Cómo ordenar en Excel (por fila, columna, color, fecha y número)

Ordenar datos en Excel es fácil con todas las opciones integradas.

Puede ordenar fácilmente los datos alfabéticamente según el valor de la celda o el color de la fuente y la celda.

También puede realizar la clasificación de columnas de varios niveles (es decir, la columna A, luego la columna B) y la clasificación de filas (de izquierda a derecha).

Si eso no es suficiente, Excel también le permite crear su propia lista personalizada y ordenarla (lo cual es genial).De modo que puede ordenar los datos por talla de camiseta (XL, L, M, S) o respuesta (totalmente de acuerdo, de acuerdo, en desacuerdo) o intensidad (alta, media, baja)

En pocas palabras: hay tantas opciones de clasificación a su disposición cuando usa Excel.

En este gran tutorial en profundidad, le mostraré todas estas opciones de clasificación junto con algunos ejemplos interesantes y útiles.

Dado que este es un tutorial grande con muchos temas, he incluido una tabla de contenido a continuación.Puede hacer clic en cualquier tema y lo llevará allí de inmediato.

Acceder a las opciones de clasificación en Excel

Dado que la clasificación es algo común cuando se trabaja con datos, Excel le ofrece varias formas de acceder a las opciones de clasificación.

Ordenar botones en la cinta

La forma más rápida de acceder a las opciones de clasificación es usar el botón Ordenar en la cinta.

Cuando haga clic en la pestaña Datos en la cinta, verá las opciones Ordenar y Filtrar.Los tres botones a la izquierda de este grupo se utilizan para ordenar los datos.

Estos dos pequeños botones le permiten ordenar sus datos tan pronto como haga clic en ellos.

Por ejemplo, si tiene un conjunto de datos de nombres, puede ordenar los datos simplemente seleccionando el conjunto de datos completo y haciendo clic en cualquiera de los dos botones.Los botones de la A a la Z ordenan los datos alfabéticamente de menor a mayor, y los botones de la Z a la A ordenan los datos alfabéticamente de mayor a menor.

Este botón también funciona con números, fechas u horas.

Personalmente, nunca uso estos botones debido a su funcionalidad limitada y la mayor posibilidad de cometer errores al usarlos.Pero si necesita una clasificación rápida (sin celdas en blanco en el conjunto de datos), esta podría ser una forma rápida.

Ordenar cuadro de diálogo

En la pestaña Datos de la cinta, hay otro icono de botón de ordenación en el grupo Ordenar.

Cuando hace clic en este icono de botón de clasificación, se abre el cuadro de diálogo de clasificación (que se muestra a continuación).

Sort Dialog es la solución de clasificación más completa en Excel.Se puede acceder a todas las opciones relacionadas con la clasificación a través de este cuadro de diálogo.

Todos los demás métodos de uso de las opciones de clasificación son limitados y no brindan una funcionalidad completa.

Es por eso que siempre prefiero usar diálogos cuando tengo que ordenar en Excel.

Una de las principales razones de mi preferencia es que hay muy pocas posibilidades de errores cuando se utilizan cuadros de diálogo.Todo está organizado y etiquetado (a diferencia de los botones de la cinta, puede confundirse sobre qué botón usar).

A lo largo de este tutorial, encontrará que principalmente uso cuadros de diálogo para ordenar datos.Esto también se debe a que algunas de las cosas que cubro en algunos capítulos (como la ordenación en varios niveles o la ordenación de izquierda a derecha) solo se pueden realizar mediante cuadros de diálogo.

Atajos de teclado– Si necesita ordenar datos en Excel con frecuencia, le recomiendo aprender los métodos abreviados de teclado que abren el cuadro de diálogo de ordenación.este esALT + A + S + S

Ordenar opciones en el menú de filtro

También puede encontrar opciones de clasificación, así como opciones de filtro si ha aplicado un filtro al conjunto de datos.Los filtros se pueden aplicar seleccionando cualquier celda del conjunto de datos, haciendo clic en la pestaña Datos y haciendo clic en el icono Filtro.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y aplica un filtro.

