể bỏ chọn mục này nếu dữ liệu của bạn không có tiêu đề.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, thực hiện các lựa chọn sau
- Sắp xếp theo (cột): Khu vực (đây là cấp độ sắp xếp đầu tiên)
- Sắp xếp theo: Giá trị ô
- Thứ tự: A đến Z
- Nhấp vào Thêm cấp độ (thao tác này sẽ thêm các tùy chọn sắp xếp cấp độ khác).
- Trong cấp độ sắp xếp thứ hai, hãy thực hiện các lựa chọn sau:
- Sau đó bởi (cột): Bán hàng
- Sắp xếp theo: Giá trị
- Thứ tự: Lớn nhất đến Nhỏ nhất
- Bấm OK
Mẹo chuyên nghiệp: Hộp thoại sắp xếp có tính năng "mức sao chép".Thao tác này sẽ nhanh chóng sao chép mức sắp xếp đã chọn, sau đó bạn có thể dễ dàng sửa đổi.Thật tốt khi biết chức năng, nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu bạn phải sắp xếp dựa trên nhiều cột.
Sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh
Mặc dù Excel đã có một số tiêu chí sắp xếp phổ biến (chẳng hạn như theo thứ tự bảng chữ cái với văn bản, nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất theo số, cũ nhất đến mới nhất hoặc mới nhất đến ngày cũ nhất), điều này có thể không đủ.
Ví dụ: giả sử tôi có tập dữ liệu sau:
Bây giờ, nếu tôi sắp xếp nó theo thứ tự bảng chữ cái theo khu vực, tôi có hai lựa chọn - A đến Z hoặc Z đến A.Đây là những gì tôi nhận được khi sắp xếp dữ liệu này theo thứ tự bảng chữ cái từ A đến Z bằng cách sử dụng cột phạm vi.
Nhưng nếu tôi muốn thứ tự sắp xếp này là Đông, Tây, Bắc, Nam thì sao?
Tất nhiên, bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu sau khi sắp xếp, nhưng đó không phải là cách hiệu quả để làm điều này.
Cách chính xác là sử dụng danh sách tùy chỉnh.
Danh sách tùy chỉnh là danh sách mà Excel cho phép bạn tạo và sau đó sử dụng, giống như danh sách dựng sẵn (chẳng hạn như tên tháng hoặc tên ngày trong tuần).Sau khi tạo danh sách tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng danh sách này trong các chức năng như sắp xếp dữ liệu hoặc điền các chốt điều khiển.
Một số ví dụ về nơi danh sách tùy chỉnh có thể hữu ích bao gồm:
- Sắp xếp dữ liệu theo vùng / tên thành phố
- Được sắp xếp theo kích thước áo phông - Nhỏ, Trung bình, Lớn, Cực lớn
- Sắp xếp theo câu trả lời khảo sát - hoàn toàn đồng ý, đồng ý, trung lập, không đồng ý
- Sắp xếp dựa trên xác suất - cao, trung bình, thấp
Bước đầu tiên khi cố gắng sắp xếp theo tiêu chí tùy chỉnh là tạo một danh sách tùy chỉnh.
Các bước để tạo danh sách tùy chỉnh trong Excel:
- Nhấp vào tab Tệp
- bấm vào tùy chọn
- Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, chọn Nâng cao từ danh sách ở ngăn bên trái.
- Trong Nâng cao đã chọn, cuộn xuống và chọn Chỉnh sửa Danh sách Tùy chỉnh.
- Trong hộp thoại Danh sách Tùy chỉnh, hãy nhập tiêu chí của bạn vào hộp có tiêu đề Mục nhập Danh sách.Nhập tiêu chí được phân tách bằng dấu phẩy (đông, tây, bắc, nam)[Nếu bạn liệt kê các điều kiện của mình, bạn cũng có thể nhập các điều kiện của mình].
- Nhấp để thêm
- Bấm OK
Sau khi hoàn thành các bước trên, Excel sẽ tạo và lưu trữ một danh sách tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu.
Lưu ý rằng thứ tự của các mục trong danh sách tùy chỉnh xác định cách danh sách được sắp xếp.
Khi bạn tạo danh sách tùy chỉnh trong một sổ làm việc Excel, danh sách này có sẵn cho tất cả các sổ làm việc trong hệ thống.Vì vậy, bạn chỉ cần tạo nó một lần và sử dụng lại nó trong tất cả các sổ làm việc.
