Excel har noen nyttige funksjoner som lar deg spare tid og øke produktiviteten i ditt daglige arbeid.
ExcelEn nyttig (og mindre kjent) funksjon i den tilpassede listen i .
Nå, før jeg ser hvordan jeg oppretter og bruker en tilpasset liste, la meg forklare fordelene.
Anta at du må skrive inn antall månedsnavn fra Jan til Des i kolonnen.hva vil du gjøre?Nei, manuell betjening er ikke et alternativ.
En av de raskeste måtene er å sette januar i én celle og februar i en tilstøtende celle, deretter dra med fyllhåndtaket og la Excel fylle ut resten automatisk.Excel er smart nok til å innse at du vil fylle hver celle du drar i fyllhåndtaket i løpet av den neste måneden.
Månedsnavnet er så generisk at det er tilgjengelig i Excel som standard.
Men hva om du har en liste over avdelingsnavn (eller ansattes navn eller produktnavn) og du vil gjøre det.Når du bruker fyllhåndtak, vil du at de skal vises magisk, i stedet for å skrive disse manuelt eller kopiere og lime inn disse (som månedsnavn).
passere gjennomBruk egendefinerte lister i ExcelDet kan du også.
I denne opplæringen skal jeg vise deg hvordan du lager dine egne tilpassede lister i Excel og hvordan du bruker dem for å spare tid.
Innhold
Hvordan lage egendefinerte lister i Excel
Som standard har Excel allerede noen forhåndsdefinerte egendefinerte lister som du kan bruke for å spare tid.
Hvis du for eksempel skriver inn "mandag" i en av de tilstøtende cellene, kan du bruke fyllhåndtaket til å fylle ut de resterende dagene.Hvis du utvider utvalget, fortsett å dra og det vil gjenta seg og gi deg navnet på dagen igjen.
Nedenfor er tilpassede lister som allerede er innebygd i Excel.Som du kan se er disse stort sett dag- og månedsnavn ettersom de er faste og ikke endres.
La oss nå si at du vil lage en liste over avdelinger som du ofte trenger i Excel, du kan lage en egendefinert liste for den.På den måten, neste gang du trenger å få alle avdelingsnavnene dine på ett sted, slipper du å rote i gamle filer.Alt du trenger å gjøre er å skrive inn de to første i listen og dra.
Her er trinnene for å lage din egen tilpassede liste i Excel:
- Klikk på Fil-fanen
- Klikk på Alternativer.Dette åpner dialogboksen for Excel-alternativer
- Klikk Avanserte alternativer i venstre rute
- I "Generelt"-alternativene klikker du på "Rediger egendefinert liste"-knappen (det kan hende du må rulle ned for å få tilgang til dette alternativet)
- I dialogboksen Egendefinert liste importerer du listen ved å velge celleområdet som har listen.Alternativt kan du skrive inn navnene manuelt i Listeoppføringer-boksen (separeres med kommaer eller bryte hvert navn)
- Klikk for å legge til
Etter at du har klikket på Legg til, vil du legge merke til at listen din nå er en del av den egendefinerte listen.
Hvis du har en stor liste å legge til i Excel, kan du også bruke Import-alternativet i dialogboksen.
Profesjonelle tips: Du kan også opprette et navngitt område og bruke det navngitte området til å lage egendefinerte lister.For å gjøre dette, skriv inn navnet på det navngitte området i feltet Importer liste fra celler og klikk OK.Fordelen med dette er at du kan endre eller utvide det navngitte området, og det vil automatisk justere til en tilpasset liste
Nå som du har listen i Excel-backend, kan du bruke den som et nummer eller månedsnavn med autofyll (vist nedenfor).
Selv om det er flott å raskt kunne få disse egendefinerte lysnavnene i Excel med en enkel dra-og-slipp-operasjon, kan du gjøre enda bedre ting med egendefinerte lister (det er det neste avsnitt dekker).
Lag dine egne sorteringskriterier med tilpassede lister
En av de flotte tingene med en egendefinert liste er at du kan bruke den til å lage dine egne sorteringskriterier.Anta for eksempel at du har et datasett som det nedenfor, og du vil sortere det etter Høy, Middels og Lav.
Du kan ikke gjøre dette!
Hvis du sorterer alfabetisk, vil den gjøre det alfabetisk (det vil gi deg høy, lav og middels i stedet for høy, middels og lav).
Det er her tilpassede lister virkelig skinner.
Du kan lage dine egne lister over elementer og bruke dem til å sortere dataene.På denne måten får du alle de høye verdiene øverst, deretter de mellomste og lave verdiene.
Det første trinnet er å bruke den forrige delen ("Hvordan lage egendefinerte lister i Excel”) for å lage en egendefinert liste (høy, middels, lav).
Etter å ha opprettet en egendefinert liste, kan du bruke følgende trinn for å sortere den:
- Velg hele datasettet (inkludert tittelen)
- Klikk på Data-fanen
- I Sorter og filtrer-gruppen klikker du på Sorter-ikonet.Dette åpner sorteringsdialogen
- I sorteringsdialogboksen gjør du følgende valg:
- Sorter etter kolonne: Prioritet
- Sorter etter: Celleverdi
- Bestillinger: Egendefinert liste.Når dialogen åpnes, velg sorteringskriteriene du vil bruke og klikk OK.
- Klikk OK
Trinnene ovenfor vil umiddelbart sortere dataene ved å bruke listen du oppretter og bruker som et kriterium ved sortering (høy, middels, lav i dette tilfellet).
Merk at du ikke nødvendigvis trenger å lage en egendefinert liste før du kan bruke den til sortering.Du kan bruke trinnene ovenfor, hvor i trinn 4 dialogen åpnes, kan du lage en liste.
Noen eksempler på hvor egendefinerte lister kan brukes
Her er noen situasjoner der opprettelse og bruk av egendefinerte lister kan spare deg for tid:
- Hvis du har en liste som må legges inn manuelt (eller kopieres limes inn fra en annen kilde), kan du lage en egendefinert liste og bruke den.Dette kan for eksempel være et avdelingsnavn, produktnavn eller region/land i organisasjonen din.
- Hvis du er lærer, kan du lage en liste over elevnavn.På den måten, neste gang du karakterer dem, trenger du ikke å bekymre deg for å manuelt legge inn elevnavn eller kopiere lim fra andre skjemaer.Dette sikrer også mindre sjanse for feil.
- Når du trenger å sortere data basert på kriterier som ikke er innebygd i Excel.Som beskrevet i forrige avsnitt kan du bruke dine egne sorteringskriterier ved å lage egendefinerte lister i Excel.
Her er det du trenger å vite omLag egendefinerte lister i Excelalt innhold.
Jeg håper du finner dette nyttig.
