Çoğu zaman, yalnızca bir hücrenin verilerle dolu olduğu ve altındaki hücrelerin bir sonraki değere kadar boş olduğu bir Excel veri kümesiyle karşılaşabilirsiniz.
Aşağıda gösterildiği gibi:
Bu biçim bazı insanlar için işe yarasa da, bu tür verilerle ilgili sorun, onu özet tablolar oluşturmak veya hesaplamalarda kullanamamanızdır.
Düzeltmek çok kolay!
Bu eğitimde size nasıl olduğunu göstereceğimExcel'de bir sonraki doldurma değerine kadar hücreleri hızla doldurun.
Basit Go-To özel iletişim teknikleri, VBA veya Power Query kullanarak bunu kolayca yapabilirsiniz.
O halde başlayalım!
İçerik
Yöntem 1 - Özel Git + formülünü kullanarak doldurun
Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu ve A ve B sütunlarındaki verileri doldurmak istediğinizi varsayalım.
B sütununda amaç, "yazıcıyı" altındaki son boş hücreye kadar doldurmak, ardından "tarayıcı" başladığında, ardından aşağıdaki hücredeki "tarayıcıyı" hücre boşalana kadar doldurmaktır.
Aşağıdaki adımlar, tüm boş hücreleri seçmek ve basit bir formülle doldurmak için özele gidin:
- Doldurulacak verileri seçin (örneğimizde A1:D21)
- "Ev" sekmesine gidin
- Düzenleme grubunda Bul ve Seç simgesine tıklayın (bu, açılır menüde daha fazla seçenek gösterecektir)
- "Git" seçeneğine tıklayın
- Açılan Git iletişim kutusunda Özel düğmesini tıklayın.Bu, "Özel Git" iletişim kutusunu açacaktır.
- Özel Git iletişim kutusunda, Boş'u tıklayın.
- Tamam'ı tıklayın
Yukarıdaki adımlar, veri kümesindeki (aşağıda gösterilen) tüm boş hücreleri seçecektir.
Seçilen boş hücreler arasında, bir hücrenin seçimin geri kalanından daha parlak olduğunu fark edeceksiniz.Bu hücre, formülü girmek istediğimiz aktif hücredir.
Yöntemimiz her durumda işe yarayacağından, hücrenin seçimdeki konumu hakkında endişelenmeyin.
Şimdi, seçili boş hücrelerdeki verileri doldurma adımları şunlardır:
- Klavyenizdeki eşittir işareti (=) tuşuna tıklayın.Bu, aktif hücreye eşittir işareti ekleyecektir.
- Yukarı ok tuşuna basın.Bu, hücrenin hücre referansını aktif hücrenin üzerine ekleyecektir.Örneğin bizim durumumuzda B3 aktif hücredir ve bu iki adımı yaptığımızda hücreye =B2 girer.
- Kontrol tuşunu basılı tutun ve Enter'a basın
Yukarıdaki adımlar, yukarıdaki değerlere sahip tüm boş hücreleri otomatik olarak ekleyecektir.
Bu çok fazla adım gibi görünse de, bir kez alıştığınızda, Excel'deki verileri saniyeler içinde hızlı bir şekilde doldurabileceksiniz.
Şimdi, bu yöntemi kullanırken dikkat etmeniz gereken iki şey daha var.
Formülü değere dönüştür
Birincisi, formülleri değerlere dönüştürdüğünüzden emin olmaktır (böylece statik değerlere sahip olursunuz ve ileride verileri değiştirdiğinizde berbat etmeyin).
Tarih biçimini değiştir
Verilerinizde tarih kullanırsanız (örnek verilerimde yaptığım gibi) tarih sütununda doldurulan değerlerin tarih yerine sayı olduğunu fark edeceksiniz.
Tarih sütunundaki çıktı istenen tarih biçimindeyse, iyisinizdir ve başka bir şey yapmanıza gerek yoktur.
