Fyll tomme celler til neste verdi i Excel (3 enkle måter)

Mange ganger kan du støte på et Excel-datasett der bare én celle er fylt med data, og cellene under den er tomme til neste verdi.

Som vist under:

Selv om dette formatet fungerer for noen mennesker, er problemet med denne typen data at du ikke kan bruke det til å lage pivottabeller eller bruke det i beregninger.

Det er enkelt å fikse!

I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordanFyll raskt ut celler til neste fyllverdi i Excel.

Du kan enkelt gjøre dette ved å bruke enkle Go-To spesialdialogteknikker, VBA eller Power Query.

Så la oss komme i gang!

Metode 1 – Fyll ut ved å bruke Go To Special +-formelen

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil fylle ut dataene i kolonne A og B.

I kolonne B er målet å fylle "printer" til den siste tomme cellen under den, så når "scanner" starter, fyll deretter "scanner" i cellen under til cellen er tom.

Trinnene nedenfor bruker gå til spesial for å velge alle tomme celler og fyll ut med en enkel formel:

1. Velg dataene som skal fylles (A1:D21 i vårt eksempel)
2. Gå til fanen "Hjem".

3. I redigeringsgruppen klikker du på Finn og velg-ikonet (dette vil vise flere alternativer i rullegardinmenyen)
4. Klikk på "Go" alternativet

5. I dialogboksen Gå til som åpnes, klikker du på Spesialknappen.Dette vil åpne "Gå til spesial"-dialogen

6. I dialogboksen Gå til spesial klikker du på Blank

7. Klikk OK

Trinnene ovenfor vil velge alle tomme celler i datasettet (vist nedenfor).

Blant de tomme cellene som er valgt, vil du legge merke til at en celle er lysere enn resten av utvalget.Denne cellen er den aktive cellen der vi vil legge inn formelen.

Ikke bekymre deg for cellens plassering i utvalget, siden vår metode vil fungere uansett.

Nå, her er trinnene for å fylle ut dataene i de valgte tomme cellene:

1. Klikk på likhetstegnet (=)-tasten på tastaturet.Dette vil sette inn et likhetstegn i den aktive cellen
2. Trykk på pil opp-tasten.Dette vil sette inn cellereferansen til cellen over den aktive cellen.For eksempel, i vårt tilfelle er B3 den aktive cellen, og når vi gjør disse to trinnene, går den inn =B2 i cellen
3. Hold nede Ctrl-tasten og trykk Enter

Trinnene ovenfor vil automatisk sette inn alle tomme celler med verdiene ovenfor.

Selv om dette kan virke som for mange trinn, vil du raskt kunne fylle ut data i Excel på sekunder når du først har fått taket på det.

Nå er det to ting til du må være oppmerksom på når du bruker denne metoden.

Konverter formel til verdi

Den første er å sørge for at du konverterer formler til verdier (slik at du har statiske verdier og ikke svir når du endrer dataene i fremtiden).

Endre datoformat

Hvis du bruker datoer i dataene dine (som jeg gjorde i eksempeldataene mine), vil du legge merke til at de utfylte verdiene i datokolonnen er tall i stedet for datoer.

Hvis utdataene i datokolonnen er i ønsket datoformat, er du flink og trenger ikke gjøre noe annet.

Men hvis disse datoene ikke er i riktig format, er det nødvendig med finjustering.Mens du har riktig verdi, trenger du bare å endre formatet slik at det vises som en dato i cellen.

Her er trinnene for å gjøre dette:

1. Velg kolonner som inneholder datoer
2. Klikk på Hjem-fanen
3. I Numbers-gruppen klikker du på Format-rullegardinmenyen og velger et datoformat.

Hvis du trenger å gjøre denne polstringen fra tid til annen, anbefaler jeg denne Go-To spesial- og formelteknikken.

Selv om den har noen få trinn, er den enkel og gir deg resultater i datasettet.

Men hvis du må gjøre dette ofte, foreslår jeg at du ser på VBA og Power Query-metoden som er beskrevet neste

Metode 2 - Fyll ut med enkel VBA-kode

Du kan bruke en veldig enkel VBA-makrokode for raskt å fylle celler i Excel til den siste tomme verdien.

Du trenger bare å legge til VBA-kode i en fil én gang, så kan du enkelt gjenbruke den koden flere ganger i samme arbeidsbok eller til og med på tvers av flere arbeidsbøker på systemet ditt.

Her er VBA-koden som vil iterere gjennom hver celle i utvalget og fylle ut eventuelle tomme celler:

Sub FillDown() For hver celle i utvalg Hvis celle = "" Så celle.FillDown End If Next End Sub

Koden ovenfor bruker en For-løkke for å iterere gjennom hver celle i utvalget.

I For-løkken bruker jeg en If-Then-betingelse for å sjekke om cellen er tom.