Cuando hace clic en el ícono de filtro de cualquier columna (es el pequeño ícono de triángulo que apunta hacia abajo a la derecha de la celda del encabezado de la columna), también verá algunas opciones de clasificación allí.

Tenga en cuenta que estas opciones de clasificación cambian según los datos de la columna.Entonces, si tiene texto, mostrará la opción de ordenar de la A a la Z o de la Z a la A, pero si tiene números, mostrará la opción de ordenar de mayor a menor o de menor a mayor.

Opciones de clic derecho

Además de usar cuadros de diálogo, usar el clic derecho es otro método que uso a veces (también es muy rápido, solo dos clics).

Cuando tenga un conjunto de datos para clasificar, haga clic con el botón derecho en cualquier celda y se mostrarán las opciones de clasificación.

Tenga en cuenta que verá algunas opciones que no verá en la cinta ni en las opciones de filtro.Si bien existen las opciones habituales de clasificación por valor y clasificación personalizada (abre el cuadro de diálogo de clasificación), también puede ver opciones en la parte superior, como colocar el icono de color de celda/color de fuente/formato seleccionado en la parte superior.

Encuentro esta opción muy útil ya que me permite colocar rápidamente todas las celdas coloreadas (o celdas con diferentes colores de fuente) en la parte superior.A menudo tengo datos de gastos que reviso mensualmente y resalto manualmente algunas celdas.Entonces puedo usar esta opción para colocar rápidamente todas esas celdas en la parte superior.

Ahora que he cubierto todas las formas de acceder a las opciones de ordenación en Excel, veamos cómo usar estos métodos para ordenar datos en diferentes escenarios.

Clasificación de datos en Excel (texto, números, fechas)

警告: En la mayoría de los casos, la clasificación funcionará incluso si selecciona una sola celda en el conjunto de datos.Pero en algunos casos puede tener problemas (cuando tiene celdas/filas/columnas en blanco en su conjunto de datos).Al ordenar los datos, es mejor seleccionar el conjunto de datos completo y luego ordenarlo, para evitar problemas.

Dependiendo del tipo de datos que tenga, puede usar las opciones de clasificación en Excel.

Ordenar por texto

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar todos estos registros alfabéticamente según el nombre del estudiante.

Estos son los pasos para ordenar alfabéticamente estos datos de texto:

1. Seleccionar todo el conjunto de datos
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono de ordenar.Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que Mis datos tienen encabezado esté seleccionado.Puede desmarcar esto si sus datos no tienen encabezados.
5. En el menú desplegable Ordenar por, seleccione Nombre
6. En el menú desplegable "Ordenar por", asegúrese de que esté seleccionado "Valor de celda".
7. En el menú desplegable de pedidos, seleccione AZ
8. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarán todo el conjunto de datos y darán los resultados que se muestran a continuación.

¿Por qué no usar simplemente los botones de la cinta?

El método anterior de clasificación de datos en Excel puede parecer muchos pasos en comparación con simplemente hacer clic en el icono de clasificación en la cinta.

Esto es real.

El método anterior es más largo, peroNo hay posibilidad de error.

Pueden surgir algunos problemas cuando usa el botón ordenar en la cinta (esto puede ser difícil de detectar cuando tiene grandes conjuntos de datos).

Mientras discuto las desventajas de usar botones más adelante en este tutorial, permítame mostrarle rápidamente lo que puede salir mal.

En el siguiente ejemplo, Excel ordena todo el conjunto de datos, incluido el encabezado, porque no reconoce que la fila del encabezado está presente.

El uso del cuadro de diálogo Ordenar evita este problema, ya que le brinda explícitamente la opción de especificar si los datos tienen un encabezado o no.

Dado que el uso del cuadro de diálogo Ordenar elimina la posibilidad de errores, le recomiendo que lo use en lugar de todos los demás métodos de clasificación en Excel.

