Excel มีคุณลักษณะที่มีประโยชน์บางอย่างที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานประจำวันของคุณ
Excelคุณลักษณะที่มีประโยชน์ (และไม่ค่อยมีใครรู้จัก) ในรายการที่กำหนดเองใน .
ก่อนที่ฉันจะได้เห็นวิธีการสร้างและใช้รายการแบบกำหนดเอง ให้ฉันอธิบายข้อดีของมันเสียก่อน
สมมติว่าคุณต้องป้อนจำนวนชื่อเดือนตั้งแต่ ม.ค. ถึง ธ.ค. ในคอลัมน์คุณจะทำอะไร?ไม่ การดำเนินการด้วยตนเองไม่ใช่ตัวเลือก
วิธีที่เร็วที่สุดวิธีหนึ่งคือการใส่มกราคมในเซลล์หนึ่งและเดือนกุมภาพันธ์ในเซลล์ที่อยู่ติดกัน จากนั้นลากด้วยที่จับเติมแล้วปล่อยให้ Excel เติมส่วนที่เหลือโดยอัตโนมัติExcel ฉลาดพอที่จะรู้ว่าคุณต้องการเติมทุกเซลล์ที่คุณลากจุดจับเติมในเดือนถัดไป
ชื่อเดือนเป็นแบบทั่วไปที่มีให้ใน Excel ตามค่าเริ่มต้น
แต่ถ้าคุณมีรายชื่อแผนก (หรือชื่อพนักงานหรือชื่อผลิตภัณฑ์) และคุณต้องการทำเช่นนั้นเมื่อคุณใช้ที่จับเติม คุณต้องการให้ปรากฏอย่างน่าอัศจรรย์ แทนที่จะพิมพ์ด้วยตนเองหรือคัดลอกและวาง (เช่น ชื่อเดือน)
โดยใช้รายการแบบกำหนดเองใน Excelคุณก็ทำได้เช่นกัน
ในบทช่วยสอนนี้ ฉันจะแสดงวิธีสร้างรายการแบบกำหนดเองของคุณใน Excel และวิธีใช้งานเพื่อประหยัดเวลา
เนื้อหา
วิธีสร้างรายการแบบกำหนดเองใน Excel
ตามค่าเริ่มต้น Excel มีรายการแบบกำหนดเองที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าอยู่แล้วซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อประหยัดเวลาได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อน "วันจันทร์" ในเซลล์ที่อยู่ติดกัน คุณสามารถใช้ที่จับเติมเพื่อเติมวันที่เหลือได้หากคุณขยายส่วนที่เลือก ให้ลากต่อไป รายการนั้นจะทำซ้ำและตั้งชื่อวันให้คุณอีกครั้ง
ด้านล่างนี้เป็นรายการแบบกำหนดเองที่สร้างไว้แล้วใน Excelอย่างที่คุณเห็นสิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นชื่อวันและเดือนเนื่องจากได้รับการแก้ไขและไม่เปลี่ยนแปลง
ในตอนนี้ สมมติว่าคุณต้องการสร้างรายการแผนกต่างๆ ที่คุณมักจะต้องใช้ใน Excel คุณสามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองได้ด้วยวิธีนี้ ครั้งต่อไปที่คุณต้องรวบรวมชื่อแผนกทั้งหมดไว้ในที่เดียว คุณจะไม่ต้องค้นหาไฟล์เก่าสิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์สองรายการแรกในรายการแล้วลาก
นี่คือขั้นตอนในการสร้างรายการแบบกำหนดเองของคุณใน Excel:
- คลิกแท็บไฟล์
- คลิกตัวเลือกซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel
- คลิก ตัวเลือกขั้นสูง ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
- ในตัวเลือก "ทั่วไป" ให้คลิกปุ่ม "แก้ไขรายการที่กำหนดเอง" (คุณอาจต้องเลื่อนลงมาเพื่อเข้าถึงตัวเลือกนี้)
- ในกล่องโต้ตอบกำหนดรายการเอง ให้นำเข้ารายการโดยการเลือกช่วงของเซลล์ที่มีรายการอีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถป้อนชื่อในกล่องรายการด้วยตนเอง (คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคหรือตัดชื่อแต่ละชื่อ)
- คลิกเพื่อเพิ่ม
หลังจากที่คุณคลิกเพิ่ม คุณจะสังเกตเห็นว่าตอนนี้รายการของคุณเป็นส่วนหนึ่งของรายการที่คุณกำหนดเอง
ถ้าคุณมีรายการขนาดใหญ่ที่จะเพิ่มลงใน Excel คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกนำเข้าในกล่องโต้ตอบได้อีกด้วย
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: คุณยังสามารถสร้างช่วงที่มีชื่อและใช้ช่วงที่มีชื่อนั้นเพื่อสร้างรายการที่กำหนดเองได้ในการดำเนินการนี้ ให้ป้อนชื่อช่วงที่มีชื่อในช่องรายการนำเข้าจากเซลล์ แล้วคลิกตกลงข้อดีของสิ่งนี้คือคุณสามารถเปลี่ยนหรือขยายช่วงที่ตั้งชื่อได้และจะปรับเป็นรายการที่กำหนดเองโดยอัตโนมัติ
ตอนนี้คุณมีรายการในแบ็กเอนด์ของ Excel แล้ว คุณสามารถใช้มันได้เหมือนชื่อตัวเลขหรือเดือนที่มีการป้อนอัตโนมัติ (แสดงด้านล่าง)
แม้ว่าการเรียกชื่อไฟแบบกำหนดเองเหล่านี้ใน Excel อย่างรวดเร็วด้วยการดำเนินการแบบลากแล้วปล่อยแบบง่ายๆ จะเป็นเรื่องดี แต่คุณก็ยังทำสิ่งต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้นด้วยรายการแบบกำหนดเอง (นั่นคือสิ่งที่เราจะพูดถึงในหัวข้อถัดไป)
สร้างเกณฑ์การจัดเรียงของคุณเองด้วยรายการที่กำหนดเอง
ข้อดีอย่างหนึ่งของรายการที่กำหนดเองคือคุณสามารถใช้เพื่อสร้างเกณฑ์การจัดเรียงของคุณเองได้ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลเหมือนด้านล่าง และคุณต้องการจัดเรียงตามสูง ปานกลาง และต่ำ
คุณไม่สามารถทำเช่นนี้ได้!
