Kako razvrstiti v Excelu (po vrstici, stolpcu, barvi, datumu in številki)

Razvrščanje podatkov v Excelu je preprosto z vsemi vgrajenimi možnostmi.

Podatke lahko preprosto razvrstite po abecedi na podlagi vrednosti v celici ali celice in barve pisave.

Izvedete lahko tudi razvrščanje stolpcev na več ravneh (tj. stolpec A, nato stolpec B) in razvrščanje vrstic (od leve proti desni).

Če to ni dovolj, vam Excel omogoča tudi ustvarjanje lastnega seznama po meri in razvrščanje po njem (kar je precej kul).Tako lahko podatke razvrstite po velikosti majice (XL, L, M, S) ali odzivu (močno se strinjam, se strinjam, se ne strinjam) ali intenzivnosti (visoka, srednja, nizka)

Na koncu – pri uporabi Excela vam je na voljo toliko možnosti razvrščanja.

V tej ogromni poglobljeni vadnici vam bom pokazal vse te možnosti razvrščanja skupaj z nekaj uporabnimi kul primeri.

Ker je to velika vadnica s številnimi temami, sem spodaj vključil kazalo vsebine.Lahko kliknete katero koli temo in takoj vas bo pripeljala tja.

Dostopajte do možnosti razvrščanja v Excelu

Ker je razvrščanje običajna stvar pri delu s podatki, vam Excel ponuja več načinov za dostop do možnosti razvrščanja.

Razvrsti gumbe v traku

Najhitrejši način za dostop do možnosti razvrščanja je uporaba gumba Razvrsti na traku.

Ko kliknete zavihek Podatki na traku, boste videli možnosti Razvrsti in filtriraj.Za razvrščanje podatkov se uporabljajo trije gumbi na levi strani te skupine.

Ta dva majhna gumba vam omogočata razvrščanje podatkov takoj, ko ju kliknete.

Če imate na primer podatkovni niz imen, lahko podatke razvrstite tako, da preprosto izberete celoten nabor podatkov in kliknete enega od obeh gumbov.Gumbi od A do Z razvrstijo podatke po abecedi od nizkega do visokega, gumba Z do A pa podatke razvrstijo po abecedi od visoke do nizke.

Ta gumb deluje tudi s številkami, datumi ali časi.

Osebno teh gumbov nikoli ne uporabljam zaradi njihove omejene funkcionalnosti in večje možnosti za napake pri uporabi.Če pa potrebujete hitro razvrščanje (brez praznih celic v naboru podatkov), je to morda hiter način.

Pogovorno okno za razvrščanje

Na zavihku Podatki na traku je v skupini Razvrsti še ena ikona gumba za razvrščanje.

Ko kliknete to ikono gumba za razvrščanje, se odpre pogovorno okno za razvrščanje (prikazano spodaj).

Pogovorno okno za razvrščanje je najbolj popolna rešitev za razvrščanje v Excelu.V tem pogovornem oknu lahko dostopate do vseh možnosti, povezanih z razvrščanjem.

Vsi drugi načini uporabe možnosti razvrščanja so omejeni in ne zagotavljajo popolne funkcionalnosti.

Zato vedno raje uporabljam pogovorna okna, ko moram razvrščati v Excelu.

Eden od glavnih razlogov za mojo prednost je, da obstaja zelo majhna možnost napak pri uporabi pogovornih oken.Vse je organizirano in označeno (za razliko od gumbov na traku se lahko zmedete, kateri gumb uporabiti).

V tej vadnici boste ugotovili, da večinoma uporabljam pogovorna okna za razvrščanje podatkov.To je tudi zato, ker je nekatere stvari, ki jih obravnavam v nekaterih poglavjih (na primer razvrščanje na več ravneh ali razvrščanje od leve proti desni), mogoče izvesti samo z uporabo pogovornih oken.

bližnjice na tipkovnici– Če morate pogosto razvrščati podatke v Excelu, priporočam, da se naučite bližnjic na tipkovnici, ki odprejo pogovorno okno za razvrščanje.To jeALT + A + S + S

Možnosti razvrščanja v meniju filtra

Poiščete lahko tudi možnosti razvrščanja in možnosti filtra, če ste na nabor podatkov uporabili filter.Filtre lahko uporabite tako, da izberete katero koli celico v naboru podatkov, kliknete zavihek Podatki in kliknete ikono Filter.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in uporabite filter.

