Muchas veces, puede encontrar un conjunto de datos de Excel donde solo una celda está llena de datos y las celdas debajo están en blanco hasta el siguiente valor.
Como se muestra abajo:
Si bien este formato funciona para algunas personas, el problema con este tipo de datos es que no puede usarlo para crear tablas dinámicas o usarlo en cálculos.
¡Es fácil de arreglar!
En este tutorial te mostraré cómoRellene celdas rápidamente hasta el próximo valor de relleno en Excel.
Puede hacer esto fácilmente usando técnicas simples de diálogo especial Go-To, VBA o Power Query.
¡Entonces empecemos!
Contenido
Método 1: complete con la fórmula Ir a especial +
Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea completar los datos en las columnas A y B.
En la columna B, el objetivo es llenar "impresora" hasta la última celda vacía debajo de ella, luego, cuando comience "escáner", luego llene "escáner" en la celda de abajo hasta que la celda esté vacía.
Los pasos a continuación usan go to special para seleccionar todas las celdas en blanco y completar con una fórmula simple:
- Seleccione los datos para completar (A1: D21 en nuestro ejemplo)
- Ir a la pestaña "Inicio"
- En el grupo de edición, haga clic en el icono Buscar y seleccionar (aparecerán más opciones en el menú desplegable)
- Haga clic en la opción "Ir"
- En el cuadro de diálogo Ir a que se abre, haga clic en el botón Especial.Esto abrirá el cuadro de diálogo "Ir a especial".
- En el cuadro de diálogo Ir a especial, haga clic en En blanco
- Haga clic en Aceptar
Los pasos anteriores seleccionarán todas las celdas en blanco en el conjunto de datos (que se muestra a continuación).
Entre las celdas en blanco seleccionadas, notará que una celda es más brillante que el resto de la selección.Esta celda es la celda activa donde queremos ingresar la fórmula.
No se preocupe por la posición de la celda en la selección, ya que nuestro método funcionará en cualquier caso.
Ahora, estos son los pasos para completar los datos en las celdas en blanco seleccionadas:
- Haga clic en la tecla de signo igual (=) en su teclado.Esto insertará un signo igual en la celda activa
- Pulse la tecla de flecha hacia arriba.Esto insertará la referencia de celda de la celda encima de la celda activa.Por ejemplo, en nuestro caso, B3 es la celda activa, y cuando hacemos estos dos pasos, ingresa =B2 en la celda
- Mantenga presionada la tecla Control y presione Entrar
Los pasos anteriores insertarán automáticamente todas las celdas en blanco con los valores anteriores.
Si bien esto puede parecer demasiados pasos, una vez que lo domine, podrá completar rápidamente los datos en Excel en segundos.
Ahora, hay dos cosas más que debe tener en cuenta al usar este método.
Convertir fórmula a valor
El primero es asegurarse de convertir fórmulas en valores (para que tenga valores estáticos y no la arruine cuando cambie los datos en el futuro).
Cambiar formato de fecha
Si usa fechas en sus datos (como hice en mis datos de ejemplo), notará que los valores poblados en la columna de fecha son números en lugar de fechas.
Si la salida en la columna de fecha está en el formato de fecha deseado, entonces está bien y no necesita hacer nada más.
Pero si esas fechas no están en el formato correcto, se requiere un ajuste fino.Si bien tiene el valor correcto, solo necesita cambiar el formato para que aparezca como una fecha en la celda.
Estos son los pasos para hacer esto:
- Seleccionar columnas que contengan fechas
- Haga clic en la pestaña Inicio
- En el grupo Números, haga clic en el menú desplegable Formato y seleccione un formato de fecha.
Si necesita hacer este relleno de vez en cuando, le recomiendo esta técnica especial y de fórmula Go-To.
Aunque tiene algunos pasos, es simple y te da resultados en el conjunto de datos.
Pero si tiene que hacer esto con frecuencia, le sugiero que consulte VBA y el método Power Query que se describe a continuación.
Método 2: complete con un código VBA simple
Puede usar un código de macro VBA muy simple para llenar rápidamente celdas en Excel hasta el último valor vacío.
Solo necesita agregar el código VBA a un archivo una vez, luego puede reutilizar fácilmente ese código varias veces en el mismo libro de trabajo o incluso en varios libros de trabajo en su sistema.
Aquí está el código VBA que iterará a través de cada celda en la selección y completará las celdas en blanco:
Sub FillDown () para cada celda en la selección If cell = "" Then cell.FillDown End If Next End Sub
El código anterior usa un bucle For para iterar a través de cada celda de la selección.
En el ciclo For, uso una condición If-Then para verificar si la celda está vacía.
