Hvordan sortere i Excel (etter rad, kolonne, farge, dato og nummer)

Det er enkelt å sortere data i Excel med alle de innebygde alternativene.

Du kan enkelt sortere data alfabetisk basert på verdien i cellen eller celle- og skriftfargen.

Du kan også utføre kolonnesortering på flere nivåer (dvs. kolonne A, deretter kolonne B) og radsortering (venstre mot høyre).

Hvis det ikke er nok, lar Excel deg også lage din egen tilpassede liste og sortere etter den (noe som er ganske kult).Så du kan sortere dataene etter skjortestørrelse (XL, L, M, S) eller svar (helt enig, enig, uenig) eller intensitet (høy, middels, lav)

Bunnlinjen - det er så mange sorteringsalternativer til din disposisjon når du bruker Excel.

I denne enorme dybdeveiledningen skal jeg vise deg alle disse sorteringsalternativene sammen med noen nyttige kule eksempler.

Siden dette er en stor opplæring med mange emner, har jeg tatt med en innholdsfortegnelse nedenfor.Du kan klikke på et hvilket som helst emne og det vil ta deg dit umiddelbart.

Få tilgang til sorteringsalternativer i Excel

Siden sortering er en vanlig ting å gjøre når du jobber med data, gir Excel deg flere måter å få tilgang til sorteringsalternativer.

Sorter knapper i båndet

Den raskeste måten å få tilgang til sorteringsalternativer på er å bruke Sorter-knappen på båndet.

Når du klikker på Data-fanen i båndet, vil du se alternativene Sorter og Filtrer.De tre knappene til venstre for denne gruppen brukes til å sortere dataene.

Disse to små knappene lar deg sortere dataene dine så snart du klikker på dem.

For eksempel, hvis du har et datasett med navn, kan du sortere dataene ved ganske enkelt å velge hele datasettet og klikke på en av de to knappene.A til Å-knappene sorterer dataene alfabetisk fra lav til høy, og Z til A-knappene sorterer dataene alfabetisk fra høy til lav.

Denne knappen fungerer også med tall, datoer eller klokkeslett.

Personlig bruker jeg aldri disse knappene på grunn av deres begrensede funksjonalitet og større sjanse for å gjøre feil når du bruker dem.Men hvis du trenger en rask sortering (ingen tomme celler i datasettet), kan dette være en rask måte.

Sorter dialog

I Data-fanen på båndet er det et annet sorteringsknappikon i Sorter-gruppen.

Når du klikker på dette sorteringsknappikonet, åpner det sorteringsdialogen (vist nedenfor).

Sorteringsdialogen er den mest komplette sorteringsløsningen i Excel.Alle sorteringsrelaterte alternativer kan nås gjennom denne dialogboksen.

Alle andre metoder for bruk av sorteringsalternativer er begrenset og gir ikke full funksjonalitet.

Derfor foretrekker jeg alltid å bruke dialogbokser når jeg skal sortere i Excel.

En av hovedårsakene til at jeg foretrekker er at det er svært liten sjanse for feil ved bruk av dialogbokser.Alt er organisert og merket (i motsetning til knappene på båndet, kan du bli forvirret om hvilken knapp du skal bruke).

Gjennom denne opplæringen vil du finne at jeg for det meste bruker dialoger for å sortere data.Dette er også fordi noen av tingene jeg dekker i noen kapitler (som flernivåsortering eller sortering fra venstre til høyre) bare kan gjøres ved hjelp av dialoger.

Tastatursnarveier– Hvis du trenger å sortere data i Excel ofte, anbefaler jeg å lære deg hurtigtastene som åpner sorteringsdialogen.Dette erALT + A + S + S

Sorter alternativer i filtermenyen

Du kan også finne sorteringsalternativer samt filteralternativer hvis du har brukt et filter på datasettet.Filtre kan brukes ved å velge en hvilken som helst celle i datasettet, klikke på Data-fanen og klikke på Filter-ikonet.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor og bruker et filter.

Når du klikker på en hvilken som helst kolonnes filterikon (det er det lille nedoverpekende trekantikonet til høyre for kolonneoverskriftscellen), vil du også se noen sorteringsalternativer der.

