Hoe om in Excel te sorteer (volgens ry, kolom, kleur, datum en nommer)

Om data in Excel te sorteer is maklik met al die ingeboude opsies.

Jy kan data maklik alfabeties sorteer gebaseer op die waarde in die sel of die sel en lettertipe kleur.

Jy kan ook multivlakkolomsortering doen (dws kolom A, dan kolom B) en rysortering (van links na regs).

As dit nie genoeg is nie, laat Excel jou ook jou eie pasgemaakte lys skep en daarvolgens sorteer (wat nogal cool is).So jy kan die data sorteer volgens hempgrootte (XL, L, M, S) of reaksie (stem sterk saam, stem saam, verskil) of intensiteit (hoog, medium, laag)

Bottom line - daar is soveel sorteeropsies tot jou beskikking wanneer jy Excel gebruik.

In hierdie groot in-diepte tutoriaal gaan ek jou al hierdie sorteeropsies wys saam met 'n paar nuttige koel voorbeelde.

Aangesien dit 'n groot tutoriaal met baie onderwerpe is, het ek 'n inhoudsopgawe hieronder ingesluit.Jy kan op enige onderwerp klik en dit sal jou dadelik daarheen neem.

Toegang tot sorteeropsies in Excel

Aangesien sortering 'n algemene ding is om te doen wanneer jy met data werk, gee Excel jou verskeie maniere om toegang tot sorteeropsies te kry.

Sorteer knoppies in die lint

Die vinnigste manier om toegang tot sorteeropsies te kry, is om die Sorteer-knoppie in die lint te gebruik.

Wanneer jy op die Data-oortjie in die lint klik, sal jy die Sorteer- en Filteropsies sien.Die drie knoppies aan die linkerkant van hierdie groep word gebruik om die data te sorteer.

Hierdie twee klein knoppies laat jou toe om jou data te sorteer sodra jy daarop klik.

Byvoorbeeld, as jy 'n datastel van name het, kan jy die data sorteer deur eenvoudig die hele datastel te kies en een van die twee knoppies te klik.Die A tot Z-knoppies sorteer die data alfabeties van laag na hoog, en die Z tot A-knoppies sorteer die data alfabeties van hoog na laag.

Hierdie knoppie werk ook met nommers, datums of tye.

Persoonlik gebruik ek nooit hierdie knoppies nie as gevolg van hul beperkte funksionaliteit en die groter kans om foute te maak wanneer hulle dit gebruik.Maar as jy 'n vinnige sorteer nodig het (geen leë selle in die datastel nie), kan dit 'n vinnige manier wees.

Sorteer dialoog

In die Data-oortjie van die lint is daar nog 'n sorteerknoppie-ikoon in die Sorteer-groep.

Wanneer jy op hierdie sorteerknoppie-ikoon klik, maak dit die sorteerdialoog oop (hieronder getoon).

Die Sorteer dialoog is die mees volledige sorteer oplossing in Excel.Alle sorteerverwante opsies kan deur hierdie dialoog verkry word.

Alle ander metodes om sorteeropsies te gebruik is beperk en bied nie volle funksionaliteit nie.

Daarom verkies ek altyd om dialoogvensters te gebruik wanneer ek in Excel moet sorteer.

Een van die hoofredes vir my voorkeur is dat daar baie min kans op foute is wanneer dialoë gebruik word.Alles is georganiseer en gemerk (anders as die knoppies in die lint, kan jy verward raak oor watter knoppie om te gebruik).

Regdeur hierdie tutoriaal sal jy vind dat ek meestal dialoë gebruik om data te sorteer.Dit is ook omdat sommige van die dinge wat ek in sommige hoofstukke dek (soos multivlaksortering of sortering van links na regs) slegs met behulp van dialoogvensters gedoen kan word.

Sleutelbord kortpaaie– As jy gereeld data in Excel moet sorteer, beveel ek aan om die sleutelbordkortpaaie te leer wat die sorteerdialoog oopmaak.dit isALT + A + S + S

Sorteer opsies in die filterkieslys

Jy kan ook sorteeropsies sowel as filteropsies vind as jy 'n filter op die datastel toegepas het.Filters kan toegepas word deur enige sel in die datastel te kies, die Data-oortjie te klik en die Filter-ikoon te klik.

Gestel jy het 'n datastel soos hieronder getoon en pas 'n filter toe.

Wanneer jy op enige kolom se filterikoon klik (dit is die klein afwysende driehoek-ikoon regs van die kolomopskrifsel), sal jy ook 'n paar sorteeropsies daar sien.