Ordenar por números

Por ahora, asumo que tiene una idea de cómo funciona la clasificación de texto (tratado anteriormente en esta sección).

Otros tipos de clasificación (como la basada en números, fechas o colores) usarán casi los mismos pasos, con ligeras variaciones.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea ordenar los datos de acuerdo con el puntaje de cada estudiante.

Estos son los pasos para ordenar estos datos numéricamente:

1. Seleccionar todo el conjunto de datos
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono de ordenar.Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que Mis datos tienen encabezado esté seleccionado.Puede desmarcar esto si sus datos no tienen encabezados.
5. En el menú desplegable Ordenar por, seleccione Nombre
6. En el menú desplegable "Ordenar por", asegúrese de que esté seleccionado "Valor de celda".
7. En el menú desplegable de pedidos, seleccione "Grande a pequeño"
8. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarán todo el conjunto de datos y darán los resultados que se muestran a continuación.

Ordenar por fecha/hora

Si bien las fechas y las horas pueden parecer diferentes, no son más que números.

Por ejemplo, en Excel, el número 44196 sería el valor de fecha 2020 de diciembre de 12.Puede formatear este número como una fecha, pero en el backend de Excel, sigue siendo un número.

Esto también le permite tratar las fechas como números.Entonces puede agregar 10 a una celda con una fecha y le dará el número de la fecha después de 10 días.

Lo mismo ocurre con el tiempo en Excel.

Por ejemplo, el número 44196.125 representa el 2020 de diciembre de 12 a las 31 a. m.Mientras que la parte entera del número representa el día completo, la parte fraccionaria representa el tiempo.

Dado que las fechas y las horas son números, puede ordenar esos números.

Suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación y desea ordenar estos datos según la fecha de confirmación del proyecto.

Estos son los pasos para ordenar estos datos según la fecha:

1. Seleccionar todo el conjunto de datos
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono de ordenar.Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que Mis datos tienen encabezado esté seleccionado.Puede desmarcar esto si sus datos no tienen encabezados.
5. En el menú desplegable Ordenar por, seleccione Fecha de confirmación
6. En el menú desplegable "Ordenar por", asegúrese de que esté seleccionado "Valor de celda".
7. En el menú desplegable de pedidos, seleccione "Antiguo a nuevo"
8. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarán todo el conjunto de datos y darán los resultados que se muestran a continuación.

Tenga en cuenta que aunque las fechas y horas son números, Excel aún reconoce que se muestran de manera diferente.Entonces, cuando ordena por fecha, muestra los criterios de clasificación "del más antiguo al más nuevo" y "del más nuevo al antiguo", pero cuando usa números dice "grande a pequeño" o "pequeño a grande".Pequeñas cosas como esta hacen de Excel una gran herramienta de hoja de cálculo (PD: Google Sheets no muestra muchos detalles, solo una clasificación suave por AZ o ZA)

Ordenar por color de celda/color de fuente

Esta opción es fantástica, la uso todo el tiempo (quizás un poco demasiado).

A menudo tengo conjuntos de datos que analizo manualmente y resalto celdas mientras lo hago.Por ejemplo, revisé la lista de artículos en este blog (tengo una hoja de Excel) y destaqué los que necesitaba mejorar.

Una vez hecho esto, puedo ordenar rápidamente estos datos según el color de la celda.Esto me ayuda a poner todas estas celdas/filas resaltadas en la parte superior.

Para mayor emoción, puede ordenar por varios colores.Entonces, si resalto las celdas con nombres de artículos que necesitan atención inmediata en rojo y algunas celdas que se pueden procesar más tarde en amarillo, puedo ordenar los datos para mostrar primero todas las filas rojas y luego las filas amarillas.

Si está interesado en obtener más información, recientemente escribí este artículo sobre la clasificación según varios colores.En esta sección, le mostraré rápidamente cómo ordenar según un solo color.

Suponga que tiene un conjunto de datos como el siguiente y desea ordenar por color y obtener todas las celdas rojas en la parte superior.