Để sắp xếp với một danh sách tùy chỉnh
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn sắp xếp nó dựa trên khu vực (thứ tự sắp xếp là Đông, Tây, Bắc và Nam)
Vì chúng tôi đã tạo một danh sách tùy chỉnh, chúng tôi có thể sử dụng nó để sắp xếp dữ liệu của mình.
Dưới đây là các bước để sắp xếp tập dữ liệu bằng danh sách tùy chỉnh:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào biểu tượng sắp xếp.Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy đảm bảo Dữ liệu của Tôi Có Tiêu đề được chọn.Bạn có thể bỏ chọn mục này nếu dữ liệu của bạn không có tiêu đề.
- Trong menu thả xuống "Sắp xếp theo", hãy chọn "Khu vực" (hoặc bất kỳ cột nào bạn có các ô màu)
- Trong trình đơn thả xuống Sắp xếp Theo, hãy chọn Giá trị Ô.
- Trong menu thả xuống đơn đặt hàng, hãy chọn Danh sách tùy chỉnh.Sau khi bạn nhấp vào nó, nó sẽ mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh.
- Trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh, chọn danh sách tùy chỉnh bạn đã tạo từ ngăn bên trái.
- Bấm OK.Sau khi thực hiện việc này, bạn sẽ thấy tiêu chí sắp xếp tùy chỉnh trong trường thả xuống thứ tự sắp xếp
- Bấm OK.
Các bước trên sẽ sắp xếp tập dữ liệu của bạn theo tiêu chí sắp xếp tùy chỉnh.
Lưu ý: Bạn không phải tạo trước danh sách tùy chỉnh để sắp xếp dữ liệu dựa trên danh sách đó.Bạn cũng có thể tạo nó trong hộp thoại Sắp xếp.Khi bạn nhấp vào Danh sách tùy chỉnh (trong bước 7 ở trên), nó sẽ mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh.Bạn cũng có thể tạo danh sách tùy chỉnh ở đó.
Danh sách tùy chỉnh không phân biệt chữ hoa chữ thường.Nếu bạn muốn sắp xếp phân biệt chữ hoa chữ thường, hãy xem ví dụ này.
Sắp xếp từ trái sang phải
Mặc dù trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể sắp xếp theo giá trị cột, nhưng đôi khi bạn cũng có thể muốn sắp xếp theo giá trị hàng.
Ví dụ: trong tập dữ liệu bên dưới, tôi muốn sắp xếp nó dựa trên các giá trị trong hàng Vùng.
Mặc dù kiểu cấu trúc dữ liệu này không phổ biến như dữ liệu cột nhưng tôi vẫn thấy rất nhiều người sử dụng nó.
Excel có chức năng tích hợp cho phép bạn sắp xếp từ trái sang phải.
Dưới đây là các bước để sắp xếp dữ liệu này từ trái sang phải:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu (ngoại trừ tiêu đề)
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào biểu tượng sắp xếp.Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, bấm Tùy chọn.
- Trong hộp thoại Tùy chọn sắp xếp, hãy chọn Sắp xếp từ trái sang phải
- Bấm OK.
- Trong danh sách thả xuống Sắp xếp theo, hãy chọn Hàng 1.Bằng cách làm này, chúng tôi chỉ định rằng chúng tôi cần sắp xếp dựa trên giá trị trong hàng 1
- Trong trình đơn thả xuống Sắp xếp Theo, hãy chọn Giá trị Ô.
- Trong menu thả xuống Đơn hàng, chọn AZ (bạn cũng có thể sử dụng danh sách được sắp xếp tùy chỉnh nếu muốn)
- Bấm OK.
Các bước trên sẽ sắp xếp dữ liệu từ trái sang phải dựa trên giá trị ở hàng 1.
Excel không nhận dạng (hoặc thậm chí cho phép bạn chỉ định) các tiêu đề khi sắp xếp từ trái sang phải.Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng ô tiêu đề không được chọn khi sắp xếp dữ liệu.Nếu bạn cũng chọn các ô tiêu đề, các ô đó sẽ được sắp xếp dựa trên các giá trị trong chúng.
Lưu ý: Một cách khác để sắp xếp dữ liệu từ phải sang trái là hoán vị dữ liệu và lấy dữ liệu ở dạng cột.Khi bạn đã có nó, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp sắp xếp nào được mô tả cho đến nay.Sau khi sắp xếp, bạn có thể sao chép dữ liệu kết quả và dán nó làm dữ liệu chuyển vị.
