100+ Excel-intervjuspørsmål og svar for å forberede deg på jobben

Nesten alle store organisasjoner og millioner av små bedrifter, frilansere og gründere bruker Microsoft-applikasjoner som Word, Excel, PowerPoint.

For noe så populært er det fornuftig å vite hvordan du bruker disse appene effektivt.I noen jobbroller innebærer en stor del av jobben bruk av disse appene på daglig basis.

Jeg har vært i mange intervjupaneler og jeg har sett kandidater nevne Excel som en av ferdighetene de er gode på, men når de får noen spørsmål om det, forsvinner ekspertisen.

Hvis du forbereder deg til neste intervju og viser Excel som en av dine ferdigheter, ta deg tid til å løse disse vanlige Excel-intervjuspørsmålene.

Jeg har prøvd å dekke alle de populære Excel-intervjuspørsmålene jeg har sett, samt noen som jeg tror kan være godt forstått.

Intervjuere som ønsker å vurdere en kandidats Excel-ferdigheter under et intervju kan også bruke denne veiledningen.

Merk: Jeg vil fortsette å legge til nye spørsmål i denne veiledningen.Du kan bokmerke den for å komme tilbake senere.

Slik bruker du denne Excel-intervjuspørsmålsguiden

• Hvis du har tid, fyll ut hvert Excel-spørsmål.
• Hvis du vil lære om et spesifikt emne, klikker du på emnenavnet i innholdsfortegnelsen.Du kan deretter fylle ut alle Excel-spørsmålene for det emnet.
• I de fleste spørsmål anbefales ytterligere lesing og lenker til relaterte opplæringsprogrammer.Du kan lese disse veiledningene for en dypere forståelse av emnet.
• Hvis du bare vil mestre det grunnleggende, fyll ut alle spørsmålene unntatt de i boksen som er uthevet i blått.Excel-spørsmål i blå bokser er avanserte spørsmål.

Excel-intervjuspørsmål

Problemer med Excel-formatering

Her er noen vanlige spørsmål om formatering av Excel-intervjuer.

Hva er de forskjellige dataformatene i Excel?

Følgende formater er tilgjengelige i Excel:

• tekstformat- Dette kan inkludere tekst så vel som alfanumeriske strenger (f.eks. ABC123).Tekststrenger kan også inneholde tegnsetting og symboler.
• tallformat– Selv i tall er det forskjellige formater.Du kan for eksempel ha desimaler, brøker, tusenlapper osv.Uavhengig av formatet som brukes, kan du bruke tall i beregninger som addisjon, subtraksjon, divisjon og multiplikasjon.
• datoformat– Det viktigste med datoer er at datoer lagres som tall i Excel.Du kan imidlertid formatere den slik at den vises som en dato.For eksempel vil 01-01-2019 bli lagret i Excel som 43466, som er nummeret for den gitte datoen.I Excel kan du vise datoer i ulike formater, som f.ekslang dato(2019. januar 1),kort dato(01-01-2019) et al.
• Regnskap/Valuta format– Når du bruker regnskap/valutaformatering på tall, legger Excel til valutasymbolet og to desimaler.
• prosent format - Du kan formatere tall for å vise dem som prosenter.Når du for eksempel bruker prosentformatering, kan du få 0.1 til å vises som 10 %.

Hvordan bryte linjer i Excel?

Å bryte tekst i Excel forhindrer at all tekst flyter over cellen.Ved å bruke alternativet for bryte tekst kan du sikre at all tekst passer godt inn i en celle (selv om dette kan endre høyden).

For å bryte, velg cellen, gå til Hjem-fanen og klikk på bryter-alternativet i Justering-gruppen.Merk at dette er en veksleknapp, som betyr at hvis du klikker på den igjen, vil den utvide teksten.

Hvordan slå sammen celler i Excel?

For å slå sammen celler, må du først velge cellene du vil slå sammen, deretter gå til Hjem-fanen og klikke på alternativet Slå sammen og senter i Justeringsgruppen.

Vær oppmerksom på at selv om bruk av "slå sammen og senter" vil få jobben gjort, er det ikke den mest effektive måten.Problemet med å bruke Merge og Center er at de resulterende cellene ikke sorterer riktig.Den riktige måten å slå sammen celler på er å bruke alternativet "Center Across Selection".

Du kan lese mer om å slå sammen celler på riktig måte her.

Hva gjør "Format Painter"?

Format Painter lar deg kopiere formatering fra én celle og bruke den på en annen celle (eller celleområde).

Du kan lese mer om Format Painter her.

Hvordan kan jeg slette all formatering uten å fjerne celleinnhold?

Noen ganger kan det være lurt å fjerne all formatering (farger, rammer, skriftstiler osv.) og bare beholde enkle data.Du kan gjøre dette ved å slette all formatering i Excel.

For å gjøre dette, må du bruke alternativet "Slett formatering", som du finner i fanen "Hjem" i redigeringsgruppen.Den blir synlig når du klikker på "Tøm"-rullegardinmenyen.

Vær oppmerksom på at det finnes andre alternativer - for eksempel Tøm innhold, Tøm kommentarer og Tøm hyperkoblinger.Hvis du vil slette alt - bruk alternativet "Slett alt".

Hva er betinget formatering?

Betinget formatering lar deg formatere celler basert på verdiene i cellene.Hvis du for eksempel ønsker å markere alle celler med en verdi mindre enn 30 i rødt, kan du bruke betinget formatering for å gjøre det.

Hvordan vil du fremheve celler med negative verdier i dem?

Du kan bruke betinget formatering for å gjøre dette.Her er trinnene:

• Velg cellene du vil markere celler med negative verdier.
• Gå til Hjem-fanen og klikk på alternativet Betinget formatering.
• Gå til uthevingscelleregelen og klikk på alternativet "mindre enn".
• I Less Than-dialogboksen angir du en verdi på 0 og et format.

Hvordan vil du fremheve celler med dupliserte verdier i dem?

Du kan enkelt gjøre dette med betinget formatering.Her er trinnene:

• Velg dataene du vil markere dupliserte celler.
• Gå til Hjem-fanen og klikk på alternativet Betinget formatering.
• Gå til Marker celleregler og klikk på alternativet Dupliserte verdier.

Hvordan vil du markere celler med feil?

Det kan være forskjellige typer feil i Excel, for eksempel #N/A, #DIV/0!, #VERDI!, #REF!, #NAVN og #NUM.

Du kan bruke betinget formatering for å markere alle cellene som inneholder noen av disse feilene.

Her er trinnene for å markere celler med feil:

• Velg dataene for å markere cellene med feil.
• Gå til Hjem-fanen og klikk på alternativet Betinget formatering.
• Klikk "Ny regel".
• I dialogboksen Ny formateringsregel velger du alternativet Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres.
• Skriv inn i formelfeltet=FEIL(A1), hvor A1 er den aktive cellen i utvalget.
• Klikk på Format-knappen og spesifiser fargen på cellene du vil utheve.
• Klikk OK.

Hvordan gjøre tekst usynlig i Excel?

Det er flere måter å gjøre dette på:

• Du kan ganske enkelt sette fonten til hvit og det vil se ut som om den er usynlig.
• [Bedre måte] Du kan endre gjør tekst usynlig ved å endre tilpasset formatering.Her er fremgangsmåten for å gjøre dette.Velg cellen, trykk Control + 1 (hold nede kontrolltasten og trykk 1).Dette åpner dialogboksen Formater celler.I Tilpasset-alternativet skriver du;;; i feltet for egendefinerte alternativer.Dette vil gjøre teksten usynlig (men den vil fortsatt være der).

Excel-formelproblem

Her er noen vanlige Excel-formelspørsmål.

Hva er rekkefølgen på operasjoner som brukes ved beregning av formler i Excel?

Her er prioritetsrekkefølgen i Excel-formler:

• Parentese (Bracketer)
• Exponentiering (^)
• Mmultiplikasjon eller Divisjon – Begge har samme prioritet og blir evaluert ut fra begge
• Atillegg eller Suttraksjon – begge har samme prioritet, og begge blir evaluert først

En enkel måte å huske dette på er å bruke akronymerPEMDAS——Det er den første bokstaven til hver operatør.