Let daarop dat hierdie sorteeropsies verander op grond van die data in die kolom.So as jy teks het, sal dit die opsie wys om van A tot Z of Z na A te sorteer, maar as jy nommers het, sal dit die opsie wys om van grootste na kleinste of kleinste na grootste te sorteer.

Regskliek opsies

Behalwe om dialoogvensters te gebruik, is die gebruik van regskliek nog 'n metode wat ek soms gebruik (dit is ook baie vinnig, net twee kliks).

Wanneer jy 'n datastel het om te sorteer, regskliek op enige sel en dit sal sorteeropsies wys.

Let daarop dat jy 'n paar opsies sal sien wat jy nie in die lint of filteropsies sal sien nie.Alhoewel daar die gewone sorteer volgens waarde en pasgemaakte sorteer-opsies is (maak die sorteerdialoog oop), kan u ook opsies bo-aan sien, soos om geselekteerde selkleur/lettertipekleur/formaatikoon bo-op te plaas.

Ek vind hierdie opsie baie nuttig aangesien dit my in staat stel om vinnig alle gekleurde selle (of selle met verskillende fontkleure) bo-op te plaas.Ek het dikwels uitgawedata wat ek maandeliks nagaan en sommige selle handmatig uitlig.Dan kan ek hierdie opsie gebruik om al daardie selle vinnig bo-op te sit.

Noudat ek al die maniere gedek het om toegang tot sorteeropsies in Excel te kry, kom ons kyk hoe om hierdie metodes te gebruik om data in verskillende scenario's te sorteer.

Datasortering in Excel (teks, getalle, datums)

警告: In die meeste gevalle sal sortering werk selfs al kies jy 'n enkele sel in die datastel.Maar in sommige gevalle kan jy probleme ondervind (wanneer jy leë selle/rye/kolomme in jou datastel het).Wanneer data gesorteer word, is dit die beste om die hele datastel te kies en dit dan te sorteer - om enige probleme te vermy.

Afhangende van die tipe data wat jy het, kan jy die sorteeropsies in Excel gebruik.

Sorteer volgens teks

Gestel jy het 'n datastel soos hieronder getoon en jy wil al hierdie rekords alfabeties sorteer op grond van die student se naam.

Hier is die stappe om hierdie teksdata alfabeties te sorteer:

1. Kies die hele datastel
2. Klik op die Data-oortjie
3. Klik op die sorteer-ikoon.Dit sal die sorteer dialoog oopmaak.
4. In die Sorteer-dialoog, maak seker dat My data het kopskrif gekies is.Jy kan dit ontmerk as jou data geen opskrifte het nie.
5. Kies Naam in die Sorteer volgens aftreklys
6. In die "Sorteer volgens" aftreklys, maak seker dat "Selwaarde" gekies is
7. Kies AZ in die bestelling-aftrekkieslys
8. Klik OK.

Die stappe hierbo sal die hele datastel sorteer en die resultate gee wat hieronder getoon word.

Hoekom nie net die knoppies in die lint gebruik nie?

Die metode hierbo om data in Excel te sorteer, kan na baie stappe lyk in vergelyking met om net op die sorteerikoon in die lint te klik.

Dit is werklik.

Die bogenoemde metode is langer, maarDaar is geen moontlikheid van fout nie.

Sommige probleme kan ontstaan ​​wanneer jy die sorteerknoppie in die lint gebruik (dit kan moeilik wees om raak te sien wanneer jy groot datastelle het.

Terwyl ek die nadele van die gebruik van knoppies later in hierdie tutoriaal bespreek, laat ek jou vinnig wys wat verkeerd kan gaan.

In die voorbeeld hieronder sorteer Excel die hele datastel, insluitend die kop, omdat dit nie herken dat die kopry bestaan ​​nie.

Die gebruik van die sorteerdialoog vermy hierdie probleem, aangesien dit jou uitdruklik die opsie gee om te spesifiseer of die data 'n kopskrif het of nie.

Aangesien die gebruik van die Sorteer-dialoog die moontlikheid van foute uitskakel, beveel ek aan dat jy dit gebruik in plaas van alle ander sorteermetodes in Excel

Sorteer volgens getalle

Vir nou neem ek aan dat jy 'n begrip het van hoe tekssortering werk (hierbo in hierdie afdeling gedek).

Ander soorte sortering (soos gebaseer op getalle of datums of kleure) sal byna dieselfde stappe gebruik, met geringe variasies.

Gestel jy het 'n datastel soos hieronder getoon, en jy wil die data volgens elke student se telling sorteer.