Sắp xếp phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel
Trong tất cả các ví dụ ở trên cho đến nay, việc sắp xếp là không phụ thuộc vào chữ hoa chữ thường.
Nhưng nếu bạn muốn phân biệt chữ hoa chữ thường thì sao.
Rất may, Excel cho phép bạn chỉ định liệu bạn có muốn sắp xếp phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.
Lưu ý: Mặc dù hầu hết thời gian bạn không cần phải lo lắng về việc sắp xếp phân biệt chữ hoa chữ thường, nhưng điều này có thể hữu ích khi bạn đang tìm nạp dữ liệu từ cơ sở dữ liệu như Salesforce hoặc đối chiếu dữ liệu theo cách thủ công và có những người khác nhau nhập cùng một văn bản trong các tình huống khác nhau .Phân biệt chữ hoa chữ thường giúp bạn lưu giữ tất cả các bản ghi của cùng một người / cơ sở dữ liệu với nhau.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu giống như thế này và bạn muốn sắp xếp dữ liệu này dựa trên cột khu vực:
Dưới đây là các bước để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái và chữ hoa / thường:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào biểu tượng sắp xếp.Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy đảm bảo Dữ liệu của Tôi Có Tiêu đề được chọn.Bạn có thể bỏ chọn mục này nếu dữ liệu của bạn không có tiêu đề.
- Nhấp vào nút Tùy chọn
- Trong hộp thoại Tùy chọn sắp xếp, hãy chọn tùy chọn Phân biệt chữ hoa chữ thường
- Bấm OK.
- Trong trình đơn thả xuống Sắp xếp theo, hãy chọn Khu vực
- Trong trình đơn thả xuống Sắp xếp Theo, hãy chọn Giá trị Ô.
- Trong menu thả xuống theo thứ tự, hãy chọn A đến Z
- Bấm OK.
Các bước trên sẽ không chỉ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái theo khu vực mà còn phân biệt chữ hoa chữ thường.
Bạn sẽ nhận được dữ liệu kết quả như sau:
Khi sắp xếp từ A đến Z, văn bản viết thường nằm trên văn bản viết hoa.
Nhận thứ tự sắp xếp ban đầu
Thông thường, khi sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn có thể muốn quay lại thứ tự sắp xếp trước đó hoặc ban đầu và bắt đầu lại,
Mặc dù bạn có thể sử dụng tính năng Hoàn tác trong Excel (sử dụng Control Z) để quay lại từng bước một, nhưng có thể gây nhầm lẫn nếu bạn đã thực hiện nhiều việc sau khi sắp xếp dữ liệu.
Ngoài ra, Hoàn tác chỉ hoạt động cho đến khi bạn mở sổ làm việc, nhưng khi bạn lưu, đóng và mở nó sau đó, bạn sẽ không thể quay lại thứ tự sắp xếp ban đầu.
Dưới đây là hai cách dễ dàng để đảm bảo bạn không bị mất thứ tự sắp xếp ban đầu và lấy lại được ngay cả sau khi sắp xếp dữ liệu:
- Tạo một bản sao của tập dữ liệu gốc.Tôi khuyên bạn nên điều này ngay cả khi bạn không cần thứ tự sắp xếp ban đầu.Bạn có thể có một sổ làm việc với tất cả dữ liệu, sau đó chỉ cần tạo một bản sao của sổ làm việc và làm việc trên bản sao đó.Khi tôi làm việc trên một tập dữ liệu quan trọng, tôi tạo một bản sao mỗi ngày (với ngày hoặc số phiên bản là một phần của tên sổ làm việc).
- Thêm một cột với một chuỗi số.Khi bạn sắp xếp dữ liệu, chuỗi số này sẽ bị trộn lẫn, nhưng nếu bạn muốn quay lại dữ liệu ban đầu, bạn có thể sắp xếp theo chuỗi số này.
Trong phần này, hãy để tôi nhanh chóng chỉ cho bạn ý nghĩa của việc thêm một chuỗi và sử dụng nó để có được thứ tự sắp xếp ban đầu.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu giống như sau:
Để đảm bảo bạn có cách lấy lại dữ liệu này sau khi sắp xếp, hãy thêm cột trợ giúp với một chuỗi số trong đó (hiển thị bên dưới).
Khi bạn đã chuẩn bị sẵn cột trợ giúp, hãy đảm bảo bao gồm cột đó khi sắp xếp tập dữ liệu này.
