Baie keer kan jy 'n Excel-datastel teëkom waar slegs een sel met data gevul is, en die selle daaronder is leeg tot die volgende waarde.
Soos hieronder getoon:
Alhoewel hierdie formaat vir sommige mense werk, is die probleem met hierdie soort data dat jy dit nie kan gebruik om spiltabelle te skep of in berekeninge te gebruik nie.
Dit is maklik om reg te maak!
In hierdie tutoriaal sal ek jou wys hoeVul selle vinnig tot volgende vulwaarde in Excel.
Jy kan dit maklik doen deur eenvoudige Go-To spesiale dialoogtegnieke, VBA of Power Query te gebruik.
So kom ons begin!
Contents [show]
Metode 1 – Vul in met die Go To Special + formule
Gestel jy het 'n datastel soos hieronder getoon, en jy wil die data in kolomme A en B invul.
In kolom B is die doel om "drukker" te vul tot die laaste leë sel daaronder, dan wanneer "skandeerder" begin, vul dan "skandeerder" in die sel hieronder totdat die sel leeg is.
Die stappe hieronder gebruik gaan na spesiaal om alle leë selle te kies en in te vul met 'n eenvoudige formule:
- Kies die data om in te vul (A1:D21 in ons voorbeeld)
- Gaan na die "Tuis"-oortjie
- Klik in die redigeergroep op die Soek en Kies-ikoon (dit sal meer opsies in die aftrekkieslys openbaar)
- Klik op die "Gaan" opsie
- Klik op die Spesiale knoppie in die Gaan na dialoog wat oopmaak.Dit sal die "Gaan na Spesiale" dialoog oopmaak
- Klik Leeg in die Gaan na Spesiale dialoog
- Klik OK
Die bogenoemde stappe sal alle leë selle in die datastel kies (hieronder getoon).
Onder die leë selle wat gekies is, sal jy sien dat een sel helderder is as die res van die seleksie.Hierdie sel is die aktiewe sel waar ons die formule wil invoer.
Moenie bekommerd wees oor die sel se posisie in die keuse nie, want ons metode sal in elk geval werk.
Nou, hier is die stappe om die data in die geselekteerde leë selle in te vul:
- Klik op die gelyke teken (=) sleutel op jou sleutelbord.Dit sal 'n gelyke teken in die aktiewe sel invoeg
- Druk die op-pyltjie sleutel.Dit sal die selverwysing van die sel bo die aktiewe sel invoeg.Byvoorbeeld, in ons geval is B3 die aktiewe sel, en wanneer ons hierdie twee stappe doen, gaan dit =B2 in die sel in
- Hou die Control-sleutel in en druk Enter
Die bogenoemde stappe sal outomaties alle leë selle met die bogenoemde waardes invoeg.
Alhoewel dit dalk na te veel stappe lyk, sal jy vinnig data in Excel in sekondes kan invul sodra jy dit onder die knie het.
Nou, daar is nog twee dinge waarvan jy moet bewus wees wanneer jy hierdie metode gebruik.
Skakel formule om na waarde
Die eerste is om seker te maak dat jy formules omskakel na waardes (sodat jy statiese waardes het en nie opfok as jy die data in die toekoms verander nie).
Verander datumformaat
As jy datums in jou data gebruik (soos ek in my voorbeelddata gedoen het), sal jy sien dat die ingevulde waardes in die datumkolom syfers in plaas van datums is.
As die uitvoer in die datumkolom in die verlangde datumformaat is, dan is jy goed en hoef jy niks anders te doen nie.
Maar as daardie datums nie in die korrekte formaat is nie, is fynstelling nodig.Terwyl jy die korrekte waarde het, moet jy net die formaat verander sodat dit as 'n datum in die sel verskyn.
Hier is die stappe om dit te doen:
- Kies kolomme wat datums bevat
- Klik op die Tuis-oortjie
- In die Getalle-groep, klik die Format-aftreklys en kies 'n datumformaat.
As jy hierdie padding van tyd tot tyd moet doen, beveel ek hierdie Go-To spesiale en formule tegniek aan.
Alhoewel dit 'n paar stappe het, is dit eenvoudig en gee u resultate in die datastel.
Maar as jy dit gereeld moet doen, stel ek voor dat jy kyk na VBA en die Power Query-metode wat hierna beskryf word
Metode 2 - Vul in met eenvoudige VBA-kode
U kan 'n baie eenvoudige VBA-makrokode gebruik om selle vinnig in Excel te vul tot die laaste leë waarde.
Jy hoef net een keer VBA-kode by 'n lêer te voeg, dan kan jy daardie kode maklik verskeie kere in dieselfde werkboek of selfs oor verskeie werkboeke op jou stelsel hergebruik.
Hier is die VBA-kode wat deur elke sel in die keuse sal herhaal en enige leë selle invul:
Sub FillDown() Vir elke sel In Seleksie As sel = "" Dan sel. FillDown End If Next End Sub
Die kode hierbo gebruik 'n For-lus om deur elke sel in die seleksie te herhaal.
In die For-lus gebruik ek 'n If-Then-toestand om te kyk of die sel leeg is.