Merk at disse sorteringsalternativene endres basert på dataene i kolonnen.Så hvis du har tekst, vil den vise muligheten til å sortere fra A til Å eller Å til A, men hvis du har tall, vil den vise muligheten til å sortere fra størst til minste eller minste til størst.

Høyreklikk alternativer

Foruten å bruke dialogbokser, er å bruke høyreklikk en annen metode jeg noen ganger bruker (det er også veldig raskt, bare to klikk).

Når du har et datasett å sortere, høyreklikk på en hvilken som helst celle og den vil vise sorteringsalternativer.

Merk at du vil se noen alternativer som du ikke vil se i båndet eller filteralternativene.Mens det er de vanlige sorteringsalternativene og tilpassede sorteringsalternativene (åpner sorteringsdialogen), kan du også se alternativer øverst som å plassere valgt cellefarge/skriftfarge/formatikon på toppen.

Jeg synes dette alternativet er veldig nyttig, da det lar meg raskt legge alle fargede celler (eller celler med forskjellige skriftfarger) på toppen.Jeg har ofte utgiftsdata som jeg sjekker månedlig og manuelt fremhever noen celler.Da kan jeg bruke dette alternativet til å raskt legge alle disse cellene på toppen.

Nå som jeg har dekket alle måtene å få tilgang til sorteringsalternativer i Excel, la oss se hvordan du bruker disse metodene til å sortere data i forskjellige scenarier.

Datasortering i Excel (tekst, tall, datoer)

警告: I de fleste tilfeller vil sortering fungere selv om du velger en enkelt celle i datasettet.Men i noen tilfeller kan du få problemer (når du har tomme celler/rader/kolonner i datasettet).Når du sorterer data, er det best å velge hele datasettet og deretter sortere det – for å unngå problemer.

Avhengig av hvilken type data du har, kan du bruke sorteringsalternativene i Excel.

Sorter etter tekst

Anta at du har et datasett som det nedenfor, og du vil sortere alle disse postene alfabetisk basert på elevnavn.

Her er trinnene for å sortere disse tekstdataene alfabetisk:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk på Data-fanen
3. Klikk på sorteringsikonet.Dette åpner sorteringsdialogen.
4. Kontroller at Mine data har topptekst er valgt i Sorter-dialogen.Du kan fjerne merket for dette hvis dataene dine ikke har noen overskrifter.
5. Velg Navn i rullegardinmenyen Sorter etter
6. I "Sorter etter"-rullegardinmenyen, sørg for at "Celleverdi" er valgt
7. I bestillingsrullegardinmenyen velger du A-Å
8. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere hele datasettet og gi resultatene vist nedenfor.

Hvorfor ikke bare bruke knappene i båndet?

Metoden ovenfor for å sortere data i Excel kan virke som mange trinn sammenlignet med bare å klikke på sorteringsikonet på båndet.

Dette er ekte.

Metoden ovenfor er lengre, menDet er ingen mulighet for feil.

Noen problemer kan oppstå når du bruker sorteringsknappen i båndet (dette kan være vanskelig å få øye på når du har store datasett.

Når jeg diskuterer ulempene ved å bruke knapper senere i denne opplæringen, la meg raskt vise deg hva som kan gå galt.

I eksemplet nedenfor, fordi Excel ikke gjenkjenner eksistensen av en overskriftsrad, sorterer den hele datasettet, inkludert overskriften.

Ved å bruke sorteringsdialogen unngår du dette problemet, da det eksplisitt gir deg muligheten til å spesifisere om dataene har en overskrift eller ikke.

Siden bruk av sorteringsdialogen eliminerer muligheten for feil, anbefaler jeg at du bruker den i stedet for alle andre sorteringsmetoder i Excel

Sorter etter tall

Foreløpig antar jeg at du har et grep om hvordan tekstsortering fungerer (dekket ovenfor i denne delen).

Andre typer sortering (som basert på tall eller datoer eller farger) vil bruke nesten de samme trinnene, med små variasjoner.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil sortere dataene etter hver elevs poengsum.

