Съдържание
Изпращане на документи на клиенти
Работата във всяка индустрия в наши дни има много предизвикателства, някои от които са специфични за индустрията, но можем да кажем, че почти всяка работа включва работа с някои документи и файлове и други.Често се налага да изпращаме документи на нашите клиенти през мрежата.USB и външните твърди дискове са нещо от миналото, те са тромави и изискват реални физически трансфери.Изпращането на файлове през мрежата става все по-бързо и по-бързо.
Но мрежата може да бъде сложно място.Дори компаниите, участващи в трансфера на данни, са претърпели различни пробиви в сигурността през годините.И така, как да прехвърляте файлове безопасно и лесноКакво?Със сигурност не по имейл.
въпрос по имейл
Сигурност и поверителност
Докато популярните доставчици на имейл обикновено се грижат за сигурността на вашите имейли и прикачени файлове, това не е нищо като поверителността.Например GmailИзползвайте TLSзаТранзитнодосиекачи сеEncryption, и защитени от 128-битово криптиранестатични файлове.
Въпреки че това осигурява адекватна защита от хакери, нищо не пречи на Google да прочете имейла ви.иЗа това бяха арестувани.Оттогава те спряха да ги четат ръчно иБеше нает бот с изкуствен интелект, за да сканира нашите имейли и прикачени файлове.Скоро след това те също така дадоха на партньорите пълен достъп до имейлите на потребителите.Това води до това, че истинските хора (а не ботове) четат имейлите на хората без тяхно знание.
Излишно е да казвам, че освен ако не предприемем допълнителни мерки като криптирани имейл клиенти, няма истинска поверителност с такива имейл услуги.
Размер на файла
В зависимост от имейл услугата, която използвате (Gmail, Microsoft и др.), ще се сблъскате с ограничения за размера на файла.И тези услуги изглежда не могат да се справят с нарастващите размери на файлове.Например Gmail автоматично задава25 MBграници.Microsoft и нейните акаунти в Hotmail са ограничени до10 MB.Това прави имейлите почти безполезни, тъй като едно изображение може лесно да го надхитри, да не говорим за други документи и типове файлове.
Може да имате вътрешна имейл система на работа, която позволява някои корекции в размера на файла, но това изисква технически познания на администратора на сървъра и желанието им да увеличат ограничението за размера на файла.
ограничения за типа файл
Широко популярните имейл услуги също ограничават различни типове файлове, което допълнително ограничава тяхната полезност.Например Hotmail ограничава всички файлове, завършващи с файлово разширение - .ade, .adp, .app, .asp, .bas, .bat, .cer, .chm, .cmd, .cnt, .cpl, .exe, . crt и други.От съображения за безопасност,Gmail също щеБлокирайте всички изпълними файловеили някакъв линк.
Софтуер за управление на проекти?
Използването на софтуер за управление на проекти не е необичайно в света на бизнеса.Той осигурява така необходимата организация на големи и малки компании по света.Някои доставчици на PMS също позволяватизброени в проектаприложен до задачата надосие, което е страхотна функция, но подобна на имейла: те обикновено въвеждат ограничения за размера на файловете (които могат да бъдат увеличени с платени планове), имайте предвид колко сигурни и поверителни са тези файлове.
Облачно съхранение като решение?
Като цяло облачното съхранение стана по-достъпно и популярно през последните 20 години.Много доставчици на облачно съхранение дойдоха, процъфтяха няколко години и след това излязоха от бизнеса.Но някои силни доставчици упорстват идостъпна инвестиция提供Качествено обслужване.
Облачното съхранение има няколко предимства, като спестяване на локално място за съхранение, синхронизиране на файлове между различни компютри и устройства, осигуряване на сигурност и резервиране на файлове, осигуряване на контрол на версиите и системи за събиране на боклука и др.Разделът "Още" включва много голямо предимство -Споделяйте файлове по много различни начини.