Si la celda está vacía, se llena con el valor de la celda de arriba, si no, el bucle for ignora la celda y pasa a la siguiente celda.
Ahora que tiene el código VBA, permítame mostrarle dónde colocar este código en Excel:
- Selecciona los datos a llenar
- Haga clic en la pestaña de desarrollador
- Haga clic en el ícono de Visual Basic (o puede usar el método abreviado de teclado ALT+F11).Esto abrirá el editor de Visual Basic en Excel
- En el editor de Visual Basic a la izquierda, tendrá el Explorador de proyectos.Si no lo ve, haga clic en la opción Ver en el menú, luego haga clic en Explorador de proyectos
- Si tiene varios libros de Excel abiertos, Project Explorer muestra todos los nombres de los libros.Busque el nombre del libro donde tiene los datos.
- Haga clic con el botón derecho en cualquier objeto del libro de trabajo, vaya a Insertar y haga clic en Módulo.Esto insertará un nuevo módulo para este libro de trabajo.
- Haga doble clic en el "Módulo" que acaba de insertar en los pasos anteriores.Se abrirá la ventana de código para ese módulo.
- Copie y pegue el código VBA en la ventana de código
- Coloque el cursor en cualquier parte del código y ejecute el código de macro haciendo clic en el botón verde en la barra de herramientas o usando el método abreviado de teclado F5
Los pasos anteriores ejecutarán el código VBA y se completarán sus datos.
Si desea volver a utilizar este código VBA en el futuro, deberá guardar este archivo como un libro de Excel habilitado para macros (con una extensión .XLSM)
Otra cosa que puede hacer es agregar esta macro a su barra de herramientas de acceso rápido, que siempre está visible y puede acceder a esta macro con solo un clic (en el libro de trabajo con el código en el backend).
Entonces, la próxima vez que tenga datos que necesite completar, puede hacer una selección y hacer clic en el botón de macro en la barra de herramientas de acceso rápido.
También puede agregar esta macro a su libro de macros personal y luego usarla en cualquier libro de su sistema.
Haga clic aquí para leer más sobre su libro de macros personal y cómo agregarle código.
Método 3: complete con Power Query
Power QueryTiene una funcionalidad incorporada que le permite completarlo con un solo clic.
Se recomienda cuando todavía usa Power Query para transformar datos o combinar datos de varias hojas de trabajo o varios libros de trabajo.
Como parte de un flujo de trabajo existente, puede llenar rápidamente celdas en blanco usando la opción Rellenar en Power Query.
Para usar Power Query, se recomienda que sus datos estén en formato de tabla de Excel.Si no puede convertir los datos a una tabla de Excel, debe crear un rango con nombre para los datos y luego usar ese rango con nombre en Power Query.
A continuación, tengo un conjunto de datos que se ha convertido en una tabla de Excel.Puede hacerlo seleccionando el conjunto de datos, yendo a la pestaña Insertar y haciendo clic en el icono Tabla.
Estos son los pasos para usar Power Query para completar los datos hasta el siguiente valor:
- Seleccione cualquier celda en el conjunto de datos
- Haga clic en la pestaña Datos
- En el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en Desde hoja de trabajo.Esto abrirá el editor de Power Query.Tenga en cuenta que las celdas en blanco mostrarán el valor "nulo" en Power Query
- En el Editor de Power Query, seleccione la columna que desea completar.Para hacer esto, mantenga presionada la tecla Control y haga clic en el encabezado de la columna que desea seleccionar.En nuestro ejemplo serán las columnas de fecha y producto.
- Haga clic derecho en cualquier título seleccionado
- Vaya a la opción Rellenar y haga clic en Abajo.Esto llenará todas las celdas en blanco con datos
- Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Cerrar y cargar.Esto insertará una nueva hoja de trabajo con la tabla de resultados en el libro de trabajo
Si bien este enfoque puede sonar excesivo, uno de los grandes beneficios de usar Power Query es que le permite actualizar rápidamente los datos resultantes cuando cambian los datos originales.
Por ejemplo, si agrega más registros a los datos originales, no necesita hacer todo lo anterior nuevamente.Puede simplemente hacer clic derecho en la tabla resultante y hacer clic en actualizar.
Si bien el método de Power Query funciona bien, es mejor usarlo cuando ya está usando Power Query en su flujo de trabajo.
Si solo tiene un conjunto de datos con celdas en blanco para completar, es más conveniente usar el método especial Ir a o el método VBA (descrito anteriormente).
Así que puedes usar estos tres métodos simples paraRellene las celdas en blanco hasta el próximo valor en Excel.
Espero que hayas encontrado útil este tutorial.
