100+ въпроса и отговори за интервю в Excel, които да ви подготвят за работата

Почти всяка голяма организация и милиони малки фирми, фрийлансъри и предприемачи използват приложения на Microsoft като Word, Excel, PowerPoint.

За нещо толкова популярно има смисъл да знаете как да използвате тези приложения ефективно.В някои работни роли основна част от работата включва ежедневно използване на тези приложения.

Участвал съм в много панели за интервюта и съм виждал кандидати да споменават Excel като едно от уменията, в които са добри, но когато им бъдат зададени няколко въпроса за него, опитът изчезва.

Ако се подготвяте за следващото си интервю и посочите Excel като едно от вашите умения, отделете време, за да решите тези често срещани въпроси за интервю в Excel.

Опитах се да обхвана всички популярни въпроси за интервю в Excel, които съм виждал, както и някои, които мисля, че може да са добре разбрани.

Интервюиращите, които искат да оценят Excel уменията на кандидата по време на интервю, също могат да използват това ръководство.

Забележка: Ще продължа да добавям нови въпроси към това ръководство.Можете да го направите отметка, за да проверите отново по-късно.

Как да използвате това ръководство за въпроси за интервю в Excel

• Ако имате време, попълнете всеки въпрос в Excel.
• Ако искате да научите за конкретна тема, щракнете върху името на темата в съдържанието.След това можете да попълните всички въпроси на Excel за тази тема.
• При повечето въпроси се препоръчват допълнително четене и връзки към свързани уроци.Можете да прочетете тези уроци за по-задълбочено разбиране на темата.
• Ако просто искате да овладеете основите, попълнете всички въпроси, освен тези в полето, подчертано в синьо.Въпросите на Excel в сини полета са въпроси за напреднали.

Теми за въпроси за интервю за Excel

Проблеми с форматирането на Excel

Ето някои често срещани въпроси за интервю в Excel за форматиране.

Какви са различните формати на данни в Excel?

В Excel са налични следните формати:

• текстов формат- Това може да включва текст, както и буквено-цифрови низове (напр. ABC123).Текстовите низове могат също да съдържат пунктуация и символи.
• числов формат- Дори в числата има различни формати.Например, можете да имате десетични дроби, разделители на хиляди и т.н.Независимо от използвания формат, можете да използвате числа в изчисления като събиране, изваждане, деление и умножение.
• формат на датата– Най-важният момент за датите е, че датите се съхраняват като числа в Excel.Можете обаче да го форматирате, за да се показва като дата.Например 01-01-2019 ще бъде запазен в Excel като 43466, което е числото за дадена дата.В Excel можете да показвате дати в различни формати, като напрдълга среща(2019 януари 1 г.),кратка среща(01-01-2019) и др.
• Счетоводство/валута формат– Когато прилагате счетоводно/валутно форматиране към числа, Excel добавя символа за валута и два знака след десетичната запетая.
• процентен формат - Можете да форматирате числата за показване като проценти.Например, когато приложите процентно форматиране, можете да накарате 0.1 да се показва като 10%.

Как да обвивам редове в Excel?

Обвиването на текст в Excel предотвратява преливането на текст в клетката.Като приложите опцията за обвиване на текст, можете да гарантирате, че целият текст се вписва добре в клетка (въпреки че това може да промени височината му).

За да обвиете, изберете клетката, отидете в раздела Начало и щракнете върху опцията Обвиване в групата Подравняване.Имайте предвид, че това е бутон за превключване, което означава, че ако щракнете върху него отново, той ще разшири текста.

Как да обедините клетки в Excel?

За да обедините клетки, първо трябва да изберете клетките, които искате да обедините, след това да отидете в раздела Начало и да щракнете върху опцията Обединяване и център в групата Подравняване.

Имайте предвид, че докато използването на „сливане и центриране“ ще свърши работата, това не е най-ефективният начин.Проблемът с използването на Merge and Center е, че получените клетки не се сортират правилно.Правилният начин за обединяване на клетки е да се използва опцията „Център през селекция“.

Можете да прочетете повече за обединяването на клетките по правилния начин тук.

Какво прави "Format Painter"?

Format Painter ви позволява да копирате форматиране от една клетка и да го приложите към друга клетка (или диапазон от клетки).

Можете да прочетете повече за Format Painter тук.

Как мога да изчистя цялото форматиране, без да премахвам съдържанието на клетката?

Понякога може да искате да премахнете цялото форматиране (цветове, рамки, стилове на шрифта и т.н.) и да запазите само прости данни.Можете да направите това, като изчистите цялото форматиране в Excel.

За да направите това, трябва да използвате опцията "Изчистване на форматирането", която може да се намери в раздела "Начало" на групата за редактиране.Той става видим, когато щракнете върху падащото меню „Изчистване“.

Имайте предвид, че има и други опции - като Изчистване на съдържанието, Изчистване на коментари и Изчистване на хипервръзки.Ако искате да изчистите всичко - използвайте опцията "Изчистване на всичко".

Какво е условно форматиране?

Условното форматиране ви позволява да форматирате клетки въз основа на стойностите в клетките.Например, ако искате да маркирате всички клетки със стойност по-малка от 30 в червено, можете да използвате условно форматиране, за да го направите.

Как бихте подчертали клетки с отрицателни стойности в тях?

Можете да използвате условно форматиране, за да направите това.Ето стъпките:

• Изберете клетките, които искате да маркирате клетки с отрицателни стойности.
• Отидете в раздела Начало и щракнете върху опцията Условно форматиране.
• Отидете на правилото за маркиране на клетка и щракнете върху опцията „по-малко от“.
• В диалоговия прозорец По-малко от посочете стойност 0 и формат.

Как бихте подчертали клетки с дублиращи се стойности в тях?

Можете лесно да направите това с условно форматиране.Ето стъпките:

• Изберете данните, които искате да маркирате дублиращи се клетки.
• Отидете в раздела Начало и щракнете върху опцията Условно форматиране.
• Отидете на Highlight Cell Rules и кликнете върху опцията Duplicate Values.

Как бихте подчертали клетките с грешки?

Възможно е да има различни типове грешки в Excel, като #N/A, #DIV/0!, #VALUE!, #REF!, #NAME и #NUM.

Можете да използвате условно форматиране, за да маркирате всички клетки, които съдържат някоя от тези грешки.

Ето стъпките за маркиране на клетки с грешки:

• Изберете данните, за да маркирате клетките с грешки.
• Отидете в раздела Начало и щракнете върху опцията Условно форматиране.
• Кликнете върху „Ново правило“.
• В диалоговия прозорец Ново правило за форматиране изберете опцията Използване на формула за определяне кои клетки да форматирате.
• В полето за формула въведете=ГРЕШКА(A1), където A1 е активната клетка в селекцията.
• Щракнете върху бутона Форматиране и посочете цвета на клетките, които искате да маркирате.
• Щракнете върху OK.

Как да направя текста невидим в Excel?

Има няколко начина да направите това:

• Можете просто да зададете шрифта на бял и той ще изглежда сякаш е невидим.
• [По-добър начин] Можете да промените да направите текста невидим, като промените персонализираното форматиране.Ето стъпките за това.Изберете клетката, натиснете Control + 1 (задръжте клавиша за управление и натиснете 1).Това ще отвори диалоговия прозорец Форматиране на клетки.В опцията Custom въведете;;; в полето за персонализирани опции.Това ще направи текста невидим (но все пак ще бъде там).

Проблем с формулата на Excel

Ето някои често срещани въпроси за формулата на Excel за интервю.

Какъв е редът на операциите, използвани при изчисляване на формули в Excel?

Ето реда на приоритет във формулите на Excel:

• Pарентеза (Bракети)
• Eхпоставяне (^)
• Mумножаване или Division – И двете имат еднакъв приоритет и се оценяват въз основа на двете
• Aдопълнение или Sизваждане – и двете имат еднакъв приоритет и и двете се оценяват първи

Лесен начин да запомните това е да използвате акронимиPEMDAS——Това е първата буква на всеки оператор.