As die sel leeg is, word dit gevul met die waarde van die sel hierbo, indien nie, ignoreer die for-lus die sel en skuif na die volgende sel.
Noudat jy die VBA-kode het, laat ek jou wys waar om hierdie kode in Excel te plaas:
- Kies die data om in te vul
- Klik op die ontwikkelaaroortjie
- Klik op die Visual Basic-ikoon (of jy kan die sleutelbordkortpad ALT+F11 gebruik).Dit sal die Visual Basic-redigeerder in Excel oopmaak
- In die Visual Basic-redigeerder aan die linkerkant, sal jy die Project Explorer hê.As jy dit nie sien nie, klik die View-opsie in die kieslys en klik dan Project Explorer
- As jy verskeie Excel-werkboeke oop het, vertoon Project Explorer alle werkboekname.Soek die naam van die werkboek waar jy die data het.
- Regskliek op enige voorwerp in die werkboek, gaan na Voeg in en klik Module.Dit sal 'n nuwe module vir hierdie werkboek invoeg
- Dubbelklik op die "Module" wat jy sopas in die stappe hierbo ingevoeg het.Dit sal die kodevenster vir daardie module oopmaak
- Kopieer en plak die VBA-kode in die kodevenster
- Plaas die wyser enige plek in die kode en hardloop die makro-kode deur op die groen knoppie in die nutsbalk te klik of die sleutelbordkortpad F5 te gebruik
Die bogenoemde stappe sal die VBA-kode laat loop en jou data sal ingevul word.
As jy hierdie VBA-kode later weer wil gebruik, sal jy hierdie lêer as 'n makro-geaktiveerde Excel-werkboek (uitbreiding .XLSM) moet stoor.
Nog 'n ding wat jy kan doen, is om hierdie makro by jou Vinnige Toegang-nutsbalk te voeg, wat altyd sigbaar is en jy kan toegang tot hierdie makro verkry met net een klik (in 'n werkboek met kode in die agterkant).
So die volgende keer as jy data het wat ingevul moet word, kan jy net 'n keuse maak en op die makro-knoppie in die Vinnige Toegang-nutsbalk klik.
Jy kan ook hierdie makro by jou persoonlike makro-werkboek voeg en dit dan in enige werkboek op jou stelsel gebruik.
Klik hier om meer te lees oor jou persoonlike makro-werkboek en hoe om kode daarby te voeg.
Metode 3 - Vul in met behulp van Power Query
KragnavraagHet ingeboude funksionaliteit waarmee jy dit met 'n enkele klik kan invul.
Dit word aanbeveel wanneer jy steeds Power Query gebruik om data te transformeer of data van veelvuldige werkblaaie of veelvuldige werkboeke te kombineer.
As deel van 'n bestaande werkvloei, kan jy vinnig leë selle vul deur die Vul-opsie in Power Query te gebruik.
Om Power Query te gebruik, word aanbeveel dat jou data in Excel-tabelformaat is.As jy nie die data na 'n Excel-tabel kan omskakel nie, moet jy 'n benoemde reeks vir die data skep en dan daardie benoemde reeks in Power Query gebruik.
Hieronder het ek 'n datastel wat na 'n Excel-tabel omgeskakel is.Jy kan dit doen deur die datastel te kies, na die Invoeg-oortjie te gaan en op die Tabel-ikoon te klik.
Hier is die stappe om Power Query te gebruik om die data in te vul tot die volgende waarde:
- Kies enige sel in die datastel
- Klik op die Data-oortjie
- In die groep Kry en transformeer data, klik vanaf werkblad.Dit sal die Power Query-redigeerder oopmaak.Let daarop dat leë selle die waarde "nul" in Power Query sal vertoon
- Kies die kolom wat jy wil invul in die Power Query Editor.Om dit te doen, hou die Control-sleutel in en klik op die kop van die kolom wat jy wil kies.In ons voorbeeld sal dit die datum- en produkkolomme wees.
- Regskliek op enige geselekteerde titel
- Gaan na die Vul opsie en klik Af.Dit sal alle leë selle met data invul
- Klik op die lêer-oortjie en klik dan op Sluit en laai.Dit sal 'n nuwe werkblad met die resultaattabel in die werkboek invoeg
Alhoewel hierdie benadering na oordrewe mag klink, is een van die groot voordele van die gebruik van Power Query dat dit jou toelaat om die resulterende data vinnig op te dateer wanneer die oorspronklike data verander.
As jy byvoorbeeld meer rekords by die oorspronklike data voeg, hoef jy nie al die bogenoemde weer te doen nie.Jy kan net regskliek op die resulterende tabel en klik op verfris.
Alhoewel die Power Query-metode goed werk, is dit die beste om dit te gebruik wanneer jy reeds Power Query in jou werkvloei gebruik.
As jy net een datastel met leë selle het om in te vul, is dit geriefliker om die Gaan na spesiale metode of die VBA-metode (hierbo beskryf) te gebruik.
So jy kan hierdie drie eenvoudige metodes gebruik omVul leë selle tot die volgende waarde in Excel.
Ek hoop jy het hierdie tutoriaal nuttig gevind.