Estos son los pasos ordenados por color:

1. Seleccionar todo el conjunto de datos
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono de ordenar.Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que Mis datos tienen encabezado esté seleccionado.Puede desmarcar esto si sus datos no tienen encabezados.
5. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Fecha de envío" (o cualquier columna en la que tenga celdas coloreadas).Dado que en este ejemplo tenemos celdas coloreadas en todas las columnas, puede elegir cualquiera.
6. En el menú desplegable Ordenar por, seleccione Color de celda.
7. En el menú desplegable "Orden", seleccione el color por el que desea ordenar.Si hay varios colores de celda en el conjunto de datos, los mostrará todos aquí
8. En el último menú desplegable, seleccione "Arriba".Aquí puede especificar si desea que las celdas coloreadas estén en la parte superior o inferior del conjunto de datos.
9. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarán el conjunto de datos por color y obtendrá el resultado como se muestra a continuación.

Así como ordenamos estos datos por color de celda, también puede ordenarlos por color de fuente e íconos de formato condicional.

Clasificación de datos de varios niveles

En la práctica, los conjuntos de datos rara vez son tan simples como los que uso en este tutorial.

El suyo puede expandirse a miles de filas y cientos de columnas.

Cuando tiene un conjunto de datos tan grande, se requieren más segmentos y dados de datos.La clasificación de datos multinivel es una de las cosas que puede necesitar cuando tiene grandes conjuntos de datos.

La clasificación de datos multinivel significa que puede ordenar un conjunto de datos según los valores de una columna y luego ordenarlo nuevamente según los valores de otra columna.

Por ejemplo, suponga que tiene un conjunto de datos como el siguiente y desea ordenar estos datos de acuerdo con dos criterios:

1. Provincia
2. Ventas

La salida ordenada basada en los dos criterios anteriores le dará el conjunto de datos que se muestra a continuación.

En el ejemplo anterior, primero ordenamos los datos por región y, luego, dentro de cada región, los datos se ordenaron aún más por ventas.

Esto nos permite ver rápidamente qué representantes lo están haciendo bien y cuáles no en cada región.

Estos son los pasos para ordenar los datos en función de varias columnas:

1. Seleccione todo el conjunto de datos para ordenar.
2. Haga clic en la pestaña Datos.
3. Haga clic en el icono de ordenar (que se muestra a continuación).Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que Mis datos tienen encabezado esté seleccionado.Puede desmarcar esto si sus datos no tienen encabezados.
5. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga las siguientes selecciones
   • Ordenar por (columna): Región (este es el primer nivel de clasificación)
   • Ordenar por: valor de celda
   • Orden: de la A a la Z
6. Haga clic en Agregar nivel (esto agregará otro nivel de opciones de clasificación).
7. En el segundo nivel de clasificación, realice las siguientes selecciones:
   • Luego por (columna): Ventas
   • Ordenar por: Valor
   • Orden: de mayor a menor
8. Haga clic en Aceptar

Consejos profesionales: El cuadro de diálogo Ordenar tiene una función de "nivel de copia".Esto copia rápidamente el nivel de clasificación seleccionado, que luego puede modificar fácilmente.Es bueno conocer la función, puede terminar ahorrándole tiempo si tiene que ordenar en función de varias columnas.

Ordenar por lista personalizada

Si bien Excel ya tiene algunos criterios de clasificación comunes (como alfabéticamente con texto, de menor a mayor o de mayor a menor numéricamente, de más antiguo a más reciente o de más reciente a la más antigua), esto puede no ser suficiente.

Como ejemplo, digamos que tengo el siguiente conjunto de datos:

Ahora, si lo ordeno alfabéticamente por región, tengo dos opciones: de la A a la Z o de la Z a la A.Esto es lo que obtengo cuando ordeno estos datos alfabéticamente de la A a la Z usando la columna de rango.

Pero, ¿y si quiero que este orden de clasificación sea Este, Oeste, Norte, Sur?