Hva er forskjellen mellom funksjoner og formler i Excel?

En formel er et brukerdefinert uttrykk som beregner en verdi.Funksjoner er forhåndsdefinerte innebygde operasjoner som kan ta et spesifisert antall argumenter.Brukere kan lage komplekse formler og kan inkludere flere funksjoner i dem.

For eksempel er =A1+A2 en formel og =SUM(A1:A10) er en funksjon.

Hva tror du er de 5 beste funksjonene i Excel?

Dette spørsmålet blir ofte stilt for å forstå en kandidats komfortnivå med Excel-funksjoner.Selv om det er mer enn 450 funksjoner i Excel, og det ikke er noen faste kriterier for å velge de fem beste, her er de jeg synes er verdt:

• VLOOKUP
• ANTALL.HVIS
• SUMIF
• FEIL
• INDEKS / KAMP

Jeg valgte funksjonene ovenfor fordi de ikke er veldig grunnleggende og er veldig nyttige for folk som gjør analyser i Excel.Du kan også vurdere følgende funksjoner – SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN/VENSTRE/HØYRE/MIDTT.

Igjen, det er ikke noe riktig eller galt svar på dette.Bare sørg for at du kjenner funksjonen du nevner.

Du kan finne detaljerte beskrivelser av de mest populære Excel-funksjonene her.

Hva er forskjellen mellom absolutt cellereferanse og relativ cellereferanse?

I Excel er en referanse en cellereferanse – for eksempel A1 eller en områdereferanse – for eksempel A1:A10.

Relative referanser: Disse cellereferansene endres når du kopierer og limer inn formler som har referanser.Som et enkelt eksempel, hvis du setter =A10 i celle A1, så kopierer og limer celle A1 inn i celle A2, vil referansen endres til A11.Dette skjer fordi dette er en relativ cellereferanse og den endres i forhold til cellen den ble kopiert fra.

Absolutte referanser: Dette er referanser som forblir uendret og som ikke endrer kopiering og innliming av formler med referanser.For eksempel, hvis du setter =$A$10 i celle A1, så kopierer og limer celle A1 inn i celle A2, vil referansen fortsatt være $A$10.$-tegnet foran kolonnebokstaven og radnummeret gjør det til en absolutt verdi.

Hva er de forskjellige typene feil du møter i Excel?

Når du bruker Excel, kan du støte på følgende seks typer feil:

1. #N/A-feil: Dette kalles en "verdi ikke tilgjengelig"-feil.Du ser dette når du bruker en oppslagsformel og verdien ikke blir funnet (og derfor utilgjengelig).
2. #DIV/0!Feil:Du kan se denne feilen når et tall er delt på 0.Dette kalles en divisjonsfeil.
3. #VERDI! Feil: En verdifeil oppstår når du bruker en feil datatype i en formel.
4. #REF! Feil: Dette kalles en referansefeil, og du ser denne feilen når en referanse i en formel ikke lenger er gyldig.Dette kan skje når en formel refererer til en cellereferanse og den cellereferansen ikke eksisterer (det skjer når du sletter en rad/kolonne eller regneark som er referert til i formelen).
5. #NAVNFEIL:Denne feilen kan skyldes feilstaving av funksjonen.
6. #NUM FEIL : Tallfeil kan oppstå hvis du prøver å beregne en veldig stor verdi i Excel.For eksempel vil =194^643 returnere en numerisk feil.

Hvordan løser jeg feil når du bruker Excel-formler?

Det er flere måter å løse feil i Excel:

1. Du kan bruke betinget formatering for å markere feil.Dette krever bruk av ISERROR-funksjonen i betinget formatering.
2. Du kan bruke IFERROR-funksjonen i Excel for å få en bestemt verdi i tilfelle en formel returnerer en feil.
3. Du kan bruke FEIL for å få TRUE hvis det er en feil, og FALSE hvis det ikke er noen feil.
4. Du kan bruke IFNA-funksjonen til å løse #N/A-feil.

Hvilken funksjon vil du bruke for å få gjeldende dato og klokkeslett i Excel?

Følgende funksjoner er tilgjengelige:

• TODAY() – Denne funksjonen tar ingen argumenter og returnerer gjeldende datoverdi.
• NOW() – Denne funksjonen tar ingen argumenter og vil returnere gjeldende dato- og klokkeslettverdi.

Husk at datoer og klokkeslett lagres som tall i Excel.Så du kan gjøre ting som addisjon/subtraksjon på disse datoene.

Hvordan kombinere tekst fra flere celler ved hjelp av formel?

For å kombinere tekst fra forskjellige celler, kan du bruke en av følgende tre metoder:

1. TEXTJOIN-funksjon – Hvis du bruker et Office 365-abonnement, er TEXTJOIN-funksjonen tilgjengelig i din utgave.Klikk her for å lese hvordan det fungerer.
2. CONCATENATE-funksjonen – Hvis du vil kombinere verdiene i cellene A1 og A2, kan du bruke formelen =CONCATENATE(A1,A2)
3. Ampersand (&) operator: Denne fungerer på samme måte som CONCATENATE-funksjonen.For å kombinere tekststrenger i cellene A1 og A2, bruk formelen =A1&A2

Du kan lese mer om sammenkobling av strenger i Excel her.

Hvilken formel vil du bruke for å finne lengden på en tekststreng i en celle?

Du kan bruke LEN-funksjonen til å finne lengden på en streng i en celle.

Hvis du for eksempel vil vite lengden på strengen i celle A1, kan du bruke formelen =LEN(A1)

Hva er syntaksen til VLOOKUP-funksjonen?

VLOOKUP er definitivt en av de mest populære Excel-funksjonene.Dette er også et av de vanligste Excel-spørsmålene jeg ser i intervjuer.

Dette er VLOOKUP-syntaksen:

=VLOOKUP(oppslagsverdi, tabellmatrise, kolonneindeksnummer, [områdeoppslag])

• oppslagsverdi – Dette er oppslagsverdien du prøver å finne i kolonnen lengst til venstre i tabellen.Det kan være en verdi, en cellereferanse eller en tekststreng.I eksempelet på resultatlisten vil dette være navnet ditt.
• table_array – Dette er utvalget av tabeller der du leter etter verdier.Dette kan være en referanse til et celleområde eller et navngitt område.I eksempelet på poengtabellen vil dette være hele tabellen som inneholder alles poengsum for hvert emne
• col_index – Dette er kolonneindeksnummeret du ønsker å få samsvarende verdier fra.I brøktabelleksemplet, hvis du vil ha en brøk for matematikk (dette er den første kolonnen i en tabell som inneholder brøker), kan du se på kolonne 1.Hvis du vil ha en fysisk poengsum, kan du se på kolonne 1 og 2.
• [range_lookup] - Her kan du spesifisere om du vil ha en eksakt match eller en omtrentlig match.Hvis utelatt, er standard til TRUE - omtrentlig samsvar.

Hvis du har tid, anbefaler jeg at du leser denne VLOOKUP-funksjonsguiden jeg laget med 10 praktiske eksempler.

Hvordan vil du bli kvitt innledende/etterfølgende/doble mellomrom i Excel-tekst?

For å strippe ledende, etterfølgende og doble mellomrom, må du bruke TRIM-funksjonen.

Hvis du for eksempel har en tekststreng i celle A1 og du vil fjerne mellomrom, kan du bruke følgende formel:

= TRIM (A1)

Merk at det ikke fjerner enkelt mellomrom mellom ord.

Excel TRIM-funksjonen gjør en god jobb med å fjerne mellomrom i Excel, men den mislykkes når du har tegn som ikke skrives ut (som linjeskift) i datasettet.For å fjerne tegn som ikke skrives ut, kan du bruke TRIM- og CLEAN-funksjonene sammen.

Hvis det er noe tekst i celle A1 å fjerne mellomrom fra, bruk følgende formel:

=TRIMME(RENS(A1))

Du kan lese mer om det her.

Hva er de kjente begrensningene for VLOOKUP-funksjonen?