Her er trinnene for å sortere disse dataene numerisk:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk på Data-fanen
3. Klikk på sorteringsikonet.Dette åpner sorteringsdialogen.
4. Kontroller at Mine data har topptekst er valgt i Sorter-dialogen.Du kan fjerne merket for dette hvis dataene dine ikke har noen overskrifter.
5. Velg Navn i rullegardinmenyen Sorter etter
6. I "Sorter etter"-rullegardinmenyen, sørg for at "Celleverdi" er valgt
7. I bestillingsrullegardinmenyen velger du "Stor til liten"
8. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere hele datasettet og gi resultatene vist nedenfor.

Sorter etter dato/klokkeslett

Selv om datoer og klokkeslett kan se annerledes ut, er de ikke annet enn tall.

For eksempel, i Excel, vil tallet 44196 være datoverdien 2020. desember 12.Du kan formatere dette nummeret som en dato, men i Excels backend er det fortsatt et tall.

Dette lar deg også behandle datoer som tall.Så du kan legge til 10 til en celle med en dato, og den vil gi deg nummeret på datoen etter 10 dager.

Det samme gjelder tid i Excel.

For eksempel representerer nummeret 44196.125 2020. desember 12 kl. 31.Mens heltallsdelen av tallet representerer hele dagen, representerer brøkdelen tiden.

Siden datoer og klokkeslett er tall, kan du sortere disse tallene.

Anta at du har et datasett som det nedenfor, og du vil sortere disse dataene basert på prosjektforpliktelsesdato.

Her er trinnene for å sortere disse dataene basert på dato:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk på Data-fanen
3. Klikk på sorteringsikonet.Dette åpner sorteringsdialogen.
4. Kontroller at Mine data har topptekst er valgt i Sorter-dialogen.Du kan fjerne merket for dette hvis dataene dine ikke har noen overskrifter.
5. I Sorter etter-rullegardinmenyen velger du Forpliktelsesdato
6. I "Sorter etter"-rullegardinmenyen, sørg for at "Celleverdi" er valgt
7. I bestillingsrullegardinmenyen velger du "Gamle til Nye"
8. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere hele datasettet og gi resultatene vist nedenfor.

Merk at selv om datoer og klokkeslett er tall, gjenkjenner Excel fortsatt at de vises annerledes.Så når du sorterer etter dato viser den "eldste til nyeste" og "nyeste til gamle" sorteringskriterier, men når du bruker tall står det "stor til liten" eller "liten til stor".Små ting som dette gjør Excel til et flott regnearkverktøy (PS: Google Sheets viser ikke mye detaljer, bare en intetsigende sortering etter AZ eller ZA)

Sorter etter cellefarge/skriftfarge

Dette alternativet er fantastisk, jeg bruker det hele tiden (kanskje litt for mye).

Jeg har ofte datasett som jeg analyserer manuelt og markerer celler som jeg gjør.For eksempel gikk jeg gjennom listen over artikler på denne bloggen (jeg har et Excel-ark) og jeg fremhevet de jeg trengte å forbedre.

Når jeg er ferdig, kan jeg raskt sortere disse dataene basert på cellefarge.Dette hjelper meg å sette alle disse uthevede cellene/radene på toppen.

For ekstra spenning kan du sortere etter flere farger.Så hvis jeg markerer celler med artikkelnavn som trenger umiddelbar oppmerksomhet i rødt og noen celler som kan behandles senere i gult, kan jeg sortere dataene for å vise alle de røde radene først, deretter de gule radene.

Hvis du er interessert i å lære mer, skrev jeg nylig denne artikkelen om sortering basert på flere farger.I denne delen skal jeg raskt vise deg hvordan du sorterer basert på kun én farge

Anta at du har et datasett som nedenfor og du vil sortere etter farge og få alle de røde cellene øverst.