Каква е разликата между функциите и формулите в Excel?

Формулата е дефиниран от потребителя израз, който изчислява стойност.Функциите са предварително дефинирани вградени операции, които могат да приемат определен брой аргументи.Потребителите могат да създават сложни формули и да включват множество функции в тях.

Например, =A1+A2 е формула, а =SUM(A1:A10) е функция.

Кои според вас са 5-те най-добри функции в Excel?

Този въпрос често се задава, за да се разбере нивото на комфорт на кандидата с функциите на Excel.Въпреки че в Excel има повече от 450 функции и няма определени критерии за избор на първите пет, ето тези, които смятам, че си заслужават:

• ВОЛОКУП
• COUNTIF
• SUMIF
• АКО ГРЕШКА
• ИНДЕКС / СЪВПАДЕНИЕ

Избрах горните функции, защото те не са много основни и са много полезни за хора, които правят анализи в Excel.Можете също да разгледате следните функции – SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN/LEFT/RIGHT/MID.

Отново няма правилен или грешен отговор на това.Просто се уверете, че знаете функцията, която споменавате.

Тук можете да намерите подробни описания на най-популярните функции на Excel.

Каква е разликата между абсолютна препратка към клетка и относителна препратка към клетка?

В Excel препратката е препратка към клетка—като A1 или препратка за диапазон—като A1:A10.

Относителни препратки: Тези препратки към клетки се променят, когато копирате и поставите формули, които имат препратки.Като прост пример, ако поставите =A10 в клетка A1, след което копирате и поставите клетка A1 в клетка A2, препратката ще се промени на A11.Това се случва, защото това е относителна препратка към клетка и се променя спрямо клетката, от която е копирана.

Абсолютни препратки: Това са препратки, които остават непроменени и не променят копирането и поставянето на формули с препратки.Например, ако поставите =$A$10 в клетка A1, след което копирате и поставите клетка A1 в клетка A2, препратката ще остане $A$10.Знакът $ преди буквата на колоната и номера на реда го прави абсолютна стойност.

Какви са различните видове грешки, които срещате в Excel?

Когато използвате Excel, може да срещнете следните шест типа грешки:

1. #N/A Грешка: Това се нарича грешка „стойността не е налична“.Виждате това, когато използвате формула за търсене и стойността не е намерена (и следователно недостъпна).
2. #DIV/0!Грешка:Може да видите тази грешка, когато числото е разделено на 0.Това се нарича грешка при деление.
3. #VALUE! Грешка: Възниква грешка в стойността, когато използвате неправилен тип данни във формула.
4. #REF! Грешка: Това се нарича референтна грешка и виждате тази грешка, когато препратката във формула вече не е валидна.Това може да се случи, когато формула препраща към препратка към клетка и тази препратка към клетка не съществува (това се случва, когато изтриете ред/колона или работен лист, които са посочени във формулата).
5. #ГРЕШКА В ИМЕ:Тази грешка може да се дължи на неправилно изписване на функцията.
6. #NUM ГРЕШКА : Може да възникнат цифрови грешки, ако се опитате да изчислите много голяма стойност в Excel.Например =194^643 ще върне числова грешка.

Как да разрешавам грешки при използване на формули на Excel?

Има няколко начина за разрешаване на грешки в Excel:

1. Можете да използвате условно форматиране, за да подчертаете грешките.Това изисква използването на функцията ISERROR в условно форматиране.
2. Можете да използвате функцията IFERROR в Excel, за да получите конкретна стойност в случай, че формула върне грешка.
3. Можете да използвате ISERROR, за да получите TRUE, ако има грешка, и FALSE, ако няма грешка.
4. Можете да използвате функцията IFNA, за да разрешите #N/A грешки.

Коя функция бихте използвали, за да получите текущата дата и час в Excel?

Налични са следните функции:

• TODAY() – Тази функция не приема аргументи и ще върне текущата стойност на датата.
• NOW() – Тази функция не приема аргументи и ще върне текущата стойност за дата и час.

Не забравяйте, че датите и часовете се съхраняват като числа в Excel.Така че можете да правите неща като събиране/изваждане на тези дати.

Как да комбинирам текст от множество клетки с помощта на формула?

За да комбинирате текст от различни клетки, можете да използвате някой от следните три метода:

1. Функция TEXTJOIN – Ако използвате абонамент за Office 365, функцията TEXTJOIN е налична във вашето издание.Щракнете тук, за да прочетете как работи.
2. Функция CONCATENATE – Ако искате да комбинирате стойностите в клетки A1 и A2, можете да използвате формулата = CONCATENATE(A1,A2)
3. Оператор амперсанд (&): Това работи по същия начин като функцията CONCATENATE.За да комбинирате текстови низове в клетки A1 и A2, използвайте формулата =A1&A2

Можете да прочетете повече за конкатенирането на низове в Excel тук.

Каква формула бихте използвали, за да намерите дължината на текстов низ в клетка?

Можете да използвате функцията LEN, за да намерите дължината на низ в клетка.

Например, ако искате да знаете дължината на низа в клетка A1, можете да използвате формулата =LEN(A1)

Какъв е синтаксисът на функцията VLOOKUP?

VLOOKUP определено е една от най-популярните функции на Excel.Това също е един от най-често срещаните въпроси за Excel, които виждам в интервюта.

Това е синтаксисът на VLOOKUP:

=VLOOKUP(търсенна_стойност, таблица_масив, номер_индекс_столбец, [търсен_обхват])

• търсеща_стойност – Това е стойността за търсене, която се опитвате да намерите в най-лявата колона на таблицата.Тя може да бъде стойност, препратка към клетка или текстов низ.В примера с таблицата с резултати това би било вашето име.
• таблица_масив – Това е масивът от таблици, в които търсите стойности.Това може да бъде препратка към диапазон от клетки или наименуван диапазон.В примера за таблица с резултати това би била цялата таблица, съдържаща оценките на всеки за всеки предмет
• col_index – Това е индексният номер на колоната, от който искате да получите съвпадащи стойности.В примера за таблица с дроби, ако искате дроб за математика (това е първата колона в таблица, съдържаща дроби), можете да погледнете колона 1.Ако искате физически резултат, можете да погледнете колони 1 и 2.
• [диапазон_търсене] – Тук можете да посочите дали искате точно или приблизително съвпадение.Ако е пропуснато, по подразбиране е TRUE - приблизително съвпадение.

Ако имате време, препоръчвам ви да прочетете това ръководство за функции на VLOOKUP, което създадох с 10 практически примера.

Как бихте се отървали от водещи/завършващи/двойни интервали в текста на Excel?

За да премахнете водещите, задните и двойните интервали, трябва да използвате функцията TRIM.

Например, ако имате текстов низ в клетка A1 и искате да премахнете интервали, можете да използвате следната формула:

= TRIM (A1)

Имайте предвид, че не премахва единични интервали между думите.

Функцията TRIM на Excel върши добра работа за премахване на интервали в Excel, но не успява, когато имате непечатащи се знаци (като прекъсвания на редове) във вашия набор от данни.За да премахнете непечатащи знаци, можете да използвате функциите TRIM и CLEAN заедно.

Ако има някакъв текст в клетка A1, от който да премахнете интервали, използвайте следната формула:

=ОТРЕЖИВАНЕ(ЧИСТ(A1))

Можете да прочетете повече за това тук.

Какви са известните ограничения на функцията VLOOKUP?

Функцията VLOOKUP е много полезна, но има и някои ограничения:

• Не може да се използва, когато стойността за търсене е отдясно.За да работи VLOOKUP, стойността за търсене винаги трябва да е в най-лявата колона.Това ограничение вече може да бъде преодоляно, като се използва с други формули, които са склонни да усложняват формулата.
• Ако добавите/премахнете нови колони към данните, VLOOKUP ще даде грешни резултати (защото стойността на номера на колоната сега се отнася за грешната колона). Можете да направите номерата на колоните динамични, но ако планирате да комбинирате две или повече функции, защо не използвате INDEX/MATCH на първо място.
• Може да забави вашата работна книга, когато се използва върху големи набори от данни.