Por supuesto, puede reorganizar los datos después de ordenarlos, pero esa no es una forma eficiente de hacerlo.

La forma correcta es usar una lista personalizada.

Las listas personalizadas son listas que Excel le permite crear y luego usar, al igual que las listas integradas (como nombres de meses o nombres de días de la semana).Después de crear una lista personalizada, puede usarla en funciones como ordenar datos o completar identificadores.

Algunos ejemplos de dónde las listas personalizadas pueden ser útiles incluyen:

• Ordenar datos por nombre de región/ciudad
• Ordenado por tamaño de camiseta: pequeño, mediano, grande, extra grande
• Ordenar por respuestas de la encuesta: totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo
• Clasificación basada en la probabilidad: alta, media, baja

El primer paso para intentar ordenar por criterios personalizados es crear una lista personalizada.

Pasos para crear una lista personalizada en Excel:

1. Haga clic en la pestaña Archivo
2. haga clic en la opción
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione Avanzado de la lista en el panel izquierdo.
4. En el Avanzado seleccionado, desplácese hacia abajo y seleccione Editar lista personalizada.
5. En el cuadro de diálogo Lista personalizada, escriba sus criterios en el cuadro titulado Entradas de lista.Escriba los criterios separados por comas (este, oeste, norte, sur)[Si enumera sus condiciones, también puede importar sus condiciones].
6. Haga clic para agregar
7. Haga clic en Aceptar

Después de completar los pasos anteriores, Excel creará y almacenará una lista personalizada que puede usar para ordenar los datos.

Tenga en cuenta que el orden de los elementos en una lista personalizada determina cómo se ordena la lista.

Cuando crea una lista personalizada en un libro de Excel, la lista está disponible para todos los libros del sistema.Por lo tanto, solo necesita crearlo una vez y reutilizarlo en todos los libros de trabajo.

Para ordenar con una lista personalizada

Suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación y desea clasificarlo según la región (el orden de clasificación es Este, Oeste, Norte y Sur)

Como hemos creado una lista personalizada, podemos usarla para ordenar nuestros datos.

Estos son los pasos para ordenar un conjunto de datos usando una lista personalizada:

1. Seleccionar todo el conjunto de datos
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono de ordenar.Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que Mis datos tienen encabezado esté seleccionado.Puede desmarcar esto si sus datos no tienen encabezados.
5. En el menú desplegable "Ordenar por", seleccione "Área" (o cualquier columna para la que tenga celdas coloreadas)
6. En el menú desplegable Ordenar por, seleccione Valor de celda.
7. En el menú desplegable de pedidos, seleccione Lista personalizada.Una vez que haga clic en él, se abrirá el cuadro de diálogo Lista personalizada.
8. En el cuadro de diálogo Lista personalizada, seleccione la lista personalizada que ha creado en el panel izquierdo.
9. Haga clic en Aceptar.Después de hacer esto, verá los criterios de clasificación personalizados en el campo desplegable de orden de clasificación
10. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarán su conjunto de datos de acuerdo con los criterios de clasificación personalizados.

Nota: No es necesario que cree una lista personalizada de antemano para ordenar los datos en función de ella.También puede crearlo en el cuadro de diálogo Ordenar.Cuando hace clic en Lista personalizada (en el paso 7 anterior), se abre el cuadro de diálogo Lista personalizada.También puede crear listas personalizadas allí.

Las listas personalizadas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.Si desea una clasificación que distinga entre mayúsculas y minúsculas, consulte este ejemplo.

Ordenar de izquierda a derecha

Si bien en la mayoría de los casos probablemente ordenará por valor de columna, a veces también querrá ordenar por valor de fila.

Por ejemplo, en el conjunto de datos a continuación, quiero ordenarlo según los valores en la fila Región.

Aunque este tipo de estructura de datos no es tan común como los datos de columna, todavía veo a mucha gente usándolo.

Excel tiene una funcionalidad integrada que le permite ordenar de izquierda a derecha.