Ancak bu tarihler doğru formatta değilse ince ayar yapılması gerekir.Doğru değere sahip olsanız da, hücrede tarih olarak görünmesi için biçimi değiştirmeniz yeterlidir.
İşte bunu yapmak için adımlar:
- Tarih içeren sütunları seçin
- Ana Sayfa sekmesine tıklayın
- Sayılar grubunda, Biçim açılır menüsünü tıklayın ve bir tarih biçimi seçin.
Bu dolguyu zaman zaman yapmanız gerekiyorsa, bu Go-To özel ve formül tekniğini tavsiye ederim.
Birkaç adımı olmasına rağmen basittir ve size veri setinde sonuç verir.
Ancak bunu sık sık yapmanız gerekiyorsa, VBA'ya ve aşağıda açıklanan Power Query yöntemine bakmanızı öneririm.
Yöntem 2 - Basit VBA koduyla doldurun
Excel'deki hücreleri son boş değere kadar hızla doldurmak için çok basit bir VBA makro kodu kullanabilirsiniz.
VBA kodunu bir dosyaya yalnızca bir kez eklemeniz yeterlidir ve ardından bu kodu aynı çalışma kitabında veya hatta sisteminizdeki birden çok çalışma kitabında birden çok kez kolayca yeniden kullanabilirsiniz.
Seçimdeki her hücreyi yineleyecek ve boş hücreleri dolduracak VBA kodu:
Sub FillDown() Seçimdeki Her Hücre İçin Eğer cell = "" ise cell.FillDown End If Next End Sub
Yukarıdaki kod, seçimdeki her hücreyi yinelemek için bir For döngüsü kullanır.
For döngüsünde, hücrenin boş olup olmadığını kontrol etmek için If-Then koşulunu kullanırım.
Hücre boşsa yukarıdaki hücreden gelen değerle doldurulur, değilse for döngüsü hücreyi yok sayar ve bir sonraki hücreye geçer.
Artık VBA kodunuz olduğuna göre, bu kodu Excel'de nereye koyacağınızı göstereyim:
- Doldurulacak verileri seçin
- Geliştirici sekmesine tıklayın
- Visual Basic simgesine tıklayın (veya ALT+F11 klavye kısayolunu kullanabilirsiniz).Bu, Excel'de Visual Basic düzenleyicisini açacaktır.
- Soldaki Visual Basic düzenleyicisinde, Proje Gezgini'ne sahip olacaksınız.Göremiyorsanız, menüdeki Görünüm seçeneğini ve ardından Proje Gezgini'ni tıklayın.
- Açık birden çok Excel çalışma kitabınız varsa, Proje Gezgini tüm çalışma kitabı adlarını görüntüler.Verilere sahip olduğunuz çalışma kitabının adını bulun.
- Çalışma kitabındaki herhangi bir nesneye sağ tıklayın, Ekle'ye gidin ve Modül'e tıklayın.Bu, bu çalışma kitabı için yeni bir modül ekleyecektir
- Yukarıdaki adımlarda yeni eklediğiniz "Modül"e çift tıklayın.Bu modül için kod penceresini açacaktır.
- VBA kodunu kopyalayıp kod penceresine yapıştırın
- İmleci kodun herhangi bir yerine getirin ve araç çubuğundaki yeşil düğmeye tıklayarak veya F5 klavye kısayolunu kullanarak makro kodunu çalıştırın.
Yukarıdaki adımlar VBA kodunu çalıştıracak ve verileriniz doldurulacaktır.
Bu VBA kodunu gelecekte tekrar kullanmak isterseniz, bu dosyayı makro etkin bir Excel çalışma kitabı (.XLSM uzantılı) olarak kaydetmeniz gerekecektir.
Yapabileceğiniz başka bir şey, bu makroyu her zaman görünür olan Hızlı Erişim Araç Çubuğunuza eklemektir ve bu makroya yalnızca tek bir tıklama ile erişebilirsiniz (çalışma kitabında arka uçta kod ile).