Ko kliknete ikono filtra katerega koli stolpca (to je majhna ikona trikotnika, obrnjenega navzdol na desni strani celice glave stolpca), boste tam videli tudi nekaj možnosti razvrščanja.

Upoštevajte, da se te možnosti razvrščanja spreminjajo glede na podatke v stolpcu.Torej, če imate besedilo, bo prikazal možnost razvrščanja od A do Ž ali Z do A, če pa imate številke, pa bo prikazal možnost razvrščanja od največjega do najmanjšega ali najmanjšega do največjega.

Možnosti z desnim klikom

Poleg uporabe pogovornega okna je uporaba desnega klika še ena metoda, ki jo včasih uporabljam (tudi zelo hitra, samo dva klika).

Ko imate nabor podatkov za razvrščanje, z desno miškino tipko kliknite katero koli celico in prikazale se bodo možnosti razvrščanja.

Upoštevajte, da boste videli nekatere možnosti, ki jih ne boste videli v možnostih traku ali filtra.Medtem ko obstajajo običajne možnosti razvrščanja po vrednosti in razvrščanja po meri (odpre pogovorno okno za razvrščanje), lahko vidite tudi možnosti na vrhu, kot je ikona izbrane barve celice/barve pisave/formata na vrhu.

Ta možnost se mi zdi zelo uporabna, saj mi omogoča, da hitro postavim vse barvne celice (ali celice z različnimi barvami pisave) na vrh.Pogosto imam podatke o stroških, ki jih preverjam mesečno in ročno označim nekatere celice.Potem lahko s to možnostjo hitro postavim vse te celice na vrh.

Zdaj, ko sem zajel vse načine za dostop do možnosti razvrščanja v Excelu, poglejmo, kako uporabiti te metode za razvrščanje podatkov v različnih scenarijih.

Razvrščanje podatkov v Excelu (besedilo, številke, datumi)

警告: V večini primerov bo razvrščanje delovalo, tudi če izberete eno celico v naboru podatkov.Toda v nekaterih primerih lahko naletite na težave (če imate v naboru podatkov prazne celice/vrstice/stolpce).Pri razvrščanju podatkov je najbolje, da izberete celoten nabor podatkov in ga nato razvrstite – da se izognete težavam.

Glede na vrsto podatkov, ki jih imate, lahko uporabite možnosti razvrščanja v Excelu.

Razvrsti po besedilu

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite vse te zapise razvrstiti po abecedi glede na ime študenta.

Tukaj so koraki za razvrščanje teh besedilnih podatkov po abecedi:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono za razvrščanje.To bo odprlo pogovorno okno za razvrščanje.
4. V pogovornem oknu Razvrsti se prepričajte, da je izbrana možnost Moji podatki imajo glavo.To lahko počistite, če vaši podatki nimajo glav.
5. V spustnem meniju Razvrsti po izberite Ime
6. V spustnem meniju »Razvrsti po« se prepričajte, da je izbrana »Vrednost celice«.
7. V spustnem meniju naročila izberite AZ
8. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bodo razvrstili celoten nabor podatkov in dali rezultate, prikazane spodaj.

Zakaj ne bi preprosto uporabili gumbov na traku?

Zgornja metoda razvrščanja podatkov v Excelu se morda zdi kot veliko korakov v primerjavi s klikom na ikono za razvrščanje na traku.

To je resnično.

Zgornja metoda je daljša, vendarMožnosti napake ni.

Nekatere težave se lahko pojavijo, ko uporabite gumb za razvrščanje na traku (to je težko opaziti, če imate velike nabore podatkov.

Ko bom kasneje v tej vadnici razpravljal o slabostih uporabe gumbov, naj vam na hitro pokažem, kaj lahko gre narobe.

V spodnjem primeru Excel razvrsti celoten nabor podatkov, vključno z glavo, ker ne prepozna, da je prisotna vrstica z glavo.

Z uporabo pogovornega okna za razvrščanje se izognete tej težavi, saj vam izrecno daje možnost, da določite, ali imajo podatki glavo ali ne.

Ker uporaba pogovornega okna za razvrščanje odpravlja možnost napak, priporočam, da ga uporabite namesto vseh drugih metod razvrščanja v Excelu

Razvrsti po številkah

Zaenkrat predvidevam, da veste, kako deluje razvrščanje besedil (obesedeno zgoraj v tem razdelku).