Hier is die stappe om hierdie data numeries te sorteer:

1. Kies die hele datastel
2. Klik op die Data-oortjie
3. Klik op die sorteer-ikoon.Dit sal die sorteer dialoog oopmaak.
4. In die Sorteer-dialoog, maak seker dat My data het kopskrif gekies is.Jy kan dit ontmerk as jou data geen opskrifte het nie.
5. Kies Naam in die Sorteer volgens aftreklys
6. In die "Sorteer volgens" aftreklys, maak seker dat "Selwaarde" gekies is
7. Kies "Groot tot Klein" in die bestelling-aftreklys
8. Klik OK.

Die stappe hierbo sal die hele datastel sorteer en die resultate gee wat hieronder getoon word.

Sorteer volgens datum/tyd

Alhoewel datums en tye anders kan lyk, is dit niks meer as syfers nie.

Byvoorbeeld, in Excel sal die nommer 44196 die datumwaarde 2020 Desember 12 wees.Jy kan hierdie nommer as 'n datum formateer, maar in Excel se agterkant is dit steeds 'n nommer.

Dit laat jou ook toe om datums as getalle te hanteer.So jy kan 10 by 'n sel met 'n datum voeg en dit sal vir jou die nommer van die datum gee na 10 dae.

Dieselfde geld vir tyd in Excel.

Byvoorbeeld, die nommer 44196.125 verteenwoordig 2020 Desember 12 om 31:3.Terwyl die heelgetaldeel van die getal die hele dag verteenwoordig, verteenwoordig die breukdeel die tyd.

Aangesien datums en tye getalle is, kan jy daardie getalle sorteer.

Gestel jy het 'n datastel soos die een hieronder, en jy wil hierdie data sorteer op grond van projektoewysingsdatum.

Hier is die stappe om hierdie data op grond van datum te sorteer:

1. Kies die hele datastel
2. Klik op die Data-oortjie
3. Klik op die sorteer-ikoon.Dit sal die sorteer dialoog oopmaak.
4. In die Sorteer-dialoog, maak seker dat My data het kopskrif gekies is.Jy kan dit ontmerk as jou data geen opskrifte het nie.
5. In die Sorteer volgens aftreklys, kies Commit Date
6. In die "Sorteer volgens" aftreklys, maak seker dat "Selwaarde" gekies is
7. Kies "Oud tot Nuut" in die bestelling-aftrekkieslys
8. Klik OK.

Die stappe hierbo sal die hele datastel sorteer en die resultate gee wat hieronder getoon word.

Let daarop dat alhoewel datums en tye getalle is, herken Excel steeds dat hulle anders vertoon word.So wanneer jy volgens datum sorteer, wys dit "oudste na nuutste" en "nuutste na oud" sorteerkriteria, maar wanneer jy getalle gebruik, staan ​​dit "groot na klein" of "klein na groot".Klein dingetjies soos hierdie maak Excel 'n wonderlike sigbladhulpmiddel (NS: Google Sheets wys nie veel detail nie, net 'n vaal sorteer volgens AZ of ZA)

Sorteer volgens selkleur/lettertipekleur

Hierdie opsie is fantasties, ek gebruik dit heeltyd (miskien 'n bietjie te veel).

Ek het dikwels datastelle wat ek met die hand ontleed en selle uitlig soos ek dit doen.Ek het byvoorbeeld deur die lys artikels op hierdie blog gegaan (ek het 'n Excel-blad) en ek het die uitgelig wat ek moes verbeter.

Sodra dit klaar is, kan ek hierdie data vinnig sorteer op grond van selkleur.Dit help my om al hierdie gemerkte selle/rye bo-op te plaas.

Vir ekstra opwinding kan jy volgens verskeie kleure sorteer.As ek dus selle uitlig met artikelname wat onmiddellik aandag moet kry in rooi en sommige selle wat later in geel verwerk kan word, kan ek die data sorteer om eers al die rooi rye te wys, gevolg deur die geel rye.

As jy belangstel om meer te wete te kom, het ek onlangs hierdie artikel geskryf oor sortering op grond van veelvuldige kleure.In hierdie afdeling sal ek jou vinnig wys hoe om te sorteer op grond van net een kleur

Gestel jy het 'n datastel soos hieronder en jy wil volgens kleur sorteer en al die rooi selle bo kry.