VLOOKUP-funksjonen er veldig nyttig, men den har også noen begrensninger:

• Kan ikke brukes når oppslagsverdien er til høyre.For at VLOOKUP skal fungere, bør oppslagsverdien alltid være i kolonnen lengst til venstre.Denne begrensningen kan nå overvinnes ved å bruke den med andre formler, som har en tendens til å komplisere formelen.
• Hvis du legger til/fjerner nye kolonner til dataene, vil VLOOKUP gi feil resultater (fordi kolonnenummerverdien nå refererer til feil kolonne). Du kan gjøre kolonnetallene dynamiske, men hvis du planlegger å kombinere to eller flere funksjoner, hvorfor ikke bruke INDEX/MATCH i utgangspunktet.
• Den kan bremse arbeidsboken din når den brukes på store datasett.

Du kan lese min sammenligning av VLOOKUP vs VLOOKUP.Indeks/kamp her.

Her er noen eksempler på bruk av INDEX MATCH-kombinasjoner i Excel.

Når skal du bruke SUBTOTAL-funksjonen?

Når du arbeider med tabelldata, kan du bruke SUBTOTAL-funksjonen for å få ulike subtotaler – for eksempel AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Et av høydepunktene med SUBTOTAL-funksjonen er at den lar deg ignorere skjulte/filtrerte celler.Så hvis du har et stort datasett og filtrerer det basert på kriterier eller skjuler bestemte rader, vil SUBTOTAL-funksjonen automatisk oppdateres for å gi deg resultater fra kun synlige celler.

Selvfølgelig, hvis du ikke vil at filtrerte/skjulte cellers data skal ignoreres, kan du også gjøre det.

Hva er en flyktig funksjon?Kan du nevne noen?

Den flyktige funksjonen beregner formelen på nytt og igjen (så lenge det er noen endring i regnearket).Dette bremser arbeidsboken betraktelig.

Et veldig enkelt eksempel på en flyktig funksjon er NOW()-funksjonen (for å få gjeldende dato og klokkeslett i en celle).Omberegning skjer når du redigerer en celle i regnearket.Dette er greit hvis du har et lite datasett med et lavt antall formler, men når du har store regneark kan dette redusere behandlingen betydelig.

Følgende er en liste over flyktige formler:

• Svært flyktig: RAND(), NÅ(), I DAG()
• Nesten flyktig: OFFSET(), CELL(), INDIREKTE(), INFO()

Ekstra tips: Betinget formatering er også flyktig.Du bør bare bruke den i cellene du trenger.

Excel-tastatursnarveier

Her er noen vanlige Excel-intervjuspørsmål om tastatursnarveier som du kan bli spurt under et intervju (klikk på spørsmålet for å se svarene).

Hva er den mest nyttige hurtigtasten du bruker?

Det er hundrevis av Excel-tastatursnarveier.Jeg har listet opp mine topp fem snarveier, men hvis du har din egen, bruk dem gjerne.

1. kontroll DFyll ut innholdet fra cellene ovenfor.
2. SHIFT mellomromstastenVelg hele raden (eller CONTROL + mellomromstasten for å velge hele kolonnen).
3. STYRE -Slett celler/rader/kolonner.Dette åpner slettedialogen der du kan velge hva du vil slette.
4. styre ; Sett inn gjeldende dato (CONTROL SHIFT; sett inn gjeldende tid).
5. Kontroller PAGEUP/PAGEDOWNBla gjennom arbeidsarkene.

Hva er snarveien for å åpne dialogboksen Finn og erstatt

• KONTROLL F – Dette åpner dialogboksen Finn og erstatt med fanen Finn valgt.
• KONTROLL H – Dette åpner dialogboksen Finn og erstatt med Erstatt-fanen valgt.

Hva er snarveien for stavekontroll?

F7 - Dette åpner dialogboksen for stavekontroll.

Hva er snarveien for rask automatisk summering av rader/kolonner?

ALT=

Hvis du har tall i en kolonne/rad, kan du bruke denne Excel-tastatursnarveien for raskt å få summen.

Hva er snarveien for å åpne en ny Excel-arbeidsbok?

Ctrl + N

Dette fungerer kun når du har Excel-applikasjonen åpen.

Hvordan velge alle celler i et regneark

您 可以 使用KONTROLL AA – Hold nede kontrolltasten og trykk to ganger på A-tasten.

Hvis du ikke har noen data rundt den aktive cellen, vil et trykk på A-tasten én gang velge hele arket.Men hvis det er data, trykk på A-tasten for å velge hele dataen på en gang og trykk den igjen, og velg deretter alle cellene i regnearket.

Hvordan sette inn en ny rad i samme celle?

For å sette inn en ny rad i samme celle, bruk hurtigtastenALT Enter – Hold nede ALT-tasten og trykk Enter.

Hva er snarveien for å sette inn kommentarer i Excel?

Skift F2

Velg cellene du vil legge til en kommentar til, hold nede ALT-tasten og trykk på F2-tasten.

Hvis du har valgt et celleområde, vil det bare sette inn kommentaren i den aktive cellen.

Problemer med Excel-pivottabell

Her er noen vanlige Excel-intervjuspørsmål om pivottabeller som du kan bli spurt om i et intervju (klikk på spørsmålene for å se svarene).

Hva er en pivottabell og når brukes den?

Pivottabeller er en funksjon i Microsoft Excel som lar deg raskt oppsummere store datasett (med bare noen få klikk).

Selv om du er ny i Excel-verdenen, er pivottabeller enkle å bruke.Det er like enkelt som å dra og slippe rad-/kolonneoverskrifter for å lage rapporter.

For eksempel, hvis du har 10,000 XNUMX rader med salgsdata fra fire forskjellige regioner, kan du bruke en pivottabell for å umiddelbart finne det totale salget for hver region.Hvis du ønsker å se nærmere på salget av hvert produkt i hver region, kan du gjøre det enkelt (faktisk så enkelt som å dra datapunkter i boksen).

Hva er seksjonene i en pivottabell?

En pivottabell består av fire forskjellige deler:

• verdiområde: Dette er området der verdien rapporteres.

• radområde: Overskriften til venstre for verdiområdet utgjør radområdet.

• kolonneområde: Overskriften øverst i verdiområdet danner kolonneområdet.

• filterområde: Dette er et valgfritt filter som du kan bruke til å gå lenger ned i datasettet.

Hva er Slicer?

Slicer ble introdusert i pivottabeller i 2010-versjonen av Excel.

Pivottabellskjærere lar deg filtrere data når ett eller flere alternativer er valgt i skjæringsboksen (se nedenfor).

Hva er et pivotdiagram

Når du oppretter en pivottabell, får du et sammendrag av dataene dine.Du kan også plotte dette sammendraget i en graf koblet til dataene.

Dette diagrammet kalles et pivotdiagram.

En av de flotte tingene med å bruke et pivotdiagram er at det oppdateres når du endrer pivottabelloppsettet.For eksempel, hvis du har totalt salg etter region, og du oppdaterer pivottabellen for å vise salgsdata for hvert produkt i regionen, vil pivotdiagrammet oppdateres tilsvarende.

Hva er forskjellen mellom et pivotdiagram og et vanlig diagram?

Selv om pivotdiagrammer er flotte og har muligheten til å oppdatere når pivottabellen oppdateres, er de ikke like fleksible som vanlige diagrammer.

Generelt kan du gjøre mye tilpasning i vanlige Excel-diagrammer, men ikke i pivotdiagrammer.Dessuten, hvis du tilpasser pivotdiagrammet og deretter oppdaterer pivottabellen, kan du miste tilpasninger.

Til tross for disse begrensningene er pivotdiagrammer nyttige for å lage raske visninger fra pivottabeller.

Hvordan oppdaterer jeg pivottabellen?

For å oppdatere en pivottabell, klikk en hvilken som helst celle i pivottabellen, høyreklikk og velg Oppdater.

En annen måte å oppdatere en pivottabell på er å velge en hvilken som helst celle i pivottabellen.Det vil aktivere fanen pivottabellverktøy.Klikk på Oppdater i kategorien Analyse.

Du kan lese mer om oppfriskning av pivottabeller her.

Kan du gruppere datoer i en pivottabell?