Druge vrste razvrščanja (na primer na podlagi številk, datumov ali barv) bodo uporabljale skoraj enake korake, z rahlimi spremembami.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite podatke razvrstiti glede na rezultat vsakega študenta.

Tukaj so koraki za številčno razvrščanje teh podatkov:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono za razvrščanje.To bo odprlo pogovorno okno za razvrščanje.
4. V pogovornem oknu Razvrsti se prepričajte, da je izbrana možnost Moji podatki imajo glavo.To lahko počistite, če vaši podatki nimajo glav.
5. V spustnem meniju Razvrsti po izberite Ime
6. V spustnem meniju »Razvrsti po« se prepričajte, da je izbrana »Vrednost celice«.
7. V spustnem meniju naročila izberite "Veliko do majhno"
8. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bodo razvrstili celoten nabor podatkov in dali rezultate, prikazane spodaj.

Razvrsti po datumu/času

Čeprav so datumi in časi morda videti drugače, niso nič drugega kot številke.

Na primer, v Excelu bi bila številka 44196 datumska vrednost 2020. december 12.To številko lahko oblikujete kot datum, vendar je v ozadju Excela še vedno številka.

To vam omogoča tudi, da datume obravnavate kot številke.Tako lahko celici z datumom dodate 10 in po 10 dneh vam bo dala številko datuma.

Enako velja za čas v Excelu.

Na primer, številka 44196.125 predstavlja 2020. december 12 ob ​​31 zjutraj.Medtem ko celo število predstavlja cel dan, delni del predstavlja čas.

Ker so datumi in čas številke, lahko te številke razvrstite.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je spodnji, in želite te podatke razvrstiti glede na datum potrditve projekta.

Tukaj so koraki za razvrščanje teh podatkov glede na datum:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono za razvrščanje.To bo odprlo pogovorno okno za razvrščanje.
4. V pogovornem oknu Razvrsti se prepričajte, da je izbrana možnost Moji podatki imajo glavo.To lahko počistite, če vaši podatki nimajo glav.
5. V spustnem meniju Razvrsti po izberite Datum potrditve
6. V spustnem meniju »Razvrsti po« se prepričajte, da je izbrana »Vrednost celice«.
7. V spustnem meniju naročila izberite "Od starega do novega"
8. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bodo razvrstili celoten nabor podatkov in dali rezultate, prikazane spodaj.

Upoštevajte, da čeprav so datumi in čas številke, Excel še vedno prepozna, da so prikazani drugače.Torej, ko razvrščate po datumu, prikaže merila razvrščanja "od najstarejšega do najnovejšega" in "od najnovejšega do starega", ko pa uporabite številke, piše "od velikega do majhnega" ali "od majhnega do velikega".Zaradi majhnih stvari, kot je ta, je Excel odlično orodje za preglednice (PS: Google Preglednice ne prikazujejo veliko podrobnosti, le rahlo razvrščanje po AZ ali ZA)

Razvrsti po barvi celice/barvi pisave

Ta možnost je fantastična, uporabljam jo ves čas (morda malo preveč).

Pogosto imam nabore podatkov, ki jih ročno analiziram in označujem celice.Pregledal sem na primer seznam člankov na tem blogu (imam Excelov list) in izpostavil tiste, ki jih moram izboljšati.

Ko končam, lahko te podatke hitro razvrstim glede na barvo celice.To mi pomaga postaviti vse te označene celice/vrstice na vrh.

Za dodatno razburjenje lahko razvrstite po več barvah.Če torej z rdečo označim celice z imeni člankov, ki jih je treba takoj posvetiti, in nekatere celice, ki jih je mogoče pozneje obdelati, z rumeno, lahko podatke razvrstim tako, da najprej prikažem vse rdeče vrstice, nato rumene vrstice.

Če vas zanima več, sem pred kratkim napisal ta članek o razvrščanju na podlagi več barv.V tem razdelku vam bom na hitro pokazal, kako razvrstiti na podlagi samo ene barve

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je spodaj, in želite razvrstiti po barvi in ​​dobiti vse rdeče celice na vrhu.