Можете да прочетете моето сравнение на VLOOKUP срещу VLOOKUP.Индекс/съвпадение тук.

Ето някои примери за използване на комбинации INDEX MATCH в Excel.

Кога да използвате функцията SUBTOTAL?

Когато работите с таблични данни, можете да използвате функцията SUBTOTAL, за да получите различни междинни суми – например AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Един от акцентите на функцията SUBTOTAL е, че ви позволява да игнорирате скрити/филтрирани клетки.Така че, ако имате огромен набор от данни и го филтрирате въз основа на критерии или скриете определени редове, функцията SUBTOTAL автоматично ще се актуализира, за да ви даде резултати само от видими клетки.

Разбира се, ако не искате данните от филтрирани/скрити клетки да бъдат игнорирани, можете да направите и това.

Какво е променлива функция?Можете ли да посочите няколко?

Функцията volatile преизчислява формулата отново и отново (докато има някаква промяна в работния лист).Това значително забавя работната книга.

Много прост пример за променлива функция е функцията NOW() (за да получите текущата дата и час в клетка).Преизчисляването се извършва всеки път, когато редактирате която и да е клетка в работния лист.Това е добре, ако имате малък набор от данни с малък брой формули, но когато имате големи електронни таблици, това може да забави значително обработката.

Следва списък с летливи формули:

• Силно променливи: RAND(), СЕГА(), ДНЕС()
• Почти променливи: OFFSET(), CELL(), INDIRECT(), INFO()

Допълнителни съвети: Условното форматиране също е непостоянно.Трябва да го използвате само в клетките, от които се нуждаете.

Клавишни комбинации на Excel

Ето някои често срещани въпроси за интервю в Excel относно клавишните комбинации, които може да ви бъдат зададени по време на интервю (щракнете върху въпроса, за да видите отговорите).

Коя е най-полезната клавишна комбинация, която използвате?

Има стотици клавишни комбинации на Excel.Изброих моите пет най-добри преки пътища, но ако имате свои собствени, не се колебайте да ги използвате.

1. контрол DПопълнете съдържанието от клетките по-горе.
2. SHIFT ИнтервалИзберете целия ред (или CONTROL + интервал, за да изберете цялата колона).
3. КОНТРОЛ –Изтриване на клетка/ред/колона.Това ще отвори диалоговия прозорец за изтриване, където можете да изберете какво да изтриете.
4. контрол ; Въведете текуща дата (CONTROL SHIFT; въведете текущо време).
5. Контролирайте PAGEUP/PAGEDOWNЦикъл през работни листове.

Какъв е пряк път за отваряне на диалоговия прозорец Търсене и замяна

• КОНТРОЛ F – Това ще отвори диалоговия прозорец Find and Replace с избран раздел Find.
• КОНТРОЛ H – Това ще отвори диалоговия прозорец Търсене и замяна с избран раздел Замяна.

Какъв е пряк път за проверка на правописа?

F7 - Това ще отвори диалоговия прозорец за проверка на правописа.

Какъв е пряк път за бързо автоматично сумиране на редове/колони?

ALT=

Ако имате числа в колона/ред, можете да използвате тази клавишна комбинация на Excel, за да получите бърза сума.

Какъв е пряк път за отваряне на нова работна книга на Excel?

Ctrl + N

Това работи само когато имате отворено приложението Excel.

Как да изберете всички клетки в работен лист

您 可以 使用КОНТРОЛ AA – Задръжте клавиша за управление и натиснете два пъти клавиша A.

Ако нямате никакви данни около активната клетка, натискането на клавиша A веднъж ще избере целия лист.Но ако има данни, натиснете клавиша A, за да изберете всички данни наведнъж и го натиснете отново, след което изберете всички клетки в работния лист.

Как да вмъкна нов ред в същата клетка?

За да вмъкнете нов ред в същата клетка, използвайте клавиша за бърз достъпALT Enter – Задръжте натиснат клавиш ALT и натиснете Enter.

Какъв е пряк път за вмъкване на коментари в Excel?

Shift F2

Изберете клетките, към които искате да добавите коментар, задръжте натиснат клавиша ALT и натиснете клавиша F2.

Ако имате избран диапазон от клетки, той ще вмъкне само коментара в активната клетка.

Проблеми с обобщената таблица на Excel

Ето някои често срещани въпроси за интервю в Excel относно централните таблици, които може да ви бъдат зададени в интервю (щракнете върху въпросите, за да видите отговорите).

Какво е обобщена таблица и кога се използва?

Пивотните таблици са функция в Microsoft Excel, която ви позволява бързо да обобщавате големи набори от данни (само с няколко щраквания).

Дори ако сте нов в света на Excel, централните таблици са лесни за използване.Създаването на отчети е толкова лесно, колкото плъзгането и пускането на заглавки на редове/колони.

Например, ако имате 10,000 XNUMX реда данни за продажбите от четири различни региона, можете да използвате въртяща се таблица, за да намерите незабавно общите продажби за всеки регион.Ако искате да се задълбочите по-надолу в продажбите на всеки продукт във всеки регион, можете да го направите лесно (всъщност толкова просто, колкото плъзгането на точки от данни в полето).

Какви са секциите в въртящата се таблица?

Опорната таблица се състои от четири отделни части:

• Зона на стойността: Това е областта, в която се отчита стойността.

• редова площ: Заглавието вляво от областта на стойността представлява областта на реда.

• област на колона: Заглавката в горната част на областта на стойностите образува областта на колоните.

• филтърна зона: Това е незадължителен филтър, който можете да използвате за по-нататъшна разбивка в набора от данни.

Какво е Slicer?

Slicer беше въведен в обобщените таблици във версията на Excel за 2010 г.

Слайсерите на обобщената таблица ви позволяват да филтрирате данни, когато една или повече опции са избрани в полето Slicer (вижте по-долу).

Какво е обобщена диаграма

Когато създавате обобщена таблица, получавате обобщение на вашите данни.Можете също да начертаете това обобщение в графика, свързана с данните.

Тази диаграма се нарича централна диаграма.

Едно от страхотните неща при използването на обобщена диаграма е, че тя се актуализира, когато промените оформлението на обобщената таблица.Например, ако имате общи продажби по регион и актуализирате обобщената таблица, за да покажете данни за продажбите за всеки продукт в региона, обобщената диаграма ще се актуализира съответно.

Каква е разликата между централна диаграма и обикновена диаграма?

Докато централните диаграми са страхотни и имат възможност да се актуализират при актуализиране на централната таблица, те не са толкова гъвкави, колкото обикновените диаграми.

По принцип можете да направите много персонализиране в обикновените диаграми на Excel, но не и в централните диаграми.Освен това, ако персонализирате обобщената диаграма и след това актуализирате обобщената таблица, може да загубите персонализации.

Въпреки тези ограничения, обобщените диаграми са полезни за създаване на бързи изгледи от обобщени таблици.

Как да опресня централната таблица?

За да обновите обобщената таблица, щракнете върху която и да е клетка в обобщената таблица, щракнете с десния бутон и изберете Обнови.

Друг начин за опресняване на обобщена таблица е да изберете която и да е клетка в обобщената таблица.Това ще активира раздела с инструменти за въртяща се таблица.В раздела Анализ щракнете върху Обнови.

Можете да прочетете повече за опресняването на централните таблици тук.

Можете ли да групирате дати в обобщена таблица?

Ако имате записи за дата, можете лесно да ги групирате в следните секции:

• 年
• обща спалня
• месеци
• седмица
• ден
• Минути и секунди

Опциите за групиране на данни в обобщена таблица са в раздела Анализ, който става видим, когато изберете клетка в обобщената таблица в областта Редове.