Hvis du har datomessige poster, kan du enkelt gruppere dem i følgende seksjoner:

• 年
• hybel
• måneder
• 週
• dag
• Minutter og sekunder

Alternativene for å gruppere data i en pivottabell er i kategorien Analyse, som blir synlig når du velger en celle i pivottabellen i radområdet.

Du kan lese mer om gruppering av datoer i pivottabeller her.

Hva er Pivot Cache?

Pivotbufferen genereres automatisk når du oppretter en pivottabell.Det er et objekt som har en kopi av datakilden.Selv om du ikke kan se den, er den en del av arbeidsboken og koblet til pivottabellen.Når du gjør endringer i pivottabellen, bruker den ikke datakilden, men pivotbufferen.Grunnen til at pivotbufferen genereres er for å optimere funksjonaliteten til pivottabellen.Pivottabeller er veldig raske til å oppsummere data selv om du har tusenvis av rader med data.Du kan dra og slippe elementer i rad/kolonne/verdi/filter-boksen, og det vil umiddelbart oppdatere resultatene. Pivot Cache får pivottabeller til å kjøre raskt.

Kan du lage en pivottabell fra flere tabeller?

Ja, du kan lage en pivottabell fra flere forskjellige tabeller.Imidlertid må det være en sammenføyning i disse tabellene.

Hvis du for eksempel har to tabeller, en med dato, produkt-ID og salgsverdi, og den andre med produkt-ID og produktnavn, kan du kombinere dem som en felles kolonne i produkt-ID.

Etter å ha blitt med i disse tabellene, kan du lage pivottabeller fra disse tabellene.

En av nøkkeldelene er å sette opp tabellrelasjoner (der du spesifiserer forholdet mellom 2 tabeller).

Hva er et beregnet felt i en pivottabell?

Beregnede felt lar deg legge til en kolonne i pivottabelldata der du kan bruke en eksisterende kolonne til å utføre noen beregninger.

La meg gi deg et enkelt eksempel.

Anta at du har et datasett med forhandlere og du lager en pivottabell som dette:

Pivottabellen ovenfor oppsummerer forhandlerens salgs- og fortjenesteverdier.

Nå, hva om du også vil vite hva disse forhandlernes fortjenestemarginer er (fortjenestemarginen er "profit" delt på "salg")?

Du har flere alternativer:

• Du kan gå tilbake til det opprinnelige datasettet og legge til denne nye kolonnen.Dette fungerer, men er ikke den beste løsningen fordi det endrer det originale datasettet og øker filstørrelsen.
• Du kan gjøre denne beregningen utenfor en pivottabell.Det er greit hvis pivottabellen din er statisk, men hvis du oppdaterer tabellen eller endrer oppsettet, må du gjøre beregningen på nytt.
• Du legger til et beregnet felt.

Tenk på beregnede felt som virtuelle kolonner som du legger til ved å bruke eksisterende kolonner i pivottabellen.

Å bruke pivottabellberegnede felt har mange fordeler:

• Det krever ikke at du jobber med formler eller oppdaterer kildedata.
• Det er utvidbart fordi det automatisk tar hensyn til alle nye data du kan legge til i pivottabellen.Etter å ha lagt til et beregnet felt, kan du bruke det som alle andre felt i en pivottabell.
• Det er enkelt å oppdatere og administrere.For eksempel, hvis en beregning endres eller du trenger å endre en beregning, kan du enkelt gjøre det fra selve pivottabellen.

Du kan lese mer om pivottabellberegnede felt her.

Problemer med Excel-diagram

Her er noen vanlige Excel-intervjuspørsmål om diagrammer som du kan bli spurt om i et intervju.

Hva er et kolonnediagram?

Et kolonnediagram består av vertikale stolper som sammenligner verdier over tid eller to sammenlignede verdier i forskjellige kategorier.

Du kan for eksempel bruke den til å se salg gjennom årene.Eller du kan bruke den til å sammenligne hvilken produktkategori som har bedre salg.Siden du kan se alle de vertikale stolpene samtidig, er det lettere å visualisere og sammenligne.

Du kan også opprette et gruppert kolonnediagram der du kan opprette flere kolonner for samme kategori eller år (vist nedenfor).

Hva er et søylediagram?

Et stolpediagram består av horisontale stolper som sammenligner verdier på tvers av ulike kategorier.

Du kan for eksempel bruke den til å sammenligne hvilken produktkategori som selger best.Eller hva er svaret på undersøkelsen.

Du kan også lage klyngede stolpediagram, der du kan lage flere stolpediagram for samme kategori (vist nedenfor).

Hva er et linjediagram?

Linjediagrammer er nyttige når du vil vise trender over mange år (eller andre tidsperioder, for eksempel uker, måneder eller kvartaler).

Det kan være flere linjer i et linjediagram.Dette vil tillate deg å sammenligne ulike kategorier (vist nedenfor) innenfor samme tidsperiode.

Hva er et spredningsplott?

Spredningsplott brukes til å sammenligne to sett med verdier.For eksempel kan du ha data for forskjellige produkter på to KPIer, og du kan plotte dataene på et punktdiagram (som vist nedenfor).

Dette lar deg se hvilke produkter som gir gode resultater på to KPIer (øvre høyre kvadrant) eller underpresterer på to KPIer (nedre venstre kvadrant).

Du kan se et eksempel på et spredningsplott i et KPI-dashbord her.

Er kakediagrammer noen gode?Bør det brukes i rapporter/dashboards?

Det er to tankeretninger.

Noen mennesker hater kakediagrammer fullstendig og anbefaler å aldri bruke disse (f.denne artikkelen).Atter andre (inkludert meg selv) bruker noen ganger kakediagrammer i rapporteringsdashboards.

Det er mange ledere som er fornøyd med kakediagrammer og synes de er enkle å lese.Så hvis du vil vise inntektsfordeling etter avdeling (bare noen få), kan du bruke et sektordiagram.

La meg være tydelig.Sektordiagrammer kan erstattes fullstendig av stolpediagrammer.Det er ingen ekstra fordel å bruke den.Men i noen tilfeller er et kakediagram en god historie (som for eksempel viser at en avdeling bringer inn omtrent 75 % av inntektene, som vist nedenfor).

Du bør unngå å bruke kakediagrammer:

• I tilfelle den numeriske forskjellen ikke er signifikant.Et søylediagram kan bedre vise forskjellen.
• Hvis det er for mange deler i kakediagrammet.I dette tilfellet kan det se rotete ut.

Hva er et fossefallskart?Når skal du bruke det?

Et fossefallsdiagram viser de forskjellige verdiene (positive og negative) som fører til den endelige resultatverdien.Hvis du for eksempel analyserer et selskaps nettoinntekt, kan du vise alle kostnadskomponenter i et fossefallsdiagram.

Dette vil hjelpe deg å visualisere hvordan du får verdien fra inntekt til nettoinntekt etter at alle kostnader er trukket fra.

Hva er et kombinasjonsdiagram?

Et kombinasjonsdiagram er et hvor du kombinerer flere diagramtyper.Et populært eksempel er å vise et stolpediagram med et linjediagram.

Kombinasjonsdiagrammer lar deg presentere og sammenligne to forskjellige datasett som er relatert til hverandre.For eksempel kan du være interessert i å plotte et selskaps inntektsdata, samtidig som du kan vise hvordan fortjenestemarginene har endret seg.Kombinasjonsdiagrammer (vist nedenfor) er en passende tilnærming.

Hva er en sekundærakse i et diagram?

I diagrammet er det en Y-akse hvor du kan vise skalaen som diagrammet kan måles på (kan være et stolpe- eller linjediagram eller hva som helst).

Hvis du har to datasett som viser to forskjellige typer med vesentlig forskjellige verdier, kan du bruke en sekundærakse.

Hvis du for eksempel vil vise inntekt og netto fortjenestemargin i samme graf, må du vise to forskjellige akser.Dette er fordi inntektstallene kan være i tusenvis eller millioner, men netto fortjenestemargin er uttrykt i prosent og er alltid mindre enn 100 %.I dette tilfellet må du ha to akser, en som viser inntektsprosent og den andre viser netto inntektsmargin.