Tukaj so koraki, razvrščeni po barvah:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono za razvrščanje.To bo odprlo pogovorno okno za razvrščanje.
4. V pogovornem oknu Razvrsti se prepričajte, da je izbrana možnost Moji podatki imajo glavo.To lahko počistite, če vaši podatki nimajo glav.
5. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Datum oddaje« (ali kateri koli stolpec, v katerem imate obarvane celice).Ker imamo v tem primeru barvne celice v vseh stolpcih, lahko izberete katero koli.
6. V spustnem meniju Razvrsti po izberite Barva celice.
7. V spustnem meniju »Naročilo« izberite barvo, po kateri želite razvrstiti.Če je v naboru podatkov več barv celic, bodo tukaj prikazane vse
8. V zadnjem spustnem meniju izberite "Na vrhu".Tukaj lahko določite, ali želite, da so barvne celice na vrhu ali na dnu nabora podatkov.
9. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bodo razvrstili nabor podatkov po barvi in ​​dobili boste rezultat, kot je prikazano spodaj.

Tako kot te podatke razvrstimo po barvi celice, lahko tudi po barvi pisave in ikonah pogojnega oblikovanja.

Razvrščanje podatkov na več ravneh

V praksi so nabori podatkov le redko tako preprosti kot tisti, ki jih uporabljam v tej vadnici.

Vaš se lahko razširi na tisoče vrstic in na stotine stolpcev.

Ko imate tako velik nabor podatkov, je potrebnih več podatkovnih rezin in kock.Razvrščanje podatkov na več ravneh je ena od stvari, ki jih boste morda potrebovali, ko imate velike nabore podatkov.

Razvrščanje podatkov na več ravneh pomeni, da lahko razvrstite nabor podatkov na podlagi vrednosti v enem stolpcu in ga nato znova razvrstite glede na vrednosti v drugem stolpcu.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je ta, in želite te podatke razvrstiti po dveh merilih:

1. Regija
2. Prodaja

Razvrščeni izhod na podlagi zgornjih dveh meril vam bo dal nabor podatkov, prikazan spodaj.

V zgornjem primeru smo podatke najprej razvrstili po regijah, nato pa smo znotraj vsake regije podatke še razvrstili po prodaji.

To nam omogoča, da hitro vidimo, kateri predstavniki delajo dobro in kateri slabo v vsaki regiji.

Tu so koraki za razvrščanje podatkov na podlagi več stolpcev:

1. Izberite celoten nabor podatkov, ki ga želite razvrstiti.
2. Kliknite zavihek Podatki.
3. Kliknite ikono za razvrščanje (prikazano spodaj).To bo odprlo pogovorno okno za razvrščanje.
4. V pogovornem oknu Razvrsti se prepričajte, da je izbrana možnost Moji podatki imajo glavo.To lahko počistite, če vaši podatki nimajo glav.
5. V pogovornem oknu Razvrsti izberite naslednje
   • Razvrsti po (stolpec): Regija (to je prva stopnja razvrščanja)
   • Razvrsti po: vrednost celice
   • Vrstni red: od A do Ž
6. Kliknite Dodaj raven (to bo dodalo še eno raven možnosti razvrščanja).
7. Na drugi stopnji razvrščanja naredite naslednje izbire:
   • Nato po (stolpec): Prodaja
   • Razvrsti po: Vrednost
   • Vrstni red: od največjega do najmanjšega
8. Kliknite V redu

Profesionalni nasveti: Pogovorno okno za razvrščanje ima funkcijo "raven kopiranja".To hitro kopira izbrano raven razvrščanja, ki jo lahko nato enostavno spremenite.Funkcijo je dobro poznati, saj vam lahko prihrani čas, če boste morali razvrščati na podlagi več stolpcev.

Razvrsti po seznamu po meri

Čeprav Excel že ima nekaj skupnih meril razvrščanja (na primer po abecedi z besedilom, od najmanjšega do največjega ali največjega do najmanjšega številčno, od najstarejšega do najnovejšega ali od najnovejšega do najstarejšega datuma), to morda ne bo dovolj.

Recimo, da imam na primer naslednji nabor podatkov:

Zdaj, če ga razvrstim po abecedi po regijah, imam dve možnosti - od A do Ž ali od Z do A.Tukaj je tisto, kar dobim, ko te podatke razvrstim po abecedi od A do Ž z uporabo stolpca obsega.

Kaj pa, če želim, da je ta vrstni red vzhod, zahod, sever, jug?

Seveda lahko podatke po razvrščanju preuredite, vendar to ni učinkovit način za to.