Можете да прочетете повече за групирането на дати в осевите таблици тук.

Какво е Pivot Cache?

Пивотният кеш се генерира автоматично, когато създадете обобщена таблица.Това е обект, който съдържа копие на източника на данни.Въпреки че не можете да го видите, той е част от работната книга и е свързан с централната таблица.Когато правите каквито и да е промени в въртящата се таблица, тя не използва източника на данни, а кеша на централната част.Причината, поради която се генерира централният кеш, е да се оптимизира функционалността на въртящата се таблица.Обобщените таблици са много бързи при обобщаване на данни, дори ако имате хиляди редове данни.Можете да плъзгате и пускате елементи в полето ред/колона/стойност/филтър и това незабавно ще актуализира резултатите. Pivot Cache прави централните таблици да работят бързо.

Можете ли да създадете централна таблица от няколко таблици?

Да, можете да създадете централна таблица от множество различни таблици.Въпреки това, трябва да има присъединяване в тези таблици.

Например, ако имате две таблици, едната с дата, идентификатор на продукта и стойност на продажбите, а другата с идентификатор на продукт и име на продукт, можете да ги комбинирате като обща колона в идентификатор на продукта.

След като се присъедините към тези таблици, можете да създадете централни таблици от тези таблици.

Една от ключовите части е настройката на релации на таблици (където задавате връзката между 2 таблици).

Какво е изчислено поле в обобщена таблица?

Изчислените полета ви позволяват да добавите колона към данните на обобщената таблица, където можете да използвате съществуваща колона, за да извършите някои изчисления.

Нека ви дам един прост пример.

Да предположим, че имате набор от данни за търговци на дребно и създавате въртяща таблица по следния начин:

Опорната таблица по-горе обобщава стойностите на продажбите и печалбата на търговеца на дребно.

Сега, какво ще стане, ако искате също да знаете какви са маржовете на печалба на тези търговци на дребно (маржът на печалбата е „печалба“, разделена на „продажби“)?

Имате няколко опции:

• Можете да се върнете към оригиналния набор от данни и да добавите тази нова колона.Това работи, но не е най-доброто решение, защото променя оригиналния набор от данни и увеличава размера на файла.
• Можете да направите това изчисление извън въртяща се таблица.Всичко е наред, ако основната ви таблица е статична, но ако актуализирате таблицата или промените оформлението, ще трябва да направите изчислението отново.
• Добавяте изчислено поле.

Мислете за изчислените полета като виртуални колони, които добавяте с помощта на съществуващи колони във вашата централна таблица.

Използването на изчислени полета на обобщена таблица има много предимства:

• Не е необходимо да работите с формули или да актуализирате изходните данни.
• Той е разширяем, защото автоматично отчита всички нови данни, които можете да добавите към обобщената таблица.След като добавите изчислено поле, можете да го използвате като всяко друго поле в обобщена таблица.
• Лесно се актуализира и управлява.Например, ако даден показател се промени или трябва да промените изчисление, можете лесно да го направите от самата обобщена таблица.

Можете да прочетете повече за изчислените полета на обобщена таблица тук.

Проблеми с диаграмата на Excel

Ето някои често срещани въпроси за интервю в Excel за диаграми, които може да ви бъдат зададени в интервю.

Какво е колонна диаграма?

Колонната диаграма се състои от вертикални ленти, които сравняват стойности във времето или две сравнени стойности в различни категории.

Например, можете да го използвате, за да видите продажбите през годините.Или можете да го използвате, за да сравните коя продуктова категория има по-добри продажби.Тъй като можете да видите всички вертикални ленти наведнъж, е по-лесно да визуализирате и сравнявате.

Можете също да създадете клъстерирана колонна диаграма, където можете да създадете множество колони за една и съща категория или година (показани по-долу).

Какво е лентова графика?

Лентовата диаграма се състои от хоризонтални ленти, които сравняват стойности в различни категории.

Например, можете да го използвате, за да сравните коя продуктова категория се продава по-добре.Или какъв е отговорът на анкетата.

Можете също да създадете клъстерни лентови диаграми, където можете да създадете множество лентови диаграми за една и съща категория (показани по-долу).

Какво е линейна диаграма?

Линейните диаграми са полезни, когато искате да покажете тенденции за много години (или други периоди от време, като седмици, месеци или тримесечия).

В линейната диаграма може да има няколко линии.Това ще ви позволи да сравнявате различни категории (показани по-долу) в рамките на същия период от време.

Какво е диаграма на разсейване?

Диаграмите на разсейване се използват за сравняване на два набора от стойности.Например, можете да имате данни за различни продукти за два KPI и можете да начертаете данните на диаграма на разсейване (както е показано по-долу).

Това ви позволява да видите кои продукти се представят добре на два KPI (горен десен квадрант) или по-слаби на два KPI (долен ляв квадрант).

Можете да видите пример за диаграма на разсейване в таблото за управление на KPI тук.

Добри ли са кръговите диаграми?Трябва ли да се използва в отчети/табла за управление?

Има две школи на мислене.

Някои хора напълно мразят кръговите диаграми и препоръчват никога да не ги използвате (напр.тази статия).Други (включително и аз) понякога използват кръгови диаграми в таблата за управление на отчетите.

Има много мениджъри, които са доволни от кръговите диаграми и ги намират за лесни за четене.Така че, ако искате да покажете разбивка на приходите по отдели (само няколко), тогава можете да използвате кръгова диаграма.

Нека да бъда ясен.Кръговите диаграми могат да бъдат напълно заменени от стълбовидни диаграми.Няма допълнителна полза от използването му.Но в някои случаи кръговата диаграма е добра история (например, показваща, че отдел носи около 75% от приходите, както е показано по-долу).

Трябва да избягвате използването на кръгови диаграми:

• В случай, че числената разлика не е значителна.Лентовата диаграма може по-добре да покаже разликата.
• Ако има твърде много части в кръговата диаграма.В този случай може да изглежда объркано.

Какво е диаграма с водопад?Кога ще го използвате?

Водопадна диаграма показва различните стойности (положителни и отрицателни), които водят до крайната стойност на резултата.Например, ако анализирате нетния доход на компанията, можете да покажете всички компоненти на разходите в диаграма на водопад.

Това ще ви помогне да си представите как да получите стойността от дохода до нетния доход, след като всички разходи са приспаднати.

Какво е комбинирана диаграма?

Комбинираната диаграма е тази, при която комбинирате няколко типа диаграми.Популярен пример е показването на лента с линейна диаграма.

Комбинираните диаграми ви позволяват да представите и сравните два различни набора от данни, които са свързани един с друг.Например, може да се интересувате от начертаване на данните за приходите на компанията, като същевременно можете да покажете как са се променили маржовете на печалба.Комбинираните диаграми (показани по-долу) са подходящ подход.

Какво е вторична ос в диаграма?

В диаграмата има оста Y, където можете да покажете мащаба, в който диаграмата може да бъде измерена (може да бъде лентова или линейна диаграма или каквото и да е друго).

Ако имате два набора от данни, показващи два различни типа със значително различни стойности, можете да използвате вторична ос.

Например, ако искате да покажете приходите и маржа на нетната печалба в една и съща графика, трябва да покажете две различни оси.Това е така, защото числата на приходите могат да бъдат в хиляди или милиони, но маржът на нетната печалба се изразява като процент и винаги е по-малък от 100%.В този случай трябва да имате две оси, като едната показва процента на приходите, а другата показва нетен марж на приходите.

Така че, когато добавите друга ос, тя се нарича вторична ос.На изображението по-долу оста вдясно е вторичната ос.

Какво е графична диаграма?Кога трябва да го използваме?

Графиката е проектирана от експерта по таблото Стивън Фю и оттогава е широко приета като едно от най-добрите представяния на диаграми, които трябва да покажат ефективност спрямо целта.