Så når du legger til en annen akse, kalles det sekundærakse.På bildet nedenfor er aksen til høyre sekundæraksen.

Hva er et punktdiagram?Når skal vi bruke det?

Punktdiagrammet ble designet av dashbordekspert Stephen Few, og siden den gang har det blitt allment akseptert som en av de beste diagramrepresentasjonene som må vise ytelse mot målet.

Noe av det beste med et punktdiagram er at det inneholder mye informasjon og tar svært lite plass i rapportene eller dashbordene dine.

Her er et eksempel på et punktdiagram:

Merk at punktdiagrammer ikke er standard diagramtype i Excel, og du må bruke flere trinn for å lage disse diagrammene.

Du kan lese mer om punktdiagrammer her.

Spørsmål om Excel-dataanalyse

Her er noen vanlige Excel-intervjuspørsmål om dataanalyse som du kan bli spurt om i et intervju (klikk på spørsmålene for å se svarene).

Hvordan erstatte en verdi med en annen verdi i Excel?

Du kan bruke funksjonen Finn og erstatt i Excel for å erstatte en verdi med en annen.

For å gjøre dette, velg datasettet og bruk tastatursnarveien – KONTROLL H (trykk og hold kontrolltasten, trykk deretter H).Dette åpner dialogboksen Finn og erstatt.

I denne dialogboksen kan du angi verdien som skal endres og erstatningsverdien.

Hvis du er interessert i å lære mer om Finn og erstatt, klikk her.

Hvilke typer datafiltre er tilgjengelige i Excel?

I Excel kan du filtrere datasett basert på datatype.

Følgende typer datafiltre er tilgjengelige i Excel:

• tekstfilter
• nummerfilter
• datofilter

Du kan bruke filtre på datasett ved å velge dataene, deretter klikke på Hjem-fanen og klikke på filterikonet.

Når du har tabelldata og bruker filtre, vil Excel vise deg de relevante filtrene basert på dataene i kolonnene.For eksempel, hvis du har tekstdata, vil den vise deg filtrene knyttet til teksten (som tekst inneholder, begynner med, slutter med osv.).

du C

Hvordan sortere data i Excel?

Det er en sorteringsfunksjon i Excel som kan sortere data basert på tekst, tall eller farger.

Her er noen måter å sortere data på i Excel:

• Velg dataene og klikk på ett av de to sorteringsikonene i kategorien Data.
• Velg dataene og klikk på sorteringsikonet.Den åpner sorteringsdialogen der du kan spesifisere kolonnen og kriteriene (stigende/synkende) for å sortere etter.
• Bruk et datafilter og klikk på Filter.I tillegg til filteralternativer, viser den også alternativer for datasortering.

Du kan lese mer om datasortering her.

Hva er datavalidering?

Datavalidering lar deg legge inn disse dataene bare i celler som oppfyller en betingelse.

Hvis du for eksempel bare vil skrive inn tall i celler, kan du bruke datavalidering for å gjøre det.Hvis noen skriver inn noe annet enn et tall, viser Excel en feil og tillater det ikke.

Alternativer for datavalidering er tilgjengelige i kategorien Data.

Du kan lese mer om datavalidering her.

Datavalidering er nyttig når du lager skjemaer i Excel.Hvis du for eksempel vil at brukere bare skal angi alder, kan du bruke datavalidering for å sikre at celler bare godtar numeriske verdier.

Hvordan transponere et datasett i Excel?

Det er to populære måter å transponere data på i Excel:

• Bruk dialogboksen Lim inn spesial.
• Bruk transponeringsfunksjonen.

Ved å bruke "Lim inn spesial"-dialogen må du først kopiere dataene du vil transponere, velge cellene du vil lime inn, høyreklikke og gå til "Lim inn spesial", velg deretter alternativet "Transponer" (som vist i bildet nedenfor).

Du kan lese mer om transponering av data i Excel her.

Hvordan velge alle tomme celler i Excel?

Hvis du arbeider med et datasett som inneholder tomme celler, kan du enkelt velge disse cellene i Excel.Når de er valgt, kan du velge å markere disse, slette dem eller legge til en verdi til dem (f.eks. 0 eller NA).

For å gjøre dette, må du bruke "Gå til spesial"-dialogen i Excel.

Følgende er trinnene for å velge alle tomme celler i Excel:

• Velg hele datasettet (inkludert tomme celler)
• Trykk F5 (dette åpner dialogboksen Gå til)
• Klikk på "Spesial"-knappen (dette åpner "Gå til spesial"-dialogen)
• Velg Blank og klikk OK (dette vil velge alle tomme celler i datasettet)

Du kan lese mer om å velge tomme celler i Excel her.

Hvordan fjerne duplikater fra datasettet?

Excel har en innebygd funksjon som lar deg slette dupliserte celler/rader i Excel.

Du kan finne alternativet for å fjerne duplikater i fanen Data.

Følgende er trinnene for å fjerne duplikater i Excel:

• Velg data.
• Klikk kategorien Data, og klikk deretter alternativet Fjern duplikater.
• I dialogboksen Fjern duplikater, hvis dataene dine har overskrifter, må du kontrollere at alternativet "Mine data har overskrifter" er merket av.Velg kolonnen du vil fjerne duplikater fra.
• Klikk OK

Du kan lese mer om fjerning av duplikater i Excel her.

Hva er avanserte filtre i Excel?

Excel Advanced Filters - som navnet antyder - er en avansert versjon av vanlige filtre.Du kan bruke den når du trenger å filtrere et datasett ved å bruke mer komplekse kriterier.

Her er noen forskjeller mellom vanlige og avanserte filtre:

• Mens vanlige datafiltre vil filtrere eksisterende datasett, kan du også bruke Excel Advanced Filters til å trekke ut datasett til andre lokasjoner.
• Excel avanserte filtre lar deg bruke komplekse kriterier.Hvis du for eksempel har salgsdata, kan du filtrere dataene hvis salgsrepresentanten er Bob og regionen er nord eller sør.

Du kan lese mer om Excel Advanced Filters her.

Kan du sortere på flere kolonner samtidig?

Ja, du kan sortere flere kolonner i Excel.

For flere sorteringer er ideen å sortere én kolonne først og deretter den andre, mens den første kolonnen holdes uendret.

Nedenfor er et eksempel på flernivåsortering i Excel.

Merk at i dette tilfellet sorteres kolonne A først og deretter kolonne B.Det endelige resultatet sorterer verdiene i kolonne A, og kolonne B sorterer hvert element i kolonne A.

For flernivåsortering må du bruke sorteringsdialogen.For å gjøre dette, velg dataene du vil sortere, klikk på Data-fanen og klikk deretter på Sorter-ikonet.

I Sorter-dialogen kan du spesifisere sorteringsdetaljer for én kolonne, og deretter klikke på Legg til nivå-knappen for å sortere en annen kolonne.Dette lar deg sortere basert på flere kolonner.

Du kan lese mer om sortering av flerkolonnedata her.

Hva er en univariat datatabell?

En variabeldatatabell i Excel er best for situasjoner der du ønsker å se hvordan sluttresultatet endres når du endrer en av inngangsvariablene.

Hvis du for eksempel vil vite hvor mye det månedlige avdraget endres når du øker/reduserer antall måneder, kan du sette opp en univariat datatabell for det.Dette kan være nyttig når du vil holde dine månedlige betalinger under $500 og vite hvilke alternativer du har (6 måneder, 9 måneder, 12 måneder, etc.)

Alternativer for å sette opp en univariat datatabell er i rullegardinmenyen What-If-analyse på Data-fanen.

Du kan lese mer om univariate datatabeller her.

Hva er en binær datatabell?

To variabeldatatabeller i Excel er best for situasjoner der du ønsker å se hvordan sluttresultatet endres når du endrer to inngangsvariabler.

For eksempel hvis du vil vite hvordan månedlige avdrag endres når du øker/reduserer antall måneder og renter.

Du kan sette den opp med en datatabell med to variabler som viser deg de siste månedlige avdragene basert på ulike kombinasjoner av rente og antall måneder.Dette kan være nyttig når du vil holde dine månedlige betalinger under $500 og forstå alle alternativene du har.