Hier is die stappe wat volgens kleur gesorteer is:

1. Kies die hele datastel
2. Klik op die Data-oortjie
3. Klik op die sorteer-ikoon.Dit sal die sorteer dialoog oopmaak.
4. In die Sorteer-dialoog, maak seker dat My data het kopskrif gekies is.Jy kan dit ontmerk as jou data geen opskrifte het nie.
5. In die "Sorteer volgens"-kieslys, kies "Indiendatum" (of watter kolom ook al jy gekleurde selle het).Aangesien ons in hierdie voorbeeld gekleurde selle in alle kolomme het, kan jy enige een kies.
6. Kies Selkleur in die Sorteer volgens aftreklys.
7. Kies die kleur waarop jy wil sorteer in die "Bestel" aftreklys.As daar veelvuldige selkleure in die datastel is, sal dit almal hier wys
8. In die laaste aftrekkieslys, kies "Bo".Hier kan jy spesifiseer of jy wil hê die gekleurde selle moet bo- of onderaan die datastel wees.
9. Klik OK.

Die stappe hierbo sal die datastel volgens kleur sorteer en jy sal die resultaat kry soos hieronder getoon.

Net soos ons hierdie data volgens selkleur sorteer, kan jy ook volgens lettertipekleur en voorwaardelike formatering-ikone sorteer.

Multi-vlak data sortering

In die praktyk is datastelle selde so eenvoudig soos dié wat ek in hierdie tutoriaal gebruik.

Joune kan uitbrei na duisende rye en honderde kolomme.

Wanneer jy so 'n groot datastel het, word meer dataskywe en dobbelstene vereis.Multivlak-datasortering is een van die dinge wat jy dalk nodig het wanneer jy groot datastelle het.

Multivlak-datasortering beteken dat u 'n datastel kan sorteer op grond van die waardes in een kolom, en dit dan weer sorteer op grond van die waardes in 'n ander kolom.

Gestel jy het byvoorbeeld 'n datastel soos die volgende, en jy wil hierdie data volgens twee kriteria sorteer:

1. Provinsie
2. Verkope

Die gesorteerde afvoer gebaseer op die bogenoemde twee kriteria sal vir jou die datastel gee wat hieronder getoon word.

In die voorbeeld hierbo het ons eers die data volgens streek gesorteer, en dan binne elke streek is die data verder volgens verkope gesorteer.

Dit stel ons in staat om vinnig te sien watter verteenwoordigers goed vaar en watter swak in elke streek.

Hier is die stappe om data gebaseer op veelvuldige kolomme te sorteer:

1. Kies die hele datastel wat gesorteer moet word.
2. Klik op die Data-oortjie.
3. Klik op die sorteer-ikoon (hieronder getoon).Dit sal die sorteer dialoog oopmaak.
4. In die Sorteer-dialoog, maak seker dat My data het kopskrif gekies is.Jy kan dit ontmerk as jou data geen opskrifte het nie.
5. Maak die volgende keuses in die Sorteer dialoogkassie
   • Sorteer volgens (kolom): Streek (dit is die eerste vlak van sortering)
   • Sorteer volgens: Selwaarde
   • Orde: A tot Z
6. Klik Voeg vlak by (dit sal nog 'n vlak van sorteeropsies byvoeg).
7. In die tweede vlak van sortering, maak die volgende keuses:
   • Dan deur (kolom): Verkope
   • Sorteer volgens: Waarde
   • Bestelling: Grootste tot Kleinste
8. Klik OK

Pro wenke: Die sorteerdialoog het 'n "kopieervlak"-kenmerk.Dit kopieer vinnig die geselekteerde sorteervlak, wat jy dan maklik kan verander.Dit is goed om die funksie te ken, dit kan jou uiteindelik tyd bespaar as jy op verskeie kolomme moet sorteer.

Sorteer volgens gepasmaakte lys

Alhoewel Excel reeds 'n paar algemene sorteerkriteria het (soos alfabeties met teks, kleinste tot grootste of grootste tot kleinste numeries, oudste tot nuutste of nuutste tot oudste datum), is dit dalk nie genoeg nie.

As 'n voorbeeld, kom ons sê ek het die volgende datastel:

Nou, as ek dit alfabeties volgens streek sorteer, het ek twee opsies - A tot Z of Z tot A.Hier is wat ek kry wanneer ek hierdie data alfabeties sorteer van A tot Z deur die reekskolom te gebruik.

Maar wat as ek wil hê dat hierdie soort volgorde Oos, Wes, Noord, Suid moet wees?

Natuurlik kan jy die data herrangskik na sortering, maar dit is nie 'n doeltreffende manier om dit te doen nie.