Едно от най-добрите неща за графичната диаграма е, че съдържа много информация и заема много малко място във вашите отчети или табла за управление.

Ето пример за графична диаграма:

Имайте предвид, че диаграмите с водещи символи не са типът диаграма по подразбиране в Excel и трябва да използвате няколко стъпки, за да създадете тези диаграми.

Можете да прочетете повече за bullet диаграмите тук.

Въпроси за анализ на данни в Excel

Ето някои често срещани въпроси за интервю в Excel относно анализа на данни, които може да ви бъдат зададени по време на интервю (щракнете върху въпросите, за да видите отговорите).

Как да заменя една стойност с друга стойност в Excel?

Можете да използвате функцията за намиране и замяна в Excel, за да замените една стойност с друга.

За да направите това, изберете набора от данни и използвайте клавишната комбинация – CONTROL H (натиснете и задръжте контролния клавиш, след което натиснете H).Това ще отвори диалоговия прозорец Търсене и замяна.

В този диалогов прозорец можете да посочите стойността за промяна и стойността за замяна.

Ако се интересувате да научите повече за Find and Replace, щракнете тук.

Какви типове филтри за данни са налични в Excel?

В Excel можете да филтрирате набори от данни въз основа на типа данни.

Следните типове филтри за данни са налични в Excel:

• текстов филтър
• филтър за числа
• филтър за дата

Можете да приложите филтри към набори от данни, като изберете данните, след това щракнете върху раздела Начало и щракнете върху иконата на филтър.

Когато имате таблични данни и прилагате филтри, Excel ще ви покаже съответните филтри въз основа на данните в колоните.Например, ако имате текстови данни, той ще ви покаже филтрите, свързани с текста (като текст съдържа, започва с, завършва и т.н.).

вие c

Как да сортирам данни в Excel?

В Excel има функция за сортиране, която може да сортира данни въз основа на текст, числа или цветове.

Ето няколко начина за сортиране на данни в Excel:

• Изберете данните и щракнете върху една от двете икони за сортиране в раздела Данни.
• Изберете данните и щракнете върху иконата за сортиране.Той ще отвори диалоговия прозорец за сортиране, където можете да посочите колоната и критериите (възходящ/низходящ), по които да сортирате.
• Приложете филтър за данни и щракнете върху Филтър.В допълнение към опциите за филтриране, той също така показва опции за сортиране на данни.

Можете да прочетете повече за сортирането на данни тук.

Какво е валидиране на данни?

Проверката на данните ви позволява да въвеждате тези данни само в клетки, които отговарят на условие.

Например, ако искате да въвеждате само числа в клетки, можете да използвате проверка на данните, за да го направите.Ако някой въведе нещо различно от число, Excel показва грешка и не я допуска.

Опциите за валидиране на данни са налични в раздела Данни.

Можете да прочетете повече за валидирането на данните тук.

Валидирането на данни е полезно при създаване на формуляри в Excel.Например, ако искате потребителите да въвеждат само възрастта си, можете да използвате проверка на данни, за да сте сигурни, че клетките приемат само числови стойности.

Как да транспонирате набор от данни в Excel?

Има два популярни начина за транспониране на данни в Excel:

• Използвайте диалоговия прозорец Специално поставяне.
• Използвайте функцията за транспониране.

Използвайки диалоговия прозорец "Специално поставяне", първо трябва да копирате данните, които искате да транспонирате, да изберете клетките, които искате да поставите, да щракнете с десния бутон и да отидете на "Специално поставяне", след което да изберете опцията "Транспониране" (както е показано в изображение по-долу).

Можете да прочетете повече за транспонирането на данни в Excel тук.

Как да изберете всички празни клетки в Excel?

Ако работите с набор от данни, който съдържа празни клетки, можете лесно да изберете тези клетки в Excel.След като изберете, можете да изберете да ги маркирате, да ги изтриете или да добавите някаква стойност към тях (напр. 0 или NA).

За да направите това, трябва да използвате диалоговия прозорец "Отиди към специални" в Excel.

Следват стъпките за избор на всички празни клетки в Excel:

• Изберете целия набор от данни (включително празни клетки)
• Натиснете F5 (това ще отвори диалоговия прозорец Отиди на)
• Щракнете върху бутона "Специален" (това ще отвори диалоговия прозорец "Отиди към специални")
• Изберете Празно и щракнете върху OK (това ще избере всички празни клетки в набора от данни)

Можете да прочетете повече за избора на празни клетки в Excel тук.

Как да премахнете дубликати от набор от данни?

Excel има вградена функция, която ви позволява да изтривате дублиращи се клетки/редове в Excel.

Можете да намерите опцията за премахване на дубликати в раздела Данни.

Следват стъпките за премахване на дубликати в Excel:

• Изберете данни.
• Щракнете върху раздела Данни и след това щракнете върху опцията Премахване на дубликати.
• В диалоговия прозорец Премахване на дубликати, ако вашите данни имат заглавки, уверете се, че опцията „Моите данни имат заглавки“ е отметната.Изберете колоната, от която да премахнете дубликатите.
• Щракнете върху OK

Можете да прочетете повече за премахването на дубликати в Excel тук.

Какво представляват разширените филтри в Excel?

Разширените филтри на Excel - както подсказва името - са усъвършенствана версия на обикновените филтри.Можете да го използвате, когато трябва да филтрирате набор от данни, използвайки по-сложни критерии.

Ето някои разлики между обикновените и разширени филтри:

• Докато обикновените филтри за данни ще филтрират съществуващите набори от данни, можете също да използвате разширени филтри на Excel за извличане на набори от данни на други местоположения.
• Разширените филтри на Excel ви позволяват да използвате сложни критерии.Например, ако имате данни за продажбите, можете да филтрирате данните, ако търговският представител е Боб и регионът е Север или Юг.

Можете да прочетете повече за разширените филтри на Excel тук.

Можете ли да сортирате по няколко колони наведнъж?

Да, можете да сортирате няколко колони в Excel.

За множество сортове идеята е първо да се сортира една колона, а след това другата, като се запази първата колона непроменена.

По-долу е даден пример за сортиране на няколко нива в Excel.

Имайте предвид, че в този случай първо се сортира колона A, а след това колона B.Крайният резултат сортира стойностите в колона A, а колона B сортира всеки елемент в колона A.

За сортиране на няколко нива трябва да използвате диалоговия прозорец за сортиране.За да направите това, изберете данните, които искате да сортирате, щракнете върху раздела Данни и след това щракнете върху иконата Сортиране.

В диалоговия прозорец Сортиране можете да посочите подробности за сортиране за една колона, след което, за да сортирате друга колона, щракнете върху бутона Добавяне на ниво.Това ще ви позволи да сортирате въз основа на множество колони.

Можете да прочетете повече за сортирането на данни от няколко колони тук.

Какво е едномерна таблица с данни?

Таблица с променливи данни в Excel е най-подходяща за ситуации, в които искате да видите как се променя крайният резултат, когато промените една от входните променливи.

Например, ако искате да знаете колко се променя месечната вноска, когато увеличавате/намалявате броя на месеците, можете да настроите едновариантна таблица с данни за нея.Това може да бъде полезно, когато искате да запазите месечните си плащания под $500 и знаете какви опции имате (6 месеца, 9 месеца, 12 месеца и т.н.)

Опциите за настройка на таблица с едновариантни данни са в падащото меню за анализ „Какво-ако“ в раздела „Данни“.

Можете да прочетете повече за едномерните таблици с данни тук.

Какво е таблица с двоични данни?

Две таблици с променливи данни в Excel са най-подходящи за ситуации, в които искате да видите как се променя крайният резултат, когато промените две входни променливи.

Например, ако искате да знаете как се променят месечните вноски, когато увеличите/намалите броя на месеците и лихвите.

Можете да го настроите с таблица с данни с две променливи, които ще ви показват последните месечни вноски въз основа на различни комбинации от лихвен процент и брой месеци.Това може да бъде полезно, когато искате да запазите месечните си плащания под $500 и да разберете всички опции, които имате.