Pravilen način je uporaba seznama po meri.

Seznami po meri so seznami, ki vam jih Excel omogoča, da ustvarite in nato uporabite, tako kot vgrajeni seznami (kot so imena mesecev ali imena dni v tednu).Ko ustvarite seznam po meri, ga lahko uporabite v funkcijah, kot je razvrščanje podatkov ali polnjenje ročic.

Nekateri primeri, kjer bi lahko bili koristni seznami po meri, vključujejo:

• Razvrsti podatke po imenu regije/mesta
• Razvrščeno po velikosti majice – majhna, srednja, velika, zelo velika
• Razvrsti po anketnih odgovorih – popolnoma se strinjam, strinjam se, nevtralno, se ne strinjam
• Razvrščanje glede na verjetnost - visoka, srednja, nizka

Prvi korak pri poskusu razvrščanja po merilih po meri je ustvariti seznam po meri.

Koraki za ustvarjanje seznama po meri v Excelu:

1. Kliknite zavihek Datoteka
2. kliknite možnost
3. V pogovornem oknu Možnosti Excela s seznama v levem podoknu izberite Napredno.
4. V izbrani možnosti Napredno se pomaknite navzdol in izberite Uredi seznam po meri.
5. V pogovornem oknu Seznam po meri vnesite svoja merila v polje z naslovom Vnosi seznama.Vnesite merila, ločena z vejico (vzhod, zahod, sever, jug)[Če navedete svoje pogoje, lahko tudi uvozite svoje pogoje].
6. Kliknite za dodajanje
7. Kliknite V redu

Po zaključku zgornjih korakov bo Excel ustvaril in shranil seznam po meri, ki ga lahko uporabite za razvrščanje podatkov.

Upoštevajte, da vrstni red elementov na seznamu po meri določa, kako je seznam razvrščen.

Ko ustvarite seznam po meri v enem Excelovem delovnem zvezku, je seznam na voljo vsem delovnim zvezkom v sistemu.Zato ga morate ustvariti samo enkrat in ponovno uporabiti v vseh delovnih zvezkih.

Za razvrščanje s seznamom po meri

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in ga želite razvrstiti glede na regijo (vrstni vrstni red je vzhod, zahod, sever in jug)

Ker smo ustvarili seznam po meri, ga lahko uporabimo za razvrščanje naših podatkov.

Tu so koraki za razvrščanje nabora podatkov s seznamom po meri:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono za razvrščanje.To bo odprlo pogovorno okno za razvrščanje.
4. V pogovornem oknu Razvrsti se prepričajte, da je izbrana možnost Moji podatki imajo glavo.To lahko počistite, če vaši podatki nimajo glav.
5. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Območje« (ali kateri koli stolpec, za katerega imate obarvane celice)
6. V spustnem meniju Razvrsti po izberite Vrednost celice.
7. V spustnem meniju naročila izberite Seznam po meri.Ko ga kliknete, se odpre pogovorno okno Seznam po meri.
8. V pogovornem oknu Seznam po meri v levem podoknu izberite seznam po meri, ki ste ga ustvarili.
9. Kliknite V redu.Ko to storite, boste v spustnem polju za vrstni red videli merila razvrščanja po meri
10. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bodo razvrstili vaš nabor podatkov po merilih razvrščanja po meri.

Opomba: Za razvrščanje podatkov na podlagi tega vam ni treba vnaprej ustvariti seznama po meri.Ustvarite ga lahko tudi v pogovornem oknu Razvrsti.Ko kliknete Seznam po meri (v 7. koraku zgoraj), se odpre pogovorno okno Seznam po meri.Tam lahko ustvarite tudi sezname po meri.

Seznami po meri niso občutljivi na velike in male črke.Če želite razvrščanje glede na velike in male črke, si oglejte ta primer.

Razvrsti od leve proti desni

Medtem ko boste v večini primerov verjetno razvrščali po vrednosti stolpca, boste včasih morda želeli razvrstiti tudi po vrednosti vrstice.

Na primer, v spodnjem naboru podatkov ga želim razvrstiti glede na vrednosti v vrstici Regija.

Čeprav ta vrsta podatkovne strukture ni tako pogosta kot podatki stolpcev, še vedno vidim, da jo uporablja veliko ljudi.

Excel ima vgrajeno funkcionalnost, ki omogoča razvrščanje od leve proti desni.