Böylece bir dahaki sefere doldurmanız gereken verileriniz olduğunda, bir seçim yapabilir ve Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki makro düğmesini tıklayabilirsiniz.
Ayrıca bu makroyu kişisel makro çalışma kitabınıza ekleyebilir ve ardından sisteminizdeki herhangi bir çalışma kitabında kullanabilirsiniz.
Kişisel makro çalışma kitabınız ve ona nasıl kod ekleyeceğiniz hakkında daha fazla bilgi için burayı tıklayın.
Yöntem 3 - Power Query'yi kullanarak doldurun
Güç SorguTek bir tıklamayla doldurmanıza izin veren yerleşik işlevselliğe sahiptir.
Birden çok çalışma sayfasından veya birden çok çalışma kitabından verileri dönüştürmek veya verileri birleştirmek için Power Query'yi kullanmaya devam ettiğinizde önerilir.
Mevcut bir iş akışının parçası olarak, Power Query'deki Doldur seçeneğini kullanarak boş hücreleri hızla doldurabilirsiniz.
Power Query'yi kullanmak için verilerinizin Excel tablo biçiminde olması önerilir.Verileri bir Excel tablosuna dönüştüremezseniz, veriler için adlandırılmış bir aralık oluşturmanız ve ardından Power Query'de bu adlandırılmış aralığı kullanmanız gerekir.
Aşağıda bir Excel tablosuna dönüştürülmüş bir veri kümem var.Bunu, veri kümesini seçerek, Ekle sekmesine giderek ve Tablo simgesini tıklatarak yapabilirsiniz.
Bir sonraki değere kadar verileri doldurmak için Power Query kullanma adımları şunlardır:
- Veri kümesindeki herhangi bir hücreyi seçin
- Veri sekmesine tıklayın
- Verileri Al ve Dönüştür grubunda Çalışma Sayfasından'a tıklayın.Bu, Power Query düzenleyicisini açacaktır.Power Query'de boş hücrelerin "boş" değerini görüntüleyeceğini unutmayın.
- Power Query Düzenleyicisi'nde doldurmak istediğiniz sütunu seçin.Bunu yapmak için Kontrol tuşunu basılı tutun ve seçmek istediğiniz sütunun başlığına tıklayın.Örneğimizde tarih ve ürün sütunları olacaktır.
- Seçilen herhangi bir başlığa sağ tıklayın
- Doldur seçeneğine gidin ve Aşağı'yı tıklayın.Bu, tüm boş hücreleri verilerle dolduracaktır.
- Dosya sekmesine ve ardından Kapat ve Yükle'ye tıklayın.Bu, çalışma kitabına sonuç tablosuyla birlikte yeni bir çalışma sayfası ekleyecektir.
Bu yaklaşım kulağa aşırıya kaçma gibi gelse de, Power Query kullanmanın en büyük avantajlarından biri, orijinal veriler değiştiğinde ortaya çıkan verileri hızla güncellemenize olanak sağlamasıdır.
Örneğin, orijinal verilere daha fazla kayıt eklerseniz, yukarıdakilerin hepsini tekrar yapmanız gerekmez.Ortaya çıkan tabloya sağ tıklayıp yenile'ye tıklayabilirsiniz.
Power Query yöntemi iyi çalışsa da, iş akışınızda zaten Power Query kullanıyorsanız bu yöntemi kullanmak en iyisidir.
Doldurulacak boş hücreler içeren yalnızca bir veri kümeniz varsa, Git özel yöntemini veya VBA yöntemini (yukarıda açıklanmıştır) kullanmak daha uygundur.
Böylece bu üç basit yöntemi kullanabilirsiniz.Excel'de bir sonraki değere kadar boş hücreleri doldurun.
Umarım bu öğreticiyi faydalı bulmuşsunuzdur.