Опциите за настройка на двувариантна таблица с данни са в падащото меню „Какво-ако“ в раздела „Данни“.

Можете да прочетете повече за двувариантните таблици с данни тук.

Какво е мениджър на сцена?

Мениджърът на сцени в Excel може да бъде инструментът по избор, когато имате множество променливи и искате да видите въздействието върху крайния резултат, когато тези променливи се променят.Ако имате само една или две променливи, които се променят, можете да създадете таблица с данни с една или две променливи.Въпреки това, ако имате 3 или повече променливи, които можете да промените, тогава мениджърът на сцена е правилният начин.

Например, ако сте регионален мениджър продажби и имате четири области под него, можете да използвате мениджъра на сценарии, за да създадете различни сценарии (например):

• Нито един от регионите не отбеляза ръст в продажбите.
• Зона А нарасна с 10%, но останалите 3 не.
• Зони А и Б нараснаха с 10%, но другите две не.

Разбрахте идеята... нали?

С помощта на Scenario Manager в Excel можете лесно да създавате сценарии и да ги анализирате един по един или като обобщение на всички сценарии.

Можете да прочетете повече за мениджъра на сцената тук.

Какво е целево търсене?

Както подсказва името, търсенето на цели в Excel ви помага да постигнете стойност (цел) чрез промяна на зависими стойности.

Например, ако купувате кола и искате да знаете колко месечни вноски трябва да изберете, за да запазите месечните си плащания под $500, можете да използвате Goal seek, за да направите това.

Какво е Solver?

Solver в Excel е добавка, която ви позволява да получите най-доброто решение, когато има много променливи и ограничения.Можете да го мислите като първокласна версия на Goal Seek.

Използвайки Solver, можете да посочите какви са ограниченията и какво трябва да постигнете.Той прави изчисления в бекенда, за да ви даде възможни решения.

Проблем с Excel VBA

Ето някои често срещани въпроси за интервю в Excel за VBA, които може да ви бъдат зададени по време на интервю.

Какво е VBA?

VBA е съкращение от Visual Basic за приложения.Това е език за програмиране, който може да се използва за автоматизиране на задачи в Excel.

Какви са предимствата от използването на VBA в Excel?

Въпреки че Excel има много невероятни функции и функции, може да няма всичко, от което се нуждаете.

VBA ви позволява да подобрите възможностите на Excel чрез създаване на код, който автоматизира задачите в Excel.Ето някои неща, които можете да правите с този VBA:

• Автоматизирайте набор от задачи и спестете време.
• Създайте свои собствени функции на Excel (в случай че съществуващите функции не са достатъчни).
• Създайте и споделете своя код с други, за да могат да автоматизират задачите и да спестят време.
• Създайте персонализирани приложения.

Какво представляват макросите в Excel?

Макросът е набор от инструкции, написани на езика VBA, който Excel може да разбере и изпълни.Макросът може да бъде прост като един ред или хиляди редове.

В много случаи хората са склонни да използват VBA код и макроси взаимозаменяемо.

Как да записвам макроси в Excel?

Дори и да не знаете нищо за VBA, все пак можете да създадете някои макроси и да автоматизирате работата си.

Можете да направите това, като запишете макрос.

Когато записвате макрос, Excel обръща голямо внимание на стъпките, които предприемате, и го записва на език, който разбира (т.е. VBA).

Сега, когато спрете да записвате, запишете макроса и го стартирате, Excel просто се връща към VBA кода, който е генерирал, и следва точно същите стъпки.

Това означава, че дори и да не знаете нищо за VBA, можете да автоматизирате някои задачи, като накарате Excel да запише стъпките ви веднъж и след това да ги използвате повторно по-късно.

Можете да записвате макроси, като използвате опцията Запис на макроси в раздела Разработчик на лентата.

След като запишете макрос, Excel го съхранява под посоченото от вас име и можете лесно да го използвате многократно.

Можете да прочетете повече за записването на макроси тук.

Какви са ограниченията при записването на макроси в Excel?

Въпреки че записването на макроси е чудесен начин за бързо генериране на код, то има следните ограничения:

• Не можете да изпълните код без да изберете обект.Ако искате макрорекордерът да премине към следващия лист и да маркира всички попълнени клетки в колона А, без да напуска текущия лист, няма да може да направи това.Това е така, защото ако ви помоля, дори вие не можете да го направите (без да напускате текущия лист).Ако не можете да го направите сами, как макрорекордерът ще улови вашите движения.В този случай трябва да създадете/редактирате кода ръчно.
• Не можете да създавате персонализирани функции с помощта на записващото устройство за макроси.С помощта на VBA можете да създавате персонализирани функции, които могат да се използват в работни листове като обикновени функции.Можете да го създадете, като напишете код ръчно.
• Не можете да изпълнявате код въз основа на събития.Във VBA можете да използвате много събития – като отваряне на работна книга, добавяне на работен лист, двукратно щракване върху клетка и така нататък – за да стартирате кода, свързан с това събитие.Не можете да използвате записващото устройство за макроси, за да направите това.
• Не можете да създавате цикли с записващото устройство за макроси.Когато въвеждате код ръчно, можете да се възползвате от силата на цикъла във VBA (напр. За следващо, За всеки следващ, Прави докато, Прави до).Но не можете да направите това, докато записвате макрос.
• Не можете да анализирате условия:Можете да използвате записа на макроси, за да проверите условията във вашия код.Ако пишете VBA код на ръка, можете да използвате оператор IF Then Else, за да анализирате условие и да стартирате код, ако е вярно (и друг код, ако е false).

Какво е UDF в Excel VBA?

UDF са дефинирани от потребителя функции във VBA.Те се наричат ​​още персонализирани функции.

Използвайки VBA, можете да създавате персонализирани функции (UDF), които могат да се използват в работни листове точно като обикновените функции.

Тези функции са полезни, когато съществуващите функции на Excel не са достатъчни.В този случай можете да създадете свой собствен персонализиран UDF, който да отговаря на вашите специфични нужди.

Можете да прочетете повече за дефинираните от потребителя функции тук.

Какво е събитие във VBA?

В Excel VBA събитието е действие, което може да задейства изпълнението на определен макрос.

Например, това е събитие, когато отворите нова работна книга.Това е събитие, когато вмъкнете нов лист.Това е събитие, когато щракнете двукратно върху клетка.

Във VBA има много такива събития, за които можете да създадете код.Това означава, че веднага щом настъпи събитие и сте присвоили код на това събитие, кодът ще се изпълни незабавно.

Excel прави това автоматично веднага щом събитието бъде открито.Така че просто трябва да напишете кода и да го поставите в правилната подпрограма за събитие.

Можете да прочетете повече за събитията на Excel VBA тук.

Кои са някои полезни цикли във VBA?

В Excel VBA има следния цикъл:

• за следващия цикъл
• Изпълнете цикла While
• направете до цикъл
• за всеки следващ цикъл

Можете да прочетете повече за Excel VBA циклите тук.

Какви са различните начини за стартиране на макроси в Excel?

Можете да стартирате макроси в Excel, като използвате:

• Присвояване на макроси на фигури
• Задаване на макрос на бутона
• Стартирайте макроси от лентата (раздел за програмисти)
• Стартирайте макрос от VB редактора
• Използвайте клавишни комбинации, за да стартирате макроси
• Извикване на макрос от друг макрос

Какво е потребителска форма?

Потребителските форми са диалогови прозорци, които можете да проектирате и изграждате в Excel VBA.

Веднъж създадени, те могат да се използват в областта на работния лист на Excel по няколко начина:

• Можете да го използвате, за да получите информация от потребителя.
• Можете да правите таблици и да записвате записи в Excel.
• Можете да добавяте бутони към потребителските форми и да предоставяте опции на потребителя.Можете също така да кодирате тези бутони, така че всеки път, когато потребителят щракне върху бутона, да се изпълнява конкретен макрос.