Her er trinnene sortert etter farge:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk på Data-fanen
3. Klikk på sorteringsikonet.Dette åpner sorteringsdialogen.
4. Kontroller at Mine data har topptekst er valgt i Sorter-dialogen.Du kan fjerne merket for dette hvis dataene dine ikke har noen overskrifter.
5. I «Sorter etter»-rullegardinmenyen velger du «Sendningsdato» (eller hvilken kolonne du har fargede celler).Siden vi i dette eksemplet har fargede celler i alle kolonner, kan du velge hvilken som helst.
6. Velg Cellefarge i rullegardinmenyen Sorter etter.
7. I rullegardinmenyen "Bestill" velger du fargen du vil sortere etter.Hvis det er flere cellefarger i datasettet, vil det vise alle her
8. I den siste rullegardinmenyen velger du "På toppen".Her kan du angi om du vil at de fargede cellene skal være øverst eller nederst i datasettet.
9. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere datasettet etter farge, og du vil få resultatet som vist nedenfor.

Akkurat som vi sorterer disse dataene etter cellefarge, kan du også sortere etter skriftfarge og betinget formateringsikoner.

Datasortering på flere nivåer

I praksis er datasett sjelden så enkle som de jeg bruker i denne opplæringen.

Din kan utvides til tusenvis av rader og hundrevis av kolonner.

Når du har et så stort datasett, kreves det flere dataskiver og terninger.Datasortering på flere nivåer er en av tingene du kan trenge når du har store datasett.

Datasortering på flere nivåer betyr at du kan sortere et datasett basert på verdiene i én kolonne, og deretter sortere det igjen basert på verdiene i en annen kolonne.

Anta for eksempel at du har et datasett som følgende, og du vil sortere disse dataene i henhold til to kriterier:

1. Region
2. Salg

Den sorterte utgangen basert på de to ovennevnte kriteriene vil gi deg datasettet vist nedenfor.

I eksemplet ovenfor sorterte vi først dataene etter region, og deretter innenfor hver region ble dataene videre sortert etter salg.

Dette gjør at vi raskt kan se hvilke representanter som gjør det bra og hvilke som gjør det dårlig i hver region.

Her er trinnene for å sortere data basert på flere kolonner:

1. Velg hele datasettet som skal sorteres.
2. Klikk på Data-fanen.
3. Klikk på sorteringsikonet (vist nedenfor).Dette åpner sorteringsdialogen.
4. Kontroller at Mine data har topptekst er valgt i Sorter-dialogen.Du kan fjerne merket for dette hvis dataene dine ikke har noen overskrifter.
5. Gjør følgende valg i dialogboksen Sorter
   • Sorter etter (kolonne): Region (dette er det første sorteringsnivået)
   • Sorter etter: Celleverdi
   • Rekkefølge: A til Å
6. Klikk på Legg til nivå (dette vil legge til et annet nivå med sorteringsalternativer).
7. I det andre sorteringsnivået gjør du følgende valg:
   • Deretter etter (kolonne): Salg
   • Sorter etter: Verdi
   • Rekkefølge: Størst til Minst
8. Klikk OK

Profesjonelle tips: Sorteringsdialogen har en "kopinivå"-funksjon.Dette kopierer raskt det valgte sorteringsnivået, som du så enkelt kan endre.Det er greit å kjenne til funksjonen, det kan ende opp med å spare deg tid hvis du må sortere basert på flere kolonner.

Sorter etter egendefinert liste

Selv om Excel allerede har noen vanlige sorteringskriterier (som alfabetisk med tekst, minste til største eller størst til minste numerisk, eldste til nyeste eller nyeste til eldste dato), er dette kanskje ikke nok.

Som et eksempel, la oss si at jeg har følgende datasett:

Nå, hvis jeg sorterer det alfabetisk etter region, har jeg to alternativer - A til Å eller Å til A.Her er hva jeg får når jeg sorterer disse dataene alfabetisk fra A til Å ved hjelp av områdekolonnen.

Men hva om jeg vil at denne sorteringsrekkefølgen skal være øst, vest, nord, sør?

Selvfølgelig kan du omorganisere dataene etter sortering, men det er ikke en effektiv måte å gjøre dette på.

Den riktige måten er å bruke en egendefinert liste.

