Označite prazne celice v Excelu

Ko dobim podatkovno datoteko od stranke/kolega ali prenesem podatkovno datoteko iz baze podatkov, opravim nekaj osnovnih pregledov podatkov.To naredim, da zagotovim, da ni manjkajočih podatkovnih točk, napak ali podvajanj, ki bi lahko kasneje povzročile težave.

Eno od preverjanj je, da poiščete in označite prazne celice v Excelu.

Obstaja veliko razlogov za prazne celice v naboru podatkov:

• Podatki niso na voljo.
• Podatkovne točke so bile pomotoma izbrisane.
• Formula vrne prazen niz, kar povzroči prazno celico.

Medtem ko je te prazne celice zlahka opaziti v majhnih nizih podatkov, če imate veliko celico z več sto vrsticami in stolpci, bi bilo ročno izvajanje tega zelo neučinkovito in nagnjeno k napakam.

V tej vadnici vam bom pokazal različne načine za iskanje in označevanje praznih celic v Excelu.

Označite prazne celice s pogojnim oblikovanjem

Pogojno oblikovanje je odličen način za poudarjanje celic na podlagi njihovih vrednosti, ko je izpolnjen dani pogoj.

Te primere bom pokazal z majhnim naborom podatkov.Vendar pa lahko te iste tehnike uporabite tudi za velike nabore podatkov.

Recimo, da imate nabor podatkov, ki izgleda takole:

Vidite lahko, da so v tem naboru podatkov prazne celice.

Tu so koraki za označevanje praznih celic v Excelu (s pogojnim oblikovanjem):

To bo označilo vse prazne celice v naboru podatkov.

Upoštevajte, da je pogojno oblikovanje dinamično.To pomeni, da če se uporabi pogojno oblikovanje in izbrišete podatkovno točko, bo celica samodejno označena.

Hkrati to dinamično vedenje prinaša posredne stroške.Pogojno oblikovanje je nestabilno in lahko upočasni vaš delovni zvezek, če ga uporabljate z velikimi nabori podatkov.

Izberite in označite prazne celice v Excelu

Če želite hitro izbrati in označiti prazne celice, lahko uporabite tehniko "Pojdi na posebno".

Sledijo koraki za izbiro in označevanje praznih celic v Excelu:

Kot smo že omenili, je ta metoda uporabna, če želite hitro izbrati vse prazne celice in jih označiti.Z istimi koraki lahko izberete tudi vse prazne celice in jih zapolnite z 0 ali NA ali katerim koli drugim ustreznim besedilom.

Upoštevajte, da za razliko od pogojnega oblikovanja ta metoda ni dinamična.Če to storite enkrat in nato pomotoma izbrišete podatkovno točko, ta ne bo označena.

Označite prazne celice v Excelu z VBA

Uporabite lahko tudi kratko kodo VBA, da označite prazne celice v izbranem naboru podatkov.

Ta metoda je bolj primerna, če morate pogosto poiskati in označiti prazne celice v naboru podatkov.Spodnjo kodo lahko preprosto uporabite in ustvarite dodatek ali ga shranite v svojOsebni makro delovni zvezek.

Tukaj je koda VBA, ki bo označila prazne celice v izbranem naboru podatkov:

Sub HighlightBlankCells() Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = vbRed End Sub

Tukaj so koraki, kako to kodo VBA postaviti v zaledno stran in jo nato uporabiti za označevanje praznih celic v Excelu:

Kako zagnati kodo VBA (makro)?

Ko kopirate in prilepite ta makro, ga lahko uporabite na več načinov.

Uporaba pogovornega okna Makro

Tu so koraki za zagon tega makra v pogovornem oknu Makri:

1. Izberite podatke.
2. Pojdite na zavihek za razvijalce in kliknite Makri.
3. V pogovornem oknu Makri izberite makro HighlightBlankCells in kliknite Zaženi.

Uporaba urejevalnika VB

Tu so koraki za zagon tega makra z urejevalnikom VB:

1. Izberite podatke.
2. Pojdite na zavihek za razvijalce in kliknite Visual Basic.
3. V urejevalniku VB kliknite kjer koli v kodi.
4. Kliknite gumb zelenega trikotnika v orodni vrstici (ali pritisnite F5).

Kot sem že omenil, če morate to storiti pogosto, je uporaba makra VBA za označevanje praznih celic ena od možnosti.

Poleg zgoraj prikazanih načinov za zagon makrov lahko ustvarite tudi dodatke ali shranite kodo v osebni delovni zvezek z makri.

To vam bo omogočilo dostop do te kode iz katerega koli delovnega zvezka v vašem sistemu.

Morda vam bodo všeč tudi naslednje vadnice za Excel:

• Kako najti zunanje povezave in reference v Excelu.
• Kako hitro poiskati in izbrisati hiperpovezave v Excelu.
• Označite vsako vrstico v Excelu.
• Najboljši vodnik za iskanje in odstranjevanje dvojnikov v Excelu.
• Uporabite funkcijo InStr v Excelu VBA.