Какво е добавка?

Добавките са файлове, които можете да заредите при стартиране на Excel.

Когато създадете добавка и я инсталирате в Excel, тя се отваря, когато се отвори приложението на Excel.Можете да имате много различни макроси в добавка и тези кодове са достъпни при всяко отваряне на Excel.

Това е полезно, защото можете да създавате добавки и да ги правите достъпни за всички работни книги.Така че, ако трябва да изпълнявате определени задачи често, можете да автоматизирате тези задачи, като напишете макроси и след това ги запазите като добавки.Сега можете да използвате макроси, независимо какъв Excel имате отворен.

Друго предимство на добавките е, че можете също да споделяте файлове с добавки с други.Всичко, което трябва да направят, е да го инсталират веднъж и те също могат да използват същия макрос

Проблеми с таблото за управление на Excel

Ето някои често срещани въпроси за интервю в Excel за таблата, които може да ви бъдат зададени в интервю.

Каква е разликата между табло за управление и отчет?

Докладът има за цел да предостави съответните данни.Това може да бъде отчет с всички данни или някои диаграми/визуализации.Примери за отчети могат да бъдат данни за транзакциите за продажби или данни от проучване на служителите.

Таблата за управление са предназначени да отговарят на въпроси, използвайки данни.Може да показва кои региони се справят по-добре в продажбите или кои региони изостават в обратната връзка на служителите.Тези табла за управление могат да бъдат статични или интерактивни (където потребителят може да прави избор и да променя изгледите, а данните ще се актуализират динамично).

Какви въпроси трябва да зададете на своите клиенти/заинтересовани страни, преди да създадете табло за управление?

Въпреки че тези въпроси зависят от ситуацията, има много малко допълнителни въпроси, които трябва да зададете, когато създавате табло за управление в Excel.

• Каква е целта на таблото?
• Какви са източниците на данни?
• Кой ще използва това табло за управление на Excel?
• Колко често трябва да се актуализират таблата за управление на Excel?
• Каква версия на Office използват клиентите/заинтересованите страни?

Може да има много такива въпроси.Целта тук е да се изясни какво трябва да бъде таблото и за какво е то.

Какви интерактивни контроли можете да използвате в таблото?

Excel има много интерактивни инструменти, които могат да се използват в табла за управление:

• падащ списък
• Квадрат за отметка
• плъзгач
• един бутон

В допълнение към тези редовни интерактивни инструменти, можете да използвате VBA, за да добавите повече функционалност към вашите табла за управление.

Кои са някои полезни типове диаграми, които можете да използвате във вашите табла за управление?

Една от нуждите при създаване на табло е да се показват съответните данни чрез визуални ефекти.Диаграмите, които могат да разкажат добра история и да представят подходяща информация, са по-добри за таблата.

Тъй като често се очаква таблата за управление да се поберат на един екран, има ограничено пространство за данни и визуални елементи.В този случай комбинираната диаграма е полезна.

Следните диаграми могат да бъдат полезни при създаване на табла за управление:

• Комбинирана диаграма
• Диаграма на разпръскване
• bullet диаграма
• диаграма на водопада
• топлина карта

Какви са най-добрите практики при създаване на табла за управление в Excel?

Ето някои най-добри практики при създаване на табла за управление в Excel:

• Преобразувайте таблични данни в таблица на Excel: По-лесно е да създавате табла за управление, като използвате таблица в Excel като източник на данни.Освен ако нямате много силно възражение, винаги преобразувайте бекенд данни в таблици на Excel.
• Номерирайте вашите диаграми/секции:Това помага, когато представяте табла за управление и препращате към различни диаграми/таблици.По-лесно е да накарате хората да се съсредоточат върху диаграмата с номер 2, вместо да кажете линейна или стълбовидна диаграма в горния ляв ъгъл.
• Ограничете движението в областта на арматурното табло: Въпреки че работният лист на Excel е голям, най-добре е да изтриете всички редове/колони с изключение на тези с табла за управление.
• Замразете важни редове/колони: Ако искате определени редове/колони да бъдат винаги видими, можете да ги замразите.
• Направете пръчици за форма/диаграма: Потребителят може да промени ширината на реда/колоната.Не искате фигурите и диаграмите да бъдат неподравнени и преместени от първоначалните им позиции.Така че е по-добре да ги оставите да се придържат към постовете си.
• Предоставете ръководство за потребителя: Най-добре е да включите отделна таблица с подробности за това как да използвате таблото.Това става още по-полезно, когато имате интерактивни контроли в таблото.
• Спестете място с комбинирани диаграми: Поради ограниченото пространство в таблото (тъй като трябва да го поставите на един екран), използването на комбинирана диаграма спестява място.
• Използване на символи и условно форматиране: Можете да направите таблото по-интуитивно и по-лесно за четене, като използвате символи и условно форматиране.Например, когато таблицата е маркирана в червено, е по-лесно да видите най-малката стойност в таблицата, отколкото да разглеждате всички стойности една по една.
• Използвайте цвета разумно, за да покажете контраст:Когато искате да маркирате точка от данни в таблица или лента в диаграма, най-добре е да я маркирате с привличащ вниманието цвят.

Други въпроси за Excel

Това са въпроси, които не мога да попадна в нито една от категориите по-горе.Така че събрах всичко това заедно.

Какво е лист на Excel?

Таблиците в Excel са функция в Excel.Това е различно от табличните данни.

Когато конвертирате таблични данни в таблица на Excel, се добавят някои много полезни допълнителни функции.

Според помощния сайт на Microsoft - „Таблиците обикновено съдържат свързани данни в поредица от редове и колони на работния лист, които са форматирани като таблица.С помощта на таблични функции можете да управлявате данни в редове и колони на таблицата независимо от данните в други редове и колони в работния лист. "

Какви са предимствата от използването на електронни таблици на Excel?

Когато конвертирате таблични данни в таблица на Excel, следните функции се добавят автоматично към данните:

• Можете да сортирате и филтрирате данните, като използвате иконите на филтъра в заглавката на всяка колона.
• Можете лесно да прилагате стилове към и да форматирате таблици.Можете да използвате много вградени стилове само с едно щракване.
• Можете да използвате имена на таблици и колони вместо препратки към клетки във формули.
• Когато добавяте нови редове/колони към таблични данни, таблицата на Excel автоматично се разширява, за да покрие новите редове/колони като част от нея.И тъй като можете да използвате имена на таблици/колони във формули, няма нужда да актуализирате формули, когато се добавят нови редове/колони.Листът на Excel автоматично го взема предвид.

Какво е структурирана препратка?

Когато работите с таблици на Excel, не е необходимо да използвате препратки към клетки.Вместо това можете да използвате имена на таблици или колони.Тези препратки се наричат ​​структурирани препратки.

Кои са често срещаните файлови формати, в които могат да се записват файлове на Excel?

Можете да запазвате работни книги на Excel в различни файлови формати.Някои често използвани са:

• . XLS
• .XLSX
• .XLSM (когато вашият файл има макроси)
• .CSV
• .XLB (двоичен формат)
• .XLA (за добавки)
• . PDF

Как мога да намаля размера на файл на Excel?

Има няколко начина да намалите размера на файла на работна книга на Excel:

• Изтрийте неизползваните данни
• Изтрийте неизползваните работни листове
• изтрийте изображения или ги компресирайте
• Премахнете ненужното форматиране
• Изтрийте ненужните обобщени таблици.Това също ще помогне за изчистване на кеша на централната част.
• Запазете файловете във формат .XLSB

Какви стъпки можете да предприемете, за да се справите с бавна работна книга на Excel?