Estos son los pasos para ordenar estos datos de izquierda a derecha:

1. Seleccione todo el conjunto de datos (excepto titulo)
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono de ordenar.Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de clasificación, seleccione Ordenar de izquierda a derecha
6. Haga clic en Aceptar.
7. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione Fila 1.Al hacer esto, especificamos que necesitamos ordenar según el valor en la fila 1
8. En el menú desplegable Ordenar por, seleccione Valor de celda.
9. En el menú desplegable Pedido, seleccione AZ (también puede usar una lista ordenada personalizada si lo desea)
10. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores ordenarán los datos de izquierda a derecha según el valor de la fila 1.

Excel no reconoce (ni siquiera le permite especificar) encabezados cuando ordena de izquierda a derecha.Por lo tanto, debe asegurarse de que la celda del encabezado no esté seleccionada al ordenar los datos.Si también selecciona celdas de encabezado, esas celdas se ordenarán según los valores que contienen.

Nota: Otra forma de ordenar los datos de derecha a izquierda es transponer los datos y obtenerlos en forma de columnas.Una vez que lo tenga, puede usar cualquiera de los métodos de clasificación descritos hasta ahora.Una vez completada la clasificación, puede copiar los datos resultantes y pegarlos como datos transpuestos.

Ordenación sensible a mayúsculas y minúsculas en Excel

En todos los ejemplos anteriores hasta ahora, la ordenación es independiente de las mayúsculas y minúsculas.

Pero, ¿qué sucede si desea que la ordenación distinga entre mayúsculas y minúsculas?

Afortunadamente, Excel le permite especificar si desea que la ordenación distinga entre mayúsculas y minúsculas.

Nota: Si bien la mayoría de las veces no necesita preocuparse por la clasificación entre mayúsculas y minúsculas, esto puede ser útil cuando obtiene datos de bases de datos como Salesforce o recopila datos manualmente y hace que diferentes personas ingresen el mismo texto en diferentes situaciones.La distinción entre mayúsculas y minúsculas lo ayuda a mantener juntos todos los registros de la misma persona/base de datos.

Suponga que tiene un conjunto de datos que se ve así y desea ordenar estos datos según la columna de la región:

Estos son los pasos para ordenar los datos alfabéticamente y con distinción entre mayúsculas y minúsculas:

1. Seleccionar todo el conjunto de datos
2. Haga clic en la pestaña Datos
3. Haga clic en el icono de ordenar.Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar.
4. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que Mis datos tienen encabezado esté seleccionado.Puede desmarcar esto si sus datos no tienen encabezados.
5. Haga clic en el botón Opciones
6. En el cuadro de diálogo Opciones de clasificación, marque la opción Sensible a mayúsculas y minúsculas
7. Haga clic en Aceptar.
8. En el menú desplegable Ordenar por, seleccione Región
9. En el menú desplegable Ordenar por, seleccione Valor de celda.
10. En el menú desplegable de pedidos, seleccione de la A a la Z
11. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores no solo ordenarán los datos alfabéticamente por región, sino que también distinguirán entre mayúsculas y minúsculas.

Obtendrá datos de resultados como este:

Al ordenar de la A a la Z, el texto en minúsculas está por encima del texto en mayúsculas.

Obtener el orden de clasificación original

A menudo, al ordenar datos en Excel, es posible que desee volver a un orden de clasificación anterior u original y comenzar de nuevo.

Si bien puede usar la función Deshacer en Excel (usando Control Z) para retroceder un paso a la vez, puede resultar confuso si ya ha realizado varias operaciones después de ordenar los datos.

Además, Deshacer solo funciona hasta que abre el libro de trabajo, pero cuando lo guarda, lo cierra y lo abre más tarde, no podrá volver al orden de clasificación original.