Alternativer for å sette opp en bivariat datatabell er i rullegardinmenyen "What-If" på fanen "Data".

Du kan lese mer om bivariate datatabeller her.

Hva er en scenemanager?

Scene Manager i Excel kan være det foretrukne verktøyet når du har flere variabler, og du vil se effekten på det endelige resultatet når disse variablene endres.Hvis du bare har én eller to variabler som endres, kan du opprette en datatabell med én eller to variabelvariabler.Men hvis du har 3 eller flere variabler som du kan endre, er scenemanageren veien å gå.

For eksempel, hvis du er en regional salgssjef og du har fire områder under den, kan du bruke scenarioadministratoren til å lage forskjellige scenarier (for eksempel):

• Ingen av regionene hadde noen salgsvekst.
• Sone A vokste med 10 %, men de 3 andre gjorde det ikke.
• Sone A og B vokste med 10 %, men de to andre gjorde det ikke.

Du skjønner... ikke sant?

Ved å bruke Scenario Manager i Excel kan du enkelt lage scenarier og analysere dem en etter en eller som en oppsummering av alle scenarier.

Du kan lese mer om scenesjefen her.

Hva er målrettet søk?

Som navnet antyder, hjelper Goal Seek i Excel deg å oppnå en verdi (mål) ved å endre avhengige verdier.

Hvis du for eksempel kjøper en bil og ønsker å vite hvor mange månedlige avdrag du bør velge for å holde dine månedlige betalinger under $500, kan du bruke Goal Seek for å gjøre dette.

Hva er Solver?

Solver i Excel er et tillegg som lar deg få den beste løsningen når det er mange variabler og begrensninger.Du kan tenke på det som en premiumversjon av Goal Seek.

Ved å bruke Solver kan du spesifisere hva begrensningene er og hva du trenger å oppnå.Den gjør beregninger på backend for å gi deg mulige løsninger.

Excel VBA-problem

Her er noen vanlige Excel-intervjuspørsmål for VBA som du kan bli spurt under et intervju.

Hva er VBA?

VBA står for Visual Basic for Applications.Det er et programmeringsspråk som kan brukes til å automatisere oppgaver i Excel.

Hva er fordelene med å bruke VBA i Excel?

Selv om Excel har mange fantastiske funksjoner og funksjoner, har den kanskje ikke alt du trenger.

VBA lar deg forbedre Excels evner ved å lage kode som automatiserer oppgaver i Excel.Her er noen ting du kan gjøre med denne VBA:

• Automatiser et sett med oppgaver og spar tid.
• Lag dine egne Excel-funksjoner (i tilfelle eksisterende funksjoner ikke er tilstrekkelig).
• Lag og del koden din med andre slik at de også kan automatisere oppgaver og spare tid.
• Lag tilpassede applikasjoner.

Hva er makroer i Excel?

En makro er et sett med instruksjoner skrevet på VBA-språket som Excel kan forstå og utføre.En makro kan være så enkel som én linje eller tusenvis av linjer lang.

I mange tilfeller har folk en tendens til å bruke VBA-kode og makroer om hverandre.

Hvordan registrere makroer i Excel?

Selv om du ikke kan noe om VBA, kan du fortsatt lage noen makroer og automatisere arbeidet ditt.

Du kan gjøre dette ved å ta opp en makro.

Når du tar opp en makro, følger Excel nøye med på trinnene du tar og registrerer den på et språk den forstår (f.eks. VBA).

Nå, når du stopper opptaket, lagrer makroen og kjører den, går Excel ganske enkelt tilbake til VBA-koden den genererte og følger nøyaktig de samme trinnene.

Dette betyr at selv om du ikke kan noe om VBA, kan du automatisere noen oppgaver ved å la Excel registrere trinnene dine én gang og deretter gjenbruke dem senere.

Du kan ta opp makroer ved å bruke alternativet Spill inn makro i Utvikler-fanen på båndet.

Etter at du har spilt inn en makro, lagrer Excel den under navnet du spesifiserer, og du kan enkelt gjenbruke den flere ganger.

Du kan lese mer om opptak av makroer her.

Hva er begrensningene for å ta opp makroer i Excel?

Selv om opptak av makroer er en fin måte å generere kode raskt på, har det følgende begrensninger:

• Du kan ikke kjøre kode uten å velge et objekt.Hvis du vil at makroopptakeren skal gå til neste ark og markere alle fylte celler i kolonne A uten å forlate gjeldende ark, vil den ikke kunne gjøre dette.Dette er fordi hvis jeg ber deg om det, kan selv du ikke gjøre det (uten å forlate gjeldende ark).Hvis du ikke kan gjøre det selv, hvordan vil makroopptakeren fange bevegelsene dine.I dette tilfellet må du opprette/redigere koden manuelt.
• Du kan ikke opprette egendefinerte funksjoner med makroopptakeren.Ved å bruke VBA kan du lage egendefinerte funksjoner som kan brukes i regneark som vanlige funksjoner.Du kan lage den ved å skrive kode manuelt.
• Du kan ikke kjøre kode basert på hendelser.I VBA kan du bruke mange hendelser – for eksempel å åpne en arbeidsbok, legge til et regneark, dobbeltklikke på en celle og så videre – for å kjøre koden knyttet til den hendelsen.Du kan ikke bruke makroopptakeren til å gjøre dette.
• Du kan ikke lage looper med makroopptakeren.Når du taster inn kode manuelt, kan du dra nytte av kraften til looping i VBA (f.eks. For Next, For Every Next, Do While, Do until).Men du kan ikke gjøre det mens du spiller inn en makro.
• Du kan ikke analysere forhold:Du kan bruke makroopptakeren til å sjekke forholdene i koden din.Hvis du skriver VBA-kode for hånd, kan du bruke en IF Then Else-setning til å analysere en betingelse og kjøre kode hvis den er sann (og en annen kode hvis den er usann).

Hva er UDF i Excel VBA?

UDF-er er brukerdefinerte funksjoner i VBA.Disse kalles også tilpassede funksjoner.

Ved å bruke VBA kan du lage egendefinerte funksjoner (UDF) som kan brukes i regneark akkurat som vanlige funksjoner.

Disse funksjonene er nyttige når eksisterende Excel-funksjoner ikke er tilstrekkelige.I dette tilfellet kan du lage din egen tilpassede UDF for å møte dine spesifikke behov.

Du kan lese mer om brukerdefinerte funksjoner her.

Hva er et arrangement i VBA?

I Excel VBA er en hendelse en handling som kan utløse utførelse av en spesifisert makro.

For eksempel er det en hendelse når du åpner en ny arbeidsbok.Det er en hendelse når du setter inn et nytt ark.Det er en hendelse når du dobbeltklikker på en celle.

Det er mange slike hendelser i VBA som du kan lage kode for.Dette betyr at så snart en hendelse inntreffer, og du har tildelt kode til den hendelsen, vil koden kjøres umiddelbart.

Excel gjør dette automatisk så snart hendelsen oppdages.Så du trenger bare å skrive koden og plassere den i riktig hendelsessubrutine.

Du kan lese mer om Excel VBA-arrangementer her.

Hva er noen nyttige looper i VBA?

Det er følgende loop i Excel VBA:

• for neste syklus
• Utfør Mens Loop
• gjør til loop
• for hver neste sløyfe

Du kan lese mer om Excel VBA-løkker her.

Hva er de forskjellige måtene å kjøre makroer i Excel?

Du kan kjøre makroer i Excel ved å bruke:

• Tilordne makroer til figurer
• Tilordne makro til knappen
• Kjør makroer fra båndet (utviklerfanen)
• Kjør en makro fra VB-editoren
• Bruk hurtigtaster for å kjøre makroer
• Kalle opp en makro fra en annen makro

Hva er et brukerskjema?

UserForms er dialogbokser som du kan designe og bygge i Excel VBA.

Når de er opprettet, kan disse brukes i Excel-regnearkområdet på flere måter:

• Du kan bruke den til å få brukerinnspill.
• Du kan lage tabeller og registrere oppføringer i Excel.
• Du kan legge til knapper i brukerskjemaer og gi brukeren alternativer.Du kan også kode disse knappene slik at hver gang brukeren klikker på knappen, vil en spesifikk makro bli utført.

