As jy met 'n datastel van name werk, is die sortering daarvan een van die algemene take wat jy gereeld moet uitvoer.
Dit is maklik om data alfabeties volgens volle naam te sorteer, waar Excel die eerste karakter van die naam gebruik om te sorteer.
As jy egter wilSorteer data volgens van in Excelklim opvolgordeHoe om te doen?
Alhoewel dit nie so eenvoudig is nie, kan dit steeds gedoen word (hang ook baie af van hoe die naamdata gestruktureer is).
Watter metode jy ook al gebruik, jy moet op een of ander manier die van uit die volle naam onttrek en dit in 'n aparte kolom plaas.Jy kan dan hierdie kolom gebruik om die data alfabeties volgens van te sorteer.
In hierdie Excel-tutoriaal sal ek jou wys hoe om 'n kolom te sorteer met name gebaseer op van.
So kom ons begin!
Contents [show]
Onttrek en sorteer volgens van met Soek en Vervang
Die eerste stap om volgens van te sorteer, is om die van in 'n aparte kolom te kry.
Jy kan dit doen deur alles voor die van met spasies te vervang, sodat jy net die van oorbly.
Gestel jy het 'n datastel soos die een hieronder, en jy wil daardie data alfabeties volgens van sorteer.
Hier is die stappe om volgens van te sorteer:
- Kies die datastel wat die titel bevat (in hierdie geval sal dit A1:A10 wees)
- kopieer dit na die aangrensende kolom (as die aangrensende kolom nie leeg is nie, voeg 'n nuwe kolom in en kopieer dan die name)
- Hernoem die gekopieerde kolomopskrifte.In hierdie voorbeeld sal ek dit "Vannaam" noem
- Kies alle gekopieerde name (moenie titels kies nie)
- Hou die Control-sleutel in en druk dan die H-sleutel.Dit sal die Soek en Vervang-dialoog oopmaak.
- In die Soek wat-veld, voer * in ('n sterretjie gevolg deur 'n spasie-karakter)
- Laat die Vervang met-veld leeg
- Klik Vervang alles.Dit sal alle voorname gelyktydig vervang en jy sal net vanne oor hê.
Die bogenoemde stappe sal die van behou en alles voor dit uitvee.Dit werk selfs al het jy 'n middelnaam of voorvoegsel soos mnr. of me.
Sodra jy vanne in aangrensende kolomme het, kan jy die datastel (insluitend volle name) maklik alfabeties volgens van sorteer.
Hier is die stappe om volgens van te sorteer:
- Kies die hele datastel met titels (insluitend volle name en onttrekte van).Jy kan ook ander kolomme insluit om met die naam te sorteer
- Klik op die Data-oortjie
- Klik om te sorteer
- In die Sorteer-dialoog, maak seker dat My data het opskrifte gemerk is.
- In die "Sorteer volgens" opsie, kies die naam van die kolom met slegs van
- In Sorteer volgens, kies Selwaarde
- In die "Bestel" opsie, kies "A tot Z"
- Klik OK
Die bogenoemde stappe sal die hele geselekteerde datastel op grond van van sorteer.
Sodra jy klaar is, kan jy die kolom met die van laat val.
Pro wenke: Op enige tydstip wat jy dink dat jy dalk moet teruggaan na die oorspronklike data, moet jy 'n manier hê om daardie datastel te desorteer.Hiervoor is daar in aangrensende kolomme (links of regs) rynommers voor sortering.Nou, as jy die oorspronklike data moet terugkry, kan jy dit kry deur op nommers te sorteer.
Onttrek en sorteer alfabeties volgens vannaam met behulp van formule
Terwyl die metode hierbo getoon (met soek en vervang) is wat ek verkies om alle vanne te kry en daarop te sorteer, is een van die beperkings daarvan dat die resulterende data staties is.
Dit beteken dat as ek meer voorname by die lys voeg, ek weer deur dieselfde proses sal moet gaan om die van te kry.
As dit nie is wat jy wil hê nie, kan jy 'n formulemetode gebruik om die data volgens van te sorteer.
Gestel jy het die datastel wat hieronder getoon word.
Hier is die formule om die van uit die volle naam te onttrek:
=REGS(A2,LEN(A2)-VIND(" ",A2))
Die formule hierbo maak staat op 'n patroon met volle name (in hierdie voorbeeld slegs voor- en vanne).Die patroon is dat daar 'n spasie-karakter tussen die voornaam en van sal wees.
Die FIND-funksie word gebruik om die posisie van die spasiekarakter te kry.Hierdie waarde word dan van die totale lengte van die voornaam afgetrek om die totale aantal karakters in die achternaam te kry.
Gebruik dan daardie waarde in die REGTE funksie om die van te kry.
Sodra jy die vankolom het, kan jy hierdie data sorteer (dit word in die eerste metode uiteengesit).
