Excel có một số tính năng hữu ích cho phép bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất trong công việc hàng ngày.
ExcelMột tính năng hữu ích (và ít được biết đến hơn) trong danh sách tùy chỉnh trong.
Bây giờ, trước khi tôi xem cách tạo và sử dụng danh sách tùy chỉnh, hãy để tôi giải thích những ưu điểm của nó.
Giả sử bạn phải nhập số tên tháng từ tháng XNUMX đến tháng XNUMX vào cột.bạn sẽ làm gì?Không, hoạt động thủ công không phải là một tùy chọn.
Một trong những cách nhanh nhất là đặt tháng Giêng vào một ô và tháng Hai vào một ô liền kề, sau đó kéo bằng chốt điền và để Excel tự động điền vào phần còn lại.Excel đủ thông minh để nhận ra rằng bạn muốn điền vào mọi ô mà bạn kéo chốt điền trong tháng tới.
Tên tháng quá chung chung nên nó có sẵn trong Excel theo mặc định.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một danh sách tên bộ phận (hoặc tên nhân viên hoặc tên sản phẩm) và bạn muốn làm điều đó.Khi bạn sử dụng các chốt điền, bạn muốn chúng xuất hiện một cách kỳ diệu, thay vì nhập chúng theo cách thủ công hoặc sao chép dán chúng (như tên tháng).
bởiSử dụng danh sách tùy chỉnh trong ExcelBạn cũng có thể.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo danh sách tùy chỉnh của riêng bạn trong Excel và cách sử dụng chúng để tiết kiệm thời gian.
Nội dung
Cách tạo danh sách tùy chỉnh trong Excel
Theo mặc định, Excel đã có một số danh sách tùy chỉnh được nhập sẵn mà bạn có thể sử dụng để tiết kiệm thời gian.
Ví dụ: nếu bạn nhập "Thứ Hai" vào một trong các ô liền kề, bạn có thể sử dụng chốt điền để điền vào các ngày còn lại.Nếu bạn mở rộng vùng chọn, hãy tiếp tục kéo và nó sẽ lặp lại và cung cấp cho bạn tên của ngày một lần nữa.
Dưới đây là danh sách tùy chỉnh đã được tích hợp sẵn trong Excel.Như bạn có thể thấy, đây chủ yếu là tên ngày và tháng vì chúng cố định và không thay đổi.
Bây giờ, giả sử bạn muốn tạo một danh sách các phòng ban mà bạn thường cần trong Excel, bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh cho nó.Bằng cách đó, lần sau khi bạn cần đặt tất cả tên bộ phận của mình vào một nơi, bạn sẽ không phải lục tung các tệp cũ.Tất cả những gì bạn cần làm là gõ hai từ đầu tiên vào danh sách và kéo.
Dưới đây là các bước để tạo danh sách tùy chỉnh của riêng bạn trong Excel:
- Nhấp vào tab Tệp
- Nhấp vào Tùy chọn.Thao tác này sẽ mở hộp thoại Tùy chọn Excel
- Nhấp vào Tùy chọn nâng cao trong ngăn bên trái
- Trong các tùy chọn Chung, nhấp vào nút Chỉnh sửa Danh sách Tùy chỉnh (bạn có thể cần cuộn xuống để truy cập tùy chọn này)
- Trong hộp thoại Tùy chỉnh danh sách, nhập danh sách bằng cách chọn phạm vi ô có danh sách.Ngoài ra, bạn có thể nhập tên theo cách thủ công vào hộp Mục nhập danh sách (phân tách bằng dấu phẩy hoặc đặt mỗi tên)
- Nhấp để thêm
Sau khi nhấp vào Thêm, bạn sẽ nhận thấy rằng danh sách của bạn hiện là một phần của danh sách tùy chỉnh.
Nếu bạn có một danh sách lớn để thêm vào Excel, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Nhập trong hộp thoại.
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể tạo một phạm vi đã đặt tên và sử dụng phạm vi được đặt tên đó để tạo danh sách tùy chỉnh.Để thực hiện việc này, hãy nhập tên của dải ô đã đặt tên trong trường Nhập Danh sách từ Ô và bấm OK.Ưu điểm của việc này là bạn có thể thay đổi hoặc mở rộng phạm vi đã đặt tên và nó sẽ tự động điều chỉnh thành danh sách tùy chỉnh
Bây giờ bạn đã có danh sách trong phần phụ trợ của Excel, bạn có thể sử dụng nó như một số hoặc tên tháng với tính năng tự động điền (được hiển thị bên dưới).