Hva er et tillegg?

Tillegg er filer du kan laste inn når Excel starter.

Når du oppretter et tillegg og installerer det i Excel, åpnes det når Excel-applikasjonen åpnes.Du kan ha mange forskjellige makroer i et tillegg, og disse kodene er tilgjengelige hver gang Excel åpnes.

Dette er nyttig fordi du kan lage tillegg og gjøre dem tilgjengelige for alle arbeidsbøker.Så hvis du trenger å utføre visse oppgaver ofte, kan du automatisere disse oppgavene ved å skrive makroer og deretter lagre dem som tillegg.Nå kan du bruke makroer uansett hvilken Excel du har åpen.

En annen fordel med tillegg er at du også kan dele tilleggsfiler med andre.Alt de trenger å gjøre er å installere den en gang, og de kan også bruke den samme makroen

Problemer med Excel-dashbord

Her er noen vanlige Excel-intervjuspørsmål om dashboards som du kan bli spurt om i et intervju.

Hva er forskjellen mellom et dashbord og en rapport?

Rapporten tar sikte på å gi relevante data.Det kan være en rapport med alle dataene, eller noen diagrammer/visualiseringer.Eksempler på rapporter kan være salgstransaksjonsdata eller medarbeiderundersøkelsesdata.

Dashboards er laget for å svare på spørsmål ved hjelp av data.Det kan være å vise hvilke regioner som gjør det bedre når det gjelder salg, eller hvilke regioner som henger etter når det gjelder tilbakemeldinger fra ansatte.Disse dashbordene kan være statiske eller interaktive (der brukeren kan gjøre valg og endre visninger, og dataene vil oppdateres dynamisk).

Hvilke spørsmål bør du stille dine kunder/interessenter før du oppretter et dashbord?

Selv om disse spørsmålene avhenger av situasjonen, er det svært få avanserte spørsmål du bør stille når du oppretter et dashbord i Excel.

• Hva er hensikten med et dashbord?
• Hva er datakildene?
• Hvem skal bruke dette Excel-dashbordet?
• Hvor ofte må Excel-dashboards oppdateres?
• Hvilken versjon av Office bruker kunder/interessenter?

Det kan være mange slike spørsmål.Hensikten her er å avklare hva dashbordet skal være og hva det er til for.

Hvilke interaktive kontroller kan du bruke i et dashbord?

Excel har mange interaktive verktøy som kan brukes i dashbord:

• nedtrekksliste
• Avmerkingsboks
• rullefelt
• enkelt knapp

I tillegg til disse vanlige interaktive verktøyene, kan du bruke VBA til å legge til mer funksjonalitet til dashbordene dine.

Hva er noen nyttige diagramtyper du kan bruke i dashbordene dine?

Et av behovene når du lager et dashbord er å vise relevante data gjennom visuelle effekter.Diagrammer som kan fortelle en god historie og presentere relevant informasjon er bedre for dashbord.

Siden dashbord ofte forventes å passe på en enkelt skjerm, er det begrenset plass til data og visuelle elementer.I dette tilfellet kommer et kombinasjonsdiagram godt med.

Følgende diagrammer kan være nyttige når du oppretter dashbord:

• Kombinasjonsdiagram
• Spredningsplott
• punktdiagram
• fossediagram
• varmekart

Hva er de beste fremgangsmåtene når du lager dashbord i Excel?

Her er noen gode fremgangsmåter når du oppretter dashbord i Excel:

• Konverter tabelldata til en Excel-tabell: Det er enklere å lage dashbord ved å bruke en Excel-tabell som datakilde.Med mindre du har en veldig sterk innvending, konverter alltid backend-data til Excel-tabeller.
• Nummerer diagrammene/seksjonene dine:Dette hjelper når du presenterer dashboards og refererer til forskjellige diagrammer/tabeller.Det er lettere å få folk til å fokusere på diagrammet nummerert 2, i stedet for å si et linje- eller stolpediagram i øvre venstre hjørne.
• Begrens bevegelse i dashbordområdet: Selv om Excel-regnearket er stort, er det best å slette alle rader/kolonner bortsett fra de med dashbord.
• Frys viktige rader/kolonner: Hvis du vil at bestemte rader/kolonner alltid skal være synlige, kan du fryse disse.
• Lag Shape/Chart Sticks: Brukeren kan ende opp med å endre bredden på raden/kolonnen.Du vil ikke at former og diagrammer skal være feiljustert og flyttet fra sine opprinnelige posisjoner.Så det er bedre å la dem holde seg til innleggene sine.
• Gi brukerveiledning: Det er best å inkludere en egen tabell med detaljer om hvordan du bruker dashbordet.Dette blir enda mer nyttig når du har interaktive kontroller i dashbordet.
• Spar plass med kombinasjonsdiagrammer: På grunn av den begrensede plassen i dashbordet (siden du trenger å passe det på én skjerm), sparer du plass ved å bruke et kombinasjonsdiagram.
• Bruke symboler og betinget formatering: Du kan gjøre dashbordet mer intuitivt og lettere å lese ved å bruke symboler og betinget formatering.For eksempel, når tabellen er uthevet i rødt, er det lettere å se den minste verdien i tabellen i stedet for å se på alle verdiene én etter én.
• Bruk farger klokt for å vise kontrast:Når du vil fremheve et datapunkt i en tabell eller en stolpe i et diagram, er det best å fremheve det med en iøynefallende farge.

Andre Excel-spørsmål

Dette er spørsmål som jeg ikke kan falle inn under noen av kategoriene ovenfor.Så jeg satte alt dette sammen.

Hva er et Excel-ark?

Excel-tabeller er en funksjon i Excel.Dette er forskjellig fra tabelldata.

Når du konverterer tabelldata til en Excel-tabell, legges det til noen svært nyttige tilleggsfunksjoner.

I følge Microsofts hjelpeside - "Tabeller inneholder vanligvis relaterte data i en serie regnearkrader og kolonner som er formatert som en tabell.Ved å bruke tabellfunksjoner kan du administrere data i tabellrader og kolonner uavhengig av data i andre rader og kolonner på regnearket. "

Hva er fordelene med å bruke Excel-regneark?

Når du konverterer tabelldata til en Excel-tabell, blir følgende funksjoner automatisk lagt til dataene:

• Du kan sortere og filtrere dataene ved å bruke filterikonene på hver kolonneoverskrift.
• Du kan enkelt bruke stiler på og formatere tabeller.Du kan bruke mange innebygde stiler med bare ett klikk.
• Du kan bruke tabell- og kolonnenavn i stedet for cellereferanser i formler.
• Når du legger til nye rader/kolonner i tabelldata, utvides Excel-tabellen automatisk til å dekke de nye radene/kolonnene som en del av den.Og siden du kan bruke tabell-/kolonnenavn i formler, er det ikke nødvendig å oppdatere formler når nye rader/kolonner legges til.Excel-arket tar automatisk hensyn til det.

Hva er en strukturert referanse?

Når du arbeider med Excel-tabeller, trenger du ikke bruke cellereferanser.I stedet kan du bruke tabell- eller kolonnenavn.Disse referansene kalles strukturerte referanser.

Hva er de vanlige filformatene som Excel-filer kan lagres i?

Du kan lagre Excel-arbeidsbøker i en rekke filformater.Noen ofte brukte er:

• . XLS
• .XLSX
• .XLSM (når filen din har makroer)
• CSV
• .XLB (binært format)
• .XLA (for tillegg)
• PDF

Hvordan kan jeg redusere størrelsen på en Excel-fil?

Det er flere måter å redusere filstørrelsen på en Excel-arbeidsbok på:

• Slett ubrukte data
• Slett ubrukte regneark
• slette bilder eller komprimere dem
• Fjern unødvendig formatering
• Slett unødvendige pivottabeller.Dette vil også bidra til å tømme pivotbufferen.
• Lagre filer i .XLSB-format

Hvilke skritt kan du ta for å håndtere en treg Excel-arbeidsbok?