Giả sử tôi sắp xếp dữ liệu này dựa trên khu vực và tôi kết thúc với dữ liệu như sau:
Bây giờ, nếu tôi muốn quay lại tập dữ liệu ban đầu, tôi có thể đơn giản sắp xếp lại dữ liệu này, nhưng dựa trên cột phụ (từ thấp đến cao).
Giản dị. .phải không
Nếu bạn không muốn hiển thị cột trợ giúp, bạn có thể ẩn nó hoặc tạo một bản sao lưu và xóa nó.
Một số sự cố thường gặp khi sắp xếp dữ liệu trong Excel
Ở phần đầu của bài viết này, tôi đã chỉ cho bạn các cách khác nhau để sắp xếp dữ liệu trong Excel (bao gồm nút sắp xếp trong ruy-băng, tùy chọn nhấp chuột phải, tùy chọn bộ lọc và hộp thoại sắp xếp).
Để nhắc lại, việc sử dụng hộp thoại sắp xếp sẽ giảm thiểu cơ hội hoặc bất kỳ vấn đề hoặc lỗi nào có thể phát sinh.
Bây giờ hãy để tôi chỉ cho bạn các vấn đề có thể phát sinh khi sử dụng nút sắp xếp trong ruy-băng (được hiển thị bên dưới)
tiêu đề cột không được công nhận
Giả sử bạn có một tập dữ liệu giống như sau:
Đây trông giống như một tập dữ liệu được định dạng tốt với các tiêu đề được định dạng rõ ràng với màu ô và in đậm.
Vì vậy, khi bạn sắp xếp dữ liệu này theo tên (sử dụng nút sắp xếp trong ruy-băng), bạn sẽ muốn tiêu đề ở trên cùng và phần còn lại của dữ liệu được sắp xếp.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bạn làm điều này - tiêu đề cũng được coi là dữ liệu bình thường và được sắp xếp (hiển thị bên dưới).
Mặc dù Excel đủ thông minh để nhận ra tiêu đề, nhưng trong ví dụ này, nó không làm được như vậy.Khi sử dụng nút biểu tượng sắp xếp trong ruy-băng, bạn không thể chỉ định thủ công rằng dữ liệu này có tiêu đề.
Lưu ý: Sự cố này xảy ra khi tôi có tập dữ liệu và thêm và định dạng tiêu đề và sắp xếp chúng.Thông thường, Excel sẽ đủ thông minh để nhận ra rằng có các tiêu đề trong tập dữ liệu (đặc biệt nếu kiểu dữ liệu của tiêu đề và dữ liệu trong các cột là khác nhau).Nhưng trong trường hợp này, khi tôi thêm tiêu đề và sắp xếp ngay lập tức, nó không làm được điều đó.Nếu tôi lưu sổ làm việc này, đóng nó và mở lại, bằng cách nào đó Excel sẽ quản lý để nhận ra hàng và tiêu đề đầu tiên.
Mặc dù đây có thể không phải là vấn đề trong hầu hết các trường hợp, nhưng vẫn có khả năng xảy ra khi bạn sử dụng biểu tượng sắp xếp trong ruy-băng, việc sử dụng hộp thoại có thể loại bỏ vấn đề này vì bạn có thể chỉ định rằng bạn có tiêu đề.
Hàng / cột trống không được nhận dạng
Vấn đề sắp xếp này phức tạp hơn một chút - và phổ biến hơn bạn nghĩ.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây.Lưu ý rằng dòng 6 bị ẩn (đó là một dòng trống).
Bây giờ, nếu tôi chọn bất kỳ ô nào trong bốn hàng đầu tiên của dữ liệu (những ô phía trên các hàng trống bị ẩn) và sử dụng nút biểu tượng sắp xếp để sắp xếp dữ liệu này, nó chỉ sắp xếp bốn bản ghi đầu tiên trên tập dữ liệu (hàng 2 đến hàng 5) XNUMX).Tương tự như vậy, nếu tôi chọn ẩn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu bên dưới các hàng trống, nó chỉ sắp xếp bảy hàng cuối cùng.
Trừ khi bạn đang tìm kiếm nó một cách đặc biệt, nếu không, bạn có thể sẽ bỏ lỡ lỗi khủng khiếp này.
Làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng bạn không mắc phải lỗi sắp xếp này?
Để đảm bảo bạn không gặp phải vấn đề này, bạn cần kiểm tra tập dữ liệu trước khi sắp xếp nó.
Chọn toàn bộ tập dữ liệu trước khi sắp xếp dữ liệu.
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu, sau đó sử dụng phím tắt - Control + A.