Hvis cellen er tom, fylles den med verdien fra cellen over, hvis ikke, ignorerer for-løkken cellen og flytter til neste celle.

Nå som du har VBA-koden, la meg vise deg hvor du skal plassere denne koden i Excel:

1. Velg dataene som skal fylles ut
2. Klikk på utviklerfanen

3. Klikk på Visual Basic-ikonet (eller du kan bruke hurtigtasten ALT+F11).Dette vil åpne Visual Basic-redigeringsprogrammet i Excel

4. I Visual Basic-editoren til venstre vil du ha Project Explorer.Hvis du ikke ser det, klikk på Vis-alternativet i menyen, og klikk deretter på Project Explorer

5. Hvis du har flere Excel-arbeidsbøker åpne, viser Project Explorer alle arbeidsboknavn.Finn navnet på arbeidsboken der du har dataene.
6. Høyreklikk et hvilket som helst objekt i arbeidsboken, gå til Sett inn og klikk på Modul.Dette vil sette inn en ny modul for denne arbeidsboken

7. Dobbeltklikk på "Modul" du nettopp satte inn i trinnene ovenfor.Det vil åpne kodevinduet for den modulen

8. Kopier og lim inn VBA-koden i kodevinduet
9. Plasser markøren hvor som helst i koden og kjør makrokoden ved å klikke på den grønne knappen i verktøylinjen eller bruke hurtigtasten F5

Trinnene ovenfor vil kjøre VBA-koden og dataene dine fylles ut.

Hvis du vil bruke denne VBA-koden igjen senere, må du lagre denne filen som en makroaktivert Excel-arbeidsbok (utvidelse .XLSM)

En annen ting du kan gjøre er å legge til denne makroen til Quick Access Toolbar, som alltid er synlig og du kan få tilgang til denne makroen med bare ett klikk (i arbeidsboken med koden i backend).

Så neste gang du har data som må fylles ut, kan du bare gjøre et valg og klikke på makroknappen i hurtigtilgangsverktøylinjen.

Du kan også legge til denne makroen i din personlige makroarbeidsbok og deretter bruke den i en hvilken som helst arbeidsbok på systemet ditt.

Klikk her for å lese mer om din personlige makroarbeidsbok og hvordan du legger til kode i den.

Metode 3 - Fyll ut med Power Query

StrømforespørselHar innebygd funksjonalitet som lar deg fylle den ut med et enkelt klikk.

Det anbefales når du fortsatt bruker Power Query til å transformere data eller kombinere data fra flere regneark eller flere arbeidsbøker.

Som en del av en eksisterende arbeidsflyt kan du raskt fylle tomme celler ved å bruke Fyll-alternativet i Power Query.

For å bruke Power Query, anbefales det at dataene dine er i Excel-tabellformat.Hvis du ikke kan konvertere dataene til en Excel-tabell, må du opprette et navngitt område for dataene og deretter bruke det navngitte området i Power Query.

Nedenfor har jeg et datasett som er konvertert til en Excel-tabell.Du kan gjøre dette ved å velge datasettet, gå til Sett inn-fanen og klikke på Tabell-ikonet.

Her er trinnene for å bruke Power Query til å fylle ut dataene til neste verdi:

1. Velg en hvilken som helst celle i datasettet
2. Klikk på Data-fanen

3. I gruppen Hent og transformer data klikker du Fra regneark.Dette åpner Power Query-redigeringsprogrammet.Merk at tomme celler vil vise verdien "null" i Power Query

4. I Power Query Editor velger du kolonnen du vil fylle ut.For å gjøre dette, hold nede Ctrl-tasten og klikk på overskriften til kolonnen du vil velge.I vårt eksempel vil det være dato- og produktkolonnene.
5. Høyreklikk på en valgt tittel

6. Gå til alternativet Fyll og klikk Ned.Dette vil fylle ut alle tomme celler med data

7. Klikk kategorien Fil, og klikk deretter Lukk og last.Dette vil sette inn et nytt regneark med resultattabellen i arbeidsboken

Selv om denne tilnærmingen kan høres ut som overkill, er en av de store fordelene med å bruke Power Query at den lar deg raskt oppdatere de resulterende dataene når de opprinnelige dataene endres.

Hvis du for eksempel legger til flere poster til de originale dataene, trenger du ikke å gjøre alt ovenfor på nytt.Du kan bare høyreklikke på den resulterende tabellen og klikke på oppdater.

Selv om Power Query-metoden fungerer bra, er det best å bruke den når du allerede bruker Power Query i arbeidsflyten.

Hvis du bare har ett datasett med tomme celler å fylle ut, er det mer praktisk å bruke spesialmetoden Gå til eller VBA-metoden (beskrevet ovenfor).

Så du kan bruke disse tre enkle metodene for åFyll tomme celler til neste verdi i Excel.

Jeg håper du fant denne opplæringen nyttig.