Du kan bruke følgende teknikker for å håndtere trege Excel-arbeidsbøker:

• Unngå flyktige funksjoner som INDIREKTE, OFFSET osv.
• Bruk hjelpekolonner i stedet for matriseformler
• Bruk kun betinget formatering når det er absolutt nødvendig (da det også er flyktig).
• Bruk Excel-tabeller og navngitte områder.
• Konverter ubrukte formler til verdier.
• Oppbevar alle refererte data i én tabell.
• Unngå å bruke hele rader/kolonner i referanser.
• Bruk manuell beregningsmodus.

Hvor mange rader og kolonner er det i et Excel-regneark?

Excel-regneark (2007 og nyere) har:

• 16,384 XNUMX kolonner
• 1,048,576 XNUMX XNUMX linjer

Hvordan legge til/slette rader i Excel?

For å legge til en ny rad, høyreklikk på en celle der du vil sette inn raden og klikk på Sett inn.Dette åpner en dialogboks som du kan bruke til å sette inn en ny rad.

På samme måte, for å slette celler/rader/kolonner, velg disse, høyreklikk og velg Slett.

Hvordan zoome inn eller ut i Excel?

Excels statuslinje har zoom inn og zoom ut knapper.Du kan klikke på plusstegnet for å zoome inn og minustegnet for å zoome ut.

Du kan også holde nede Ctrl-tasten og bruke rullehjulet i musen for å zoome inn og ut.

I tillegg, i Vis-fanen, er det alternativer for å zoome inn og ut i Excel.

Hvordan beskytte regneark i Excel?

Du kan beskytte et regneark ved å klikke på Review-fanen og deretter klikke på alternativet Beskytt ark.

Dette vil åpne en dialogboks der du kan angi et passord.Du kan la det stå tomt hvis du ikke vil angi et passord.

Hva er et navngitt område?Hva er det godt for?

Navngitte områder er en funksjon i Excel som lar deg navngi celler eller celleområder.Nå kan du bruke dette navnet i stedet for å bruke en cellereferanse.

Bruk av navngitte områder kan gjøre det lettere for deg å jobbe med formler.Dette blir spesielt nyttig når du må lage formler som bruker data fra flere regneark.I dette tilfellet kan du opprette navngitte områder og bruke dem i stedet for cellereferanser.

Du kan gi disse navngitte områdene beskrivende navn – dette gjør også formlene lettere å lese og forstå.Du kan for eksempel bruke =SUM(SALG) i stedet for =SUM(C2:C11), og den vil umiddelbart fortelle deg hva formelen betyr.

Kan du holde overskriftsraden/kolonnen synlig mens du ruller?

Når du jobber med store datasett, forsvinner overskriftsraden og kolonnene når du blar til bunnen eller høyre.Dette kan noen ganger gjøre det vanskelig å forstå hva datapunktene betyr.

Ved å bruke alternativet Frys ruter i Excel kan du gjøre overskriftsrader/kolonner synlige når du ruller til fjerne datapunkter.

Alternativet Frys ruter er tilgjengelig på Vis-fanen på Excel-båndet.

Du kan lese mer om Excel Freeze Panes her.

Hvordan vil du identifisere celler med kommentarer i dem?

Kommenterte celler er merket med en liten rød trekant i øvre høyre hjørne av cellen.Kommentarer blir synlige når du holder markøren over cellen.

Hvordan lagre Excel-regneark som PDF?

For å lagre regnearket som et PDF-dokument, kan du angi filtypen som PDF når du lagrer filen.

For å gjøre dette, klikk på "Fil"-fanen, og klikk deretter på "Lagre som".

I "Lagre som"-dialogboksen velger du hvor du vil lagre filen, og bruk deretter rullegardinmenyen "Lagre som type" for å velge PDF.Dette vil lagre hele regnearket som et PDF-dokument.

Hvordan lage hyperkoblinger i Excel?

For å opprette en hyperkobling, velg cellen der du vil opprette hyperkoblingen og bruk hurtigtastenKontroll K(Hold nede kontrolltasten og trykk på K-tasten).

Dette åpner dialogboksen Sett inn hyperkobling der du kan spesifisere URL-en.

Du får også muligheten til å legge til en hyperkobling når du høyreklikker på en celle.

Når vil du vurdere å bytte fra automatiske til manuelle beregninger i Excel?

Selv om automatisk beregningsmodus er veien å gå i de fleste tilfeller, hvis du har en formeltung fil som tar mye tid å beregne på nytt hver gang du endrer noe i regnearket, kan du bytte til manuelle beregninger.

Etter å ha byttet til manuelle beregninger, må du oppdatere hver gang du vil beregne regnearket på nytt.

Hva er hurtigfylling?

Flash Fill er et fantastisk verktøy som ble lagt til Excel 2013 og er tilgjengelig i alle påfølgende versjoner.

Du kan bruke Flash Fill i Excel for å forenkle dataregistrering.Det er et smart verktøy som prøver å identifisere mønstre basert på datainndataene dine og gjør det for deg.

Noen enkle eksempler på bruk av Flash Fill kan være å hente fornavn fra fulle navn, få initialer, formatere telefonnumre og så videre.

Hva er et påfyllingshåndtak?

Fill Handle er et verktøy du kan bruke til å autofullføre lister i Excel.For eksempel, hvis du må skrive inn tallene 1 til 20 i cellene A1:A20, i stedet for å skrive inn hvert tall manuelt, kan du bare skrive inn de to første tallene og bruke fyllhåndtaket til å gjøre resten.

Fyllhåndtak er de små firkantene du ser når du velger to eller flere celler i Excel.

Når du holder markøren over fyllhåndtaket, endres markøren til et plussikon.Nå kan du holde nede venstre museknapp og dra den for å legge til flere tall i serien.

Hva er jokertegn i Excel?

Det er tre jokertegn i Excel:

• * (stjerne) - Den representerer et hvilket som helst antall tegn.For eksempel kan Ex* bety Excel, Excels, Eksempel, Ekspert og så videre.
• ? (spørsmålstegn) - det representerer et enkelt tegn.For eksempel kan Gl?ss være Glass eller Gloss.
• ~ (tilde) - Brukes til å identifisere jokertegn (~, *, ?) i tekst.Si for eksempel at du vil finne den eksakte setningen Excel* i en liste.Hvis du bruker Excel* som søkestreng, vil den gi deg et hvilket som helst ord som starter med Excel og etterfølges av et hvilket som helst antall tegn (f.eks. Excel, Excels, Excellent).For å finne excel* spesifikt, må vi bruke ~.Så vår søkestreng vil være excel~*.Her sikrer tilstedeværelsen av ~ at excel leser følgende tegn som de er, ikke som jokertegn.

Jokertegn er nyttige når du vil bruke jokertegn i formler eller filterdata.

Hva er utskriftsområde og hvordan settes det i Excel?

Et utskriftsområde er et område med celler (sammenhengende eller ikke-sammenhengende) som du angir å skrive ut når du skriver ut dette regnearket.For eksempel, i stedet for å skrive ut hele regnearket, hvis jeg bare vil skrive ut de første 10 radene, kan jeg sette de første 10 radene som utskriftsområde.

Slik angir du utskriftsområdet i Excel:

• Velg cellene du vil angi utskriftsområdet for.
• Klikk på fanen Sideoppsett.
• Klikk på utskriftsområdet.
• Klikk Angi utskriftsområde.

Hvordan sette inn sidetall i Excel?

Du kan sette inn sidetall ved å bruke dialogboksen Sideoppsett.

Her er trinnene for å gjøre dette:

• Klikk på fanen Sideoppsett,
• I kategorien Sideoppsett klikker du på dialogstartikonet (det lille skrånende pilikonet nederst til høyre i gruppen).
• I dialogboksen Sideoppsett klikker du på Topptekst/bunntekst-fanen.
• Velg et sidetallformat fra Footer-rullegardinlisten.

Selv om jeg har prøvd å holde denne "Excel-intervjuspørsmål og -svar"-guiden feilfri, hvis du finner noen feil i noen av spørsmålene, vennligst gi meg beskjed i kommentarfeltet.