ถ้าคุณเรียงลำดับตามตัวอักษร มันจะทำตามลำดับตัวอักษร (จะให้สูง ต่ำ และปานกลาง แทนที่จะเป็นสูง กลาง และต่ำ)
นี่คือจุดที่รายการที่กำหนดเองเปล่งประกายจริงๆ
คุณสามารถสร้างรายการของคุณเองและใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูลวิธีนี้คุณจะได้ค่าสูงทั้งหมดที่ด้านบน จากนั้นค่ากลางและค่าต่ำ
ขั้นตอนแรกคือการใช้ส่วนก่อนหน้า ("วิธีสร้างรายการแบบกำหนดเองใน Excel”) เพื่อสร้างรายการแบบกำหนดเอง (สูง กลาง ต่ำ)
หลังจากสร้างรายการแบบกำหนดเอง คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเรียงลำดับ:
- เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด (รวมถึงชื่อ)
- คลิกแท็บข้อมูล
- ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิกไอคอน เรียงลำดับซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
- ในกล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ ให้เลือกดังต่อไปนี้:
- เรียงตามคอลัมน์: ลำดับความสำคัญ
- จัดเรียงโดย: ค่าของเซลล์
- คำสั่งซื้อ: รายการที่กำหนดเองเมื่อกล่องโต้ตอบเปิดขึ้น ให้เลือกเกณฑ์การเรียงลำดับที่คุณต้องการใช้แล้วคลิกตกลง
- คลิกตกลง
ขั้นตอนข้างต้นจะจัดเรียงข้อมูลทันทีโดยใช้รายการที่คุณสร้างและใช้เป็นเกณฑ์ในการจัดเรียง (สูง ปานกลาง ต่ำในกรณีนี้)
โปรดทราบว่าคุณไม่จำเป็นต้องสร้างรายการแบบกำหนดเองก่อนจึงจะสามารถใช้ในการเรียงลำดับได้คุณสามารถใช้ขั้นตอนข้างต้น ซึ่งในขั้นตอนที่ 4 กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น คุณสามารถสร้างรายการได้
ตัวอย่างบางส่วนของตำแหน่งที่สามารถใช้รายการแบบกำหนดเองได้
ต่อไปนี้คือสถานการณ์บางอย่างที่การสร้างและการใช้รายการแบบกำหนดเองสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้:
- หากคุณมีรายการที่ต้องป้อนด้วยตนเอง (หรือคัดลอกและวางจากแหล่งอื่น) คุณสามารถสร้างรายการแบบกำหนดเองและใช้งานได้ตัวอย่างเช่น อาจเป็นชื่อแผนก ชื่อผลิตภัณฑ์ หรือภูมิภาค/ประเทศในองค์กรของคุณ
- หากคุณเป็นครู คุณสามารถสร้างรายชื่อนักเรียนได้ด้วยวิธีนี้ ครั้งต่อไปที่คุณให้คะแนนพวกเขา คุณไม่ต้องกังวลกับการป้อนชื่อนักเรียนด้วยตนเองหรือคัดลอกและวางจากแบบฟอร์มอื่นนอกจากนี้ยังช่วยให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง
- เมื่อคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตามเกณฑ์ที่ไม่ได้สร้างไว้ใน Excelตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า คุณสามารถใช้เกณฑ์การจัดเรียงของคุณเองได้โดยการสร้างรายการแบบกำหนดเองใน Excel
นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับสร้างรายการแบบกำหนดเองใน Excelเนื้อหาทั้งหมด
ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าสิ่งนี้มีประโยชน์