Die korrekte manier is om 'n pasgemaakte lys te gebruik.

Gepasmaakte lyste is lyste wat Excel jou toelaat om te skep en dan te gebruik, net soos ingeboude lyste (soos maandname of weekdagname).Nadat jy 'n pasgemaakte lys geskep het, kan jy dit gebruik in funksies soos om data te sorteer of handvatsels in te vul.

Enkele voorbeelde van waar gepasmaakte lyste nuttig kan wees, sluit in:

• Sorteer data volgens streek-/stadnaam
• Gesorteer volgens T-hempgrootte – klein, medium, groot, ekstra groot
• Sorteer volgens opname-antwoorde – stem heeltemal saam, stem saam, neutraal, stem nie saam nie
• Sorteer gebaseer op waarskynlikheid - hoog, medium, laag

Die eerste stap om volgens pasgemaakte kriteria te sorteer, is om 'n pasgemaakte lys te skep.

Stappe om 'n pasgemaakte lys in Excel te skep:

1. Klik op die Lêer-oortjie
2. klik opsie
3. In die dialoogkassie Excel-opsies, kies Gevorderd uit die lys in die linkerpaneel.
4. In die geselekteerde Gevorderde, blaai af en kies Wysig persoonlike lys.
5. Tik jou kriteria in die boks met die titel Lysinskrywings in die Pasgemaakte Lys dialoogkassie.Tik komma-geskeide kriteria (oos, wes, noord, suid)[As jy jou voorwaardes lys, kan jy ook jou voorwaardes invoer].
6. Klik om by te voeg
7. Klik OK

Nadat u die bogenoemde stappe voltooi het, sal Excel 'n pasgemaakte lys skep en stoor wat u kan gebruik om die data te sorteer.

Let daarop dat die volgorde van items in 'n pasgemaakte lys bepaal hoe die lys gesorteer word.

Wanneer jy 'n pasgemaakte lys in een Excel-werkboek skep, is die lys beskikbaar vir alle werkboeke in die stelsel.Jy hoef dit dus net een keer te skep en in alle werkboeke te hergebruik.

Om met 'n pasgemaakte lys te sorteer

Gestel jy het 'n datastel soos hieronder getoon en jy wil dit op grond van streek sorteer (sorteervolgorde is Oos, Wes, Noord en Suid)

Aangesien ons 'n pasgemaakte lys geskep het, kan ons dit gebruik om ons data te sorteer.

Hier is die stappe om 'n datastel met behulp van 'n gepasmaakte lys te sorteer:

1. Kies die hele datastel
2. Klik op die Data-oortjie
3. Klik op die sorteer-ikoon.Dit sal die sorteer dialoog oopmaak.
4. In die Sorteer-dialoog, maak seker dat My data het kopskrif gekies is.Jy kan dit ontmerk as jou data geen opskrifte het nie.
5. In die "Sorteer volgens" aftreklys, kies "Area" (of watter kolom ook al waarvoor jy gekleurde selle het)
6. Kies Selwaarde in die Sorteer volgens aftreklys.
7. Kies Pasgemaakte lys in die bestelling-aftreklys.Sodra jy daarop klik, sal dit die Pasgemaakte lys-dialoog oopmaak.
8. In die Pasgemaakte Lys-dialoogkassie, kies die gepasmaakte lys wat jy in die linkerpaneel geskep het.
9. Klik OK.Nadat u dit gedoen het, sal u die pasgemaakte sorteerkriteria in die sorteervolgorde-aftrekveld sien
10. Klik OK.

Die stappe hierbo sal jou datastel volgens pasgemaakte sorteerkriteria sorteer.

Let wel: Jy hoef nie vooraf 'n pasgemaakte lys te skep om die data op grond daarvan te sorteer nie.Jy kan dit ook skep in die Sorteer dialoog.Wanneer jy op Pasgemaakte lys klik (in stap 7 hierbo), maak dit die Pasgemaakte lys-dialoog oop.Jy kan ook persoonlike lyste daar skep.

Gepasmaakte lyste is nie hooflettersensitief nie.As jy hooflettersensitiewe sortering wil hê, sien hierdie voorbeeld.

Sorteer van links na regs

Alhoewel jy in die meeste gevalle waarskynlik volgens kolomwaarde sal sorteer, wil jy soms ook volgens rywaarde sorteer.

Byvoorbeeld, in die datastel hieronder, wil ek dit sorteer op grond van die waardes in die Streek-ry.

Alhoewel hierdie tipe datastruktuur nie so algemeen soos kolomdata is nie, sien ek steeds dat baie mense dit gebruik.