Nếu có hàng / cột trống trong tập dữ liệu, toàn bộ tập dữ liệu sẽ không được chọn.Bạn có thể xác định điều này bằng cách quét nhanh đường viền của vùng chọn.
Nếu bạn thấy một số dữ liệu nằm ngoài vùng lựa chọn, bạn có thể chọn nó theo cách thủ công.
Để đảm bảo tránh được sự cố này, tốt nhất trước tiên bạn nên bỏ ẩn tất cả các hàng và cột ẩn, sau đó sắp xếp dữ liệu bằng cách chọn toàn bộ tập dữ liệu hoặc xóa các hàng trống trước.
Phân loại từng phần (dựa trên họ)
Đôi khi, bạn có thể có một tập dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp dựa trên một phần văn bản.
Ví dụ: giả sử tôi có một tập dữ liệu như bên dưới và tôi muốn sắp xếp dữ liệu này dựa trên họ.
Đối với điều này, tôi cần phải tách dữ liệu này để trong một cột chỉ có họ.Khi tôi có nó, tôi có thể sử dụng cột đó để sắp xếp dữ liệu.
Đây là công thức cung cấp cho tôi họ của tôi:
= RIGHT (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))
Điều này sẽ cung cấp cho bạn kết quả hiển thị bên dưới.
Bây giờ bạn có thể sắp xếp dữ liệu này bằng cách sử dụng cột Họ.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể xóa hoặc ẩn cột Họ.
Lưu ý rằng công thức trên hoạt động khi tên của bạn chỉ chứa họ và tên và không có khoảng trắng kép ở giữa.Nếu dữ liệu tên của bạn khác, bạn sẽ phải điều chỉnh công thức.Bạn cũng có thể sử dụng Văn bản thành Cột để nhanh chóng tách tên dựa trên ký tự khoảng trắng làm dấu phân cách.
Đây chỉ là một ví dụ về sắp xếp dựa trên dữ liệu từng phần.Các ví dụ khác có thể bao gồm sắp xếp dựa trên thành phố trong địa chỉ hoặc ID nhân viên dựa trên mã bộ phận.
Ngoài ra, nếu văn bản bạn cần sắp xếp nằm ở đầu văn bản, bạn chỉ có thể sử dụng chức năng sắp xếp thông thường.
Các ví dụ sắp xếp khác (sử dụng công thức và VBA)
Cho đến nay trong hướng dẫn này, tôi đã trình bày ví dụ của chúng tôi về việc sử dụng chức năng sắp xếp tích hợp trong Excel.
Tự động sắp xếp với các công thức
Khi bạn sử dụng chức năng sắp xếp tích hợp và sau đó thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tập dữ liệu, bạn cần phải sắp xếp lại tập dữ liệu đó.Chức năng sắp xếp không động.
Nếu bạn muốn nhận tập dữ liệu được sắp xếp tự động khi có bất kỳ thay đổi nào, bạn có thể sử dụng công thức để làm điều đó.
Lưu ý rằng để làm được điều này, bạn cần tách tập dữ liệu gốc và tập dữ liệu được sắp xếp (như hình bên dưới)
Tôi có một hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các công thức để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.Nó chỉ ra hai cách để thực hiện việc này - sử dụng cột trợ giúp và sử dụng công thức mảng.
Excel cũng giới thiệu công thức mảng động SORT, giúp bạn dễ dàng thực hiện việc này (không yêu cầu cột trợ giúp hoặc công thức mảng phức tạp).Nhưng vì tính năng này khá mới, bạn có thể không truy cập được nó trong phiên bản Excel của mình.
Sắp xếp bằng VBA
Cuối cùng, nếu bạn muốn bỏ qua tất cả các hộp thoại sắp xếp hoặc các tùy chọn sắp xếp khác, bạn có thể sử dụng VBA để sắp xếp dữ liệu.
Trong ví dụ dưới đây, tôi có một tập dữ liệu sắp xếp dữ liệu khi tôi nhấp đúp vào tiêu đề cột.Điều này giúp việc phân loại trở nên dễ dàng và có thể được sử dụng trong trang tổng quan để làm cho nó thân thiện hơn với người dùng.
Đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng VBA để sắp xếp dữ liệu và tạo một cái gì đó giống như ở trên.
Tôi đã cố gắng đưa ra rất nhiều ví dụ để chỉ cho bạn các cách khác nhau để sắp xếp dữ liệu trong Excel và tất cả những điều bạn cần lưu ý khi làm như vậy.
Hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích.