Egendefinerte lister er lister som Excel lar deg lage og deretter bruke, akkurat som innebygde lister (som månedsnavn eller ukedagnavn).Etter at du har opprettet en egendefinert liste, kan du bruke den i funksjoner som sortering av data eller utfylling av håndtak.

Noen eksempler på hvor egendefinerte lister kan være nyttige inkluderer:

• Sorter data etter region/bynavn
• Sortert etter T-skjortestørrelse – Small, Medium, Large, Extra Large
• Sorter etter undersøkelsessvar – helt enig, enig, nøytral, uenig
• Sortering basert på sannsynlighet - høy, middels, lav

Det første trinnet i å prøve å sortere etter egendefinerte kriterier er å lage en egendefinert liste.

Trinn for å lage en egendefinert liste i Excel:

1. Klikk på Fil-fanen
2. klikk alternativet
3. I dialogboksen for Excel-alternativer velger du Avansert fra listen i venstre rute.
4. I den valgte Avansert, bla ned og velg Rediger egendefinert liste.
5. I dialogboksen Egendefinert liste skriver du inn kriteriene i boksen med tittelen Listeoppføringer.Skriv inn kommaseparerte kriterier (øst, vest, nord, sør)[Hvis du viser betingelsene dine, kan du også importere betingelsene dine].
6. Klikk for å legge til
7. Klikk OK

Etter å ha fullført trinnene ovenfor, vil Excel opprette og lagre en egendefinert liste som kan brukes til å sortere dataene.

Merk at rekkefølgen på elementene i en egendefinert liste bestemmer hvordan listen sorteres.

Når du oppretter en egendefinert liste i én Excel-arbeidsbok, er listen tilgjengelig for alle arbeidsbøker i systemet.Så du trenger bare å lage den én gang og bruke den på nytt i alle arbeidsbøker.

For å sortere med en egendefinert liste

Anta at du har et datasett som vist nedenfor og du vil sortere det basert på region (sorteringsrekkefølgen er øst, vest, nord og sør)

Siden vi har laget en egendefinert liste, kan vi bruke den til å sortere dataene våre.

Her er trinnene for å sortere et datasett ved hjelp av en egendefinert liste:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk på Data-fanen
3. Klikk på sorteringsikonet.Dette åpner sorteringsdialogen.
4. Kontroller at Mine data har topptekst er valgt i Sorter-dialogen.Du kan fjerne merket for dette hvis dataene dine ikke har noen overskrifter.
5. I "Sorter etter"-rullegardinmenyen velger du "Area" (eller hvilken kolonne du har fargede celler for)
6. I rullegardinmenyen Sorter etter velger du Celleverdi.
7. I bestillingsrullegardinmenyen velger du Egendefinert liste.Når du klikker på den, vil den åpne dialogboksen Egendefinert liste.
8. I dialogboksen Egendefinert liste velger du den egendefinerte listen du har opprettet fra venstre rute.
9. Klikk OK.Etter å ha gjort dette, vil du se de tilpassede sorteringskriteriene i rullegardinfeltet for sorteringsrekkefølge
10. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere datasettet i henhold til tilpassede sorteringskriterier.

Merk: Du trenger ikke lage en egendefinert liste på forhånd for å sortere dataene basert på den.Du kan også opprette den i sorteringsdialogen.Når du klikker på Egendefinert liste (i trinn 7 ovenfor), åpnes dialogboksen Egendefinert liste.Du kan også lage egendefinerte lister der.

Egendefinerte lister skiller ikke mellom store og små bokstaver.Hvis du vil ha sensitiv sortering, se dette eksemplet.

Sorter fra venstre til høyre

Mens du i de fleste tilfeller sannsynligvis vil sortere etter kolonneverdi, kan det noen ganger også være lurt å sortere etter radverdi.

For eksempel, i datasettet nedenfor, vil jeg sortere det basert på verdiene i Region-raden.

Selv om denne typen datastruktur ikke er like vanlig som kolonnedata, ser jeg fortsatt at mange bruker den.

Excel har innebygd funksjonalitet som lar deg sortere fra venstre til høyre.