Excel het ingeboude funksionaliteit waarmee jy van links na regs kan sorteer.

Hier is die stappe om hierdie data van links na regs te sorteer:

1. Kies die hele datastel (behalwe titel)
2. Klik op die Data-oortjie
3. Klik op die sorteer-ikoon.Dit sal die sorteer dialoog oopmaak.
4. In die Sorteer dialoogkassie, klik Opsies.
5. Kies Sorteer links na regs in die dialoogkassie Sorteeropsies
6. Klik OK.
7. In die Sorteer volgens aftreklys, kies Ry 1.Deur dit te doen, spesifiseer ons dat ons moet sorteer op grond van die waarde in ry 1
8. Kies Selwaarde in die Sorteer volgens aftreklys.
9. Kies AZ in die Bestelling-aftreklys (jy kan ook 'n pasgemaakte gesorteerde lys gebruik as jy wil)
10. Klik OK.

Die bogenoemde stappe sal die data van links na regs sorteer op grond van die waarde in ry 1.

Excel herken nie (of laat jou selfs toe om te spesifiseer) opskrifte wanneer jy van links na regs sorteer.U moet dus seker maak dat die kopsel nie gekies is wanneer u die data sorteer nie.As jy ook kopselle kies, sal daardie selle gesorteer word op grond van die waardes daarin.

Let wel: 'n Ander manier om die data van regs na links te sorteer, is om die data te transponeer en in kolomvorm te kry.Sodra jy dit het, kan jy enige van die sorteermetodes wat tot dusver beskryf is, gebruik.Nadat sortering voltooi is, kan jy die resulterende data kopieer en dit as getransponeerde data plak.

Hooflettergevoelig sortering in Excel

In al die voorbeelde hierbo tot dusver is die sortering saak-onafhanklik.

Maar wat as jy die soort hooflettergevoelig wil maak.

Gelukkig laat Excel jou toe om te spesifiseer of jy wil hê dat die soort hooflettergevoelig moet wees.

Let wel: Alhoewel jy die meeste van die tyd nie oor hooflettersensitiewe sortering hoef te bekommer nie, kan dit nuttig wees wanneer jy data van 'n databasis soos Salesforce haal of data handmatig versamel en verskillende mense dieselfde teks in verskillende situasies laat invoer .Hooflettergevoeligheid help jou om alle rekords van dieselfde persoon/databasis bymekaar te hou.

Gestel jy het 'n datastel wat so lyk, en jy wil hierdie data sorteer op grond van die streekkolom:

Hier is die stappe om die data alfabeties en hooflettersensitief te sorteer:

1. Kies die hele datastel
2. Klik op die Data-oortjie
3. Klik op die sorteer-ikoon.Dit sal die sorteer dialoog oopmaak.
4. In die Sorteer-dialoog, maak seker dat My data het kopskrif gekies is.Jy kan dit ontmerk as jou data geen opskrifte het nie.
5. Klik op die Opsies-knoppie
6. Merk die hooflettergevoelig opsie in die Sorteer opsies dialoogkassie
7. Klik OK.
8. Kies Streek in die Sorteer volgens aftreklys
9. Kies Selwaarde in die Sorteer volgens aftreklys.
10. Kies A tot Z in die bestelling-aftrekkieslys
11. Klik OK.

Bogenoemde stappe sal nie net die data alfabeties volgens streek sorteer nie, maar ook hooflettersensitief.

Jy sal resultaatdata soos volg kry:

Wanneer jy van A tot Z sorteer, is kleinletterteks bo hoofletterteks.

Kry die oorspronklike sorteervolgorde

Dikwels wanneer u data in Excel sorteer, wil u dalk teruggaan na 'n vroeëre of oorspronklike sorteervolgorde en oor begin,

Alhoewel jy die Ongedaan maak-funksie in Excel (met Beheer Z) kan gebruik om een ​​stap op 'n slag terug te gaan, kan dit verwarrend wees as jy reeds verskeie bewerkings gedoen het nadat jy die data gesorteer het.

Ontdoen werk ook net totdat jy die werkboek oopmaak, maar wanneer jy dit stoor en toemaak en dit later oopmaak, sal jy nie na die oorspronklike sorteervolgorde kan teruggaan nie.