Можете да използвате следните техники за работа с бавни работни книги на Excel:

• Избягвайте променливи функции като ИНДИРЕКТНО, ОТМЕСТВАНЕ и др.
• Използвайте помощни колони вместо формули за масиви
• Използвайте условно форматиране само когато е абсолютно необходимо (тъй като то също е непостоянно).
• Използвайте таблици на Excel и именувани диапазони.
• Преобразувайте неизползваните формули в стойности.
• Съхранявайте всички референтни данни в една таблица.
• Избягвайте използването на цели редове/колони в препратките.
• Използвайте режим на ръчно изчисление.

Колко реда и колони има в работен лист на Excel?

Работните листове на Excel (2007 и по-нови) имат:

• 16,384 XNUMX колони
• 1,048,576 XNUMX XNUMX реда

Как да добавя/изтривам редове в Excel?

За да добавите нов ред, щракнете с десния бутон върху която и да е клетка, където искате да вмъкнете реда, и щракнете върху опцията Вмъкване.Това ще отвори диалогов прозорец, който можете да използвате, за да вмъкнете нов ред.

По същия начин, за да изтриете клетки/редове/колони, изберете ги, щракнете с десния бутон и изберете Изтриване.

Как да увеличим или намалим мащаба в Excel?

Лентата на състоянието на Excel има бутони за увеличаване и намаляване.Можете да щракнете върху знака плюс, за да увеличите мащаба, и знака минус, за да намалите.

Можете също да задържите клавиша Control и да използвате колелото за превъртане на мишката си, за да увеличите и намалите мащаба.

Освен това в раздела Изглед има опции за увеличаване и намаляване на мащаба в Excel.

Как да защитим работни листове в Excel?

Можете да защитите работен лист, като щракнете върху раздела Преглед и след това щракнете върху опцията Защита на лист.

Това ще отвори диалогов прозорец, в който можете да зададете парола.Можете да го оставите празно, ако не искате да задавате парола.

Какво е именуван диапазон?за какво е добър?

Именувани диапазони са функция в Excel, която ви позволява да наименувате клетки или диапазони от клетки.Сега можете да използвате това име вместо препратка към клетка.

Използването на именувани диапазони може да ви улесни при работа с формули.Това става особено полезно, когато трябва да създавате формули, които използват данни от множество работни листове.В този случай можете да създадете наименувани диапазони и да ги използвате вместо препратки към клетки.

Можете да дадете на тези наименувани диапазони описателни имена - това също прави формулите по-лесни за четене и разбиране.Например, можете да използвате =SUM(SALES) вместо =SUM(C2:C11) и веднага ще ви каже какво означава формулата.

Можете ли да запазите заглавния ред/колона видими, докато превъртате?

Когато работите с големи набори от данни, заглавният ред и колоните изчезват, когато превъртите до долната или надясно.Това понякога може да затрудни разбирането на значението на данните.

С помощта на опцията Freeze Panes в Excel можете да направите заглавните редове/колони видими при превъртане до отдалечени точки от данни.

Опцията Freeze Panes е налична в раздела Изглед на лентата на Excel.

Можете да прочетете повече за Excel Freeze Panes тук.

Как бихте идентифицирали клетките с коментари в тях?

Коментираните клетки са маркирани с малък червен триъгълник в горния десен ъгъл на клетката.Коментарите стават видими, когато задържите курсора на мишката върху клетката.

Как да запишете работен лист на Excel като PDF?

За да запишете работния лист като PDF документ, можете да посочите типа на файла като PDF, когато записвате файла.

За да направите това, щракнете върху раздела "Файл" и след това щракнете върху "Запазване като".

В диалоговия прозорец „Запазване като“ изберете къде искате да запишете файла, след което използвайте падащото меню „Запиши като тип“, за да изберете PDF.Това ще запази целия работен лист като PDF документ.

Как да създавам хипервръзки в Excel?

За да създадете хипервръзка, изберете клетката, в която искате да създадете хипервръзката, и използвайте клавишната комбинацияКонтрол К(Задръжте клавиша за управление и натиснете клавиша K).

Това ще отвори диалоговия прозорец Вмъкване на хипервръзка, където можете да посочите URL адреса.

Освен това получавате опцията да добавите хипервръзка, когато щракнете с десния бутон върху клетка.

Кога бихте обмислили преминаване от автоматични към ръчни изчисления в Excel?

Докато режимът на автоматично изчисление е начинът, по който трябва да вървите в повечето случаи, ако имате файл с тежък формула, който отнема много време за преизчисляване всеки път, когато промените нещо в работния лист, можете да преминете към ръчни изчисления.

След като преминете към ръчни изчисления, трябва да опреснявате всеки път, когато искате да преизчислите работния лист.

Какво е бързо запълване?

Flash Fill е невероятен инструмент, който беше добавен към Excel 2013 и е наличен във всички следващи версии.

Можете да използвате Flash Fill в Excel, за да опростите въвеждането на данни.Това е интелигентен инструмент, който се опитва да идентифицира модели въз основа на въведените от вас данни и прави това вместо вас.

Някои прости примери за използване на Flash Fill може да са получаване на собствени имена от пълни имена, получаване на инициали, форматиране на телефонни номера и т.н.

Какво е дръжка за пълнене?

Handle за попълване е инструмент, който можете да използвате за автоматично попълване на списъци в Excel.Например, ако трябва да въведете числата от 1 до 20 в клетки A1:A20, вместо да въвеждате всяко число ръчно, можете просто да въведете първите две числа и да използвате манипулатора за запълване, за да направите останалото.

Манипулаторите за запълване са малките квадратчета, които виждате, когато изберете две или повече клетки в Excel.

Когато задържите курсора на мишката върху манипулатора за запълване, курсорът се променя на икона с плюс.Сега можете да задържите левия бутон на мишката и да го плъзнете, за да добавите още числа към серията.

Какво представляват заместващите знаци в Excel?

Има три заместващи знака в Excel:

• * (звездичка) - Представлява произволен брой знаци.Например Ex* може да означава Excel, Excels, Пример, Експерт и т.н.
• ? (въпросителен знак) - представлява единичен знак.Например, Gl?ss може да бъде Glass или Gloss.
• ~ (тилда) - Използва се за идентифициране на заместващи знаци (~, *, ?) в текста.Например, да речем, че искате да намерите точната фраза Excel* в списък.Ако използвате Excel* като низ за търсене, той ще ви даде всяка дума, която започва с Excel и е последвана от произволен брой знаци (напр. Excel, Excels, Excellent).За да намерим специално excel*, трябва да използваме ~.Така че нашият низ за търсене ще бъде excel~*.Тук наличието на ~ гарантира, че excel чете следните знаци такива, каквито са, а не като заместващи знаци.

Заместващите символи са полезни, когато искате да използвате заместващи знаци във формули или филтриращи данни.

Какво е зона за печат и как да я настроите в Excel?

Областта за печат е диапазон от клетки (непрекъснати или несвързани), които посочвате за отпечатване, когато отпечатвате този работен лист.Например, вместо да отпечатвам целия работен лист, ако искам да отпечатам само първите 10 реда, мога да задам първите 10 реда като област за печат.

За да зададете областта за печат в Excel:

• Изберете клетките, за които искате да зададете областта за печат.
• Щракнете върху раздела Оформление на страницата.
• Щракнете върху областта за печат.
• Щракнете върху Задаване на област за печат.

Как да вмъкна номера на страници в Excel?

Можете да вмъкнете номера на страници с помощта на диалоговия прозорец Настройка на страницата.

Ето стъпките, за да направите това:

• Щракнете върху раздела Оформление на страницата,
• В категорията Настройка на страницата щракнете върху иконата на стартовия панел на диалоговия прозорец (малката икона на наклонена стрелка в долния десен ъгъл на групата).
• В диалоговия прозорец Настройка на страницата щракнете върху раздела Горен/Долен колонтитул.
• Изберете формата на номера на страницата от падащия списък Долен колонтитул.

Въпреки че се опитах да запазя това ръководство „Въпроси и отговори за интервю в Excel“ без грешки, ако откриете грешки в някой от въпросите, моля, уведомете ме в коментарите.