Tukaj so koraki za razvrščanje teh podatkov od leve proti desni:

1. Izberite celoten niz podatkov (razen naslova)
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono za razvrščanje.To bo odprlo pogovorno okno za razvrščanje.
4. V pogovornem oknu Razvrsti kliknite Možnosti.
5. V pogovornem oknu Možnosti razvrščanja izberite Razvrsti od leve proti desni
6. Kliknite V redu.
7. Na spustnem seznamu Razvrsti po izberite vrstico 1.S tem določimo, da moramo razvrstiti na podlagi vrednosti v vrstici 1
8. V spustnem meniju Razvrsti po izberite Vrednost celice.
9. V spustnem meniju Naročilo izberite AZ (po želji lahko uporabite tudi razvrščen seznam po meri)
10. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bodo razvrstili podatke od leve proti desni na podlagi vrednosti v vrstici 1.

Excel ne prepozna (ali vam celo dovoli, da določite) naslovov pri razvrščanju od leve proti desni.Zato se morate prepričati, da pri razvrščanju podatkov ni izbrana celica glave.Če izberete tudi celice glave, bodo te celice razvrščene glede na vrednosti v njih.

Opomba: Drug način za razvrščanje podatkov od desne proti levi je transponiranje podatkov in pridobivanje v stolpčni obliki.Ko ga imate, lahko uporabite katero koli od do sedaj opisanih metod razvrščanja.Ko je razvrščanje končano, lahko dobljene podatke kopirate in jih prilepite kot transponirane podatke.

Razvrščanje glede na velike in male črke v Excelu

V vseh zgornjih primerih je razvrščanje odvisno od velikih in malih črk.

Kaj pa, če želite narediti razvrščanje občutljivo na velike in male črke.

Na srečo vam Excel omogoča, da določite, ali želite, da je razvrščanje občutljivo na velike in male črke.

Opomba: Čeprav vam večino časa ni treba skrbeti za razvrščanje glede na velike in male črke, je to lahko koristno, ko pridobivate podatke iz baze podatkov, kot je Salesforce, ali ročno zbirate podatke in ko različni ljudje v različnih situacijah vnesejo isto besedilo .Občutljivost velikih in malih črk vam pomaga voditi vse zapise iste osebe/zbirke podatkov skupaj.

Recimo, da imate nabor podatkov, ki izgleda takole, in želite te podatke razvrstiti na podlagi stolpca regije:

Tu so koraki za razvrščanje podatkov po abecedi in glede na velike in male črke:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono za razvrščanje.To bo odprlo pogovorno okno za razvrščanje.
4. V pogovornem oknu Razvrsti se prepričajte, da je izbrana možnost Moji podatki imajo glavo.To lahko počistite, če vaši podatki nimajo glav.
5. Kliknite gumb Možnosti
6. V pogovornem oknu Možnosti razvrščanja potrdite možnost Razlikovanje velikih in malih črk
7. Kliknite V redu.
8. V spustnem meniju Razvrsti po izberite Regija
9. V spustnem meniju Razvrsti po izberite Vrednost celice.
10. V spustnem meniju naročila izberite od A do Ž
11. Kliknite V redu.

Zgornji koraki ne bodo razvrstili podatkov le po abecedi po regijah, ampak tudi glede na velike in male črke.

Dobili boste naslednje podatke o rezultatih:

Pri razvrščanju od A do Ž je besedilo z malimi črkami nad velikimi črkami.

Pridobite izvirni vrstni red

Pogosto se boste pri razvrščanju podatkov v Excelu morda želeli vrniti na prejšnji ali prvotni vrstni red in začeti znova,

Čeprav lahko uporabite funkcijo Razveljavi v Excelu (z uporabo Control Z), da se vrnete korak za korakom nazaj, je lahko zmedeno, če ste po razvrščanju podatkov že izvedli več operacij.

Tudi razveljavitev deluje samo, dokler ne odprete delovnega zvezka, ko pa ga shranite in zaprete ter odprete pozneje, se ne boste mogli vrniti na prvotni vrstni red razvrščanja.