Hier is twee maklike maniere om seker te maak dat jy nie die oorspronklike sorteervolgorde verloor en dit terugkry selfs nadat jy die data gesorteer het nie:

1. Maak 'n kopie van die oorspronklike datastel.Ek beveel dit aan selfs al het jy nie die oorspronklike sorteervolgorde nodig nie.Jy kan 'n werkboek met al die data hê, skep dan net 'n kopie van die werkboek en werk aan daardie kopie.Wanneer ek aan 'n sleuteldatastel werk, maak ek elke dag 'n kopie (met die datum of weergawenommer as deel van die werkboeknaam).
2. Voeg 'n kolom met 'n reeks getalle by.Wanneer jy die data sorteer, raak hierdie reeks getalle deurmekaar, maar as jy wil teruggaan na die oorspronklike data, kan jy volgens hierdie reeks getalle sorteer.

In hierdie afdeling, laat ek jou vinnig wys wat dit beteken om 'n reeks by te voeg en dit te gebruik om die oorspronklike sorteervolgorde te kry.

Gestel jy het 'n datastel wat soos volg lyk:

Om seker te maak jy het 'n manier om hierdie data terug te kry nadat jy gesorteer het, voeg 'n helperkolom by met 'n reeks nommers daarin (hieronder getoon).

Wanneer jy 'n helperkolom gereed het, maak seker dat jy dit insluit wanneer jy hierdie datastel sorteer.

Gestel ek sorteer hierdie data op grond van streek en ek eindig met data soos hierdie:

Nou, as ek wil teruggaan na die oorspronklike datastel, kan ek eenvoudig hierdie data weer sorteer, maar gebaseer op 'n sekondêre kolom (laag na hoog).

Eenvoudig. .is dit nie?

As jy nie die hulpkolom wil wys nie, kan jy dit versteek of 'n rugsteun skep en dit uitvee.

Sommige algemene probleme wanneer data in Excel gesorteer word

Aan die begin van hierdie artikel het ek jou die verskillende maniere gewys om data in Excel te sorteer (insluitend die sorteerknoppie in die lint, regskliekopsies, filteropsies en die sorteerdialoog).

Om te herhaal, die gebruik van die sorteerdialoog verminder die kans of enige probleme of foute wat mag opduik.

Kom ek wys jou nou die probleme wat kan ontstaan ​​wanneer die sorteerknoppie in die lint gebruik word (hieronder getoon)

kolomopskrifte nie herken nie

Gestel jy het 'n datastel wat soos volg lyk:

Dit lyk soos 'n goed gevormde datastel met opskrifte wat duidelik geformateer is met selkleur en vetdruk.

So wanneer jy hierdie data volgens naam sorteer (met die sorteerknoppie in die lint), sal jy wil hê die titel moet bo bly en die res van die data moet gesorteer word.

Maar wat gebeur as jy dit doen - opskrifte word ook as normale data behandel en gesorteer (hieronder getoon).

Alhoewel Excel slim genoeg is om die kopskrif te herken, slaag dit in hierdie voorbeeld nie daarin nie.Wanneer u die sorteer-ikoonknoppie in die lint gebruik, kan u nie met die hand spesifiseer dat hierdie data 'n kopskrif het nie.

Let wel: Hierdie probleem kom voor wanneer ek die datastel het en kopskrifte byvoeg en formateer en dit sorteer.Gewoonlik sal Excel slim genoeg wees om te erken dat daar opskrifte in die datastel is (veral as die datatipe van die opskrifte en die data in die kolomme verskil).Maar in hierdie geval, wanneer ek die titel byvoeg en dadelik sorteer, doen dit dit nie.As ek hierdie werkboek stoor, dit toemaak en weer oopmaak, kan Excel op een of ander manier die eerste ry en kopskrif herken.

Alhoewel dit in die meeste gevalle dalk nie 'n probleem is nie, is daar steeds 'n kans wanneer jy die sorteerikoon in die lint gebruik, kan die gebruik van 'n dialoog hierdie probleem uitskakel omdat jy kan spesifiseer dat jy 'n titel het.

Leë ry/kolom word nie herken nie

Hierdie sorteerprobleem is 'n bietjie meer ingewikkeld - en meer algemeen as wat jy dalk dink.

Gestel jy het 'n datastel soos hieronder getoon.Let daarop dat reël 6 versteek is (dit is 'n leë reël).

Nou, as ek enige sel in die eerste vier rye van die data kies (dié bo die versteekte leë rye) en die sorteer-ikoonknoppie gebruik om hierdie data te sorteer, sorteer dit net die eerste vier rekords op die datastel (rye 2 tot 5) XNUMX).Net so, as ek kies om enige selle in die datastel onder die leë rye weg te steek, sorteer dit net die laaste sewe rye.