Но дори доставчиците на облачно съхранение могат да бъдат толкова трудни, колкото останалата част от мрежата.От гледна точка на физическата сигурност, както и софтуерните мерки за предотвратяване на злоупотреби, някои хора изобщо не се интересуват от вашата поверителност или рядко гарантират безопасното съхранение на файловете.
От друга страна, някои хора се гордеят, че се уверяват, че техните файлове се съхраняват безопасно и далеч от всякакви очи, които искат да достигнат връх.Трябва да потърсите криптиране от край до край в защитено облачно хранилище.това означавас изключение на теб, другиНикой няма достъп до вашите файлове, дори администраторите на облачно хранилище нямат достъп до тях.Sync.com е един такъв доставчик.
Как да изпращате файлове чрез Sync.com
1. Създайте акаунт.
- Отидете наSync.com.
- Изберете плана, който работи най-добре за вас (те също имат безплатен план).
- Въведете своя имейл и парола.
- Ако сте склонни да забравите паролата си, уверете се, че „Активирайте нулиране на забравена парола, базирана на имейл“.
2. Качете файла.
- Намерете и кликнете върхуДясната страна на потребителския интерфейсна"качване„Бутон.
- Плъзнете или изберете файлове/папки за споделяне с други.
- Изчакайте прехвърлянето да завърши, след което затворете екрана за прехвърляне.
3. Изберете метод за споделяне на файлове.
Sync.com има различни методи за споделяне на файлове, всеки от които може да бъде ценен в различни ситуации.
- Споделяне на папки чрез връзка– Страхотно за споделяне на няколко файла едновременно.
- чрез връзкаСподеляне на един файл – Страхотно за споделяне на един файл.
- Създайте споделена папка– Страхотно за по-дълго сътрудничество с други.
а) Споделяне на папка чрез връзка.
Споделянето на папка по връзка може да осигури различни нива на достъп на тези, които получават връзката, в зависимост от вашите нужди.
- Кликнете върхудо папкатана"споделено„Бутон.
- щракнете върху "споделете като връзка".
- Копирайте връзката и я споделете с други или щракнете върху "настройки на връзката” за повече опции.
- Под Настройки на връзката можете да зададете пароли, тагове, дати на валидност, разрешения за качване, разрешения за визуализация, известия по имейл и подобрена поверителност (обърнете внимание, че някои от тези настройки не са налични в безплатното ниво).
подобрена поверителностАктивира криптиране от край до край за споделените връзки, които споменахме по-рано.Деактивирането на тази опция не е толкова лошо, връзките все още се криптират при транзит чрез SSL, което осигурява най-високото ниво на съвместимост по отношение на поддръжката на браузъра.Въпреки това, има някои ограничения за разрешаването му: мобилни устройства Safari, по-стари уеб браузъри и файлове над 500 MB не се поддържат напълно.
б) Споделете файл чрез връзка.
В сравнение със споделените папки, споделянето на един файл работи почти по същия начин като скриването на някои „настройки на връзката“, което тук изобщо няма смисъл – като разрешения за качване.Можете обаче да зададетеЛимит за изтегляне.
Просто следвайте същите стъпки, както по-горе, но запазете файла.
в) Създайте споделена папка.
Създаването на споделени папки е чудесно за по-дългосрочно сътрудничество с клиенти, а не само за еднократно събитие.И вие, и клиентът ще се нуждаете от акаунт в Sync.com.След като установите, можете да ги поканите във вашата споделена папка и да им предоставите различниниво на власт:
- Може да преглежда и редактира
- 只讀
Това е особено полезно за сътрудничество по различни документи и проекти, които често се обменят напред и назад.
заключение
Ние сме фенове на облачното съхранение, но не всички доставчици на облачно съхранение са достатъчно сигурни или частни.Sync.com е един от тяхда отиде отвъд, когато става въпрос за криптиране на вашите файлове, като същевременно поддържате услугата си лесна за използване и функционална.Спестете си мъките с изпращането на файлове по имейл и направете каквото можем – използвайте облачно хранилище за почти всичко!