Tukaj sta dva enostavna načina, da se prepričate, da ne boste izgubili prvotnega vrstnega reda in ga dobili nazaj tudi po razvrščanju podatkov:

1. Naredite kopijo izvirnega nabora podatkov.To priporočam, tudi če ne potrebujete izvirnega vrstnega reda.Lahko imate delovni zvezek z vsemi podatki, nato pa samo ustvarite kopijo delovnega zvezka in delajte na tej kopiji.Ko delam na naboru ključnih podatkov, naredim kopijo vsak dan (z datumom ali številko različice kot del imena delovnega zvezka).
2. Dodajte stolpec z nizom številk.Ko razvrstite podatke, se ta serija številk pomeša, če pa se želite vrniti na prvotne podatke, lahko razvrstite po tej seriji številk.

V tem razdelku naj vam na hitro pokažem, kaj pomeni dodati serijo in jo uporabiti za pridobitev izvirnega vrstnega reda razvrščanja.

Recimo, da imate nabor podatkov, ki izgleda takole:

Če želite zagotoviti, da boste te podatke po razvrščanju dobili nazaj, dodajte pomožni stolpec z vrsto številk (prikazano spodaj).

Ko imate pripravljen stolpec pomoči, ga vključite pri razvrščanju tega nabora podatkov.

Recimo, da te podatke razvrstim glede na regijo in na koncu dobim takšne podatke:

Zdaj, če se želim vrniti na izvirni nabor podatkov, lahko te podatke preprosto ponovno razvrstim, vendar na podlagi sekundarnega stolpca (od nizke do visoke).

Preprosto. .kajne?

Če ne želite prikazati stolpca pomoči, ga lahko skrijete ali ustvarite varnostno kopijo in jo izbrišete.

Nekaj ​​pogostih težav pri razvrščanju podatkov v Excelu

Na začetku tega članka sem vam pokazal različne načine razvrščanja podatkov v Excelu (vključno z gumbom za razvrščanje na traku, možnostmi z desno tipko miške, možnostmi filtra in pogovornim oknom za razvrščanje).

Da ponovim, uporaba pogovornega okna za razvrščanje zmanjša možnost ali kakršne koli težave ali napake, ki bi se lahko pojavile.

Zdaj naj vam pokažem težave, ki se lahko pojavijo pri uporabi gumba za razvrščanje na traku (prikazano spodaj)

glave stolpcev niso prepoznane

Recimo, da imate nabor podatkov, ki izgleda takole:

To je videti kot dobro oblikovan nabor podatkov z glavami, ki so jasno oblikovane z barvo celice in krepko.

Ko torej te podatke razvrstite po imenu (z uporabo gumba za razvrščanje na traku), boste želeli, da naslov ostane na vrhu, ostali podatki pa razvrščeni.

Toda kaj se zgodi, ko to storite - glave se tudi obravnavajo kot običajni podatki in razvrščene (prikazano spodaj).

Čeprav je Excel dovolj pameten, da prepozna glavo, v tem primeru tega ne stori.Ko uporabljate gumb ikone za razvrščanje na traku, ne morete ročno določiti, da imajo ti podatki glavo.

Opomba: Ta težava se pojavi, ko imam nabor podatkov in dodam in oblikujem glave ter jih razvrstim.Excel bo pogosto dovolj pameten, da prepozna, da so v naboru podatkov glave (še posebej, če se vrsta podatkov glav in podatkov v stolpcih razlikujeta).Toda v tem primeru, ko takoj dodam naslov in razvrstim, tega ne stori.Če shranim ta delovni zvezek, ga zaprem in ponovno odprem, Excelu nekako uspe prepoznati prvo vrstico in glavo.

Čeprav to v večini primerov verjetno ni težava, še vedno obstaja možnost, ko uporabite ikono za razvrščanje na traku, lahko z uporabo pogovornega okna odpravite to težavo, ker lahko določite, da imate naslov.

Prazna vrstica/stolpec ni prepoznan

Ta problem razvrščanja je nekoliko bolj zapleten – in pogostejši, kot si mislite.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj.Upoštevajte, da je vrstica 6 skrita (to je prazna vrstica）。

Zdaj, če izberem katero koli celico v prvih štirih vrsticah podatkov (tistih nad skritimi praznimi vrsticami) in uporabim gumb ikone za razvrščanje za razvrščanje teh podatkov, razvrsti samo prve štiri zapise v naboru podatkov (vrstice od 2 do 5) XNUMX).Podobno, če se odločim, da skrijem katere koli celice v naboru podatkov pod praznimi vrsticami, razvrsti samo zadnjih sedem vrstic.

Če ga ne iščete posebej, boste verjetno zamudili to grozljivo napako.