Aquí hay dos formas fáciles de asegurarse de no perder el orden de clasificación original y recuperarlo incluso después de clasificar los datos:

1. Haga una copia del conjunto de datos original.Recomiendo esto incluso si no necesita el orden de clasificación original.Puede tener un libro de trabajo con todos los datos, luego simplemente crear una copia del libro de trabajo y trabajar en esa copia.Cuando trabajo en un conjunto de datos clave, hago una copia todos los días (con la fecha o el número de versión como parte del nombre del libro de trabajo).
2. Agregue una columna con una serie de números.Cuando ordena los datos, esta serie de números se confunde, pero si quiere volver a los datos originales, puede ordenar por esta serie de números.

En esta sección, permítame mostrarle rápidamente lo que significa agregar una serie y usarla para obtener el orden de clasificación original.

Suponga que tiene un conjunto de datos que se ve así:

Para asegurarse de tener una forma de recuperar estos datos después de ordenarlos, agregue una columna de ayuda con una serie de números (como se muestra a continuación).

Cuando tenga lista una columna auxiliar, asegúrese de incluirla al ordenar este conjunto de datos.

Supongamos que clasifico estos datos según la región y termino con datos como este:

Ahora, si quiero volver al conjunto de datos original, simplemente puedo ordenar estos datos nuevamente, pero según una columna secundaria (de menor a mayor).

Simple. .¿no es así?

Si no desea mostrar la columna de ayuda, puede ocultarla o crear una copia de seguridad y eliminarla.

Algunos problemas comunes al ordenar datos en Excel

Al comienzo de este artículo, le mostré las diferentes formas de ordenar datos en Excel (incluido el botón de ordenar en la cinta, las opciones de clic derecho, las opciones de filtro y el cuadro de diálogo de ordenación).

Para reiterar, el uso del cuadro de diálogo Ordenar minimiza la posibilidad de cualquier problema o error que pueda surgir.

Ahora déjame mostrarte los problemas que pueden surgir al usar el botón ordenar en la cinta (que se muestra a continuación)

encabezados de columna no reconocidos

Suponga que tiene un conjunto de datos que se ve así:

Esto parece un conjunto de datos bien formado con encabezados claramente formateados con color de celda y negrita.

Entonces, cuando clasifique estos datos por nombre (usando el botón de clasificación en la cinta), querrá que el título permanezca en la parte superior y que el resto de los datos se clasifiquen.

Pero, ¿qué sucede cuando hace esto? Los encabezados también se tratan como datos normales y se ordenan (como se muestra a continuación).

Si bien Excel es lo suficientemente inteligente como para reconocer el encabezado, en este ejemplo no lo hace.Al usar el botón de icono de clasificación en la cinta, no puede especificar manualmente que estos datos tengan un encabezado.

Nota: Este problema ocurre cuando tengo el conjunto de datos y agrego y formateo encabezados y los ordeno.Por lo general, Excel será lo suficientemente inteligente como para reconocer que hay encabezados en el conjunto de datos (especialmente si el tipo de datos de los encabezados y los datos de las columnas son diferentes).Pero en este caso, cuando agrego el título y ordeno inmediatamente, no hace eso.Si guardo este libro de trabajo, lo cierro y lo vuelvo a abrir, Excel de alguna manera logra reconocer la primera fila y el encabezado.

Si bien esto puede no ser un problema en la mayoría de los casos, todavía existe la posibilidad de que cuando use el icono de ordenar en la cinta, usar un cuadro de diálogo puede eliminar este problema porque puede especificar que tiene un título.

Fila/columna en blanco no reconocida

Este problema de clasificación es un poco más complicado y más común de lo que piensas.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación.Tenga en cuenta que la línea 6 está oculta (es una línea en blanco).

Ahora, si selecciono cualquier celda en las primeras cuatro filas de los datos (las que están arriba de las filas en blanco ocultas) y uso el botón de icono de ordenar para ordenar estos datos, solo ordena los primeros cuatro registros en el conjunto de datos (filas 2 a 5) XNUMX).Del mismo modo, si elijo ocultar celdas en el conjunto de datos debajo de las filas en blanco, solo ordena las últimas siete filas.

A menos que lo estés buscando específicamente, es probable que te pierdas este horrible error.

