Excel има някои полезни функции, които ви позволяват да спестите време и да увеличите производителността в ежедневната си работа.
ExcelПолезна (и по-малко известна) функция в персонализирания списък в .
Сега, преди да видя как да създавам и използвам персонализиран списък, нека обясня предимствата му.
Да предположим, че трябва да въведете броя на имената на месеците от януари до декември в колоната.какво ще направиш?Не, ръчната работа не е опция.
Един от най-бързите начини е да поставите януари в една клетка и февруари в съседна клетка, след което плъзнете с манипулатора за запълване и оставите Excel да попълни останалата част автоматично.Excel е достатъчно умен, за да осъзнае, че искате да запълните всяка клетка, която плъзнете манипулатора за запълване през следващия месец.
Името на месеца е толкова общо, че е достъпно в Excel по подразбиране.
Но какво ще стане, ако имате списък с имена на отдели (или имена на служители или имена на продукти) и искате да направите това.Когато използвате манипулатори за запълване, искате те да се появяват магически, вместо да ги пишете ръчно или да ги копирате и поставяте (като имена на месеци).
отИзползвайте персонализирани списъци в ExcelМожеш и ти.
В този урок ще ви покажа как да създавате свои собствени персонализирани списъци в Excel и как да ги използвате, за да спестите време.
Съдържание
Как да създадете персонализирани списъци в Excel
По подразбиране Excel вече има някои предварително въведени персонализирани списъци, които можете да използвате, за да спестите време.
Например, ако въведете „понеделник“ в една от съседните клетки, можете да използвате манипулатора за попълване, за да попълните оставащите дни.Ако разширите избора, продължете да плъзгате и той ще се повтори и ще ви даде името на деня отново.
По-долу са персонализирани списъци, които вече са вградени в Excel.Както можете да видите, това са предимно имена на дни и месеци, тъй като те са фиксирани и не се променят.
Сега, да кажем, че искате да създадете списък с отдели, от които често се нуждаете в Excel, можете да създадете персонализиран списък за него.По този начин следващия път, когато трябва да съберете всичките си имена на отдели на едно място, няма да се налага да ровите в стари файлове.Всичко, което трябва да направите, е да въведете първите две в списъка и да плъзнете.
Ето стъпките за създаване на свой собствен персонализиран списък в Excel:
- Щракнете върху раздела Файл
- Щракнете върху Опции.Това ще отвори диалоговия прозорец Опции на Excel
- Щракнете върху Разширени опции в левия прозорец
- В Общите опции щракнете върху бутона Редактиране на персонализиран списък (може да се наложи да превъртите надолу, за да получите достъп до тази опция)
- В диалоговия прозорец Персонализиране на списък импортирайте списъка, като изберете диапазона от клетки, който съдържа списъка.Като алтернатива можете ръчно да въведете имената в полето Записи в списъка (разделете със запетаи или да обвиете всяко име)
- Кликнете, за да добавите
След като щракнете върху Добавяне, ще забележите, че вашият списък вече е част от вашия персонализиран списък.
Ако имате голям списък за добавяне към Excel, можете също да използвате опцията Импортиране в диалоговия прозорец.
Професионални съвети: Можете също да създадете именуван диапазон и да използвате този наименуван диапазон за създаване на персонализирани списъци.За да направите това, въведете името на посочения диапазон в полето Импортиране на списък от клетки и щракнете върху OK.Предимството на това е, че можете да промените или разширите наименования диапазон и той автоматично ще се адаптира към персонализиран списък
Сега, когато имате списъка в бекенда на Excel, можете да го използвате като име на число или месец с автоматично попълване (показано по-долу).
Макар че е страхотно да можете бързо да получите тези персонализирани светлинни имена в Excel с проста операция за плъзгане и пускане, можете да правите още по-добри неща с персонализирани списъци (това е, което обхваща следващия раздел).
Създайте свои собствени критерии за сортиране с персонализирани списъци
Едно от страхотните неща за персонализирания списък е, че можете да го използвате, за да създадете свои собствени критерии за сортиране.Например, да предположим, че имате набор от данни като този по-долу и искате да го сортирате по високо, средно и ниско.
Не можете да направите това!
Ако сортирате по азбучен ред, ще го направи по азбучен ред (ще ви даде високо, ниско и средно вместо високо, средно и ниско).
Това е мястото, където персонализираните списъци наистина блестят.
Можете да създадете свои собствени списъци с елементи и да ги използвате за сортиране на данните.По този начин ще получите всички високи стойности в горната част, след това средните и ниските стойности.
Първата стъпка е да използвате предишния раздел ("Как да създадете персонализирани списъци в Excel”), за да създадете персонализиран списък (висок, среден, нисък).
След като създадете персонализиран списък, можете да използвате следните стъпки, за да го сортирате:
- Изберете целия набор от данни (включително заглавието)
- Щракнете върху раздела Данни
- В групата Сортиране и филтриране щракнете върху иконата Сортиране.Това ще отвори диалоговия прозорец за сортиране
- В диалоговия прозорец Сортиране направете следните селекции:
- Сортиране по колона: Приоритет
- Сортиране по: Стойност на клетката
- Поръчки: Персонализиран списък.Когато се отвори диалоговият прозорец, изберете критериите за сортиране, които искате да използвате, и щракнете върху OK.
- Щракнете върху OK
Горните стъпки незабавно ще сортират данните с помощта на списъка, който създавате и използвате като критерий при сортиране (високо, средно, ниско в този случай).
Имайте предвид, че не е задължително да създавате персонализиран списък, преди да можете да го използвате при сортиране.Можете да използвате стъпките по-горе, в които можете да създадете списък, когато диалоговият прозорец се отвори в стъпка 4.
Някои примери за това къде могат да се използват персонализирани списъци
Ето някои ситуации, при които създаването и използването на персонализирани списъци може да ви спести време:
- Ако имате списък, който трябва да бъде въведен ръчно (или копиране и поставяне от друг източник), можете да създадете персонализиран списък и да го използвате.Например това може да е име на отдел, име на продукт или регион/държава във вашата организация.
- Ако сте учител, можете да създадете списък с имена на ученици.По този начин, следващия път, когато ги оценявате, не е нужно да се притеснявате за ръчно въвеждане на имена на ученици или копиране и поставяне от други формуляри.Това също така гарантира по-малък шанс за грешка.
- Когато трябва да сортирате данни въз основа на критерии, които не са вградени в Excel.Както е описано в предишния раздел, можете да използвате свои собствени критерии за сортиране, като създавате персонализирани списъци в Excel.
Ето какво трябва да знаете заСъздайте персонализирани списъци в Excelцялото съдържание.
Надявам се да намерите това за полезно.