Kako se lahko prepričate, da ne boste naredili te napake pri razvrščanju?

Če želite zagotoviti, da se ne boste srečali s to težavo, morate preveriti nabor podatkov, preden ga razvrstite.

Pred razvrščanjem podatkov izberite celoten nabor podatkov.

To lahko storite tako, da izberete katero koli celico v naboru podatkov in nato uporabite bližnjico na tipkovnici – Control + A.

Če so v naboru podatkov prazne vrstice/stolpci, ne bo izbran celoten nabor podatkov.To lahko prepoznate tako, da hitro pregledate obris izbire.

Če vidite nekaj podatkov poleg izbire, jih lahko izberete ročno.

Če se želite izogniti tej težavi, je najbolje, da najprej razkrijete vse skrite vrstice in stolpce, nato pa podatke razvrstite tako, da izberete celoten nabor podatkov ali najprej odstranite prazne vrstice.

Delno razvrščanje (na podlagi priimka)

Včasih imate morda nabor podatkov, ki ga želite razvrstiti na podlagi delnega besedila.

Recimo, da imam nabor podatkov, kot je spodnji, in želim te podatke razvrstiti glede na priimek.

Za to moram te podatke ločiti tako, da je v enem stolpcu samo priimek.Ko ga imam, lahko ta stolpec uporabim za razvrščanje podatkov.

Tukaj je formula, ki bi mi dala moj priimek:

=DESNO(B2,LEN(B2)-NAJDI(" ",B2))

To vam bo dalo rezultat, prikazan spodaj.

Zdaj lahko te podatke razvrstite s stolpcem Priimek.

Ko končate, lahko stolpec Priimek izbrišete ali ga skrijete.

Upoštevajte, da zgornja formula deluje, če vaše ime vsebuje samo ime in priimek in vmes ni dvojnih presledkov.Če so podatki o vašem imenu drugačni, boste morali prilagoditi formulo.Besedilo v stolpec lahko uporabite tudi za hitro razdelitev imen na podlagi presledka kot ločila.

To je le primer razvrščanja na podlagi delnih podatkov.Drugi primeri lahko vključujejo razvrščanje glede na mesto v naslovu ali ID zaposlenega na podlagi kode oddelka.

Tudi, če je besedilo, ki ga morate razvrstiti, na začetku besedila, lahko uporabite samo običajno funkcijo razvrščanja.

Drugi primeri razvrščanja (z uporabo formul in VBA)

Do sedaj sem v tej vadnici obravnaval naš primer uporabe vgrajene funkcije razvrščanja v Excelu.

Samodejno razvrščanje s formulami

Ko uporabite vgrajeno funkcijo razvrščanja in nato spremenite nabor podatkov, ga morate znova razvrstiti.Funkcija razvrščanja ni dinamična.

Če želite dobiti nabor podatkov, ki je samodejno razvrščen, ko pride do kakršne koli spremembe, lahko to storite s formulo.

Upoštevajte, da morate za to ločiti izvirni in razvrščeni nabor podatkov (kot je prikazano spodaj)

Imam podrobno vadnico o tem, kako uporabljati formule za razvrščanje po abecedi.Prikazuje dva načina za to - s pomočjo stolpca za pomoč in uporabo formule matrike.

Excel je uvedel tudi SORT dinamične matrike formule, ki to olajšajo (ne potrebujejo pomožnih stolpcev ali kompleksnih formul matrik).Ker pa je to dokaj novo, morda ne boste mogli dostopati do njega v svoji različici Excela.

Razvrsti z VBA

Nazadnje, če želite zaobiti vsa pogovorna okna za razvrščanje ali druge možnosti razvrščanja, lahko uporabite VBA za razvrščanje podatkov.

V spodnjem primeru imam nabor podatkov, ki razvrsti podatke, ko dvokliknem na glavo stolpca.To olajša razvrščanje in ga lahko uporabite na nadzorni plošči, da postane uporabniku bolj prijazno.

Tukaj je podrobna vadnica o tem, kako uporabiti VBA za razvrščanje podatkov in ustvarjanje nečesa podobnega zgornjemu.

Poskušal sem pokriti veliko primerov, da vam pokažem različne načine razvrščanja podatkov v Excelu in vse stvari, ki jih morate pri tem upoštevati.

Upam, da se vam je ta vadnica zdela koristna.