Tensy jy spesifiek daarna soek, sal jy waarskynlik hierdie verskriklike gogga mis.

Hoe kan jy seker maak dat jy nie uiteindelik hierdie sorteerfout maak nie?

Om seker te maak dat jy nie in hierdie probleem kom nie, moet jy die datastel nagaan voordat jy dit sorteer.

Kies die hele datastel voordat die data gesorteer word.

Jy kan dit doen deur enige sel in die datastel te kies en dan die sleutelbordkortpad te gebruik – Control + A.

As daar leë rye/kolomme in die datastel is, sal die hele datastel nie gekies word nie.Jy kan dit identifiseer deur vinnig die uiteensetting van die keuse te skandeer.

As jy sekere data buite die keuse sien, kan jy dit handmatig kies.

Om seker te wees om hierdie probleem te vermy, is dit die beste om eers alle versteekte rye en kolomme te ontsteek, en dan die data te sorteer deur die hele datastel te kies of eers leë rye te verwyder.

Gedeeltelike sortering (gebaseer op van)

Soms het jy dalk 'n datastel wat jy wil sorteer op grond van gedeeltelike teks.

Byvoorbeeld, kom ons sê ek het 'n datastel soos die een hieronder, en ek wil hierdie data op grond van van sorteer.

Hiervoor moet ek hierdie data skei sodat daar net van in een kolom is.Wanneer ek dit het, kan ek daardie kolom gebruik om die data te sorteer.

Hier is 'n formule wat my van my van sal gee:

=REGS(B2,LEN(B2)-VIND(" ",B2))

Dit sal jou die resultaat gee wat hieronder getoon word.

Nou kan jy hierdie data sorteer deur die Van-kolom te gebruik.

Sodra jy klaar is, kan jy die Van-kolom uitvee of dit versteek.

Let daarop dat die formule hierbo werk wanneer jou naam slegs die voornaam en van bevat en daar geen dubbelspasies tussenin is nie.As jou naamdata anders is, sal jy die formule moet aanpas.Jy kan ook Teks na Kolom gebruik om name vinnig te verdeel op grond van die spasiekarakter as 'n skeidingsteken.

Dit is net 'n voorbeeld van sortering gebaseer op gedeeltelike data.Ander voorbeelde kan insluit sortering gebaseer op stad in adres of werknemer ID gebaseer op departement kode.

Ook, as die teks wat jy moet sorteer aan die begin van die teks is, kan jy net die normale sorteerfunksie gebruik.

Ander sorteervoorbeelde (met behulp van formules en VBA)

Tot dusver in hierdie tutoriaal het ek ons ​​voorbeeld van die gebruik van die ingeboude sorteerfunksie in Excel behandel.

Outomatiese sortering met formules

Wanneer jy die ingeboude sorteerfunksie gebruik en dan enige veranderinge aan die datastel maak, moet jy dit weer sorteer.Die sorteerfunksie is nie dinamies nie.

As jy 'n datastel wil kry wat outomaties gesorteer word wanneer daar enige verandering is, kan jy 'n formule gebruik om dit te doen.

Let daarop dat om dit te doen, moet u die oorspronklike en gesorteerde datastelle skei (soos hieronder getoon)

Ek het 'n gedetailleerde handleiding oor hoe om formules te gebruik om alfabeties te sorteer.Dit wys twee maniere om dit te doen - die gebruik van 'n helperkolom en die gebruik van 'n skikkingsformule.

Excel het ook SORT dinamiese skikkingsformules bekendgestel, wat dit maklik maak om dit te doen (geen hulpkolomme of komplekse skikkingsformules word vereis nie).Maar aangesien dit redelik nuut is, kan jy dalk nie toegang daartoe in jou weergawe van Excel kry nie.

Sorteer met VBA

Ten slotte, as jy alle sorteerdialoë of ander sorteeropsies wil omseil, kan jy VBA gebruik om die data te sorteer.

In die voorbeeld hieronder het ek 'n datastel wat die data sorteer wanneer ek op 'n kolomkop dubbelklik.Dit maak sortering maklik en kan in die dashboard gebruik word om dit meer gebruikersvriendelik te maak.

Hier is 'n gedetailleerde handleiding oor hoe om VBA te gebruik om data te sorteer en iets soos die een hierbo te skep.

Ek het probeer om baie voorbeelde te dek om jou die verskillende maniere te wys om data in Excel te sorteer en al die dinge wat jy in gedagte moet hou wanneer jy dit doen.

Hoop jy het hierdie tutoriaal nuttig gevind.