Her er trinnene for å sortere disse dataene fra venstre til høyre:

1. Velg hele datasettet (bortsett fra tittel)
2. Klikk på Data-fanen
3. Klikk på sorteringsikonet.Dette åpner sorteringsdialogen.
4. Klikk på Alternativer i dialogboksen Sorter.
5. I dialogboksen Sorteringsalternativer velger du Sorter fra venstre til høyre
6. Klikk OK.
7. Velg Rad 1 i rullegardinlisten Sorter etter.Ved å gjøre dette spesifiserer vi at vi må sortere basert på verdien i rad 1
8. I rullegardinmenyen Sorter etter velger du Celleverdi.
9. I rullegardinmenyen Bestill, velg A-Å (du kan også bruke en tilpasset sortert liste hvis ønskelig)
10. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere dataene fra venstre til høyre basert på verdien i rad 1.

Excel gjenkjenner ikke (eller til og med lar deg spesifisere) overskrifter når du sorterer fra venstre til høyre.Så du må sørge for at overskriftscellen ikke er valgt når du sorterer dataene.Hvis du også velger overskriftsceller, vil disse cellene bli sortert basert på verdiene i dem.

Merk: En annen måte å sortere dataene fra høyre til venstre på er å transponere dataene og få dem i kolonneform.Når du har det, kan du bruke hvilken som helst av sorteringsmetodene som er beskrevet så langt.Etter at sorteringen er fullført, kan du kopiere de resulterende dataene og lime dem inn som transponerte data.

Størrelsessensitiv sortering i Excel

I alle eksemplene ovenfor så langt er sorteringen saksuavhengig.

Men hva om du vil gjøre typen sensitiv for små og store bokstaver.

Heldigvis lar Excel deg spesifisere om du vil at typen skal skille mellom store og små bokstaver.

Merk: Selv om du for det meste ikke trenger å bekymre deg for store og små bokstaver, kan dette være nyttig når du henter data fra databaser som Salesforce eller manuelt samler data og lar forskjellige personer skrive inn samme tekst i forskjellige situasjoner .Store og små bokstaver hjelper deg å holde alle registrene til samme person/database sammen.

Anta at du har et datasett som ser slik ut, og du vil sortere disse dataene basert på regionkolonnen:

Her er trinnene for å sortere dataene alfabetisk og skille mellom store og små bokstaver:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk på Data-fanen
3. Klikk på sorteringsikonet.Dette åpner sorteringsdialogen.
4. Kontroller at Mine data har topptekst er valgt i Sorter-dialogen.Du kan fjerne merket for dette hvis dataene dine ikke har noen overskrifter.
5. Klikk på Alternativer-knappen
6. I dialogboksen Sorteringsalternativer merker du av for Skill mellom store og små bokstaver
7. Klikk OK.
8. Velg Region i rullegardinmenyen Sorter etter
9. I rullegardinmenyen Sorter etter velger du Celleverdi.
10. Velg A til Å i rullegardinmenyen for ordre
11. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil ikke bare sortere dataene alfabetisk etter region, men også store og små bokstaver.

Du vil få resultatdata som dette:

Når du sorterer fra A til Å, er små bokstaver over store bokstaver.

Få den originale sorteringsrekkefølgen

Når du sorterer data i Excel, kan det ofte være lurt å gå tilbake til en tidligere eller opprinnelig sorteringsrekkefølge og starte på nytt,

Mens du kan bruke Angre-funksjonen i Excel (ved hjelp av Control Z) for å gå tilbake ett trinn om gangen, kan det være forvirrende hvis du allerede har gjort flere operasjoner etter å ha sortert dataene.

Angre fungerer også bare til du åpner arbeidsboken, men når du lagrer og lukker den og åpner den senere, vil du ikke kunne gå tilbake til den opprinnelige sorteringsrekkefølgen.