Mặc dù thật tuyệt khi có thể nhanh chóng nhận được những tên đèn tùy chỉnh này trong Excel bằng một thao tác kéo và thả đơn giản, bạn có thể làm những điều tốt hơn nữa với danh sách tùy chỉnh (đó là những gì phần tiếp theo trình bày).
Tạo tiêu chí sắp xếp của riêng bạn với danh sách tùy chỉnh
Một trong những điều tuyệt vời về danh sách tùy chỉnh là bạn có thể sử dụng nó để tạo tiêu chí sắp xếp của riêng mình.Ví dụ: giả sử bạn có một tập dữ liệu như dưới đây và bạn muốn sắp xếp nó theo Cao, Trung bình và Thấp.
Bạn không thể làm điều này!
Nếu bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, nó sẽ thực hiện theo thứ tự bảng chữ cái (nó sẽ cung cấp cho bạn cao, thấp và trung bình thay vì cao, trung bình và thấp).
Đây là nơi mà các danh sách tùy chỉnh thực sự tỏa sáng.
Bạn có thể tạo danh sách các mục của riêng mình và sử dụng chúng để sắp xếp dữ liệu.Bằng cách này, bạn sẽ nhận được tất cả các giá trị cao ở trên cùng, sau đó là các giá trị trung bình và thấp.
Bước đầu tiên là sử dụng phần trước ("Cách tạo danh sách tùy chỉnh trong Excel”) Để tạo danh sách tùy chỉnh (cao, trung bình, thấp).
Sau khi tạo danh sách tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng các bước sau để sắp xếp danh sách đó:
- Chọn toàn bộ tập dữ liệu (bao gồm cả tiêu đề)
- Nhấp vào tab Dữ liệu
- Trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc, hãy nhấp vào biểu tượng Sắp xếp.Thao tác này sẽ mở hộp thoại sắp xếp
- Trong hộp thoại Sắp xếp, hãy thực hiện các lựa chọn sau:
- Sắp xếp theo cột: Ưu tiên
- Sắp xếp theo: Giá trị ô
- Đơn đặt hàng: Danh sách tùy chỉnh.Khi hộp thoại mở ra, hãy chọn tiêu chí sắp xếp bạn muốn sử dụng và bấm OK.
- Bấm OK
Các bước trên sẽ ngay lập tức sắp xếp dữ liệu bằng cách sử dụng danh sách bạn tạo và sử dụng làm tiêu chí khi sắp xếp (cao, trung bình, thấp trong trường hợp này).
Lưu ý rằng bạn không nhất thiết phải tạo một danh sách tùy chỉnh trước khi có thể sử dụng nó trong việc sắp xếp.Bạn có thể sử dụng các bước trên, trong đó ở bước 4 hộp thoại mở ra, bạn có thể tạo danh sách.
Một số ví dụ về nơi có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh
Dưới đây là một số tình huống mà việc tạo và sử dụng danh sách tùy chỉnh có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian:
- Nếu bạn có một danh sách cần được nhập theo cách thủ công (hoặc sao chép và dán từ một nguồn khác), bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh và sử dụng danh sách đó.Ví dụ: đây có thể là tên bộ phận, tên sản phẩm hoặc khu vực / quốc gia trong tổ chức của bạn.
- Nếu bạn là giáo viên, bạn có thể tạo danh sách tên học sinh.Bằng cách đó, trong lần chấm điểm tiếp theo, bạn không phải lo lắng về việc nhập tên học sinh theo cách thủ công hoặc sao chép từ các biểu mẫu khác.Điều này cũng đảm bảo ít khả năng xảy ra lỗi hơn.
- Khi bạn cần sắp xếp dữ liệu dựa trên các tiêu chí không được tích hợp sẵn trong Excel.Như được mô tả trong phần trước, bạn có thể sử dụng tiêu chí sắp xếp của riêng mình bằng cách tạo danh sách tùy chỉnh trong Excel.
Đây là những gì bạn cần biết vềTạo danh sách tùy chỉnh trong Exceltất cả nội dung.
Tôi hy vọng bạn thấy nó hữu dụng.