Die formule hierbo sal werk wanneer jy net die voornaam en van het.
Maar wat as jy ook 'n middelnaam het.of kan 'n groet voor die naam hê (bv. Mnr. of Me.)
In hierdie geval moet jy die volgende formule gebruik:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Die bogenoemde formule vind die posisie van die laaste spasie karakter en gebruik dit dan om die van te onttrek.
Ek stel voor jy gebruik die tweede formule in alle gevalle, dit is eenvoudiger en hanteer alle gevalle (solank die van aan die einde van die voornaam is).
Let wel: Hierdie twee formules maak staat op die voorwaarde dat daar slegs een spasiekarakter tussen elke naamelement is.Hierdie formule sal verkeerde resultate gee as daar dubbelspasies of voor-/volgende spasies is.In hierdie geval is dit die beste om die TRIM-funksie te gebruik om eers enige voor-, agter- en dubbelspasies te verwyder, en dan die bogenoemde formule te gebruik.
Alhoewel dit dalk na 'n ingewikkelde benadering lyk, is die voordeel van die gebruik van 'n formule dat dit die resultate dinamies maak.As jy meer name by die lys voeg, hoef jy net die formule te kopieer en dit sal jou die van gee.
Gebruik teks na kolomme
Teks na kolomme is nog 'n maklike manier om selle in Excel te verdeel.
Jy kan 'n skeidingsteken (soos 'n komma of spasie) spesifiseer en dit gebruik om die inhoud van 'n sel te verdeel.Nadat u elemente in aparte kolomme verdeel het, kan u die kolom met vanne gebruik om die data te alfabetiseer.
Gestel jy het 'n datastel wat soos volg lyk:
Hier is die stappe om volgens van te sorteer deur Teks na Kolom te gebruik:
- Kies kolomme met name (opskrifte uitgesluit)
- Klik op die Data-oortjie
- In die Data Tools-groep, klik die teks na kolomme opsie.Dit sal die teks na kolomme-assistent oopmaak
- In Stap 1 van die Wizard Convert Text to Columns, kies Geskei en klik Volgende
- In stap 2, kies "Spasie" as die skeidingsteken (ontmerk enigiets anders as dit gemerk is) en klik op die Volgende-knoppie.
- Kies in stap 3 die voornaamkolom in die datavoorskou en kies dan die opsie "Moenie kolom invoer nie (slaan oor nie).Dit verseker dat die voornaam nie deel van die resultaat is nie, jy kry net die van.
- Verander ook in stap 3 die teikensel na die sel langs die oorspronklike data.Dit sal verseker dat jy die van alleen kry en dat die oorspronklike naamdata volledig is.
- Klik Voltooi
Sodra jy die resultate het, kan jy volgens van sorteer.
Jy kan ook teks-na-kolom gebruik om voor- en vanne te skei wanneer jy kommas as skeidingstekens het.
Vul met glinster
Nog 'n vinnige manier om die van te kry, is om die Flash Fill-funksie te gebruik.
Flash Fill, wat in Excel 2013 bekendgestel is, help om data te manipuleer deur patrone te identifiseer.Om dit te doen, moet jy Flash Fill verskeie kere vertoon vir die resultaat wat jy verwag.
Sodra dit die patroon herken, doen dit vinnig die res vir jou.
Gestel jy het die volgende datastel van name.
Hier is die stappe om die van te kry deur Flash Fill te gebruik en dit te gebruik om te sorteer:
- In sel B2, voer die teks "Maury" in.Dit is wat jy in 'n sel sou verwag.
- Gaan na die volgende sel en voer die van van die naam in die aangrensende sel in (Elliot in hierdie geval).
- kies twee selle
- Beweeg die wyser oor die onderste regterkantste gedeelte van die keuse.Jy sal sien dat die wyser na 'n plus-ikoon verander.
- Dubbelklik daarop (of klik en sleep af).Dit sal jou 'n resultaat in die sel gee (onwaarskynlik die een wat jy wil hê)
- Klik op die outovul-opsies-ikoon.
- Klik Vinnige vul
Dit sal jou 'n resultaat gee wat die van in alle selle kan wees.
Ek sê miskien omdat Flash Fill in sommige gevalle dalk nie werk nie.Aangesien dit afhang van die herkenningsmodus, kan dit nie altyd dit doen nie.Of soms is die patroon wat dit ontsyfer dalk nie die regte patroon nie.
In hierdie geval moet u die verwagte resultaat in een of meer selle invoer en dan stappe 4-7 uitvoer.
Nadat jy al die vanne in die kolom het, kan jy die data op grond van daardie vanne sorteer.
Daarom kan jy die data op vier verskillende maniere volgens van sorteer.Die beste manier is om vind- en vervangtegnieke te gebruik, maar as jy jou resultate dinamies wil maak, is formulemetodes die pad om te gaan.
Hoop jy het hierdie tutoriaal nuttig gevind.