Her er to enkle måter å sikre at du ikke mister den opprinnelige sorteringsrekkefølgen og får den tilbake selv etter at du har sortert dataene:

1. Lag en kopi av det originale datasettet.Jeg anbefaler dette selv om du ikke trenger den originale sorteringsrekkefølgen.Du kan ha en arbeidsbok med alle dataene, så er det bare å lage en kopi av arbeidsboken og jobbe med den kopien.Når jeg jobber med et nøkkeldatasett, lager jeg en kopi hver dag (med dato eller versjonsnummer som en del av arbeidsboknavnet).
2. Legg til en kolonne med en rekke tall.Når du sorterer dataene, blir denne tallserien blandet sammen, men hvis du vil gå tilbake til de opprinnelige dataene, kan du sortere etter denne tallserien.

I denne delen, la meg raskt vise deg hva det betyr å legge til en serie og bruke den til å få den opprinnelige sorteringsrekkefølgen.

Anta at du har et datasett som ser slik ut:

For å være sikker på at du har en måte å få tilbake disse dataene etter sortering, legg til en hjelpekolonne med en rekke tall i (vist nedenfor).

Når du har en hjelpekolonne klar, sørg for å inkludere den når du sorterer dette datasettet.

Anta at jeg sorterer disse dataene basert på region og jeg ender opp med data som dette:

Nå, hvis jeg vil gå tilbake til det opprinnelige datasettet, kan jeg ganske enkelt sortere disse dataene igjen, men basert på en sekundær kolonne (lav til høy).

Enkel. .ikke sant?

Hvis du ikke vil vise hjelpekolonnen, kan du skjule den eller lage en sikkerhetskopi og slette den.

Noen vanlige problemer ved sortering av data i Excel

I begynnelsen av denne artikkelen viste jeg deg de forskjellige måtene å sortere data på i Excel (inkludert sorteringsknappen på båndet, høyreklikkalternativer, filteralternativer og sorteringsdialogen).

For å gjenta, bruk av sorteringsdialogen minimerer sjansen eller eventuelle problemer eller feil som kan oppstå.

La meg nå vise deg problemene som kan oppstå når du bruker sorteringsknappen i båndet (vist nedenfor)

kolonneoverskrifter gjenkjennes ikke

Anta at du har et datasett som ser slik ut:

Dette ser ut som et velformet datasett med overskrifter tydelig formatert med cellefarge og fet skrift.

Så når du sorterer disse dataene etter navn (ved hjelp av sorteringsknappen på båndet), vil du at tittelen skal forbli på toppen og at resten av dataene skal sorteres.

Men hva skjer når du gjør dette - overskrifter behandles også som vanlige data og sorteres (vist nedenfor).

Selv om Excel er smart nok til å gjenkjenne overskriften, klarer den ikke å gjøre det i dette eksemplet.Når du bruker sorteringsikonknappen på båndet, kan du ikke manuelt spesifisere at disse dataene har en overskrift.

Merk: Dette problemet oppstår når jeg har datasettet og legger til og formaterer overskrifter og sorterer dem.Ofte vil Excel være smart nok til å gjenkjenne at det er overskrifter i datasettet (spesielt hvis datatypen til overskriftene og dataene i kolonnene er forskjellige).Men i dette tilfellet, når jeg legger til tittelen og sorterer umiddelbart, gjør det ikke det.Hvis jeg lagrer denne arbeidsboken, lukker den og åpner den på nytt, klarer Excel på en eller annen måte å gjenkjenne den første raden og overskriften.

Selv om dette sannsynligvis ikke er et problem i de fleste tilfeller, er det fortsatt en sjanse når du bruker sorteringsikonet på båndet. Bruk av en dialogboks kan eliminere dette problemet fordi du kan spesifisere at du har en tittel.

Tom rad/kolonne gjenkjennes ikke

Dette sorteringsproblemet er litt mer komplisert – og mer vanlig enn du kanskje tror.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor.Merk at linje 6 er skjult (det er en blank linje).

Nå, hvis jeg velger en celle i de første fire radene av dataene (de over de skjulte tomme radene) og bruker sorteringsikonknappen for å sortere disse dataene, sorterer den bare de fire første postene på datasettet (rad 2 til 5) XNUMX).På samme måte, hvis jeg velger å skjule noen celler i datasettet under de tomme radene, sorterer den bare de siste syv radene.

Med mindre du spesifikt leter etter det, vil du sannsynligvis gå glipp av denne forferdelige feilen.