¿Cómo puede asegurarse de no terminar cometiendo este error de clasificación?

Para asegurarse de no tener este problema, debe verificar el conjunto de datos antes de ordenarlo.

Seleccione todo el conjunto de datos antes de ordenar los datos.

Puede hacer esto seleccionando cualquier celda en el conjunto de datos y luego usando el atajo de teclado - Control + A.

Si hay filas/columnas en blanco en el conjunto de datos, no se seleccionará todo el conjunto de datos.Puede identificar esto escaneando rápidamente el contorno de la selección.

Si ve algunos datos más allá de la selección, puede seleccionarlos manualmente.

Para asegurarse de evitar este problema, es mejor mostrar primero todas las filas y columnas ocultas y luego ordenar los datos seleccionando todo el conjunto de datos o eliminando primero las filas en blanco.

Clasificación parcial (basada en el apellido)

A veces, es posible que tenga un conjunto de datos que desee ordenar en función del texto parcial.

Por ejemplo, supongamos que tengo un conjunto de datos como el siguiente y quiero ordenar estos datos según el apellido.

Para esto, necesito separar estos datos para que en una columna solo haya apellido.Cuando lo tengo, puedo usar esa columna para ordenar los datos.

Aquí hay una fórmula que me daría mi apellido:

=DERECHA(B2,LARGO(B2)-BUSCAR(" ",B2))

Esto le dará el resultado que se muestra a continuación.

Ahora puede ordenar estos datos usando la columna Apellido.

Una vez hecho esto, puede eliminar la columna Apellido u ocultarla.

Tenga en cuenta que la fórmula anterior funciona cuando su nombre contiene solo el nombre y el apellido y no hay espacios dobles en el medio.Si los datos de su nombre son diferentes, tendrá que ajustar la fórmula.También puede usar Texto a columna para dividir nombres rápidamente según el carácter de espacio como delimitador.

Este es solo un ejemplo de clasificación basada en datos parciales.Otros ejemplos pueden incluir la clasificación según la ciudad en la dirección o la identificación del empleado según el código del departamento.

Además, si el texto que necesita ordenar está al principio del texto, solo puede usar la función de clasificación normal.

Otros ejemplos de clasificación (usando fórmulas y VBA)

Hasta ahora, en este tutorial, he cubierto nuestro ejemplo del uso de la funcionalidad de clasificación integrada en Excel.

Clasificación automática con fórmulas

Cuando utiliza la función de clasificación incorporada y luego realiza cambios en el conjunto de datos, debe clasificarlo nuevamente.La función de clasificación no es dinámica.

Si desea obtener un conjunto de datos que se ordene automáticamente cuando haya algún cambio, puede usar una fórmula para hacerlo.

Tenga en cuenta que para hacer esto, debe separar los conjuntos de datos originales y ordenados (como se muestra a continuación)

Tengo un tutorial detallado sobre cómo usar fórmulas para ordenar alfabéticamente.Muestra dos formas de hacer esto: usar una columna auxiliar y usar una fórmula de matriz.

Excel también ha introducido fórmulas de matriz dinámica ORDENAR, lo que facilita hacer esto (no se requieren columnas auxiliares ni fórmulas de matriz complejas).Pero dado que esto es bastante nuevo, es posible que no pueda acceder a él en su versión de Excel.

Ordenar con VBA

Finalmente, si desea omitir todos los cuadros de diálogo de clasificación u otras opciones de clasificación, puede usar VBA para clasificar los datos.

En el siguiente ejemplo, tengo un conjunto de datos que ordena los datos cuando hago doble clic en el encabezado de una columna.Esto facilita la clasificación y se puede usar en el tablero para que sea más fácil de usar.

Aquí hay un tutorial detallado sobre cómo usar VBA para ordenar datos y crear algo como el anterior.

He tratado de cubrir muchos ejemplos para mostrarle las diferentes formas de ordenar datos en Excel y todas las cosas que debe tener en cuenta al hacerlo.

Espero que hayas encontrado útil este tutorial.