Hvordan kan du sørge for at du ikke ender opp med å gjøre denne sorteringsfeilen?

For å være sikker på at du ikke kommer inn i dette problemet, må du sjekke datasettet før du sorterer det.

Velg hele datasettet før du sorterer dataene.

Du kan gjøre dette ved å velge en hvilken som helst celle i datasettet og deretter bruke hurtigtasten - Ctrl + A.

Hvis det er tomme rader/kolonner i datasettet, vil ikke hele datasettet bli valgt.Du kan identifisere dette ved å raskt skanne omrisset av utvalget.

Hvis du ser noen data utover utvalget, kan du velge det manuelt.

For å være sikker på å unngå dette problemet, er det best å først vise alle skjulte rader og kolonner, og deretter sortere dataene ved å velge hele datasettet eller fjerne tomme rader først.

Delvis sortering (basert på etternavn)

Noen ganger kan du ha et datasett du vil sortere basert på delvis tekst.

La oss for eksempel si at jeg har et datasett som det nedenfor, og jeg vil sortere disse dataene basert på etternavn.

For dette må jeg skille disse dataene slik at det kun er etternavn i en kolonne.Når jeg har det, kan jeg bruke den kolonnen til å sortere dataene.

Her er en formel som vil gi meg etternavnet mitt:

=HØYRE(B2,LEN(B2)-FINN(" ",B2))

Dette vil gi deg resultatet vist nedenfor.

Nå kan du sortere disse dataene ved å bruke kolonnen Etternavn.

Når du er ferdig, kan du slette kolonnen Etternavn eller skjule den.

Merk at formelen ovenfor fungerer når navnet ditt inneholder bare for- og etternavnet og det ikke er doble mellomrom mellom.Hvis navnedataene dine er forskjellige, må du justere formelen.Du kan også bruke Tekst til kolonne for raskt å dele navn basert på mellomromstegnet som skilletegn.

Dette er bare et eksempel på sortering basert på deldata.Andre eksempler kan inkludere sortering basert på by i adresse eller ansatt-ID basert på avdelingskode.

Dessuten, hvis teksten du trenger å sortere er i begynnelsen av teksten, kan du bare bruke den vanlige sorteringsfunksjonen.

Andre sorteringseksempler (ved hjelp av formler og VBA)

Så langt i denne opplæringen har jeg dekket vårt eksempel på bruk av den innebygde sorteringsfunksjonaliteten i Excel.

Automatisk sortering med formler

Når du bruker den innebygde sorteringsfunksjonen og deretter gjør endringer i datasettet, må du sortere det på nytt.Sorteringsfunksjonen er ikke dynamisk.

Hvis du ønsker å få et datasett som automatisk sorteres når det er noen endring, kan du bruke en formel for å gjøre det.

Merk at for å gjøre dette må du skille de originale og sorterte datasettene (som vist nedenfor)

Jeg har en detaljert veiledning om hvordan du bruker formler for å sortere alfabetisk.Den viser to måter å gjøre dette på - ved å bruke en hjelpekolonne og ved å bruke en matriseformel.

Excel introduserer også SORT dynamiske matriseformler, som gjør det enkelt å gjøre dette (ingen hjelpekolonner eller komplekse matriseformler kreves).Men siden dette er ganske nytt, kan det hende du ikke får tilgang til det i din versjon av Excel.

Sorter med VBA

Til slutt, hvis du vil omgå alle sorteringsdialoger eller andre sorteringsalternativer, kan du bruke VBA til å sortere dataene.

I eksemplet nedenfor har jeg et datasett som sorterer dataene når jeg dobbeltklikker på en kolonneoverskrift.Dette gjør sortering enkelt og kan brukes i dashbordet for å gjøre det mer brukervennlig.

Her er en detaljert opplæring om hvordan du bruker VBA til å sortere data og lage noe som det ovenfor.

Jeg har prøvd å dekke mange eksempler for å vise deg de forskjellige måtene å sortere data i Excel og alle tingene du må huske på når du gjør det.

Håper du fant denne opplæringen nyttig.